Xây dựng phần mềm”Quản lý các đợt thực tập của sinh viên

Xây dựng phần mềm”Quản lý các đợt thực tập của sinh viên

Lời nói đầu

Ngày nay máy tính trở thành một phương tiện quan trọng được ứng dụng trong mọi lĩnh vực,một trong những ứng dụng đó là quản lý Access là một hệ quảntrị cỏ sở dư liệu dùng để tạo và xử lý dữ liệu,cho phép quản lý dữ liệu một cách có

tổ chức thống nhất,liên kết các dữ liệu rời rạc thành một hệ thống hoàn chỉnh,thay thế cho việc quản lý dữ liệu bằng cách thủ công.Access là một môn học hay, ứng dụng cao mà chúng em được các thầy,các cô trong khoa Công nghệ thông tin_Đại học Bách Khoa Hà Nội giảng dạy.Vì những lý do đó,em đã chọn Đề tài xây dựng phần mềm”Quản lý các đợt thực tập của sinh viên” làm Đề tài thực tập chuyên ngành với mục đích ứng dụng những kiến thức đã được học

Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do kiến thức của em còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi sai sót trong quá trình làm.Vì vậy,em rất mong có được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để chương trình của em được hoàn thiện hơn,

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Công nghệ thông tin_ĐHBK Hà Nội đã tận tình dạy bảo và truyền đạt cho em những kiến thức quý báu, đặc biệt là thầy giáo Trịnh Văn Loan đã trực tiếp hướng dẫn,chỉ bảo và giúp

đỡ em trong thời gian thực tập

Khảo sát , đánh giá hệ thống hiện tại

Bài toán quản lý điểm sinh viên thực tập

I.Giới thiệu công tác quản lý sinh viên thực tập

Trường Đại học Bách khoa là một trường đại học có kinh nghiệm hơn 50 năm đàotạo ra các kĩ sư chất lượng cao đã được xã hội chứng minh Để nhà trường đào tạo được các kĩ sư có tay nghề cao đó, ngoài việc các thầy cô giảng dạy tâm huyết với giáo trình hay còn nhờ những đợt thực tập giúp sinh viên của trường vừa được cọ sát thực tế thông qua các bài toán cụ thể, vừa vận dụng những kiến thức quý báu mà các thầy cô dạy Trong suốt quá trình học tại trường, mỗi sinh viên sẽ có 3 đợt thực tập:

-Thực tập cơ sở-Thực tập chuyên ngành-Thực tập tốt nghiệpMỗi lân thực tập từng sinh viên đều có thầy cô giáo hướng dẫn cặn kẽ cách vận dụng những kiến thức được học và những đề tài thiết thực.Kết thúc đợt thực tập các thầy

cô sẽ chấm điểm.Những sinh viên có đợt thực tập dưới 5 sẽ phải làm lại lần 2(thực tập lại).Mỗi sinh viên đều có thầy hướng dẫn,bộ môn của thầy quản lý

Việc quản lý sinh viên thực tập trước đây diễn ra hết sức thủ công và thiếu chínhxác như sau: Trước mỗi đợt thực tập,khoa sẽ phân các bộ môn hướng dẫn thực tập,sau

đó cán bộ giáo vụ sẽ lên danh sách sinh viên và thầy hướng dẫn cụ thể.Cuối đợt thực tập,các thầy cô giáo hướng dẫn nộp điểm về phòng giáo vụ.Cán bộ giáo vụ nhập điểm của từng sinh viên vào Sổ điểm của từng lớp rồi chuyển vào máy vi tính và lưu lại , sau

đó in bảng điểm của các lớp.Để lên danh sách sinh viên phải làm lại thực tập,cán bộ giáo

vụ phải xem Sổ điểm của từng lớp.Công việc nhập thông tin,in ra báo cáo tổng hợp,lên danh sách sinh viên thực tập,diễn ra rất mất thời gian và rất dễ gây ra nhầm lẫn,thiếu sót khi lên danh sách sinh viên lam lại thực tập.Như vậy,máy tính mới được sử dụng làm phương tiện trình bày,lưu trữ và in ấn còn hầu hết công việc được giải quyết thủ

công,thiếu chính xác và không an toàn dữ liệu.Hơn nữa,hệ thống chưa ứng được việc lưu trữ ,xử lý và tim kiếm thông tin một cách chính xác,nhanh chóng ,an toàn và hiệu quả

II.Yêu cầu đối với một hệ thống quản lý điểm sinh viên thực tập mới.

-Mô phỏng quá trình quản lý điểm sinh viên thực tập của một khoa

-Thống nhất lưu trữ và quản lý các thông tin của sinh viên thực tập trong

khoa.Các dữ liệu lưư trữ trong hệ thống và các thông tin đưa ra từ hệ thống phải rất chínhxác

-Thông tin được cập nhật,lưu trữ trong hệ thống phải đầy đủ và chính xác

-Thông tin đưa ra phải rõ ràng và trình bày đẹp

Chương II:

Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý điểm sinh viên thực tập

Phân tích hệ thống là phương pháp nhằm lựa chọn giải pháp thích hợp,biện pháp

cụ thể để đưa máy tính vào phục vụ trong quản lý là công việc đầu tiên và quan trọng nhất trong việc xây dựng chương trình.Do vậy,việc phân tích phải hết sức thận trọng,chuẩn xác.Qua phân tích sẽ cho ta thấy được sự lưu chuyển của các luồng dữ liệu,các công việc cần thực hiện.Hiệu quả của hệ thống quản lý phụ thuộc rất nhiều vào quá trình phân tích hệ thống

Trong quá trình phân tích,sơ đồ luồng dữ liệu cho ta thấy được yêu cầu của người sử dụng,mô hình về hệ thống.Luồng thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc sang chức năng khác trong hệ thống.Điều quan trọng là phải có sẵn những thông tin vào và cho ra lànhững thông tin “Gì” sau khi thực hiện một quá trình lưu trữ và xử lý

I.Yêu cầu và nguyên tắc về hệ thống chương trình:

Căn cứ vào yêu cầu thực tế,mục tiêu chính của hệ thống chương trình quản lý điểm sinh viên thực tập là xử lý thông tin,tổng hợp,thống kê các báo cáo,do đó yêu cầu cần đặt ra là:

+Hệ thống phải thân thiện với người dùng(nghĩa là hệ thống phải dễ sử dụng,có tính khả thi)

+Cung cấp tổng hợp thông tin đầy đủ,chính xác đáp ứng theo yêu cầu quản lý

+Tiết kiệm được thời gian,công sức,quản lý gọn nhẹ,thay thế các công việc thủ công,sổ sách cồng kềnh

+Từng bước tự động hoá về tổng hợp và báo cáo

II.Phân tích chi tiết bài toán:

INPUT OUTPUT

Bài toán quản lý điểm sinh viên thực tập thực chất là sơ đồ trên.Trong đó INPUT là các

thông tin vào, OUTPUT là các thông tin ra còn PROCESING là chức năng xử lý

1.Thông tin vào của hệ thống là:

-Danh sách sinh viên trong mỗi đợt thực tập

-Danh sách giáo viên

-Danh sách đề tài trong mỗi đợt thực tập

-Danh sách lần thực tập

-Danh sách loại thực tập

PROCESING

Trong đó :

a.Những thông tin không đổi:

-Thông tin về giáo viên

-Thông tin lần thực tập

-Thông tin loại thực tập (chỉ có 3 loại thực tập:cơ sở,chuyên ngành,tốt nghiệp)

-Thông tin về sinh viên thực tập

b.Những thông tin biến đổi:

-Số sinh viên thực tập mỗi đợt

-Đề tài thực tập

-Điểm thực tập của sinh viên

2.Thông tin ra của hệ thống là:

-Hồ sơ của sinh viên(như:mã sinh viên,họ tên,lớp,loại thực tập,điểm )

-Các biểu mẫu thống kê

+Bảng điểm tổng hợp(dùng để thông báo cho sinh viên)

+Danh sách sinh viên làm lại thực tập

Ngoài ra còn có các thông tin tìm kiếm,hỏi đáp:đây là thông tin đầu ra trả lời các câu hỏi

tìm kiếm về một đối tượng hay một nhóm nào đó

III.Phân tích và thiết kế hệ thống:

1.Biểu đồ phân cấp chức năng:

Qua phân tích các thông tin vào,ra và mục tiêu của hệ thống.Em xây dựng được biểu đồ

phân cấp chức năng như sau:

Biểu đồ phân cấp chức năng

QL điểm sinh viên thực tập

2.Nhiệm vụ cơ bản của một số chức năng:

2.1.Chức năng cập nhật:

a.Cập nhật sinh viên:

Mỗi sinh viên thực tập có mốt số thông tin cần cập nhât như:Mã sinh

viên,Họ tên,Loại thực tập,Lần thực tập,Điểm

Đây là chức năng chủ yếu để khai thác các dữ liệu đã được cập nhật.Chức năng này

để trả lời các câu hỏi do người dùng đưa ra như thông tin về điểm của một lớp,một cá nhân.Có rất nhiều câu hỏi đặt ra nhưng quy chung lại có thể phân làm hai loại:

-Câu hỏi yêu cầu cung cấp thông tin về một đối tượng nào đó

-Câu hỏi yêu cầu cung cấp thông tin về một nhóm đối tượng nào đó

Loại thứ nhất có câu hỏi như sau:

+Cung cấp thông tin tổng hợp về một sinh viên nào đấy

Loại thứ hai có một số câu hỏi như sau:

+Cung cấp thông tin tổng hợp về một lớp

+Cung cấp thông tin tổng hợp về những sinh viên cùng đề tài.

+Cung cấp thông tin tổng hợp về những sinh viên cùng loại thực tập

+Cung cấp thông tin tổng hợp về những sinh viên làm lại thưc tập

2.3.Chức năng tổng hợp báo cáo:

Đưa ra các báo cáo sau:

-Đưa ra báo cáo tổng hợp

-Liệt kê điểm của một lớp

-Danh sách sinh viên có điểm thực tập từ 5 trở lên

-Danh sách sinh viên làm lại thực tập

3.Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu:

Phần này nhiêm vụ phải đưa ra được những biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh,mức đỉnh và mức dưới đỉnh

Một biểu đồ luồng dữ liệu được cấu tạo bởi các thành phần sau:

+ Chức năng xử lý : Ký hiệu

+ Luồng dữ liệu : Ký hiệu

+ Kho dữ liệu : Ký hiệu

+ Tác nhân ngoài: Ký hiệu

3.1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

3.2.Biểu đồ luồng dữ liệu đỉnh:

Từ biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh trên ta phân ra hệ thống thành 3 chức năng cơ bản sau:

Sinh viên

Phòng giáo vụ

C p nhât ập nhật thông tin (1.1)

Tìm ki m ếm thông tin (1.2)

Thông tin sinh viên

Thông tin yêu câu

Th«ng tin yªu cÇu

Thông tin yêu c u ầu

Loa th c t p ị thực tập ực tập ập nhật

Tìm theo

l p ớp

L n th c t p ầu ực tập ập nhật

Thông tin yêu câu

Thông tin yêu c u ầu

Thông tin tr l i ả lời ời

Thông tin yêu c u ầu

Thông tin tr l i ả lời ời

Báo cáo

th ng kê ống kê (1.3)

Tìm theo tên

Chức năng 1:Nhập thông tin

Là một chức năng cập nhật danh mục như:nhập sinh viên ,nhập giáo viên,nhập đề tài

Chức năng 2:Tìm kiếm thông tin

Là chức năng quan trọng và không thể thiếu được trong hệ thống Quản lý điểm sinhviên thực tập,gồm các chức năng sau:

-Tìm kiếm theo tên

-Tìm kiếm theo đề tài

-Tìm kiếm theo loại thực tập

-Tìm kiếm điểm của một lớp

Chức năng 3:Tổng hợp báo cáo

Là chức năng quan trọng và không thể thiếu được trong hệ thống Quản lý điểm sinhviên thực tập.Nó có nhiệm vụ đưa ra các thông báo cho sinh viên và tổng hợp báo cáo cho Khoa.Kết quả của chức năng xử lý cũng là đầu vào của chức năng tổng hợp báo cáo,chẳng hạn như đưa ra phiếu báo điểm của cả lớp hay phiếu báo điểm của từng cá nhân,danh sách làm lại thực tập…

3.3.Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh:

Chức năng 1:Cập nhât

Chức năng 2 Tìm kiếm thông tin

Sinh viên

C p nh t ập nhật ập nhật thông tin (1.2)

C p nh t ập nhật ập nhật đề tài

t i (1.1) ài

C p nh t giáo ập nhật ập nhật viên (1.4)

c u ầu

Thông tin yêu

c u ầu Thông tin sinh viên

Biểu đồ này được phân rã từ chức năng tìm kiếm thông tin,có 5 chức năng chính

là:tìm điểm và danh sách của một lớp,tìm điểm của một sinh viên,tìm sinh viên có điểm

từ 5 trở lên,tìm sinh viên phải làm thực tập lần 2,tìm sinh viên theo đề tài,tìm sinh viên

theo loại thực tập

Phòng giáo vụ Phòng

Sinh viên

Thông tin yêu c u ầu Thông tin yêuc uầu

Thông tin tr ả lời

l i ời

Thông tin yêu c u ầu Thông tin yêu c u ầu

Thông tin tr ả lời

l i ờilêi

Thông tin yêu c u ầu Thông tin yêu c u ầu

Thông tin yêu c u ầu

l i ời

Thông tin tr ả lời

l i ờilêi

Thông tin tr ả lời

Tìm i m đ ểm theo đề tài ài t i (2.1)

Tìm SV l m ài

l i th c ại thực tập ực tập t p ập nhật (2.1)

Tìm SV có

i m

đ ểm t 5 ừ 5 (2.1)

Thông

tin yêu

c u ầu

Chức năng 3::Tổng hợp báo cáo

Biểu đồ này được phân rã từ chức năng thống kê,gồm có chức năng đưa ra bảng

điểm tổng hợp điểm của tất cả sinh viên thực tập,và chịu sự tác động của hai tác nhân

ngoài là sinh viên và phòng giáo vụ,và lầy dữ liệu từ kho dữ liệu:Sinh viên,Giáo

Phòng giáo vụ

Chương III :

Thiết kế và cài đặt chương trình

I.Chọn ngôn ngữ:

1.Ngôn ngữ xây dựng chương trình : CSDL Access

Hiện nay có rất nhiều hệ quản lý CSDL được ứng dụng trong công tác quản lý với

sự trợ giúp của máy tính cá nhân.Microsof Access là một hệ QTCSDL mạnh nó tương tác với người dùng trong môi trường Windowns.Nó cho phép truy cập một cách trực

quan đến dữ liệu và cho ta một phương pháp trực tiếp,đơn giản để xem và truy vấn thông tin,cho phép ta thao tác,xử lý dữ liệu với khả năng kết nối các công cụ và công cụ truy

vấn mạnh mẽ,giúp ta tìm kiếm thông tin nhanh chóng,đồng thời Microsof Access cho

phép thiết kế được những FORM và các báo cáo phức tạp.Đặc biệt khi khai thác Access

với việc sử dụng Access Winzard và các tập lệnh (Macro) ta có thể tự động hoá các công

việc mà không cần lập trình.Tuy nhiên ,đối với bài toán quản lý dữ liệu lớn đòi hỏi mức

độ chuyên môn cao

2.Cách xây dựng CSDL trong Microsoft Access :

Magiaovien

Tengiaovien Bomon Sodienthoai

Mathuctap

Tenthuctap Lanthuctap

L n th c t pầu ực tập ập nhật

Lanthuctap

Khi tiến hành thiết kế một CSDL trong Microsof Access,trước hết ta phải phân tách mọi thông tin muốn lưu trữ thành các đối tượng riêng biệt ,sau đó chỉ ra cho Microsof Access biết các đối tượng có quan hệ với nhau như thế nào.Dựa vào các quan hệ đó Microsof Access có thể liên kết các đối tượng và rút ra dữ liệu tổng hợp cần thiết.

2.1.Các bước thiết kế một CSDL:

Bước 1:Xác định mục tiêu khai thác CSDL.Điều này quyết định các loại sự kiện sẽ đưa vào Microsof Access.

Bước 2:Xác định các bảng cần thiết.Trong bài nay mục tiêu cân khai thác là điểm sinh

viên thực tập thì những thông tin về sinh viên cân biết là sinh viên,đề tài , giáo viên hướng dẫn … Khi đó các bảng(Table) cần thiết sẽ là : Sinh viên,giáo viên,đề tài…

Bước 3 :Xác định các trường (Field) cần thiết để chứa dữ liệu trong các bảng đã xác

định.VD:trong bảng sinh viên trường là Masinhvien , Tensinhvien , Lop… mỗi trường quan hệ trực tiếp đến đối tượng trong bảng , tránh đưa vào bảng các trương chứa thông tin có thể rút được từ các trường khác hoặc là kết quả có thể tính toán được Sức mạnh

của hệ QLCSDL như Microsof Access thể hiện ở khả năng nhanh chóng tìm và trích rút

dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau trong cơ sở dữ liệu Để hệ thống có thể làm được việc này một cách có hiệu quả , mỗi bảng trong CSDL cần có một trường hoặc một tập h ợp các trường làm khoá để xác định duy nhất một mẫu tin trong rất nhiều mẫu tin đang chứa

trong bảng Microsof Access dùng trường khoá chính để kết nối dữ lieu nhanh chóng từ

nhiều bảng và xuất đưa ra kết quả mong muốn

Bước 4 :Xác định các mối quan hệ.Nhìn vào mỗi bảng dữ liệu, ta x ét xem dữ liệu trong

bảng này liên hệ thế nào với dữ liệu t rong các bảng khác.Có thể thêm trường hoặc tạo bảng mới nếu cần để làm sáng tỏ các mối quan hệ này

Microsof Access là một hệ quản lý CSDL quan hệ , như vậy việc lưu của ta là lưu các

dữ liệu có quan hệ với nhau trong các bảng biệt lập , ta phải định nghĩa mối quan hệ giữabảng này , nhờ đó hệ thống sẽ dùng các quan hệ đã được định nghĩa để truy tìm và kết hợp thông tin theo một trật tự nhất định

Bước 5 : Tinh chế lại thiết kế ( cố gắng đưa dữ liệu về dạng chuẩn 3 ), tạo bảng dữ liệu

và nhập vào một số record , thử xem CSDL đã thiết kế xử lý thế nào với những yêu cầu truy xuất đã đặt ra, xem kết quả rút ra từ những bảng dữ liệu đã thiết lập có đúng không , thực hiên chỉnh sửa , bổ sung thiết kế nếu thấy cần thiết

2.2.Các đối tượng truy nhập CSDL trong Microsof Access

Để thực hiện việc truy cập và xử lý thông tin trong Microsof Access , Microsof đưa ra cho người khai thác phần mềm Microsof Access các công cụ quan trọng sau :

a) Bảng ( Table ) : Lưu trữ dữ liệu :

Một cơ sở dữ liệu quan hệ tổ chức việc lưu trữ dữ liệu trong một hay nhiều bảng Một bảng là một tổng hợp các dữ liệu tổ chức thành các cột và các dòng Một cột trong bảng

dài tối đa cho dữ liệu lưu giữ trong trường này Một thể hiện của tất cả các trương trong

bảng hay một dòng trong bảng được gọi là một bản ghi ( Record )MS Microsof Access

cung cấp công cụ hỗi trợ cho người sử dụng tạo lập , sửa đổi cấu trúc bảng một cách dễ dàng

Sau khi tạo lập bảng Microsof Access cho phép người sử dụng định nghĩa mối quan hệ

giữa các bảng thông qua công cụ Relationship Công cụ này xác định mối quan hệ dựa trên cơ sở đồ hoạ , người sử dụng khi muốn tạo mối quan hệ dưa trên các bảng chỉ việc thực hiện thao tác kéo thả chuột bắt đầu từ trường chung cua bảng đích

b) Hỏi đáp ( Query ): Khai thác cơ sở dữ liệu :

Một bảng hỏi đáp la một truy suất tới các CSDL trong một hay nhiều bảng theo một điềukiện nào đó trong các hệ QTCSDL việc mô tả yêu cầu hỏi đáp thực hiện qua ngôn ngữ có

cấu trúc SQL đồi với Microsof Access , việc mô tả được thể hiện dễ dàng thông qua

công cụ QBE Công cụ nay biểu diễn trên cơ sở đồ hoạ cũng như việc định nghĩa các mốiquan hệ , người dùng chỉ việc thực hiên các thao tác kéo thả đẻ xác định pham vi câu hỏi trên những trường náo đó nhập va ò điều kiện chứ không phải viết câu lệnh SQL Tuy

nhiên MS Microsof Access cũng cho phép mô tả các câu hỏi thông qua ngôn ngữ SQL.

II Thiết kế dữ liệu :

Nếu ta thiết lập một quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu , ta sẽ tạo nhanh chóng và hiệu quả với một CSDL được thiết kế tốt nhất, CSDL đó sẽ cung cấp cho ban truy xuất thông tin

mà ta muốn một cách tiên lợi nhất Với cách thiết kế vững chắc như vậy sẽ làm ta đỡ tốn thời gian để xây dựng một cơ sở dữ liệu và kết thúc công việc nhanh chóng và cho kết quả chính xác.Bí quyết để thiết kế CSDL có hiệu quả là phải nắm thật chính xác các thông tin cần lưu trữ , cách thức các quan hệ trong hệ thống quản trị CSDL Để cung cấp thông tin hiệu quả và chính xác , cần phải có các dữ kiện về tổ chức các đối tượng khác

nhau trong các Table riêng biệt Tệp CSDL được xây dựng t rong MC Access với các

bảng

1.Bảng Đề tài (De tai):

Madetai AutoNumber Long

Integer

Mã đề tài

Tendetai Text 50 Tên đề tài s=50,Validation

Rule:<>"" ,Validation Text:"Ten

de tai khong duoc rong"

2.Bảng Giáo viên (Giao vien)

Magiaovien AutoNumber Long

Integer

Tengiaovien Text 30 Tên giáo

viên

s=30,Validation Rule:<>"" ,Validation Text:"Ten giao vien khong duoc rong"

thoại3.Bảng Lần thực tập (Lanthuctap)

Tên trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa Kiểm soát

Lanthuctap Text 50 Lần thực

tập

4.Bảng Loại thực tập (Loaithuctap)

Mathuctap AutoNumber Long

Integer Mã thực tậpTenthuctap Text 50 Tên thực tập s=50,Validation

Rule:<>"" ,Validation Text:"Ten loai thuc tap khong duoc rong"

Lanthuctap Text 50 Lần thực tập Tồn tại trong bảng

Lanthuctap

5.Bảng Sinh viên (Sinh vien)

Masinhvien AutoNumber Long Integer Mã sinh viên

s=50,Validation Rule:<>"" ,Validation Text:"Ten sinh vien khong duoc rong"