Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu và biên mục tại các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội

2.3 Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí tài liệu và biên mục tại một số thư viện trường Đại học trên địa bàn Hà Nội .... 51 Chương 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢ

VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ BIÊN MỤC TẠI CÁC THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA

BÀN HÀ NỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Vũ Dương Thúy Ngà

SINH VIÊN THỰC HIỆN: Trần Thị Nga

LỚP: Thư viện 37B

HÀ NỘI – NĂM 2009

AACR2 : Quy tắc biên mục Anh – Mỹ ấn bản lần 2 BBK : Khung phân loại thư viện thư mục

DDC : Khung phân loại thập phân Dewey

ISBD : Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế LCC : Bảng phân loại thư viện Quốc hội Mỹ MARC21 : Biên mục có thể đọc bằng máy

T T T T- TV : Trung tâm thông tin thư viện

TVQG : Thư viện Quốc gia

MỤC LỤC

Lời nói đầu 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Ý nghĩa của đề tài 3

6 Bố cục của bài khóa luận 3

Chương 1: VAI TRÒ CỦA VIỆC CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ BIÊN MỤC 5

1.1 Tổng quan về công tác xử lí tài liệu 5

1.1.1 Mô tả tài liệu 5

1.1.2 Phân loại tài liệu 6

1.1.3 Định chủ đề tài liệu 7

1.1.4 Định từ khoá tài liệu 9

1.2 Tổng quan về công tác biên mục 10

1.2.1 Tổ chức mục lục truyền thống 10

1.2.2 Biên mục đọc máy 10

1.3 Vai trò của việc chuẩn hoá trong công tác xử lí tài liệu và biên mục 12

1.3.1 Một số chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí tài liệu và biên mục 12

1.3.2 Tầm quan trọng và ý nghĩa của việc chuẩn hoá trong công tác xử lí tài liệu và biên mục đối với các thư viện Việt Nam 17

Chương 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ BIÊN MỤC TẠI CÁC THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI 20

2.1 Xu hướng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lí tài liệu và biên mục ở Việt Nam 20

2.3 Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí tài liệu

và biên mục tại một số thư viện trường Đại học trên địa bàn Hà Nội 27

2.3.1 Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí tài liệu 27

2.3.1.1 Mô tả tài liệu 27

2.3.1.2 Phân loại tài liệu 31

2.3.1.3 Định chủ đề tài liệu 36

2.3.1.4 Định từ khoá tài liệu 40

2.3.2 Thực trạng việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong công tác biên mục 43

2.3.2.1 Tổ chức mục lục truyền thống 43

2.3.2.2 Biên mục đọc máy 45

2.4 Đánh giá về thực trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí tài liệu và biên mục tại các thư viện trường Đại học trên địa bàn Hà Nội 48

2.4.1 Ưu điểm 48

2.4.2 Những tồn tại và nguyên nhân 51

Chương 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ BIÊN MỤC TẠI CÁC THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI 53

3.1 Một số kiến nghị đề xuất với cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt động thư viện 53

3.2 Một số giải pháp đối với các thư viện trường Đại học 55

KẾT LUẬN 58

Danh mục tài liệu tham khảo 59

Lời nói đầu

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong thời đại ngày nay - thời đại của nền kinh tế tri thức, thông tin giữ vai trò trọng yếu Sự bùng nổ cách mạng thông tin đã làm thay đổi căn bản về lối sống, cách làm việc, tư duy của con người Thực tế cho thấy mỗi một quốc gia muốn phát triển đất nước của mình, thì không chỉ dựa vào nội lực của đất nước mà phải mở rộng quan hệ hợp tác với các nước trong khu vực và trên thế giới Xu hướng toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ trên thế giới và là xu thế tất yếu của thời đại ngày nay Xu thế này đã mở ra những thời cơ mới và những thách thức mới cho các quốc gia trên thế giới, đặc biệt là các quốc gia đang phát triển, trong đó có Việt Nam

Trong sự phấn đấu chung để theo kịp sự phát triển của thế giới thì sự nghiệp giáo dục, đặc biệt là giáo dục đại học đóng một vai trò đáng kể Giáo dục đại học đã và đang cung cấp cho tương lai những chủ nhân có tri thức cao, có khả năng độc lập, tư duy để làm chủ thực sự Thư viện với chức năng

là cơ quan văn hóa, giáo dục ngoài nhà trường có vai trò quan trọng trong việc nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài Thư viện phải là

cơ sở cho việc tự học cho toàn dân, bởi vì nó nắm công cụ chủ yếu cho việc

tự học đó là sách báo, tài liệu Trong cơ cấu các trường đại học, Thư viện chính là bộ phận không thể thiếu, được coi như giảng đường thứ hai của sinh viên bởi vì nó góp phần trực tiếp vào nhiệm vụ, mục tiêu và kết quả của sự nghiệp giáo dục đai học

Một trong những điều kiện quan trọng để thực hiện sự hội nhập và hợp tác, thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu giáo dục đại học nói trên là vấn đề cập nhật

và chia sẻ nguồn tin giữa các nước, các Thư viện với nhau Trong đó vấn đề

tiên quyết đặt ra là tiêu chuẩn hóa, bởi vì tiêu chuẩn hóa đảm bảo sự thống nhất và hợp lý hóa các quy trình, sản phẩm, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin tư liệu, bảo đảm mối liên hệ giữa hoạt động này với các nhiệm

vụ, đẩy mạnh tiến bộ khoa học và công nghệ, góp phần hoàn thiện việc tổ chức, quản lý hoạt động thông tin tư liệu, nâng cao năng suất lao động và chất lượng lao động của cán bộ thông tin tư liệu Để Thư viện các trường đại học thực sự đảm bảo và nâng cao chất lượng đào tạo, hệ thống này cần đẩy mạnh hoạt động nghiệp vụ của mình để nhằm đạt tới sự chuẩn hóa, hội nhập và liên thông Thư viện

Ngày 7 tháng 5 năm 2007, Bộ Văn hoá thông tin (nay là Bộ VHTT – DL) đã có văn bản số 1598/BVHTT, theo đó, từ ngày 1 tháng 6 năm 2007 tất

cả các Thư viện công cộng, Thư viện chuyên ngành, đa ngành đều được khuyến cáo nên áp dụng 3 chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động của Thư viện đó

là AACR2, DDC, MARC21

Với những lý do ở trên em đã chọn đề tài “Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lí tài liệu và biên mục tại các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội” làm đề tài khóa luận của mình Tuy nhiên, do hạn chế

về vốn tư liệu và trình độ bản thân nên em không có tham vọng trình bày toàn cảnh vấn đề, mà chỉ đi vào một số vấn đề của đề tài đó là việc mô tả, phân loại, định chủ đề, định từ khóa, công tác tổ chức mục lục truyền thống và biên mục đọc máy tại Thư viện các trường đại học trên địa bàn Hà Nội

2 Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu hiện trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu và biên mục tại các trường đại học trên địa bàn Hà Nội Trên cơ sở đó đưa ra các kiến nghị nhằm tăng cường áp dụng các chuẩn nghiệp vụ, góp phần nâng cao

hiệu quả hoạt động trong các thư viện trường Đại học đáp ứng yêu cầu của thực tế

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu và biên mục

- Phạm vi: Khóa luận giới hạn phạm vi nghiên cứu tại thư viện, trung tâm thông tin các trường đại học như: ĐH Quốc Gia Hà Nội, ĐH Sư Phạm, Học viện Kỹ thuật Quân sự, ĐH Bách Khoa, ĐH Văn Hoá Hà Nội, ĐH Luật

và ĐH Y Hà Nội

4 Phương pháp nghiên cứu

- Nghiên cứu tài liệu có liên quan đến vấn đề

- Khảo sát

- Phỏng vấn trực tiếp các cán bộ thư viện

- Phân tích tổng hợp, đánh giá, so sánh, xử lý các số liệu các số liệu thu thập được

5 Ý nghĩa của đề tài

+ Ý nghĩa lý luận: tìm hiểu và nhận xét về các chuẩn nghiệp vụ đang được áp dụng trong thư viện các trường đại học trên địa bàn Hà Nội

+ Ý nghĩa thực tiễn: qua việc khảo sát, nghiên cứu tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong thư viện trường đại học, đề tài sẽ cung cấp các cứ liệu giúp cho việc hoàn thiện các chuẩn nghiệp vụ và tăng cường hơn nữa việc áp dụng các chuẩn này tại các thư viện trường đại học

6 Bố cục của bài khóa luận

Ngoài danh mục các từ viết tắt sử dụng trong khóa luận, phần mở đầu, phần kết luận,danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận gồm 3 chương sau:

Chương 1: Vai trò của việc chuẩn hóa trong công tác xử lí tài liệu và biên mục trong thư viện các trường đại học

Chương 2: Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong

xử lí tài liệu và biên mục tại các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội

Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm tăng cường việc

áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí tài liệu và biên mục tai các

thư viện trường Đại học trên địa bàn Hà Nội

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo Th.s Vũ Dương Thúy Ngà, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện

đề tài khoá luận Em xin chân thành cám ơn các cán bộ thư viện tại các TTTT – TV nơi em tiến hành khảo sát vì những ý kiến đóng góp quý báu và sự tạo điều kiện thuận lợi cho em khi tiến hành khảo sát, cám ơn sự động viên, hỗ trợ của gia đình, bạn bè trong quá trình em hoàn thành khoá luận Do thời gian nghiên cứu có hạn, trình độ bản thân còn hạn chế vì vậy khóa luận tốt nghiệp của em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế Em kính mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo, sự chia sẻ của bạn bè để khoá luận có thể hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 5 năm 2009

Sinh viên thực hiện

Trần Thị Nga

Chương 1 VAI TRÒ CỦA VIỆC CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC

XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ BIÊN MỤC

1.1 Tổng quan về công tác xử lí tài liệu

Công tác xử lí tài liệu là một khâu công tác kỹ thuật cơ bản và phức tạp trong dây chuyền TV thông tin Việc tiến hành lựa chọn và xử lý những thông tin chính xác, khoa học để đưa vào lưu trữ không thể làm một cách tuỳ tiện

mà phải tuân theo một trật tự có tính nguyên tắc và lôgic

Xử lí tài liệu là quá trình phân tích, lựa chọn và trình bày những yếu tố đặc trưng về nội dung và hình thức của tài liệu nhằm đưa vào hệ thống lưu trữ

và tìm kiếm, giúp cho người dùng tin lựa chọn tài liệu hoặc các thông tin cần thiết Xử lí tài liệu trong TV bao gồm những công đoạn chính : Mô tả, phân loại, định chủ đề, định từ khoá, tóm tắt tài liệu,…

1.1.1 Mô tả tài liệu

Theo Từ điển Tiếng Việt (2007): Mô tả tức là dùng ngôn ngữ,màu sắc,

đường nét, nhạc điệu,…để cho người khác hình dung các sự vật hoặc hình dáng, tâm trạng của con người trong khung cảnh nhất định nào đó

Trong lĩnh vực TV học: Mô tả tài liệu là việc lựa chọn những dẫn liệu đặc trưng của một tài liệu và trình bày chúng theo một nguyên tắc nhất định giúp bạn đọc có khái niệm về tài liệu trước khi được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu đó

Công tác mô tả tài liệu ở Việt Nam xuất hiện cùng với sự ra đời của các

TV đầu tiên ở nước ta ( Thế kỷ XI – XII ), mô tả lúc đầu rất đơn giản chủ yếu

nhằm mục đích thống kê và bảo quản Đến Thế kỷ XVIII – XIX xuất hiện hai

bộ thư mục lớn là: “Nghệ Văn Chí” của Lê Quý Đôn và “Văn Tịch Chí” của Phan Huy Chú Hai bộ thư mục này giúp chúng ta biết được những sách vở, tài liệu có từ thời Lý, Trần, Lê ( Thế kỷ XI – XIX ) Tài liệu trong thư mục được mô tả tương đối tỷ mỉ, bao gồm những thông tin chủ yếu như: tên sách,

số quyển (tập), tên người biên soạn, tiểu sử tóm tắt về tác giả, năm viết, đặc điểm của cuốn sách, nội dung, cá biệt có cuốn còn ghi rõ hiện còn hay mất,…

Năm 1964 TVQG Việt Nam bắt đầu biên soạn một tập quy tắc mô tả mang tính chất sơ thảo gồm có 8 yếu tố Đến năm 1976, quy tắc năm 1964

chính thức được biên soạn với tên gọi: “Quy tắc mô tả ấn phẩm dùng cho mục lục thư viện” (Quy tắc này rút gọn còn 7 yếu tố)

Hiện nay các TV ở Việt Nam áp dụng hai quy tắc mô tả chính đó là quy tắc mô tả thư mục theo chuẩn quốc tế (ISBD) và quy tắc biên mục Anh – Mỹ (AACR2).AACR2 là một quy tắc biên mục được biên soạn dựa trên ISBD Vì thế nhìn chung không có sự khác biệt nhiều giữa AACR2 và ISBD về 8 vùng

mô tả và các dấu phân cách, tuy nhiên AACR2 tạo nhiều điểm truy cập và quy định khá chi tiết trong lập tiêu đề, cũng như trong một số yếu tố mô tả

1.1.2 Phân loại tài liệu

Phân loại là một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong đời sống xã hội

và nhiều ngành khoa học Phân loại hiểu theo nghĩa rộng là việc sắp xếp, tổ chức các sự vật, hiện tượng và toàn bộ tri thức hoặc thông tin theo một trật tự

có hệ thống Đây là một hoạt động cơ bản, một hoạt động trí tuệ của con người Để nhận biết và nghiên cứu về các sự vật hiện tượng, con người đã tiến hành việc phân loại với nhiều mục đích khác nhau

Phân loại tài liệu là quá trình xử lí nội dung tài liệu nhằm xác định đề tài chủ yếu của tài liệu và phản ánh thông tin về nội dung theo các môn ngành tri thức dưới dạng ký hiệu phân loại theo một bảng phân loại cụ thể

Phân loại tài liệu là khâu công tác được các TV và cơ quan thông tin ở Việt Nam và trên thế giới hết sức quan tâm Phân loại tài liệu là một khâu quan trọng giúp cho việc kiểm soát thư mục, góp phần thúc đẩy việc khai thác, trao đổi thông tin trong phạm vi quốc gia và quốc tế

Ngoài việc ứng dụng trong nhiều khâu công tác của hoạt động TV thông tin nhằm mục đích kiểm soát thư mục, tổ chức bộ máy tra cứu theo phân loại thì phân loại tài liệu còn giúp cho việc biên soạn thư mục, tổ chức kho mở, phục vụ việc tìm tin trở nên dễ dàng Nhiều nhà TV học trước đây đã khẳng định: Cơ sở của TV là sách, nền tảng của nghề TV là phân loại Với việc xử lí tài liệu theo phân loại, chúng ta có thể tổ chức các phương tiện tra cứu theo phân loại: mục lục phân loại và các CSDL Ở các nước phương tây, ngay từ cuối thế kỷ XIX, phân loại đã được sử dụng như là một công cụ chủ yếu để xếp giá trong hầu hết các TV Nhiều bảng phân loại đã được sử dụng nhằm mục đích này: bảng phân loại thập phân Dewey (DDC),bảng phân loại thập phân bách khoa quốc tế (UDC), bảng phân loại TV thư mục (BBK), bảng phân loại TV Quốc hội Mỹ (LCC),…

1.1.3 Định chủ đề tài liệu

Định chủ đề là quá trình xử lý nội dung tài liệu mà kết quả được thể hiện dưới dạng các đề mục chủ đề Đề mục chủ đề là một dạng ngôn ngữ tư liệu được sử dụng để mô tả một cách ngắn gọn chủ đề và góc độ nội dung của chủ đề cũng như của hình thức tài liệu Nói cách khác, đề mục chủ đề là một dạng tư liệu được xây dựng trên cơ sở ngôn ngữ tự nhiên có kiểm soát về mặt

từ vựng và được trình bày theo nguyên tắc chính phụ Ngôn ngữ tư liệu là

ngôn ngữ tìm tin do các nhà TV tạo ra để tiếp cận thông tin hay tài liệu Mỗi

đề mục chủ đề có thể là tên gọi của một vấn đề, một sự vật, hiện tượng, một địa danh, một nhân vật nổi tiếng hoặc chữ viết tắt thông dụng

Ở Việt Nam, công tác định chủ đề tài liệu đã bắt đầu được triển khai từ thuộc Pháp Ở các TV lớn như: TV Trung ương Đông Dương (nay là TVQG Việt Nam), TV trường Viễn Đông Bác Cổ, TV trường Đại học Y Dược, mục lục chủ đề được tổ chức cùng với mục lục tác giả Mục lục chủ đề là loại mục lục cơ bản phản ánh nội dung vốn tài liệu trong những năm đầu thế kỷ XX Ở trong các TV lớn, các đề mục chủ đề được xây dựng bằng tiếng Pháp do đối tượng sử dụng vào thời bấy giờ chủ yếu là người Pháp và các công chức phục

vụ cho Pháp

Từ năm 1954 đến năm 1960, sau khi tiếp quản Hà Nội, các TV lớn ở

Hà Nội tiếp tục tổ chức mục lục chủ đề với tư cách là ngôn ngữ tìm tin cơ bản

và duy nhất theo nội dung.Một hệ thống các đề mục chủ đề bằng tiếng Việt đã được xây dựng và sử dụng trong các TV lớn Song việc làm này còn tuỳ tiện, không có TV nào biên soạn thành bảng đề mục chủ đề hoặc thậm chí dưới dạng hộp phiếu chủ đề công vụ Tại TVQG Việt Nam mục lục chủ đề được

tổ chức đến năm 1960, Viện Thông tin Khoa học Xã Hội, mục lục chủ đề chỉ tồn tại đến năm 1958 Từ những năm đầu của thập kỷ 60, một số TV ở miền Bắc không tiến hành định chủ đề và xây dựng mục lục chủ đề nữa Lúc bấy giờ, nhiều nhà TV của Việt Nam chịu ảnh hưởng của một số nhà TV Liên Xô cho rằng mục lục phân loại là mục lục duy nhất phản ánh nội dung kho sách một cách khoa học Một số TV lớn như TVQG Việt Nam, TV Khoa học Kỹ Thuật Trung Ương, TV Khoa học Xã hội chỉ tổ chức mục lục phân loại và không tổ chức mục lục chủ đề nữa

Từ năm 1980 đến nay việc tổ chức mục lục chủ đề lại được quan tâm Tuy nhiên, tại các TV chuyên ngành do tính chất và đặc thù và mục đích phục

vụ cho các cán bộ, sinh viên nghiên cứu thuộc các ngành chuyên môn khác nhau, việc sử dụng ngôn ngữ tìm tin theo chủ đề cũng không hoàn toàn thống nhất Có một số TV tự biên soạn bảng danh mục chủ đề cho TV mình, ví dụ:

TV trường Đại học Y, TV trường Đại học Dược (trước đây) Có một số TV khác sử dụng các bảng đề mục chủ đề của nước ngoài và dùng luôn thuật ngữ bằng các tiếng nước ngoài đó mà không cần phải dịch chuyển sang tiếng Việt

Ví dụ: Trung tâm TV Y học Trung Ương sử dụng bảng đề mục chủ đề Y học (Medical Subject Heading – viết tắt là Me.S.H) của TV Quốc gia Mỹ biên soạn, và một số TV trường Đại học định chủ đề tự do

1.1.4 Định từ khoá tài liệu

Định từ khoá tài liệu là quá trình phân tích nội dung mô tả tài liệu và

mô tả nội dung chính của tài liệu đó bằng một hay một tập hợp các từ khoá nhằm mục đích lưu trữ và tìm tin tự động hoá hoặc tạo ngôn ngữ tìm tin trong các bảng tra ấn phẩm thông tin Mỗi từ khoá là một điểm tiếp cận tìm tin độc lập Kết quả của quá trình định từ khoá là tạo ra một tập hợp từ khoá

mô tả đầy đủ các khía cạnh nội dung của tài liệu (còn được gọi là mẫu tìm)

Đó chính là các dấu hiệu tìm tin trong CSDL của TV

Vào những năm 1990, cùng với xu hướng tin học hoá TV, công tác định từ khoá được triển khai rộng rãi trong các TV và cơ quan thông tin ở Việt Nam Thời gian đầu các TV tiến hành định từ khoá tự do Chất lượng của các từ khoá chưa thật đảm bảo và hiện tượng nhiễu tin còn phổ biển gây không ít khó khăn trong việc tra tìm tài liệu Trước thực tế đó, yêu cầu về mặt kiểm soát từ vựng đã được đặt ra Một số Bộ từ khoá quy ước và từ điển từ khoá đã được biên soạn, tiêu biểu là: Bộ từ khoá quy ước của TVQG (năm

2005 được bổ sung biên tập lại và đổi tên là Bộ từ khoá), Bộ từ khoá Khoa học và Công nghệ của Trung tâm thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc Gia (TTTT KH & CNQG) và Bộ từ khoá Khoa học Xã hội và Nhân Văn của Viện Thông tin Khoa học Xã hội…

1.2 Tổng quan về công tác biên mục

1.2.1 Tổ chức mục lục truyền thống

Mục lục là danh mục hoặc bảng kê các tài liệu được sắp xếp theo một trình tự nhất định nhằm giới thiệu, phản ánh đặc trưng vốn tài liệu của một hoặc một nhóm TV

Việc tổ chức mục lục là cần thiết khi một vốn tư liệu hay sưu tập phát triển tới mức không thể nhớ hay kiểm soát được từng tư liệu trong kho Mục đích của công tác biên mục này là để giúp cho người đọc tìm kiếm tài liệu và

TV có thể kiểm soát các tài liệu có trong TV hoặc cơ quan thông tin

Ở hầu hết các TV Việt Nam, hệ thống mục lục truyền thống là một trong những phương tiện lưu trữ thông tin không thể thiếu được khi tin học hoá TV chưa phổ biến Nó là tấm gương phản ánh vốn sách của TV, là nhịp cầu nối giữa sách, người đọc và cán bộ TV với nhau Hệ thống mục lục truyền thống có thể bao gồm: mục lục dành cho người đọc: mục lục chữ cái, mục lục phân loại, mục lục chủ đề; mục lục công vụ và hộp phiếu bài trích,

1.2.2 Biên mục đọc máy

Vào đầu những năm 60, ở một số nước phát triển trên thế giới tin học bắt đầu được ứng dụng vào hoạt động TV Đây là bước thay đổi lớn làm cho tính chất nghề TV có nhiều thay đổi: hoạt động TV đã gắn liền với hoạt động thông tin, biên mục được tự động hoá

Biên mục đọc máy (MARC) xuất hiện vào khoảng năm 1960 với khổ mẫu MARC đầu tiên là khổ mẫu biên mục đọc máy của TV Quốc hội Mỹ

MARC là từ viết tắt từ thuật ngữ tiếng Anh là: “Machine Readable Cataloguing”, dịch sang tiếng Việt là: “ Biên mục có thể đọc bằng máy” MARC đã trở thành một công cụ không thể thiếu được của hoạt động biên mục tự động Thực chất của hoạt động này là sử dụng một phần mềm tư liệu hoặc sử dụng phân hệ biên mục của phần mềm quản trị TV để tạo lập các biểu ghi cho một CSDL thư mục và tạo ra các mục lục thích hợp

Để quản lý tài liệu bằng máy tính các TV đều phải xây dựng các CSDL Trong đó, các thông tin thư mục được mã hoá và mã số dưới dạng dữ liệu mà máy tính có thể thao tác được Cấp tổ chức cao nhất của dữ liệu là các CSDL CSDL tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính và được quản lý theo một cơ chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được nhanh chóng Các chương trình quản trị CSDL văn bản TV thường có 3 loại khổ mẫu: khổ mẫu hiển thị và in ấn, khổ mẫu nhập tin, khổ mẫu trao đổi Trên thế giới đã từng tồn tại nhiều các khổ mẫu khác nhau như: UKMARC, USMARC, AUSMARC, INTERMARC, CAN MARC,…Trước sự phát triển của nhiều khổ mẫu, các TV, cơ quan thông tin cũng đã và đang chuẩn hoá để có thể tạo

ra được một khổ mẫu chung, có thể phổ biến rộng rãi trên thế giới nhằm tạo điều kiện để trao đổi, chia sẻ tài liệu đã được biên mục Trên con đường hoàn thiện để trở thành khổ mẫu chung của thế giới, cùng với UNIMARC, MARC21 đã ra đời trên cơ sở của USMARC và CANMARC Cấu trúc biểu ghi MARC21 bao gồm 3 thành phần:

Phần 1: Đầu biểu (Leader) là một trường dữ liệu đặc biệt có độ dài cố định 24 ký tự chứa các thông tin về quá trình xử lý biểu ghi

Phần 2: Thư mục hay còn gọi là danh mục(directory) là phần tiếp ngay sau đầu biểu Gồm một loạt nhóm dữ liệu chỉ dẫn về các trường dữ liệu

có trong biểu ghi

Phần 3: Các trường dữ liệu: là những trường của biểu ghi chứa các dữ liệu mô tả Các trường này có thể có độ dài thay đổi hoặc cố định

Bản chất của một biểu ghi MARC là một bản thiết kế mà theo đó các

dữ liệu sẽ được sắp xếp, biểu diễn,…Ngoài ra, MARC21 còn có hệ thống bảng mã hoá ký hiệu được xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế, có tính chất sử dụng thống nhất, bao gồm:

Bảng mã tên các quốc gia Bảng mã các khu vực địa lý Bảng mã ngôn ngữ và một số bảng định danh khác Hiện nay, trong các khổ mẫu biên mục đọc máy trên thế giới thì khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21 là khổ mẫu được sử dụng phổ biến hơn cả

1.3 Vai trò của việc chuẩn hoá trong công tác xử lí tài liệu và biên mục

1.3.1 Một số chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí tài liệu và biên mục

ISBD bao gồm các vùng mô tả sau:

Vùng 1: Nhan đề và thông tin trách nhiệm Vùng 2: Lần xuất bản

Vùng 3: Địa chỉ xuất bản Vùng 4: Đặc trưng số liệu Vùng 5: Tùng thư

Vùng 6: Phụ chú Vùng 7: ISBN (Chỉ số sách quốc tế - International Standard Book Number)

Giá tiền, số bản in

- AACR2: Là quy tắc biên mục Anh – Mỹ do các nước nói tiếng Anh biên soạn tra, được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1967 Đến năm 1978 với sự hợp tác của TV Quốc gia của Anh, Mỹ và Canada, quy tắc biên mục AACR2 được xuất bản và nhanh chóng được áp dụng Năm 1998, AACR2 được in lại Sau này AACR2 còn được tái bản và cập nhật vào các năm 1999, 2001, 2002,

Vùng 7: Vùng ghi chú Vùng 8: Vùng tiêu chuẩn (ISBN, ISSN, điều kiện có được tài liệu)

Với việc ra đời và áp dụng các quy tắc mô tả theo chuẩn cho các loại hình tư liệu của TV đã tạo điều kiện giao lưu quốc tế về thông tin thư mục: cho phép các nước trao đổi các biểu ghi thư mục xuất phát từ những nguồn khác nhau, khắc phục hàng rào địa lí, khắc phục hàng rào ngôn ngữ nhờ hệ thống các dấu phân cách Qua đó tạo điều kiện dễ dàng chuyển đổi các biểu ghi thư mục sang các dữ liệu đọc bằng máy Các quy tắc mô tả cũng giúp thống nhất việc mô tả tài liệu tại các TV, tránh tình trạng mỗi TV có một cách

mô tả khác nhau

 Khung phân loại

Khung phân loại là một hệ thống được trình bày dưới dạng sơ đồ nhằm phản ánh mối qua hệ logic, đẳng cấp theo thứ bậc giữa các khái niệm môn ngành tri thức nhằm mục đích áp dụng vào việc phân loại tài liệu Trong khung phân loại TV toàn bộ tri thức được phân chia thành các đề mục, trong từng đề mục các khái niệm được sắp xếp theo trật tự từ chung đến riêng, từ khái quát đến cụ thể, từ lý thuyết đến thực tiễn

Một số khung phân loại được biết đến nhiều như: DDC, UDC, BBK, LCC

- DDC: Là khung phân loại có nhiều ưu điểm và rất nổi tiếng trên thế giới DDC cũng có nhiều ưu thế, nó được nhiều nước sử dụng, được cập nhật kịp thời và nhất là hiện nay được quy định dùng cho hệ thống OCLC Theo khung phân loại này tri thức được chia thành 10 lớp chính, từ 000 đến 900 Hiện nay, Việt Nam đã dịch và xuất bản DDC rút gọn ấn bản 14 bằng Tiếng

Việt Đây là dấu hiệu cho thấy DDC là một khung phân loại đang được Việt Nam đặc biệt quan tâm

- BBK: Được hoàn thành vào năm 1968 Lúc đầu BBK được biên soạn với mục đích sử dụng cho một vài TV lớn ở Liên Xô, dần dần phạm vi sử dụng của bảng được mở rộng ra trong nhiều TV khác.Ở Việt Nam, BBK có 3 phiên bản lớn: BBK do TV Khoa học Kỹ thuật Trung Ương biên soạn, BBK

do Viện Thông tin Khoa học Xã hội và BBK do TVQG Việt Nam biên soạn Trong các phiên bản BBK bằng tiếng Việt, người ta sử dụng chữ cái tiếng Việt kết hợp với chữ cái Latinh từ A đến Z để thể hiện các dãy cơ bản (28 dãy) Mặc dù từ sau khi Liên Xô và các nước Đông Âu sụp đổ, xu hướng sử dụng BBK trên thế giới có phần giảm sút,nhưng tại Việt Nam, BBK vẫn là khung phân loại được sử dụng rộng rãi trong các TV lớn và một số viện nghiên cứu, trường Đại học

- UDC: Ra đời vào năm 1895 tại Bỉ trên cơ sở của khung phân loại DDC Từ khi ra đời cho đến nay, UDC đã được xuất bản dưới các hình thức khác nhau như: UDC đầy đủ, UDC cỡ trung bình, UDC rút gọn và UDC chuyên ngành Hiện nay UDC đã được dịch sang tiếng Việt Khung phân loại UDC gồm bảng chính, 7 bảng trợ ký hiệu và bản tra cứu chủ đề Trong bảng chính, tri thức được chia thành 10 lớp cơ bản từ 0 đến 9 Nhìn chung, đây là khung phân loại đáp ứng tốt yêu cầu phân loại tài liệu, song so với DDC thì UDC ít được sử dụng hơn

- LCC: Là khung phân loại TV Quốc hội Mỹ gồm 20 lớp cơ bản Các lớp cơ bản của khung phân loại của TV Quốc hội được thể hiện bằng chữ cái

từ A đến Z Tuy là một khung phân loại mang nặng tính dân tộc và tính quốc gia, song khung phân loại của TV Quốc hội Mỹ vẫn có một ưu thế riêng Tại nhiều nước, LCC được sử dụng trong các trường Đại học

Ở Việt Nam ngoài các khung phân loại ở trên, các TV, cơ quan thông tin còn sử dụng bảng phân loại 19 lớp, bảng phân loại dùng trong trường phổ thông, khung đề mục quốc gia,…

 Khổ mẫu biên mục

Khổ mẫu biên mục là một tập hợp các quy định, quy định cấu trúc biểu ghi của một CSDL, cách trình bày sắp xếp dữ liệu trong biểu ghi đó; đưa ra phương pháp mã hóa thông tin rộng rãi dựa trên cơ sỏ phân tích sâu sắc các yếu tố thư mục

Hiện nay trên thế giới hình thành 2 khổ mẫu là UNIMARC và MARC

21 Cho đến nay MARC là khổ mẫu được sử dụng thông dụng hơn trong biên mục tự động

Khổ mẫu biên mục là công cụ cần thiết để chuẩn hoá biên mục, chuẩn hoá việc tổ chức lưu giữ dữ liệu Khổ mẫu MARC cho phép máy tính sắp xếp

và lựa chọn dữ liệu biên mục theo một quy tắc thống nhất Dữ liệu biên mục

có thể in ra được các dạng thức khác nhau như: mục lục chủ đề, tác giả, các sản phẩm thông tin thư mục,…Các sản phẩm này phù hợp và thuận lợi trong việc tổ chức và trao đổi dữ liệu thư mục Do vậy khổ mẫu MARC có ý nghĩa quan trọng trong việc thống nhất hoạt động biên mục, tạo điều kiện trao đổi

dữ liệu thư mục trong mạng lưới trên toàn thế giới một cách dễ dàng Trước thực tế trong một thời gian dài ở Việt Nam chưa có sự thống nhất trong việc

sử dụng các khổ mẫu MARC, nhiều TV đã tự biên soạn MARC của Việt Nam, cộng đồng TV Việt Nam đã thống nhất lựa chọn MARC 21 là khổ mẫu chuẩn để thực hiện biên mục ở Việt Nam

 Các công cụ kiểm soát

Kiểm soát tính thống nhất là quá trình đảm bảo sự nhất quán trong khi diễn đạt một tiêu đề hay điểm truy nhập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên

người, các tác phẩm hay các chủ đề cơ sở tuân thủ các quy tắc mô tả (trong trường hợp tên người và nhan đề) hay khung đề mục chủ đề (thí dụ: khung đề mục chủ đề của TV quốc hội Mỹ LCSH, bộ từ khoá có kiểm soát), từ điển từ chuẩn (thesaurus) hoặc bằng cách tra cứu hộp phiếu hay tệp quy định tính thống nhất

Bảng đề mục chủ đề của TV quốc hội Mỹ là bảng được xây dựng trên

cơ sở các đề mục chủ đề mà TV đã soạn thảo từ năm 1898 Xuất bản lần thứ nhất với tên gọi “đề mục chủ đề sử dụng cho mục lục kiểu từ điển của TV quốc hội Mỹ”, năm 1978 đổi tên là” Đề mục chủ đề của TV quốc hội” Năm

1993, bảng đề mục chủ đề của TV Quốc hội được xuất bản lần thứ 16

Ở Việt Nam, một số bộ từ khoá, từ điển từ khoá đã được biên soạn để

sử dụng trong việc kiểm soát như: Bộ từ khoá quy ước của TVQG (năm 2005 được bổ sung biên tập lại và đổi tên là Bộ từ khoá), Bộ từ khoá Khoa học và Công nghệ của TTTT KH & CNQG và Bộ từ khoá Khoa học Xã hội và Nhân Văn của Viện Thông tin Khoa học Xã hội

Như vậy, các công cụ kiểm soát đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động xử lý thông tin Ngoài việc tạo và nâng cao chất lượng xử lý thông tin, các công cụ kiểm soát còn tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin trong việc tìm kiếm và khai thác thông tin Với những mục lục lên tới hàng ngàn, hàng vạn biểu ghi, nếu không có các công cụ kiểm soát thì sẽ làm giảm chất lượng của biên mục tra cứu, dẫn đến hiện tượng tản mạn hoặc mất tin

1.3.2 Tầm quan trọng và ý nghĩa của việc chuẩn hoá trong công tác xử lí tài liệu và biên mục đối với các thư viện Việt Nam

Vấn đề “ thống nhất và chuẩn hoá” về tổ chức và nghiệp vụ của TV Việt Nam đã được cộng đồng TV ở Việt Nam, các nhà nghiên cứu, ban lãnh đạo Vụ thư viện – Bộ VHTT - DL, TVQG Việt Nam và các TV quan tâm nêu

lên từ khá sớm, từ những năm của thế kỷ trước Điều dễ nhận thấy là, trước năm 2000, mạng lưới TV Việt Nam tuy phát triển khá nhanh nhưng thiếu thống nhất về tổ chức, về chuyên môn nghiệp vụ, từ phân loại tới mô tả, biên mục,…càng thiếu thống nhất hơn, mỗi nơi thực hiện một kiểu, không theo một chuẩn mực thống nhất nào Tại hội thảo quốc tế “ Hệ thống và tiêu chuẩn cho thư viện Việt Nam” họp tại Hà Nội từ ngày 26/9 đến 28/9/2001, việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong các hoạt động TV thông tin của nước ta trong những năm đầu thiên niên kỷ mới đã được đại diện lãnh đạo Bộ Khoa học – Công nghệ, Bộ VHTT - DL, Bộ Giáo dục – Đào tạo và Giám đốc các TV, trung tâm thông tin Việt Nam nhất trí tán thành Các chuẩn đó được xác định là: Khung phân loại Dewey (DDC), khổ mẫu trao đổi thư mục MARC21 và quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 Đặc biệt, văn bản số 1598/BVHTT ra đời ngày 7/5/2007 với khuyến cáo cho các TV là nên sử dụng các chuẩn nghiệp vụ như: DDC, MARC21, AACR2 trong hoạt động TV đã đánh dấu một bước ngoặt trong hoạt động chỉ đạo nghiệp vụ của các cơ quan chức năng trong lĩnh vực TV thông tin Như vậy, việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lí tài liệu và biên mục là đòi hỏi bức xúc của bản thân hoạt động TV trong nước, vừa mang ý nghĩa to lớn, đó là:

- Đảm bảo sự thống nhất về quy trình hoạt động TV thông tin, bao gồm

sự nhất quán về hình thức và nội dung các bước, các công đoạn xử lí, lưu trữ, phổ biến và trao đổi thông tin, nhằm tiến tới sự thống nhất về kỹ thuật xử lý nghiệp vụ Hoạt động TV thông tin trong nước và quốc tế mang lại hiệu quả cao trong quá trình xử lý, khai thác và chia sẻ nguồn tin, lưu trữ và trao đổi thông tin giữa các TV và cơ quan thông tin với nhau, đáp ứng tối đa nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin

- Đảm bảo mối liên hệ tương tác giữa các cơ quan thông tin – thư viện trong nước và quốc tế Vai trò này càng trở nên quan trọng trong điều kiện

chia sẻ nguồn thông tin giữa các TV và cơ quan thông tin của quốc gia cũng như các TV và trung tâm thông tin trong khu vực và trên thế giới Bởi lẽ nếu không có chuẩn hoá trong xử lí tài liệu và biên mục sẽ không có sự thống nhất

và tương hợp về khổ mẫu và các quy tắc xử lí thông tin, tiền đề của việc chia

sẻ và trao đổi thông tin giữa các tổ chức thông tin – TV trong phạm vi khu vực và quốc tế Khi đó mỗi quốc gia sẽ như một “ốc đảo thông tin”, kìm hãm

sự giao lưu khoa học, công nghệ và các hoạt động kinh tế - xã hội khác, hậu quả là kìm hãm sự phát triển của mỗi quốc gia

Dựa trên việc chuẩn hoá nghiệp vụ, các TV sẽ thực hiện tốt việc dùng chung tài liệu qua mạng trên phạm vi quốc gia và quốc tế, sử dụng các công nghệ tiên tiến trong các hoạt động thông tin – TV, nâng cao chất lượng dịch

vụ, tiếp cận và hội nhập nhanh hơn với các nước trong khu vực và trên thế giới Chuẩn hoá tạo điều kiện cho việc chia sẻ thông tin, từ đó giúp các TV, trung tâm thông tin tiết kiệm sự đầu tư cho hoạt động xử lý thông tin Thay vì việc bắt tay vào xử lý tài liệu, cán bộ thư mục có thể tra cứu tìm xem tài liệu

đó đã được xử lý ở đâu chưa Nếu tài liệu đó đã được xử lý thì có thể tải trực tiếp về CSDL của TV mình

Chương 2

THỰC TRẠNG ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ BIÊN MỤC TẠI CÁC THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI

2.1 Xu hướng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lí tài liệu và biên mục ở Việt Nam

Hội nghị quốc tế tại đại học Malaya, Malaysia năm 1997 và tại Đại học East Anglia, Anh Quốc năm 1998 đã kết luận: “ Thư viện thế giới ngày nay nói chung và Thư viện Đại học nói riêng đang phát triển với một tốc độ nhanh chưa từng có”

Cùng với sự phát triển của TV, thì sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và viễn thông cũng đã có ảnh hưởng sâu sắc tới việc quản trị

TV Các TV trên toàn cầu đã có thể chia sẻ tài nguyên với nhau một cách dễ dàng Do đó việc tiêu chuẩn hóa ở quy mô quốc gia và quốc tế là yêu cầu và điều kiện không thể thiếu được của các hệ thống TV thông tin

Hệ thống các tiêu chuẩn hiện có trong hoạt động TV thông tin ở nước

ta đang thu hút sự quan tâm của nhiều cá nhân, tổ chức Sự dịch chuyển từ mô hình hoạt động mang tính biệt lập, cát cứ sang mô hình liên kết, phối hợp với nhau giữa các cơ quan TTTV đòi hỏi sự hình thành và việc áp dụng nhiều loại tiêu chuẩn

Từ khoảng đầu những năm 2000, vấn đề này đã được đặt tại trung tâm nhiều cuộc thảo luận khoa học quy mô quốc gia và ngành Các Hội thảo và đề tài nghiên cứu về US MARC (2000) và liền sau đó là vấn đề về một VN MARC có cần phải được nghiên cứu, thiết lập hay không và sự chuyển biến

nhanh chóng sang các dự án nghiên cứu – phiên dịch và áp dụng MARC 21

đã là các sự kiện khoa học – thực tiễn nổi bật trong toàn hệ thống các tổ chức

TV, cơ quan thông tin của nước ta gần đây

Do xu thế gia tăng nguồn tin dạng số, ngay từ năm 2002, Doublin Core như một chuẩn cho việc miêu tả thư mục đối với các dữ liệu dạng số đã bắt đầu biết đến ở Việt Nam

Các ví dụ trên cho thấy, hoạt động liên quan đến việc xây dựng, áp dụng, phổ biến các tiêu chuẩn mang tính chất chuyên môn nghiệp vụ trong các TV và cơ quan thông tin được quan tâm, đã nhận được những nguồn đầu

tư đáng kể của Chính phủ cũng như của các tổ chức quốc tế và nước ngoài

Cùng với sự kiện Việt Nam gia nhập WTO, chuẩn hoá đã và đang trở thành một yêu cầu tất yếu của bất cứ ngành nghề và hoạt động nào trong xã hội Chuẩn hoá chính là quá trình thiết kế và thực thi những tiêu chuẩn gọi là chuẩn hoá Trong đó “ Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thoả thuận và do một cơ quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định”( Theo TCVN 6450:1998 Tiêu chuẩn hoá và các hoạt động có liên quan – Thuật ngữ và khái niệm cơ bản) Như vậy, chuẩn hoá thực chất là một bước quá độ từ ý tưởng cá nhân đến ý tưởng chung, từ lộn xộn đến trật tự, và từ tuỳ hứng đến quy luật

Trong ngành thư viện thông tin quan niệm chuẩn hoá được hình thành theo hướng phát triển của ngành Trước đây, hình ảnh TV là TV đơn độc, vai trò chính của người cán bộ TV là quản lý tư liệu, quan niệm chuẩn hoá chỉ gói gọn trong phạm vi quốc gia, thậm chí cho mỗi TV Khi nhu cầu tìm kiếm thông tin dần trở nên bức thiết trong sinh hoạt xã hội, đòi hỏi có sự hợp tác và

liên kết TV, quan niệm chuẩn hoá được mở rộng hơn trong phạm vi khu vực

và thế giới theo quan điểm chính trị hay tôn giáo Khi thông tin bùng nổ và sự phát triển của công nghệ thông tin được lan rộng trên toàn cầu, hình ảnh TV hoàn toàn thay đổi để có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu tìm kiếm thông tin trong xã hội thông tin Lúc này, vai trò chính của người cán bộ TV phải là quản lý thông tin, đây cũng là thời điểm sự liên kết TV có ý nghĩa trên phạm

vi toàn cầu

Ngoài việc hội nhập với quốc tế và khu vực, chia sẻ thông tin, để có thể phục vụ cho người đọc và người dùng tin một cách có hiệu quả và chất lượng, các TV không thể không quan tâm đến việc chuẩn hoá hoạt động TV Trong nội dung các hoạt động TV cần chuẩn hoá, chuẩn hoá trong các khâu

xử lí nghiệp vụ là một nội dung quan trọng Xử lí tài liệu là một công đoạn trong dây chuyền thông tin tư liệu, xử lí tài liệu có thể bao gồm nhiều hình thức xử lí khác nhau như: mô tả, phân loại, định chủ đề, định từ khoá, tóm tắt chú giải tài liệu…Đây là một công đoạn thu hút khá nhiều công sức của cán bộ TV, từ đó nhiều khâu công tác khác trong TV chịu ảnh hưởng, chẳng hạn như: việc kiểm soát thư mục, tổ chức bộ máy tra cứu, lưu trữ, tìm tin…Vì thế việc chuẩn hoá trong các khâu xử lí nghiệp vụ có một ý nghĩa hết sức quan trọng, luôn luôn được ưu tiên hàng đầu, nhất là trong điều kiện tự động hoá công tác TV thông tin trên nền tảng công nghệ thông tin phát triển mạnh

mẽ như hiện nay

Văn bản số 1598/Bộ VHTT (nay là bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch)

về việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong các TV Việt Nam ngày 7 tháng 5 năm 2007 của Bộ Văn hoá – Thông tin đã được xem xét như là một văn bản quan trọng chỉ đạo về vấn đề áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử

lí tài liệu ở Việt Nam Theo chỉ thị của Bộ Văn hoá – Thông tin, các TV ở Việt Nam được khuyến cáo triển khai áp dụng DDC, MARC 21, AACR2 như

là các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục và xử lí tài liệu kể từ ngày 1 tháng 6 năm 2007

Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ mới được tiến hành song song với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác TV Bởi lẽ riêng chuẩn biên mục MARC21 chỉ thực hiện được khi máy tính đã được trang bị phần mềm

TV có tích hợp khổ mẫu này Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin

đã có những bước phát triển mạnh mẽ và được áp dụng ngày một rộng rãi trong các TV, làm thay đổi tính chất và diện mạo của TV làm cho khái niệm

TV đã được mở rộng Nhưng cho đến nay định nghĩa của UNESCO (Tổ chức Văn hoá Giáo dục và Khoa học của Liên hợp quốc) vẫn được đánh giá là định nghĩa nêu được đầy đủ bản chất của TV: “Thư viện, không phụ thuộc vào tên gọi của nó, là bất cứ bộ sưu tập có tổ chức nào của sách, ấn phẩm định kì hoặc các tài liệu khác kể cả đồ hoạ, nghe nhìn và nhân viên phục vụ có trách nhiệm

tổ chức cho bạn đọc sử dụng các tài liệu đó nhằm mục đích thông tin, nghiên cứu khoa học, giáo dục hoặc giải trí”

Trước xu thế hội nhập hiện nay, để có thể chia sẻ và trao đổi thông tin, các TV không thể không thực hiện chuẩn hoá các khâu công tác liên quan đến

xử lí tài liệu Tại hội thảo tổng kết 8 năm thực hiện pháp lệnh TV và bàn giải pháp áp dụng các chuẩn nghiệp vụ TV tại Hà Nội năm 2008 đã đưa ra kết quả qua việc khảo sát và điều tra việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ tại 42 TV, trong đó có 31 trường Đại học, Cao đẳng và 11 TV tỉnh, thành phố trong cả nước như sau:

28 TV đã triển khai áp dụng MARC21, chiếm 66,6 %

26 TV đã triển khai áp dụng DDC, chiếm 61,9 %

10 TV đã triển khai áp dụng AACR2, chiếm 23,8 %

Sự ra đời của MARC21, AACR2, và khung phân loại DDC đã tạo nên những thay đổi lớn về nghiệp vụ và là chìa khoá để cho hệ thống TV Việt Nam hoà nhập với nhau và hội nhập với cộng đồng thế giới.Với những đặc tính nổi trội về tính khoa học, tính thông dụng, tính linh hoạt nên MARC21, AACR2 và khung phân loại DDC đã và đang được các TV trong cả nước quan tâm và tiến hành triển khai sử dụng để có thể tiến tới hoà nhập và chia sẻ thông tin với hệ thống TV trên thế giới Như vậy rõ ràng MARC21, AACR2

và DDC đang là xu hướng được áp dụng trong xử lí tài liệu và biên mục trong các TV của Việt Nam

2.2 Thư viện trường Đại học với việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong

xử lí tài liệu và biên mục

TV các trường Đại học là một bộ phận quan trọng trong mạng lưới TV

ở Việt Nam Việc sử dụng TV trường Đại học sẽ tạo lập cho sinh viên những phẩm chất độc lập, có khả năng lý giải các thông tin và biến chúng thành kiến thức tự có của mình Các kỹ năng tin học, học tập, các phẩm chất công dân của sinh viên được hình thành trong quá trình sử dụng TV sẽ đi theo họ suốt cuộc đời Bên cạnh đó, TV Đại học cũng là nơi mà giảng viên và nhân viên

TV cùng làm việc với nhau nhằm đánh giá, hướng dẫn và phát triển những gì sinh viên thu nhận được thông qua chương trình học, điều đó cũng góp phần tạo nên việc học của sinh viên có hiệu quả nhất Mặt khác, việc sử dụng tài liệu và thông tin của TV trường Đại học của giảng viên sẽ góp phần cập nhật kiến thức, nâng cao trình độ và chất lượng giảng dạy của họ Đồng thời, TV trường Đại học cũng là môi trường giáo dục mở, an toàn, nơi mọi sinh viên có điều kiện ngang nhau để thoả mãn nhu cầu của mỗi cá nhân, không phân biệt người giàu, người nghèo, không phân biệt màu da, chính kiến,…

Trong những năm gần đây, TV trường Đại học được đặc biệt đầu tư thích đáng: về cơ sở vật chất, về kinh phí hoạt động, về vấn đề đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cán bộ TV Hệ thống TV trường Đại học

là hệ thống tiên phong trong vấn đề chuẩn hoá chuyên môn, nghiệp vụ TV Chính sự quan tâm của Đảng, Nhà nước, đặc biệt là sự quan tâm đầu tư thích đáng của Bộ Giáo dục & Đào tạo, các Bộ chủ quản với dự án phát triển Giáo dục Đại học của chính phủ cùng nhiều dự án từ các nguồn tài chính khác đã tạo điều kiện cho TV các trường Đại học phát triển Thời gian gần đây, nhiều

TV Đại học đã đầu tư về cơ sở vật chất,kỹ thuật hiện đại: TV trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, TV trường Đại học Kinh tế Quốc dân, TV Đại học Đà Nẵng, TV trường Đại học Khoa học Tự nhiên thành phố Hồ Chí Minh, TV trường Đại học Đà Lạt,…Trên địa bàn Hà Nội, nhờ có sự đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị nên hoạt động TV được nâng cao và có hiệu quả rõ rệt Nhiều TV đã có trang web của riêng mình; phát triển các CSDL điện tử, xây dựng các CSDL thư mục, CSDL các môn học như TV Học viện Kỹ thuật Quân sự; xây dựng CSDL luận án, luận văn của các giảng viên, sinh viên trong trường như: TT TT – TV trường Đại học Quốc gia Hà Nội, TT TT – TV trường Đại học Sư phạm Hà Nội,…Các TV chưa được đầu tư hoặc đầu tư ít vẫn tiếp tục hoạt động của một TV truyền thống như biên soạn và in các thư mục sách mới, thư mục chuyên đề, củng cố hệ thống mục lục,…

Theo quyết định số 13/2008/QĐ – BVHTTDL về việc ban hành quy chế mẫu tổ chức và hoạt động TV trường Đại học, Cao Đẳng ngày 10/3/2008, bên cạnh vị trí và vai trò vô cùng quan trọng của TV các trường Đại học, Cao đẳng, TV trường Đại học còn có những nhiệm vụ như: tham mưu giúp giám đốc, hiệu trưởng trường Đại học xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn của TV như; tổ chức điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, TV trong nhà trường; bổ sung và phát triển nguồn lực thông tin trong và

ngoài nước đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của nhà trường; thu nhận các tài liệu do nhà trường xuất bản,…; tổ chức xử lí, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu, xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin-thư viện thông qua các hình thức phục vụ của TV; nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công nghệ thông tin vào công tác TV; xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ…cho cán bộ TV; tổ chức quản lý cán bộ, tài sản và bảo quản, kiểm

kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất và các tài sản khác của TV

Để thực hiện được những nhiệm vụ trên một cách tốt nhất và có hiệu quả tối ưu thì TV còn phải trải qua một quá trình xử lí và biên mục tài liệu lâu dài và tốn nhiều công sức Trước kia, khi TV mới hình thành, vai trò của TV chưa được xã hội quan tâm, bản thân mỗi TV vẫn phải xây dựng cho mình một chuẩn xử lý riêng biệt nên không tránh khỏi hạn chế về kỹ thuật và mang tính chất chủ quan Vì vậy cũng có những hạn chế nhất định trong việc đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc Ngày nay khi thời đại thông tin bùng nổ, thông tin trở thành nhu cầu cấp thiết của toàn xã hội, đặc biệt trong các trường Đại học – nơi tri thức được trao đổi mạnh mẽ nhất thì việc đáp ứng tốt nhất những nhu cầu đó trở thành áp lực nặng nề hơn bao giờ hết của các

TV Lúc này công tác xử lí tài liệu và biên mục được đặt lên hàng đầu của các

TV trường Đại học

Có thể nói rằng xử lí tài liệu và biên mục không thể thiếu trong tất cả các TV Chúng ta thử hình dung một căn phòng chỉ là nơi chứa những tài liệu hỗn độn, không được tổ chức, sắp xếp thì đó không còn là TV nữa mà chỉ là cái nhà chứa tài liệu mà thôi Tài liệu trong đó sẽ không mang lại những giá trị cho xã hội cũng như các nhu cầu của con người

Hiện nay cả nước ta có hơn 250 TV trường Đại học và cao đẳng Các

TV này đã và đang từng bước hiện đại hoá để phục vụ ngày một tốt hơn nhu cầu thông tin của người đọc và người dùng tin và hỗ trợ đắc lực cho công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học và học tập tại các nhà trường Một số TV đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ và trở thành những điểm sáng trong ngành như: Trung tâm TT – TV Đại học Quốc gia Hà Nội, TV Đại học Bách Khoa Hà Nội, TV Đại học Ngoại Thương Hà Nội, Trung tâm học liệu Huế, Trung tâm học liệu Đà Nẵng,…

Nhận thấy tầm quan trọng trong việc chuẩn hoá các khâu xử lý nghiệp

vụ, nhiều TV trường Đại học đã áp dụng các chuẩn nghiệp vụ như: MARC21, AACR2, DDC vào trong công tác xử lí tài liệu và biên mục Bên cạnh đó, nhiều TV các trường Đại học vẫn sử dụng các chuẩn khác trong việc phân loại tài liệu ( TV Tạ Quang Bửu – Trường ĐH Bách Khoa; TV Học viện Kỹ thuật Quân Sự, ), song trong thời gian tới đã có xu hướng chuyển sang sử dụng khung phân loại DDC trong công tác phân loại tài liệu ( TV trường Học viện Kỹ thuật Quân Sự)

Ngay sau khi tham gia các buổi tập huấn do TV Quốc gia Việt Nam tổ chức trong tháng 5/2007, đặc biệt sau khi Bộ Văn hoá – Thông tin ban hành văn bản số 1598, cùng với các TV Việt Nam, TV các trường Đại học đã bắt đầu áp dụng rộng rãi và đồng bộ hơn trong khâu xử lý nghiệp vụ của TV mình

2.3 Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí tài liệu và biên mục tại một số thư viện trường Đại học trên địa bàn Hà Nội 2.3.1 Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí tài liệu

2.3.1.1 Mô tả tài liệu

Trong công tác TV, mô tả tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng: nó xác định đặc tính của tài liệu về mọi mặt: nội dung, công dụng, hình thức,…, cung cấp cho bạn đọc các thông tin về từng tài liệu cụ thể, từ đó giúp họ lựa chọn được tài liệu Đồng thời, mô tả tài liệu còn là cơ sở để tổ chức các loại mục lục TV – một trong những hệ thống tra cứu truyền thống giúp bạn đọc nhanh chóng phát hiện được đúng tài liệu mình cần

Mô tả tài liệu còn được sử dụng trong nhiều công tác khác nhau của TV như: bổ sung, đăng ký tài liệu, tổ chức mục lục, biên soạn thư mục,…ngoài ra còn sử dụng trong công tác nghiên cứu, giảng dạy, xuất bản, phát hành sách,

Công tác mô tả tài liệu là một trong những khâu xử lí tài liệu được các

TV quan tâm áp dụng Vì thế, việc tìm hiểu thực trạng công tác mô tả sẽ giúp cho việc đánh giá thực trạng áp dụng chuẩn hoạt động TV Để làm được điều

đó, em đã tiến hành khảo sát tại một số TV trường đại học trên địa bàn Hà Nội và tổng hợp thành số liệu dưới đây:

AACR2, tất

cả TV các trường Đại học được khảo sát ở trên đếu sử dụng quy tắc

Từ thực tế đó ta có thể rút ra các số liệu sau:

TV Đại học sử dụng ISBD

TV Đại học sử dụng AACR2

Dựa vào bảng thống kê số liệu ta thấy: có 5 TV trên tổng số 7 TV trường Đại học được khảo sát đã áp dụng quy tắc mô tả AACR2 ( chiếm 71%), có 2 trường sử dụng quy tắc ISBD (chiếm 29%) Như vậy, đại đa số các trường Đại học đã bắt đầu chuyển sang áp dụng chuẩn mô tả AACR2 cho các tài liệu của TV mình Tại các TV, trung tâm thông tin này quá trình thực hiện chuyển đổi CSDL từ ISBD sang AACR2 hầu hết là do các phần mềm hỗ trợ thực hiện, các phần mềm này đã tự động thêm dấu phẩy sau mỗi họ tên Riêng TT TT-TV Đại học Quốc gia Hà Nội là do tự các cán bộ TV vào từng biểu ghi để hiệu chỉnh lại CSDL theo AACR2 Với sự hỗ trợ của các phần mềm, một số lượng lớn các biểu ghi tại TV, trung tâm thông tin trường Đại học đã được chuyển đổi sang AACR2 Ví dụ, tại thời điểm bắt đầu áp dụng AACR2, năm 2006, TV Tạ Quang Bửu đã có tới 40.000 biểu ghi được chuyển đổi; TV Học Viện Kỹ thuật Quân Sự có khoảng 10.000 biểu ghi được chuyển đổi (1999); hay tại TT TT-TV Đại học Quốc gia Hà Nội sau 6 năm tiến hành áp dụng AACR2 đã có khoảng 73.043 biểu ghi sách, ngoài ra còn

có CSDL bài trích, tạp chí, đã được áp dụng theo AACR2 Bên cạnh các biểu ghi tự động chuyển sang AACR2 nhờ phần mềm hỗ trợ thì vẫn tồn tại một số các biểu ghi không chuyển được do nhiều nguyên nhân khác nhau, đối với các biểu ghi này, các cán bộ TV tiến hành tự sửa bằng tay