đồ án công nghệ thông tin Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH và thương mại Hồng Nhung

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung là một công ty thương mại, lưu chuyển hàng hóa là hoạt động kinh doanh chính, chi phối tất cả các chỉ tiêu kinh tế tài ch

MỤC LỤC

1 Tổng quan về công ty TNHH thương mại Hồng Nhung 1

1.1 Giới thiệu về công ty 1

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 1

1.3 Mục tiêu phát triển 2

1.4 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh 2

1.5 Sơ đồ tổ chức và chức năng chính của các phòng ban trong công ty 3

1.5.1 Sơ đồ tổ chức 3

1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ chính của các phòng ban 3

1.6 Phòng ban thực tập – Phòng kế toán (bộ phận kho) 6

2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH và thương mại Hồng Nhung 7 2.1 Phần cứng 7

2.2 Phần mềm 8

2.3 Hệ thống mạng 8

2.4 Trình độ ứng dụng tin học của nhân viên 9

3 Đánh giá ưu, nhược điểm việc ứng dụng công nghệ thông tin của công ty TNHH thương mại Hồng nhung 9 3.1 Ưu điểm 9

3.2 Nhược điểm 10

4 Tổng quan về đề tài 11 4.1 Thực trạng vấn đề quản lý kho hàng đang được áp dụng tại công ty 11 4.2 Định hướng chọn đề tài 12

5 Ưu điểm của việc người dùng tự thiết kế phần mềm 13

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Tổ chức công ty TNHH thương mại Hồng Nhung 3

Sơ đồ 1.2 Tổ chức phòng kế toán công ty TNHH thương mại Hồng Nhung 6

1 Tổng quan về công ty TNHH thương mại Hồng Nhung

1.1 Giới thiệu về công ty

Tên công ty: Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung

Địa chỉ: Phố Hoàng Sơn – Thị trấn Thanh Sơn - Phú Thọ

Điện thoại: 0210.3873758 Fax: 0210.3873758

Giám đốc Công ty: Bà Nguyễn Thị Cưu

Email: hongnhung_sales@vnn.vn

Website: www.hongnhung.com.vn

Logo công ty:

Tên cán bộ hướng dẫn: Phạm Thị Tân

Điện thoại liên hệ: 01688541298

Tên phòng ban thực tập: Phòng kế toán (bộ phận kho)

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung tiền thân xuất phát từ một cửa hàng chuyên buôn bán đồ điện tử, điện lạnh Do cơ chế thay đổi và nhu cầu mở rộng kinh doanh năm 2008 Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung ra đời Bà Nguyễn Thị Cưu giữ chức vụ Tổng giám đốc, với các mảng hoạt động kinh doanh vẫn được giữ nguyên là điện tử - điện lạnh - hàng gia dụng Tuy là một công ty mới thành lập nhưng với sự nỗ lực hết mình của cán bộ nhân viên trong công ty, công ty đã nhanh chóng đem lại những thành quả đáng khích lệ, mở rộng thị trường tiêu thụ

Công ty trực tiếp mua hàng hóa, sản phẩm từ những nhà sản xuất có uy tín và bán lại cho các doanh nghiệp, người tiêu dùng Sản phẩm của công ty đa dạng về chủng loại, phong phú về kiểu dáng mẫu mã, đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu về sản phẩm của đông đảo quý khách hàng Với giá cả hợp lý, dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, công ty luôn mong muốn làm vừa lòng quý khách hàng và người tiêu dùng

Trên con đường phát triển cùng hòa nhập vào nền kinh tế khu vực, Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung đã dần lớn mạnh về kinh doanh, nhân lực, trình độ nhân viên và các lĩnh vực khác Cho tới nay, Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung đã có một hệ thống làm việc chuyên nghiệp với đội ngũ nhân viên nhiệt tình,

có năng lực làm việc cao,

1.3 Mục tiêu phát triển

Mục tiêu chính của công ty: Tiếp tục phát triển để giữ vững vị thế số một kinh doanh điện tử - điện lạnh - hàng gia dụng trong khu vực và mở rộng thị trường tiêu thụ

Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung luôn mong nhận được sự hợp tác và ủng hộ từ quý khách hàng Với phương châm “Sắm tiện nghi, sống hiện đại”, Công

ty đã và đang xây dựng hình ảnh của mình trở thành thương hiệu có uy tín trên thị trường với sự tin yêu và mến mộ của khách hàng Công ty lấy chữ tín làm trọng và luôn mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất và sản phẩm chất lượng cao, luôn mong ý kiến phản hồi từ khách hàng để công ty ngày càng vững bước trên con đường phát triển Đến với Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung khách hàng có

cơ hội lựa chọn các dòng sản phẩm khác nhau đa dạng phong phú về chất lượng, mẫu mã, giá cả,…

Công ty luông mong muốn mang đến cho khách hàng những sản phẩm điện máy chất lượng cao, giá cả thống nhất và những dịch vụ tốt nhất, là cầu nối trực tiếp giữa các nhà sản xuất và người tiêu dùng

Mục tiêu của Công ty không chỉ dừng lại ở đó mà xu hướng sẽ phát triển lớn mạnh hơn trong lĩnh vực kinh doanh điện tử - điện lạnh - hàng gia dụng, phong phú

về hàng hóa, hoàn hảo về dịch vụ để theo kịp sự phát triển và nhu cầu của thị trường

1.4 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung là một công ty thương mại, lưu chuyển hàng hóa là hoạt động kinh doanh chính, chi phối tất cả các chỉ tiêu kinh tế tài chính khác của doanh nghiệp Trong lĩnh vực kinh doanh công ty chuyên sâu vào các lĩnh vực sau:

* Mua và bán các sản phẩm điện tử - điện lạnh - hàng gia dụng:

Điện tử:

Tivi: Tivi LG , Tivi Samsung, Sony…

Máy nghe nhạc: MP3, MP4,…

Đầu đĩa: Samsung DVD, Sony BDP, đầu đĩa 3D Bluray, đầu đĩa 3D Bluray, đầu Karaoke Vitek, đầu DVD Philips DVP, đầu đĩa Denon, đầu đĩa LG,…

Các thiết bị khuyếch đại âm thanh, dàn loa nghe nhạc, micro, bộ thu phát tín hiệu,…

Điện lạnh: Tủ lạnh Electrolux, tủ lạnh Sanyo, thủ lạnh Toshiba,…Máy lạnh: Điều hòa Panasonic,…Tủ đông…

Đồ gia dụng: Nồi cơm điện tử Philips, Cuckoo, Máy xay sinh tố Philihps, bàn

là Philips, cân sức khỏe Camry, bình sữa Gali, massage chân Buheung, máy cạo râu Philips, máy làm sạch rau quả Kangaroo, máy bắt muỗi Vitrap, máy đo huyết áp tự động Omron hem, quạt gió,…

Điện thoại: Nokia, Samsung, FPT, Iphone,…

* Nhận sửa chữa, lắp đặt tại nhà theo yêu cầu của khách hàng:

Với đội ngũ cán bộ nhân viên kỹ thuật được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ, thái độ và tác phong làm việc đúng mực sẽ đem tới những dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo tuyệt đối

1.5 Sơ đồ tổ chức và chức năng chính của các phòng ban trong công ty 1.5.1 Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ 1.1 Tổ chức công ty TNHH thương mại Hồng Nhung

1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ chính của các phòng ban

* Giám đốc:

Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền về vấn đề tài chính, các khoản thanh toán với nhà nước và là người đại diện cho tập thể đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty

Giám đốc

Bộ phận bán hàng Phòng kỹ

thuật – bảo hành Phòng

kinh doanh và maketting Phòng tổ

chức hành chính Phòng tài

chính kế

toán

Giám đốc có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

* Phòng tổ chức hành chính:

Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc về công tác quản lý nhân sự, sắp xếp, phân công tổ chức lao động, công tác định mức lao động tiền lương và thực hiện các chế độ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tuyển dụng, các vấn đề liên quan đến con dấu và các chế độ chính sách khác

Thực hiện công tác quản lý cán bộ công nhân viên trong công ty, trực tiếp đề nghị việc đề bạt cán bộ, tăng lương, tiếp nhận, điều động, khen thưởng và kỷ luật cán bộ nhân viên

Giúp giám đốc xây dựng quy chế quản lý kinh doanh, quy chế thực hiện dân chủ trong đơn vị, nghiên cứu áp dụng các phương thức trả lương, thưởng và các chế

độ khác Thực hiện việc quản lý tiếp nhận in ấn, phân phát công văn tài liệu, lưu trữ

hồ sơ của cán bộ nhân viên Quản lý sử dụng con dấu, giấy giới thiệu theo đúng quy chế của Công ty Quản lý sử dụng trang thiết bị, nhà cửa, điện thoại, điện sáng, công cụ dụng cụ, mua sắm cấp phát văn phòng phẩm phục vụ công tác hàng ngày của đơn vị Thường trực cơ quan đón tiếp khách, chuẩn bị phòng họp, phòng khách, phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty theo yêu cầu

Tổ chức hướng dẫn thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ vật tư hàng hoá, tài sản của Công ty Phòng chống cháy

nổ, phòng chống tội phạm Giúp Ban giám đốc quản lý về hành chính đối với nhân viên nghỉ không lương, nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,

… cho đơn vị quản lý và điều động xe con phục vụ công tác theo lệnh của giám đốc

* Phòng tài chính kế toán:

Lập kế hoạch tài chính, trực tiếp quản lý kế hoạch tài chính của Công ty trong tháng, quý, năm, quản lý an toàn và sử dụng có hiệu quả của nguồn vốn, đáp ứng đủ vốn, kịp thời cho các bộ phận kinh doanh, bảo toàn nguồn vốn

Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn theo pháp lệnh thống kê, kế toán tham gia cùng với phòng kinh doanh, bộ phận bán hàng tính toán phân tích hiệu quả của từng phương án kinh doanh của các bộ phận, ban giám đốc duyệt và cùng với các

bộ phận liên quan chỉ đạo triển khai, thực hiện

Thường xuyên kiểm kê tài sản hàng hoá thực tế đối chiếu với sổ sách để nắm chính xác số lượng, chất lượng và phát hiện thừa thiếu để có kế hoạch xử lý kịp thời Hoạch toán thống kê, kế toán kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, cung cấp số liệu thông tin kịp thời, chính xác cho giám đốc để ban giám đốc có kế hoạch quản lý, chỉ đạo kinh doanh phù hợp với tình hình quản lý lưu trữ chứng từ sổ sách

kế toán an toàn đầy đủ

Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các biện pháp thực hành tiết kiệm, kiểm soát chặt chẽ chi phí, chống tham ô lãng phí, phát hiện và ngăn ngừa không để hiện tượng tham ô lãng phí xảy ra trong Công ty

Trực tiếp viết phiếu nhập kho, hoá đơn xuất cho các bộ phận kinh doanh, quản

lý và phát hành hoá đơn theo đúng quy định của cục thuế

* Phòng kinh doanh:

Phòng kinh doanh là bộ phận trực tiếp tham mưu cho ban giám đốc chiến lược kinh doanh trong công ty như: mở rộng thị trường, giới thiệu sản phẩm, khuyến mại, giảm giá,… Thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của công ty trong từng tháng, quý, năm để ban giám đốc có kế hoạch chỉ đạo cụ thể Tìm kiếm,

đề xuất các phương án tổ chức liên doanh, liên kết hợp tác đầu tư nhằm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Giúp giám đốc trực tiếp liên hệ với các công ty khác tìm nguồn hàng mua và bán hàng Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi ban giám đốc yêu cầu

* Bộ phận bán hàng:

Giới thiệu sản phẩm cho khách hàng theo yêu cầu của họ, cung cấp các thông tin về mẫu mã, chủng loại, đơn giá, cách sử dụng, bảo quản,…Cuối ngày kết hợp với kế toán bán hàng xác định số lượng hàng bán, doanh thu,…để lập báo cáo khi giám đốc yêu cầu

* Phòng kỹ thuật - bảo hành:

Phòng có nhiệm vụ chính là lắp đặt, sửa chữa và gửi thông tin bảo hành về nhà sản xuất khi có yêu cầu của khách hàng

1.6 Phòng ban thực tập – Phòng kế toán (bộ phận kho)

Sơ đồ 1.2 Tổ chức phòng kế toán công ty TNHH thương mại Hồng Nhung

* Kế toán trưởng:

Phụ trách chung chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan cấp trên mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của công ty có liên quan đến tài chính

và theo dõi các hoạt động tài chính của công ty Tổ chức công tác kế toán thống kê trong công ty phù hợp với chế độ tài chính của Nhà nước Thực hiện các chính sách chế độ công tác tài chính, kế toán Kiểm tra tính pháp lý các loại hợp đồng

* Kế toán kho:

Kế toán và bộ phận kho có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi số lượng hàng đã xuất trong ngày, số lượng hàng nhập vào kho, kiểm kê số lượng hàng tồn, phát hiện và khịp thời xử lý hàng hóa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa sử dụng hàng hóa phi pháp

Kế toán kho sẽ ghi phiếu nhập, xuất hàng hoá, và lên báo cáo khi có yêu cầu của giám đốc

* Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh:

Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa, tình hình thanh toán với người mua, thanh toán với ngân sách Nhà nước các khoản thuế tiêu thụ sản phẩm phải nộp

Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu liên quan của khối lượng hàng bán

Tính toán ghi chép phản ánh chính xác chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí khác, xác định kết quả kinh

Kế toán trưởng

Kế toán vốn bằng tiền

Kế toán mua hàng

và công

nợ phải trả

Kế toán tiền lương

và các khoản trích theo lương

Kế toán bán hàng

và xác định kết quả kinh doanh

Kế toán

kho

doanh của công ty theo từng kỳ Định kỳ lập báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ, báo cáo kết quả kinh doanh, phân tích tình hình tiêu thụ và phân phối lợi nhuận của doanh nghiệp

* Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:

Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động Tính toán, phân bổ và thanh toán kịp thời đầy

đủ tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động

Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền lương, tình hình sử dụng quỹ tiền lương

Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ đúng chế

độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương

* Kế toán mua hàng và công nợ phải trả:

Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập hàng hóa, chi phí mua hàng, tình hình thanh toán với người bán

Ghi chép chính xác đầy đủ số lượng, chất lượng và chi phí mua hàng, giá mua, chi phí khác, thuế không được hoàn trả Lập hóa đơn mua hàng, sổ chi tiết công nợ

và lên báo cáo theo yêu cầu của giám đốc

* Kế toán vốn bằng tiền:

Có nhiệm vụ kiểm kê phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số vốn hiện có, tình hình biến động vốn bằng tiền của công ty

Mở số theo dõi tình hình các khoản thu chi bằng tiền mặt phát sinh hàng ngày tại Công ty Đồng thời theo dõi tình hình chi trả thông qua tài khoản tiền gửi ngân hàng, lên báo cáo khi có yêu cầu của giám đốc

2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH và thương mại Hồng Nhung

Công ty kinh doanh điện tử - điện lạnh - hàng gia dụng Các mặt hàng khá phong phú cả về chất lượng, mẫu mã, chủng loại, Công ty có 1 kho hàng lớn để

dự trữ hàng hóa Công ty có 10 nhà cung cấp hàng hóa thường xuyên

Hiện tại số lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty là 36 người bao gồm giám đốc, kế toán, quản lý kho, nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng, không bao gồm bảo vệ, nhân viên vận chuyển hàng, tạp vụ

2.1 Phần cứng

Hiện công ty đang sử dụng một hệ thống thông tin gồm 11 máy tính, trong đó một máy tính cho ban giám đốc, ba máy tính cho bộ phận thu ngân và bán hàng, hai

máy cho phòng tài chính kế toán, hai máy cho phòng kinh doanh, hai máy cho phòng tổ chức hành chính, một máy cho phòng kỹ thuật bảo hành Tỷ lệ máy tính/cán bộ công nhân viên là 11 chiếc/ 36 người = 0.305 Và cứ 3.27 cán bộ công nhân viên có một máy tính So với tỷ lệ máy tính/đầu người trong doanh nghiệp tại tỉnh Phú Thọ = 0.07 (theo báo cáo tóm tắt Vietnam ICT Index 2011) là khá cao tuy nhiên vẫn còn ở mức trung bình so với một số tỉnh thành phố khác trong cả nước (tỷ

lệ máy tính/đầu người trong doanh nghiệp của Hà Nội năm 2011 là 0.82) Hiện tại công ty đã có những quan tâm và đầu tư cơ bản cơ sở hạ tầng cho công nghệ thông tin Bước đầu đã sử dụng có hiệu quả số máy này vào công tác xử lý thông tin phục

vụ cho kinh doanh Hàng ngày, công văn, tài liệu, báo cáo, kế hoạch, lịch làm việc, dạng giấy được số hóa bằng cách gõ hoặc quét và chuyển vào máy tính Tổng giám đốc nhận các công văn đến đã đươc số hóa, và ngược lại

Ngoài ra còn một số máy móc thiết bị khác như máy in, máy fax, máy quét phòng phẩm, đĩa nhớ, thiết bị kết nối mạng, ở mỗi phòng ban đều được trang bị đáp ứng đủ yêu cầu sử dụng

2.2 Phần mềm

Công ty đã và đang sử dụng phần mềm ứng dụng của Microsoft gồm: Xử lý văn bản Word, bảng tính Excel, đồ họa trình diễn PowerPoint, quản trị cơ sở dữ liệu Access, quản trị thông tin cá nhân Outlook, để soạn thảo, thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty Ngoài ra còn một số phần mềm trình duyệt Internet như Mozilla Firefox, Yahoo Messenger, và một số phần mềm khác

2.3 Hệ thống mạng

Các máy trong công ty đã được nối Internet thông qua mạng Lan Công ty sử dụng Internet trong việc giao dịch, tìm kiếm thông tin về sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp và một số thông tin khác, trao đổi thư điện tử (email) một dạng thức liên lạc thuận tiện nhanh chóng, truyền nhận dữ liệu trong nội bộ công ty, khách hàng và nhà cung cấp Nhân viên trong công ty nhận các thông tin chung như kế hoạch làm việc, báo cáo, thông tin sản phẩm, bảng báo giá thông qua hệ thống thư điện tử hoặc trên website Đối với khách hàng, nhà cung cấp ngoài việc sử dụng email để thông báo, gửi các thông tin về sản phẩm, nhận ý kiến phản hồi về thông tin dịch

vụ Công ty còn cài đặt chương trình email tự động nhằm gửi bưu thiếp chúc mừng sinh nhật, chúc mừng nhân các dịp lễ