Đây chính là hoạch định, mộttrong bốn chức năng thiết yếu của một nhà quản trị, đồng thời được coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị.. Nói cách khác, chức năng hoạch
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay nền kinh tế chúng ta đã và đang đã hội nhập với các nền kinh tế kháctrên thế giới Đó là thành quả sau nhiều cố gắng của toàn Đảng, toàn dân Nhưng bêncạnh đó là những khó khăn và thách thức Nó đòi hỏi phải có những chính sách, biệnpháp hợp lý để đưa đất nước Việt Nam “ Sánh vai cùng các cường quốc 5 châu” như Hồchủ tịch đã mong đợi Và đây cũng là nhiệm vụ của những nhà quản trị ,những người đề
ra chính sách phát triển của một quốc gia nói chung, hay của các doanh nghiệp san xuấtkinh doanh nói riêng
Một nhà quản trị phải có một tầm nhìn chiến lượt, rộng khắp và bao quát mọi xuthế của thời đại Sau đó là đề ra kế hoạch trong tương lai Đây chính là hoạch định, mộttrong bốn chức năng thiết yếu của một nhà quản trị, đồng thời được coi là một chức năng
ưu tiên hay là nền tảng của quản trị Hoạch định là nhắm đến tương lai, điều phải hoànthành và cách thế để hoàn thành Nói cách khác, chức năng hoạch định bao gồm quá trìnhxác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó.Kết quả của hoạch định là kế hoạch, một văn bản được ghi chép rõ ràng và xác địnhnhững hành động cụ thể mà một tổ chức phải thực hiện
Hoạch định là một quá trình xác định những mục tiêu của một tổ chức và cách thế
để đạt đến mục tiêu đó.Hoạch định có thể được thực hiện ở mọi cấp bậc trong một tổchức Nó không chỉ là một bổn phận, nhưng còn là một cơ hội đem lại nhiều ích lợi cho
tổ chức.Bên cạnh đó nó còn là một trong những hoạt động cơ bản và có ý nghĩa lớn nhấtcủa nhà quản trị.Khái niệm hoạch định nói chung được hiểu là việc phác thảo và hoànthiện các ý tưởng và dự án Hoạch định mang tính chiến lược cao và cùng với sự pháttriển của tổ chức thì vai trò của hoạt động này ngày càng quan trọng Nó là xương sốngchi phối mọi hoạt động cũng như văn hóa của một tổ chức
Tuy nhiên để hoạch định mang lai lợi ích tốt nhất chúng ta cần phải nắm rõ nhữngvai trò và ý nghĩa của nó, để rồi sau đó mang nó áp dụng cho thực tiễn
Trang 2MỤC LỤC
I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA HOẠCH ĐỊNH 3
A Khái Niệm: 3
B Vai Trò: 3
II TẦM QUAN TRỌNG CỦA HOẠCH ĐỊNH: 5
A Nối kết các nỗ lực: 6
B Chuẩn bị cho Sự thay đổi: 6
C Phát triển tinh thần đội ngũ: 6
D Nâng cấp trình độ của các quản trị viên: 7
III Ý NGHĨA CỦA HOẠCH ĐỊNH 10
A Định hướng cho doanh nghiệp 11
B Nền tảng cho những chức năng khác 15
IV CÁC LOẠI HOẠCH ĐỊNH: 16
1) Căn cứ vào tính chất của kế hoạch: 16
2) Căn cứ vào tiêu chuẩn thời gian: 18
3) Căn cứ vào tiêu chuẩn mục tiêu: 19
4) Căn cứ vào mức độ thường xuyên áp dụng: 21
5) Căn cứ vào cấp tổ chức: 21
Trang 31 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA HOẠCH ĐỊNH
Hoạch định có thể là chính thức và không chính thức Các nhà quản trị đều tiếnhành hoạch định, tuy nhiên có thể chỉ là hoạch định không chính thức Trong hoạch địnhkhông chính thức mọi thứ không được viết ra, ít có hoặc không có sự chia sẽ các mụctiêu với những người khác trong tổ chức Loại hoạch định này hay được áp dụng ở cácdoanh nghiệp nhỏ, ở đó, người chủ doanh nghiệp thấy họ muốn đi tới đâu và cái gì đangđợi họ ở đó Cách hoạch định này thường chung chung và thiếu tính liên tục Tất nhiênhoạch định không chính thức cũng được áp dụng ở một số doanh nghiệp lớn và một sốkhác cũng có những kế hoạch chính thức rất công phu
- Bất kỳ một tổ chức nào trong tương lai cũng có sự thay đổi nhất định, và trongtrường hợp đó, hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa mục tiêu và cách thức Nó sẽlàm tăng khả năng đạt được các kết quả mong muốn của tổ chức Hoạch định là nền tảngcủa quá trình hình thành một chiến lược có hiệu quả
Trang 4- Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổchức Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môitrường và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tốmôi trường
- Hướng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong đợicuối cùng Mặt khác, nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ývào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau
Trang 5 H
- Họach định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môitrường bên ngoài.Các tổ chức thành công thường cố gắng kiểm soát tương lai của họhơn là chỉ phản ứng với những ảnh hưởng và biến cố bên ngoài khi chúng xảy ra.Thông thường tổ chức nào không thích nghi được với sự thay đổi của môi trường thì sẽ
bị tan vỡ Ngày nay, sự thích nghi nhanh chóng là cần thiết hơn bao giờ hết do nhữngthay đổi trong môi trường kinh doanh thế giới đang xảy ra nhanh hơn
Hoạch định là một quá trình xác định những mục tiêu của một tổ chức và cách thế
để đạt đến mục tiêu đó Hoạch định có thể được thực hiện ở mọi cấp bậc trong một tổchức Nó không chỉ là một bổn phận, nhưng còn là một cơ hội đem lại nhiều ích lợi thựctiễn cho vai trò lãnh đạo của quản trị viên
2.1 Nối kết các nỗ lực
Vai trò quản trị hiện hữu là do bởi nhu cầu cần được nối kết để điều hành nhữngcông tác của mỗi cá nhân cũng như các đội ngũ trong một tổ chức Hoạch định là một kỹ
Trang 6thuật quan trọng giúp đạt đến việc nối kết đó Một kế hoạch tốt là một kế hoạch có thểvạch ra mục tiêu cho cả tổ chức và các ban ngành trong tổ chức Trong tiến trình hoànthành mục tiêu đã định, mỗi phần tử trong tổ chức sẽ cùng góp phần để đạt đến mục tiêu.Khi mục tiêu hoàn thành, người ngoài tổ chức không nói một cá nhân nào đó đã hoànthành mục tiêu, nhưng là tổ chức đó đã đạt chỉ tiêu.
Sự thành công trong việc thực hiện một kế hoạch sẽ giúp đội ngũ phát triển và trởnên bén nhạy trong bất cứ tình huống thay đổi nào có thể xảy ra Thời gian giữa thiết lập
kế hoạch và thực hiện kế hoạch càng lâu thì kế hoạch khi đưa ra phải càng bất ngờ càngtốt
Một quản trị viên nếu biết nghĩ đến những ảnh hưởng của sự thay đổi, họ lại càngcần quan tâm đến sự chuẩn bị đối phó với những thay đổi khả hữu Lịch sử chứng minhrằng các hãng hàng không, các ngân hàng, các cơ quan tiết kiệm hoặc cho vay nợ trong 2hay 3 thập niên gần đây bị phá sản đều do bởi hàng ngũ quản trị thiếu khả năng đối phó
và chuẩn bị cho những đổi thay của môi trường
Khi kế hoạch được thực hiện trong một tổ chức, mục tiêu và một chuỗi nhữngcông tác được phân phối cho mọi thành viên Đội ngũ cũng được hình thành theo nhu cầucông tác và là cơ sở cho mọi công tác Cách cấu tạo và điều hành đội ngũ (team) để đạthiệu năng trong một tổ chức được coi như thước đo hiệu năng của tổ chức đó Tinh thầnđội ngũ càng cao, hiệu năng càng lớn và tổ chức càng được đánh giá cao Do đó, việcthiết lập, điều hành và nâng cao phẩm chất của thành viên trong các đội ngũ là một việcthiết yếu và đáng được các quản trị viên quan tâm hàng đầu
Khả năng hoạch định là khả năng vận dụng trí tuệ ở mức độ cao vì người hoạchđịnh là người đương đầu với những bất trắc, dữ kiện và nhất là những gì còn trừu tượng
mơ hồ trong tương lai Qua hoạch định, trạng thái vô định của một tổ chức trở nên cốđịnh, những guồng máy trì trệ của tổ chức được canh tân, nếu quản trị viên nhiệt tình vànăng động trong việc nâng cấp tổ chức để hướng tổ chức về tương lai Nói cách khác, vớichức năng hoạch định, quản trị viên chủ động nắm thời cơ để tạo thời thế hơn là chờ thờithế nhào nặn mình Hành động hoạch định là chính cơ hội để quản trị viên mài dũa khảnăng đương đầu với những ý tưởng trừu tượng, những thay đổi mang tính bất trắc vànhững khả thể trong tương lai Nhờ vậy, thành quả và hành động hoạch định sẽ đem lạilợi ích cho cả tổ chức lẫn bản thân của quản trị viên
Thành công của Trung Nguyên:
Tầm nhìn là những hoạt động mà công ty dự định thực hiện, sắp đặt cho một địnhhướng lâu dài Nó là cách công ty hình dung về bức tranh tương lai của mình Với Trung
Nguyên tầm nhìn của nó chính là: “Trở thành một tập đoàn thúc đẩy sự trỗi dậy của nền
Trang 7kinh tế Việt Nam, giữ vững sự tự chủ về kinh tế quốc gia và khơi dậy, chứng minh chomột khát vọng Đại Việt khám phá và chinh phục”
Các giá trị cốt lõi là yếu tố cần thiết và là niềm tin lâu dài của một tổ chức Hệthống giá trị cốt lõi là động lực chủ yếu thúc đẩy mọi thành viên làm việc, liên kết toàndoanh nghiệp với nhau, liên kết doanh nghiệp với khách hàng, đối tác và xã hội nóichung Giá trị cốt lõi của Trung Nguyên chính là:
Khơi nguồn sáng tạo: Điều này thể hiện rõ nét qua việc Trung Nguyên đưa ra câuslogan của mình là “Khơi nguồn sáng tạo” Trung Nguyên cho rằng cà phê là cảm hứngsáng tạo, giúp phát minh ra những ý tưởng và khơi nguồn cho những sự thành công.
· Phát triển và bảo vệ thương hiệu: Trung Nguyên rất chú trọng đến việc xây dựng, pháttriển và bảo vệ thương hiệu trong suốt quá trình hoạt động của mình để vươn đến mộtthương hiệu cà phê Việt mang tính toàn cầu.
Lấy người tiêu dùng làm tâm điểm: Đối với công ty, nhu cầu, thị hiếu của kháchhàng luôn là tôn chỉ của mọi chiến lược hành động Trung Nguyên nhanh chóng nắm bắtnhu cầu của khách hàng, để từ đó mang đến cho họ những hương vị thơm ngon, là cộinguồn của những ý tưởng sáng tạo và thành công
sự thành công chung của công ty
Lấy hiệu quả làm nền tảng: Không chỉ chú trọng hoàn thành các chiến lược đề ra,Trung Nguyên luôn lấy hiệu quả làm nền tảng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanhcủa mình để từ đó giúp công ty đạt được lợi thế cạnh tranh
Trang 8Góp phần xây dựng cộng đồng: Trung Nguyên cho rằng, lợi ích của công tykhông chỉ là lợi ích của người tiêu dùng, đối tác,… mà còn là của toàn xã hội Việc xâydựng một thương hiệu cà phê mạnh không chỉ đem lại lợi ích cho người nông dân, vùngtrồng cà phê Đắc Lắc và còn góp phần xây dựng thương hiệu nông sản Việt Nam.
Sứ mệnh của Trung Nguyên phản ánh tầm nhìn của lãnh đạo công ty về những gì
mà công ty đang tìm kiếm để thực hiện, cung cấp một cái nhìn rõ hơn về những gì màcông ty cố gắng đạt được
Cafe Trung Nguyên là một minh chứng cho sự thành công của thương hiệu Việt.
Những bước tiến của Cà phê Trung Nguyên có thể khiến bất cứ ai cũng phải thán phục.Chỉ trong vòng 10 năm ngắn ngủi, công ty Trung Nguyên đã trở thành nhà chế biến càphê lớn nhất Việt Nam với tốc độ tăng trưởng liên tục 37%/năm Thương hiệu Cà phêTrung Nguyên đã được biết đến ở khắp 64 tỉnh, thành cả nước, đồng thời có mặt ở 37quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới
Để hoạch định chiến lược hoạch kinh doanh hiệu quả, ngoài việc nắm bắt quytrình hoạch định chiến lược, nhà quản trị cần đến những bí quyết lập kế hoạch hành độngsau:
Kế hoạch đơn giản: Một kế hoạch quá phức tạp sẽ gây nhầm lẫn và nản chí Vìthế nếu sơ đồ hoạt động của bạn phức tạp, rắc rối thì hãy điều chỉnh để kế hoạch trở nênđơn giản và chặt chẽ
· Tổ chức kế hoạch hành động khả thi: Những kế hoạch quá tham vọng thường điđến thất bại Mọi người sẽ nhìn vào đó và nói: "Chúng ta chẳng bao giờ thực hiện được
kế hoạch này" Kế hoạch xem như bị đánh bại ngay từ đầu Vì thế hãy xây dựng một kếhoạch hành động có thể quản lý và thực hiện được
· Xác định rõ vai trò và trách nhiệm: Cũng như bất kỳ nỗ lực nào, một kế hoạchhành động cũng nên xác định rõ các vai trò và trách nhiệm Mọi kết quả dự kiến nên là ýthức trách nhiệm của một hoặc nhiều cá nhân Những cá nhân này phải thừa nhận côngkhai việc họ chấp nhận vai trò của mình Điều này sẽ khiến họ làm việc có trách nhiệmhơn
· Kế hoạch linh hoạt: Các chiến lược hiếm khi đi theo một phương hướng hoặclịch trình đã định Sẽ luôn xảy ra những tình huống bất ngờ như đối thủ cạnh tranh phảncông, khách hàng không hưởng ứng như dự báo, những điều xấu đột nhiên xảy ra …Vìvậy, một kế hoạch thực hiện chiến lược tốt phải dễ điều chỉnh Những tổ chức khóa chặtmình vào các lịch trình, mục tiêu và sự kiện cứng nhắc cuối cùng sẽ thấy chính mình bịtách rời khỏi một thế giới đầy biến động mà họ phải làm việc và tồn tại
Muốn lập được một kế hoạch bám sát thực tế, nên tham khảo ít nhất một mẫu kếhoạch kinh doanh của một người đi trước thành công, tham dự một vài khóa học lập kế
Trang 9hoạch kinh doanh do các học viện, trung tâm tổ chức để được các chuyên gia tư vấn,hướng dẫn cụ thể, tìm kiếm trên mạng các từ khóa liên quan đến lập kế hoạch kinhdoanh Nhưng cách đơn giản và hiệu quả nhất là bạn nên nghe từ những người đi trước,thành công nhưng đã từng trải qua thất bại Họ từng trả tiền và thời gian cho thất bại ấy,bạn sẽ không mất khoản tiền và thời gian đó nữa để có những đúc rút cho bản thân.
Thất bại của G7-Mart: Tham vọng quá lớn
Chuyên gia kinh tế Lê Đăng Doanh cho rằng, một trong những nguyên nhân dẫnđến sự sụp đổ của hệ thống G7 Mart là tham vọng của doanh nghiệp này quá lớn, trongkhi lĩnh vực này bị cạnh tranh từ những nhà bán lẻ trong và ngoài nước một cách khốcliệt Bên cạnh đó, ông Doanh nhận định thêm, G7 Mart đã khởi đầu một bước quá dài so
với năng lực tài chính của mình Nguyên nhân chính khiến hệ thống G7 Mart sụp đổ là do
doanh nghiệp này không thể kết nối được với các nhà sản xuất Đây là bài học quý giácho những doanh nghiệp khác nếu có ý định tham gia lĩnh vực phân phối bán lẻ
Nguyên nhân thất bại:
- Lập kế hoạch không phù hợp:
Đây là một trong những nguyên nhân khá phổ biến, bên cạnh nguyên nhân thiếuvốn kinh doanh hay hoạt động lưu chuyển tiền mặt yếu kém Sẽ rất quan trọng nếu bạnvạch ra một kế hoạch kinh doanh toàn diện và chi tiết Việc này có thể làm bạn mất nhiềuthời gian nhưng nó luôn mang lại hiệu quả không ngờ
Ngược lại, nếu bạn không có kế hoạch mà vẫn tiến lên phía trước theo kiểu “nhắmmắt làm bừa” thì có nhiều khả năng bạn sẽ phải kết thúc kế hoạch đó bằng cơn đau tim vàhàng chục nghìn USD tan thành mây khói
- Thiếu thực thi
Khi hành động không bám sát kế hoạch đề ra rất dễ dẫn đến sai lầm Nên nhớ rằngmột khi đã lập ra kế hoạch kinh doanh thì phải bám sát nó Hãy thận trọng trong từng
Trang 10bước đi Dù có làm theo kế hoạch, sai lầm vẫn ghé thăm Và thất bại cũng là chuyệnthường.
Đôi khi, trong quá trình thực thi kế hoạch, bạn muốn gây ấn tượng với cấp trên và
“phá cách” Việc làm này dẫn đến sai lầm nghiêm trọng
Vì vậy các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần nhận thức được tầm quan trọng củaviệc hoạch định chiến lược và biến những chiến lược này thành kết quả hoạt động doanhnghiệp
3 Ý NGHĨA CỦA HOẠCH ĐỊNH
“Trong kinh doanh nếu bạn không lập kế hoạch, điều đó có nghĩa là bạn đangchuẩn bị một kế hoạch để thất bại – CRAWFORD H.GREENEWALT”
Thật vậy, hoạch định là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất với cứ một loạihình tổ chức nào với quy mô lớn hay nhỏ Hoạch định luôn có ý nghĩa to lớn đối vớidoanh nghiệp
Trước hết, nó giúp cho nhà doanh nghiệp tư duy một cách có hệ thống những vấn
đề có liên quan đến sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp Tư duy có hệ thống giaiđoạn cao của của quá trình nhận thức đi sâu vào bản chất và phát hiện ra qui luật của sựvật bằng những hình thức như biểu tượng, khái niệm phán đoán và suy lí một cách có hệthống, không chắp vá rời rạc Hệ quả của nó là:
- Giúp cho nhà quản trị chủ động đối phó với các tình huống tốt hơn Khắc phụcđược những hoạt động thụ động, có thể dẫn đến những tổn thất cho doanh nghiệp
- Có những chính sách, biện pháp nhất quán Các chính sách và biện pháp đókhông mâu thuẫn, làm triệt tiêu động lực của nhau
- Tập trung được các nguồn lực hoàn thành những công việc trọng tâm của tổ chứctrong mỗi thời kì khác nhau Khắc phục tình trạng dàn đều trải mỏng cho tất cả, kết cụckhông hoàn thành được nhiệm vụ cơ bản nào của doanh nghiệp