Hoàn thiện mô hình cơ cấu bộ máy quản lý công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà

Câu nói “trái đất luôn luôn quay” có lẽ không nên chỉ hiểu là một câu nói vật lý mà nó đúng ngay với các yếu tố trong nền kinh tế.

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 LỜI MỞ ĐẦU Câu nói “trái đất luôn luôn quay” có lẽ không nên chỉ hiểu là một câu nói vật lý mà nó đúng ngay với các yếu tố trong nền kinh tế. Thị trường luôn phát triển không ngừng và các doanh nghiệp tham gia vào thị trường đó cũng phải thay đổi liên tục để có thể tồn tại, thích nghi và phát triển được. Trong bối cảnh đó, việc lựa chọn cho doanh nghiệp mình một mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp là một yếu tố rất quan trọng. Mô hình đó phải chặt chẽ, tối ưu nhất sao cho nó có thể huy động, phân bổ và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả và thích ứng nhanh nhất với biến động của thị trường. Tuy nhiên vấn đề mà các doanh nghiệp thường gặp phải là sự chồng chéo trong chức năng các bộ phận, thiếu nhân lực cho mỗi chức năng, sự phân cấp và phân quyền quá rộng hay quá hẹp…Do vậy để tổ chức hoạt động có hiệu quả thì việc hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy quản lý là một hoạt động rất cần thiết bởi vì năng lực của bộ máy quản lý quyết định kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập ở công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà em thấy vấn đề cơ cấu tổ chức là một vấn đề có nhiều điều đáng được quan tâm, do đó em chọn đề tài: “ hoàn thiện mô hình cơ cấu bộ máy quản lý công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà” để hoàn thành chuyên đề thực tập của mình. Chuyên đề gồm các phần: Phần I: lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và mô hình cơ cấu bộ máy quản lý Phần II: Phân tích mô hình cơ cấu bộ máy quản lý công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà. Phần III: Một số kiến nghị cơ bản nhằm hoàn thiện mô hình cơ cấu bộ máy quản lý công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà. Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 MỤC LỤC PHẦN I : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ. I. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận(đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định. Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân công giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Nó xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể, những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ chức, và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. 2. Vai trò của bộ máy quản lý : Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Bộ máy quản lý của một tổ chức là hệ thống các bộ phận, các phân hệ, cá nhân với trách nhiệm, quyền hạn nhất định được phân công thực hiện điều hành mọi hoạt động của tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Trong doanh nghiệp bộ máy quản lý đóng vai trò hết sức quan trọng, nó được coi như là một cơ quan đầu não điều khiển mọi hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, nó quyết định số phận của doanh nghiệp thông qua hiệu quả quản lý, nó phản ánh sự nghiệp đi lên của doanh nghiệp. Bộ máy quản lý không chỉ tác động đến năng suất và hiệu quả kinh tế của tổ chức mà còn tác động đến sự hài long với công việc của người lao động. Cơ cấu phải được thiết kế nhằm khuyến khích sự tham gia chủ động của các thành viên trong tổ chức, do đó tác động đến việc cải thiện hoạt động của tổ chức. Những thiếu sót của cơ cấu tổ chức sẽ dẫn đến những động lực và tinh thần lao động thấp, những quyết định chậm trễ và không thích hợp, những xung đột và thái độ thiếu hợp tác, sự kém nhạy cảm với những thay đổi và thách thức bên ngoài và làm tăng chi phí hoạt động. 3. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng mô hình bộ máy quản lý tổ chức: Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định hoàn toàn cơ cấu tổ chức. Ngược lại nó chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố về môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức với mức độ thay đổi trong từng trường hợp: 3.1 Chiến lược: Chiến lược và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hai mặt không thể tách rời trong cơ sở phân tích: các cơ hội và đe doạ của môi trường, những điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức trong đó có cơ cấu đang tồn tại. Ngược lại xây dựng Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 mô hình cơ cấu bộ máy quản lý là để phục vụ việc thực hiện các mục tiêu chiến lược nên nó sẽ phải thay đổi khi có sự thay đổi chiến lược. Động lực khiến các tổ chức phải xây dựng lại mô hình sự kém hiệu quả của nó trong việc thực hiện các chiến lược cũ. Tuy nhiên cũng phải nhớ rằng không phải bất kì một sự thay đổi nào trong chiến lược cũng dẫn đến sự thay đổi mô hình. 3.2 Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp của tổ chức: Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức. Tổ chức có quy mô lớn, thực hiện những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hóa, hình thức hoá cao hơn, nhưng lại ít tập trung hơn các hình thức nhỏ, thực hiện những hoạt động không quá phức tạp. 3.3 Công nghệ: Đặc điểm chung và mức độ phức tạp của công nghệ mà doanh nghiệp đó đang sử dụng có thể ảnh hưởng đến việc tổ chức bộ máy quản lý: Các tổ chức chú trọng công nghệ cao thường có tầm quản lý thấp nên mô hình xây dựng phải được bố trí sao cho tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ. Các tổ chức khai thác công nghệ mới thường có xu hướng sử dụng các cán bộ cấp cao học vấn và kinh nghiệm về kỹ thuật, các cán bộ quản lý có chủ trương đầu tư cho các dự án hướng vào việc hậu thuẫn và duy trì vị trí dẫn đầu của tổ chức về mặt công nghệ và đảm bảo sự điều phối hoạt động một cách chặt chẽ trong việc ra các quyết định liên quan đến hoạt động chính của tổ chức và công nghệ. 3.4 Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực: Thái độ của ban lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến cơ cấu tổ chức. Các cán bộ quản lý theo phương thức truyền thống thường thích sử dụng những hình Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 thức tổ chức điển hình như tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc, hướng tới sự kiểm soát tập trung, không có sự phân tán với các đơn vị chiến lược. Khi lựa chọn mô hình cũng phải xem xét yếu tố năng lực của đội ngũ nhân viên. Nhân lực có trình độ cao thường hướng tới mô hình quản lý mở trong khi đó các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mô hình có nhiều tổ đội, bộ phận được chuyên môn hoá. 3.5 Môi trường: Những tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định, tổ chức thường có cơ cấu cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị nguyên tắc, thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu quả cao. Ngược lại , tổ chức muốn thành công trong điều kiện khan hiếm về nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thường phải thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, trong đó việc ra quyết định mang tính chất phi tập trung với các tổ đội đa chức năng. 3.6 Nhiệm vụ sản xuất của doanh nghiệp: Hiện nay việc nhìn nhận nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý là hai mặt không thể tách rời nhau trong công tác quản lý doanh nghiệp. Hay nói cách khác đó là căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh để xác lập lên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sao cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh đó. 3.7 Địa bàn hoạt động: Địa bàn tập trung hay phân tán cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Việc mở rộng địa bàn hoạt động hoặc phân tán địa bàn hoạt động Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 cũng đòi hỏi có sự bố trí lại lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng, có thể phải dẫn đến sự xuất hiện của một cơ cấu tổ chức quản lý mới. 4. Khái niệm về mô hình cơ cấu bộ máy quản lý: Mô hình cơ cấu bộ máy quản lý là một sơ đồ thể hiện các bộ phận, các phân hệ, các cá nhân và các mối quan hệ quyền hạn, trách nhiệm giữa các phân hệ, các bộ phận hay cá nhân đó. Mô hình này cho chúng ta biết mức độ chuyên môn hoá, phối hợp giữa các vị trí lãnh đạo và các phòng ban trong một công ty. 5. Các yêu cầu của mô hình cơ cấu bộ máy quản lý: Việc xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức cho mỗi công ty phải đảm bảo những yêu cầu sau: - Tính thống nhất trong mục tiêu: mỗi cơ cấu được coi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần vào các mục tiêu của tổ chức. - Tính tối ưu: giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất, nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của tổ chức. - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức. - Tính linh hoạt: được coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng linh hoạt thích ứng với bất kì tình huống nào xảy ra trong tổ chức và ngoài môi trường. - Tính hiệu quả: cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất. Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 II. Một số mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cơ bản: 1. Theo mỗi quan hệ quyền hạn của tổ chức( cách tiếp cận hệ thống): 1.1 Cơ cấu trực tuyến: Là mô hình cơ cấu đơn giản nhất được xây dựng theo đường thẳng, chỉ có một chủ thể cấp trên và một chủ thể cấp dưới chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của toàn bộ đơn vị. Sơ đồ 1: Mối quan hệ theo quyền hạn trực tuyến Trong đó: A 1, A 2 .A N ; B 1 , B 2 …B N là những người thực hiện trong các bộ phận. Đặc điểm của mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến: - Trong tổ chức sử dụng mối quan hệ trực tuyến: mỗi cấp chỉ có một người quản lý trực tiếp. Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A 7 Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 A 1 A 2 A N B 1 B 2 B N Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Người quản lý trực tuyến ở mỗi cấp tự mình điều hành không có các cơ quan chức năng giúp việc, có nghĩa là mỗi người quản lý phải thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn về hệ thống dưới quyền của mình. Ưu điểm: - Tuân thủ chế độ một thủ trưởng nên tạo ra sự thống nhất chung cho toàn tổ chức - Mối quan hệ đơn giản, đồng thời chế độ trách nhiệm rõ ràng. Nhược điểm: - Nó đòi hỏi nhà quản lý phải có kiến thức tổng hợp, toàn diện - Không thể thực hiện trong điều kiện phức tạp, đòi hỏi tính chuyên môn hoá cao trong một tổ chức. - Không sử dụng được các chuyên gia trong khi gánh nặng quản lý đè lên vai các nhà lãnh đạo trực tuyến. - Sự phối hợp ngang giữa các bộ phận yếu. Thường mô hình này chỉ áp dụng với các tổ chức bé và kinh doanh đơn lĩnh vực, đơn thị trường hoặc áp dụng với các bộ phận cấp thấp đối với công ty lớn, phức tạp. 1.2 Cơ cấu trực tuyến - chức năng: Là mô hình cơ cấu kết hợp những ưu điểm chính của hai loại hình cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng hình thành cơ cấu mang tính liên hợp. Sơ đồ 2: mối quan hệ trong cơ cấu trực tuyến- chức năng. Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A 8 Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo tuyến I Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo chức năng B Lãnh đạo tuyến II A 1 A 2 A N B 1 B 2 B N Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Trong đó: A 1, A 2 …A N ; B 1, B 2 …B N là những người thực hiện trong các bộ phận. Đặc điểm: - Sử dụng đồng thời 3 loại quyền hạn: trực tuyến, chức năng, tham mưu. - Vẫn duy trì lãnh đạo trực tuyến - Người phụ trách các bộ phận chức năng, các tuyến đóng vai trò tham mưu cho thủ trưởng. Họ được giao nhiệm vụ quản lý lĩnh vực nhất định: thu thập thông tin về quyết định, giúp phân tích xử lý thông tin để lựa chọn ra quyết định, giúp tổ chức thực hiện quyết định cho cấp dưới bằng cách đôn đốc, kiểm tra. Ưu điểm: - Một mặt giữ được chế độ uỷ quyền, mặt khác phát huy được kiến thức kinh nghiệm của chuyên gia - Họ có thể ra quyết định theo sự phân quyền và uỷ quyền. Nhược điểm: - Có thể tạo ra quá nhiều bộ phận chức năng làm mô hình trở nên quá cồng kềnh, phức tạp, phản ứng chậm với những thay đổi của môi trường. - Chi phí quản lý tăng. Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Mô hình này được sử dụng phổ biến trong thực tế, đặc biệt là các tổ chức có vừa phức tạp trên lĩnh vực chuyên môn, vừa phức tạp trên phương diện tổ chức. 2. Theo phương thức hình thành các bộ phận( theo quan điểm chiến lược) 2.1 Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng Sơ đồ 3: mối quan hệ trong mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng. Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A 10 Giám đốc Trưởng phòng nhân sự Trợ lý GĐ P.GĐ sản xuất P.GĐ tài chính P.GĐ kĩ thuật Nghiên cứu thị trường P.GĐ Marketing Lập kế hoạch Marketing Lập kế hoạch tài chính Lập kế hoạch sản xuất Quản lý kỹ thuật Thiết kế Dụng cụ Ngân quỹ Quảng cáo Kỹ thuật điện Phân xưởng 1 Kế toán chung Quản lý bán hàng Kỹ thuật cơ khí Phân xưởng 2 Kế toán chi phí Bán hàng Kiểm tra chất lượng Phân xưởng 3 Thống kê và xử lý số liệu [...]... chung về công ty ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà: 1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty - Tên công ty: Công ty cổ phần đầu tư phát triển xây dựng và thương mại Sơn Hà - Tên giao dịch quốc tế: Son Ha construction and trading development investment joint stock company - Tên viết tắt: Soha.jsc - Trụ sở chính: thông Đông Quán- xã Cổ Loa- Đông Anh- Hà nội Văn phòng giao dịch: phòng 205- Nhà B1-... kiện môi trường luôn luôn thay đổi với nhiều yếu tố bất định Điểm mấu chốt làm cho cơ cấu ma trận phát huy tác dụng là sự rõ rang của mối quan hệ quyền hạn giữa các cán bộ quản lý và cơ chế phối hợp 21 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 PHẦN 2: PHÂN TÍCH MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐTPT & THƯƠNG MẠI SƠN HÀ... chuyển đổi công ty thành công ty Cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà, mở rộng lĩnh vực hoạt động sang nhiều ngành khác phù hợp với việc tận dụng công nghệ và nhân lực hiện có Từ đó đên nay công ty đã tiếp tục mở rộng sản xuất, tìm kiếm thêm đối tác, mạnh dạn đấu thầu các dự án có quy mô ngày càng lớn, độ phức tạp về mặt công nghệ của mỗi dự án ngày càng cao Kể từ khi thành lập, Công ty đã thi công. .. mô hình cơ cấu tổ chức công ty cổ phần ĐTPT xây dựng& thương mại Sơn Hà Giám đốc công ty Phó giám đốc phụ trách kinh tế, tài chính Phòng kế toán tài chính Phòng kế hoạch kỹ thuật Các xí nghiệp xây lắp Xí nghiệp 1 Xí nghiệp 2 Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Phòng vật tư thiết bị Phòng kinh doanh tiếp thị Phòng tổ chức hành chính Các đội xây lắp Các đội xây dựng dân dụng công nghiệp Các đội xây dựng bưu... thời công ty đã có sự đầu từ vào công nghệ mới, tuyển thêm nhiều nhân lực để tham gia đấu thầu các dự án lớn, có dự án lên đến 10 tỷ đồng Từ những nỗ lực đó, lợi nhuận tăng lên rất cao 2 Phân tích mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty 2.1 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 28 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Sơ đồ 11: mô hình. .. ngân hàng, công nợ - Kế toán giá thành - Kế toán tổng hợp - Kế toán XDCB và các công trình xây lắp Tài chính: - Quản lý, giám sát các hoạt động của công ty - Tổng hợp cân đối kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty - Quản lý quỹ tiền mặt của công ty - Lập kế hoạch tài chính hàng quý, hàng năm cho công ty Phòng kế toán tài chính có 6 nhân viên với cơ cấu trình độ như sau: Bảng 4: cơ cấu lao... năm kinh nghiệm trong các loại hinh xây dựng - Xây dựng kiến trúc 7 năm - Lắp đặt các tuyến cáp thông tin 5 năm - Lắp đặt các tổng đài dung lượng nhỏ 5 năm - Lắp đặt cột dựng ăng ten cao đến 70m 5 năm 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty Công ty CPĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà với tuổi nghề còn non trẻ và trải qua nhiều giai đoạn hình thành và phát triển Công ty đã gặp không ít khó khăn Tuy nhiên... đạo Công ty cùng với đội ngũ cán bộ nhân viên với mục tiêu phát huy nội lực, đẩy mạnh phát triển sản xuất kinh doanh Nhờ sự năng động sáng tạo của đội ngũ nhân viên trẻ biết nắm bắt cơ hội của đất nước và quy luật của thị trường, Công ty đã có những bước phát triển đáng kể trên thị trường xây dựng, nhất là trong lĩnh vực xây dựng cơ bản Các lĩnh vực hoạt động chính của công ty là:  Xây dựng các công. .. của Công ty cổ phần - Trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo kế hoạch đã đề ra - Đề xuất với đại hội đồng cổ đông phương hướng phát triển của công ty và các giải pháp cụ thể để thực hiện Quyền hạn: - Được quyền sắp xếp lại tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy trong đơn vị và trình đại hội đồng cổ đông phê duyệt - Được quyền điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. .. chức bộ máy văn phòng công ty: a, Phòng tổ chức hành chính: Phòng tổ chức hành chính là một bộ tham mưu cho giám đốc về tổ chức lao động, quản lý sử dụng lao động và tiền lương, thực hiện các chính sách, chế độ xã hội đối với người lao động trong công ty Tổ chức nhân sự: - Tổ chức cán bộ, tuyển dụng, đào tạo, tuyển dụng, chế độ chính sách khen thưởng, kỷ luật - Quản lý nhân sự, hồ sơ CBCNV, quản lý lao . các phần: Phần I: lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và mô hình cơ cấu bộ máy quản lý Phần II: Phân tích mô hình cơ cấu bộ máy quản lý công ty. cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà. Phần III: Một số kiến nghị cơ bản nhằm hoàn thiện mô hình cơ cấu bộ máy quản lý công ty cổ phần ĐTPT xây