Phân tích cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH ABB

Tổng giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng thành vientththành Phó giám đốc sản xuất Phógiám đốc tài chính Tuyển dụng Đào tạo Điều chuyển nhân viên Lập kế hoạch sản xuất Kiểm soát chất lư

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG

-o0o -

BÀI TẬP NHÓM

MÔN: QUẢN LÝ HỌC

Đề tài:

NGHIÊN CỨU VỀ CÁC CÔNG CỤ TẠO ĐỘNG LỰC

Giáo viên hướng dẫn : PGS.TS Đỗ Thị Hải Hà

Nguyễn Đình Hoàng – 11121522 – 103 Nguyễn Xuân Tuyến – 11124488 – 290

Vũ Hải Linh – 11122142 – 157 Phạm Thanh Vân – 11124550 – 293

Hà Nội, tháng 10/2013

Câu hỏi: Lựa chọn một tổ chức quan tâm, vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức, phân tích theo

6 thuộc tính Đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại theo 5 yêu cầu của cơ cấu tổ chức

Chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu và gợi ý hoàn thiện tổ chức

Tổ chức được lựa chọn: Công Ty THHH một thành viên ABB

Tổng giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng thành vientththành

Phó giám đốc sản xuất

Phógiám đốc tài chính

Tuyển dụng

Đào tạo

Điều chuyển nhân viên

Lập kế hoạch sản xuất

Kiểm soát chất lượng

Nghiên cứu sản phẩm

Lập kế hoạch tài chính Ngân quỹ

Kế toán

Thống kê, xử lý

số liệu

Kiểm soát viên

Trưởng bộ phận

sản xuất thiết bị

điện tử

Trưởng bộ phận cung cấp dịch vụ viễn thông

Trưởng bộ phận sản xuất thiết bị công nghệ thông

tin

Trưởng bộ phận kinh doanh xây dựng

và địa ốc

Trưởng bộ phận

thương mại

Trưởng bộ phận kinh doanh bất động sản và đầu

tư tài chính

Trưởng bộ phận đào tạo và cung ứng nhân lực Quốc tế

Trưởng bộ phận kinh doanh và vận tải

Trưởng bộ phận sản xuất công nghiệp phụ trợ

Hội đồng thành viên

Ra đời cách đây hơn ¼ thế kỷ, khi đất nước ta đang ở đêm trước của Đổi mới với muôn vàn khó khăn và sự yếu kém, lạc hậu về khoa học kỹ thuật, Công ty TNHH Một thành viên ABB khi ấy đã chứng tỏ một bước đột phá về tư duy kinh tế, gắn kinh tế với khoa học công nghệ và đón đầu làn sóng hội nhập với thế giới Trải qua chặng đường hàng chục năm thăng trầm, ABB đã trở thành một chàng trai vạm vỡ

ở tuổi trưởng thành có bản lĩnh và vị thế trong nền kinh tế thủ đô và cả nước

Từ một Công ty điện tử chỉ vài chục người, chủ yếu là các cán bộ khoa học

kỹ thuật, ngày nay Công ty TNHH Một thành viên ABB phát triển hoạt động kinh doanh đa ngành nghề Các lĩnh vực linh doanh chính của công ty là:

- Điện, điện tử - tin học – viễn thông

- Xây dựng hạ tầng khu công nghiệp, công viên phần mềm, hạ tầng, công nghệ cao , công nghệ phụ trợ

- Kinh doanh bất động sản và đầu tư tài chính

- Vận tải đa phương thức, kinh doanh kho bãi, Logisstic

- Đào tạo nghề và cung ứng lao động quốc tế (xuất khẩu lao động)

Công ty đã tham gia các dự án lớn để bổ trợ ứng dụng và hợp tác với các tập đoàn điện tử - viễn thông hàng đầu thế giới như: Intel, IBM, Casio

Doanh thu hàng năm của công ty đạt hơn 8 nghìn tỉ đồng Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế toàn cầu những năm gần đây, ABB vẫn duy trih được mức doanh thu năm sau cao hơn năm trước, đảm bảo thu nhập bình quân cho người lao động năm 2012 là 8 triệu đồng / người / tháng

Ngày nay, ABB được biết đến như một hương hiệu mạnh, một trong những công ty hàng đầu trong ngành điện tử Việt Nam và nắm giữu vai trò đầu tàu trong sự phát triển kinh tế của thủ đô ABB đang tự tin nắm bắt và sở hữu những thành tựu đỉnh cao của công nghệ, hướng tới trở thành một trong những tập đoàn điện tử - viễn thông hàng đầu của thủ đô và cả nước

Có được những thành công như vậy là nhờ vào tài quản lí và tổ chức của những người quản lí công ty đã từng bước hoàn thiện, xây dựng cơ cấu tổ chức linh động, phù hợp và tạo điều kiện phát huy khả năng của mỗi người lao động cũng như phân bổ nguồn lực hiệu quả với từng bộ phận, thành phần của tổ chức

I Phân tích cơ cấu tổ chức công ty:

1 Chuyên môn hóa công việc

Với nhiều lĩnh vực kinh doanh sản xuất, nhiều nhiệm vụ đặc thù trong từng khâu sản xuất, các nhà quản lí đã chia nhỏ nhiệm vụ hoặc các sản phẩm, dịch vụ đặc thù trong mỗi ngành thành nhiều hạng mục nhỏ khác và tập trung nhân lực phù hợp nhất đối với từng bộ phận, đó là:

- Điện tử:

- Công nghệ thông tin:

- Viễn thông:

- Thương mại:

- Xây dựng:

 Các công trình giao thông

- Bất động sản:

- Đào tạo, cung ứng nhân lực quốc tế

- Vận tải đa phương thức

có xảy ra sự trùng lặp, chồng chéo và cồng kềnh khi nhiều khâu sản xuất bị chia nhỏ khiến sự phối hợp giữa các bộ phận không ăn khớp và có sự phát triển chênh lệch giữa các bộ phận trong cũng một lĩnh vực

2 Hình thành các bộ phận

- Hình thành bộ phận theo chức năng:

Các bộ phận được chia theo chức năng đối với công ty TNHH một thành viên ABB gồm có:

nghiên cứu thị trường nhằm tìm ra các nhu cầu, đặc tính mong muốn ở các sản phẩm mà khách hàng đang tìm kiếm cũng như phát hiện bộ phận khách hàng tiềm năng Với vai trò xây dựng và định vị thương hiệu sản phẩm, bộ phận marketing còn đảm nhận khâu quảng cáo bán hàng, lập kế

hoạch marketing và quản lí doanh số bán hàng theo từng thời kì Vai trò bán hàng, phân phối, tiêu thụ sản phẩm đầu ra cũng thuộc trong bộ phận này

đối thực hiện công việc sản xuất với những nhóm sản phẩm có nét tương đồng

nhằm đảm bảo có sự quản lí và phân bổ nguồn lực tài chính hợp lí nhất

có thể Ngoài ra, nhiệm vụ thống kê, xử lí số liệu đáp ứng yêu cầu quản

lí của nhà nước và theo dõi tình hình kinh doanh cũng do bộ phận này thực hiện

nhân viên phù hợp cho từng bộ phận sản xuất kinh doanh (được chia nhỏ theo sản phẩm và dịch vụ kinh doanh đặc thù)

Với cách tổ chức phân chia theo chức năng, công ty đã phát huy tối đa được những ưu thế tối đa của chuyên môn hóa do các bộ phận theo chức năng tập trung vào những công việc có những tính chất tương đồng với các nhân viên có tiêu chuẩn nghề nghiệp, đồng thời phát huy được lợi thế quy mô của công ty lớn, đa ngành nghề, giảm thiểu sự trùng lặp trng các hoạt động và tạo điều kiện đào tạo lao động mới Ngoài ra, hoạt động được phân chia theo các chức năng tạo điều kiện co sự kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất, dễ dàng phát hiện được các sai sót trong hoạt động của từng bộ phận

- Bên cạnh việc hình thành các tổ chức theo chức năng, do công ty hoạt động

sản xuất kinh doanh trên nhiều kĩnh vực, nên sự hình thành các bộ phận theo nhóm sản phẩm, dịch vụ được hình thành tương đối rõ rệt, đó là:

tin: đây là lĩnh vực sản xuất quan trọng nhất của công ty, được hình thành sớm nhất và đóng vai trò quyết định đến sự sống còn của công ty

sau bộ phận sản xuất sản phẩm điện – điện tử, tin học viễn thông, công nghệ thông tin Bộ phận kinh doanh xây dựng địa ốc đang tăng trưởng mạnh mẽ và là một điểm sáng hứa hẹn định vị thương hiệu công ty

 Kinh doanh bất động sản và đầu tư tài chính: song song với việc kinh doanh xây dựng, công ty đã lên kế hoạch chiến lược thâm nhập thị trường bất động sản và hình thành bộ phận kinh doanh bất động sản và đầu tư tài chính, bước đầu nhằm phục vụ hoạt động mua bán các công trình xây dựng do công ty hoàn thiện, phát triển dần thành một bộ phận phát triển cùng với hoạt động xây dựng của công ty

tử, điện lạnh , các sản phẩm công nghệ cao và các loại hình kinh doanh thương mại dịch vụ khác

thuê kho bãi, logistic

với vai trò đào tạo nhân lực tại chỗ phục vụ nhu cầu lao động của công

ty, phát triển nhanh chóng với xu hướng đào tạo lao động xuất khẩu chuyên nghiệp

phụ trợ cho sản phẩm công nghệ cao, sản xuất nhựa, bao bì

Với việc hình thành các bộ phận theo sản phẩm chuyên biệt giúp công ty thực hiện chuyên môn hóa tối đa để tạo ra chất lượng tốt nhất cho các sản phẩm dịch vụ, nắm bắt và kinh doanh có hiệu quả trên các lĩnh vực độc lập tương đối, mang lại lợi nhuận cao nhất có thể

phận xây dựng và kinh doanh địa ốc, bộ phận kinh doanh bất động sản và đầu tư tài chính, bộ phận vận tải – kho bãi, bộ phận đào tạo – cung ứng nhân lực quốc tế, bộ phận sản xuất công nghiệp phụ trợ

- Quyền hạn tham mưu:

Các bộ phận tham mưu có chức năng điều tra, khảo sát, phân tích và đưa ra

ý kiến tư vấn cho những nhà quản lí mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Ngoài ra, tham mưu còn thực hiện sự trợ giúp triển khai chính sách, giám sát

và đánh giá, trợ giúp và tư vấn trong các vấn đề pháp lí và tài chính, thiết kế

và vận hành hệ thống dữ liệu

Các bộ phận, phòng ban được chia theo chức năng cũng thực hiện chức năng tham mưu đối với ban giám đốc

sát khách hàng và tiến hành phân tích thị trường nhằm tìm ra những nhu cầu và đặc tính mong muốn mới về sản phẩm và dịch vụ của công ty, nhờ

đó đưa ra những lời khuyên về chiến lược cải thiện, hay phát triển nhóm sản phẩm mới cho bán giám đốc xem xét quyết định

vụ kế toán và lập kế hoạch tài chính sẽ đưa ra lời khuyên về một dự án hay một quyết định nên được phân bổ nguồn lực tài chính như thế nào, đánh giá và giám sát hoạt động của quyết định đó về mặt tài chính

hoàn thiện, bổ sung được, cũng như đưa ra những quy cách đóng gói hay thậm chí đưa ra lời khuyên về thị trường hay nhóm khách hàng mà sản phẩm và dịch vụ đó hướng tới Trực tiếp quản lí và vận hành sản xuất giúp cho phó giám đốc bộ phận sản xuất hiểu rõ các tính năng sản phẩm hơn ai hết và đánh giá về sự phù hợp của sản phẩm đối với thị trường, khách hàng của Phó giám đốc sản xuất luôn được coi trọng và là cơ sở của quyết định thị trường, khách hàng của ban giám đốc

phân bổ nguồn lực con người đến các bộ phận khác và cũng thực hiện chức năng tư vấn về điều chuyển nhân lực giúp ban giám đốc ra quyết định chính xác hơn

- Quyền hạn chức năng

Quyền hạn chức năng được trao cho một cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác

Giao phó quyền hạn chức năng:

phó giám đốc các phòng ban) Khi đó, những phó giám đốc này được ra chỉ thị trực tiếp cho các nhân viên trong phòng để thực hiện chức năng của phòng đó

Ví dụ: Phó giám đốc Sales and marketing ra chỉ thị cho nhóm nhân viên điều tra và lập báo cáo thị trường, yêu cầu bộ phận quảng cáo khảo sát địa điểm cũng như phương thức quảng cáo và thiết kế đoạn phim quảng cáo, biển quảng cáo phù hợp với các phương thức đã chọn, ra chỉ thị cho

bộ phận bán hàng báo cáo doanh số và lượng bán cụ thể với từng nhóm sản phẩm

được giao quyền phụ trách sản xuất sản phẩm, dịch vụ thuộc bộ phận Họ

ra quyết định và chỉ thị các nhân viên hoạt động theo từng khâu sản xuất

để làm ra sản phẩm dịch vụ mà mình phụ trách

4 Các câp quản lí và tầm quản lí:

Tầm quản lí trong công ty khá rộng Nhà quản lí cấp cao nhất có 4 thuộc cấp là

4 phó giám đốc với tổ chức quản lí cấp chức năng và 9 thuộc cấp là trưởng bộ phận các bộ phận sản xuất kinh doanh với tổ chức quản lí theo sản phẩm

Với quy mô công ty lớn và tính phức tạp trong hoạt động công ty, cơ cấu tổ chức công ty là cơ cấu tổ chức nằm ngang

Với hơn 6000 nhân viên, nhưng những công nhân làm việc trên dây chuyền sản xuất thiết bị điện chỉ cách vị chủ tịch của mình 2 nhà quản lí trung gian là trưởng bộ phận sản xuất thiết bị điện và giám đốc

Các bộ phận công ty được tổ chức theo những đơn vị tạo ra sản phẩm và dịch

vụ cuối cùng, hoạt động độc lập nhằm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng và thích ứng kịp thời với sự biến đổi của môi trường Công ty được chia thành 9 bộ phận sản xuất, kinh doanh độc lập tương đối lẫn nhau như những phân xưởng độc lập tạo ra lợi nhuận cho công ty

5 Tập trung và phi tập trung trong quản lí

Tổ chức quản lí theo dạng phi tập trung có kết hợp tập trung Trong đó biểu hiện là:

- Sự tập trung ở cấp cao các quyền ra quyết định chiến lược và đề ra những chính sách tạo khuôn khổ thống nhất cho hoạt động của toàn tổ chức Ban giám đốc đưa ra những quyết định về định hướng cho tổ chức trong thời kì

2006 – 2009 là tăng trưởng theo cả chiều dọc và chiều ngang, thời kì 2010 –

2013 là giữ ở mức ổn định các ngành sản xuất thiết bị điện, điện tử, tin học, viến thông và thu hẹp một phần kinh doanh bất động sản và xây dựng nhằm tránh sa lầy trong sự sụt giảm và đóng băng của thị trường bất động sản kèm theo sự ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế toàn cầu Các quyết định về danh mục đầu tư và chiến lược quản lí tổng thể cũng được ban giám đốc đưa

ra để sử dụng nguồn lực với các hạng mục, lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty

- Ban giám đốc trao quyền cho cấp dưới thực hiện công việc Ở đây, ban giám đốc trao quyền cho 4 phó giám đốc chức năng thực hiện công việc của mình Các phó giám đốc tiếp tục trao quyền cho các nhân viên cấp dưới cụ thể với từng công việc Mọi vấn đề nảy sinh trong quá trình vận hành công việc do các phó giám đốc chịu trách nhiệm giải quyết 4 phó giám đốc được trao nhiệm vụ và quyền hạn thực hiện 1 phần công việc trong một kế hoạch, dự

án và phải chịu trách nhiệm về việc hoàn thành hay không hoàn thành cũng như kết quả công việc trước ban giám đốc

- Ngoài việc trao quyền cho các phó giám đốc, ban giám đốc cũng trao quyền cho các trưởng bộ phận, đơn vị sản xuất theo sản phẩm, ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh 9 trưởng bộ phận chịu trách nhiệm hoàn thiện sản xuất, kinh doanh sản phẩm, dịch vụ đầu ra và báo cáo kết quả vói ban giám đốc

Mức độ phi tập trung của tổ chức đang ở mức tương đối cao Với nhận thức và

hi vọng mỗi nhà quản lí cấp dưới được tự do và thuận lợi nhất trong việc đưa ra những quyết định mang tính đột phá và chờ đợi sự sáng tạo, ban giám đốc trao quyền cho các nhà quản lí cấp dưới với những quyết định mà họ đề ra chiếm tỉ trọng lớn và những quyết định này đóng vai trò khá quan trọng

Ví dụ, việc xây dựng hình ảnh thương hiệu công ty được giao cho phó tổng giám đốc Sales and Marketing, quyết định sử dụng hình ảnh và sáng tạo slogan riêng của công ty được giao cho nhóm thiết kế quảng cáo Chi phí cho những

hoạt động này không hề nhỏ và mức độ ảnh hưởng của việc thiết kế ra một hình ảnh thương hiệu đi kèm một slogan là rất lớn, nó ảnh hưởng trực tiếp đến thị phần và xây dựng danh tiếng, chỗ đứng cho công ty trên thị trường lại hoàn toàn là quyết định của phó giám đốc sales and marketing Điều này đã thúc đẩy những nhân viên quảng cáo thỏa sức sáng tạo và đưa ra những hình ảnh ấn tượng, độc đáo khiến người tiêu dùng có được ấn tượng mạnh mẽ về một thương hiệu điện tử chuyên nghiệp và năng động

Phạm vi tác động bởi các quyết định được ra ở các cấp dưới và mức độ độc lập trong qua trình ra quyết định của họ cũng ở mức tương đối lớn Công ty cho phép các bộ phận sản xuất ra quyết định tác nghiệp về sản xuất và phần nào được ra quyết định về nhân sự và tài chính Cũng có khi, công ty đưa ra những con số cụ thể về quyết định tài chính, nhưng không quá khó khăn để thay đổi và

xê dịch những con số này ở một mức độ nào đó sau tham khảo các ý kiến của trưởng bộ phận đó Vấn đề nhân sự đối với các bộ phận này nhiều khi được điều chuyển theo quyết định của phó giám đốc nhân sự, nhưng đôi khi lại do chính quản lí bộ phận quyết định một cách độc lập

Với một mức độ đảm bảo hoạt động của tổ chức là an toàn, có kiểm soát và phát huy được tính năng động sáng tạo của mỗi cá nhân, việc tập trung và phi tập trung trong quản lí được kết hợp linh hoạt, mềm dẻo, phù hợp trong từng thời kì

6 Phối hợp các bộ phận của tổ chức

Với một tổ chức đa ngành nghề và có quy mô lớn, hệ thống các bộ phận cồng kềnh, phức tạp, sự phối hợp giữa các bộ phận đang được thực hiện tuy chưa thực sự linh hoạt nhưng đã có gắn kết tương đối Đó là:

- Kênh thông tin thông suốt giữa các bộ phận và các cấp quản lí

Mọi thông tin về các dự án, kế hoạch kinh doanh được thông báo nhanh chóng, chính xác qua hệ thống thông tin nội bộ Một công nhân tham gia sản xuất phần cứng biết được sản phẩm mà anh ta sản xuất ra sẽ được gánh vác

sứ mệnh chiến lược khẳng định thương hiệu thiết bị phần cứng ABB và được bán ở thị trường nào, phục vụ đối tượng khách hàng là ai Các bộ phận quản lí được giao quyền cũng đồng thời chắc chắn phần việc đang được tiến hành một cách đồng bộ tại các bộ phận khác