Tài liệu Bồi dưỡng nghiệp vụ chức danh công chức văn phòng - Thống kê xã khu vực đồng bằng_Lĩnh vực Nghiệp vụ văn thư

BỘ NỘI VỤ –––––––––– NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẬP TÀI LIỆU GIẢNG DẠY DÀNH CHO LỚP BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ CHỨC DANH CƠNG CHỨC VĂN PHỊNG-THỐNG KÊ Xà KHU VỰC ĐỒNG BẰNG (Ban hành kèm theo Quyết định số: 348/QĐ-BNV ngày 19 tháng năm 2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) _ Hà Nội - 2012 MỤC LỤC TẬP BÀI GIẢNG Bài 1: Những vấn đề chung nhiệm vụ công tác văn thư UBND xã Bài 2: Tổ chức quản lý, giải văn Quản lý sử dụng 02 10 dấu hoạt động UBND xã Bài 3: Bài 4: Tổ chức lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND xã Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào 24 46 Công tác văn thư UBND xã Tài liệu tham khảo 61 Bài NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VÀ NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UỶ BAN NHÂN DÂN Xà I Khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn thư Khái niệm công tác văn thư Theo khoản 2, điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, khái niệm công tác văn thư qui định: “công tác văn thư quy định Nghị định bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu cụng tỏc th Qua ú, công tác văn th- UBND xã khu vực đồng hiểu hoạt động đảm bảo thông tin văn phơc vơ cơng tác qu¶n lý, điều hà nh bao gồm toàn công việc liờn quan n xây dựng, tổ chức quản lý v giải văn c hình thành hoạt động UBND xó Công tác văn thư tập trung vào vấn đề: Soạn thảo ban hành văn bản; Quản lý giải văn (trong bao gồm văn đi; văn đến; lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ); Quản lý sử dụng dấu (dấu UBND xã số dấu khác) Nội dung yêu cầu 2.1 Ni dung cụng tỏc th 2.1.1 Soạn thảo, ban hành văn - Thảo văn (son thảo) - Duyệt thảo (duyệt nội dung văn bản) - Đánh máy, (in) văn - Ký ban hành văn 2.1.2 Quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động UBND xó - Quản lý, gii quyt văn đến - Quản lý văn - Lập hồ sơ cụng vic giao nộp hồ sơ, tài liệu vào l-u trữ UBND xó 2.1.3 Quản lý sử dụng dấu công tác văn th- Bảo quản dấu UBND xó v loại dấu khỏc - Sư dơng dÊu UBND xã theo qui định 2.2 u cầu cơng tác văn thư Để c«ng tác văn th- UBND xà bảo đảm phc v cho hoạt động quản lý, điều hà nh đạt hiệu quả, công tác Văn thư phải đảm bảo thực yêu cầu bản: Nhanh chúng Chớnh xỏc – Bí mật - Hiện đại Nội dung cụ thể yêu cầu hiểu sau - Nhanh chóng: Cú ngha l trình tổ chức thực nội dung cụ thể ca công tác văn th- UBND xÃ, t khõu xây dựng văn n khõu tổ chức quản lý, giải văn (đi - đến) tiến hành nhanh, kÞp thêi sÏ góp phần y nhanh tin giải công viÖc quản lý, điều hà nh ë UBND x· Trong văn qun lý chứa đựng thông tin việc định, nờn việc tổ chức giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc UBND xÃ, đồng thời làm giảm ý nghĩa tính cập nhật việc, thông tin nêu văn - Chính x¸c: nội dung, thể thức văn khõu k thut nghip v công tác qun lý bn, t i liu đ-ợc hỡnh th nh hoạt động quản lý UBND xã Cụ thể sau: Nội dung văn Thể thức văn (1) Nội dung văn phải xác tuyệt đối mặt pháp lý Các dẫn chứng trích dẫn văn phải hoàn toàn xác nội dung thông tin Số liệu nêu văn phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng (2) Văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà n-ớc qui định Mẫu trình bày phải theo Thông t- sè 01/2011/TTBNV ngµy 19/01/ 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức Kỹ thuật trình bà y bn h nh chớnh Các khâu kỹ thuật nghiệp vụ (3) Yêu cầu xác phải đ-ợc thực nghiêm túc tất khâu nghiệp vụ công tác văn th- nh: đánh máy, (in) văn bản; đăng ký văn bản; chuyển giao văn bản; l-u văn không (in) thừa/thiu số l-ợng; đăng ký văn phải đầy đủ thông tin, chuyển giao (tham kho thờm Thụng t liờn văn thời gian đến tch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP tận tay ng-ời nhận ng y 06/5/2005) - Bí mật: Nguyên tắc n y đ-ợc hiểu phải bố trí phòng làm việc riờng cho công chức Văn phòng - Thống kê; lựa chọn công chức làm công tác liờn quan n văn th, phòng cú ý thc quán triệt đ-ợc tinh thần giữ gìn bí mật theo qui định Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà n-ớc số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 Và khía cạnh khác quản lý phải giữ gìn bí mật nội dung thông tin bàn bạc, ch-a thành định thức ch-a đ-ợc ban hành văn - Hiện đại: Nội dung công tác văn th- phong phú đa dạng, phức tạp, có thao tác lặp lặp lại nhiều lần theo chu kỳ, có thao thác cần phải sử dụng phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để thúc đẩy tiến độ giải xử lý văn kịp thi Yêu cầu đại công tác văn th- đà trở thành tiền đề bảo ®¶m tính hiệu lực, hiệu cho hoạt động qu¶n lý Nhµ n-íc nãi chung vµ cđa UBND x· khu vc ng bng nói riêng Hiện đại hóa công tác văn th- đ-ợc hiểu việc ứng dụng công nghệ thông tin nghiệp vụ công tác văn th- sử dụng có hiệu trang thiết bị văn phòng đại Hiện đại hoá công tác văn th- đ-ợc coi yờu cầu cấp bách nh-ng phải tiến hành b-ớc, phù hợp với trình độ khoa häc kü tht chung cđa ®Êt n-íc cịng nh- ®iỊu kiƯn thĨ cđa tõng UBND xã ViƯc ¸p dụng ph-ơng tiện kỹ thuật đại, phát minh, sáng chế có liên quan đến việc tăng c-ờng hiệu ca công tác văn th- cải cách nỊn hµnh chÝnh giai đoạn II Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư Vị trớ ợc xác định mặt hoạt động máy quản lý, nội dung quan trọng hoạt động UBND xà khu vc ng bng Công tác văn thảnh h-ởng trực tiếp đến chất l-ợng quản lý Nhµ n-íc UBND x· Ý nghĩa - Cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà n-íc ë UBND x· - Tổ chức thực hin tốt công tác văn th- góp phần giải công việc Uỷ ban nhân dân xà đ-ợc nhanh chóng, xác, hiệu qủa, sách, chế độ; góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhµ n-íc vµ cđa UBND xã khu vực đồng bằng, hạn chế đ-ợc bệnh quan liêu, giấy tờ việc lợi dụng sơ hở quản lý văn để làm việc trái pháp luật - Giữ lại đầy ®đ chøng cø vỊ mäi ho¹t ®éng UBND xã khu vực đồng Nội dung thơng tin c¸c văn chứa đựng thông tin phản ánh hoạt ®éng hà ng ngà y UBND x· còng x· nh- hoạt động cá nhân giữ chức vơ, tr¸ch nhiƯm kh¸c ë UBND x· Trong qu¸ trình hoạt động UBND xÃ, văn c lu giữ đầy đủ, nội dung văn ban hành xác, phản ánh hoạt động UBND xÃ, cần thiết văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động UBND xà - Tổ chức thực công tác văn th- nề nếp s giữ gìn đ-ợc đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi để làm tốt công tác l-u trữ UBND cấp xà Vì nguồn bổ sung chủ yếu, th-ờng xuyên cho l-u trữ UBND xó l hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn th- Nếu chất l-ợng hồ sơ lập không tốt (không yêu cầu), văn giữ lại không đầy đủ chất l-ợng hồ sơ tài liệu nộp vào l-u trữ UBND xà khu vc ng bng khụng t cht lng, gây khó khăn cho công tác l-u trữ sau nghiờn cu khai thỏc s dụng III Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thư UBND xã khu vực đồng Đặc thù cơng tác văn thư UBND xã Khơng có biên chế chuyên trách thực công tác văn thư UBND cấp huyện; UBND cấp tỉnh Tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân cấp, điều 9, Chương III tổ chức văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp, qui định tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp xã sau: - Tại UBND xã, phường, thị trấn bố trí cơng chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ - Người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định pháp luật thực nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn Sở Nội vụ Hiện nay, công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ giao cho công chức Văn phòng - Thống kê xã đảm nhiệm Để đảm đương tác nghiệp chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND xã, cơng chức Văn phịng - Thống kê cần phải rèn luyện để có đủ tiêu chuẩn theo qui định Nghị định 112/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 Chính phủ cơng chức xã, phường, thị trấn Ngồi tính đặc thù trên, cơng tác văn thư UBND xã cịn chịu ảnh hưởng tính đặc thù hệ thống trị cấp xã (Hội đồng nhân dân tổ chức đoàn thể khơng có văn thư riêng; khơng có phịng, ban mà có cơng chức cấp xã đảm nhận lĩnh vực giao).Văn thư UBND xã bố trí kiêm nhiệm phải thực hai chức giúp Chủ tịch quản lý công tác văn thư trực tiếp thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ tài liệu cấp xã, bên cạnh trình độ cơng chức cấp xã nhìn chung cịn thấp Phân cơng trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thư Tại điều 4, Thông tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND xã, phường, thị trấn qui định sau: - Trách nhiệm Chủ tịch UBND cấp xã: chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND cấp xã, đạo việc thực quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa phương - Trách nhiệm Chủ tịch HĐND cấp xã: có trách nhiệm đạo việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND theo Quy chế công tác văn thư lưu trữ HĐND UBND cấp xã - Trách nhiệm công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã: chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND cấp xã việc thực nhiệm vụ quy định Điều Thông tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 - Trách nhiệm cán bộ, công chức người hoạt động không chuyên trách cấp xã: có trách nhiệm thực quy định theo Thơng tư 14/2011/TT-BVN ngày 08/11/2011 quy định khác pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại hồ sơ, tài liệu lưu trữ sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp tổ chức, cá nhân Để thực quy định trên, trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thư UBND xã khu vực đồng phân cơng trách nhiệm sau: 2.1 Chđ tÞch : Có trách nhiệm quản lý công tác văn th- phạm vi UBND xà khu vc ng bng Để thực đ-ợc trỏch nhiệm này, Chủ tịch UBND xà giao cho công chức Văn phòng - Thống kê xó khu vc ng bng phụ trách tổ chức thực nghiệp vụ công tác văn th- phạm vi trách nhiệm quản lý Nhiệm vụ cụ thể: - Tổ chức giải kịp thời, xác văn đến UBND xà Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ chức danh chuyên môn nh Tài - Kế toán; T- pháp - Hộ tịch; Địa - Xây dựng; Văn hoá - Xà hội; Tr-ởng công an x·; ChØ huy tr-ëng qu©n sù UBND x· Chđ tịch giao cho Phó chủ tịch giải nh-ng phải chịu trách nhiệm chung việc giải - Ký văn theo qui định Nhà n-ớc Cụ thể văn quy phạm pháp luật văn hành Chủ tịch uỷ quyền cho Phó Chủ tịch ký thay văn thuộc thẩm ký Chủ tịch văn thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đà phân công cho Phó Chủ tịch - Xem xét cho ý kiến việc phân phối, giải văn đến (hoặc giao cho Phó Chủ tịch) - Trc tip soạn thảo văn quan trọng, phức tạp - Kiểm tra việc chấp hành chế độ, qui định công tác Văn th- UBND xà khu vc ng bng 2.2 Cán bộ, công chức Trong phạm vi nhiệm vụ quyền hạn mình, cán bộ, công chức quyền cấp xà phải có trách nhiệm thực đầy đủ nội dung công tác văn th- có liên quan đến phần việc Cụ thể : - Có trách nhiệm giải kịp thời văn theo yêu cầu Chủ tịch - Soạn thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm chuyên môn đà đ-ợc phân công - Lập hồ sơ công việc ph trỏch v giao nộp hồ sơ vào l-u trữ theo qui định UBND xà khu vc ng bng - Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn nội dung văn - Thực nghiêm túc qui định cụ thể chế độ công tác văn th- cấp xà 2.3 Công chức Văn phòng - Thống kª xã Theo Điều 5, Thơng tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011, nhiệm vụ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã quy định sau: - Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã thực chức quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã, bảo đảm thống quản lý theo lĩnh vực chuyên môn - Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã việc quản lý hồ sơ, tài liệu HĐND UBND cấp xã - Quản lý văn đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ cấp xã; hướng dẫn cán bộ, công chức UBND cấp xã lập hồ sơ công việc; tổ chức xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an tồn để phục vụ lâu dài cho cơng tác HĐND UBND cấp xã - Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tổ chức cá nhân Để đảm nhiệm quy định trên, trình thực cơng chức Văn phịng – Thống kê xã khu vực đồng cần ý: * §èi víi viƯc quản lý giải văn đến - Tổ chức tiếp nhận văn đến - Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến - Trình Chủ tịch văn đến - Đăng ký văn đến để quản lý, theo dõi - Chuyển giao văn đến: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, uỷ viên công chức chuyên môn cấp xà * Đối với việc quản lý văn - Kiểm tra lại thể thức văn bản; ghi số, ngày, tháng; tổ chức trình ký, nhân đóng dấu vào văn - Đăng ký văn - Bao gói làm thủ tục gửi văn - Sắp xếp, bảo quản phục vụ nghiên cứu sử dụng văn l-u Căn vào nhu cầu cụ thể: hàng ngày công chức Văn phòng Thống kê có trách nhiệm theo dõi quản lý cấp giấy giới thiệu, giấy đ-ờng cho cán bộ, công chức cấp xà công tác theo phõn cụng ca Ch tịch Phó Chủ tịch UBND x· - LËp vµ bảo quản loại sổ sách Văn phòng UBND xà (sổ đăng ký văn - đến; Sổ chuyển giao văn bản; sổ đăng ký đơn th- sổ thống kê loại theo yêu cầu Chủ tịch cấp trên; qun lý phn mm cơng tác văn thư thống kê * §èi víi việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu - Giúp Chủ tịch kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào l-u trữ - Hoàn chỉnh việc lập hồ sơ l-u Văn phòng UBND cấp xà * Đối với việc quản lý sử dụng dấu - Có trách nhiệm bảo quản an toàn loại dấu cđa chÝnh qun cÊp x· (bao gåm dÊu qc huy cđa chÝnh qun x·, dÊu chøc danh; dấu mức khn, mt) - Trực tiếp đóng dấu vào văn bản, t i liu UBND xó ban hành NI DUNG THẢO LUẬN – THỰC HÀNH BÀI 1 Phân tích khái niệm, nội dung, u cầu cơng tác văn thư Phân tích vị trí, ý nghĩa công tác văn thư UBND xã khu vực đồng Tại phải phân công trách nhiệm việc thực nhiệm vụ công tác văn thư UBND xã khu vực đồng Liên hệ thực trạng công tác văn thư UBND xã khu vực đồng (nơi công chức Văn phịng – Thống kê cơng tác) Những vấn đề cần phải khắc phục Giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu công tác văn thư hoạt động quản lý quyền cấp xã Quản lý theo phương pháp hệ thống cách huy động, phối hợp toàn nguồn lực để thực mục tiêu chung tổ chức Vì vậy, để đạt mục tiêu chung quan, tổ chức, nguyên tắc yêu cầu cá nhân quan, tổ chức phải có trách nhiệm đảm bảo việc đạt mục tiêu chất lượng phạm vi công việc giao 2.1.6 Nguyên tắc cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng phải cải tiến thường xuyên để bổ sung yêu cầu cần thiết phù hợp với phát triển tổ chức yêu cầu xã hội sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức cung ứng Cải tiến liên tục mục tiêu đồng thời phương pháp quản lý tổ chức muốn có mức độ chất lượng cao 2.1.7 Nguyên tắc định dựa sở liệu Để đạt hiệu cao công tác quản lý, định quan, tổ chức, người lãnh đạo phải xây dựng dựa việc phân tích đầy đủ thơng tin sở liệu thu thập 2.1.8 Nguyên tắc hợp tác chặt chẽ tổ chức bên cung ứng Việc quản lý chất lượng phải tiến hành quan hệ hợp tác chặt chẽ bên bên Các quan hệ bên quan hệ nội lãnh đạo với nhân viên, nhân viên với nhân viên phận với Các quan hệ bên quan hệ với cấp trên, cấp dưới, tổ chức đào tạo, đối tác bên cung ứng Sự hợp tác nội chặt chẽ tăng cường, thúc đẩy linh hoạt trình hoạt động khả đáp ứng nhanh quan, tổ chức Các quan hệ bên chặt chẽ tảng giúp tổ chức nâng cao khả mở rộng phạm vi hoạt động Khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 quản lý hành quan, tổ chức tám nguyên tắc ràng buộc từ cán lãnh đạo đến cán công chức thừa hành trình thực nhiệm vụ theo luật định 2.2 Các yêu cầu cần kiểm soát tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 - Kiểm soát tài liệu kiểm soát hồ sơ: Kiểm soát hệ thống tài liệu nội bộ, tài liệu bên - Trách nhiệm lãnh đạo: Cam kết lãnh đạo; Định hướng khách hàng;Thiết lập sách chất lượng, mục tiêu chất lượng cho phòng ban; Xác định trách nhiệm quyền hạn cho chức danh; Thiết lập hệ thống trao đổi thông tin nội bộ; Tiến hành xem xét lãnh đạo 50 - Quản lý nguồn lực: Cung cấp nguồn lực; Tuyển dụng; Đào tạo; Cơ sở hạ tầng; Môi trường làm việc - Tạo sản phẩm : Hoạch định sản phẩm; Xác định yêu cầu liên quan đến khách hàng; Kiểm soát thiết kế; Kiểm soát mua hàng; Kiểm soát sản xuất cung cấp dịch vụ; Kiểm soát thiết bị đo lường - Đo lường phân tích cải tiến: Đo lường thoả mãn khách hàng; Đánh giá nội bộ; Theo dõi đo lường trình; Theo dõi đo lường sản phẩm; Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp; Phân tích liệu; Hành động khắc phục; Hành động phòng ngừa 2.3 Các yêu cầu quan, tổ chức áp dụng ISO 9001:2008 - Yêu cầu hệ thống thuật ngữ từ vựng - Yêu cầu hệ thống tài liệu - Yêu cầu trách nhiệm lãnh đạo - Yêu cầu quản lý nguồn nhân lực - Yêu cầu việc tạo sản phẩm - Thực yêu cầu đo lường, phân tích cải tiến II Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 vào công tác văn thư Xây dựng quy trình quản lý cơng tác văn thư * Mục đích: Nắm vận hành khâu nghiệp vụ thuộc nội dung cơng tác văn thư, qua đó, người quản lý đưa giải pháp tối ưu nâng cao chất lượng công tác văn thư Quy định bước xây dựng kế hoạch công tác văn thư, kiểm tra, giám sát việc thực kế hoạch rút kinh nghiệp, khắc phục điểm hạn chế kế hoạch, đề phương hướng cải tiến cho kế hoạch năm Tiêu chuẩn tiến hành thông qua việc xây dựng thực hệ thống qui trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với qui định pháp luật, nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu quan hành nhà nước kiểm sốt q trình giải cơng việc nội quan; thơng qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý cung cấp dịch vụ công 51 * Ý nghĩa: - Tăng xuất lao động công tác văn thư - Đáp ứng yêu cầu luật định văn thư - Đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế - Đem lại thời gian trí tuệ cho người đứng đầu quan đội ngũ cán bộ, viên chức - Thay đổi nếp nghĩ, nếp làm giao tiếp văn thư - Làm tảng cho việc chứng nhận chất lượng * Phạm vi áp dụng Trong quản lý, theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực nội dung công tác văn thư phạm vi tồn quan, văn phịng, phịng hành phịng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc, kể hoạt động cá nhân lãnh đạo liên quan đến công tác văn thư * Tài liệu viện dẫn - Các văn hành nhà nước quy định công tác văn thư - Các văn quan cấp trên, văn quan quy định công tác văn thư - Sổ tay chất lượng - Các quy trình quản lý hành theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 quan * Giải thích thuật ngữ Khi xây dựng quy trình quản lý cơng tác văn thư theo ISO 9000, người xây dựng có trách nhiệm giải thích thuật ngữ, từ ngữ chun mơn dùng quy trình để người quản lý người thực hiểu cách thống * Nội dung Việc xây dựng lưu đồ quy trình cần đảm bảo việc, người thực hiện, trách nhiệm cá nhân, thời gian hoàn thành nhiệm vụ giao kết thu sau bước cơng việc Xây dựng quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư 2.1 u cầu quy trình nghiệp vụ Quy trình nghiệp vụ phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 cần đáp ứng tiêu chí sau: 52 - Đảm bảo yêu cầu văn hướng dẫn nghiệp vụ, đầy đủ yếu tố thể thức Các yếu tố thể thức trình bày quy trình mang tính đơn giản, thường thể bảng biểu, sơ đồ - Mô tả khâu công việc cụ thể, rõ ràng, theo trình tự khoa học, thống với văn hướng dẫn quan cấp - Thể rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị, kể cấp lãnh đạo tham gia vào việc giải khâu nghiệp vụ - Viện dẫn tài liệu liên quan đến khâu công việc, sản phẩm khâu công việc cụ thể mà cán phân công phải chịu trách nhiệm hoàn thành - Bố cục chặt chẽ, khoa học, có đủ mục 2.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn 2.1.1 Mục đích Quy định cách thức soạn thảo, phê duyệt, ban hành văn thuộc hệ thống quản lý chất lượng quan, tổ chức 2.1.2 Phạm vi áp dụng Đối với tất văn quan ban hành 2.1.3 Tài liệu viện dẫn - Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 - Sổ tay chất lượng; - Các văn hướng dẫn soạn thảo ban hành văn bản, quy định thể thức trình bày văn bản, quy chế công tác văn thư lưu trữ quan 2.1.4 Giải thích thuật ngữ - Văn kiểm sốt: tài liệu có đóng dấu kiểm sốt màu đỏ quan trang bìa đầu, theo dõi danh mục phân phối tài liệu, sửa đổi cập nhật tới người sử dụng - Văn khơng kiểm sốt: tài liệu khơng đóng dấu kiểm sốt màu đỏ quan, người cập nhật văn không cần cập nhật tài liệu thay đổi 2.1.5 Các bước tiến hành Các bước soạn thảo ban hành văn thể lưu đồ 2.2 Quy trình quản lý văn 53 2.2.1 Mục đích Thống bước quản lý văn quan, tạo điều kiện cho việc tra cứu phục vụ quản lý 2.2.2 Phạm vi áp dụng Tính từ văn hồn chỉnh thảo, có chữ ký ban hành thủ trưởng quan đến lưu văn bản, xếp văn để phục vụ tra tìm Áp dụng tất văn quan ban hành 2.2.3 Tài liệu viện dẫn - Các văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ quan cấp - Quy chế công tác văn thư quan, đơn vị 2.2.4 Giải thích thuật ngữ - Văn đi: - Đăng ký văn đi: 2.2.5 Các bước tiến hành Với phạm vi giới hạn quy trình, việc quản lý văn tính từ văn hồn chỉnh thể thức đủ điều kiện phát hành, bao gồm bước: - Đăng ký văn - Theo dõi trình phát hành văn - Theo dõi việc thực văn - Đánh giá kết thực văn - Lưu văn - Phục vụ khai thác, sử dụng văn - Chuyển giao văn vào lưu trữ quan 2.3 Quy trình quản lý, giải văn đến 2.3.1 Mục đích Thống bước quản lý, giải văn đến quan, từ tiếp nhận văn đến chuyển giao văn đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải theo dõi trình giải văn 2.3.2 Phạm vi áp dụng Áp dụng tất văn đến quan đăng ký vào “Sổ đăng ký văn đến” 54 2.3.3 Tài liệu viện dẫn - Các văn quản lý hướng dẫn văn thư, lưu trữ quan cấp - Quy chế công tác văn thư quan, đơn vị - Những ghi quan phát hành mức độ mật văn 2.3.4 Giải thích thuật ngữ - Văn đến - Đăng ký văn đến 2.3.5 Các bước tiến hành: thể lưu đồ 2.4 Quy trình lập hồ sơ hành nộp lưu vào lưu trữ 2.5.1 Mục đích Thống bước lập hồ sơ hành, hồ sơ công việc nộp lưu vào lưu trữ quan, đơn vị Giúp cán chuyên môn giải việc lập hồ sơ cơng việc thực 2.5.2 Phạm vi áp dụng Áp dụng lĩnh vực hoạt động quan đơn vị, cá nhân quan chịu trách nhiệm giải 2.5.3 Tài liệu viện dẫn - Các văn hướng dẫn việc lập hồ sơ hành giao nộp vào lưu trữ quan cấp - Quy chế công tác văn thư quan, đơn vị 2.5.4 Giải thích thuật ngữ - Hồ sơ - Danh mục hồ sơ - Hồ sơ công việc 2.5.5 Các bước tiến hành: Thể lưu đồ từ trang 58 đến trang 62 Mơ tả quy trình nghiệp vụ văn thư áp dụng ISO 9001:2008 III CÁC BIỆN PHÁP THỰC HIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ UBND Xà 55 Thống chủ trương lãnh đạo Khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 vào hoạt động quan, tổ chức nói chung vào cơng tác văn thư nói riêng xuất phát từ thống chủ trương cấp lãnh đạo Chủ trương cần có chuẩn bị, đầu tư sở lý luận, sở vật chất cách đầy đủ, đảm bảo yêu cầu việc thực hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 Sự thống chủ trương cấp lãnh đạo, cần tập trung vào vấn đề sau: - Thống thời điểm tiến hành áp dụng - Thống sở khoa học sở thực tiễn việc áp dụng TCVN ISO 9001: 2008 - Thống nội dung lựa chọn để xây dựng quy trình thực theo ISO 9001 - Thống mức độ đầu tư kinh phí - Thống biện pháp cải tiến Một nguyên tắc việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 phải luôn cải tiến hệ thống quản lý chất lượng Sau thời gian triển khai áp dụng ISO 9001 Ban đạo ISO cần xem xét, đánh giá mức độ hoạt động hiệu hệ thống, tìm phân tích ngun nhân khơng phù hợp xây dựng biện pháp khắc phục, phòng ngừa cải tiến Định kỳ xem xét, đánh giá, xây dựng biện pháp khắc phục, phòng ngừa cải tiến theo phương án giải việc không phù hợp cách đơn lẻ hay đồng phải có thống cấp lãnh đạo từ lúc bắt đầu áp dụng triển khai áp dụng Xây dựng hệ thống thuật ngữ từ vựng Xây dựng hệ thống thuật ngữ, từ vựng nội dung phức tạp, cần đầu tư nhân lực, vật lực để tiến hành nghiên cứu sâu rộng Vì vậy, hệ thống thuật ngữ từ vựng ngành, lĩnh vực liên quan nguồn tư liệu tham khảo, bổ ích cho quan, tổ chức 56 Chuẩn bị nhân lực cho việc áp dụng TCVN ISO 9001: 2008 Một yêu cầu đặt nguồn nhân lực phải đảm bảo chất lượng định Đội ngũ cán phải đào tạo chuyên môn chức danh, lĩnh vực phân cơng nhiệm vụ, có đạo đức nghề nghiệp trang bị kiến thức phụ trợ tin học, ngoại ngữ, kỹ thu thập tổng hợp thông tin, kỹ soạn thảo văn bản… Cán làm việc quan phải có hiểu biết tiêu chuẩn ISO 9001:2008 mục tiêu, sách chất lượng quan, tổ chức NỘI DUNG THẢO LUẬN - THỰC HÀNH BÀI Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Mô tả hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 Các biện pháp thực ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 vào công tác văn thư UBND xã thuận lợi, khó khăn ? Các quy trình nghiệp vụ cần xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư 57 Lưu đồ xây dựng quy trình nghiệp vụ công tác văn thư Trách nhiệm Các bước tiến hành Tài liệu, sản phẩm Xây dựng kế hoạch công tác văn thư năm Phịng Hành Phịng Hành chính, kế tốn Kế hoạch cơng tác năm quan, kế hoạch cơng tác văn thư Kế hoạch kèm dự tốn Lập dự toán Biên họp triển khai kế hoạch Phịng Hành chính, đơn vị, cá nhân liên quan Tổ chức triển khai thực kế hoạch Phòng Hành chính, Thủ trưởng quan Văn giao kế hoạch, phân công nhiệm vụ Giao nhiệm vụ cụ thể cho đơn vị, cá nhân Phịng Hành chính, Thủ trưởng quan Phịng Hành Bản ghi chép, tổng hợp thông tin theo dõi, giám sát Đôn đôc, nhắc nhở Theo dõi, giám sát việc thực kế hoạch Đôn đôc, nhắc nhở Báo cáo tổng hồ sơ hội nghị kết, Tổng kết, đánh giá việc thực kế hoạch Nghị hội nghị Phịng Hành Bản đề xuất nhiệm vụ Báo cáo tổng kết Giải pháp cải tiến Hội nghị tổng kết Đề xuất nhiệm vụ hoạt động năm sau Lưu hồ sơ 58 Toàn tài liệu hình thành trình xây dựng thực kế hoạch Lưu đồ soạn thảo ban hành văn : Trách nhiệm Các bước tiến hành Cán phân công Phụ trách phận Tài liệu, sản phẩm Yêu cầu soạn thảo văn Xem xét yêu cầu Sổ theo dõi Những vấn đề liên quan đến nội dung yêu cầu Ý kiến lãnh đạo Trưởng phịng Phân cơng soạn thảo Cán phân công Các phận, cá nhân xin ý kiến Cán phân công Dự thảo xin ý kiến Đóng góp ý kiến Bản dự thảo Danh sách quan, tổ chức xin ý kiến Các ý kiến đóng góp, báo cáo tổng hợp ý kiến góp ý Bản thảo hồn chỉnh Bản thảo hồn chỉnh Trưởng phịng Hồn chỉnh dự thảo Lãnh đạo đơn vị Bản thảo hồn chỉnh Bộ phận pháp chế Sốt xét dự thảo Đơn vị soạn thảo Thẩm định dự thảo Bản thảo hoàn chỉnh, kiến phận pháp chế ý Bản thảo hồn chỉnh có chữ ký tắt trưởng đơn vị Chưa đạt Thủ trưởng quan Kiểm tra pháp chế Bản gốc đạt Văn thư quan Bản gốc Trình ký Văn thư quan Cán phân công Văn thư, phận ban hành Yêu cầu soạn thảo lại Sổ đăng ký văn Phê duyệt Làm thủ tục phát hành Đăng ký văn Chuyển giao vb thu hồi vb lỗi thời Lưu văn 59 Các tài liệu bị thay lỗi Hồ sơ xây dựng văn thời, Lưu đồ quản lý văn đi: Trách nhiệm Các bước tiến hành Đăng ký văn Cán văn thư Cán phần hành, đơn vị phân cơng Theo dõi q trình phát hành văn Cán phần hành, đơn vị phân công Cơ quan ban hành văn quan chuyên môn đầu ngành Tài liệu, sản phẩm Sổ đăng ký văn Sổ theo dõi, thông tin phản hồi Các văn triển khai Theo dõi việc thực văn Sửa chữa bổ sung chưa đạt Báo cáo đánh kết thực giá Đánh giá kết thực đạt Cán văn thư, chuyên viên lưu hồ sơ Sổ đăng ký văn đi, phần mềm đăng ký vb đi, hồ sơ công việc Lưu văn Cán văn thư, chuyên viên lưu hồ sơ Cán văn thư, chuyên viên lưu hồ sơ công việc Các tài liệu phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ việc Phục vụ khai thác, sử dụng văn Chuyển giao văn vào lưu trữ 60 Hồ sơ nộp lưu Lưu đồ quản lý văn đến Trách nhiệm Các bước tiến hành Tài liệu, sản phẩm Tiếp nhận văn đến (ký nhận, kiểm tra) Cán văn thư Cán văn thư Phân loại bì văn đến Cán văn thư Sổ nhận văn đến Bóc bì văn đến Cán văn thư Đóng dấu đến, ghi ngày tháng năm văn đến Cán văn thư Đăng ký văn đến Cán văn thư, thủ trưởng đơn vị Trình xin ý kiến phân phối hướng giải văn Cán văn thư, trưởng phịng hành Đơn vị, cá nhân phân công trách nhiệm Thủ trưởng đơn vị, trưởng phận phân công giải Bộ phận giao trách nhiệm giải Phối hợp với đơn vị liên quan Chuyển giao vb đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải Dấu đến theo mẫu quan Sổ đăng ký văn đến, phần mềm đăng ký vb đến, hồ sơ công việc Ý kiến thủ trưởng đơn vị Sổ chuyển giao văn Tổ chức giải văn đến Theo dõi trình giải văn đến Lưu văn đến tổ chức tra cứu 61 Các tài liệu liên quan, ý kiến văn phản hồi Văn phản hồi, báo cáo kết Sổ đăng ký, chuyển giao văn đến, hồ sơ công việc Lưu đồ Xây dựng danh mục hồ sơ lập hồ sơ Trách nhiệm Văn phịng phịng hành Chun viên tổng hợp Chuyên viên trực tiếp giải công việc Các bước tiến hành Nguyên tắc (hs) Hồ sơ việc Chuyên viên trực tiếp giải công việc phận quản lý hồ sơ Các văn hướng dẫn, kế hoạch công tác Mở hồ sơ biên mục bên Bìa hồ sơ, tài liệu hình thành giải công việc Thu thập tài liệu Chuyên viên trực tiếp giải công việc Bộ phận quản lý hồ sơ Xây dựng khung phân loại DMHS hồ sơ nhân Chuyên viên trực tiếp giải công việc Chuyên viên trực tiếp giải công việc cán văn thư lưu trữ Lập Danh mục hồ sơ Tài liệu, sản phẩm Các văn hướng dẫn, kế hoạch cơng tác Tất tài liệu hình thành q trình giải cơng việc Sắp xếp văn hồ sơ Bìa hồ sơ, tờ mục lục Biên mục hồ biên mục bên Tài liệu hồ sơ sơ Tổ chức khai thác, phục vụ Các biểu mẫu, sổ sách phục vụ khai thác Biên bàn giao, sổ giao nhận Tổ chức nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG TS Nguyễn Tiến Dĩnh 62 Tài liệu tham khảo Luật (sửa đổi) Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân cấp năm 2005 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 Chính phủ ban hành công tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ban hành ngày 08/2/2010 Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định 58/2001/NĐ- CP ban hành ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Nghị định 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 Chính phủ kiểm tra xử lý văn qui phạm pháp luật Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Chỉ thị 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 Thủ tướng Chính phủ việc giảm văn giấy tờ hành hoạt động quan hành nhà nước Thơng tư 07/2002/TT-LT ngày 06 /5/2002 Bộ Công an – Ban Tổ chức cán Chính phủ hướng dẫn thực số qui định Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Thông tư 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 19/9/2002 Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ qui định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Thơng tư 04/2008/TT-BNV ban hành ngày 04/6/2008 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện 10 Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân cấp 11 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 63 12.Thông tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn 13 Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến 14 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 v/v hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng 15 Giáo trình Nghiệp vụ cơng tác Văn thư Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ, NXB Giao thông vận tải năm 2006 16 Tạp chí Văn thư Lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 17 Tập tài liệu Bồi dưỡng Nghiệp vụ Văn phòng – Thống kê dùng cho chức danh Văn phòng – Thống kê cấp xã tỉnh Tây Nguyên ban hành theo Quyết định số 3566/QĐ-BNV ngày 09 tháng năm 2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ 64 ... nghĩa công tác văn thư UBND xã khu vực đồng Tại phải phân công trách nhiệm việc thực nhiệm vụ công tác văn thư UBND xã khu vực đồng Liên hệ thực trạng công tác văn thư UBND xã khu vực đồng (nơi... độ công tác văn th- cấp xà 2.3 Công chức Văn phòng - Thống kê xó Theo iu 5, Thụng t 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011, nhiệm vụ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã quy định sau: -. .. phận, công chức chuyên môn dự kiến danh mục hồ sơ phần phụ trách, lĩnh vực công tác giao theo hướng dẫn công chức Văn phịng - Thống kê xã, sau cơng chức Văn phòng - Thống kê xã tổng hợp dự thảo danh