phân tích cơ cấu tổ chức tại công ty bánh kẹo Hải Hà

tiểu luận phân tích cơ cấu tổ chức tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải hà

TRƯỜNH CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HỌC

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ ĐIỀU CHỈNH

CƠ CẤU CÔNG TY

Lớp: Mar13AB

ỚT KIM A&N

Tp Hồ Chí Minh, Tháng 3 năm 2010

DANH SÁCH NHÓM :

10 Trương Thị Xuân Hương – Mar13B

11 Phan Hữu Vạn Lịch – Mar13B

12 Đào Thị Thu Mai – Mar13B

13 Nguyễn Minh Nhật – Mar13B

14 Trần Thị Thúy – Mar13B

LỜI MỞ ĐẦU

 Bạn nghĩ gì về“Một nhà quản trị tài ba”?????????

 Đó có là mục tiêu của bạn?

 Và bạn nghĩ những yếu tố nào giúp bạn đạt được mục tiêu đó.

 Để trở thành một nhà quản trị hay một nhà lãnh đạo thành công bạn cần tập hợp nhiều mảnh ghép cần thiết:

 Đó là quản trị một cách khoa học và nghệ thuật

 Đó là kỹ năng lập kế hoạch và hoạch định

 Đó là khả năng đưa ra những quyết định đúng đắn

 Đó là cách tạo phong cách lãnh đạo

Như vậy tổ chức là một vấn đề mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng phải quan tâm.

Lenin đã từng nói :”Hãy cho chúng tôi một tổ chức những người cáchmạng,chúng tôi sẽ đảo lộn cả nước Nga”.Câu nói bất hủ ấy đã cho thấy vai tròcủa tổ chức ,đặc biệt là vai trò của tổ chức trong một công ty hay doanhnghiệp.Bằng chứng là theo điều tra của giới cầm quyền ở Mỹ thì 70-80%những khiếm khuyết trong quản trị thực hiện mục tiêu là do công tác tổ chức vàthực tế cũng chỉ ra rằng những công ty nào có công tác tổ chức hợp lý thì hoạtđộng sản xuất kinh doanh mới thuận lợi và đạt hiệu quả kinh doanh Còn nếukhông sẽ gây nhiều lãng phí đặc biệt là lãng phí về năng lực và tinh thần củanhân viên

Khi nói đến tổ chức thì phải nhắc đến hai vấn đề cơ bản :

 Thứ nhất là cơ cấu tổ chức

 Thứ hai là mối quan hệ trong tổ chức

Nếu bạn là nhà quản trị của một công ty và bạn xây dựng cũng như hoànthiện cơ cấu công ty đem lại hiệu quả theo mục tiêu của công ty thì tức là bạn

đã thực hiện tốt kỹ năng tổ chức đồng nghĩa là bạn thành công

Xuất phát từ tầm quan trong của tổ chức đối với một nhà quản trị cũng nhưđối với một công ty và từ mối quan hệ giữa tổ chức và cơ cấu tổ chức nhóm

chúng tôi đã thực hiện đề tài : ‘Cơ cấu tổ chúc công ty ‘

Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm

vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu,xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạtđộng như một chỉnh thể có hiệu lực nhất

2,Những đặc điểm chung của tổ chức :

Theo các nhà tâm lý học tổ chức thì có 4 đặc điểm chung đối với tất cả các

Thứ hai, có mục đích chung : Sự kết hợp các nỗ lực không thể thực

hiện được nếu những người tham gia không nhất trí cùng nhau phấn đấu chonhững quyền lợi chung nào đó Một mục tiêu chung đem lại cho các thành viêncủa tổ chức một tiêu điểm để tập hợp nhau lại

Thứ ba, phân công lao động : Bằng cách phân chia một cách hệ thống

các nhiệm vụ phức tạp thành những công việc cụ thể, một tổ chức có thể

sử dụng nguồn nhân lực của nó một cách có hiệu quả Phân công lao động tạo

điều kiện cho các thành viên của tổ chức trở nên tài giỏi hơn do chuyên sâu vàomột công việc cụ thể

Thứ tư, hệ thống thứ bậc quyền lực : Các nhà lý thuyết về tổ chức

định nghĩa quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hành độngcủa những người khác Nếu không có một hệ thống thứ bậc quyền lực rõràng thì sự phối hợp những cố gắng của các thành viên sẽ rất khó khăn Mộttrong những biểu hiện của hệ thống thứ bậc là hệ thống ra mệnh lệnh và sựphục tùng Những đặc điểm trên đây là rất cần thiết để xác định sự hiện diệncủa một tổ

II, CƠ CẤU TỔ CHỨC:

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộphận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thựchiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằmthực hiện mục tiêu chung của tổ chức

1 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức

Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảmbảo thực hiện những yêu cầu sau:

- Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được

thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục

vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng

thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nhưngoài hệ thống

- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính

xác của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợpnhịp nhàn giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanhnghiệp

- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho

chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạthiệu quả cao nhất

- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát

được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hìnhthức nào Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp

2, Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đưa ramột mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổchức quản lý và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăngsức cạnh tranh trên thị trường

- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơcấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau Khi sự thay đổi nhiệm vụ sảnxuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếukhông thay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạtđược mục tiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiên không phải baogiờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi vềnhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máyquản lý, song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cầnđược thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

- Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của củadoanh nghiệp cũng phức tạp theo Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một

mô hình cơ cấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạtđộng của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồngkềnh và phức tạp về mặt cơ cấu Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì

bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hìnhsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Địa bàn hoạt động:

Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có

sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng do

đó dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạtđộng của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanhnghiệp

- Công nghệ:

Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới tổ chức

bộ máy quản lý Nếu các doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thì thường cóđịnh mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cườngkhả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệnhanh chóng Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống côngnghệ và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quanđến công nghệ của doanh nghiệp

- Môi trường kinh doanh.

Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thànhcông trên thương trường Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh

có ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý Nếu môi trường luôn biến động vàbiến động nhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải

tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ Việc đề ra các quyết định cótính chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự liên

hệ chặt chẽ với nhau

- Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý.

Nhân tố này có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý Khi cơ sở

kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lýcao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộquản lý trong bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫnđảm bảo được tính hiệu quả trong quản lý

- Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên.

Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thứclàm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng côngviệc lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộmáy quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn Ngược lại, với những lao động không có

ý thức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lượng lao động quản lý gia tăng,làm cho lãnh đạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khănhơn

3 Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý

3.1 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

Có rất nhiều các mô hình cơ cấu tổ chức tùy thuộc vào nhiều yếu tố củacông ty Sau đây là nhưng mô hình phổ biến được sử dụng ở các công ty hiệnnay

a Mô hình cơ cấu theo trực tuyến.

Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấpdưới Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng,người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của ngườidưới quyền

Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến

Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả cácchức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách.Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thihành lệnh của người đó mà thôi

- Ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiệnchế độ một thủ trưởng

- Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàndiện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia

có trình độ cao theo chuyên môn Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức

có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp

b Mô hình cơ cấu theo chức năng.

Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phậnriêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năngnhất định

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng

Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên mônhoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa cácthành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng.Như vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bớtcông việc cho người cấp dưới

Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụngtốt cán bộ hơn,phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặngcho người lãnh đạo

Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủtrưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng Mô hình nàyphù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theochức năng.

c Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng.

Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữacấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉlàm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạtđộng của các cán bộ trực tuyến Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phảithường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chứcnăng

Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng

Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chứcnăng Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng,đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổchức

Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnhđạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phậntrực tuyến với bộ phận chức năng.

3.2 Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý:

- Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phương hướng, mụcđích hệ thống phương hướng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệthống Nếu một hệ thống có quy mô và mục tiêu phương hướng cỡ lớn ( khuvực, cả nước) thì cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phương hướngtương đương Còn nếu có quy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệthống phải ở mức tương đương Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoáthì tổ chức bộ máy quản lý sẽ có những đặc thù khác biệt với hệ thống có mụcđích kinh doanh

- Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối

Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phâncông, phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyênmôn ngành với đội ngũ nhân lực được đào tạo tương ứng và có đủ quyền hạn

để thực hiện được nguyên tắc này

- Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trường

Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo chomỗi phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tương ứng để các cấpquản lý thấp hơn phát triển được tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản

lý cấp trên khi cần thiết

- Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả

Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quảcao nhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ

về tác động điều khiển của các lãnh đạo

4, Vấn đề điều chỉnh cải tiến cơ cấu tổ chức quản trị

4.1, Tầm quan trọng của quá trình điều chỉnh cơ cấu tổ chức:

Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máyquản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý cáchoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất.

Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là lợinhuận Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhàquản lý phải trau rồi cả về lý luận và thực tiễn Vì vậy công việc của hệ thốngphải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạnthảo phương án kinh doanh tối ưu sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lạihiệu quả cao nhất

Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triểncủa hệ thống Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từmột bộ máy quản lý ổn định và thích hợp Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý lànhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, khôngngừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp

4.2, Trình tự chung cho quá trình điều chỉnh cải tiến cơ cấu tổ chức quản trị:

Khảo sát phân tích hệ thống quản trị hiện hành

Xác định các mục tiêu và các tổ chức Phương hướng hoàn thiệ hệ thống quản trị

Xác định thành phần của cơ quan chức năng của hệ thống quản trị

Xác định số lượng và thành phần các cấp quản trị

Xác định quyền hạn và trạch nhiệm của từng cấp từng khâu quản trị

PHẦN 2: PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ

I Liên hệ thực tế :”CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ”

- Năm 2003 Công ty thực hiện cổ phần hoá theo quyết định số192/2003/QĐ-BCN ngày 14/11/2003 của Bộ Công nghiệp Từ tháng 1/2004Công ty chính thức hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần theo Giấy chứngnhận đăng ký kinh doanh số 0103003614 do Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố

Hà Nội cấp ngày 20/01/2004 và thay đổi lần thứ hai ngày 13/08/2007

- Công ty được chấp thuận niêm yết cổ phiếu tại Trung tâm giao dịchchứng khoán Hà Nội theo Quyết định số 312/QĐ-TTGDHN ngày 08/11/2007của Giám đốc trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội và đã chính thức giaodịch từ ngày 20/11/2007

- Hiện nay Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà là một trong số các nhà sảnxuất bánh kẹo hàng đầu Việt Nam với sản lượng bình quân hàng năm trên15.000 tấn

- Công ty đã áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 và Hệ thống HACCP theo tiêu chuẩn TCVN 5603:1998 và HACCPCODE:2003

-Công ty là doanh nghiệp đầu tiên trong lĩnh vực sản xuất bánh kẹo đượccấp chứng nhận hệ thống “Phân tích mối nguy và các điểm kiểm soát tới hạn”(HACCP) tại Việt Nam Điều này thể hiện cam kết của Lãnh đạo doanh nghiệp

về đảm bảo an toàn thực phẩm đối với sức khoẻ của người tiêu dùng