Nên việc tách bạch trách nhiệm này sẽ hạn chế nhân viên của bộ phận nhân sự làm các hồ sơ nhân sự giả tạo, đồng thời các nhân viên bộ phận tiền lương chỉ có thể thanh toán cho những ai c
Trang 1Chương 11: KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỂN LƯƠNG
VÀ NHÂN VIÊN
Phần 1: Chọn đáp án đúng hoặc sai và giải thích ngắn gọn:
Câu 1: Sai
Giải thích: Việc phân chia tách bạch giữa chức năng nhân sự với chức năng thanh toán tiền lương là hết sức cần thiết nhằm kiểm soát rủi ro trong việc thanh toán cho những nhân viên khống Bởi vì chỉ có bộ phận nhân sự mới
có điều kiện để đưa thêm danh sách các nhân viên vào sổ nhân sự và chỉ có phòng kế toán tiền lương mới có điều kiện tiến hành thanh toán lương cho người lao động Nên việc tách bạch trách nhiệm này sẽ hạn chế nhân viên của bộ phận nhân sự làm các hồ sơ nhân sự giả tạo, đồng thời các nhân viên
bộ phận tiền lương chỉ có thể thanh toán cho những ai có tên trong danh sách của sổ nhân sự với các mức lương đã được ấn định cụ thể Sự kết hợp của hai chức năng này làm một sẽ tạo điều kiện cho gian lận và sai phạm nảy sinh
Đồng thời, để đảm bảo một cách thỏa đáng về việc phân chia tách bạch các trách nhiệm thì bộ phận nhân sự cần phải được tách khỏi trách nhiệm tính toán lương, thưởng, lập bảng lương, thưởng chi lương, thưởng và trách nhiệm giám sát thời gian lao động hoặc dịch vụ hoàn thành Nếu không, chức năng phê duyệt của bộ phận nhân sự sẽ phối hợp với chức năng thanh toán tiền lương dẫn tới làm tăng các cơ hội tăng mức lương, bậc lương một cách cố ý vì mục đích tư lợi hoặc tạo ra nhân viên khống
Vi vậy, việc gộp chức năng nhân sự và chức năng thanh toán tiền lương thực hiện bởi chỉ một bộ phận trong đơn vị không phải là một biện pháp thích hợp để tiết kiệm được chi phí tiền lương và giảm thiểu sai sót
Trang 2Câu 2: Đúng
Giải thích:
Chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương luôn là một khoản chi phí lớn trong hầu hết các doanh nghiệp cũng như các tổ chức
Tiền lương là một lĩnh vực chứa đựng nhiều gian lận và sai sót của nhân viên làm cho một lượng tiền lớn của công ty bị sử dụng kém hiệu quả hoặc
bị thất thoát
Do chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình hoạt động kinh doanh cũng như báo cáo tài chính của doanh nghiệp, đồng thời khả năng xảy ra gian lận cao nên việc phê duyệt thay đổi mức lương, bậc lương, thưởng và các khoản phúc lợi nên được ký duyệt bởi người có thẩm quyền trong đơn vị Việc kiểm soát với những thay đổi này nhằm bảo đảm tính chính xác về cấc khoản thanh toán tiền lương Câu 3: Sai
Nên được thực hiện bởi bộ phận sử dụng lao động
Câu 4: Đúng
Giải thích:
Căn cứ để xác định quỹ lương trong doanh nghiệp căn cứ trên cơ sở cơ bản
là thời gian lao động, khối lượng công việc, sản phẩm và lao vụ hoàn thành của người lao động hoàn thành
Hàng tháng, kế toán doanh nghiệp phải tính lương, tính các khoản phải trả cho người lao động Việc ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc và số lượng công việc/lao vụ hoàn thành của từng người lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn trong quản lý lao động tiền lương Đây chính là căn cứ dung để tính lương, thưởng và các khoản trích theo lương cho nhân viên… Tất cả các chứng từ trên phải được
Trang 3kế toán kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và phải bảo đảm các yêu cầu cuả chứng từ kế toán
Sau khi đã kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, tính trợ cấp phải trả cho người lao động theo hình thức trả lương trả thưởng đang áp dụng tại doanh nghiệp Trên cơ sở cấc bảng thanh toán lương,
thưởng, kế toán tiến hành phân loại tiền lương, tiền thưởng theo đối tượng
sử dụng lao động để tiến hành lập chứng từ phân bổ tiền lương, tiền thưởng vào chi phí kinh doanh
Đối với các doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam thì chứng
từ ban đầu sử dụng để hạch toán thời gian lao động và khối lượng công việc/ lao vụ hoàn thành là Bảng chấm công và Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao
vụ hoàn thành
Câu 5: Sai- Phải được từng nhân viên ký
Giải thích:
Câu 6: Đúng
Giải thích: Nhìn chung, những tài liệu nội bộ về chi phí tiền lương và nhân viên được chuẩn bị bởi đơn vị được kiểm toán là bằng chứng kiểm toán có tính thuyết phục nhất mà có sẵn cho việc kiểm tra các tài khoản tiền lương
Nó giúp đánh giá được hiệu quả của các thủ tục kiểm toán nội bộ Vì vậy, thực hiện thực nghiệp kiểm soát có hiệu quả hơn thủ nghiệm cơ bản Do đó, đối với kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên, thông thường KTV chủ yếu dựa vào các thử nghiệm kiểm soát hơn là thử nghiệm cơ bản
Câu 7: Sai
Giải thích:
Kiểm tra số nhân viên khống bằng cách trả lương đột xuất là hình thức rất tốn kém cho cả khách hàng và chủ thể kiểm toán Theo cách này mọi nhân viên phải trực tiếp ký vào phiếu chi hoặc séc chi của mình và được
Trang 4giám sát bởi một kiểm toán viên và một nhân viên kiểm soát của đơn vị kiểm toán Kiêm toán viên phải thận trọng trong việc quan sát để đảm bảo mỗi nhân viên được nhận một phiếu chi hoặc séc chi Phương pháp này không những tốn kém thời gian và công sức mà nó còn dễ gây ra mâu thuẫn giữa đôi bên Vì thế thủ tục này hiếm khi được sử dụng
Để kiểm tra số lượng nhân viên khống thì phương pháp mà kiểm toán viên thường sử dụng là:
KTV có thể so sánh tên trên các phiếu chi hoặc séc chi lương đã thanh toán với các bảng chấm công và các chứng từ có lien quan về chứ ký phê chuẩn và tính hợp lý của các chữ ký tắt ở mặt sau Nếu phát hiện ra sự khác biệt thì đó chính là dấu hiệu cần được điều tra
KTV có thể chọn ra một số hồ sơ nhân viên từ sổ nhân sự nhằm tìm ra các nhân viên đã thôi việc đã mãn hạn hợp đồng lao động trong năm hiện hành để xác định xem các khoản thanh toán mãn hạn hợp đồng cho anh (chị)
ta có phù hợp với chính sách của công ty không
Phần 2: Chọn câu trả lời đúng nhất và giải thích ngắn gọn:
Câu 1: D Giải thích: Để kiểm tra số nhân viên khống, KTV có thể sử dụng các phương pháp sau:
KTV có thể so sánh tên trên các phiếu chi hoặc séc chi lương đã thanh toán với các bảng chấm công và các giấy tờ lien quan về chữ ký phê chuẩn
cà tính hợp lý của các chữ ký ở mặt sau
KTV cũng có thể chọn ra một số hờ sơ nhân viên từ sổ nhân sự nhằm tìm các nhân viên đã thôi việc đã mãn hạn hợp đồng lao động trong năm hiện hành để xác định xem các khoản thanh toán mãn hạn hợp đồng cho anh (chị) ta có phù hợp với chính sách của công ty hay không
Trang 5Ngoài ra, KTV kiểm tra số nhân viên khống bằng cách trả lương đột xuất
Chỉ cần kiểm tra trên Bảng tính lương và trả lương cho nhân viên thì chưa
đủ căn cứ để xác định số nhân viên khống vì bộ phận lập bảng tính lương vầ
bộ phận chi trả tiền lương có thể móc lối, cấu kết vơi nhau làm thất thoát tiền mặt của công ty
Câu 2: B Giải thích:
Câu 3: C Giải thích: Việc KTV xem xét tính nhất quán trong việc hạch toán chi phí tiền lương cho các bộ phận sản xuất, bán hàng, quản lý doanh nghiệp giữa các kì kế toán không thể giúp KTV khảo sát nhân viên khống, khảo sát giờ công khống, khảo sát các khoản trích theo lương vì nó chưa đủ căn cứ để đưa ra kết luận Thủ tục này giúp KTV khảo sát về việc tính và phân bổ chi phí tiền lương cho từng bộ phận
Câu 4: D Giải thích:
Câu 5: B
Câu 6: A Giải thích: Thủ tục kiểm soát cập nhật hồ sơ nhân sự và sổ nhân
sư lien tục đối với mọi nhân viên chỉ giúp KTV tìm kiếm nhân viên mới và phát hiện nhân viên mãn hạn hợp đồng Thủ tục này không giúp KTV xác định việc đảm bảo rằng tất cả mọi nhân viên trong sổ nhân sự và hồ sơ nhân
sự đều đã được thanh toán lương,các nhân viên được tuyển dụng trên cơ sở các tiêu chuẩn do Ban quản lý phê duyệt,…
Câu 7: D Giải thích: Để tránh tuyển dụng phải những nhân viên có chất lượng kém thì trước tiên, doanh nghiệp phải thiết lập chính sách và thủ tục tuyển dụng, thuê mướn một cách rõ rang, từ đó làm cơ sở cho quá trình tuyển chọn nhân viên
Trang 6Đồng thời, để có nhiều cơ hội tuyển chọn nhân viên, tuyển chọn được những nhân viên có năng lực, trình độ chuyên môn cao thì doanh nghiệp cũng cần phải thông báo tuyển dụng một cách rộng rãi, xác minh một cách đẩy đủ các thông tin về đối tượng tuyển dụng
Câu 8: A Giải thích:
Phần 3: Bài tập thảo luận
Bài tập 1:
a/ Đánh giá tính hữu hiệu của thủ tục kiểm soát mà công ty ABC đang áp dụng đối với chu trình tiền lương và nhân viên:
-Lao động trực tiếp sản xuất của công ty chia làm 6 tổ sản xuất, mỗi tổ
do một tổ trưởng phụ trách : Điều này giúp dễ dàng trong quản lý nhân viên( quản lý về giờ lao động, ý thức làm việc, ý thức kỉ luật…)
- Trả lương theo sản phẩm: Giúp kích thích tinh thần làm việc, sản xuất thêm nhiều sản phẩm
- Bảng chấm công vẫn được lập cho từng tổ sản xuất để theo dõi lao động đi làm thực tế tại công ty: Kiểm soát được thời gian đi làm thực tế, sự nghỉ việc, vắng mặt của người lao động Đây cũng có thể là một trong các căn cứ để có quyết định việc thưởng phạt nhân viên Đồng thời, nó thể hiện
sự nghiêm minh trong công tác quản lý nhân viên của công ty
-Hàng tháng, căn cứ vào số sản phẩm mà mỗi tổ hoàn thành, kế toán tính và trả lương theo đơn giá tiền lương trên một sản phẩm cho từng tổ: Việc trả lương theo từng tổ tránh được sai sót, nhầm lẫn, gian lận trong chi trả lương Các nhân viên trong tổ cũng có thể giám sát việc chi trả lương, nhận lương của đồng nghiệp mình có đúng hay không Nếu không chi trả
Trang 7theo từng tổ rất khó kiểm soát việc này vì lượng nhân viên của cả công ty quá đông
-Lương được phát cho từng tổ trưởng, sau đó căn cứ vào kết quả lao động của từng công nhân trong tổ, tổ trưởng trả lương cho từng nhân viên trong tổ mình: Việc tổ trưởng trả lương cho từng công nhân trong tổ mình cũng giúp hạn chế dược sai sót của kế toán Nếu kế toán tính sai, tổ trưởng
dễ dàng phát hiện ra Hơn nữa, việc chi trả lương qua từng bộ phận như vậy cũng có thể hạn chể được sự câu kết, móc nối của công nhân với kế toán nhằm bòn rút tiền lương của công ty
b/
Sự biến động về nhân sự trong công ty ảnh hưởng rất lớn tới tình hình tiền lương của công ty.Với công nhân mới vào , hệ số lương sẽ thấp hơn; với công nhân rời công ty, hầu hết có hệ số lương cao hơn, có thể được kèm theo các khoản phụ cấp, trợ cấp, thưởng
KTV nên chú ý theo dõi các khoản trích theo lương, các khoản chi thưởng công nhân viên Đồng thời, quan tâm đến số lượng công nhân thực
có trong công ty, giám sắt chặt chẽ việc ghi lương khống, nhân viên khống Trong trường hợp người theo dõi ( chấm công) thời gian lao động lại vừa là người phụ trách phát phiếu chi cho nhân viên thì cơ hội xảy ra gian lận rất cao Ví dụ, đốc công có thể chấm công hang ngày cho một nhân viên nào đó
đã thôi việc và đến khi phát phiếu chi thì đốc công đó sẽ lĩnh luôn phiếu chi lương của người nhân viên đã thôi việc kia Để kiểm soát hiện tượng này KTV có thể so sánh tên trên các phiếu chi hoặc séc chi lương đã thanh toán với các bảng chấm công và các giấy tờ khác lien quan về chữ ký phê chuẩn
và tính hợp lý của các chữ ký tắt ở mặt sau Nếu phát hiện ra sự khác biệt thì
Trang 8đó là dấu hiệu cần kiểm tra KTV cũng có thể chọn ra một số hồ sơ nhân viên từ sổ nhân sự nhằm giúp tìm các nhân viên đã mãn hạn hợp đồng lao động trong năm hiện hành để xác định xem khoản thanh toán mãn hạn
HĐLĐ của họ có phù hợp với chính sách của công ty hay không KTV kiểm tra việc thanh toán lương cho nhân viên để đảm bảo việc chấm dứt thanh toán cho nhân viên đã kết thúc hợp đồng
Tính chính xác của tiền lương và việc phân bổ các khoản trích theo lương vào các tài khoản cũng là mối quan tâm chủ yếu của KTV vì sự ảnh hưởng đáng kể của tiền lương tới rất nhiều khoản mục, chỉ tiêu trên báo cáo tài chính như: sản phẩm dở dang, thành phẩm, phải trả công nhân viên, thuế thu nhập, tiền mặt, tiền gửi ngân hang, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí bán hang, chi phí quản lý… KTV sử dụng các thủ tục phân tích để xác minh
về tính trung thực hợp lý hợp pháp của các khoản này
Bài tập 2:
Các bước kiểm toán cần tiến hành để khẳng định chi phí thôi việc là đúng: -đối chiếu danh sách các nhân viên tham gia sản suất sản phẩm A với danh sách nhân viên chuyển sang sản xuất sản phẩm B và danh sách nhân viên đã nghỉ hưu tại phòng nhân sự nhằm đảm bảo rằng tất cả các nhân viên được phân công đúng và xác định được số lượng nhân viên về hưu sớm hoặc chấp nhận thôi việc
kiểm toán viên chọn ra một số hồ sơ nhân viên từ sổ nhân sự nhằm tìm các nhân viên đã thôi việc trong năm hiện hành để xác định xem các khoản thanh toán thôi việc có phù hợp với chính sách của công ty hay không.xem xét quy định của công ty ,luật lao động,hợp đồng nhân sự nhằm xác định
Trang 9mức trợ cấp thôi việc với mỗi người lao động là bao nhiêu và tính ra tổng
mức trợ cấp thôi việc
-kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho nhân viên giữa các tháng 6 va tháng
7 xem có sự biến động về mức lương phải trả cho nhân viên để đảm bảo việc
chấm dứt thanh toán cho các nhân viên đã thôi việc
-so sánh tỷ lệ chi phí nhân công trực tiếp trong tổng số chi phí kinh doanh
trên doanh thu với các kỳ trươc.để thấy được biến động giảm trong chi phí
nhân công trực tiếp và biến động giảm của tổng chi phí
-xác định các nội dung về trợ cấp thôi việc trên tài khoản 351 nhằm xác định
xem giá trị ghi trong sổ có bằng giá trị mà kiểm toán viên tự xác định hay
không.nếu bằng nhau thì chi phí thôi việc này là đúng
Phần 4: Bài tập nghiệp vụ
Bài tập 1:
Nghiệp vụ Thủ tục kiểm toán Bút toán điều chỉnh 1.Công ty đã chi quá
tiền lương so với tỷ lệ
đã đăng ký với cơ
quan thuế là
300.000.000 đ
-KTV tính tỷ lệ chi phí tiền lương trên tổng doanh thu của đơn vị và
so sánh với tỷ lệ đơn vị đã đăng ký với cơ quan thuế
-So sánh chỉ tiêu tổng tiền lương giữa các kỳ với nhau
Nợ TK 334 300.000.000đ
Có TK 421 300.000.000đ
2.Nhân viên nghỉ việc
từ tháng 10/N và
được hưởng khoản trợ cấp
nghỉ việc là
10.000.000đ nhưng
-So sánh tên nhân viên các phiếu Chi,séc lương đã thanh toán trên bảng thanh toán với tên nhân viên trên bảng chấm công
-So sánh danh sách nhân viên nghỉ
Nợ TK 1388 20.000.000đ
Có TK 351 20.000.000đ
Trang 10Trên bảng thanh toán
Lương vẫn có tên NV
Này(hưởng trợ cấp từ
tháng 10 đến tháng
12/N)
việc trong năm với bảng thanh toán tiền lương
3.Trong năm công ty
có quyết đinh khen
thưởng cho một số NV
xuất xắc bằng sản
phẩm,SP có giá vốn là
50.000.000đ
-Chọn mẫu các quyết định khen thưởng và tiến hành đối chiếu số liệu trên các sổ chi tiết tương ứng
-Đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết TK
431 với các chứng từ có liên quan
-Đối chiếu so sánh số liệu trên sổ chi tiết TK 155 và TK 632
Nợ TK 421 50.000.000đ
Có TK 431 50.000.000đ
4.Một số khoản chi phí
điện nước sinh hoạt
cho cán bộ NV của
công ty trong khu tập
thể đã được hạch toán
vào CP QLDN với số
tiền là 15.000.000đ
-Kiểm tra số liệu trên sổ chi tiết TK TK
642 và đối chiếu với chứng từ hoá đơn tương ứng
-Chọn mẫu các hoá đơn chứng từ Hoá đơn điện nước mua ngoài và đối chiếu lên sổ chi tiết tương ứng
-So sánh chi phí QLDN năm nay với năm trước để phát hiện biến động
Nợ TK 421 7.200.000đ
Có TK 3334 7.200.000đ
5.Các khoản chi lễ tết,
hiếu hỉ trong năm đã
được hạch toán vào CP
QLDN 40.000.000đ
-Kiểm tra số liệu trên sổ chi tiết TK
642 và đối chiếu với hoá đơn chứng
từ liên quan
-So sánh chi phí QLDN năm nay với năm trước để phat hiện biến động
Nợ TK 421 11.200.000đ
Có TK 3334 11.200.000đ
6.Một số NV ở bộ -So sánh chi tiết thông tin trên bảng Nợ TK 421 2.250.000đ