Cơ sở lý luận hạch toán nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp

những vấn đề chung về nguyên liệu, vật liệu

Trang 1

Phần một

Cơ sở lý luận hạch toán nguyên liệu, vật liệu

trong các doanh nghiệp.

I)Những vấn đề chung về nguyên liệu, vật liệu: 1) Khái niệm nguyên liệu, vật liệu:

Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố:

động thay đổi do tác động của yếu tố con ngời thì khi đó nó mới trở thành vật liệu

Ví dụ nh các loại quặng nằm trong lòng đất thì không phải là vật liệu nhng than đá,sắt, đồng, thiếc… khai thác đ khai thác đợc trong các quặng ấy lại là vật liệu cho các nghànhcông nghiệp chế tạo, cơ khí… khai thác đ

Trong quá trình sản xuất sản phẩm ở doanh nghiệp, ba yếu tố hình thành chiphí tơng ứng: chi phí tiêu hao vật liệu, chi phí tiền lơng, chi phí khấu hao t liệu lao

động Theo quan điểm của Mác Lênin thì đó chính là chi phí lao động vật hóa vàlao động sống

Vậy vật liệu là đối tợng lao động đã đợc thay đổi do lao động có ích của conngời tác động Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, vật liệu là tài sản dự trữquan trọng nhất của sản xuất , thuộc tài sản lu động

Theo kế toán Pháp, vật liệu là đối tợng lao động trong tình trạng sử dụng tốt

mà xí nghiệp mua vào làm chất liệu ban đầu để sản xuất các sản phẩm công nghiệpmới

Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, vật liệu đợc xếp vào hàng tồnkho dùng để sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ

Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh Tế Quốc Dân 1

Trang 2

2) Đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh:

Vật liệu là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm, dịch vụ, là đầu vàocủa quá trình sản xuất

Xét trên các phơng diện khác nhau, ta thấy rõ đặc điểm, vị trí quan trọng củavật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh:

- Vật liệu là đối tợng lao động biểu hiện dới dạng vật hóa, là một trong ba yếu tốcơ bản không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất tạo thànhsản phẩm mới Kế hoạch sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào việc cung cấp vật liệu

có đầy đủ, kịp thời, đúng chất lợng hay không Nếu vật liệu có chất lợng tốt,

đúng quy định sẽ tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lợng sảnphẩm tạo khả năng cạnh tranh trên thị trờng

- Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, khi tham gia vào sảnxuất thì vật liệu chịu sự tác động của lao động, chúng sẽ bị tiêu hao hoàn toànhoặc bị thay đổi hình dáng vật chất ban đầu tạo ra hình thái vật chất của sảnphẩm

- Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất , vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộgiá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Điều này thể hiện ởchỗ chi phí vật liệu là khoản chi phí phân bổ một lần

- Vật liệu thuộc tài sản lu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lu động dự trữ củadoanh nghiệp, vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất vàgiá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên việc quản lý quá trình thu mua,vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉtiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chỉ tiêu lợi nhuận,chỉ tiêu giá thành, chất lợng sản phẩm… khai thác đ

3) Yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu:

Đặc điểm và tính chất chuyển hoá giá trị của vật liệu vào giá trị sản phẩm,

đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán kế toán vật liệu phải đợc tổ chức khoa họchợp lý Điều đó có ý nghĩa thiết thực trong quản lý kiểm soát tài sản lu động củadoanh nghiệp và kiểm soát chi phí, giá thành sản phẩm Để tổ chức tốt vật liệu thìcông tác quản lý doanh nghiệp phải thực hiện các yêu cầu sau:

- Các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải đợctrang bị các phơng tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố trí thủkho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững vàthực hiện việc ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho Việc bố trí sắpxếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiệncho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra

Trang 3

- Đối với mỗi thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dựtrữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trờng hợp thiếu vật t phục vụsản xuất hoặc dự trữ vật t quá nhiều gây ứ đọng vốn Cùng với việc xây dựng

định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quantrọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu Hệ thống các định mức tiêu haovật t không những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà cònphải không ngừng đợc cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến

- Xây dựng sổ danh điểm cho từng loại vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi, tránhnhầm lẫn trong công tác quản lý, hạch toán Việc lập sổ danh điểm có tác dụnglớn đến quản lý, hạch toán nh đơn giản, tiết kiệm thời gian trong đối chiếu khovới kế toán trong công tác tìm kiếm thông tin về từng loại vật liệu

Từ đặc điểm và yêu cầu quản lý, tổ chức tốt công tác hạch toán là điều kiệnkhông thể thiếu đợc trong quản lý vật liệu Điều này thể hiện kế toán phải phản ánhkịp thời đầy đủ số lợng, giá trị thực tế vật liệu nhập, xuất, tồn kho; kiểm tra tìnhhình chấp hành định mức tiêu hao, sử dụng vật liệu; kiểm kê phát hiện kịp thời vậtliệu thừa, thiếu; phân tích tình hình, hiệu quả sử dụng vật liệu

4) Sự cần thiết tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp và nhiệm vụ của kế toán:

Vật liệu là một trong những nhân tố cấu thành nên sản phẩm, sau quá trìnhsản xuất kinh doanh giá trị của nó chuyển dịch hết vào giá trị sản phẩm Vật liệuchiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Do đó vật liệu có vai trò rất quan trọngtrong quá trình sản xuất kinh doanh Để đạt đợc mục tiêu cao nhất của doanhnghiệp là lợi nhuận thì mục tiêu trớc mắt là giảm giá thành sản phẩm Quản lý vậtliệu chặt chẽ là góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, hạ giá thành sảnphẩm, tăng lợi nhuận Kế toán là một công cụ của quản lý, tổ chức tốt công tác kếtoán vật liệu sẽ góp phần kiểm soát, tránh thất thoát, lãng phí vật liệu ở tất cả cáckhâu dự trữ, sử dụng, thu hồi , ngoài ra còn đảm bảo việc cung cấp đầy đủ kịpthời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất

Vì vậy cần thiết phải tổ chức hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp và cólàm tốt điều này mới tạo đợc tiền đề cho việc thực hiện các mục tiêu lợi nhuận.Xuất phát từ những điều nh trên, kế toán cần làm tốt các nhiệm vụ sau:

 Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu phù hợp với yêu cầu hạch toán tại đơn vị

 Theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho từng vật liệu bằng các thớc đohiện vật và tiền tệ

 Chọn phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp với đơn vị

 Tiến hành tập hợp và phân bổ vật liệu phù hợp với từng đối tợng chịu chi phí

 Định kỳ phải tiến hành kiểm kê từng thứ vật liệu để phát hiện các nguyên nhânthừa thiếu, có biện pháp giải quyết kịp thời

Trang 4

 Tiến hành xây dựng từng danh điểm vật liệu một cách khoa học tiện cho việctheo dõi.

 Kết hợp với các phòng ban khác tổ chức công tác bảo quản, sắp xếp một cáchkhoa học để hạn chế thấp nhất sự thiệt hại về vật liệu

5) Phân loại và tính giá vật liệu:

Phân loại vật liệu:

Vật liệu cần đợc hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại, từng nhóm theocả hiện vật và giá trị Trên cơ sở đó, xây dựng "danh điểm vật liệu" nhằm thốngnhất tên gọi, ký - mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vậtliệu Do vậy cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việchạch toán và quản lý vật liệu

Có nhiều tiêu thức để phân loại vật liệu, mỗi tiêu thức có ý nghĩa khác nhau

đối với quản trị doanh nghiệp và kế toán

 Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu chiathành:

- Nguyên, vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽthành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào)

- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sửdụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặcdùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cholao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy,thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau… khai thác đ)

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất,kinh doanh nh than, củi, xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt… khai thác đ

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế chomáy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải… khai thác đ

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp,không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ… khai thác đ) mà doanh nghiệp mua vào nhằmmục đích đầu t cho xây dựng cơ bản

- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tàisản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt… khai thác đ)

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh baobì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng… khai thác đ

Trang 5

Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổngquát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫncho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trêncơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng " Sổ danh điểm vật liệu", xác

định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, quy cách của vật liệu, sốhiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu

Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặcbiệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh nghiệp

 Ngoài cách phân loại trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng cách phân loại khácnh:

 Phân loại theo nguồn hình thành (sử dụng tiêu thức mua hay tự sản xuất)

 Phân loại theo quyền sở hữu

 Phân loại theo nguồn tài trợ

 Phân loại theo tính năng lý học hoá học, theo quy cách phẩm chất

Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp thông tin kịp thời vềchi phí, vật liệu thờng đợc chia ra: nguyên vật liệu trực tiếp, nguyên vật liệu giántiếp Trên cơ sở hai loại vật liệu này để hình thành hai loại chi phí: chi phí nguyênvật liệu trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu gián tiếp Việc phân loại này cho phép nhàquản trị đa ra quyết định một cách nhanh nhất

có nghiệp vụ nhập xuất xảy ra, kế toán tiến hành đánh giá về mặt giá trị cho từngloại vật liệu

Tính giá vật liệu về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu Theoquy định, vật liệu đợc tính theo giá thực tế (giá gốc) Nguyên tắc này đợc kế toánViệt Nam thừa nhận chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho (IAS) số 2 Tuỳtheo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấutrừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phơng pháptrực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)

Giá thực tế nhập kho:

 Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời báncộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vậnchuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập,Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh Tế Quốc Dân 5

Trang 6

chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lu kho, lu hàng, lu bãi… khai thác đ) trừ các khoảngiảm giá hàng mua đợc hởng.

 Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế

 Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuấtchế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vậnchuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức… khai thác đ)

 Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh:Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) với các chi phí tiếpnhận (nếu có)

 Với phế liệu: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tốithiểu

 Với vật liệu đợc tặng, thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng(+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận

Giá thực tế xuất kho:

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từngdoanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể

sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán,nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng:

 Phơng pháp giá đơn vị bình quân: Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuấtdùng trong kỳ đợc tính theo công thức:

Giá thực tế

vật liệu xuất dùng =

Số lợng vật liệuxuất dùng x

Giá đơn vịbình quânTrong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau:

 Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ (Weight Average Cost) :

Trang 7

 Cách 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc:

 Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (First in, First out):

Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc,xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất.Nói cách khác cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợcdùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn khocuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng Phơng pháp này thíchhợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm

- Ưu điểm:

+ Gần đúng với luồng nhập - xuất vật liệu trong thực tế

+ Phản ánh đợc sự biến động của giá vật liệu tơng đối chính xác

Trang 8

+ Khối lợng công việc hạch toán nhiều.

Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có ít vật liệu, sốlần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều

 Phơng pháp nhập sau xuất trớc ( Last in, First out):

Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên,ngợc lại với phơng pháp nhập trớc - xuất trớc ở trên Phơng pháp nhập sau - xuất tr-

ớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát

- Ưu điểm:

Doanh thu hiện tại đợc phù hợp với những khoản chi phí hiện tại

- Nhợc điểm:

+ Phơng pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật liệu trong thực tế

+ Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vậtliệu nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao

+ Giá trị vật liệu tồn kho và vốn lu động của doanh nghiệp đợc phản ánh thấphơn so với thực tế Điều này làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìnnhận là kém hơn so với khả năng thực tế

 Phơng pháp trực tiếp ( Specific unit cost):

Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô

và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh).Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậy, phơng phápnày còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giá thực tế đíchdanh và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính cách biệt Phơngpháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vậtliệu nhập kho

- Ưu điểm:

+ Tính giá vật liệu xuất kho chính xác

+ áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có số lợng danh điểm nguyênvật liệu ít nhng có giá trị lớn và mang tính đặc thù

Trang 9

Giá thực tế vật liệu xuất dùng

(hoặc tồn kho cuối kỳ) =

Giá hạch toán vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x

Hệ số giá vật liệu

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếutuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý

Hệ số giá

vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ

Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ

- Ưu điểm:

Phơng pháp này kết hợp đợc hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng hợp

để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít

định trong các kỳ kế toán

Các doanh nghiệp có quyền lựa chọn phơng pháp thích hợp với đặc điểm sảnxuất của doanh nghiệp Theo các nguyên tắc đợc thừa nhận (GAAP), nguyên tắcnhất quán, liên tục đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng phơng pháp giống nhau từ kỳnày sang kỳ khác bảo đảm tính chất so sánh đợc của số liệu Nguyên tắc này không

có nghĩa là doanh nghiệp không bao giờ có thể thay đổi phơng pháp Doanh nghiệp

có thể thay đổi phơng pháp tính giá xuất nhng phải có sự thông báo công khai; ghi

đúng, đủ, trung thực số liệu có thể thấy rõ ảnh hởng của sự thay đổi

Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, các phơng pháp nhập trớc xuất trớc, phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, phơng pháp trực tiếp lànhững phơng pháp đợc chấp nhận hạch toán chi phí Phơng pháp nhập sau - xuất tr-

-ớc là phơng pháp hạch toán thay thế cho các phơng pháp hạch toán chuẩn: nhập

tr-ớc - xuất trtr-ớc và phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Trong kế toán ViệtNam, các phơng pháp này đều đợc chấp nhận là phơng pháp hạch toán chi phí NhKhoa Kế toán Trờng Đại học Kinh Tế Quốc Dân 9

Trang 10

vậy, việc lựa chọn phơng pháp tính giá xuất kho ở Việt Nam hoàn toàn tuân thủ quy

định chuẩn mực Quốc tế

II) Hạch toán nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp:

1) Hạch toán chi tiết vật liệu:

Vật liệu trong doanh nghiệp thờng có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếumột loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán vật liệu phải

đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động của từng loại vật liệu Vật liệu là mộttrong những đối tợng kế toán, là tài sản cần phải đợc tổ chức, hạch toán chi tiếtkhông chỉ về mặt giá trị mà cả về hiện vật, không chỉ ở từng kho mà phải chi tiếttheo từng loại, nhóm, thứ… khai thác đ và phải đợc tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kếtoán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho Hạch toán chi tiết vật liệu đợchiểu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết

và lựa chọn, vận dụng các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp, nhằmtăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, quản lý vật liệu nói riêng

Để kế toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số chứng từ ban

đầu nh:

- Phiếu nhập kho - (Mẫu 01 - VT)

- Phiếu xuất kho - (Mẫu 02 - VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - (Mẫu 03 - VT)

- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá - (Mẫu 08 - VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - (Mẫu số 02 - BH)

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển - (Mẫu 03 - BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo mẫu thống nhất theo quy định củaNhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫnkhác nh:

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức - (Mẫu số 04 - VT)

-Biên bản kiểm nghiệm vật t - (Mẫu số 05 - VT)

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ - (Mẫu số 07 -VT)

… khai thác đ

Việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu đợc sử dụng một trong ba phơng pháp:Phơng pháp thẻ song song, Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Phơng pháp sổ

số d Mỗi phơng pháp có u điểm, nhợc điểm và phạm vi áp dụng riêng ở một số

n-ớc nh Mỹ, việc hạch toán chi tiết rất đơn giản nh một dạng hạch toán phụ Kế toán

Mỹ chỉ dùng một sổ kho mở chi tiết cho từng vật liệu Sổ kho theo dõi liên tục nhậpKhoa Kế toán Trờng Đại học Kinh Tế Quốc Dân 10

Trang 11

xuất tồn về số lợng, đơn giá, thành tiền và dùng để đối chiếu với sổ cái tại mọi thời

điểm

a) Phơng pháp thẻ song song:

Theo phơng pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồnkho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và ở phòng kế toánphải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị

Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất (mẫu 06 - VT) chotừng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã vào sổ đăng ký thẻ kho

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứvào các thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trịcủa từng loại vật t Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của phần kế toántổng hợp

Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật t còn mở sổ đăng

ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ

Sơ Đồ1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp thẻ song song

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Thẻ hoặcsổchitiếtvật

t

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật t

Kế toán tổng hợp

Trang 12

Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

- Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xáccủa thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồnkho

- Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu

số lợng Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạnchế chức năng của kế toán

- Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loạivật liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên vàtrình độ nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên kế toán cha cao

b) Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến mộtbớc phơng pháp thẻ song song

Theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống

nh phơng pháp thẻ song song ở trên Tại phòng kế toán, kế toán vật t không mở thẻ

kế toán chi tiết vật t mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và sốtiền của từng thứ (danh điểm) vật t theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vàocuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng củatừng thứ vật t, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng đối chiếu số lợng vật

t trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp

Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê xuất

Bảng kê nhập

Kế toán tổng hợp

Trang 13

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

- Ưu điểm: Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, khối lợng ghi chép có giảm bớt sovới phơng pháp thẻ song song

- Nhợc điểm:

+ Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng.+ Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc tiếnhành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán

+ Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập,xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót.Nếu có lập bảng kê nhập, xuất thì khối lợng ghi chép lớn

+ Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thìdoanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàngtồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho

- Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp không có nhiềunghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậykhông có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày

c) Phơng pháp sổ số d:

Phơng pháp sổ số d là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toánchi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạchtoán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán ở kho chỉ hạchtoán về mặt số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, vì vậy

đã xoá bỏ đợc sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thựchiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo sốliệu kế toán chính xác, kịp thời

Theo phơng pháp sổ số d, công việc cụ thể tại kho giống nh các phơng pháptrên Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phảp tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho,xuất kho phát sinh theo từng vật t quy định Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ vànộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật t

Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng vật t tồn kho cuối tháng theo từngdanh điểm vật t vào sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cảnăm, trớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủkho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền

Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn

và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận đợcKhoa Kế toán Trờng Đại học Kinh Tế Quốc Dân 13

Trang 14

chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hach toán), tổng cộng

số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời ghi số tiềnvừa tính đợc của từng nhóm vật t (nhập riêng, xuất riêng) và bảng luỹ kế nhập, xuất,tồn kho vật t Bảng này đuợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sởcác phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật t

Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng vàdựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật t Số d này đợcdùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số d (số liệu trên sổ số d do kế toán vật ttính bằng cách lấy số lợng tồn kho x giá hạch toán)

Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp sổ số d

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Trang 15

- Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu,nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu nhiều, dùng giá hạch toán để ghi chép tình hìnhnhập, xuất, tồn vật liệu và yêu cầu trình độ kế toán cao

2) Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu:

Xuất phát từ yêu cầu quản lý kinh doanh trong kinh tế thị trờng, để đa ra cácquyết định chỉ đạo tổ chức hoạt động kinh doanh, ban lãnh đạo cần phải có nhữngthông tin đa dạng, theo các mức độ khác nhau và ở nhiều bộ phận khác nhau và đặcbiệt là thông tin của bộ phận tài chính

ở các nớc nh Anh, Mỹ… khai thác đ, để đáp ứng nhu cầu thông tin, họ đã xây dựng hệthống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị Sự kết hợp của hai hệ thốngcho phép chủ doanh nghiệp quyết định nên mua vật liệu nào với giá bao nhiêu, lựachọn nhà cung cấp nào… khai thác đ

Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kếtoán có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê

định kỳ Nh vậy, kế toán Việt Nam đã có sự hoà nhập với kế toán quốc tế trong việclựa chọn phơng pháp theo dõi hàng tồn kho

Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thờng baogồm: Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phơng pháp trực tiếp), Hoá đơn giá trịgia tăng (nếu tính thuế theo phơng pháp khấu trừ), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyểnnội bộ, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất vật t theo hạn mức, … khai thác đ tuỳ theo nội dung nghiệp

vụ cụ thể

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có tráchnhiệm lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật t thu mua cả về số lợng, chất lợng,qui cách, mẫu mã Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm thực tế đểghi vào "Biên bản kiểm nghiệm vật t", sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập "Phiếu nhậpkho vật liệu" trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm rồigiao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi sổ số thực tế nhập kho vào phiếu rồi chuyển lênphòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trong trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quicách thì thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao hànglập biên bản

Khi xuất kho vật liệu với các mục đích khác nhau, kế toán sử dụng chứng từkhác nhau Trong trờng hợp xuất kho vật liệu không thờng xuyên với số lợng ít thì

sử dụng "Phiếu xuất vật t" Phiếu này đợc lập thành ba liên, 1 liên giao cho bộ phậnlĩnh vật t, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật t và 1 liên giao cho thủ kho để ghivào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán

Trong trờng hợp vật t xuất thờng xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập

định mức tiêu hao vật t cho sản phẩm thì sử dụng "Phiếu xuất vật t theo hạn mức".Phiếu này đợc lập thành hai liên, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên giao cho đơn vịlĩnh, sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho Cuối tháng hoặcKhoa Kế toán Trờng Đại học Kinh Tế Quốc Dân 15

Trang 16

sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra đốichiếu với thẻ kho, ký và chuyển một liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyểncho phòng kế toán.

Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập "Hoá đơn kiêmphiếu xuất kho" lập thành ba liên: 1 liên lu lại ở phòng cung ứng, 1 liên giao chokhách hàng và 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán

Trờng hợp xuất kho vật liệu để gia công chế biến, di chuyển nội bộ, doanhnghiệp sử dụng "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ"

a) Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên (perpetual inventory method) là phơng pháptheo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho mộtcách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Ph -

ơng pháp này đợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích của nó Tuynhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp,thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều côngsức Dầu vậy, phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàngtồn kho một cách kịp thời, cập nhật Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào,

kế toán cũng có thể xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn khonói chung và nguyên vật liệu nói riêng Theo chuẩn mực kế toán Quốc tế số 2, giátrị vật liệu đợc hạch toán vào giá phí hàng tồn kho, những khoản chi phí không nằmtrong giá phí hàng tồn kho và đợc tính vào chi phí phát sinh trong kỳ: Nguyên vậtliệu phế thải, chi phí dự trữ tồn kho trừ phi khoản chi phí này là cần thiết trong quátrình sản xuất trớc một giai đoạn sản xuất tiếp theo ở Việt Nam, kế toán đã vậndụng có chọn lọc chuẩn mực vào hạch toán vật liệu

Để hạch toán nguyên liệu, vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

 Tài khoản 152: "Nguyên liệu, vật liệu": Tài khoản này đợc dùng để theo dõi giátrị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mởchi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… khai thác đ tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tínhtoán

- Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên, vậtliệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giátăng… khai thác đ)

- Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong kỳtheo giá thực tế ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, giảm giá

đợc hởng… khai thác đ)

- D nợ: Giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho

Trang 17

 Tài khoản 151 "Hàng mua đi đờng": Tài khoản này dùng theo dõi các loạinguyên, vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sởhữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng, cha về nhập kho (kể cả số đang gửi kho ng-

ời bán)

- Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng

- Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao chocác bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

- D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu và cuối kỳ)

 Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liênquan khác nh 133, 331, 111, 112… khai thác đ

Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo ph ơng pháp khấu trừ:

Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế VAT theo

ph-ơng pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghichép đầy đủ), thuế VAT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vậtliệu Nh vậy khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho ngời bán, phầngiá mua cha thuế đợc ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào đợc ghi vào

Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu:

Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinhdoanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh… khai thác đ Mọi trờng hợpgiảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của tài khoản 152

Trang 18

Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)

Đánh giá tăng v.l,

Vay NH, đơn vị khác để mua v.l

TK 128,222

Nhận lại vốn góp liên doanh

Trang 19

Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)

b) Hạch toán nguyên liệu, vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ (periodic inventory method) là phơng phápkhông theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loạivật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho màchỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuốiKhoa Kế toán Trờng Đại học Kinh Tế Quốc Dân 19

Trang 20

kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế Từ đó xác định lợng xuất dùng cho sản xuất kinhdoanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức:

Giá trị vật liệu xuất

dùng trong kỳ =

Giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ +

Tổng giá trị vật liệu tăng thêm trong kỳ -

Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ

Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm đợc công sứcghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá,vật t khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán TK sử dụng:

 TK 611 “Mua hàng” (tiểu khoản 6111 - Mua nguyên, vật liệu): Dùng để theodõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế

- Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ

- Bên có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ… khai thác đ

và tồn kho cuối kỳ

TK 6111 cuối kỳ không có số d và thờng đợc mở chi tiết theo từng loại vật t

 TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”:

- Bên nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ

- Bên có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

- D nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho

 TK 151 “Hàng mua đang đi trên đờng”:

- Bên nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ

- Bên có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ

- D nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoảnkhác có liên quan nh 133, 331, 111, 112… khai thác đ Các tài khoản này có nội dung và kếtcấu giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên

Ph

ơng pháp hạch toán: Đầu kỳ: căn cứ giá thực tế vật liệu đang đi đờng

và tồn kho đầu kỳ kết chuyển vào tài khoản 611 Trong kỳ: Khi mua vật liệu, căn cứvào các hoá đơn, chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ phản ánh trực tiêp vào tài khoản

611 Cuối kỳ: căn cứ kết quả kiểm kê, kế toán kết chuyển giá trị vật liệu cha sửdụng và xác định giá trị xuất dùng Để xác định giá trị vật liệu xuất dùng của từngloại cho sản xuất, kế toán phải kết hợp với kế toán chi tiết mới có thể xác định đợc

do kế toán tổng hợp không theo dõi xuất liên tục

Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)

Trang 21

Sơ đồ 7:Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định

kỳ (tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)

kỳ

Tính vật liệu xuất cho chế biến sản phẩm

P.á các ng.vụ mua, nhập vật liệu trong kỳ

Nhập v.l từ các nguồn khác

Tính vật liệu xuất cho các mục đích Kết chuyển trị giá v.l tồn kho và đang đi đ ờng cuối kỳ

Giá trị thiếu hụt, mất mát

Giảm giá đ ợc h ởng và giá

kỳ Tính vật liệu xuất cho

chế biến sản phẩm

P.á các ng.vụ mua, nhập vật liệu trong kỳ

Nhập v.l từ các nguồn khác

Tính vật liệu xuất cho các mục đích Kết chuyển trị giá v.l tồn kho và đang đi đ ờng cuối kỳ

Trang 22

3) Tổ chức kiểm kê và hạch toán kết quả kiểm kê, đánh giá vật liệu:

a) Kế toán kiểm kê vật liệu:

Tổ chức kiểm kê đợc tiến hành theo quy định chung của Nhà Nớc về việc lậpBáo cáo kế toán, Bảng cân đối, và là quy định về hạch toán vật liệu doanh nghiệp.Công tác kiểm kê nhằm xác định chính xác số lợng, chất lợng, giá trị của từng loạivật liệu hiện có tại doanh nghiệp, kiểm tra tình hình bảo quản nhập xuất và sử dụng,phát hiện kịp thời và xử lý các trờng hợp hao hụt, h hỏng ứ đọng, mất mát, kémphẩm chất Công tác kiểm kê phải đợc tiến hành định kỳ sáu tháng, một năm trớckhi lập các báo cáo quyết toán do ban kiểm kê tài sản của doanh nghiệp tiến hành.Ban kiểm kê sử dụng các phơng tiện cân, đo, đong, đếm… khai thác đxác định số lợng vật liệu

có mặt tại kho vào thời điểm kiểm kê và đồng thời xác định về mặt chất lợng củatừng loại Kết quả kiểm kê sẽ đợc ghi vào Biên bản kiểm kê (mẫu số 08 -VT) Biênbản đợc lập cho từng kho, từng địa điểm sử dụng, từng ngời phụ trách Kết quảkiểm kê gửi lên cho phòng kế toán đối chiếu với sổ sách

Sơ đồ 8 : Hạch toán vật liệu thừa thiếu khi kiểm kê

là của doanh nghiệp

Vật liệu thừa ch a rõ

nguyên nhân chờ xử lý

Vật liệu thừa là

của đơn vị khác

Vật liệu thiếu do cân,

đo, đong, đếm sai

VL thiếu trong ĐM hay ngoài ĐM nh

ng đ ợc cấp thẩm quyền cho phép tính

vào chi phí kinh doanh

Yêu cầu ng ời phạm lỗi bồi

th ờng số vật liệu thiếu

Vật liệu thiếu ch a rõ nguyên nhân chờ xử lý

Trang 23

b) Kế toán đánh giá lại vật liệu:

 Khi đánh giá lại làm tăng giá trị vật liệu, kế toán căn cứ vào khoản chênh lệch

để ghi:

Nợ TK 152

Có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản

 Khi đánh giá lại làm giảm giá trị vật liệu, căn cứ khoản chênh lệch giảm để ghi:

Nợ TK 412 Khoản chênh lệch

Có TK 152

4) Hạch toán vật liệu trên hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp:

So với kế toán các nớc Anh, Mỹ… khai thác đ, hệ thống sổ sách kế toán Việt Nam kháphức tạp với nhiều loại sổ sách và việc ghi chép còn nhiều trùng lặp Việc hạch toáncủa Anh, Mỹ chủ yếu sử dụng trên máy nên chỉ áp dụng một hình thức nhật kýchung đơn giản, dễ làm mà vẫn cung cấp đầy đủ thông tin

ở Việt Nam để tổ chức hạch toán vật liệu, các doanh nghiệp có thể áp dụngmột trong các hình thức chế độ kế toán Việt Nam hớng dẫn:

a) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chung:

Nhật ký chung là hình thức ghi chép theo trình tự thời gian vào quyển nhật

ký chung, sau đó căn cứ vào đó để lấy số liệu ghi vào sổ cái Ngoài nhật ký chung,

kế toán có thể mở nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng): đợc sử dụng cho một số loạinghiệp vụ phát sinh nhiều Sổ này có tác dụng nh chứng từ tổng hợp nhằm giảm bớt

số lần ghi vào sổ cái Ngoài ra có tác dụng nh nhật ký chung

- Đặc điểm:

+ Tách rời việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên hai loại sổ

+ Tách rời hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết

Trang 24

+ Phải lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu trớc khi lập báo cáovì sổ cái đợc phản ảnh ở một số trang sổ riêng biệt.

Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ chủ yếu sau:

 Sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt

 Sổ cái

 Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết

Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký chung đợc thực hiện theosơ đồ sau: Sơ đồ 9

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối kỳQuan hệ đối chiếu

Nhật ký chung

Sổ cái TK 152,151,331

Bảng cân đối số phát sinh

Các sổ, thẻ chi tiết v.l, t.t với ng ời bán

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính Nhật ký đặc biệt

Trang 25

b) Đối với doanh nghiệp áp dùng hình thức nhật ký sổ cái:

Theo hình thức này, các nghiệp vụ phát sinh đều phải đợc ghi theo trình tựthời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duynhất gọi là nhật ký sổ cái

Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký - sổ cái đợc thực hiện theo

sơ đồ sau: Sơ đồ 10

- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, dễ kiểm tra

- Nhợc điểm: Chỉ vận dụng cho doanh nghiệp nhỏ, sử dụng ít tài khoản, nghiệp vụkinh tế phát sinh không nhiều, không thể thực hiện chuyên môn hoá phân cônglao động kế toán

Chứng từ gốcPNK, PXK, BBKN VL

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Trang 26

c) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ

Đặc điểm chủ yếu của hình thức sổ này là mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh

đều phải căn cứ vào chứng từ gốc, lập chứng từ ghi sổ trớc khi ghi sổ kế toán Việcghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

 Ghi theo trình tự thời gian đợc thực hiện trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

 Ghi theo nội dung kinh tế đợc thực hiện trên sổ cái

Chứng từ ghi sổ là do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảngtổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ đợc

đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng kýchứng từ ghi sổ và có chứng từ gốc đính kèm phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khighi sổ kế toán) Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:

 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

 Sổ cái

Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức chứng từ - ghi sổ đợc thực hiệntheo sơ đồ sau:

Sơ đồ 11

Chứng từ gốcPNK, PXK

Bảng tổng hợpchứng từ gốcChứng từ ghi sổ

Sổ cái TK152,151,331

Bảng TH chi tiết

Trang 27

- Ưu điểm:

+ Vận dụng đợc cho các loại hình doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp lớn.+ Thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán

- Nhợc điểm: Ghi chép còn trùng lắp nhiều

d) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ:

- Đặc điểm cơ bản của hình thức sổ này là tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tậphợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một vế của tài khoảnkết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng(Thực tế tổ chức sổ nhật ký - chứng từ theo bên có và tổ chức phân tích chi tiếttheo vế nợ của tài khoản đối ứng)

- Hình thức này kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tàikhoản trên nhật ký chứng từ Ghi chép theo trình tự thời gian đợc thực hiện trêncác sổ chi tiết vật t, sổ chi tiết số 2 thanh toán với ngời bán, một số nhật kýchứng từ liên quan đến tăng vật liệu nh nhật ký chứng từ số 1, 2… khai thác đ Ghi theo hệthống là ghi chép trên bảng kê số 3, bảng phân bổ số 2, các nhật ký chứng từ 5,

6, sổ cái tài khoản vật liệu

- Nhật ký chứng từ có tác dụng:

+ Định khoản kế toán làm căn cứ ghi vào sổ cái

Phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên nhật ký chứngtừ

+ Không cần lập bảng cân đối số phát sinh trớc khi lập báo cáo kế toán vì cóthể kiểm tra số liệu ở dòng cộng cuối kỳ của các nhật ký chứng từ

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh

tế tài chính và lập báo cáo tài chính

Các sổ sách chủ yếu của hình thức ghi sổ này là:

 Nhật ký chứng từ

 Bảng kê

 Sổ cái

 Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Báo cáo tài chính

và báo cáo N-X-T vật liệu

Trang 28

Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký - chứng từ đợc thực hiệntheo sơ đồ sau:

Sơ đồ 12

- Ưu điểm:

+ Vận dụng đợc cho các loại hình doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp lớn,

số luợng nghiệp vụ nhiều, yêu cầu về chế độ quản lý tơng đối ổn định, trình

độ nhân viên kế toán cao đồng đều trong điều kiện kế toán thủ công

+ Rất thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán

- Nhợc điểm: Không thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán

5 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu dự trữ:

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đuợc lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghinhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn khonhng cha chắc chắn Qua đó phản ánh đợc giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồnkho trên báo cáo tài chính:

Giá trị thực hiện thuần

tuý của hàng tồn kho =

Giá gốc củahàng tồn kho -

Dự phòng giảm giáhàng tồn khoTheo chuẩn mực số 02 về hàng tồn kho trong Hệ thống chuẩn mực kế toánViệt Nam, nguyên liệu, vật liệu dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩmkhông đợc đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên

sẽ đợc bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm Khi có sự giảm giácủa nguyên liệu, vật liệu mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần cóthể thực hiện đợc thì nguyên liệu, vật liệu tồn kho đợc đánh giá giảm xuống bằngvới giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng

PNK, PXK, Bảng phân bổ vật liệu

NK - CT 1,2,5,6,7 Các sổ, thẻ chi tiết v.l, t/t với ng ời bán

Trang 29

Dự phòng giảm giá đợc lập cho các loại nguyên, vật liệu chính dùng cho sảnxuất, các loại vật t, hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trờng thấphơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán Những loại vật t, hàng hoá này là mặt hàngkinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý chứng minh giávốn vật t, hàng hoá tồn kho.

Việc lập dự phòng có ý nghĩa quan trọng cả về phơng diện kinh tế và phơngdiện tài chính Trên phơng diện kinh tế, việc lập dự phòng giúp doanh nghiệp phản

ánh chính xác hơn giá trị tài sản của doanh nghiệp Dự phòng đợc ghi nhận nh mộtkhoản cho phí làm giảm lợi nhuận trớc thuế, do đó giảm thuế thu nhập doanhnghiệp Trên phơng diện tài chính, dự phòng có tính chất nh một nguồn tài chínhcủa doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lu động truớc khi sử dụng thựcthụ Nếu doanh nghiệp tích luỹ đợc một số đáng kể, số này đợc sử dụng để bù đắpcác khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ cho các khoản chi phí khi cácchi phí này phát sinh ở niên độ sau

Theo chuẩn mực số 02, giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồnkho bị h hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí để bánhàng tăng lên Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thểthực hiện đợc là phù hợp với nguyên tắc tài sản không đợc phản ánh lớn hơn giá trịthực hiện ớc tính từ việc bán hay sử dụng chúng

Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc xác định theo công thức sau:

Kế toán sử dụng tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để hạchtoán Tài khoản này có nội dung phản ánh và kết cấu nh sau:

- Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá

- Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá

- D có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn

Tài khoản 159 đợc mở chi tiết theo từng loại hàng tồn kho

Sơ đồ 13: Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Trang 30

6) Chuẩn mực kế toán quốc tế với kế toán nguyên vật liệu:

Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS, nguyên vật liệu là một trong nhữngloại hàng tồn kho và nó đợc quản lý, hạch toán theo phơng pháp kế toán hàng tồnkho tức là dựa trên nguyên tắc nguyên giá Điều chủ yếu trong kế toán nguyên vậtliệu là nó đợc hạch toán nh một tài sản cho đến khi chi phí sản xuất hoặc doanh thu(trờng hợp bán vật liệu cho doanh nghiệp khác) có liên quan đợc ghi nhận IAScung cấp hớng dẫn thực tế về việc xác định giá phí, hạch toán nguyên vật liệu vàochi phí, cung cấp các công thức tính trị giá nguyên vật liệu tồn kho

Phần này của nghiên cứu sẽ tập trung làm rõ các chuẩn mực kế toán quốc tế

về hạch toán nguyên vật liệu

a) Xác định giá phí nhập kho nguyên vật liệu:

Khi nguyên vật liệu đợc mua về nhập kho thì tuỳ từng thứ, từng loại cụ thể

mà nó có thể đợc sử dụng ngay vào sản xuất sản phẩm hay phải qua chế biến trớckhi đa vào sản xuất hoặc nhập kho hay đem bán (coi nh hàng hoá) và ứng với mỗiloại nguyên vật liệu nh vậy chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 lại có quy định giá phínhập kho riêng với cơ cấu và cách tính giá khác nhau

Theo IAS số 2 các yếu tố cấu thành giá phí nhập kho gồm:

- Tổng chi phí mua

- Chi phí chế biến (nếu có)

- Các chi phí khác

Tổng chi phí mua: Gồm:

+ Giá mua ghi trên hoá đơn

+ Các chi phí liên quan đến mua nguyên vật liệu

Thuế nhập khẩu và các thứ thuế khác

Trang 31

Chi phí chế biến: Các chi phí liên quan đến chế biến nguyên vật liệu trớc khi

nhập kho cũng đợc tính vào giá phí nhập kho nguyên vật liệu Các chi phí này baogồm: Chi phí nhân công chế biến, khấu hao máy móc dùng để gia công chế biến… khai thác đ

Các chi phí khác: Nguyên tắc phân bổ: Các chi phí khác đợc tính vào giá phí

tồn kho là các chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để đa hàng về địa điểm và trạngthái hiện tại

Chi phí tài chính: Theo IAS số 2, trong một vài trờng hợp đặc biệt chi phí tài

chính có thể đợc tính vào giá phí tồn kho nguyên vật liệu, chẳng hạn nh chi phí đó

có liên quan đến việc nhập kho nguyên vật liệu, hoặc chi phí tài chính đó có thểmang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp trong tơng lai

b) Phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho:

Theo IAS số 2, trớc hết để tính giá vật liệu xuất kho, kế toán cần phải phânbiệt đợc hai loại nguyên vật liệu là nguyên vật liệu nhận diện đợc và nguyên vậtliệu không nhận diện đợc, vì phơng pháp tính giá sẽ khác nhau

- Loại nguyên vật liệu nhận diện đợc: Đối với các loại vật liệu nhận diện đợc thìgiá xuất kho bao gồm tất cả các giá phí đích thực của nó

- Loại nguyên vật liệu giống nhau, không nhận diện đợc: Đối với loại này, IAS đa

ra hai công thức:

+ Công thức chuẩn:

Nhập trớc, xuất trớc (FIFO)

Bình quân gia quyền (CMP)

+ Công thức thay thế chấp nhận đợc: Đó là công thức “Nhập sau, xuất trớc”(LIFO) Nếu sử dụng phơng pháp LIFO thì cần phải có một số thông tin nh:Các báo cáo tài chính phải cho biết chênh lệch giữa giá trị tồn kho trên báocáo tài sản hoặc giá trị thấp nhất giữa giá trị đợc tính theo một trong hai côngthức “chuẩn” FIFO, CMP và giá trị có thể bán đợc thuần( là giá ớc tính cóthể bán đợc trong điều kiện bình thờng trừ đi chi phí ớc tính để hoàn thànhsản phẩm và những chi phí khác để bán hàng sau này); hoặc giá trị thấp nhấtgiữa giá phí hiện tại trong ngày kế toán và giá có thể bán đợc thuần (hay giálợi ích trong việc dùng)

c) Xác định giá trị nguyên vật liệu tại một thời điểm kế toán:

- Nguyên tắc: Theo IAS số 2, vào một thời điểm kế toán giá trị nguyên vật liệu

đ-ợc đánh giá trên cơ sở giá thấp nhất giữa giá phí nhập kho và giá có thể bán đđ-ợcthuần

- Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu:

Trang 32

+ Các nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất không đợc giảm giá nếu thànhphẩm đợc sản xuất từ nguyên liệu đó đợc bán với giá bằng hoặc cao hơn giáthành của nó.

+Trong trờng hợp giảm sút giá mua trên thị trờng làm cho giá phí thànhphẩm cao hơn giá thành có thể bán đợc thuần thì giá trị ghi sổ kế toán củanguyên vật liệu này phải đợc giảm xuống bằng giá có thể bán đợc thuần của

nó Trong trờng hợp này, giá mua vào của nguyên vật liệu có thể coi là gíabán đợc thuần của nó

d) Điểm khác biệt giữa chuẩn mực kế toán quốc tế với hệ thống kế toán Việt Nam trong hạch toán nguyên vật liệu:

Trong xu hớng nhất thể hoá nền kinh tế thế giới, các công cụ cung cấp thôngtin cho quản lý kinh tế nh kế toán, thống kê ở các nớc khác nhau trên thế giới ngàycàng xích lại gần nhau Việc Bộ tài chính ban hành chế độ kế toán mới là sự vậndụng các thông lệ quốc tế về kế toán vào hoàn cảnh cụ thể , phù hợp với cơ chếkinh tế của nớc ta Đây là một nhân tố quan trọng góp phần đa nền kinh tế nớc tahội nhập vào nền kinh tế thế giới, làm cho ngôn ngữ kế toán của nớc ta trở nên gầngũi với ngôn ngữ kế toán của các nớc, giúp nớc ta hoàn thiện hơn luật đầu t nớcngoài vào Việt Nam Có thể nói chế độ kế toán mới của nớc ta đã vận dụng khá đầy

đủ các nguyên tắc, các khái niệm đợc thừa nhận trên phạm vi quốc tế

Sự khác nhau cơ bản giữa chuẩn mực kế toán quốc tế với hệ thống kế toánViệt Nam trong hạch toán nguyên vật liệu đợc thể hiện ở những điểm sau:

Hệ thống kế toán Việt Nam Chuẩn mực kế toán quốc tế

Trang 33

 Thiếu hụt nguyên vật liệu phát hiện

do kiểm kê:

Phải ghi nợ TK 138 chờ xử lý

 Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Dự phòng cho nguyên vật liệu tồn

kho đợc tính vào cuối niên độ kế toán

và trớc khi lập báo cáo tài chính

Đa vào khoản lãi, lỗ

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợclập ngay sau khi cấp quản lý nhận thấygiá trị bị giảm

7) Đặc điểm kế toán nguyên liệu, vật liệu ở một số nớc:

Có thể nói hệ thống kế toán doanh nghiệp mới nói chung và mảng kế toán vậtliệu nói riêng đã khẳng định đợc vai trò của mình trong việc quản lý, điều hành vàkiểm soát các hoạt động kinh tế So với hệ thống kế toán cũ, hệ thống kế toán mới

đã thoả mãn tốt hơn yêu cầu của nền kinh tế thị trờng ở Việt Nam Đồng thời nócũng hoà nhập với các chuẩn mực và thông lệ kế toán phổ biến trên thế giới Cácphơng pháp hạch toán vật liệu nh kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ, các ph-

ơng pháp tính giá vật liệu xuất kho nh FIFO, LIFO… khai thác đđều rất gần gũi với kế toánquốc tế Ngoài ra kế thừa từ kế toán ở các nớc có nền kinh tế thị trờng phát triển, kếtoán vật liệu của ta cũng từng bớc giải quyết đợc vấn đề chiết khấu, giảm giá, cáckhoản dự phòng là những hoạt động mới phát sinh trong nền kinh tế thị trờng

a) Kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống kế toán Bắc Mỹ:

Hệ thống tài khoản kế toán Mỹ:

Hệ thống kế toán Mỹ không có một hệ thống tài khoản thống nhất về tên gọi

và số hiệu bắt buộc sử dụng trong tất cả các doanh nghiệp Thực tế, các doanhnghiệp căn cứ vào lĩnh vực kinh doanh, quy mô của doanh nghiệp và yêu cầu quản

lý để lựa chon các tài khoản sử dụng riêng cho doanh nghiệp mình Doanh nghiệpcũng tự đặt tên cho tài khoản và số hiệu của chúng

đóng thành quyển hoặc một trang trong bộ nhớ của máy tính

Trang 34

- Sổ cái tài khoản ba cột: Trên thực tế các công ty thờng sử dụng sổ cái tài khoản

có ba cột thay vì sử dụng tài khoản chữ T

- Bảng cân đối thử: Định kỳ, kế toán kiểm tra tính cân đối của Tổng nợ và tổng

Có bằng cách sử dụng Bảng cân đối thử (Trial balance)

Các báo cáo tài chính:

Theo chế độ kế toán Mỹ, các báo cáo tài chính của bất kỳ doanh nghiệp nàocũng bao gồm các báo cáo bắt buộc sau:

- Báo cáo kết quả kinh doanh (Income Statement)

- Báo cáo nguồn vốn chủ sở hữu (The Statement of owner’s Equity)

- Bảng cân đối kế toán ( The balance Sheet)

- Báo cáo lu chuyển tiền tệ (Cash flows)

Hạch toán nguyên vật liệu:

Vật liệu nhập, xuất, tồn kho đợc ghi sổ theo giá thực tế Giá thực tế vật liệunhập kho bao gồm giá mua, chi phí thu mua trừ đi các khoản chiết khấu hàng mua,hàng mua trả lại hoặc số giảm giá đợc hởng Giá thực tế của vật liệu xuất kho đợcxác định theo một trong các phơng pháp nh phơng pháp giá bình quân, phơng phápFIFO, LIFO, phơng pháp giá thực tế đích danh

Kế toán Mỹ sử dụng tài khoản “Tồn kho nguyên vật liệu “ để theo dõi tìnhhình biến động của nguyên vật liệu qua kho Tài khoản này thờng có số d nợ tạithời điểm đầu và cuối kỳ

Trang 35

Sơ đồ 14: Hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên trong hệ thống kế toán Mỹ

TK Chiết khấu mua hàng

Kc chiết khấu thanh toán đ ợc h ởng

Kc giảm giá hàng

mua

và hàng mua trả lại

Xuất VL cho QL chung toàn DN

Xuất VL cho BH

Xuất VL cho QLbảo d ỡng tại PXSX

Xuất VL cho TT SXMua VL bằng TM

Mua VL chịu

NVL trả lại NBhoặc đ ợc GG

CK mua hàng

đ ợc h ởng

Trang 36

Sơ đồ 15: Hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phơng pháp kiểm kê

định kỳ trong hệ thống kế toán Mỹ

So sánh với kế toán Mỹ, về nguyên tắc hạch toán xuất, nhập, chế độ kế toáncủa nớc ta về cơ bản hoà nhập với quốc tế Tuy nhiên, đối với các khoản giảm giáhàng mua hoặc giảm giá đợc hởng theo chế độ kế toán của ta sẽ đợc ghi giảm trựctiếp vào trị giá hàng mua, còn đối với kế toán Mỹ phải qua TK trung gian là TK

“Giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại”, cuối kỳ mới kết chuyển sang TK “Muahàng” đối với phơng pháp kiểm kê định kỳ và TK “nguyên, vật liệu” với phơngpháp kê khai thờng xuyên Đối với các khoản Chiết khấu mua hàng, chế độ kế toáncủa ta đa vào TK 711 “Thu nhập tài chính” còn đối với kế toán Mỹ đa qua TK trunggian là TK “Chiết khấu mua hàng” cuối kỳ kết chuyển nh giống trờng hợp giảm giáhàng mua

Giá trị vật liệu xuất dùng

cho sản xuất (ghi cuối kỳ)

KC trị giá NVL tồn kho đầu kỳ

Mua chịu NVL

Mua vật liệu bằng TM

KC giá trị VL tồn kho cuối kỳ

TK Giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại

TK Chiết khấu mua hàng

Kc chiết khấu thanh toán đ ợc h ởng

Kc giảm giá hàng mua

và hàng mua trả lại

TK PTNB

NVL trả lại NB hoặc đ ợc GG

CK mua hàng

đ ợc h ởng

Trang 37

b) Kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống kế toán Pháp:

Hệ thống tài khoản kế toán Pháp:

Hệ thống tài khoản kế toán năm 1982 của Pháp đợc chia thành 9 loại: tàikhoản loại 1 đến loại 8: Thuộc kế toán tổng quát Tài khoản loại 9: Thuộc kế toánphân tích

- Tài khoản từ loại 1 đến loại 5: Các tài khoản thuộc Bảng tổng kết tài sản

- Tài khoản loại 6, loại 7: Các tài khoản quản lý

- Tài khoản loại 8: Các tài khoản đặc biệt

Sổ sách kế toán:

Các sổ sách sử dụng bao gồm:

- Sổ nhật ký: Là sổ dùng để ghi hàng ngày tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinhtheo thứ tự thời gian, cơ sở để ghi sổ nhật ký là các chứng từ kế toán hợp lệ, đ ợcsắp xếp theo thứ tự thời gian xảy ra nghiệp vụ để vào sổ nhật ký Nhật ký làquyển sổ kế toán quan trọng nhất

- Sổ cái: Là sổ phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế(theo tài khoản kế toán)

- Bảng cân đối tài khoản: Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ vào số phát sinh của các tàikhoản trong Sổ cái , lập Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối tài khoản dùng đểkiểm soát các số liệu đã đợc chuyển ghi từ Nhật ký qua Sổ cái

Số liệu sau khi đã đợc kiểm tra trên Bảng cân đối tài khoản sẽ đợc sử dụng đểlập các báo cáo kế toán

Các báo cáo kế toán: Theo chế độ kế toán Pháp, báo cáo kế toán có hailoại biểu mẫu chủ yếu:

- Bảng tổng kết tài sản (trình bày tình hình tài sản và nguồn tài trợ)

- Bảng kết quả niên độ (trình bày tình hình thu nhập, chi phí, lỗ và lãi)

Hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu trong hệ thống kế toán Pháp:

Sơ đồ 16: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên trong hệ thống kế toán Pháp

Trang 38

Sơ đồ 17: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phơng pháp kiểm

kê định kỳ trong hệ thống kế toán Pháp

Nh vậy , kế toán Pháp khác với kế toán Việt Nam ở chỗ: Toàn bộ số tiền muanguyên vật liệu đợc tính hết vào chi phí kinh doanh trong kỳ Do đó, cuối kỳ cầnxác định chênh lệch tồn kho nguyên vật liệu để tính ra chi phí xuất sử dụng thực tếnguyên vật liệu trong kỳ Nếu số tồn kho nguyên vật liệu đầu kỳ > tồn kho nguyênvật liệu cuối kỳ thì phải cộng thêm số chênh lệch Ngợc lại, nếu số tồn kho nguyênvật liệu đầu kỳ < cuối kỳ thì phải trừ đi số chênh lệch

- Nếu doanh nghiệp đợc hởng giảm giá, bớt giá, hồi khấu:

+ Nếu các khoản này đợc chấp nhận ngay khi lập hoá đơn thì kế toán lấy giá muatrừ đi các khoản đó để có chỉ tiêu giá thực tế

Trang 39

+ Nếu giảm giá, bớt giá, hồi khấu chấp nhận sau khi lập hoá đơn ban đầu, kế toánghi:

Nợ TK 401 Nếu ghi giảm nợ phải trả

Nợ TK 530, 512 Nếu nhận lại bằng tiền

Nợ TK 409 Nếu trớc kia đã trả nhng cha nhận lại số GG, BG, HK

Có TK 609 Số GG, BG, HK không thuế

Có TK 4456 Giảm thuế

Nh vậy, kế toán Pháp cũng khác với kế toán Việt Nam ở cách hạch toán cáckhoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu Đối với kế toán Việt Nam, các khoản này đều đ-

ợc ghi giảm trị giá hàng mua

- Hàng mua trả lại cho ngời bán:

Nợ TK 401, 530, 512, 409

Có TK 601

Có TK 4456

- Chiết khấu thanh toán đợc hởng:

+ Chiết khấu ngay khi lập hoá đơn:

Nợ TK 601 Giá thực tế

Nợ TK 4456 TVA đầu vào

Có TK 765 Số chiết khấu đợc hởng

Có TK 530, 512 Số trả bằng tiền+ Nếu chiết khấu sau khi lập hoá đơn:

Nợ TK 401 Ghi giảm nợ

Nợ TK 530, 512 Số nhận lại bằng tiền

Có TK 765 Số chiết khấu không thuế

Có TK 4456 Giảm thuếKhác với kế toán Việt Nam , kế toán Pháp nếu chiết khấu ngay khi lập hoá

đơn thì khoản chiết khấu này sẽ đợc ghi vào giá trị hàng mua

Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

- Vào cuối niên độ kế toán, nếu hàng tồn kho có khả năng giảm giá thì kế toánphải lập dự phòng:

Nợ TK 681 Số dự phòng cần lập

Trang 40

cũ, kế toán hoàn nhập số thừa:

Nợ TK 391

Có TK 781

Phần hai Thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại

Điện lực Ba Đình - Hà Nội.

A) Đặc điểm chung của Điện lực Ba Đình - Hà Nội

ảnh hởng đến tổ chức hạch toán:

I) Quá trình hình thành và phát triển của Điện lực Ba Đình:

1) Sơ lợc quá trình hình thành và phát triển của Điện lực Ba Đình:

Điện lực Ba Đình là một đơn vị trực thuộc Công ty điện lực thành phố HàNội, trớc đây đợc gọi là chi nhánh Điện lực Ba Đình đợc tách ra từ Đội quản lý điện

Hà Nội năm 1979 Ngày 13 tháng 01 năm 1999, tổng giám đốc tổng công ty điệnlực Việt Nam ra quyết định số 09EVN/HĐQT-TCCB-LĐ thành lập lại Điện lực Ba

Đình hoạt động theo mô hình xí nghiệp

Điện lực Ba Đình là một xí nghiệp kinh doanh điện năng hạch toán phụ thuộccông ty Điện lực thành phố Hà Nội nhng có t cách pháp nhân, có con dấu riêng, trụ

sở đóng tại số 06 phố Hàng Bún, Hà Nội Điện lực Ba Đình có nhiệm vụ, quyền hạn

do sự phân cấp, uỷ quyền của công ty điện lực thành phố Hà Nội