Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng

Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng

lời nói đầu

Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI năm 1996 của Đảng cộng sản Việt Nam đã đánh dấu bớc ngoặt của nền kinh tế của nớc Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Đây là cái mốc chuyển nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nềnkinh tế hàng hoá nhiều thành phần có sự điều tiết của Nhà nớc theo định hớng XHCN

Trong Đại hội Đảng VI và nhất là trong Đại hội Đảng lần VIII, Đảng ta đãnhấn mạnh việc đổi mới tổ chức doanh nghiệp Nhà nớc, phát huy cao độ quyền tựchủ của doanh nghiệp Vấn đề huy động vốn và tạo thêm động lực thúc đẩy doanhnghiệp làm ăn có hiệu quả cũng đợc Đảng chú trọng

Trong những năm gần đây, việc thay đổi chính sách quản lý của Đảng và Nhànớc đã tạo ra động lực thúc đẩy nền kinh tế phát triển càng ngày càng toàn diện.Tuy nhiên bên cạnh những chính sách của Đảng và Nhà nớc thì bản thân đơn vị, cơ

sở cũng phải có những biện pháp, hình thức phát huy khả năng của ngời lao độngnhằm nâng cao năng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh Muốn thực hiện đợc

điều đó thì vai trò của ngời lãnh đạo là rất to lớn và cần thiết Nó nh là một giànnhạc giao hởng mà không thể thiếu đợc ngời nhạc trởng chỉ đạo

Ch ơng I

1 Lý do chọn chuyên đề thực tập

Nhận thấy tầm quan trọng đó của ngời lãnh đạo Là một sinh viên của lớp Quảntrị Văn phòng và quá trình thực tập tôi lại càng đợc hiểu thêm về vấn đề này Nó

là động lực thúc đẩy tôi đi đến quyết định đi sâu vào nghiên cứu chuyên đề

“ Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng” Mà nội dung trọng tâm tôimuốn đề cấp tới ở phần này bao gồm hai nội dung chính

 Vai trò của ngời lãnh đạo trong cơ quan văn phòng

 Đổi mới phong cách lãnh đạo trong cơ quan văn phòng

2 Mục đích nghiên cứu chuyên đề.

Đến với quyết định chọn viết chuên đề này, tôi cũng nhận thấy nó là một vấn

đề rất rộng, mà hầu nh ở bất kỳ một phơng diện hoạt động xã hội nào cũng cần

có sự quản lý lãnh đạo điều hành Điều đó càng chứng tỏ công tác lãnh đạo điềuhành là rất quan trọng và cần thiết để đạt đợc mục tiêu đã đề ra

Khi nghiên cứu chủ đề này nó đã trau dồi thêm cho tôi những hiểu biết vềcông tác lãnh đạo điều hành Bên cạnh đó , nó còn giúp cho tôi có đợc phơngpháp tiếp cận vấn đề một cách khoa học với t duy lý luận một cách logíc hơn vềmột vấn đề

3 Phạm vi và phơng pháp nghiên cứu chuyên đề.

Nh đã nói ở trên, chuyên đề “ Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng”

là một vấn đề rất rộng Nhng qua đây tôi nhận thấy trong nó nổi cộm lên hai vấn đề

đặc trng mà tôi cần quan tâm đó là:

 Vai trò của ngời lãnh đạo trong cơ quan văn phòng

 Đổi mới phong cách lãnh đạo trong cơ quan văn phòng

Vì thế tôi đã quyết định chọn viết chuyên đề này với hai trọng tâm chính trên

đây

Cũng trong quá trình thực tập và viết chuyên đề này Tôi đã đợc thầy giáoNguyễn Trọng Bảo và các cô bác trong Công ty 20, đã hớng dẫn cho tôi phơng pháptiếp cận vấn đề một cách khoa học, phơng pháp nghiên cứu lý luận, phơng pháp toạ

đàm, phơng pháp tổng kết thực tiễn Bằng các phơng pháp nói trên, tôi nghĩ mĩnh sẽhoàn thành tốt báo cáo thực tập này Tôi xin đợc cảm ơn về tất cả điều đó

chơng II Giới thiệu khái quát về công ty 20 Tổng Cục Hậu Cần Bộ Quốc Phòng

I Quá trình hình thành và phát triển của công ty 20

1 Quá trình ra đời của Công ty 20

Công ty 20 là một trong những doanh nghiệp ra đời sớm nhất của ngành hậu cầnQuân đội Bốn mơi hai năm xây dựng và trởng thành của công ty gắn liền với quátrình phát triển của ngành hậu cần nói riêng và nền công nghiệp quốc phòng của

đất nớc nói chung

Công ty đợc thành lập theo quyết định số 457/QĐ-QP ngày 04/08/1993 vàquyết định số 119/ Đ M - DN ngày 13/03/1996 của văn phòng Chính phủ

2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập là :

- Sản xuất các sản phẩm quốc phòng , chủ yếu là hàng dệt , may mặc theo kếhoạch hàng năm và dài hạn của TCHC - BQP

- Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng dệt , may phục vụ cho nhu cầu tiêu thụtrong nớc và xuất khẩu

- Xuất nhập khẩu các sản phẩm, vật t thiết bị phục vụ cho sản xuất các mặthàng thuộc ngành may mặc và dệt của Công ty

3 Quá trình phát triển của Công ty từ khi thành lập tới nay có thể khái quát thành

5 giai đoạn sau đây :

3.1 Giai đoạn từ năm 1957-1964

Công ty 20 đợc thành lập ngày 18/02/1957 tại phòng làm việc của tân chủ nhàmáy da Thụy Khê thuộc quận Ba Đình - Hà Nội với tên “ Xởng may đo” gọi tắt làX20

Nhiệm vụ của xởng khi mới thành lập là may phục vụ cho cán bộ trung - caocấp trong toàn quân, tham gia nghiên cứu chế thử và sản xuất thử nghiệm các kiểuquân trang , quân phục vụ cho bộ đội

Về hiện chế ban đầu X20 có 36 ngời Cơ sở vật chất kỹ thuật rất nghèo nàn (cả xởng chỉ có 22 thiết bị máy móc các loại )

Về mô hình sản xuất giống nh một tổ hợp bao gồm ( 3 tổ chức sản xuất , 1 bộphận kỹ thuật đo cắt, 1 tổ chức hành chính hậu cần )

Tháng 12/1962 TCHC chính thức ban hành nhiệm vụ cho X20 theo quy chế xínghiệp quốc phòng Sự công nhận pháp lý đã tạo tiền đề cho xí nghiệp phát triển

mở rộng quy mô sản xuất, tiếp cận dần với sản xuất công nghiệp

Theo nhiệm vụ mới do TCHC của cục quân nhu giao cho xí nghiệp, ngoàinhiệm vụ may đo cho cán bộ trung cao cấp và bảo đảm các kế hoạch đột xuất, xínghiệp bắt đầu nghiên cứu tổ chức các dây truyền sản xuất hàng loạt và tổ chức maygia công ngoài xí nghiệp.

Từ năm 1963 trở đi sản xuất gia công ngoài xí nghiệp đợc đẩy mạnh với gần 30HTX may mặc ở miền Bắc Sự phát triển này phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ củangành may Quân đội nhân dân Việt Nam trong những năm đầu của cuộc khángchiến chống Mỹ cứu nớc

3.2 Giai đoạn từ năm 1965 đến 1975:

Trong chiến tranh trống Mỹ cứu nớc, cùng với sự phát triển nhanh chóng củaquân đội, nhu cầu bảo đảm quân trang cho bộ đội không nghừng tăng lên về số l-ợng Đồng thời chất lợng kiểu dáng cũng đòi hỏi ngày càng đợc cải tiến nhằm đápứng yêu cầu xây dựng quân đội chính quy hiện đại

Để thực hiện nhiệm vụ trên xí nghiệp đã nhanh chóng mở rông quy mô sảnxuất, tuyển thêm lao động, đa tổng quân số lên hơn bảy trăm ngời Công ty đã tổchức đào tạo, bồi dỡng nâng cao tay nghề cho công nhân, tổ chức tiếp nhận và muasắm thêm trang thiết bị mới kể cả máy móc hỏng của các xí nghiệp khác về sửachữa, phục hồi đa vào sử dụng

Đến năm 1970 xí nghiệp đã thành lập các ban nghiệp vụ và các phân xởng thaythế cho các tổ nghiệp vụ và tổ sản xuất bao gồm: 7 ban nghiệp vụ và 4 phân xởng(trong đó có 2 phân xởng may:1phân xởng cắt và một phân xởng cơ khí)

Năm 1969 đến năm 1972 là bốn năm xí nghiệp may 20 phát triển nhanh về mọimặt Nhiệm vụ sản xuất ngày càng lớn, lực lợng công nhân tăng nhiều, cơ sở vậtchất kỹ thuật đợc đầu t thêm, cơ khí hoá đợc đẩy mạnh

3.3 Giai đoạn từ năm 1975 đến 1987.

Năm 1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, cả nớc độc lập thống nhất Đặc

điểm này đã tác động không nhỏ tới các hoạt động của các xí nghiệp quốc phòngnói chung trong đó có xí nghiệp may 20 Đó là chuyển hớng sản xuất từ thời chiếnsang thời bình Đây là thời kỳ chuyển mình sau chiến tranh của cả nớc

Cũng nh nhiều đơn vị sản xuất trong và ngoài Quân đội, xí nghiệp may 20 đứngtrớc 2 thử thách lớn : bảo đảm cho sản xuất tiếp tục phát triển và bảo đảm ổn định

đời sống cho cán bộ công nhân

Để hoàn thành nhiệm vụ, xí nghiệp đã tiến hành một loạt các biện pháp nh: tổchức lại sản xuất, toàn bộ máy quản lý, tăng cờng quản lý vật t, đẩy mạnh sản xuất

phụ , để tận dụng lao động và phế liệu , phế phẩm Liên kết kinh tế với các đơn vịbạn, chuẩn bị tốt cho việc đi sâu vào hạch toán kinh tế kinh doanh xã hội chủnghĩa

Năm 1985, quân đội có sự thay đổi lớn trong việc tinh giảm biên chế dẫn tớikhối lợng quân trang sản xuất giảm nhiều Xí nghiệp lâm vào tình trạng thiếu việclàm, không sử dụng hết năng lực sản xuất, đời sống công nhân gặp nhiều khó khăn

Đợc sự đồng ý của TCHC sự giúp đỡ của bộ công nghiệp nhẹ và liên hệ các xínghiệp gia công hàng xuất khẩu may mặc Việt Nam, xí nghiệp đã lập luận chứngkinh tế kỹ thuật, vay 20000 USD để mua các trang thiết bị chuyên dùng, đổi mớidây chuyền công nghệ, tham gia may gia công hàng xuất khẩu

Năm 1988, xí nghiệp đợc chấp nhận là thành viên của Cofectimex và tham giachơng trình 19 tháng 5 về làm hàng gia công xuất khẩu cho bạn hàng Liên Xô

3.4 Giai đoạn từ năm 1988 đến 1992.

Việc chuyển đổi nên kinh tế từ cơ chế tập trung bao cấp sang cơ chế thị trờng

có sự điều tiết của nhà nớc đã mở ra nhữnh triển vọng, những thuận lợi mới chocác doanh nghiệp Đồng thời cũng nảy sinh không ít khó khăn do bản thân cơ chếthị trờng gây ra Mặt khác những biến động chính trị ở Đông Âu và Liên Xô nhữngnăm đầu thập kỷ 90 đã thực sự ảnh hởng đến tình hình kinh tế xã hội ở nớc ta.Trong bối cảnh đó xí nghiệp may 20 cũng chịu sự tác động to lớn

Trớc tình hình đó, xí nghiệp may 20 đã mạnh dạn chuyển hớng sang sản xuấthàng gia công xuất khẩu cho các nớc khu vực 2 nh: Hồng Kông, ĐàI Loan, NamTriều Tiên, Nhật Bản Việc tiếp cận thị trờng mới gặp nhiều khó khăn, đòi hỏi xínghiệp phải có những chuyển biến về công tác kỹ thuật nhằm đáp ứng yêu cầu củakhách hàng

Đảng bộ xí nghiệp đã tìm ra con đờng riêng Dựa vào đặc thù của xí nghiệp sảnxuất kinh doanh để nhanh chóng đổi mới cơ cấu tổ chức nâng cao trình độ tay nghềcho công nhân, trình độ quản lý, tận dụng mọi cơ hội để đổi mới trang thiết bị, tạocho xí nghiệp có đủ sức cạnh tranh trong thời kỳ mới Xí nghiệp may 20 đã thực sựlột xác từ một đơn vị hoạt động theo chế độ bao cấp đẵ chuyển hẳn sang hoạt độngtheo phơng thức hạch toán kinh doanh một cách vững chắc Năm 1989 Xí nghiệpmay 20 vinh dự đợc hội đồng nhà nớc nớc Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Namtuyên dơng danh hiệu cao quý: Đơn vị Anh hùng lao động Ngày 12/02/1992 BộQuốc Phòng ra quyết định số 74b/QP chuyển xí nghiệp may 20 thành Công ty may

20 Công ty may 20 ra đời là bớc nhảy vọt quan trọng trong 35 năm xây dựng và

tr-ởng thành của xí nghiệp Từ đây, công ty đã có đầy đủ t cách , đặc biệt là t cáchpháp nhân trên con đờng sản xuất kinh doanh

3.5 Giai đoạn từ năm 1993 đến nay :

Năm 1993 là năm công ty chính thức hoạt động theo mô hình quản lý mới Môhình tổ chức bao gồm : 4 phòng nghiệp vụ, 1 cửa hàng dịch vụ và giới thiệu sảnphẩm, 1 trung tâm đào tạo kỹ thuật may bậc cao, 3 xí nghiệp thanh niên là: xínghiệp may 1 ( chuyên may đo cho cán bộ trung - cao cấp) , xí nghiệp may 2 vàmay 3

Từng bớc ổn định sản xuất tiếp tục xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng đội ngũcán bộ, và công nhân lành nghề, đặc biệt chú trọng đến việc đầu t đổi mới trangthiết bị hiện đại Công ty đã có thêm nhiều bạn hàng mới ở trong và ngoài nớc, thịtrờng đợc mở rộng Từ năm 1994 công ty đợc xuất nhập khẩu trực tiếp, đã tạo ramột lợi thế rất lớn không những mang lại hiệu quả trong sản xuất kinh doanh màcòn tạo uy tín ngày càng cao trên thị trờng quốc tế

Năm 1995, Công ty thành lập thêm xí nghiệp may 4 - chuyên may hàng loạt,

địa điểm đóng tại Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội Đây là một bớc mở rộng sản xuất

để tăng năng lực của Công ty

Theo hớng đa dạng hoá sản phẩm, trong năm 1996 Công ty xây dựng dự án và

đầu t mới một dây truyền máy may hàng dệt kim trị giá trên hai tỉ đồng Đồng thờithuê các trang thiết bị dệt khăn, dệt tất để sản xuất các mặt hàng phục vụ cho quân

đội và thị trờng

Ngày 02/07/1996 TCHC ký quyết định số 112/QĐ - H16 chính thức cho phépthành lập hai xí nghiệp mới là xí nghiệp 5 (chuyên sản xuất hàng dệt kim) và xínghiệp 6

Do yêu cầu nhiệm vụ, để đa dạng hoá ngành nghề Công ty đã phát triển thêmngành dệt vải Có thể nói đây là bớc đi đầu tiên đầy khó khăn gian khổ để cho ra

đời một ngành sản xuất mới của Công ty

Ngày 19/02/1998, Bộ trởng bộ Quốc Phòng ký quyết định số 319/QĐ - QP chophép Xí nghiệp may 20 thành Công ty may 20

Mô hình tổ chức của Công ty may 20 bây giờ gồm: 6 phòng nghiệp vụ, 1 trungtâm huấn luyện, 1 trờng mẫu giáo mầm non, 7 xí nghiệp thành viên trực thuộc Công

ty, đóng tại 9 địa điểm từ thành phố Nam Định về thủ đô Hà Nội Tổng quân số củacông ty hiện nay lên đến gần 2700 ngời

Với chặng đờng bốn mơi hai năm xây dựng và trởng thành từ “ xởng may đohàng kỹ” đến Công ty 20 là một quá trình phát triển phù hợp với tiến trình lịch sửcủa đất nớc, của Quân đội ta nói chung và của ngành hậu cần, ngành quân trangQuân đội ta nói riêng Đó là quá trình phát triển từ không đến có, từ nhỏ đến lớn, từthô sơ đến hiện đại, từ sản xuất thủ công đến bán cơ khí rồi cơ khí toàn bộ, từ quản

lý theo chế độ bao cấp đến hạch toán từng phần, tiến tới hoà nhập với thị trờngtrong nớc, khu vực và thế giới

Có thể đánh giá quá trình phát triển của Công ty 20 qua một số chỉ tiêu sau :

Kết quả thực hiện các chỉ tiêu chủ yếu

+Về mặt hàng sản xuất kinh doanh, ngày một sản xuất với số lợng lớn, đã mởthêm đợc cả một số mặt hàng phụ và mặt hàng bổ sung

+Về quy mô: Ngày càng mở rộng sản xuất, từng bớc đi đến quyết định thành lậpthêm các đơn vị thành viên mới Chính vì thế các khâu sản xuất đã tránh khỏi tìnhtrạng chồng chéo

+Về quy trình công nghệ sản xuất ngày một hoàn thiện và đã tổ chức sản xuất đivào khép kín

+ Trang thiết bị trong công ty tơng đối tốt, cơ sở hạ tầng đảm bảo cho sản xuấtkinh doanh.

+ Kết quả đạt đợc cho thấy: Số lợng công nhân viên tăng ngày càng nhiều, nhng

đời sống của cán bộ công nhân viên vẫn đợc cải thiện

+ Thực tế nộp ngân sách Nhà nớc hàng năm tăng lên gần một tỷ đồng Việt Nam.+ Bên cạnh đó Công ty còn có thêm một số các u điểm khác nữa

+ Công ty hiện nay rất thiếu vốn lu động thuộc nguồn ngân sách cấp, đặc biệt là

đối với hai Xí nghiệp dệt Cơ chế cấp ứng và thanh toán vốn cho sản xuất Quốcphòng cha thật phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty

- Chức năng hoạt động văn phòng cơ quan, đơn vị là việc sắp đặt các yếu tố cấuthành trong đơn vị theo một trật tự nhất định, nhằm đạt đợc mục tiêu của cơ quan,

đơn vị

- Tổ chức quản trị văn phòng là quản lý các nguồn thông tin tài liệu, thông quacác nhiệm vụ của lãnh đạo và các bộ phận trong đơn vị để đạt đợc mục tiêu của cơquan, đơn vị

2.Chức năng của văn phòng;

Gồm có 3 chức năng cơ bản:

- Chức năng tham mu: Muốn quyết định các mục tiêu của cơ quan đơn vị ngờiquản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan đồng thời phải chú ý tới những ý kiếntham gia của cấp dới, của bộ phận trợ giúp là văn phòng Văn phòng sẽ tập hợpchọn lọc để đa ra những kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thôngtin, phơng án để quyết định kịp thời, đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn

tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu Chức năngnày đợc gọi là chức năng tham mu cho các nhà lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vịcủa công tác văn phòng

- Chức năng tổng hợp: Kết quả tham vấn trên xuất phát từ những thông tin ở cả

đầu vào, đầu ra và thông tin ngợc trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tợng mà văn phòngthu thập đợc, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của ngời lãnh đạo quản lý.Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc,trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực Hoạt động nh trên thuộc

về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng Chức năng này không chỉ có tácdụng thiết thực đến chức năng tham mu của văn phòng, mà còn có vai trò quantrọng đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị Chính vì ý nghĩa to lớncủa chức năng này, nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố hiện đại hóacông tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại

- Chức năng hậu cần: Hoạt động của cơ quan đơn vị, không thể thiếu các điềukiện vật chất nh nhà cửa, thiết bị, phơng tiện, công cụ, tài chính Những cái đóthuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọiquá trình, mọi lúc mọi nơi

VD:

+ Khu văn phòng cơ quan làm việc phải đợc lựa chọn, bố trí sao cho thuận lợitrong điều hành hoạt động, giao dịch và đỡ tốn kém nhất

+ Trong trụ sở phòng làm việc cần sắp đặt phù hợp với mỗi loại công việc, mỗingời cán bộ , nhân viên trong từng điều kiện môi trờng nhất định Cho dù các thiết

bị thô sơ hay hiện đại cũng cần đợc bố trí hợp lý, tiện lợi và hiệu quả

+ Những vật dụng thờng xuyên và nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị cũng do văn phòng cung cấp Trên cơ sở định mức tiêu dùnghay kỳ hạn sử dụng Điều kiện này cũng không kém phần quan trọng ảnh hởng đếnkết quả hoạt động của tổ chức ở cả đầu vào và đầu ra Muốn hoạt động phải cónhững nguyên vật liệu, phơng tiện, và nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động lạịtuỳ thuộc vào phơng thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó nh thế nào của mỗi vănphòng cơ quan Chi phí thấp nhất để đạt kết quả cao là phơng châm hoạt động củacông tác văn phòng

3 Nhiệm vụ của văn phòng:

- Từ chức năng chung, cơ bản của mỗi thực thể trong văn phòng cơ quan, đơn vịngời ta phân thành các chức năng cụ thể , chi tiết Những chức năng cụ thể ấy lại gắnvới mỗi điều kiện không gian, thời gian lĩnh vực , tính chất hình thức, nội dung cụ thểnên còn gọi là những nhiệm vụ Từ đó có thể xác định đợc hoạt động của văn phòngbao gồm các nhiệm vụ sau:

+ Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị

+ Xây dựng và quản lý chơng trình kế hoạch hoạt động của cơ quan , đơn vị.+ Thu nhận , xử lý, quản lý và sử dụng thông tin

Sơ đồ văn phòng lý tởng

III Hoạt động văn phòng ở Công ty 20:

Qua đợt đầu đợc thực tập ở Công ty 20, em thấy trong Công ty 20 có văn phòng

và một số phòng chức năng Văn phòng đã thực hiện chức năng chính của văn phòngCông ty 20

1 Văn phòng với công tác văn phòng ở Công ty 20:

1.1 Văn phòng đã thực hiện ba chức năng chính của mình :

- Chức năng tham mu: Phòng này đã trợ giúp đắc lực cho Giám đốc, cố vấn vàtrợ giúp cho Giám đốc trong những tình huống, những quyết định đem lại hiệu quả choCông ty Đã giúp lãnh đạo xử lý các công việc cần thiết, kịp thời và đúng đắn

- Chức năng tổng hợp: bên cạnh chức năng tham mu cho Giám đốc, vănphòng cũng đã thực hiện chức năng tổng hợp của mình tơng đối tốt Đã luôn thu thập

đợc thông tin từ mọi phía, nhất là từ các phòng ban chức năng Phòng đã quản lý vàcung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo xử lý các thông tin , tổng hợpcác dữ liệu đã có để báo cáo lên Giám đốc Các thông tin về kinh doanh, về thay thế ,sửa chữa Trang thiết bị của Công ty 20 đã đợc cung cấp và quyết định xử lý một cáchkịp thời

- Chức năng hậu cần: Văn phòng đã trực tiếp chỉ đạo, quyết định, phân côngcông tác hậu cần, cho các cấp dới thực hiện Văn phòng đứng đầu là Chánh văn phòng

Chánh vănphòng (trởng phòng )

Phó văn phòng hành

chính

Phó văn phòng quản trị

Y tế

Đán

h máy nhân

in văn

bản

Thô

ng tin

Th ký

Bảo vệ

Độ i xe

Tạp vụ

Tổn g hợp

có toàn quyết định về công tác hậu cần, đảm bảo đầy đủ công tác hậu cần cho toànCông ty và báo cáo kết quả lên Giám đốc Công ty Tập hợp các thông tin cần thiết đểbáo cáo lên Giám đốc ra quyết định thay thế, mua sắm trang thiết bị trong Công ty

Sơ đồ văn phòng công ty 20

1.2 Các bộ phận trong văn phòng :

- Văn phòng của Công ty 20 đứng đầu là Chánh văn phòng, lãnh đạo cấp dớithực hiện tốt những việc đợc giao.Chánh văn phòng đóng vai trò trung gian giữa cấptrên và cấp dới Chánh văn phòng quyết định, xử lý các công việc trong chức vụ củamình nh: chỉ đạo cho cấp dới về công tác hậu cần, trình cấp trên xin tài chính để thựchiện công việc, chỉ đạo phó phòng phân bổ xe cho lãnh đạo đi công tác, bố trí bảo vệcông ty

- Giúp việc cho Chánh văn phòng là phó phòng có nhiệm vụ quản lý và xử lý

đội ngũ công tác văn th, lu trữ và đánh máy Quản lý và bố trí xe đi công tác cho lãnh

đạo Tuyển và bố trí Bảo vệ làm việc bảo vệ Công ty 20 Quản lý bố trí tạp vụ làmcông tác mua sắm hậu cần, trang thiết bị phục vụ hoạt động trong Công ty Bộ phậnnày đảm nhận cả công việc lễ tân, đón tiếp khách Bộ phận y tế chăm lo sức khoẻ,khám sức khoẻ định kỳ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty

- Số lợng các thành viên trong văn phòng

Chánh văn phòng

1.3 Trang thiết bị của văn phòng Công ty 20:

Qua thực tập ở văn phòng Công ty 20, em thấy trang thiết bị phục vụ cho hoạt

động văn phòng Công ty 20 tơng đối tốt Ngoài cơ sở vật chất tối thiểu văn phòng Công

ty 20 đã từng bớc tiến tới hiện đại hoá công tác văn phòng Máy vi tính đã đợc sử dụngkhông chỉ để soạn thảo văn bản, mà đã đợc thực hiện chức năng khác của nó nh: thống

kê, lu trữ d liệu thông tin, sử dụng tính toán, hạch toán kết quả kinh doanh Bên cạnh

đó các máy vi tính trong công ty đã đợc nối mạng thành hệ thống Cách bố trí vănphòng làm việc nhìn chung tơng đối hợp lý, từ phòng bảo vệ đến các phòng văn th lutrữ rất thuận tiện cho việc đi lại trong Công ty Quá trình sản xuất của Công ty đ ợc

tổ chức theo dây chuyền khép kín, mọi công nhân khi làm việc đều phải mang trangphục bảo hội lao động

Nhìn một cách khái quát ta thấy trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòngnói riêng và toàn Công ty nói chung là tốt Đảm bảo mọi họat động trong Công ty đợcthông suốt và ổn định

2 Các phòng chức năng thực hiện chức năng nhiệm vụ của văn phòng.

Nh đã nói ở trên Công ty 20 có văn phòng riêng biệt và ngay mỗi phòng chứcnăng cũng thực hiện công tác văn phòng của mình với ba chức năng chính:

- Chức năng tham mu

- Chức năng tổng hợp

- Chức năng hậu cần

2.1 Phòng kế hoạch tổ chức sản xuất ( KH-TCSX)

Ngoài nhiệm vụ chính phòng KH-TCSX đã thực hiện ba chức năng của vănphòng cho mình.

- Chức năng tham mu: phòng KH-TCSX đã tham mu cho lãnh đạo chủ yếu vềlĩnh vực hoạt động của mình Tham mu và phân tích từ những dữ liệu đã có cho lãnh

đạo về tổ chức sản xuất trong Công ty Xây dựng kế hoạch tổ chức sản xuất của Công tytrong những năm tới

- Chức năng tổng hợp: phòng KH-TCSX đã thực hiện chức năng tổng hợp bằngcách thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng tất cả các thông tin cần thiết cho tổ chức sảnxuất và kế hoạch sản xuất của Công ty Từ đó có cơ sở dữ liệu để báo cáo lên lãnh đạotheo tuần , tháng, quý , năm

- Chức năng hậu cần: phòng KH-TCSX tự phục vụ hậu cần cho chính mình Họ

đã có một ngời làm th ký ( văn th - lu trữ - đánh máy và tạp vụ ) phục vụ trong vănphòng của mình Ngời th ký này đảm nhiệm công tác hậu cần một cách tối thiểu nhấtcho phòng KH-TCSX

2.2 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu ( KD-XNK)

Ngoài nhiệm vụ chính của mình Phòng KD-XNK cũng thực hiện chức năngnhiệm vụ của văn phòng

- Chức năng tham mu: phòng KD-XNK là trợ thủ đắc lực trong công tác tham

mu cho lãnh đạo về KD-XNK hàng may, dệt của Công ty Đã tham mu cho lãnh đạo vềKD-XNK bằng những kết quả đã đạt đợc và vạch ra định hớng cho tơng lai, đã giúplãnh đạo quyết định đúng, chính xác và kịp thời vấn đề KD-XNK

- Chức năng tổng hợp: đã thu thập xử lý thông tin một cách kịp thời, đồngthời quản lý và sử dụng nó cho việc KD-XNK một cách triệt để Từ các thông tin đó đãvạch ra đợc các kế hoạch trình lên lãnh đạo Báo cáo cho lãnh đạo các kết quả đã đạt đ-

Chức năng tổng hợp: phòng TC KT cũng tổ chức tổng hợp thông tin về TC

-KT Từ đó báo cáo tổng hợp cho lãnh đạo xem xét và quyết định

- Chức năng hậu cần: phòng TC-KT có một ngời làm công tác hậu cần nhằm đápứng yêu cầu riêng của đơn vị mình

2.4 Phòng kỹ thuật chất lợng ( KT - CL )

Ngoài nhiệm vụ chính của mình, phòng KT - CL cũng làm công tác văn phòng

- Chức năng tham mu cho lãnh đạo : phòng KT-CL đã tham mu cho lãnh đạochủ yếu về kỹ thuật và chất lợng hàng sản xuất trong Công ty Cố vấn cho lãnh đạo nênhay không nên thay đổi mẫu mã mặt hàng trong Công ty Luôn quan tâm đảm bảo vànâng cao chất lợng các mặt hàng sản xuất và nhất là hàng xuất khẩu của Công ty ra thịtrờng

- Chức năng tổng hợp: tổng hợp, kiểm tra chất lợng các mặt hàng sản xuất củaCông ty theo tiêu chuẩn quy định Thu thập thông tin từ các bạn hàng cho đến ngờitiêu dùng về sản phẩm của Công ty 20 để báo cáo lên lãnh đạo, kịp thời điều chỉnh vànâng cao chất lợng mặt hàng của Công ty

- Chức năng hậu cần: Phòng KT-CL cũng làm khâu hậu cần cho mình Phòngkhông có bộ phận hậu cần riêng biệt, mà hoạt động hậu cần này đã đợc các thành viêntrong phòng KT - CL tự đảm trách

định Tham mu cho lãnh đạo về các thành viên trong Đảng uỷ, kết nạp Đảng,

Đoàn cho những ai đủ t cách

- Chức năng tổng hợp: Phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ thu thập, xử lýthông tin chủ yếu về chính trị, từ bên ngoài Công ty, cho đến từng bộ phận, từng thànhviên trong Công ty Qua đó nắm bắt, quản lý và sử dụng thông tin một cách chính xác.Báo cáo ngay cho lãnh đạo những thông tin cần thiết Tổng hợp các số liệu đã đợc lãnh

đạo Công ty đề ra và trình lên lãnh đạo các kết quả của từng tháng, quý, năm

- Chức năng hậu cần: Phòng chính trị có một bộ phận hậu cần gồm hai ngời.Một ngời làm công tác hậu cần chính cho phòng chính trị, còn một ngời làm công táchậu cần nói chung nh: hậu cần cho việc tổ chức hội nghị, toạ đàm, các cuộc liên hoan,giao lu trong Công ty.

IV Nhận xét chung.

1 Nhận xét chung về công tác văn phòng ở Công ty 20

Qua tìm hiểu về hoạt động của công tác văn phòng ở Công ty 20 Cho thấy Công

ty 20 có văn phòng là phòng đảm nhận chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của côngtác văn phòng Bên cạnh đó các phòng chức năng cũng thực hiện công tác vănphòng của mình

Dựa trên sơ đồ hoàn chỉnh của công tác văn phòng và việc thực hiện chức năng,nhiệm vụ của văn phòng, ta thấy từ văn phòng đến các phòng chức năng của Công

ty 20, ngoài nhiệm vụ chính của mình, nó còn làm tốt công tác văn phòng chochính bản thân nó.Tuy hệ thống văn phòng không phải là bộ máy văn phòng lý t-ởng nhng công tác văn phòng ở đây vẫn đợc thực hiện một cách có khoa học Đặcbiệt là nó đã đem lại không ít những thành quả cho Công ty

Ngoài chức năng và nhiệm vụ riêng thì các phòng còn có nhiệm vụ kiểm tra,giám sát mọi hoạt động của nhau Các hoạt động không bị bó hẹp trong phạm vịcủa phòng mà nó luôn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống dâychuyền mắt xích Trang thiết bị trong văn phòng tơng đối đầy đủ nên đã ứng dụng

đợc tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác văn phòng, đặc biệt là công tác văn

th lu trữ Công ty ngày càng hoàn thiện hơn nữa, bộ máy hoạt động và cơ cấu tổchức của các phòng ban Điều đó thể hiện trong việc phân chia nhiệm vụ, tráchnhiệm quyền hạn của các phòng ban Thêm vào đó đội ngũ cán bộ công nhân viên

có trình độ cao tơng đối nhiều Đó là một mặt mạnh của Công ty Bên cạnh những

2 Nhận xét chung về công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty 20.

Qua thực tập ở Văn phòng Công ty 20 tôi nhận thấy “ Công tác lãnh đạo điềuhành trong văn phòng” ở đây nhìn chung là tốt Văn phòng Công ty có một bộ máylãnh đạo khá năng động, chỉ đạo gián tiếp mọi hoạt động trong Công ty Những cán

bộ điều hành ở đây có đủ phẩm chất của ngời cán bộ lãnh đạo Vì thế mọi hoạt

động trong Công ty luôn đợc thực hiện kế hoạch và đạt đợc mục tiêu đề ra Bêncạnh đó các hoạt động trong văn phòng công ty điều có kết nối khăng khít vớinhau , trao đổi xử lý thông tin và các hoạt động thiết yếu của văn phòng Công ty

Lãnh đạo luôn có đủ những thông tin cần thiết để kịp thời xử lý Lãnh đạo

điều hành và cắt đặt công việc cho cấp dới thực hiện một cách nhanh chóng , kịpthời Điều đó càng chứng tỏ công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty

20 đợc thực hiện một cách nhuần nhuyễn, các cán bộ lãnh đạo điều hành ở đây đã

áp dụng đựoc các phơng pháp quản lý một cách khoa học nắm bắt đợc tâm lý cấp

d-ới, phù hợp với mọi hoạt động trong văn phòng Công ty 20

Khi đợc thực tập trong văn phòng Công ty 20 và đợc trực tiếp làm việc với cô,bác lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty Cụ thể là tôi đã đợc bác Chánhvăn phòng Công ty 20 tận tình chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong công việc cũng nh thamkhảo thông tin t liệu Tôi đã thấy đợc rất nhiều điều học hỏi ở đây, đặc biệt là côngtác lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty Một phần vì đây vừa là một Công

ty thuộc ngành Quân đội, bên cạnh đó do cơ chế thị trờng mở cửa tăng sự cạnhtranh, nên những năm gần đây Công ty 20 đã mở rộng hợp tác làm ăn với các đốitác bên ngoài Điều đó cho thấy từ những quyết định sáng suốt của Ban lãnh đạoCông ty, đã nắm bắt thị trờng một cách kịp thời, tạo cho Công ty có một hớng đi

đúng đắn, phù hợp với thời kỳ phát triển kinh tế mới Nó không những làm tiền đềcho sự phát triển vững chắc của Công ty mà nó còn tạo nguồn sống và nâng cao đờisống của cán bộ công nhân viên trong Công ty 20

Đi sâu vào công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng Đơn cử nh công táclãnh đạo điều hành ở văn phòng Công ty 20 mà cụ thể là chức vụ Chánh văn phòng

ở đây

Chánh văn phòng là một cấp lãnh đạo trung gian giữa cấp trên và cấp dới, lotoan sắp xếp các thủ tục, các hoạt động trớc và sau thậm chí cả quá trình công việc (nếu đợc giao phó ) cho cấp trên, chỉ đạo cấp dới thực hiện các quyết định mệnh lệnhcủa cấp trên Thay mặt giám đốc tiếp đón sắp xếp tất cả các cuộc họp, gặp gỡ côngviệc cho Giám đốc hoặc trực tiếp làm việc đó khi đợc giao phó hoặc đúng chức vụthẩm quyền của mình Có thể ra những quyết định và thực hiện các ông việc màgiám đốc giao phó cùng với các công việc mà Giám đốc bao quát không xuể trongthẩm quyền chức vụ của mình Bên cạnh đó còn phải báo cáo tổng hợp thông tin lênGiám đốc nh kết quả sản xuất kinh doanh Tham mu cho Giám đốc về xử lý thôngtin và ra quyết định

Trên đây là những dẫn chứng cụ thể về công tác lãnh đạo điều hành trong vănphòng Công ty 20 Đó mới chỉ là một phần nhỏ công việc mà tôi đã đợc thấy từ bácChánh văn phòng cũng nh các cô bác lãnh đạo trong Công ty 20 Từ đây tôi có đôi

điều suy nghĩ về vai trò và phong cách của ngời lãnh đạo Có thể thấy đợc mặt uviệt của công tác lãnh đạo điều hành ở đây Chính vì thế tôi cần phải làm sáng tỏ

điều này bằng một số lý luận ở chơng tiếp theo

ch ơng IV

Công tác l nh đạo điều hành trong văn phòngãnh đạo điều hành trong văn phòng

I Một số vấn đề lý luận về công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòngnh đạo điều hành trong văn phòng.

Trong thời đại hiện nay, muốn nâng cao hiệu quả của nền sản xuất xã hội có

nh chất then chốt để giải quyết tốt những vấn đề kinh tế xã hội, đòi hỏi phải đổi mớicơ chế quản lý kinh tế Vì vậy, yêu cầu đặt ra đối với cán bộ quản lý trong điều kiệnhiện nay phải là cán bộ biết làm kinh tế Họ là những ngời sống có lý tởng, có tinhthần trách nhiệm cao đối với nhiệm vụ đợc giao, có trình độ chuyên môn cao vànăng lực tổ chức giỏi, nhạy cảm đối với cái mới, luôn có sáng kiến và tháo vát, biết

đề ra những quyết định đúng đắn, chú ý đúng mức đến vấn đề hiệu quả và tìm tòinhững phơng pháp tối u để đạt đợc hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất

Nhận thấy công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng là một chủ đề rấtrộng mà tôi khó có thể nói đợc ở đây Bên cạnh đó vai trò và phong cách của ngờilãnh đạo lại là vấn đề nổi cộm nhất làm tôi quan tâm Vì thế tôi chỉ trình bày haivấn đề tiếp trong phần này, đó cũng là trọng tâm của bài viết mà tôi muốn đề cậptới

1 Vai trò của ng ời lãnh đạo trong cơ quan văn phòng.

1.1 Vai trò của ngời quản trị hành chính văn phòng.

Ngời lãnh đạo văn phòng cũng là ngời cán bộ quản lý, có trách nhiệm giúpviệc đắc lực cho thủ trởng trong việc tham mu, điều hành các công việc nh lên

kế hoạch, tổ chức, phối hợp, kiểm tra các hoạt động trong toàn cơ quan làm saocho có hiệu quả Muốn vậy ngời cán bộ điều hành phải lãnh đạo phòng hànhchính phục vụ các phòng ban khác có hiệu quả

Ngời lãnh đạo điều hành văn phòng phải là ngời đợc đào tạo chuyên về quản

lý hành chính văn phòng, đợc trang bị đầy đủ về tất cả những nguyên tắc và thựctiễn của quản lý và là ngời ý thức đầy đủ về sự cần thiết của công tác phối hợptất cả các hoạt động hành chính văn phòng nội bộ và liên hệ chặt chẽ với nhữngchức năng khác trong tổ chức

Văn phòng là việc gắn các nguyên tắc quản lý vào việc truyền đạt những vấn

đề có liên quan đến hồ sơ, văn th giấy tờ Hiện nay văn phòng không phải là bộphận riêng rẽ bởi vì hành chính văn phòng tự nó không có mục tiêu rõ rệt Nóicách khác thì quản trị hành chính văn phòng chỉ là một phần của quản trị kinhdoanh tổng hợp bởi vì những ai điều khiển công việc hành chính văn phòng đều

tham gia vào toàn bộ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp Chính vì thế côngtác văn phòng đợc xem nh là một dịch vụ là một hoạt động tạo mọi điều kiệnthuận lợi cho hoạt động khác.

Để công việc đạt hiệu quả cao ngời cán bộ điều hành văn phòng phải thựchiện các nhiệm vụ sau đây:

Đó là phải tạo đợc cơ cấu tổ chức hành chính tốt muốn thực hiện đợc việcnày ngời cán bộ điều hành văn phòng phải thực hiện những am hiểu, thông thạotất cả các công việc hành chính văn phòng nh truyền đạt thông tin, tính toán,soạn thảo hồ sơ văn th , lu trữ các công văn giấy tờ, điều hành máy móc và thuthập tài liệu

Bất cứ nhà lãnh đạo nào cũng phải biết tổ chức một lực lợng hành chính vănphòng sao cho các đơn vị công tác đợc xác Định rõ ràng, mọi ngời hiểu rõ đợctrách nhiệm trong công việc và xác định rõ quyền hạn Sơ đồ tổ chức, các bảngxắp xếp công việc, phù hợp với chức danh của từng ngời là những cái rất cầnthiết

Cung cấp đầy đủ các phơng tiện truyền thông bên trong bộ phận hành chính

và tạo điều kiện thuận lợi truyền thông trong khắp cơ quan

Tổ chức và duy trì các cơ sở vật chất cần thiết cho công việc hành chính đạtkết quả cao bằng cách bố trí ghế và bàn làm việc phù hợp với vóc dáng từng ngờitrong phòng, ánh sáng đầy đủ có hệ thống thông gió và hệ thống giảm tiếng ồn

có hiệu quả

Lựa chọn và mua sắm dụng cụ văn phòng, trang bị máy móc và dụng cụ làmviệc Cung cấp đầy đủ các phơng tiện truyền thông bên trong bộ phận hànhchính và tạo điều kiện thuận lợi truyền thông trong khắp cơ quan

Ngời quản trị hành chính văn phòng phải biết phối hợp công việc của th kývới kiểm soát viên phối hợp các hoạt động hành chính với các hoạt động hànhchính văn phòng của các bộ phận phòng ban khác

Ngời cán bộ điều hành văn phòng cần phải biết lên kế hoạch cho công việchành chính

Để làm đợc việc này ngời quản lý hành chính văn phòng cần phải:

Biết cách tổ chức và lên kế hoạch hợp lý cho ngày làm việc của mỗi mộtcông việc Điều này đòi hỏi phải có các tiêu chuẩn về số lợng, chất lợng, tiêu chuẩn

về thời gian và những nghiên cứu về thủ tục