6. B ốc ục của bài khóa luận
2.3.2 Thực trạng việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong công tác biên mục
2.3.2.1 Tổ chức mục lục truyền thống
Hệ thống mục lục truyền thống TV luôn được hiểu như là một phương
tiện nhằm giới thiệu một hệ quy chiếu nhất định nào đó bộ sưu tập tài liệu và nguồn thông tin có trong TV hoặc một cơ quan thông tin, nhằm giúp cho
người đọc, người dùng tin có thể tiếp cận được với tài liệu hoặc thông tin mà học cần tìm một cách nhanh nhất, thuận lợi nhất. Tại TV các trường Đại học, vai trò này càng được biểu hiện rõ rệt. Tuy nhiên, do khuôn khổ hạn chế một tờ phiếu mục lục với kích cỡ 7,5cm x 12,5cm, và do việc biên mục được xử lý bằng thủ công, hệ thống mục lục theo hình thức tủ phiếu không thể cung cấp những thông tin đầy đủ về tài liệu cho người đọc, không có khả năng đưa ra
những dấu hiệu tìm kiếm để trợ giúp người dùng tin. Mặt khác, khi vốn tài liệu và nguồn lực thông tin có tại TV phát triển lên quy mô lớn, hệ thống mục lục này sẽ trở nên cồng kềnh, làm cho người đọc phải hao phí nhiều thời gian trong việc tìm kiếm.
Thông thường các TV trường đại học được khảo sát thường tổ chức 2 loại mục lục giúp cho tra tìm tài liệu trong kho của TV: Mục lục chữ cái và Mục lục phân loại.
STT Tên đơn vị Mục lục truyền thống
1 TT TT – TV trường ĐH Quốc gia Hà Nội Mục lục phân loại 2 TT TT – TV trường Đại học Sư Phạm Hà Nội - Mục lục chữ cái - Mục lục phân loại 3 TV Tạ Quang Bửu - Mục lục chữ cái - Mục lục phân loại 4 TV Học viện Kỹ thuật Quân Sự Mục lục phân loại
5 TT TT – TV trường Đại học Văn hoá
Hà Nội - Mục lục chữ cái - Mục lục phân loại - Hộp phiếu chuyên đề 6 TV trường Đại học Y Hà Nội - Mục lục chữ cái - Mục lục phân loại 7 TT TT – TV trường Đại học Luật - Mục lục chữ cái - Mục lục phân loại
* Mục lục chữ cái: Là loại mục lục trong đó các phiếu mô tảđược sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả hay tên tài liệu…Nhìn chung, tại hầu hết các TV Đại học mục lục chữ cái được tổ chức dưới 2 dạng: mục lục tên tác giả và mục lục tên sách.
* Mục lục phân loại: Là loại mục lục phản ánh nội dung kho tài liệu của TV thông qua các phiếu mô tả được sắp xếp theo các môn loại tri thức dựa trên một bảng phân loại cụ thể. Mục lục phân loại giúp sinh viên và cán bộ trong việc tìm tài liệu theo các môn ngành tri thức.
Tại TV các trường Đại học được khảo sát, với việc ứng dụng về tin học việc người dùng tin sử dụng hệ thống mục lục truyền thống để tra cứu còn không nhiều. Qua quan sát và hỏi các cán bộ TV thì em nhận thấy chỉ có sinh
viên trường ĐH Văn hoá Hà Nội mặc dù đã có hệ thống tra cứu trên máy song tỷ lệ sử dụng mục lục truyền thống vẫn cao. Còn lại, ở 6 trường tỉ lệ này rất ít bởi người dùng tin thường tra cứu trên máy luôn. Rõ ràng, với xu thế tin học hoá trong các TV thì hiện nay, hệ thống mục lục truyền thống không còn phát huy tác dụng như trước nữa. Trong tương lai, cùng với việc ứng dụng CNTT hiện đại thì các loại mục lục này ít được các TV tổ chức.
2.3.2.2 Biên mục đọc máy
Gần đây, với xu hướng hoà nhập với thế giới, việc thống nhất và tiêu chuẩn hoá khổ mẫu trao đổi thông tin thư mục trên toàn quốc đã trở thành nhu cầu cần thiết. Tại TV 7 trường Đại học được khảo sát, việc áp dụng MARC21
STT Tên đơn vị Khổ mẫu Năm áp dụng 1 TT TT – TV ĐH Quốc gia Hà Nội MARC21 2001 2 TT TT – TV trường Đại học Sư Phạm Hà Nội MARC21 2005 3 TV Tạ Quang Bửu MARC21 2006
4 TV Học viện Kỹ thuật Quân Sự MARC21 1999 5 TT TT – TV trường Đại học Văn hoá
Hà Nội
MARC21 2008
6 TV trường Đại học Y Hà Nội MARC21 2007
7 TT TT – TV trường Đại học Luật MARC21 2007
Như vậy từ sau năm 2000 đến nay, tỷ lệ các TV áp dụng MARC21 đã
đạt tới 100%. Việc triển khai áp dụng MARC21 trong các TV Đại học gắn liền với việc triển khai các phần mềm quản trị TV của các công ty tin học. Cụ
STT Tên đơn vị Phần mềm ứng dụng
1 TT TT – TV trường Đại học Quốc gia Hà Nội
Libol 5.5
2 TT TT – TV trường ĐHSư Phạm Hà Nội Libol 5.5
3 TV Tạ Quang Bửu VTLS
4 TV Học viện Kỹ thuật Quân Sự Libol 5.5 5 TT TT – TV trường Đại học Văn hoá HN Ilib
6 TV trường Đại học Y Hà Nội Medlib
7 TT TT – TV trường Đại học Luật Libol 5.5
Từ việc khảo sát ở trên cho thấy, hiện nay các TV ở Việt Nam đang sử
dụng nhiều phần mềm quản trị TV tích hợp do các công ty phần mềm cung cấp trong hoạt động của mình và mỗi phần mềm đều tỏ ra có những mặt nổi trội nhất định. Thực tế cho thấy, phần lớn các phần mềm quản trị TV tiêu biểu được triển khai sử dụng ở các TV Đại học đều được ứng dụng chuẩn biên mục MARC21. Khi triển khai sử dụng, mỗi phần mềm đều có tài liệu
hướng dẫn biên mục theo MARC21 đi kèm. Cũng giống như AACR2, khi
chuyển đổi từ CSDL cũ sang khổ mẫu MARC21 đều là do phần mềm TV sử
dụng chuyển đổi. Trước khi áp dụng các phần mềm ở trên hầu hết các TV đều sử dụng phần mềm CDS/ISIS, do đó khi chuyển đổi phải có phần trung gian tiến hành chuyển đổi, sau đó mới tiến hành đổ dữ liệu từ phần trung gian vào. Phần lớn các biểu ghi được chuyển đổi đều tuân thủ theo cách thức của khổ
mẫu MARC21 trong phần mềm, chỉ một số ít biểu ghi có sai sót. Đối với các biểu ghi này, các cán bộ TV cũng tự tiến hành hiệu đính lại.
Sản phẩm và dịch vụ quan trọng nhất mà TV các trường Đại học đạt
được khi sử dụng phần mềm quản trị TV tích hợp có module biên mục dựa trên khổ mẫu MARC21 là tạo ra được các CSDL tài liệu TV có thể giao diện trên Web. Nhờ có MARC21 và các phần mềm hỗ trợ, một số lượng biểu ghi lớn đã được tạo ra tại 7 TV trường Đại học được khảo sát. Thông tin trong CSDL có ý nghĩa như một công cụ hỗ trợ quản lý đào tạo và công tác giảng dạy trong trường Đại học. Với một số lượng CSDL thư mục khổng lồ tại các TV trường Đại học ở trên, thì vai trò đó ngày càng trở nên quan trọng hơn bao
giờ hết.