tiểu luận phân tích cơ cấu tổ chức tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải hà
BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNH CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HỌC ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ ĐIỀU CHỈNH CƠ CẤU CÔNG TY Lớp: Mar13AB Nhóm Thực hiện: ỚT KIM A&N Tp Hồ Chí Minh, Tháng 3 năm 2010 Môn quản trị học Lớp Mar 13AB DANH SÁCH NHÓM : 1. Phạm Thị Thanh Hường – Mar13A 2. Nguyễn Minh Khánh – Mar13A 3. Nguyễn Thị Kim Oanh – Mar13A 4. Lê Ngọc Thùy Phương – Mar13A 5. Nguyễn Thị Thúy Tâm – Mar13A 6. Võ Kiến Thức – Mar13A 7. Trần Thanh Đức – Mar13B 8. Ngô Trường Giang – Mar13B 9. Phan Thị Việt Hoa – Mar13B 10. Trương Thị Xuân Hương – Mar13B 11. Phan Hữu Vạn Lịch – Mar13B 12. Đào Thị Thu Mai – Mar13B 13. Nguyễn Minh Nhật – Mar13B 14. Trần Thị Thúy – Mar13B Trang 2/23 Đề tài: Phân tích và điều chĩnh cơ cấu của một công ty LỜI MỞ ĐẦU Bạn nghĩ gì về“Một nhà quản trị tài ba”????????? Đó có là mục tiêu của bạn? Và bạn nghĩ những yếu tố nào giúp bạn đạt được mục tiêu đó. Để trở thành một nhà quản trị hay một nhà lãnh đạo thành công bạn cần tập hợp nhiều mảnh ghép cần thiết: . Đó là quản trị một cách khoa học và nghệ thuật Đó là kỹ năng lập kế hoạch và hoạch định Đó là khả năng đưa ra những quyết định đúng đắn Đó là cách tạo phong cách lãnh đạo Như vậy tổ chức là một vấn đề mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng phải quan tâm. Lenin đã từng nói :”Hãy cho chúng tôi một tổ chức những người cách mạng,chúng tôi sẽ đảo lộn cả nước Nga”.Câu nói bất hủ ấy đã cho thấy vai trò của tổ chức ,đặc biệt là vai trò của tổ chức trong một công ty hay doanh nghiệp.Bằng chứng là theo điều tra của giới cầm quyền ở Mỹ thì 70-80% những khiếm khuyết trong quản trị thực hiện mục tiêu là do công tác tổ chức và thực tế cũng chỉ ra rằng những công ty nào có công tác tổ chức hợp lý thì hoạt động sản xuất kinh doanh mới thuận lợi và đạt hiệu quả kinh doanh .Còn nếu không sẽ gây nhiều lãng phí đặc biệt là lãng phí về năng lực và tinh thần của nhân viên Khi nói đến tổ chức thì phải nhắc đến hai vấn đề cơ bản : Thứ nhất là cơ cấu tổ chức Thứ hai là mối quan hệ trong tổ chức Nếu bạn là nhà quản trị của một công ty và bạn xây dựng cũng như hoàn thiện cơ cấu công ty đem lại hiệu quả theo mục tiêu của công ty thì tức là bạn đã thực hiện tốt kỹ năng tổ chức đồng nghĩa là bạn thành công. Xuất phát từ tầm quan trong của tổ chức đối với một nhà quản trị cũng như đối với một công ty và từ mối quan hệ giữa tổ chức và cơ cấu tổ chức nhóm chúng tôi đã thực hiện đề tài : ‘Cơ cấu tổ chúc công ty ‘ Trang 3/23 Môn quản trị học Lớp Mar 13AB PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ KIẾN THỨC TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC I, TỔ CHỨC : 1,Khái niệm:: Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu tố sản xuất. Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra. Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức. Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất 2,Những đặc điểm chung của tổ chức : Theo các nhà tâm lý học tổ chức thì có 4 đặc điểm chung đối với tất cả các tổ chức là: Thứ nhất, kết hợp các nỗ lực của các thành viên : Như chúng ta thường thấy, khi các cá nhân cùng nhau tham gia và phối hợp những nỗ lực vật chất hay trí tuệ của họ thì nhiều công việc phức tạp và vĩ đại có thể được hoàn thành. Chẳng hạn , việc xây dựng các Kim tự tháp, việc đưa con người lên mặt trăng .là những công việc vượt xa trí thông minh và khả năng của bất cứ cá nhân nào. Sự kết hợp nỗ lực nhân lên đóng góp của mỗi cá nhân. Thứ hai, có mục đích chung : Sự kết hợp các nỗ lực không thể thực hiện được nếu những người tham gia không nhất trí cùng nhau phấn đấu cho những quyền lợi chung nào đó. Một mục tiêu chung đem lại cho các thành viên của tổ chức một tiêu điểm để tập hợp nhau lại. Thứ ba, phân công lao động : Bằng cách phân chia một cách hệ thống các nhiệm vụ phức tạp thành những công việc cụ thể, một tổ chức có thể sử dụng nguồn nhân lực của nó một cách có hiệu quả. Phân công lao động tạo Trang 4/23 Đề tài: Phân tích và điều chĩnh cơ cấu của một công ty điều kiện cho các thành viên của tổ chức trở nên tài giỏi hơn do chuyên sâu vào một công việc cụ thể. Thứ tư, hệ thống thứ bậc quyền lực : Các nhà lý thuyết về tổ chức định nghĩa quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hành động của những người khác. Nếu không có một hệ thống thứ bậc quyền lực rõ ràng thì sự phối hợp những cố gắng của các thành viên sẽ rất khó khăn. Một trong những biểu hiện của hệ thống thứ bậc là hệ thống ra mệnh lệnh và sự phục tùng. Những đặc điểm trên đây là rất cần thiết để xác định sự hiện diện của một tổ II, CƠ CẤU TỔ CHỨC: Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. 1 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp. - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống. - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàn giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất. Trang 5/23 Môn quản trị học Lớp Mar 13AB - Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình thức nào. Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Trang 6/23 Đề tài: Phân tích và điều chĩnh cơ cấu của một công ty 2, Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đưa ra một mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lý và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường. - Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau. Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu không thay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt được mục tiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý, song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cần được thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. - Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của doanh nghiệp cũng phức tạp theo. Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Địa bàn hoạt động: Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng do đó dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý. Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp. - Công nghệ: Trang 7/23 Môn quản trị học Lớp Mar 13AB Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý. Nếu các doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thì thường có định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanh nghiệp. - Môi trường kinh doanh. Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành công trên thương trường. Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý. Nếu môi trường luôn biến động và biến động nhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ. Việc đề ra các quyết định có tính chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự liên hệ chặt chẽ với nhau. - Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý. Nhân tố này có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý. Khi cơ sở kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản lý trong bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quả trong quản lý. - Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngược lại, với những lao động không có ý thức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lượng lao động quản lý gia tăng, làm cho lãnh đạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn hơn. Trang 8/23 Đề tài: Phân tích và điều chĩnh cơ cấu của một công ty 3. Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý . 3.1. Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Có rất nhiều các mô hình cơ cấu tổ chức tùy thuộc vào nhiều yếu tố của công ty. Sau đây là nhưng mô hình phổ biến được sử dụng ở các công ty hiện nay. a. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến. Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới. Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền. Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách. Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hành lệnh của người đó mà thôi. - Ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng. Trang 9/23 Môn quản trị học Lớp Mar 13AB - Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn. Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp. b. Mô hình cơ cấu theo chức năng. Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất định. Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng. Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng. Như vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấp dưới. Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán bộ hơn,phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo. Trang 10/23 . lại của các cơ quan cấp trên và các tổ chức khác Môn quản trị học Lớp Mar 13AB PHẦN 2: PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ I. Liên. Phân tích cơ cấu Công ty Cổ phần Bánh Kẹo Hải Hà - Mỗi công ty có một cách tổ chức bộ máy riêng của mình phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công