KPI và ứng dụng trong quản trị nguồn nhân lực

Mỗi một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều phải có đầy đủ các nguồn lực như: tự nhiên, vốn, nguồn nhân lực và khoa học kỹ thuật. Tuy ngày nay có nhiều người cho rằng sự phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào yếu tố khoa học kỹ thuật bởi chỉ cần nắm kỹ thuật hay phương pháp thì sẽ tạo ra nhiều thành tựu mới, nâng cao năng suất làm việc cũng như doanh thu từ sản phẩm. Tuy nhiên để làm được việc đó, chúng ta cần có một đội ngũ lao động có chất lượng về cả thể lực, trí lực, năng lực chuyên môn, tình cảm đạo đức trong sáng. Đặc biệt trong thời đại siêu cạnh tranh như hiện nay, khi nói đến sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp, người ta thường nghĩ ngay đến khả năng quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp đó vì đó là nguồn lực mạnh mẽ nhất tạo nên sự phát triển bền vững và lâu dài cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc thu hút, đào tạo và duy trì, phát triển nguồn nhân lực là vô cùng quan trọng. Do đó, nhu cầu quản trị nguồn nhân lực sao cho hiệu quả, nhu cầu có thể đo lường cụ thể, phản ánh rõ chất lượng của quản trị nguồn nhân lực để mang đến lợi ích không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho bản thân người lao động đang trở nên vô cùng cấp thiết. Từ nhu cầu đó, đã có nhiều công cụ đo lường giúp đánh giá hiệu quả công việc mang tính định lượng cao để đảm bảo việc đánh giá mang tính minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả ra đời. Vì vậy, làm sao để sử dụng các công cụ đó, đặc biệt là KPI các chỉ số đo lường hiệu suất đang là vấn đề mà các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm. Xuất phát từ những vấn đề nêu trên đã gợi ý cho tác giả lựa chọn nghiên cứu đề tài “KPI trong quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.”

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ

-*** -Báo cáo nghiên cứu khoa học sinh viên

KPI và ứng dụng trong quản trị nguồn nhân lực

Sinh viên thực hiện:

Lớp:

Giáo viên hướng dẫn:

Hà Nội, 2015

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 2

PHẦN MỞ ĐẦU 2

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC VÀ BỘ CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KPI 4

1.1 Tổng quan về quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp 4

1.1.1 Khái niệm nguồn nhân lực 4

1.1.2 Khái niệm và chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực 4

1.1.2.2 Chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực 6

1.2 Tổng quan về bộ chỉ số đánh giá hiệu quả của hoạt động 16

1.2.1) Khái niệm và mục đích sử dụng KPI: 16

1.2.2) Phân biệt KPI và một số chỉ số đo lường hiệu suất 16

1.2.3) Những mô hình quản lý có ảnh hưởng sâu sắc đến các chỉ số hiệu suất cốt yếu 17

1.2.4) Đặc điểm của chỉ số KPI 19

1.2.5) Ưu và nhược điểm khi sử dụng KPI 20

1.2.6) Quy trình xây dựng KPI cho một bộ phận, chức danh công việc 21

1.2.7) Phương pháp xây dựng: 22

CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG KPI TRONG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 25

2.1 KPI trong tuyển dụng 25

2.1.1) Tổng số hồ sơ xin việc / đợt tuyển dụng 25

2.1.2) Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu 26

2.1.3) Chỉ số đo lường hiệu quả trong việc quảng cáo tuyển dụng 26

2.1.4) Thời gian để tuyển nhân viên 26

2.1.5) Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng 27

2.2 KPI về đào tạo 28

2.2.1) Tổng số giờ huấn luyện/nhân viên 28

2.2.2) Chi phí huấn luyện / nhân viên 28

2.2.3) Tỷ lệ nhân viên được đào tạo 28

2.2.4) Hiệu quả đào tạo 28

2.3 KPI về đánh giá công việc 29

2.3.1) Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ 29

2.3.2) Tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100 % công việc 29

2.3.3) Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy 30

KẾT LUẬN 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

LỜI CẢM ƠN

Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trườngKhoa học xã hội và Nhân văn, các thầy cô khoa Khoa học quản lý đa tạo điềukiện cho em học tập, cung cấp những kiến thức cần thiết, quan trọng để em cóchất liệu hoàn thành bài báo cáo này Đồng thời em cũng vô cùng biết ơn thầy

cô vì những tâm sự cũng như lời động viên hết sức bổ ích giúp em có them niềmtin và động lực để học tốt, sống tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn Th.S, đã nhiệt tình giúp đỡ, hỗ trợ em tài liệu,kiến thức, cách thức trình bày để em hoàn thành bài báo cáo này

Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến bạn bè và người than đã nhiệt tình hỗ trợphương tiện kỹ thuật cũng như kiến thức về công nghệ thong tin để em hoànthành bài báo cáo này tốt nhât.Bài báo cáo tuy được chuẩn bị và trình bày kỹcàng nhưng do kiến thức còn hạn chế nên cũng không tránh khỏi những thiếu sót

và hạn chế Em kính mong thầy cô góp ý để kiến thức của em ngày càng hoànthiện hơn

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Mỗi một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều phải có đầy đủ cácnguồn lực như: tự nhiên, vốn, nguồn nhân lực và khoa học kỹ thuật Tuy ngàynay có nhiều người cho rằng sự phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớnvào yếu tố khoa học kỹ thuật bởi chỉ cần nắm kỹ thuật hay phương pháp thì sẽtạo ra nhiều thành tựu mới, nâng cao năng suất làm việc cũng như doanh thu từsản phẩm Tuy nhiên để làm được việc đó, chúng ta cần có một đội ngũ lao động

có chất lượng về cả thể lực, trí lực, năng lực chuyên môn, tình cảm đạo đứctrong sáng Đặc biệt trong thời đại siêu cạnh tranh như hiện nay, khi nói đến sựthành công hay thất bại của một doanh nghiệp, người ta thường nghĩ ngay đếnkhả năng quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp đó vì đó là nguồn lực mạnh

mẽ nhất tạo nên sự phát triển bền vững và lâu dài cho doanh nghiệp Chính vì

vậy, việc thu hút, đào tạo và duy trì, phát triển nguồn nhân lực là vô cùng quantrọng Do đó, nhu cầu quản trị nguồn nhân lực sao cho hiệu quả, nhu cầu có thể

đo lường cụ thể, phản ánh rõ chất lượng của quản trị nguồn nhân lực để mangđến lợi ích không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho bản thân người lao độngđang trở nên vô cùng cấp thiết Từ nhu cầu đó, đã có nhiều công cụ đo lườnggiúp đánh giá hiệu quả công việc mang tính định lượng cao để đảm bảo việcđánh giá mang tính minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả ra đời

Vì vậy, làm sao để sử dụng các công cụ đó, đặc biệt là KPI- các chỉ số đolường hiệu suất đang là vấn đề mà các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm

Xuất phát từ những vấn đề nêu trên đã gợi ý cho tác giả lựa chọn nghiêncứu đề tài “KPI trong quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.”

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Trên thế giới KPI đã được nghiên cứu và áp dụng khá phổ biến Tuy nhiênKPI chỉ được biết đến và áp dụng trong các doanh nghiệp tổ chức trong vài nămtrở lại đây Các

3 Mục tiêu nghiên cứu: Tìm hiểu về quản trị nguồn nhân lực, các vấn đềlien quan đến bộ chỉ số hiệu suất cốt yếu và ứng dụng của nó trong quản trịnguồn nhân lực

4 Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong việc tìm hiểu các nét đặctrưng cơ bản của KPI nói chung và các công thcuws, ý nghĩa của chúng trongquản trị nguồn nhân lực

5 Câu hỏi nghiên cứu: Nội dung đề tài trả lời 2 câu hỏi: KPI là gì?

KPI được áp dụng như thế nào trong quản trị nguồn nhân lực

6 Giả thuyết nghiên cứu: KPI là công cụ hỗ trợ cho nhà quản trị và nhânviên đi đúng hướng và tăng hiệu suất làm việc để đạt được mục tiêu doanhnghiệp đã đề ra

7 Phương pháp nghiên cứu: Tìm hiểu tài liệu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC VÀ BỘ CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KPI

1.1 Tổng quan về quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm nguồn nhân lực

Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm nguồn nhân lực phụ thuộc vào

cách thức tiếp cận trong từng lĩnh vực khác nhau Theo Liên hợp quốc: “Nguồn

nhân lực là trình độ lành nghề, là kiến thức và năng lực của toàn bộ cuộc sống con người hiện có thực tế, hoặc tiềm năng để phát triển kinh tế-xã hội trong một cộng đồng” Ở Việt Nam hiện nay, khái niệm về nguồn nhân lực chưa được

thống nhất:“ Nguồn nhân lực cần phải hiểu là tổng thể các tiềm năng lao động của một nước hay một địa phương sẵn sàng tham gia một công việc nào đó”

hoặc có ý kiến cho rằng, nguồn nhân lực là tổng hợp cá nhân những con người

cụ thể tham gia vào quá trình lao động, là tổng thể các yếu tố về thể chất và tinh thần được huy động vào quá trình lao động Khác với quan niệm trên, ở đây đã xem xét vấn đề ở trạng thái động

Lại có quan niệm, khi đề cập đến vấn đề này chỉ nhấn mạnh đến khía cạnh trình

độ chuyên môn và kỹ năng của nguồn nhân lực, ít đề cập một cách đầy đủ và rõ ràng đến những đặc trưng khác như thể lực, yếu tố tâm lý - tinh thần,

Như vậy, nguồn nhân lực là tổng thể những tiềm năng của con người gồm: thể lực, trí lực, nhân cách của con người nhằm đáp ứng yêu cầu của một tổchức hoặc một cơ cấu kinh tế - xã hội nhất định

1.1.2 Khái niệm và chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực

1.1.2.1 Khái niệm

Trong thời đại siêu cạnh tranh ngày hôm nay, khi nói đến một tổ chức, mộtdoanh nghiệp lớn mạnh, người ta nghĩ ngay rằng khả năng quản lý nguồn nhânlực của tổ chức và doanh nghiệp đó vững vàng Muốn thành công hoặc thực hiệnmột công việc vĩ đại cần biết cách sử dụng nhân tài, phải biết khai thác nguồnnhân lực và phối hợp hoạt động của con người trong sản xuất, kinh doanh Yếu

tố hạn chế trong hầu hết những tổ chức, doanh nghiệp kém hiệu quả là thiếu kiến

thức, năng lực quản trị, đặc biệt là quản trị nhân sự Do vậy, có thể nói quản trịnguồn nhân lực là công việc hết sức khó khăn vì nó liên quan đên tính cách, tìnhcảm, năng lực cũng như nghệ thuật quản lý của nhà quản trị.

Giáo sư người Mỹ Dinock cho rằng: “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ

những biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả những trường hợp xảy ra liên quan đến một loại công việc nào đó.” [1] Còn giáo sư Felix Mirgro thì cho rằng: “Quản trị nhân sự là nghệ thuật

chọn lựa những nhân viên mới và sử dụng những nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mọi người đều đạt mức tối đa”.

Tuy nhiên với mỗi nền kinh tế khác nhau lại có khái niệm về quản trịnguồn nguồn nhân lực khác nhau Với nền kinh tế đang trong thời kì quá độ

XHCN như nước ta ngày nay thì khái niệm quản trị nhân sự được hiểu là sự

phối hợp một cách tổng thể các hoạt động họach định, tuyển mộ, tuyển chọn,duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân

sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễncảnh của tổ chức

Đối với các tổ chức, doanh nghiệp, quản trị nguồn nhân lực là quản trị tàinguyên nhân sự cùng với việc phân tích công việc, tuyển dụng, nhân viên, đàotạo và nâng cao năng lực chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao độngmột cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức doanh nghiệp Như vậy, đốitượng của quản trị nguồn nhân lực là các nhóm lợi ích bên trong tổ chức, doanhnghiệp đó, cụ thể: khách hàng, nhân viên, cổ đông, môi trường (xã hôi, sinhthái)… Trong đó, đối với nhóm đối tượng nhân viên đóng vai trò vô cùng quantrọng, do vậy, nhiệm vụ của nhà quản trị là đảm bảo cho họ đạt được mục tiêu

cá nhân của mình Trong phạm vi cơ quan tổ chức, mục tiêu này được đo lườngbằng sự thoả mãn với công việc, nghĩa là mức độ mà một cá nhân cảm thấy tíchcực hay tiêu cực đối với công việc, bởi điều đó ảnh hưởng và tác động trực tiếptới hiệu quả hoạt động của nhân viên và tổ chức

QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Thu hút nguồn nhân

lực

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Khuyến khích, động viên, duy trì nguồn nhân lực

Có thể thấy hoạt động của nhà quản trị nguồn nhân lực trên thực tiễn rất đadạng và phong phú, tuy nhiên các tổ chức và các nhà quản trị nguồn nhân lựcđều phải tiến hành thực hiện những hoạt động cơ bản và cũng là chức năngchính của quản trị nhân lực bao gồm:

- Thu hút nguồn nhân lực,

- Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực,

- Khuyến khích, động viên, duy trì nguồn nhân lực…

Như vậy, quản trị nguồn nhân lực là hoạt động gắn liền với tổ chức, bất cứdoanh nghiệp nào hình thành hoạt động cũng phải có bộ phận tổ chức

1.1.2.2 Chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực

 Chức năng thu hút nguồn nhân lực: Đây là một trong những chức năng

cơ bản, đóng vai trò nền tảng cho sự thành công trong quá trình quản trị nguồnnhân lực Để thực hiện tốt chức năng thu hút nguồn nhân lực, tạo tiền đề choviệc sử dụng hiểu quả người lao động, đồng thời tiết kiệm tối đa chi phí chodoanh nghiệp, nhà quản lý cần phân tích cụ thể yêu cầu công việc, xây dựng kếhoạch nhân sự và tiến hành quy trình tuyển dụng một cách khoa học

- Phân tích công việc: Là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá mộtcách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thểtrong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của công việc đó Quá trình phân tích côngviệc mang ý nghĩa quan trọng, bởi vì nhờ có phân tích công việc mà người quản

lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họhiểu được các kỳ vọng đó, và nhờ đó người lao động cũng hiểu được các nhiệm

vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc Đồng thời phân tích công

Hình 1: Chức năng chính của quản trị nguồn nhân lực

việc là điều kiện để có thể thực hiện được các hoạt động quản lý nguồn nhân lựcđúng đắn và có hiệu quả thông qua việc giúp cho người quản lý có thể đưa rađược các quyết định nhân sự như tuyển dụng, đề bạc, thù lao… dựa trên các tiêuchí liên quan đến công việc, chứ không phải dựa trên những tiêu chuẩn mơ hồmang tính chủ quan Cụ thể: nhân viên thực hiện những công tác gì? Khi nàohoàn tất? Công việc thực hiện ở đâu? Làm công việc đó như thế nào? Tại saophải thực hiện công việc đó? Cần tiêu chuẩn nào đề thực hiện?

Mô tả và ghi lại cụ thể mục tiêu công việc, các nhiệm vụ và hoạt động của

nó, các điều kiện hoàn thành công việc, các kỹ năng, kiến thức và thái độ cầnthiết để hoàn thành công việc Nó giúp nhà quản trị nhìn thấy bao quát về côngviệc Thu thập để tách từ trong thực tế từ lần đầu tiên, có thêm công việc mớihay thay đổi do hậu quả

Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở choviệc bố trí nhân viên phù hợp Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhânviên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc.Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xácđịnh một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cáchthức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiệncông việc tốt nhất

+ Một số lợi ích cơ bản của phân tích công việc:

- Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại nhân côngcần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo

- Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hoàn thiện việc bốtrí nhân viên Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho cácchương trình đào tạo Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác chonhân viên

- Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sởcho việc xác định hệ thống tiền lương và mức thù lao cần thiết cho mỗi côngviệc

- Qua mô tả công việc có thể chỉ ra được những yếu tố có hại cho sứckhoẻ và an toàn của người lao động Nếu những yếu tố có hại này không thểkhắc phục được thì cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng.

Tóm lại: Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra

sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; không thểđánh giá đựơc chính xác yêu cầu của các công việc đó, do đó, không thể trảlương, kích thích họ kịp thời, chính xác Đây là công cụ khá hữu hiệu giúp các

tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về

cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.+ Một số phương pháp phân tích công việc:

- Bảng câu hỏi: gởi cho nhân viên, nhân viên công nhân phải mô tảnhiệm vụ, mục đích, khối lượng hoặc số sản phẩm công việc.Bảng câu hỏi chophép lấy thông tin nhanh hơn phỏng vấn

- Quan sát: phương pháp này cho phép nhà phân tích chỉ ra đầy đủ cácyếu tố thời gian, không gian, thông tin về ca sđiều kiện làm việc, thái đọ củanhân viên Tuy nhiên cần đặc biệt chú ý vì khi nhân viên biết mình bị quan sát

sẽ có thái độ làm việc khác với bình thường

- Phỏng vấn: thực hiện với cá nhân hoặc với nhóm nhân viên làm việctrong cùng điều kiện để lấy thông tin

- Ghi chép lại trong nhật ký: yêu cầu nhân viên ghi lại mô tả hoạt độnghằng ngày, nhờ vào phương pháp này để biết nhân viên phóng đại tầm quantrọng công việc trong các phương pháp trước

- Bảng danh sách kiểm tra: danh sách các mục liên quan đến công việc,những người quản trị trực tiếp công nhân kiểm tra

- Phối hợp các phương pháp: nhằm mục đích phân tích chính xác

- Phương pháp khác: phương pháp khác, dữ kiện, quy định của chínhphủ

+ Tiến trình phân tích công việc: Nghiên cứu kỹ sơ đồ của tổ chức, nóichuyện với các cá nhân quen thuộc với công việc đó, giới thiệu và giải thích lý

do, tạo mối tin tưởng không làm trì trệ công việc Bảng 1 mô tả những bướcchính trong quá trình phân tích công việc:

Bước Tiến trình phân tích công việc

1 Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc: đây là cơ sở để ấn định

các phương pháp thu thập thông tin

2 Thu thập thông tin cơ bản: Sơ đồ tổ chức cho ta biết công việc này liên hệ với

công việc khác như thế nào chức vụ và tuyến quyền hạn, tiến trình công việc hiểu

rõ chi tiết từ đầu vào đến đầu ra, bản mô tả công việc hiện có giúp ta xây dựng một bản công việc hoàn chỉnh hơn

3 Lựa chọn các công việc tiêu biểu: cần thiết khi có nhiều công việc giống nhau, tiết

kiệm thời gian, VD: trong dây chuyền sản xuất

4 Thu thập thông tin phân tích công việc: dung các phương pháp phân tích để thu

thập thông tin các hoạt động, thái độ ứng xử, điều kiện làm việc, các tính và khả năng

5 Kiểm tra lại thông tin với các thành viên: đạt được sự đồng tình của đương sự về

bản phân tích công việc, họ có cơ hội xét lại bản thân

6 Triển khai bản mô tả công việc, mô tả tiêu chuẩn công việc: phân tích công việc

xong nhà quản trị phải soạn 2 bản này.

Bảng 1: Các bước chính trong phân tích công việc

- Mô tả công việc: Là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến cáccông tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Được mô tả liệt kêchính xác, xúc tích những điều mà công nhân viên phải thực hiện Làm cái gì,làm thế nào, và các điều kiệm mà các nhiệm vụ đó được thực thi: Các nhiệm vụchủ yếu phải hoàn thành; Tỷ lệ thời gian cho mỗi nhiệm vụ; Các tiêu chuẩn hoànthành công việc; Điều kiện, nơi làm việc, rủi ro có thể sảy ra; Số người làm vớitừng công việc, mối quan hệ tường trình, báo cáo; Máy móc và thiết bị thực hiệncông việc…

- Mô tả tiêu chuẩn công việc: Là bảng trình bày các điều kiện, tiêu chuẩntối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành mộtcông việc nhất định nào đó Trình độ học vấn, kinh nghiệm, nhân cách và khảnăng thể lực.

 Cơ hội thăng thưởng: lý do, tuyến, thời hạn thăng thưởng

học vấn, chuyên môn, kỹ năng kinh nghiệm, giới tính, đặc tính cá nhân, khungtuổi, trí thông minh, nhanh, sức mạnh, chính xác, trung thực, phán đoán, khảnăng lãnh đạo tỉ mỉ, thận trọng, trách nhiệm, rủi ro (cho điểm và đưa vào matrận)

Sau khi phân tích xong, người làm công tác phân tích cần kiểm tra lại cáckết luận của mình cho cấp trên, đánh giá tính chính xác hữu dụng, thảo ra bản

mô tả tiêu chuẩn công việc, đánh giá công việc để tính lương

- Kế hoạch hóa nguồn nhân lực: Là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu vềnguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức, và xây dựng các kếhoạch lao động để đáp ứng được nhu cầu đó Nhiệm vụ của kế hoạch hóa nguồnnhân lực:

- Ước tính xem cần bao nhiêu người có trình độ lành nghề thích ứng đểthực hiện những nhiệm vụ đã đặt ra (cầu nhân lực)

Đề ra nhu cầu và dự báo

Hình 2 Tiến trình hoạch định nguồn nhân lực

- Ước tính có bao nhiêu người sẽ làm việc cho tổ chức (cung nhân lực)

- Lựa chọn các giải pháp để cân đối cung và cầu nhân lực của tổ chức tạithời điểm hiện tại và tương lai

Từ đó nhà quản trị sẽ biết thêm, bớt, thăng chức, giáng chức, thuyênchuyển hay sẽ đào tạo lại để đáp ứng nhu cầu của tổ chức

+ Các bước thực hiện: Tiến trình hoạch định nguồn nhân lực bao gồm các

bước như sau (xem hình 2):

Trong tiến trình đó thì bước dự báo nhu cầu nguồn nhân lực là bước quantrọng nhất Trong đó, nhà quản trị phải trả lời được các câu hỏi như: Cần nguồnnhân lực số lượng bao nhiêu? Yêu cầu về khả năng, trình độ như thế nào? Nhân

sự có thể lấy được từ nguồn nào? Sẽ dễ dàng và đơn giản hơn nếu trong tổchức có hệ thống lưu giữ và quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả, mà trong thời đại

doanh nghiệp

hai phương pháp này

- Tuyển dụng nhân viên: Gồm quá trình tuyển mộ và tuyển dụng nhân viên

+ Tuyển mộ: “Tuyển mộ nhân viên là một tiến trình thu hút những người

có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng kí, nộp đơn tìm việc làm”.Ứng

viên có thể được tuyển mộ từ hai nguồn chính là nguồn bên trong và bên ngoàidoanh nghiệp.

- Nguồn nội bộ: “Là những lao động đang làm việc trong doanh nghiệp nhưng lại có nhu cầu và có khả năng thuyên chuyển để đảm nhận một công việc khác” Việc tuyển dụng nguồn nội bộ có thể áp dụng cho thuyên

chuyển, công ty có thể niêm yết chỗ trống và thông tin trong toàn công ty Ghi

rõ chỗ làm còn trống, thủ tục cần thiết phải làm đăng ký, các tiêu chuẩn, lươngbổng sức khoẽ, quyền lợi Dựa vào hồ sơ lưu trữ các nhà quản trị dễ tìm ngườithích hợp, có thể tổ chức trắc nghiệm phỏng vấn để tuyển chọn chính xác hơn.Trong việc tuyển mộ nguồn nội bộ, yếu tố thời gian là nổi bật trọng tuyển mộnay, hướng đến thăng tiến cho nhân viên trong nội bộ Lợi điểm là nhân viênthấy thăng tiến, nên họ gắn bó làm việc tích cực hơn, đánh giá khả năng họchính xác hơn, họ là người quen thuộc nên hoà nhập vào công ty nhanh giảmđào tạo và chi phí

- Nguồn bên ngoài: Tuy nhiên, không phải lúc nào và với trường hợp

nào cũng có thể tuyển mộ được ứng viên trong nội bộ tổ chức, khi ấy các doanhnghiệp cần tìm đến nguồn đa dạng và phong phú từ bên ngoài Trên thực tế, đâycũng là nguồn chính mà các công ty hướng đến trong quá trình tuyển mộ ứngviên Nguồn bên ngoài gồm những nguồn chính như: Hệ thống các cơ sở đàotạo; Người lao động tự nộp đơn; Các trung tâm giới thiệu việc làm; Thị trườnglao động; Nhân viên cũ của công ty; Người quen giới thiệu…

- Phương pháp tuyển mộ: Quảng cáo: Báo chí hoặc internet; Cử

chuyên viên tuyển mộ đến các trường; Cơ quan tuyển dụng; Thuê chuyên giatuyển mộ; Sinh viên thực tập; Nhờ nhân viên giới thiệu; Ứng viên tự nộp đơn;Headhunt săn tìm cấp quản trị; Dịch vụ dữ kiện lý lịch…

Môi truờng bên ngoài Ứng viên bị loại

+ Tuyển chọn: Nếu tuyển mộ là quá trình tập trung các ứng viên lại, thì

tuyển chọn là quyết định xem trong số các ứng viên ấy ai là người hội đủ cáctiêu chuẩn để làm việc cho công ty Với phương châm dùng người “đúng người,đúng việc, đúng lúc” nên tuyển chọn nhân viên giữ vai trò đặc biệt quan trọngtrong tiến trình quản trị nguồn nhân lực Bởi những người không đủ năng lựccần thiết để thực hiện công việc sẽ ảnh hưởng xấu đến chất lượng công việc, đếnhiệu quả của quản trị, thậm chí là nguồn gốc của sự mất đoàn kết gây chia rẽtrong nội bộ

Quá trình tuyển chọn là một quy trình bao gồm nhiều bước, mà mỗi bướcđược coi như một rào chắn nhằm loại bỏ những ứng viên không đạt tiêu chuẩn

đi vào các bước tiếp theo Để được nhận vào làm thì các ứng viên phải vượt quatất cả các bước trong quá trình tuyển chọn công việc đó đề ra Nhìn chung tuyểnchọn nhân viên thường trải qua các bước sau đây:

 Chức năng đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

- Mục tiêu: Đào tạo và phát triển là một nhu cầu không thể thiếu đối với

mỗi doanh nghiệp sau quá trình tuyển dụng Đó là bởi:

+ Đào tạo và phát triển là một tất yếu khách quan do sự phát triển củakhoa học - kỹ thuật, sự biến đổi của xã hội diễn ra nhanh chóng Đào tạo giúp

Hình 2: Các bước chính trong quá trình tuyển chọn

nhân viên cập nhật những kĩ năng và kiến thức, phương pháp mới, nhất là khichúng ta đang sống trong thời đại mà nhịp độ thay đổi diễn ra với tốc độ chóngmặt và sự bùng nổ của công nghệ thông tin.

+ Đào tạo và phát triển cung cấp cho doanh nghiệp nguồn vốn nhân sựchất lượng cao góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh Đào tạo được coi là một

vũ khí chiến lược của tổ chức nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trước các đốithủ

+ Đáp ứng nhu cầu thoả mãn và phát triển bản thân của nhân viên, tạođiều kiện thuận lợi cho nhân viên phát triển, tạo thái độ và phong cách làm việccủa nhân viên, phát huy tinh thần chủ động, sáng tạo trong công việc của nhânviên

- Tiến trình đào tạo và phát triển: Về cơ bản, tiến trình đào tạo và phát triển

nguồn nhân lực gồm sáu bước được trình bày như sau:

Hình 3: Tiến trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

- Các phương pháp đào tạo và phát triển

Các phương pháp đào tạo và phát triển gồm có mười sáu phương phápđược áp dụng cụ thể cho từng truờng hợp, phù hợp với nhu cầu đào tạo khácnhau của từng doanh nghiệp

Khuyến khích, động viên, duy trì nguồn nhân lực

Nhóm chức năng thứ ba có liên quan đến các chính sách khuyến khích,động viên nhân viên làm việc hăng say tích cực, gắn bó với tổ chức, làm việcvới tinh thần trách nhiệm cao nhất Giao cho nhân viên đúng người đúng việc,với những công việc mang tính thách thức cao, nhìn nhận đánh giá những thànhtích mà nhân viên đạt được để kịp thời động viên, khen thưởng, đãi ngộ chính làchìa khoá giúp thu hút và duy trì nguồn nhân lực tốt cho tổ chức

+ Đánh giá thành tích công tác: “Đánh giá sự hoàn thành công tác hay

còn gọi là đánh giá thành tích công tác là một hệ thống chính thức duyệt xét và

đánh giá sự hoàn thành công tác của một cá nhân theo định kỳ” Để đánh giá

thành tích của nhân viên, cần phải có một hệ thống đánh giá bài bản, chuyênnghiệp và hiệu quả Bởi đánh giá thành tích là tiền đề, là cơ sở để khen thưởng,

kỉ luật, động viên nhân viên cũng như giúp nhà quản trị quyết định việc trảlương thưởng, chế độ đãi ngộ một cách công bằng và chính xác

+ Lương bổng và đãi ngộ: “Lương bổng và đãi ngộ chỉ về mọi loại thành phần mà một cá nhân nhận được để đổi lấy sức lao động của mình”.

Lương bổng và đãi ngộ bao gồm hai phần: lương bổng và đãi ngộ về mặttài chính và phi tài chính Tài chính bao gồm các loại tiền lương, hoa hồng, bảohiểm, trợ cấp xã hội, trợ cấp lao động… được chi trả cho nhân viên bằng tàichính, tiền tệ… Tuy nhiên, khi xã hội phát triển, nguồn nhân lực phát triển quacác giai đoạn, đặc biệt trong vài chục năm trở lại đây, vấn đề tài chính khôngcòn là mối quan tâm hàng đầu của người lao động Những đãi ngộ phi tài chínhcàng ngày càng trở nên quan trọng hơn Đó chính là bản thân công việc và môitrường làm việc Một công việc hấp dẫn, có tính thách thức, một môi trường làmviệc công bằng, bài bản và chuyên nghiệp, nhiều cơ hội thăng tiến… chính lànhững động lực thu hút và giữ chân nhân viên trong doanh nghiệp