I. Một số vấn đề lý luận về công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng.
1.4.Các mối quan hệ của ngời cán bộ hành chính văn phòng.
1. Vai trò của ngời lãnh đạo trong cơ quan văn phòng.
1.4.Các mối quan hệ của ngời cán bộ hành chính văn phòng.
Ngời cán bộ hành chính văn phòng có rất nhiều mối quan hệ nh mối quan hệ nội bộ của mình, mối quan hệ liên nội bộ, mối quan hệ với khách hàng và mối quan hệ nghề nghiệp với ngành chuyên môn của mình.
Mối quan hệ này vừa là ngành dọc vừa là ngành ngang. Họ liên hệ với cấp dới, cấp trên và đồng thời liên hệ với các đồng nghiệp ngang cấp.
*Mối quan hệ với cấp trên:
Ngời quản trị văn phòng phải c xử văn minh ở nơi làm việc. Phải luôn luôn tôn trọng cấp trên dù đó là ngời mình không a thích. Cần phân biệt công việc và tình cảm cá nhân. Hãy hiểu vị trí, vai trò và trách nhiệm của cấp trên và hợp tác với họ. Cần tìm hiểu tính cách, đặc tính của cấp trên và để ý khi tiếp xúc. Chấp hành nghiêm túc chỉ thị của cấp trên và triển khai với tinh thần trách nhiệm cao, thẳng thắn đề nghi cấp trên tăng cờng chỉ đạo các công việc và trình bày nỗi lo lắng băn khoăn của mình. Cần khiêm tốn lắng nghe ý kiến và các khuyến cáo. Cần tạo nhiều cơ hội nói chuyện với cấp trên để trao đổi ý kiến, ý tởng và thông tin về công việc tránh nói xấu phê phán sau lng. Không nói những chuyện đời t ít liên quan tới công tác, tìm cách khắc phục khuyết điểm và nhợc điểm của họ, không để cho cấp trên bị nguy hiểm. Thờng xuyên tuân thủ nghiêm túc chỉ thị, mệnh lệnh, báo cáo tiến trình công việc, kết quả. Cần nói lại chính xác không thiếu sót, thông tin cần thiết . Hoàn thành công việc đợc giao với tinh thần trách nhiệm cao tạo thành quả hơn lòng mong đợi.
Ngời quản trị văn phòng phải là ngời có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dới chấp nhận cải cách những thủ tục mới, các phơng pháp hành chính văn phòng mới.
Mối liên hệ liên bộ phận.
Đây là mối quan hệ với nhân viên hoặc cấp hành chính, các bộ phận khác. Nhà quản trị hành chính có thể và nên cố vấn về các vấn đề quản trị hành chính trong khắp công ty, cố vấn về tất cả các chính sách ảnh hởng đến hoặc bị ảnh hởng tới các hoạt động hành chính văn phòng.
Mối quan hệ với khách hàng.
Mối quan hệ này đợc thực hiện thông qua th từ, điện thoại, tiếp xúc hoặc các hoạt động tơng tự. Đối với nhiều khách hàng thì các cuộc tiếp xúc với Công ty đều là thông qua các hoạt động hành chính văn phòng. Thiện trí của họ đối với doanh
nghiệp, bất kể sản phẩm tốt xấu nh thế nào đều do mối quan hệ giữa hành chính văn phòng và khách hàng có tốt đẹp hay không.
Mối quan hệ với nhân viên:
Ngời quản trị văn phòng phải biết hoà đồng, hoà mình với các ý tởng và quan tâm đến đời sống của nhân viên. Biết nhìn vào u điểm sở trờng và tránh nêu khuyết điểm của cấp dới. Thờng xuyên thăm hỏi động viên, những ngời cố gắng, thởng hoặc có thù lao tơng ứng đối với nhân viên. Luôn luôn lo lằng nghe cấp dới nói chuyện hoặc trình bày sự lo lắng, phải tỏ vẻ thành thật quan tâm đến cấp dới, đứng trên lập tr- ởng tâm tình để hiểu họ. Tôn trọng tính tự chủ của cấp dới, không ép buộc hoặc cỡng chế họ theo một khuôn mẫu hoặc cách thức nào. Không trách mắng thất bại của cấp dới trớc mặt mọi ngời. Với t cách là ngời cộng tác trong công việc, thờng xuyên hớng dẫn, giúp đỡ chỉ đạo họ. Không phân biệt và đối xử bình đẳng, nghĩ đến lời ích của cấp dới giống nh lợi ích của mình. Ngời cán bộ quản trị phải biết tự kiểm soát mình, tin tởng vào cấp dới và có thiện ý khi tiếp xúc với họ. Nhờ tính dễ gần gũi mà ngời quản lý sẽ có thông tin hai chiều và tạo bầu không khí thân thiện trong cơ quan.
Cách quản lý của thời đại ngày nay không chỉ đòi hỏi kỹ thuật quản lý mà còn đòi hỏi nghệ thuật khơi dậy mặt tích cực của cấp dới. Do vậy ngời quản trị văn phòng phải có sức khoẻ, tinh thần mạnh mẽ, kiên trì, nhẫn nại, tiên phong đi đầu và đối với cấp dới thì linh hoạt trong ứng xử, ôn hoà biết nghĩ đến họ để khơi dậy mặt tích cực. Ngời quản trị văn phòng phải biết khen đúng lúc để thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Ngời ta thờng nói “ Ngời khen có thể quên lời khen nhng ngời đợc khen sẽ mãi mãi giữ trong lòng lời khen đó”. Đúng vậy tại môi trờng làm việc ngời quản trị cần phải chú ý đến sở trờng của ngời khác, thành quả trong công việc và khen họ thật lòng, cho dù việc nhỏ, hành vi tốt cũng chú ý để khen. Nhanh chóng tìm cơ hội khen ngời mới vào dể họ tự tin trong công việc. Với ngời đã thất bại hoặc đang nản chí, tìm cơ hội đợc khen, làm cho họ lấy lại niềm tin. Nêu việc tốt và khen họ trớc mặt mọi ngời. Đặt niềm tin vào sự nỗ lực hoặc tiến bộ và khen ý chí, lòng kiên trì. Đánh giá rõ ràng những chỗ tốt và khen rồi chú ý khắc phục những mặt còn yếu. Khen với một
thái độ chia sẻ nềm vui, đồng cảm. Cùng một lúc làm cho cấp dới hiểu rõ, nhận thức đợc vai trò quan trọng của từng ngời trong cơ quan.