I. Một số vấn đề lý luận về công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng.
1. Vai trò của ngời lãnh đạo trong cơ quan văn phòng.
1.5. Đặc điểm hoạt động của ngời quản trị văn phòng.
1.5.1. Đặc điểm chung của hoạt động nhận thức của ngời cán bộ quản trị văn phòng.
Trớc khi lựa chọn một phơng án cụ thể để ra quyết định, ngời cán bộ quản trị văn phòng cũng phải nghiên cứu sâu sắc toàn bộ thông tin định giải quyết và chu trình diễn biến của quản trị văn phòng, hiệu quả của quản trị văn phòng phụ thuộc vào mức độ hiểu biết chính xác và khách quan đối tợng quản trị. Chính vì vậy hoạt động nhận thức của ngời cán bộ quản trị văn phòng là rất quan trọng.
Hoạt động nhận thức là một trong những hình thức tác động qua lại tích cực nhất của hoạt động con ngời với thế giới xung quanh. Theo quan niệm nào đó thì quá trình nhận thức là hoạt động thu lấy hết những thông tin từ đối tợng mà con ngời dựa vào mối quan hệ mới.
Hoạt động nhận thức định ra đối tợng nghiên cứu và chủ thể nhận thức. Từ phía đối tợng, nhận thức là sự thu lấy thông tin, từ phía chủ thể nó là sự hiểu biết. Con ngời hiểu đợc những điều mà ngời quản lý nghiên cứu để lại dùng những thông tin mới thu đợc kết hợp với thông tin đã có xây dựng lên một thể thống nhất chọn vẹn với những phần không đối chọi nhau. Giả thiết ngời quản trị văn phòng đã có một ý kiến chắc chắn về một sự kiện nào đó, nếu đột nhiên có một thông tin có tính chất ngợc lại thì ngời quản trị sẽ không tin ngay vào thông tin đó mà phải suy nghĩ xem xét lại những điều đã biết và đa thông tin mới có vào để nhìn nhận sự kiện.
Nh vậy trong hoạt động nhận thức ngời quản trị văn phòng phải chú ý những điểm sau đây:
Ngời cán bộ quản trị văn phòng phải là ngời trung thành với sự thật vì sự thật bao giờ cũng là sự thật. Cơng quyết chống lại kiểu nghiên cứu có ý kiến trớc rồi mới tìm hiểu thực tế và chỉ chú ý đến sự kiện xác nhận giả thiết đã có sẵn bởi vì trong tình trạng vô cùng phức tạp của các hiện tợng xã hội có thể luôn luôn tìm đợc các chi tiết
riêng rẽ xác nhận cho bất cứ giả thiết nào. Nếu có sự can thiệp không đúng thẩm quyền trong trờng hợp dễ làm tổn hại đến thanh danh của ngời cán bộ quản trị văn phòng và gây sai lầm không thể sửa chữa đợc cho công việc.
Phải coi trọng các phơng pháp nhận thức nh: Nói chuyện, phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, quan sát. Với những phơng pháp trên, chúng ta sẽ tiếp cận thực tế không những chỉ trên giấy tờ mà cả trực tiếp để có khái niệm đầy đủ nhất về bản thân sự kiện và hiện thực.
Thực hiện hoạt động phân tích để sử dụng thông tin thu thập đợc với mục đích đảm bảo với một t tởng cần thiết.
1.5.2. Đặc điểm của việc ra quyết định.
Ra quyết định là một biến dạng của hoạt động nhận thức của ngời cán bộ quản trị văn phòng, đó là quá trình t duy. Ra quyết định là nhằm đa đối tợng quản trị từ trạng thái này sang trạng thái khác phù hợp với nhiệm vụ quản lý.
Có thể cho rằng hiệu quả của quyết định quản trị phụ thuộc vào mức độ luận cứ khoa học, những điều kiện tâm lý cũng có ảnh hởng đế hiệu quả những quyết định đã điều ra.
Các hoạt động quản trị văn phòng thờng có những khía cạnh tâm lý sau:
- Quyết định với tính cách là một quá trình: Vận động từ chỗ không hiểu biết đến chỗ hiểu biết.
- Tính các nhân của quyết định.
- Sự tác động qua lại của những ngời tham gia vào quá trình quyết định. - Sự tiếp nhận quyết định của những ngời thừa hành.
- Những hậu quả giáo dục của quyết định.
1.5.3. Đặc điểm tổ chức của ngời cán bộ quản trị hành chính văn phòng.
Theo nghĩa hẹp hoạt động tổ chức là hoạt động đặc trng của ngời cán bộ quản trị để hoàn thành chơng trình quản trị văn phòng theo từng nhiệm vụ cụ thể.
- Truyền đạt có hớng đích cho nhiều ngời khác biết thông tin quản lý, đồng thời xác định phần họ tham gia vào lao động.
- Bảo đảm gây tác động quản lý cần và đủ đối với mọi ngời. Để đẩy mạnh các khả năng chủ quan của từng ngời thực hiện và khả năng của họ tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ đề ra.
- Cung cấp phơng tiện cần thiết cho những ngời thực hiện và tạo điều kiện thuận lợi giúp hiệu quả của lao động.
- Không ngừng gắn kết quả của ngời thực hiện với ý định xuất phát của ngời cán bộ quản lý góp phần điều chỉnh cần thiết cho quá trình lao động.
- Mục đích của hoạt động tổ chức là thực hiện chơng trình đã vạch ra bằng cách triển khai hoạt động thực hiện của nhân viên. Hai phơng pháp khác nhau của khâu tổ chức thực hiện là truyền đạt nhiệm vụ và động viên thực hiện.
Đặc điểm công tác tổ chức thực hiện đợc biểu hiện ở chỗ công tác tổ chức của ngời cán bộ quản lý ở đây không chỉ định đến hoạt động của bản thân ngời cán bộ mà chỉ định đến hoạt động của nhiều ngời khác. Ngời cán bộ gây tác động đến nhiều ng- ời khác để họ làm chủ đợc mình, có thái độ khẩn trơng đối với công việc, không lùi bớc trớc mọi khó khăn và kiên quyết vợt qua mọi khó khăn.