Hoàn thiện bộ máy quản lý trong doanh nghiệp: Yêu cầu và giải pháp
MỤC LỤC
Vấn đề phân quyền và các mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức 1. Vấn đề phân quyền
- Liên hệ trực tuyến : là loại liên hệ giữa cán bộ và nhân viên trong một bộ phận, giữa các bộ phận, giữa các cán bộ có liên quan với chỉ huy trực tiếp của cấp trên và cấp dới. - Liên hệ t vấn : là loại liên hệ giữa cơ quan lãnh đạo chung, giữa các bộ phận chỉ huy trực tuyến với các chuyên gia kinh tế, kỹ thuật, pháp chế.
Các nhân tố ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức
Đó là tình trạng và trình độ phát triển của hệ thống (quá trình thử thách,. đào tạo con ngời và kinh nghiệm tích luỹ của hệ thống). - Quan hệ phụ thuộc giữa số ngời lãnh đạo, khẳ năng kiểm tra quản lý của ngời lãnh đạo đối với những hoạt động của đầu mối và số ngời bị quản lý.
Hoàn thiện bộ máy quản lý của các doanh nghiệp
Sự cần thiết và tính tất yếu khách quan của việc hoàn thiện bộ máy quản lý
Chúng ta đã trải qua một nền kinh tế kế hoạch hoá lâu năm, sự phát triển kinh tế xã hội chậm chạp ì ạch do mang nặng tính chất bao cấp mà bộ máy quản lý của các ngành, các cấp, các cơ quan đoàn thể còn cồng kềnh, còn tồn tại nhiều tổ chức. Mặt khác, các chủ doanh nghiệp cũng phải thờng xuyên đánh giá kết quả công việc, rút ra những thiếu sót, tìm ra các nguyên nhân ảnh hởng tới kết quả, vạch rừ những tiềm năng cha đợc sử dụng và đề ra những biện phỏp khắc phục, xử lý và sử dụng kịp thời để không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế.
Nội dung của công tác hoàn thiện
Trong tình hình hiện nay, khi mà quyền tự chủ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đã đợc mở rộng, cơ chế quản lý kinh thế nói chung, cơ chế quản lý doanh nghiệp nói riêng đã đổi mới, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định việc tổ chức các phòng chức năng theo hớng chuyên tinh, gọn nhẹ. Ba là, tính toán chính xác số lợng cán bộ, nhân viên mỗi phòng chức năng một cách chính xác, có căn cứ khoa học nhằm vừa phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ , vừa phải giảm bởi tỷ lệ nhân viên quản lý, giảm bớt chi phí quản lý là một công việc khá phức tạp, đặc biệt là trong hoàn cảnh cán bộ cha tiêu chuẩn hoá,việc sắp xếp bố trí cán bộ, nhân viên quản lý trong nhiều năm qua có nhiều bất hợp lý, để lại những hậu quả không thể giải quyết một sớm một chiều.
Quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý
Để thực hiện phơng pháp này cần nghiên cứu và thực hiện nhiều vấn đề khác có liên quan thì mới có thể đạt hiệu quả cao trong việc tổ chức bộ máy quản lý và quản lý doanh nghiệp một cách linh hoạt trong cơ chế thị trờng hiện nay ở nớc ta. Phân tích tình hình tăng giảm sản lợng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp so với nhân viên trực tiếp sản xuất.
TP. Hồ Chí Minh
Sơ lợc về quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh
Kể từ ngày thành lập cho đến nay đã gần đợc 7 năm, trong 7 năm qua hiệu quả làm ăn của Chi nhánh ngày một đợc nâng cao điều đó đợc thể hiện qua một số chỉ tiêu quan trọng nh : tổng doanh thu, thực lãi, thu nhập bình quân/ngời/tháng tăng theo các năm và một số chỉ tiêu khác. + Tiếp tục tuyển dụng lao động theo yêu cầu nhiệm vụ và đúng luật hiện hành, có kế hoạch đào tạo, bồi dỡng, quản lý toàn bộ cán bộ công nhân viên của Chi nhánh thực hiện các chính sách chế độ Nhà nớc qui định đối với ngời lao động và theo thoả ớc lao động của Công ty, chăm lo đời sống, tạo.
Phân tích thực trạng của bộ máy quản lý của Chi nhánh
Từ những vấn đề này, chúng ta thấy Chi nhánh còn cần phải hoàn thiện hơn nữa bộ máy quản lý, giảm chi phí và làm cho bộ máy quản lý phù hợp hơn với hình thức kinh doanh của Chi nhánh và phải tổ chức bộ máy làm sao đáp ứng đợc mục tiêu của Chi nhánh và thực hiện đợc các chỉ tiêu do Nhà nớc giao cho. Việc phân công theo chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn và nghề nghiệp thích hợp cùng các điều kiện lao động khác cuả lao động quản lý, kết hợp với bảng qui định theo cấp của Nhà nớc phân nhóm lao động quản lý, kết hợp với bảng theo cấp qui định của Nhà nớc phân nhóm lao động quản lý cùng chức năng vào một bộ phận các phòng ban.
Đặc điểm của lao động Chi nhánh trong 3 năm gần đây
Nên nếu nói thực chất của nó là tăng 24 ngời so với năm 1999 nhng do 20 ngời này chuyển sang làm việc ở hai cửa hàng và ở Trung tâm nên số lợng trên danh nghĩa chỉ tăng có 4 ngời. - Mặt khác cũng trong Biểu 1 cho ta biết số nhân viên quản lý cũng tăng theo từng năm, điều đó nói nên bộ máy quản lý của Chi nhánh ngày càng đợc nâng cao về chất lợng lao động, điều đó cũng là một tất yếu đối với các tổ chức muốn tồn tại trong nền kinh tế thị trờng khắc nhiệt nh hiện nay đòi hỏi phải có những con ngời có trình độ và hiểu biết kinh nghiệm.
Chất lợng lao động quản lý tại Chi nhánh năm 2001(Đơn vị : Ngời)
- Giám đốc chi nhánh có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của Công ty giao và đề ra biện pháp thực hiện xây dựng chiến lợc thị trờng, chiến lợc mặt hàng kinh doanh, liên kết với các chủ thể kinh tế trong và ngoài nớc, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện theo đúng luật pháp Nhà nớc qui định. - Trình giám đốc Công ty phê duyệt tổ chức bộ maý quản lý và mạng lới kinh doanh của chi nhánh, trực tiếp điều hành quản lý và giao nhiệm vụ cho các tổ chức kinh doanh trực thuộc chi nhánh, có qui định cụ thể về tổ chức, nhiệm vụ hoạt động đối với từng đơn vị theo qui chế tổ chức và hoạt động của chi nhánh đã duyệt.
Số lợng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của ban giám đốc
-Trởng phòng kế toán của Chi nhánh có trách nhiệm giúp Giám đốc Chi nhánh bố trí mạng lới kế toán và chỉ đạo nghiệp vụ kế toán từ Trung tâm bán hàng chất lợng cao đến các cửa hàng trực thuộc Chi nhánh. - Hàng tháng từng đơn vị trực thuộc phải lên bảng cân đối tài khoản kèm theo bảng chi tiết hàng tồn kho công nợ và hàng quí báo cáo quyết toán nộp về phòng kế toán Chi nhánh tổng hợp và gửi về công ty.
Số lợng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của phòng tài chính kế toán trong Chi nhánh
- Quản lý hồ sơ nhân viên Chi nhánh, tham mu cho Giám đốc Chi nhánh tuyển dụng, ký hợp đồng lao động và sử dụng bố trí lao động hợp lý, xõy dựng định mức tiền lơng lập bảng lơng, theo dừi lập sổ bảo hiểm xó hội, mua bảo hiểm y tế cho ngời lao động, cải thiện điều kiện lao động cho cán bộ công nhân viên. - Quan hệ tốt với các cơ quan địa phơng trên địa bàn Chi nhánh đóng trụ sở, đảm bảo an ninh trật tự, công tác xã hội, tuân thủ qui định của chính quyền địa phơng.
Số lợng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của phòng tài tổ chức hành chính trong Chi nhánh
Về nghành ngề đào tạo tơng đối phù hợp với chức năng nhiệm vụ của phòng này, những chức vụ quan trọng trong phòng chủ yếu có trình độ đại học, trong thời gian tới chỉ cần đào tạo thêm chuyên môn nâng cao nghiệp vụ phục vụ công việc thực tế đặt ra. - Báo cáo kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh và tiến độ thực hiện kế hoạch cho Giám đốc Chi nhánh và Công ty chính xác kịp thời theo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, năm.
Số lợng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của kinh doanh XNK trong Chi nhánh
- Đợc sự uỷ quyển của Giám đốc Chi nhánh trong liên kết, liên doanh, hợp tác vớic các thành phần kinh tế tổ chức khai thác nguồn hàng chiếm lĩnh thị trờng, phong phú về chủng loại, có chất lợng cao hợp thị hiếu ngời tiêu dùng và nhu cầu của khách hàng. - Tác động tích cực với các nhà sản xuất trong việc cải tiến nâng cao chất lợng sản phẩm phát triển mặt hàng mới hợp với ngời tiêu dùng và phơng hớng phát triển kinh doanh của Công ty góp phần củng cố quan hệ sản xuất xã.
Số lợng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của Trung tâm thơng mại trong Chi nhánh
- Đứng đầu trung tâm là Giám đốc Trung tâm do Giám đốc Công ty bổ nhiệm và bãi nhiệm chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc Giám đốc Chi nhánh về điều hành kinh doanh, quản lý tốt hàng hoá và lao động. - Chấp hàng nghiêm chỉnh luật pháp Nhà nớc qui định của Công ty, Chi nhánh về quản lý sử dụng tiền vốn, hàng hoá, thực hiện các chế độ hạch toán kế toán, bảo toàn và phát triển vốn.
Số lợng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của các cửa hàng trong Chi nhánh
Chi nhánh luôn có kế hoạch đào tạo để nhân viên biết cách sử dụng thiết bị có sẵn, các phòng ban chức năng đợc bố trí gần nhau không có sự chênh lệch quá lớn giữa các phòng ban chức năng đó là điều kiện rất thuận lợi cho các phòng bán có thể trao đổi số liệu với nhau khi cần thiết. Việc đào tạo cán bộ quản lý ở Chi nhánh đang đợc quan tâm đúng mức, Chi nhánh đang thực hiện chính sách đào tạo lại các cán bộ quản lý cha có trình độ chuyên môn cao đi học các lớp nghiệp vụ ngắn hạn để nâng cao trình.
Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh
- Phòng tổ chức hành chính : Thực hiện chức năng nhân sự, xây dựng tiền lơng và định mức tiền lơng lập bảng lơng, theo rừi lập sổ bảo hiểm xó hội bảo hiểm y tế cho ngời lao động, cải thiện điều kiện lao động cho cán bộ công nhân viên, quản lý tài sản trang thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Chi nhánh. Để khắc phục tình trạng này, Chi nhánh nên có kế hoạch đào tạo lạI, tuyển chọn những ngời có trình độ chuyên môn co kinh nghiệp và sắp sếp vào những vị trí quan trọng, cần bổ sung lao động có trình độ vào những khâu cần thiết đồng thời giảm bớt số lợng lao động làm việc không có hiệu quả để tiến tới một bộ máy quản lý haong thiện hơn đảm bảo tính tinh giảm gọn nhẹ mà vẫn thực hiện đợc tốt chức năng của mình.
Bố trí lai lao động cho phòng kế toán
Qua sự phân tích lao động ở các bộ phận của Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh ta thấy số lợng và chất lợng lao động của một số bộ phận không đợc hợp lý, do đó dẫn đến lãng phí thời gian lao động làm việc và. Ban giám đôc hiện nay có số l ợng và chất l ợng lao động đã t ơng đối hợp lý với chức năng trong cơ cấu mới nên về số l ợng không cần thay đổi, còn về chất l ợng cần đào tạo thêm về quản trị kinh doanh và luật kinh tế.
Bố trí lại lao động cho phòng tổ chức hành chính
Ngời làm chức năng kế toán tín dụng chức năng chủ yếu là phản ánh hoạt động của nguồn vốn và sử dụng vốn, nhiệm vụ này có thể giao cho kế toán tổng hợp làm. Trong thời gian tới có kế hoạch đào tạo cho cán bộ quản lý của phòng này, mặc dù chất lợng lao động của phòng này là tơng đối phù hợp.
Bố trí lại lao động cho phòng kinh doanh XNK
Sau khi bố trí lại phòng tổ chức hành chính giảm đợc 4 ngời so với cơ. Còn về ngành nghề đào tạo và trình độ theo em cần phải đầo tạo hơn nữa đối với phòng này để ngày càng nâng cao trình độ nghiệp vụ và kinh nghiệm cho phòng này.
Bố trí lại lao động cho Trung tâm thơng mại
Cùng với việc sắp sếp lại số lợng lao động nh vậy theo em trong thời gian tới cần bỗi dỡng thêm các nghiệp vụ có liên quan tới công việc thực tế của họ. Chẳng hạn nh đối với nhân viên ngày nay không chỉ bán hàng là khách hỏi mua cái gì thì bán cái đó mà ngày nay nói đòi hỏi nhân viên phải giới thiệu về các mặt hàng mà mình bán, luôn phải có thái độ vui vẻ cở mở khi khách cần biết một số thông tin gì.
Bố trí lại lao động cho các cửa hàng thuộc Chi nhánh
Nếu thực hiện tốt việc sắp sếp các chức danh thì hiệu quả công tác sẽ đ- ợc nâng lên, cơ cấu trong một cơ quan chuyên nghành gọn nhẹ, giảm bớt sự cồng kềnh trong quản lý, tiến tới một bộ máy quản lý hoàn thiện hơn vè chất l- ợng, hiệu quả công tác sẽ cao hơn. Để làm đợc điều đó đòi hỏi ban lãnh đạo Chi nhánh phải có quyết tâm, có sự chỉ đạo thống nhất, phải làm tốt công tác t tởng tâm lý cho cả cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh, phải có sự kết hợp của nhiều đơn vị khác : Đảng uỷ, công đoàn Chi nhánh để bộ máy quản lý của.