Hoàn thiện bộ máy tổ chức lao động ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội

Hoàn thiện bộ máy tổ chức lao động ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Lêi giíi thiệu Sau nhiều năm đổi mới, kinh tế đất nớc ta đà có thành công tốt đẹp, tốc độ phát triển kinh tế không ngừng tăng lên Trong lĩnh vực xuất nhập đà thu đợc thành tu to lớn xuất mặt hàng nông lâm, thuỷ sản Nhà nớc ta đà có sách khuyến khích sản xuất , đẩy mạnh ngành, hàng mũi nhọn nhằm bớc thực ®ỉi míi ®Êt níc ®ã ngµnh xt nhËp khÈu ngành đợc Nhà nớc trú trọng quan tâm xuất Xuất nhập đặc biệt xuất nguồn mang lại nhiều ngoại tệ cho quốc gia để có ngoại tệ đầu t phát triển công nghiệp hoá Tuy nhiên bối cảnh kinh tế giới hội nhập ngày tăng theo tính chất cạnh tranh nhiều lĩnh vực lĩnh vực trao đổi lu thông hàng hoá thời thách thức cho doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp xuất nhập nói riêng Chính vậy, mà công ty xuất nhập nông sản thực phẩm Hà Nội (AGREXPORT - HN ) đà không ngừng tự hoàn thiện tìm tòi, nghiên cứu tìm cho hớng vững để đảm bảo cho tồn phát triển lâu dài Để thực đợc mục đích AGREXPORT - HN cố gắng xây dựng cho máy có cấu tổ chức phù hợp, với độ ngũ lao động vững mạnh chuyên môn nghiệp vụ nhiệt tình sáng tạo Nh AGREXPORT - HN phát huy tốt tiềm năng, lợi Quá trình thực tập AGREXPORT - HN hội để em tìm hiểu thực tế nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho củng cố kiến thức đà học Vì em nghiên cứu chuyên đề thực tập tốt nghiệp "Hoàn thiện máy tổ chức lao động công ty xuất nhập nông sản thực phẩm Hà Nội" ( Hà Néi AGREXPORT ) Ngun Ngäc Thi - Khoa L§DS Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 phÇn i Những vấn đề tổ chức máy quản lý hoàn thành hoàn cấu tổ chức máy quản lý I Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp Khái niệm cấu tổ chức Trong hoạt động doanh nghiệp, tập thể muốn đạt đợc mong muốn cần phải có mục tiêu xác định, ý đồ rõ ràng công việc hay hoạt động chủ yếu có liên quan , phạm vi công tác hiểu đợc quyền hạn cho mỗi ngời thực nhiệm vụ hiểu đợc họ làm đợc hoàn thành công việc Có thể coi công tác tổ chức nh việc nhóm gộp hoạt động cần thiết để đạt đợc mục tiêu, việc giao phó nhóm ngời cho ngời quảnh lý với quyền hạn cần thiết để giám sát họ, tạo điều kiƯn cho sù liªn kÕt ngang däc tỉ chøc Một cấu tổ chức cần đợc thiết kế để rõ phải làm việc gỉ ? Ai chịu trách nhiệm kết ? Để loại bỏ trở ngại việc thực nhẫm lẫn không chắn việc phân công công việc gây tạo điều kiện cho mạng lới định liên lạc, phản ánh hỗ trợ cho mục tiêu doanh nghiệp Nh vậy, khái niệm cấu tơng ứng với mô tả kết hợp yếu tố hợp thành doanh nghiệp, bao gåm : Ph©n phèi nhiƯm vơ Ph©n phèi qun lực Phân phối trách nhiệm Truyền đạt thông tin Những chế phối hợp Nguyễn Ngọc Thi - Khoa L§DS Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Có thể nói, khái niệm cấu tổ chức quản lý tổng hợp phận khác có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá, đợc giao trách nhiệm, quyền hạn định đợc bố chí theo từng cấp nhằm thực chức quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản lý đợc hình thành phận quản lý định chẳng hạn nh phòng kế toán, phòng kế hoạch Các yếu tố ảnh hởng đến cấu tổ chức quản lý Hoàn thiện cấu tổ chức quản lý việc làm khó khăn, chịu nhiều tác động, ảnh hởng cđa nhiỊu u tè kh¸c Bao gåm c¸c u tố chủ quan ngời yếu tố tác động từ môi trờng bên thân cấu tổ chức 2.1 Các yếu tố thuộc chủ thể hệ thống * Cán quản lý : Trình độ, kiến thức chuyên môn cán lÃnh đạo tổ chức nhân tố ảnh hởng trực tiếp đến cấu tổ chức Họ ngời trực tiếp xây dựng lên cấu tổ chức hệ thống thực nối kết mối liên kết ngời phận tổ chức * Mục tiêu hệ thống: Cơ cấu tổ chức hệ thống chịu ảnh hởng trực tiÕp cđa mơc tiªu cđa hƯ thèng ChÝnh mơc tiêu hệ thống định hình thành loại cấu tổ chức Mỗi loại mục tiêu xác định loại cấu tổ chức để thực mục tiêu Và ngợc lại, tiêu chiến lợc phải dựa vào cấu tổ chức hệ thống để xác định * Nguyên tắc quản lý: Nguyên tắc quản lý chủ thể quản lý đặt để quản lý hệ thống, phải xây dựng cấu tổ chức quản lý phù hợp với nguyên tắc quản lý , bao gồm nguyên tắc ( chuyên môm hoá, tiết kiệm, kết hợp hài hoà lợi ích ) Nguyễn Ngọc Thi - Khoa L§DS Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 * Công nghệ trang thiết bị: Ngày việc áp dụng trang thiết bị công nghệ đại vào tổ chức quản lý đà mang lại hiệu cao tổ chức quản lý sản xuất.Do vậy, cấu tổ chức quản lý phải đợc thực theo hớng chuyên sâu, gọn nhẹ, chuyên tinh, phù hợp với điều kiện thực tế Trong điều kiện tình trạng công nghệ, trang thiết bị lạc hậu, thiếu thốn, quy mô nhỏ cấu tổ chức phải đợc bố trí cho thích hợp với điều kiện mà đạt hiƯu qu¶ qu¶n lý s¶n xt * Mèi quan hệ cấp quản lý tầm quản lý: Yếu tố định quy mô cấu tổ chức quản lý , ảnh hởng đến việc xác định phận phòng ban, cấp quản lý có số lợng phòng ban tối ®a 2.2 Nhãm c¸c u tè thc vỊ ®èi tợng quản lý * Quy mô hệ thống : Với quy mô hệ thống mà lớn ta chọn cấu có nhiều cấp ứng với số lợng phòng ban chức cho đáp ứng đợc nhu cầu hệ thống Ngợc lại, với quy mô nhỏ ta cần cấu giản đơn cho đáp ứng đợc trình độ nguồn nhân lực, tránh tình trạng với trình độ nguồn nhân lực thấp mà lại xây dựng cấu tổ chức lớn cồng kỊnh dÉn tíi sù ®ỉ cđa hƯ thèng * Sản phẩm dịch vụ mà doanh nghiệp tạo : Đây đặc điểm, tính chất hệ thống Các thành phần kinh tế khác nhau, ngành kinh tế khác dẫn tới đặc điểm sản xuất kinh doanh khác Do , việc bố trí cấu tổ chức khác Mặt khác đơn vị có trình độ công nghệ khác cịng cã sù bè trÝ c¬ cÊu tỉ chøc khác Điều này, khẳng định tính chất đặc ®iĨm s¶n xt kinh doanh cã ¶nh hëng tíi viƯc bố trí cấu tổ chức quản lý 2.3 Nhóm yếu tố thuộc môi trờng : Nguyễn Ngọc Thi - Khoa L§DS Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Một tổ chức tồn phát triển môi trờng biến động, yếu tố môi trờng yếu tố tác động trực tiếp, gián tiếp đến thành bại doanh nghiệp Khi yếu tố môi trờng biến động tác đọng đến cấu tổ chức làm cho cấu tổ chức phải thay đổi để thích nghi với môi trờng Các yếu tố chủ yếu tác động môi trờng bao gồm ( yếu tố khách hàng, ngời tiêu dùng, ngời cung cấp môi trờng trị) Một hệ thống muốn phát triển phải ý đến tác động môi trờng xung quanh Các nguyên tắc tổ chức quản lý 3.1 Nguyên tắc cấu tổ chức quản lý gắn liền với phơng hớng, mục đích hệ thống Phơng hớng mục đích hệ thèng sÏ chi phèi c¬ cÊu cđa hƯ thèng NÕu mục tiêu, phơng hớng hệ thống có quy mô lớn tơng ứng phải bố trí cÊu tỉ chøc cã quy m« lín, nÕu víi mét hệ thống cỡ nhỏ mà bố trí cấu tổ chức với quy mô nhỏ việc quản lý khó khăn Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá rõ ràng cấu tổ chức quản lý phải có đặc tính phù hợp với đặc tính văn hoá, khác với hệ thống hoạt động theo mục đích kinh doanh 3.2 Nguyên tắc chuyên môn hoá cân đối: Nguyên tắc đòi hỏi cấu tổ chức quản lý phải đợc phân công phân nhiệm phân hệ hệ thống theo nhóm chuyên ngành, với ngời đợc đầo tạo rèn luyện tơng ứng có đủ quyền hạn trách nhiệm để thực nguyên tắc nguyên tác cần tranh thủ yêu cầu sau: * Phải phân công bố trí rõ ràng nhiệm vụ, mục đích, mục tiêu hệ thống để ngời nắm hiểu đợc phần việc guồng máy chung hệ thống * Cơ cấu tổ chức đợc phân phối theo nhiệm vụ đợc giao theo phạm vi công việc phải thực Rõ ràng có phân giao nhiệm vụ Nguyễn Ngäc Thi - Khoa L§DS Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 hệ thống cách rõ ràng, cụ thể với cân xứng nhiệm vụ đợc giao hệ thống tồn phát triển tốt 3.3 Nguyên tắc linh hoạt thích nghi với môi trờng: Nguyên tắc đòi hỏi việc hình thành cấu tổ chức phải đảm bảo cho phân hệ mức độ tự sáng tạo tơng ứng để ngời cấp quản lý từ thấp đến cao phát triển đợc tài năng, chuẩn bị cho việc thay cán quản lý cấp cần thiết 3.4 Nguyên tắc hiệu lực hiệu quả: Nguyên tắc đòi hỏi cấu tổ chức quản lý phải thu đợc kết cao đà bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động phân hệ điều khiển lÃnh đạo Để đảm bảo cho nguyên tắc đợc hệ thống cần phải tuân thủ yêu cầu sau: * Cơ cấu tổ chức quản lý phải cấu tổ chức hợp lý nhất, đảm bảo chi phí hoạt động thấp mà kết chung hoạt động tổ chức lớn khả * Cơ cấu tổ chức phải tạo đợc môi trờng văn hoá xung quanh nhiệm vụ phân hệ : Làm cho phân hệ hiểu rõ vị trí giá trị hoạt động mà tham gia , tạo lợi lợi nhuận cho phân hệ có liên quan trực tiếp với Các cán quản lý cấp phân hệ phải có lơng tâm , phải có trách nhiệm , phải có ý thức hợp tác làm tốt nhiệm vụ mình, tránh gây khó khăn cản trở cho phân hệ khác cho hệ thống Từ đó, hình thành hành vi xử lý hợp lý phân hệ hệ thống ( tức đảm bảo tính hiệu cấu tổ chức quản lý hệ thống) * Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo cho cán quản lý phân hệ có quy mô hợp lý , tơng ứng với khả kiểm soát, điều hành họ Các kiểu cấu tổ chức quản lý 4.1 C¬ cÊu trùc tun Ngun Ngäc Thi - Khoa L§DS Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Đây kiểu cấu tổ chức quản lý đơn giản có cấp cấp dới Mọi mối quan hệ đợc giả theo kênh liên hệ đờng thẳng Cấp lÃnh đạo doanh nghiệp trực tiếp điều hành chịu hoàn toàn trách nhiệm doanh nghiệp hệ thống Cơ cấu phổ biến doanh nghiệp nhỏ , sản xuất không phức tạp , tính chất sản xuất liên tục Đặc biệt thờng đợc áp dụng đội sản xuất Sơ đồ: Người đứng đầu hệ thống LÃnh đạo tuyến Người phụ trách đơn vị Người phụ trách đơn vị LÃnh đạo tuyến Người phụ trách đơn vị Người phụ trách đơn vị Người phụ trách đơn vị * Đặc điểm : Ngời lÃnh đạo trực tiếp thực tất chức quản lý Các mối liên hệ thành viên hệ thống ®ỵc thùc hiƯn theo chiỊu däc Ngun Ngäc Thi - Khoa L§DS Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Ngêi thõa hµnh mƯnh lƯnh chØ thõa hµnh mƯnh lƯnh qua mét cÊp trùc tiÕp vµ chØ thi hµnh mệnh lệnh ngời *Ưu điểm: Đơn giản, rõ ràng thống huy Thực triệt để chế độ thủ trởng Mối quan hệ giản đơn không phức tạp Có hiệu giải mâu thuẫn * Nhợc điểm: Đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp Hạn chế không sử dụng chuyên gia giỏi lĩnh vực khác Ngăn cản mối quan hệ liên doanh liên kết, từ làm giảm tính động sáng tạo hệ thống Khi hệ thống lớn phức tạp cấu tổ chức đẻ nhiều tầng lớp trung gian * Khả ứng dụng: Loại hình cấu tổ chức ®ỵc sư dơng thùc tÕ, hiƯn nã chØ áp dụng cho tổ đội sản xuất nhỏ 4.2 Cơ cấu chức Do F W Tay Lo đề xuất đợc áp dụng với chế độ đốc công sau phạm vi đợc áp dụng mở rộng phù hợp với khối lợng công việc ngày lớn Những nhiệm vụ quản lý đợc phân chia thành đơn vị riêng biệt theo chức quản lý Những ngời lÃnh đạo đợc chuyên môn hoá đảm nhận chức định Nguyễn Ngọc Thi - Khoa L§DS Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Sơ đồ: LÃnh đạo hệ thống LÃnh đạo chức LÃnh đạo chức LÃnh đạo chức n Các cấp * Đặc điểm: Trong cấu tổ chức hình thành phân hệ : Các tuyến quản lý tạo sản phẩm dịch vụ phục vụ cho thị trờng : Các phận chức nơi thực chức quản lý giúp ban lÃnh đạo xây dựng lên tuyến quản lý đạo định quản lý Ngời lÃnh đạo phận có quyền định tuyến quản lý mà không cần chế độ uỷ quyền Những ngời thừa lệnh cấp dới nhận mệnh lệnh lÃnh đạo ngời thủ lĩnh chức Kiểu cấu tổ chức thu hút đợc chuyên gia giỏi lĩnh vực khác công tác quản lý Ngun Ngäc Thi - Khoa L§DS Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Giải vấn đề chuyên môn thành thạo hơn, giảm bớt gánh nặng cho ngời lÃnh đạo * Nhợc điểm: Không thực chế độ thủ trởng Ngời thừa hành mệnh lệnh mét lóc cã thĨ nhËn nhiỊu mƯnh lƯnh cđa c¸c lÃnh đạo khác nhau, trí trái ngợc Các mối quan hệ cấu tổ chức phức tạp hệ thống lớn phức tạp , khó quản lý *Khả ứng dụng: Do nhợc điểm nên cấu tổ chức đợc sử dụng thực tế 4.4 Cơ cấu trực tuyến tham mu Xuất phát từ cấu tổ chức trực tuyến nhng để giảm bớt số lợng công việc cho lÃnh đạo, ban tham mu đà đợc đề tuyến Đây chuyên gia c¸c lÜnh vùc kh¸c Ngun Ngäc Thi - Khoa L§DS 10 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Sơ đồ máy quản lý công ty từ 1995 đến Ban giám đốc + Giám đốc + Hai phó giám đốc P P P P P P P Phßng XNK XNK XNK XNK XNK XNK XNK tỉ chøc kÕ to¸n Nguyễn Ngọc Thi - Khoa LĐDS 51 thị trư ờng Chi Xĩ Nhà nhánh nhánh nghiệp máy sản XNK xuất chế biến xuất Hải nhập Nông sản Bắc TP HCM tài hành Phòng Chi Phòng Phòng Vinh Hoà Giang đồ hộp Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 So với máy quản lý từ trớc 1995 Bộ máy quản lý công ty đà đợc giảm gọn nhẹ phòng ban sát nhập tăng cờng chức nhiệm vụ nhiều Trong có sát nhập phòng ban từ trớc sau 1995 - Phòng tổ chức + phòng HC thành phòng tổ chức hành - Phòng kế toán + phòng thị trờng thành phòng kế hoạch khai thác thị trờng + Ban đề án toán công nợ đà đợc chuyển nhiệm vụ cho phòng ban khác - Phòng tài vụ phòng kế toán thành phòng tài kế toán Mô hình quản lý công ty mô hình quản lý trực tuyến chức Hai chi nhánh đợc giữ nguyên đến 2000 có thêm nhà máy trực thuộc nhà máy sản xuất hoa đóng hộp Bắc Giang xí nghiệp chế biến nông sản Vĩnh Hoà Chức nhiệm vụ phòng ban 3.1 Ban giám đốc - Giám đốc đại diện pháp nhân công ty chịu trách nhiệm toàn sản xuất kinh doanh thực nghĩa vụ nhà nớc giám đốc trực tiếp điều hành công ty theo chế độ thủ trởng có quyền định cấu tỉ chøc phï hỵp víi tõng thêi kú - Phã giám đốc giúp giám đốc điều hành mảng hoạt động mà ban giám đốc giao phó Cụ thể quản lý chi hánh nhà máy, xí nghiệp, trực thuộc đồng thời thay mặt giám đốc để quản lý điều hành công việc đợc uỷ quyền 3.2 Các phòng nghiệp vụ XNK (P.XNK - PXNK7) - Các phòng có nhiệm vụ tham mu đề xuất tổ chức thực hoạt động kinh doanh theo đạo chung giám đốc Kinh doanh tất Nguyễn Ngọc Thi - Khoa LĐDS 52 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 mặt hàng mà công ty đà đợc uỷ ban kế hoạch - Sở kế hoạch đầu t Thành phố cho phép kinh doanh, làm d dại lý tiêu thụ hàng tiêu dùng khác mà pháp luật cho phép - Khai thác mặt hàng phạm vi nớc, xây dựng phơng án kinh doanh thu mua xuất - Đợc phép ký kết hợp đồng kinh tế với tổ chức kinh doanh nớc sở đồng ý uỷ quyền giám đốc - Đợc phép liên doanh liên kết xuất nhập với tổ chức sản xuất có điêu kiện nớc Và đơn vị khác có lên quan đến giám đốc duyệt - Đợc phép uỷ thác xuất nhập cần thiết có hiệu - Đợc phép vay vốn nớc để đầu t cho sản xuất thu mua, mua bán với nớc sơ có tham gia phòng ban khác phê duyệt giám đốc Nhìn chung, phòng tơng đối độc lập 3.3 Phòng kế toán tài Chức nhiệm vụ chủ yếu giúp giám đốc quản lý đạo điều hành, kiểm tra hoạt động tài chính, tiền tệ công ty đơn vị sở Hạch toán hiệu kinh tế kinh doanh cân đối vốn nguồn, kiểm tra quản lý sử dụng tài sản vật t, tiền vốn nhằm phát huy quyền chủ động sản xuất kinh doanh tự chủ tài công ty phát ngăn chặn kịp thời tiêu cực vi pham chế độ sách tài chính, công ty đơn vị trực thuộc 3.4 Phòng tổ chức hành Tham mu lên giám đốc để xếp, bố chí máy tổ chức lực lợng lao động Thực công tác cán chế độ tiền lơng, tiền thởng giúp giám đốc tra kiểm tra hoạt động chức nhiệm vụ phận công ty, kinh tế phận đơn vị sở bao gồm: Tiền lơng, Nguyễn Ngọc Thi - Khoa LĐDS 53 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 tiÒn thëng, chÝnh s¸ch kh¸c Tỉ chøc båi dìng c¸n bé phát huy nguồn lực ngời Giúp giám đốc thực mặt công tác nội an toàn, khen thởng, kỷ luật Trực tiếp điều hành quản lý phận trực thuộc phận quản lý nh đội xe, bảo vệ, tạp vụ 3.5 Phòng kế hoạch thị trờng Do tính chất đặc thù công ty nên phòng kế hoạch thị trờng công ty có nhiệm vụ quan trọng ban thân phòng có phận: 3.5.1 Bộ phận kế hoạch khai thác thị trờng Chức nhiệm vụ chủ yếu phòngn ày tham mu cho giám đốc xây dựng chơng trình, kế hoạch, mục tiêu hoạt động kinh doanh XNK ngắn hặn, trung hạn dài hạn Phòng đảm bảo việc thực nhiẹm vụ chức phần lớn nghiệp vụ ngoại thơng Tổng hợp cân đối toàn diện kế hoạch điều chỉnh cân đối thực mục tiêu phơng hớng nhiệm vụ Giúp ban giám đốc kiểm tra việc thực kế hoạch sản xuất kinh doanh XNK Công ty Tìm tòi quan hệ hợp tác với đối tác nhằm tạo hợp đồng kt, khai thác thị trờng nớc Theo dõi biến động giá cả, biến động cung, cầu nớc quốc tế, thiết lập mối quan hệ bạn hàng nớc Hỗ trợ phòng ban XNK việc khai thác kinh doanh XNK Về thộng tin, hợp đồng kinh tế nội ngoại Quản lý công văn điện tín (fax, telex, mail ) phụ trách phạn phiên dịch để phục vụ cho phòng ban XNK 3.5.2 Bộ phận pháp chế tuyên truyền quảng cáo Bộ phận có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý sách thị trờng, thay đổi quy định pháp chế nớc liên quan đến XNK Tuyên truyền quảng cáo (xúc tiến thơng mại) cung cấp thông tin cho đối tác uy tín, khả công ty Thông tin liên lạc, lễ tân với bạn hàng nớc Nghiên cứu đề xuất kiến nghị với giám đốc để giải vấn Nguyễn Ngọc Thi - Khoa L§DS 54 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 đề liên quan đến chức nhiệm vụ thông tin quảng cáo lễ tân quan hệ, có liên quan đến lợi ích nhiệm vụ công ty 3.6 Các chi nhánh nhà máy xí nghiệp phía Bắc chi nhánh XNK Hải phòng, nhà máy sản xuất đồ hộp Bắc Giang phía Nam có chi nhánh XNK TP Hồ ChÝ Minh vµ XÝ nghiƯp VÜnh Hoµ NhiƯm vơ chøc khai thác vùng nguyên liệu mở rộng thị trờng Hai chi nhánh XNK Hải Phòng TPHCM mở rộng quan hệ thơng mại với tổ chức kinh tế nớc Hai chi nhánh đợc uỷ quyền đại diện cho công ty quan hệ tài kinh tế, hợp tác, tìm kiếm đầu t giao dịch địa bàn nơi hoạt động Các nhà máy nhiệm vụ khai thác nguồn nguyên liệu độc lập hạch toán sản xuất kinh doanh với công ty để đóng góp cho hoạt động cuả công ty Ngun Ngäc Thi - Khoa L§DS 55 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Sơ đồ: Khái quát hoạt động công ty theo mục tiêu đặt ra, thời kỳ Ban Giám đốc Các phòng XNK Phòng Tổ chức hành Phòng Kế hoạch thị trờng Kế toán Tài Các chi nhánh + nhà máy - Thực tốt chức nhiệm vụ - Phối kết hợp với phòng ban chia sẻ, báo cáo với phòng ban khác để hớng tới thực mục tiêu chung Tình hình hoạt động phòng ban củaAGREXPORT-Hà Nội phần mục thực trạng máy tổ chức trình bày chức năng, nhiệm vụ cấu, máy, tổ chức công ty nhng thực trạng hoạt động máy việc hoàn thành chức nhiệm vụ theo mục tiêu đề nh sau: 4.1 Các phòng nghiệp vụ XNK Hiện Công ty AGREXPORT-Hà Nội có phòng XNK phòng XNK 1, phßng XNK 2, phßng XNK 3, phßng XNK 4, phßng XNK 5, phßng XNK 6, phßng XNK 7, nhiƯm vụ phòng tổ chức thực hoạt động kinh doanh XNK tất mặt hàng công ty Các phòng hoạt động tơng đối độc lập với Tuy nhiên phòng có mặt hàng chủ lực Ví dụ mặt hàng nôngời sản thông thờng mặt hàng phòng lạc nhân phòng số cà phế, phòng tiêu, phòng số Nguyễn Ngọc Thi - Khoa LĐDS 56 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 lµ chđ yếu nhập Hiện phòng xuất nhập hoạt động tốt Phần lớn hợp đồng kinh tế công ty phòng XNK mang lại Sự chủ động, tính SSđộc lập động thể tốt Trang thiết bị kỹ thuật phòng đợc trang bị đầy đủ gồm sở vật chất nh bàn ghế, máy tính, máy in điện thoại Các phòng ban XNK đảm nhiệm hầu hết công việc công tác XNK bao gồm tìm kiếm nguồn hàng nôị địa quốc tế, tìm hiếm, thu thập theo dõi thông tin biến động thị trờng, ký kết hợp đồng xuất nhập Tuy độc lập hoạt động XNK nhng phong ban có chia sẻ thông tin mặt có liên quan đến nghiệp vụ nh nguồn hàng thông tin thị trờng nguồn hàng tất phòng ban XNK chịu đạo trực tiếp giám đốc độc lập hoạt động nhng phòng ban không xảy tranh chấp nguồn hàng nói chung phòng XNK bật u điểm tính độc lập hoạt động khả tự chủ sáng tạo động công việc giải công việc.Tuy nhiên phối hợp cha đợc tốt phòng ban XNK cần tăng cờng phối hợp việc thiết lập nhóm công tác tăng cơng khả mạnh cho lao động làm công tác XNK 4.2 Phòng kế toán tài Phòng kế toán tài có ngời nam nữ hoạt động tơng đối tốt đảm nhiệm thực tốt chức đợc giao Bao gồm cân đối vốn nguồn thu, trả quản lý việc sử dụng tài sản vật t vốn, Nói chung hoạt động phòng kế toán tài đà thực đợc nhiệm vụ đề 4.3 Phòng tổ chức hành Phòng tổ chức hành Phòng tổ chức hành có 14 ngời bao gồm quản lý nh trởng phó phòng, đội xe, bảo vƯ Ngun Ngäc Thi - Khoa L§DS 57 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Phßng tỉ chøc hành thực nhiệm chức đợc giao đà đề xuất bố trí xếp cho cán nhan viên đào tạo nâng cao trình độ cán công nhân viên công ty Phòng tổ chức quản lý trực tiếp điều hành đội xe khio lớn công ty kho số cầu Tiên Giáp Bát Hoạt ®éng cđa ®éi xe Tríc ®©y bao gåm cã xe tải phục vụ chở hàng hoá XNK đội xe nhỏ chuyên chở Tổng giám đốc, phục vụ công tác phận doanh nghiệp làm công tác cho công ty Kho cầu Tiên có phận phụ trách kho để chứa đựng hàng xuất nhập công ty 4.4 Các chi nhánh TP Hải Phòng TP HCM Hai chi nhánh đợc uỷ quyền cho công ty quan hệ kinh tế, tài chính, chắp nối hợp tác tìm kiếm đầu t giao dich nơi địa bàn hoạt động hạch toán độc lập Ngoài chi nhánh đảm nhận nhiệm vụ giao nhận vận chuyển cho công ty việc giao nhận vận chuyển cha đảm bảo tốt Hiện nghiệp vụ có liên quan đến vận tải cảng chiếm khối lợng hàng hoá lớn ngành XNK có nhiều đơn vị, tổ chức tham gia kinh doanh XNK ngành, địa phơng kéo theo cácđại lý giao nhận vạn chuyển hình thành cạnh tranh với Khi thực giao nhận vận chuyển hàng hoá AGREXPORT-Hà Nội dựa vào hai lực lợng chi nhánh Hải Phòng đại lý giao nhận vận chuyển Nếu thuê đại lý giao nhËn vËn chun th× sÏ cã mét chi phÝ thấp nhờ chi ndhánh nhng tin tởng công ty giao nhận vận chuyển hàng hoá chi nhánh ngợc lại nhờ chi nhánh hỗ trợ yên tâm vấn đề đảm boả chi phí giao nhận vạan chuyển lại cao 4.5 Phòng kế hoạch thị trờng Nhiệm vụ chức - Phân tích thị trờng nớc , bao gồm vấn đề cung cầu, giá chất lợng số lợng.Mở rộng quan hệ bạn hàng quan hệ đối ngoại công ty Nguyễn Ngọc Thi - Khoa LĐDS 58 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Trong ®ã bao gồm việc tìm kiếm khai thác thị trờng tìm hợp đồng thiết lập hợp đồng xuất nhập cho công ty - Lập kế hoạch khai thác thị trờng kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty - Phối hợp cung cấp thông tin liên quan cho phòng nghiệp vụ xuất nhập - Hiện phòng kế hoạch thị trờng hoàn thành quản lý đội ngũ phiên dịch phục vụ cho công ty quản lý điện tín , Fax, telex công văn - Nhân phòng: ngời + Trởng phòng Đại học + Tiếng Anh + Phóphòng Đại học + Tiếng Anh + Một nhân viên ĐHTM biết tiếng Anh + Một quản lý photo Fax + Một phục vụ 5.Các mặt đà đạt đợc vấn đề tồn máy tổ chức AGREXPORT-HN A Những mặt đà đạt đợc - Nhìn chung hoạt động Bộ máy tổ chức AGREXPOR - HN có mặt đạt đợc cha đợc sau: - Bộ máy tổ chức đà giảm gọn nhẹ trớc với cấu tơng đối hợp lý - Không ngừng nâng cao trình độ đội ngũ cán lực lợng lao động thông qua việc đa đào tạo + kết hợp tuyển dụng - Xoá bỏ đợc tính quan liêu chế cũ, nhanh chóng thích ứng với chế kinh tế Tính động tự chủ phòng ban đội ngũ cán mạnh Công ty Ngun Ngäc Thi - Khoa L§DS 59 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Thèng nhÊt tËp trung điều hành trực tiếp cấp cấp dới, nâng cao lực quản lý cán - Không ngừng hoàn thiện để tận dụng lợi mình, khai thác tơng đối tốt nguồn lực, khai thác thị trờng, tạo mối quan hệ vững chắc, tạo uy tín th¬ng trêng - Cã c¬ së vËt chÊt trang thiÕt bị phục vụ đợc đầu t liên tục cho phòng ban, phục vụ lao động, khai thác tìm kiếm thông tin nh sở vật chất nhà cửa, bàn ghế, máy tính, máy in, kết nối internet B Các mặt cha đạt đợc Thực chức phòng ban phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu, phòng kế toán, thực chức tốt Có tính độc lâp tự chủ cao nhng phòng tổ chức hành phòng kế hoạch thị trờng cha thực tốt chức mình, phòng kế hoạch thị trờng thiếu chức mình, chức nhiệm vụ phòng lớn Công ty nh đà trình bày nhng họ lại thực chức quản lý th từ, công văn phiên dịch Trong thực tế thùc hiƯn nghiƯp vơ xt nhËp khÈu c¸c cán làm công tác xuất nhập có trình độ ngoại ngữ tốt nên chức phiên dịch không thực quan trọng Công ty Mặt khác, ký kết hợp đồng xuất nhập ngời tham gia ký kết phòng ban nghiệp vụ xuất nhập nên công văn điện tín giấy tờ giao dịch đợc liên hệ trực tiếp đến phòng nghiệp vụ xuất nhập Hơn nữa, việc không thực tốt chức là: giúp Giám đốc xây dựng chơng trình, kế hoạch mục tiêu Tìm kiếm khai thác thị trờng nớc, theo dõi thông tin, nghiên cứu biến động cung cầu giá cả, mặt hàng Thiết lâp quan hệ bạn hàng cung cấp cho phòng nghiệp vụ xuất nhập Tìm kiếm cung cấp hợp đồng xuất nhập cho Công ty chức phòng kế hoạch thị trờng không thực đợc dẫn đến phòng nghiệp vụ xuất nhập phaỉ làm chức Nguyễn Ngäc Thi - Khoa L§DS 60 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 phòng kế hoạch thị trờng, bất hợp lý việc thực chức phòng ban Phòng tổ chức hành nhiệm vụ hỗ trợ, kiến nghị với Giám đốc việc bố trí, xếp, khai thác nguồn lao động cảu Công ty nhng đà thực thiếu chức phòng KHTT có nhiệm vụ chức quan trọng nhng phòng có lao động, nghiệp vụ cần có xếp - bố trí hợp lý Bởi thân cán phòng KHTT cha có nhân đợc đào tạo chuyên nghiệp kế hoạch thị trờng, dẫn đến việc thực chức phòng KHTT không hoàn thành có nguyên nhân khách quan tác động chủ yếu Sự hợp tác Công ty chi nhánh Tinh thần hợp tác chi nhánh Công ty vớng mắc, vấn đề hợp tác chi nhánh Công ty vớng mắc vấn đề hợp tác việc giao nhận vận chuyển hàng hoá xuất nhập Công ty, vấn đề lực tinh thần hợp tác Gây ảnh hởng đến lợi ích Công ty Buộc Công ty gặp khó khăn giao nhËn, vËn chun lµ giao cho chi nhánh xuất nhập chi phí cao mà giao cho đại lý giao nhận vận chuyển thuê thìS không yên tâm, cần có lực lợng cán giám sát III Hiện trạng lực lợng lao động Công ty Trên thực tế, kể chi nhánh chi nhánh Hải Phòng chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, Công ty có tới 159 cán công nhân viên nhng hoạt động độc lập chi nhánh nhà máy nên Công ty có 69 lao ®éng nh sau: Ngun Ngäc Thi - Khoa L§DS 61 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Lùc lợng cán quản lý TT Chỉ tiêu Số lợng Trình độ Tuổi Giám đốc Cao học 55 Phó giám đốc Đại học 56 Trởng phòng XNK 1 Đại học 53 Trởng phòng XNK Đại học 50 Trởng phòng XNK Đại học 50 Trởng phòng XNK Đại học 60 Trởng phòng XNK Đại học 50 Trởng phòng XNK Đại học 54 Trởng phòng XNK Đại học 53 10 Trởng phòng KH - TT Đại học 53 11 Trởng phòng TC KT Đại học 47 12 Trởng phòng TC HC Đại học 55 Lực lợng lao động lại TT Chỉ tiêu Số LĐ Tuổi Giới tính (Nam/ Tổng số) Trình độ ĐH/ Tỉng sè Phßng XNK 27 - 53 3/7 4/7 Phßng XNK 24 - 58 5/7 5/7 Phßng XNK 28 - 56 2/4 2/4 Phßng XNK 28 - 50 2/6 5/6 Phßng XNK 40 - 50 2/4 2/4 Phßng XNK 6 27 - 54 2/6 4/6 Phßng XNK 7 30 - 53 Phòng TC hành 14 30 - 60 9/14 2/14 Phßng KT TT 25 - 53 2/5 3/5 10 Phßng KT TC 24 - 47 2/9 6/9 4/7 Qua bảng nhận thấy đội ngũ cán quản lý cụ thể: giám đốc, phó giám đốc, trởng phòng có trình độ cao, 100% đại Nguyễn Ngọc Thi - Khoa L§DS 62 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 học đại học Với độ tuổi từ 47 - 60 độ tuổi chín chắn giàu kinh nghiệm Trong công tác quản lý Công ty có nhiều thuận lợi Công ty có lực lợng đồng quản lý Tuy nhiên có hạn chế lực lợng cán quản lý công tác kinh doanh xuất nhập khẩu, việc phải công tác xa cán Công ty bị hạn chế vấn đề tuổi tác Về lực lợng lao động lại Các lực lợng lao động phòng ban có độ tuổi trải đều, có phối kết hợp lao động già trẻ Tức có bù đắp vấn đề kinh nghiệm lực lợng lao động già động, sức khoẻ lao động trẻ, phòng ban nghiệp vụ xuất nhập khẩu, nơi mà công việc đòi hỏi cao động, sáng tạo, khả làm việc độc lập, tự chủ Đòi hỏi sức khoẻ cần thiết phải di chuyển trình công tác Về trình độ phòng ban tham gia làm công tác nghiệp vụ nh nghiƯp vơ xt nhËp khÈu, kÕ to¸n, tỉ chøc hành phần lớn có trình độ đại học Các lao động lại, phục vụ phòng ban, phục vụ tổ chức sản xuất, bảo vệ lái xe Tuy nhiên cung có vấn đề mà Công ty cần phải hoàn thiện thời gian tới lực lợng lao động, tuổi lao động tất phòng ban, kể cná quản lý đà có số lợng lao động tuổi cao gần đến tuổi nghỉ hu Công ty cần có kế hoạch, phơng án có đội ngũ lao động thay thế, tức phải xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực thời gian tới Cần tiếp tục nâng cao trình độ cho lực lợng lao động thông qua việc bố trí, xếp để học nâng cao Cơ cấu nhận lực phòng ban nh phòng Kế hoạch thị trờng cần phải có bổ sung thêm lao động đợc đào tạo có lực cao để đảm nhận công tác phòng Có nghĩa nh số lợng, lao động phòng Kế hoạch thị trờng gây ảnh hởng đến thực chức phòng Nguyễn Ngọc Thi - Khoa L§DS 63 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Trình độ ngoại ngữ cha đồng đều, thiÕu ®i sù chđ ®éng cđa lao ®éng xt nhập Phần III Giải pháp kết luận I Mục tiêu hoàn thiện Trong điều kiện chế thị trờng có cạnh trah mạnh mẽ đơn vị kinh doanh xuất nhập Sự cạnh tranh mặt hàng xuất Việt Nam, nồng sản Việc hoàn thiện máy tổchức lao động AGREXPORT - Hà Nội nhằm hớng tới việc thực mục tiêu sau: - Tận dụng tốt lợi Công ty, quan trực thuộc Bộ Nông nghiệp có quyền hạn lợi lớn đợc quyền kinh doanh xuất nhập trực tiếp Là lợi nguồn lực, mối quan hệ đà tạo lập từ trớc với bạn hàng nớc - Khai thác tối đa nguồn lực vốn, lực lợng lao động - Giữ vững nâng cao tốc độ tăng trởng hàng năm, nâng cao lợi nhuận, nâng cao đời sống cán công nhân viên đóng góp ngân sách cho Nhà nớc - Có máy quản lý hợp lý hơn, nâng cao tính động, chủ động sản xuất kinh doanh Công ty, khai thác đợc tiềm lực lợng lao động, nâng cao khả hiệp tác phòng ban phận doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu thực công việc hiệu sản xuất kinh doanh - Thực tốt mục tiêu đề nhiệm vụ Nhà nớc giao, phấn đấu đa Công ty trở thành đơn vị xuất nhập có uy tín, phạm vi toàn quốc mà có uy tín bạn hàng nớc II Chiến lợc kế hoạch sản xuất kinh doanh Hiện ngành xuất nớc ta có kế hoạch đa mặt hàng nông sản làm mặt hàng nông sản xuất chủ lực là: cao su, hạt điều, cà phê, chÌ, Ngun Ngäc Thi - Khoa L§DS 64 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 gạo, Công ty xuất nhập Nông sản Thực phẩm Hà Nội có mặt hàng nông sản đó, thời nh nhiệm vụ kinh doanh Công ty Mặt khác, trình quốc tế hoá kinh tế giới tức thị trờng ngày rộng mở, hàng rào thuế quan bảo hộ đợc cắt bỏ dần Tức hội đợc mở đồng thời cạnh tranh gay gắt ngày nâng cao thách thức lớn Công ty lĩnh vực Đi đôi với việc củng cố quan hệ ban hàng cũ, ngày mở rộng quan hệ với bạn hàng quốc tế nớc, mở rộng chủng loại hàng hoá Công ty Công ty cần hoàn thiện máy tổ chức mình, tức xây dựng máy gọn nhẹ hơn, phù hợp hơn, có hoàn thiện đợc đội ngũ cán công nhân viên vững nghiệp vụ, có trình độ ngoại ngữ tốt Dần đa mô hình quản lý khai thác tiềm ngời Trong ngời quản lý có đủ lực trình độ để khai thác tiềm cha đợc khai thác Tạo lập đợc môi trêng lµm viƯc cã thĨ cã sù tham gia tèi đa theo khả Khuyến khích tham gia họ vào vấn đề quan trọng thờng xuyên mở rộng tự quản, tự kiểm soát cá nhân ngời lao động Hơn nữa, không dừng lại tham gia vào hoạt động kinh doanh hàng hoá xuất nhập Trong thời gian tới, Công ty đà tham gia vào dự án kinh tế lớn khác, là: - Dự án OPERA số Tràng Tiền Hà Nội, tổng giá trị đầu t triƯu USD, C«ng ty cãp vèn 35%, khëi c«ng năm 2000 - Dự án nhà máy chế biến nông sản đồ hộp Bắc Giang trị giá 130 tỉ VNĐ, sử dụng nguồn ODA củaItalia, vốn đối ứng 30 tỉ VNĐ Khi tham gia vào dự án này, đòi hỏi cần có bổ sung Công ty vấn đề quản lý trực tiếp điều hành dự án mình, kế hoạch nhân Công ty đà có dự kién: Bổ sung Giám đốc + Phó giám đốc + Trởng phòng thuộc biên chế Công ty Trởng phòng Nhân - Kế hoạch Nguyễn Ngọc Thi - Khoa LĐDS 65 ... sản thực phẩm hạch toán tự lập Bộ máy tổ chức công ty sau 1995 Đến 1995 tổng công ty đợc đổi tên thành công ty xuất nhập nông snr thực phẩm Hà Nội Lúc công ty đà hoàn toàn tự chủ sản xuất kinh... đợc đổi tên thành Công ty Xuất nhập Nông sản Thực phẩm Hà Nội AGREX PORT HNv Theo địn 90/thị trờng ngày 07/03/1994 văn hớng dẫn thành lập Tổng Công ty Công ty Việc thành lập lại Công ty với mục... nhiều nhà máy sản xuất hàng hoá xuất làm cho tổng kim ngạch xuất Công ty tăng lên 144,71 triệu rúp, đó: hàng nông sản chiếm 20% Có Tổng Công ty đà xuất dới 100 mặt hàng, có mặt hàng đạt hàng vạn