ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG DẠY HỌC VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC GIÁO DỤC

Mục lục 1 Lời nói đầu 4 Hướng dẫn sử dụng sách 5 Chương 1. Một số vấn đề cơ bản của Microsoft Excel 1.1. Tổng quát về Microsoft Excel 6 1.2. Các thao tác căn bản trên màn hình Microsoft Excel 11 1.3. Các thao tác cơ bản trong Workbook 23 1.4. Định dạng bảng tính 26 1.5. Bảo vệ bảng tính 36 1.6. Thực hành các thao tác căn bản 40 1.7. Chế độ đồ thị và biểu đồ 41 1.8. Chế độ in của Microsoft Excel 57 Chương 2. Ứng dụng Microsft Excel trong dạy học 2.1. Lập danh sách, quản lý hồ sơ học sinh 65 2.2. Hiệu chỉnh một bảng tính 70 2.3. Tính điểm và xếp loại học sinh 71 Chương 3. Xử lý thống kê trong nghiên cứu khoa học giáo dục bằng Microsoft Excel 3.1. Các loại biến số trong nghiên cứu khoa học giáo dục 77 3.2. Lập bảng biểu thống kê và vẽ đồ thị 79 3.3. Xử lý số liệu các đo lường khuynh hướng định tâm 92 3.4 . Các số đo lường tính biến thiên 96 3.5. Ví dụ minh hoạ ứng dụng Exel trong thực nghiệm sư phạm 106 Phần 2 ỨNG DỤNG MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC Chương 4. Microsoft Powerpoint và những ứng dụng trong dạy học Sinh học 4.1. Khái quát về Microsoft PowerPoint 124 4.2. Nguyên tắc thiết kế bài giảng sinh học bằng Microsoft PowerPoint 125 4.3. Quy trình thiết kế bài học 126 4.4. Tổ chức bài học bằng Microsoft PowerPoint 128 Chương 5. Ứng dụng Microsoft Powerpoint thiết kế bài học 5.1. Khởi động Microsoft PowerPoint 130 5.2. Khởi tạo một tài liệu mới 130 5.3. Lưu một file (bài giảng) 131 5.4. Mở một file đã có 131 5.5. Quản lý các Slide 132 5.6. Nhập và định dạng văn bản 133 5.7. Tạo các đối tượng đồ hoạ 138 5.8. Sử dụng WordArt 140 5.9. Chèn một số đối tượng 141 5.10. Thiết lập các hiệu ứng 146 5.11. Thiết lập trình chiếu 148 5.12. Một số thao tác liên quan 149 5.13. In các Slide 151 5.14. Xuất thành dạng Web 152 Phần 3 ỨNG DỤNG MICROSOFT FRONTPAGE TRONG DẠY HỌC SINH HỌC Chương 6. Khái quát về Microsoft FrontPage 6.1. Tìm hiểu về Web 154 6.2. Giới thiệu về Microsoft FrontPage 155 6.3. Các chức năng của các thành phần trên FrontPage 156 6.4. FrontPage Explorer 157 6.5. Trang Web và Web site 158 6.6. Sơ lược về liên kết trong FrontPage 160 6.7. Giới thiệu về HTML (ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản) 161 Chương 7. Ứng dụng Microsoft Fronpage thiết kế bài học sinh học 7.1. Chuẩn bị về tư liệu 163 7.2. Qui trình thiết kế thiết giáo án điện tử 164 7.3. Ví dụ minh hoạ 169 Phần 4 ỨNG DỤNG MACROMEDIA FLASH THIẾT KẾ MÔ HÌNH ĐỘNG TRONG DẠY HỌC SINH HỌC Chương 8. Đại cương về Macromedia Flash 8.1. Giới thiệu về Macromedia Flash 173 8.2. Những tác dụng của Flash 173 8.2. Không gian sử dụng của Macromedia Flash 174 Chương 9. Thiết kế mô hình động trong dạy học sinh học bằng Macromedia Flash 9.1. ứng dụng Flash trong dạy học sinh học ở trường phổ thông 178 9.2. Quy trình thiết kế mô hình động bằng Flash 178 9.2. Một số ví dụ minh hoạ 181 Phần 5 SỬ DỤNG CÁC PHƯƠNG TIỆN KỸ THUẬT TRONG DẠY HỌC SINH HỌC Chương 10. Máy vi tính (Computer) 10.1. Lược sử phát triển của máy tính 196 10.2. Sơ lược cấu tạo của máy vi tính 196 10.3. Máy tính xáh tay (laptop) 197 Chương 11. Máy chiếu (Projector) 11.1. Cấu tạo 205 11.2. Chức năng và hoạt động 205 11.3. Sử dụng và bảo quản 209 11.4. Một vài loại máy chiếu Projector 210 Chương 12. Máy chiếu đa vật thể (Overhead) 12.1. Cấu tạo 214 12.2. Chức năng và cách hoạt động 214 12.3. Sử dụng và bảo quản 216 Chương 13. Máy quét ảnh (Scaner) 13.1. Cấu tạo 218 13.2. Chức năng và hoạt động 218 12.3. Sử dụng và bảo quản 218 Phần 6 SỬ DỤNG INTERNET TRONG DẠY HỌC SINH HỌC Chương 14. Hướng dẫn sử dụng Internet 14.1.Yêu cầu kỹ thuật 225 14.2. Mục đích 225 14.3. Mở một trang Web 217 14.4. Khai thác thông tin trong trang Web 228 14.5. Tải (download) một số phần mềm ứng dụng. 230 TÀI LIỆU THAM KHẢO 233

ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG DẠY HỌC

VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC GIÁO DỤC

Mục lục 1

Lời nói đầu 4

Hướng dẫn sử dụng sách 5

Chương 1 Một số vấn đề cơ bản của Microsoft Excel 1.1 Tổng quát về Microsoft Excel 6

1.2 Các thao tác căn bản trên màn hình Microsoft Excel 11

1.3 Các thao tác cơ bản trong Workbook 23

1.4 Định dạng bảng tính 26

1.5 Bảo vệ bảng tính 36

1.6 Thực hành các thao tác căn bản 40

1.7 Chế độ đồ thị và biểu đồ 41

1.8 Chế độ in của Microsoft Excel 57

Chương 2 Ứng dụng Microsft Excel trong dạy học 2.1 Lập danh sách, quản lý hồ sơ học sinh 65

2.2 Hiệu chỉnh một bảng tính 70

2.3 Tính điểm và xếp loại học sinh 71

Chương 3 Xử lý thống kê trong nghiên cứu khoa học giáo dục bằng Microsoft Excel 3.1 Các loại biến số trong nghiên cứu khoa học giáo dục 77

3.2 Lập bảng biểu thống kê và vẽ đồ thị 79

3.3 Xử lý số liệu các đo lường khuynh hướng định tâm 92

3.4 Các số đo lường tính biến thiên 96

3.5 Ví dụ minh hoạ ứng dụng Exel trong thực nghiệm sư phạm 106

Phần 2 ỨNG DỤNG MICROSOFT POWERPOINT TRONG DẠY HỌC Chương 4 Microsoft Powerpoint và những ứng dụng trong dạy học Sinh học 4.1 Khái quát về Microsoft PowerPoint 124

4.2 Nguyên tắc thiết kế bài giảng sinh học bằng Microsoft PowerPoint 125

4.3 Quy trình thiết kế bài học 126

4.4 Tổ chức bài học bằng Microsoft PowerPoint 128

Chương 5 Ứng dụng Microsoft Powerpoint thiết kế bài học 5.1 Khởi động Microsoft PowerPoint 130

5.2 Khởi tạo một tài liệu mới 130

5.3 Lưu một file (bài giảng) 131

5.4 Mở một file đã có 131

5.5 Quản lý các Slide 132

5.6 Nhập và định dạng văn bản 133

5.7 Tạo các đối tượng đồ hoạ 138

5.8 Sử dụng WordArt 140

5.9 Chèn một số đối tượng 141

5.10 Thiết lập các hiệu ứng 146

5.11 Thiết lập trình chiếu 148

5.12 Một số thao tác liên quan 149

5.13 In các Slide 151

5.14 Xuất thành dạng Web 152

Phần 3 ỨNG DỤNG MICROSOFT FRONTPAGE TRONG DẠY HỌC SINH HỌC Chương 6 Khái quát về Microsoft FrontPage 6.1 Tìm hiểu về Web 154

6.2 Giới thiệu về Microsoft FrontPage 155

6.3 Các chức năng của các thành phần trên FrontPage 156

6.4 FrontPage Explorer 157

6.5 Trang Web và Web site 158

6.6 Sơ lược về liên kết trong FrontPage 160

6.7 Giới thiệu về HTML (ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản) 161

Chương 7 Ứng dụng Microsoft Fronpage thiết kế bài học sinh học 7.1 Chuẩn bị về tư liệu 163

7.2 Qui trình thiết kế thiết giáo án điện tử 164

7.3 Ví dụ minh hoạ 169

Phần 4 ỨNG DỤNG MACROMEDIA FLASH THIẾT KẾ MÔ HÌNH ĐỘNG TRONG DẠY HỌC SINH HỌC Chương 8 Đại cương về Macromedia Flash 8.1 Giới thiệu về Macromedia Flash 173

8.2 Những tác dụng của Flash 173

8.2 Không gian sử dụng của Macromedia Flash 174

Chương 9 Thiết kế mô hình động trong dạy học sinh học bằng Macromedia Flash 9.1 ứng dụng Flash trong dạy học sinh học ở trường phổ thông 178

9.2 Quy trình thiết kế mô hình động bằng Flash 178

9.2 Một số ví dụ minh hoạ 181

Phần 5 1

SỬ DỤNG CÁC PHƯƠNG TIỆN KỸ THUẬT TRONG DẠY HỌC SINH HỌC Chương 10 Máy vi tính (Computer)

10.1 Lược sử phát triển của máy tính 196

10.2 Sơ lược cấu tạo của máy vi tính 196

10.3 Máy tính xáh tay (laptop) 197

Chương 11 Máy chiếu (Projector) 11.1 Cấu tạo 205

11.2 Chức năng và hoạt động 205

11.3 Sử dụng và bảo quản 209

11.4 Một vài loại máy chiếu Projector 210

Chương 12 Máy chiếu đa vật thể (Overhead) 12.1 Cấu tạo 214

12.2 Chức năng và cách hoạt động 214

12.3 Sử dụng và bảo quản 216

Chương 13 Máy quét ảnh (Scaner) 13.1 Cấu tạo 218

13.2 Chức năng và hoạt động 218

12.3 Sử dụng và bảo quản 218

Phần 6 SỬ DỤNG INTERNET TRONG DẠY HỌC SINH HỌC Chương 14 Hướng dẫn sử dụng Internet 14.1.Yêu cầu kỹ thuật 225

14.2 Mục đích 225

14.3 Mở một trang Web 217

14.4 Khai thác thông tin trong trang Web 228

14.5 Tải (download) một số phần mềm ứng dụng 230

TÀI LIỆU THAM KHẢO 233

LỜI NÓI ĐẦU

Đưa tin học vào nhà trường là một trong những hướng ưu tiên của ngành giáo dụctrong giai đoạn hiện nay Tuy nhiên, nhiệm vụ này đang gặp nhiều khó khăn do nhiều lý

do, trong đó có một lý do là trình độ tin học của nhiều giáo viên còn thấp Đặc biệt đối vớinhững giáo viên không thuộc chuyên ngành Toán - tin như giáo viên Sinh học

Tin học mang lại lợi ích to lớn trong mọi lĩnh vực của cuộc sống con người ở kỷnguyên kỹ thuật số Sự tiến bộ của kỹ thuật vi tính và những phương tiện kỹ thuật dạy học

đã góp phần nâng cao chất lượng dạy học Giáo trình này được biên soạn nhằm giúp chosinh viên và các giáo viên Sinh học có những kỹ năng nhất định về việc ứng dụng tin họctrong dạy học và nghiên cứu khoa học giáo dục ở trường phổ thông

Tiến sỹ Nguyễn Phúc Chỉnh chủ biên và biên soạn các nội dung:

Chương 1 Microsoft Excel

Chương 2 Ứng dụng Microsft Excel trong dạy học

Chương 3 Xử lý thống kê trong nghiên cứu khoa học giáo dục bằng Microsoft Excel

Chương 4 Microsoft Powerpoint và những ứng dụng trong dạy học Sinh học

Chương 6 Giới Thiệu về Microsoft FrontPage và ứng dụng

Chương 7 Ứng dụng Microsoft FronPage thiết kế bài học Sinh học

Chương 8 Đại cương về Macromedia Flash

Chương 9 Thiết kế mô hình động trong dạy học sinh học bằng Macromedia Flash

Chương 10 Máy vi tính (phần 10.1)

Kỹ sư Công nghệ thông tin Phạm Đức Hậu biên soạn các nội dung:

Chương 5 Ứng dụng Microsoft Powerpoint thiết kế bài học

Chương 10 Máy vi tính (Computer)

Chương 11 Máy chiếu (Projector)

Chương 12 Máy chiếu đa vật thể (Overhead)

Chương 13 Máy quét ảnh (Scaner)

Chương 14 Hướng dẫn sử dụng Internet

Giáo trình được biên soạn lần đầu khó tránh khỏi thiếu sót, các tác giả mong nhậnđược ý kiến đóng góp để hoàn thiện hơn

Thái nguyên, tháng 10 năm 2006

CÁC TÁC GIẢ

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG SÁCH

3

Cuốn sách này được biên soạn cho mọi đối tượng, từ những người mới biết đôi chút

về tin học đến những người đã sử dụng thành thao một số phần mềm Vì vậy khi đọc cuốnsách này xin bạn hãy chọn cho mình một điểm xuất phát để mang lại những kết quả hữuích nhất Nội dung cuốn sách chia thành các phần rõ rệt, mỗi phần có một mục tiêu riêng Nếu bạn đang học cao học hoặc nghiên cứu sinh về lĩnh vực tâm lý giáo dục, hãy đọc

kỹ phần ứng dụng Microsoft Excel trong nghiên cứu khoa học giáo dục Trong đó, chúng tôi

đã giới thiệu phương pháp tổ chức một đề tài nghiên cứu khoa học giáo dục, từ bố trí thựcnghiệm đến cách thu thập số liệu, xử lý số liệu để đưa ra những kết quả khách quan và chínhxác

Nếu bạn là giáo viên thì phần ứng dụng Microsoft Excel trong dạy học sẽ giúp bạnquản lý hồ sơ học sinh, tính điểm cho từng học sinh rồi xếp loại học sinh và trích lọcnhững số liệu khi bạn cần Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong tính điểm chohọc sinh nếu bạn sử dụng được Microsoft Excel một cách thành thạo

Chúng tôi cũng giới thiệu quy trình sử dụng PowerPoint để thiết kế bài giảng, nhằmtrực quan hoá các kiến thức vốn trừu tượng, giúp cho học sinh hứng thú hơn trong học tập.Khi hội nhập được trong thế giới PowerPoint bạn sẽ thấy hết sức hứng thú trong việc thiết

kế và thực hiện bài giảng

Ngoài ra chúng tôi cũng giới thiệu nguyên tắc và quy trình thiết kế bài học Sinh họcbằng phần mềm FrontPage đối với những loại kiến thức cần sự liên kết của nhiều văn bản

và hình ảnh Những liên kết bằng ngôn ngữ HTML sẽ giúp cho bài học đa dạng hơn vànguồn thông tin phong phú hơn Đặc biệt, đây là những bước đi đầu tiên để đưa bạn đến E-laerning

Trong dạy học Sinh học và một số môn học mang tính chất thực nghiệm, các môhình động luôn là những phương tiện dạy học tốt nhất để cụ thể hoá các quá trình vận độngcủa vật chất, Macromedia Flash sẽ giúp bạn có những mô hình động như thế

Hy vọng trong thời gian ngắn nhất cuốn sách này sẽ giúp bạn sử dụng tin học trongdạy học một cách thành thạo

PhÇn 1

øng dông Microsoft excel trong d¹y häc vµ nghiªn

cøu khoa häc gi¸o dôc

Chơng 1một số vấn đề cơ bản của Microsoft excelMục tiêu của chơng

Sau khi học xong chơng này ngời học phải đạt đợc các yêu cầu sau:

- Giải thích đợc những khái niệm cơ bản của Microsoft Excel

- Thực hiện đợc các thao tác trên màn hình của Microsoft Excel về Workbook

và Worksheet

- Có những kỹ năng thực hiện các thao tác tính toán và sử dụng các hàm

ng-ời dùng cũng nh các hàm có sẵn của Microsft Excel

1.1 Tổng quát về Microsoft excel

1.1.1 Khởi động Microsoft Excel

Để có thể sử dụng đợc Microsoft Excel (sau đây sẽ gọi tắt là Excel) máytính của bạn phải đợc cài đặt hoàn chỉnh hệ Windows với phần mềm ứng dụngMicrosoft Office Tốt nhất là các phiên bản Windows 2000, hoặc Windows XPtrở lên, vì những phiên bản mới sẽ có nhiều tiện ích hơn

Bạn cứ yên tâm ngồi vào bất cứ máy tính nào đ cài đặt hệ Windows,ã cài đặt hệ Windows,

khởi động máy xong là làm việc đợc ngay với Microsoft Excel Có hai cách khởi

động Excel:

Cách thứ nhất : Sau khi khởi động máy, nếu trên màn hình có biểu tợng

Microsoft Office Excel 2003.lnk bạn nhấn con trỏ vào biểu tợng này, lập tức Excel sẽ đợc khởi

động

Cách thứ hai : Có thể khởi động Excel từ nút Start – Program – Microsoft Ofice– Microsoft Excel

1.1.2 Các chức năng của Microsoft Excel

Microsoft Excel là một phần mềm tạo lập bảng tính điện tử, nó có thể tạo

ra các bảng tính với kích thớc rất lớn Tên gọi Excel xuất phát từ từ căn của

Excellent (thông minh), nên có thể gọi đây là bảng tính thông minh Excel có

các chức năng cơ bản nh sau:

- Tự động điền một chuỗi số tuần tự hoặc một d y dữ liệu (đ khai báoã cài đặt hệ Windows, ã cài đặt hệ Windows,

trớc) vào những ô trong phạm vi của bảng tính do ngời sử dụng qui định (dùng

tính năng Auto Fill hoặc Fill Handle).

- Di chuyển, sao chép dữ liệu trong bảng tính đợc thực hiện nhanh chóng

và đơn giản nhờ kĩ thuật rê chuột (Drag and drop).

- Tập hợp những bảng tính có quan hệ với nhau vào trong cùng một tập

tin (Workbook).

Tính toán dựa trên các hàm số của Excel hoặc sử dụng công thức do ng

-ời sử dụng thiết lập

5

- Dễ dàng theo dõi sự phụ thuộc của các ô dữ liệu trong bảng tính

(Auditing).

- Phân loại, tổng hợp các nhóm dữ liệu trong bảng tính (Subtotals).

- Nhập và liên kết dữ liệu trong nhiều bảng tính (sử dụng Consolidate).

- Chọn lọc nhanh chóng các dữ liệu theo điều kiện do ngời sử dụng ấn

định (dùng Data Filter).

- Phân tích và hệ thống dữ liệu theo những cách trình bày khác nhau

(Pivottable).

- Trao đổi và liên kết dữ liệu giữa các chơng trình ứng dụng khác nhau

- Dựng các đồ thị, biểu đồ minh họa cho các số liệu của bảng tính

Microsoft Excel đợc viết để sử dụng trong môi trờng Windows Cách khởi

động và thoát khỏi Excel cũng theo nguyên tắc chung nh đối với các chơngtrình ứng dụng khác

1.1.3 Cửa sổ Microsof Excel

Sau khi khởi động, Excel sẽ hiển thị cửa sổ nh trên hình 1.1 Các thànhphần của cửa sổ Microsoft Excel gồm:

- Dòng trên cùng gọi là “thanh tiêu đề ứng dụng” (Application Title Bar)với tên chơng trình là Microsoft Excel

- Dòng thứ hai gọi là “thanh thực đơn” (Menu Bar) gồm 9 nhóm lệnh là:File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, Hepl Khi bạn nhấnchuột trên tên của mỗi nhóm lệnh, một danh sách các lệnh sẽ mở ra để bạnchọn tiếp

Hình 1.1 Cửa sổ Microsoft Excel

- Tiếp theo là “thanh công cụ” (Tool Bar) có hai hàng chứa nút lệnh, hàngtrên là Standard Toolbar và hàng dới là Formatting Toolbar Tên của các nútlệnh sẽ hiện ra mỗi khi ngời sử dụng đa con trỏ chuột đến nút lệnh Ngời sửdụng có thể thêm vào hay cất bớt đi các nút lệnh này

- Dới thanh công cụ là “thanh công thức” (Formula Bar) hay còn gọi làdòng nhập dữ liệu

- Phần chính của màn hình là “vùng làm việc” (Workbook) và bảng tính.Dới vùng làm việc là dòng danh sách các Module hiện tại với các sheet 1, sheet2

- Thanh bên phải của khu vực bảng tính gọi là thanh trợt dọc (VerticalScroll Bar) dùng để định vị điểm nháy so với toàn bộ tài liệu

- Thanh phía dới khu vực làm việc là thanh trợt ngang (Horizontal ScrollBar)

- Dòng trạng thái ( Status Bar) nằm dới cùng của màn hình, cho biết một

số chi tiết về bảng tính đang thực hiện

1.1.4 Khái niệm về tệp hồ sơ (Workbook)

Trong Excel mỗi File dữ liệu bao gồm nhiều Module tập hợp lại tạo thànhtệp hồ sơ (Workbook), mỗi Module là một sheet có thể đảm nhiệm các chứcnăng khác nhau

Số lợng các sheet trong Workbook đợc mặc định là 3 sheet, ngời sử dụng

có thể thêm vào đến tối đa là 255 sheet và có thể xoá bớt hay đổi tên các sheet

1.1.5 Bảng tính Excel (Worksheet)

Excel đợc hình dung nh là một quyển sách (Book) có tối đa là 255 tờ(sheet) Mỗi tờ đợc xem nh một trang giấy kẻ ô gồm 256 cột và 65536 hàng (đốivới Excel 97 trở lên)

Khu vực giao nhau giữa cột và hàng đợc gọi là ô (cell) Ô là đơn vị cơ sở để

xử lý số liệu của bảng tính Mỗi ô có thể chứa đợc một chuỗi có 255 ký tự Cóthể nhập vào trong ô các dạng số liệu khác nhau nh: văn bản (text), trị số(number), công thức (formula) hay ngày, giờ (date and time)

Địa chỉ của ô bao gồm địa chỉ cột và hàng (ví dụ:A10,C12) Trong khinhập dữ liệu ngời sử dụng thờng phải sử dụng địa chỉ ô hoặc vùng để thamchiếu đến các ô hoặc vùng khác Để chỉ địa chỉ tuyệt đối của ô cần thêm ký tự $

đứng trớc địa chỉ, ví dụ: $D$12

Trong Excel thờng sử dụng khái niệm vùng dữ liệu trên bảng tính Vùng

là một miền chữ nhật trên màn hình chứa một số ô liên tục Địa chỉ của vùng

đợc ghi theo địa chỉ của hai ô đối diện (đỉnh trên bên trái và đỉnh dới bên phảicủa hình chữ nhật) cách nhau bởi dấu hai chấm (ví dụ A2:F15, B10:C15) Góc

7

dới bên phải của vùng dữ liệu có dấu cộng nhỏ gọi là Fill Handle Fill Handle

đợc sử dụng rất nhiều trong những thao tác sao chép và điền dữ liệu tự động.Microsoft Excel là một phần mềm cực mạnh dùng để tổ chức, phân tích,trình bày số liệu Microsoft Excel có 5 chức năng chính :

1 Worksheet (bảng tính điện tử): nhập, lu trữ, phân tích, tính toán trên số liệu

2 Chart (đồ thị): biểu diễn số liệu dới dạng đồ thị

3 Database (cơ sở dữ liệu): quản lý dự liệu có khối lợng lớn

4 Macro (lệnh vĩ mô): Tự động hoá các công việc cần lập lại nhiều lần

5 Advanced Formatting Graphic (định dạng và đồ hoạ cao cấp): tạo lập cácbảng biểu chuyên nghiệp

Bảng tính Excel là một loại tài liệu có khả năng biến đổi những nội dungthông tin hỗn độn trở thành một tập hợp tài liệu có tổ chức

1.1.6 Dữ liệu (Data)

Dữ liệu đợc nhập từ bàn phím, nó đợc thể hiện đồng thời trên thanh côngthức và trong ô hiện tại Con trỏ nhấp nháy xuất hiện ngay trên thanh côngthức để ngời sử dụng thực hiện các thao tác hiệu chỉnh trực tiếp với số liệu và

các kí tự của dữ liệu Khi ngời sử dụng nhập dữ liệu vào dòng nhập, Excel tự

động nhận biết kiểu dữ liệu

 Dữ liệu dạng chữ: Gồm các kí tự từ A đến Z và các dấu căn lề.

 Dữ liệu dạng số: Phải bắt đầu bằng các chữ số từ 0 đến 9 và các dấu +,-,(, *,

$, Dạng mặc định của chữ số là General và căn lề bên phải, muốn thay đổilàm giống dữ liệu dạng chữ trên thanh công cụ Nếu nhập toàn số nh ng muốnExcel hiểu là các kí tự chữ thì ngời sử dụng phải bắt đầu bằng dấu phẩy (’)

 Dữ liệu dạng công thức: Quy ớc công thức phải đợc bắt đầu bằng dấu “=” Khi

nhập công thức vào một ô thì kết quả của công thức đợc gán cho ô đó và công thức

sẽ đợc lu giữ trên thanh công thức (mỗi khi ô kết quả đợc đánh dấu thì công thứcgốc của nó đơc hiện ra trên thanh công thức)

Các phép toán sử dụng trong công thức bao gồm:

- Các toán tử tính toán: + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa)

- Các toán tử so sánh: = (bằng), <> (không bằng), > (lớn hơn), >= ( lớn hơnhoặc bằng), < (nhỏ hơn), =< (nhỏ hơn hoặc bằng) Ví dụ, công thức =A>=20 chokết quả:TRUE(đúng) hoặc FALSE(sai)

- Toán tử liên kết: & (liên kết chuỗi kí tự chữ) Ví dụ, công thức: =

“net”&”sales” cho kết quả: Netsales

- Các phép toán lôgic, các biểu thức, các hàm

Khi thực hiện tính toán, các toán tử đợc u tiên theo thứ tự: Biểu thứctrong dấu ngoặc đơn, luỹ thừa, nhân, chia, cộng, trừ

 Dữ liệu dạng ngày tháng : Excel quy ớc thể hiện nh sau:

+m/d/y: tháng/ngày/ năm bằng số Ví dụ,1/1/06.

+d-mmm-yy: tháng biểu thị bằng chữ Ví dụ, 1-jan-06

+m/d/y h:mm : ngày và giờ Ví dụ, 1/1/06 15:00

+h:mm:ss : giờ : phút: giây Ví dụ, 15:00:02

- Các cột (column) đợc đặt nh n từ trái sang phải, bắt đầu là cột A tiếpã cài đặt hệ Windows,

theo là B, C… cho đến Z, sau đó là AA, AB… đến AZ cứ tiếp tục nh vậy cho đến

IA, IB… cuối cùng là IV

- Các hàng (row) đợc đánh số liên tục từ trên xuống dới

- Ô (Cell) là tọa độ giao nhau giữa cột và hàng

1.2.1 Nguyên tắc chung khi xử lý các cell

Excell làm việc trên quy tắc: trớc hết phải chọn mục tiêu sau đó xử lýmục tiêu vừa chọn (Select then Act)

Trên màn hình luôn có một khung chữ nhật gọi là hộp định vị nằm trênmột cell bất kỳ, dùng để chọn mục tiêu xử lý Bên cạnh hộp định vị còn có mộtdấu cộng khá lớn đó là công cụ định vị của chuột trên bảng tính, cũng đợcdùng vào việc chọn mục tiêu trớc khi xử lý

Mục tiêu có thể là: một cell; một cột (column); một hàng (row); một tờ(sheet); hoặc một số cell, một số cột, một số hàng liên tục hoặc rời rạc, thậm chí

là một sheet và book

Mục tiêu đợc chọn sẽ có màu khác đi (sáng hoặc sẫm) xung quanh có đờng

viền, góc dới bên phải của khối chọn có một dấu cộng nhỏ gọi là Fill Handle.

1 Lên xuống qua lại một hàng hay một cột dùng các phím 

2 Lên một trang cửa sổ màn hình PageUp

3 Lật sheet này qua sheet khác Ctrl - PageUp

Ctrl -PageDown

Shift Tab (sang bên trái)9

5 Về đầu dòng đang xử lý Home

6 Về cell đầu tiên của sheet Ctrl - Hom

7 Về cell cuối cùng của sheet Ctrl - End

 Muốn chọn một ô (cell)

Dùng chuột đa con trỏ đến ô muốn chọn và kích chuột trái Khi đợc chọn,

ô đó sẽ đợc bao bởi một khung đen

 Muốn chọn một số ô

- Muốn chọn một số ô liền nhau trên cùng một hàng (hoặc cột) ng ời sửdụng nhấn và rê chuột từ ô đầu tiên đến ô cuối cùng cần đánh dấu Các ô đợcchọn sẽ bị bôi đen

- Muốn chọn nhiều ô rời rạc ngời sử dụng nhấn chuột trên ô đầu tiên định

chọn Nhấn và giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột tại các ô định chọn tiếp

theo, các ô đợc chọn sẽ bị bôi đen

 Muốn chọn một cột (column)

Trong bảng điện tử (worksheet) hàng trên cùng gọi là hàng tiêu đề củabảng gồm các ô đứng đầu của các cột Các ô này đợc đánh dấu lần lợt bằng cácchữ cái A, B,C,D theo thứ tự từ trái qua phải và đợc gọi là ô tiêu đề cột

Muốn chọn cột ngời sử dụng phải nhấn chuột trên ô tiêu đề cột Ngời sửdụng có thể chọn một cột, một số cột liền nhau hoặc chọn nhiều cột không liềnnhau Khi đợc chọn cột sẽ bị bôi đen

 Muốn chọn hàng (row)

- Muốn chọn một hàng, kích chuột vào số thứ tự của hàng Khi đ ợc chọnhàng sẽ bị bôi đen

- Muốn chọn nhiều hàng liền nhau, kích và rê chuột từ ô tiêu đề của hàng

đầu tiên đến ô tiêu đề của hàng cuối cùng rồi nhả chuột Khi các hàng đợc đánhdấu chúng sẽ đợc bôi đen

- Muốn chọn nhiều hàng không liền nhau, kích chuột trên ô tiêu đề của

hàng thứ nhất, nhấn và giữ phím CTRL trong khi nhấn chuột trên ô tiêu đề

của hàng khác cần chọn

 Muốn chọn một khối

Khối là một vùng chữ nhật trên bảng tính Việc chọn khối đợc tiến hànhtheo các bớc:

- Đánh dấu ô ở một góc của khối

- Nhấn và giữ phím SHIFT đồng thời sử dụng các phím mũi tên để mởrộng khung bao quanh ô tới vị trí góc đối diện của khối hoặc nhấn và giữ nút tráichuột đồng thời rê chuột tới vị trí góc đối diện của khối và thả chuột

 Muốn chọn cả Worksheet

Kích chuột vào ký hiệu hình chữ nhật ở góc trên bên trái của bảng tính(là giao điểm của hàng tiêu đề và cột tiêu đề)

- Nhập dữ liệu từ bàn phím theo dạng thức quy định

 Kết thúc nhập dữ liệu vào ô hiện tại bằng cách: Nhấn phím ENTER, hoặcnhấn chuột vào ô khác, hoặc dùng các mũi tên di chuyển trên bàn phím để

di chuyển ô hiện tại sang vị trí khác

 Muốn xoá dữ liệu

- Chọn vùng dữ liệu muốn xoá (nhấn và rê chuột)

- Nhấn phím DELETE từ bàn phím, hoặc thực hiện lệnh Edit/Clear, mộtkhung chứa một số tuỳ chọn để chọn sẽ xuất hiện, trong đó ngời sử dụng có thể

xoá cả dữ liệu (chọn Content).

Chú ý:

+ Phím DELETE tơng đơng với lệnh xoá dữ liệu

+ Ngay sau khi xoá dữ liệu, muốn khôi phục lại ngời sử dụng chỉ việcthực hiện lệnh Edit/Undo (hoặc nhấn nút Undo trên thanh công cụ)

+ Lệnh huỷ định dạng là một phần trong lệnh xoá dữ liệu của bảng tính

- Tiến hành sửa đổi dữ liệu trên thanh công thức hoặc trong ô hiện tại

- Nhấn chuột vào ô khác hoặc dùng các phím mũi tên điều khiển trên bànphím di chuyển ô đ điều chỉnh để kết thúc Nếu muốn thay đổi hoàn toàn dữã cài đặt hệ Windows,

liệu trong ô thì ngay sau khi nhấn chuột trên ô để đánh dấu ngời sử dụng h yã cài đặt hệ Windows,

nhập số liệu mới, nó sẽ đè lên nội dung chữ cũ của ô

 Tự động điền dữ liệu vào một vùng bảng tính

- Đánh dấu hàng hoặc cột cần điền dữ liệu

- Thực hiện lệnh Edit/Fill sẽ xuất hiện thực đơn chứa các chế độ để chọn

- Chọn Series, sẽ xuất hiện hộp thoại nh trên hình 1.2 trong hộp thoạiSeries ngời sử dụng điền các tham số thích hợp

- Series in: Chọn điền dữ liệu cho Rows (hàng) hoặc Columns (cột)

11

- Type: Kiểu điền số:

+ Linear: Tuyến tính

+ Growth: Bội số

+ Date: Ngày tháng (đơn vị đợc tính toán và điền dữ liệu)

- Step value: Giá trị bớc nhảy khi điền dữ liệu vào cột (hoặc hàng)

- Stop value: Giá trị kết thúc

- Nhấn phím OK để kết thúc

Hình 1.2 Tự động điền dữ liệu.

* Điền dữ liệu bằng Fill Handle

Kỹ thuật điền dữ liệu bằng Fill Handle đơn giản hơn so với việc sử dụngcác lệnh từ dòng thực đơn và tiết kiệm đợc thời gian Fill Handle là một dấuvuông đen nhỏ ở góc dới bên phải của ô hiện tại (ví dụ, ô A2 trên hình 1.3)

Hình 1.3 Công cụ Fill Handle

Thao tác với Fill Handle nh sau: Đa con trỏ chuột đến dấu hiệu của Fill

Handle, con trỏ chuột sẽ có hình dấu cộng đen thẫm Khi đó kéo rê con trỏchuột đến các ô khác muốn điền dữ liệu (cùng hàng hoặc cùng cột) Dới đây xét

một số ví dụ để làm quen với cách sử dụng Fill Handle

Trong bảng ở hình 1.4 là các dữ liệu ban đầu đợc sử dụng để điền cho các

ô tiếp theo của một hàng

Ví dụ 1: Điền các ô bằng Fill Handle

- Nhấn chuột trên ô A2

- Rê Fill Handle đến ô D2 và nhả chuột Các ô sẽ đợc điền các dữ liệu

giống nh sao chép của ô A2 ( hình 1.5)

Hình 1.5 Đánh dấu ô A2 và rê Fill Handle đến ô D2

Cách điền số liệu cho cột thực hiện tơng tự Nói chung ngời sử dụng có

thể sử dụng Fill Handle để điền dữ liệu theo bốn hớng.

Nếu sử dụng Fill Handle với một số hay một văn bản thì Fill Handle chỉ

đơn giản là sao chép dữ liệu nh trong ví dụ 1 Nếu sử dụng Fill Handle với công

thức, Excel sẽ sao chép nó và điều chỉnh các tham số tơng ứng khi lấp đầy công

thức

Ví dụ 2 Điền dữ liệu tăng dần theo số thứ tự bằng các thực hiện các thao tác

- Đánh dấu hai ô A3 và B3 (nhấn chuột trên ô A3, nhấn giữ SHIFT và

nhấn trên ô B3), dữ liệu trong hai ô này là 1,3 ( bớc tăng bằng 2)

- Rê Fill Handle đến hết ô E3, kết quả Excel sẽ điền các ô với bớc nhảy

bằng 2 nh trên hình 1.6

13

Hình 1.4 Dữ liệu ban đầu cho Fill Handle

Hình 1.6 Đánh dấu hai ô A3 B3 và rê Fill Handle đến hết ô E3

Ví dụ 3: Điền dữ liệu tăng dần theo ngày tháng Excel có khả năng nhận

biết mong muốn của ngời sử dụng Nếu dùng Fill Handle để điền dòng 4, ngời

sử dụng sẽ đợc các tháng tăng dần, còn ở hàng 5 Excel sẽ cho kết quả ngàytháng đầu tiên của tháng liên tiếp nhau Trong hàng 6 chơng trình nhận biếtcần điền dữ liệu tăng theo tháng cách nhau một bớc tăng bằng 1 tháng Khi

điền theo thời gian Excel tự động tính các ngày trong tháng, trong năm và

trong thế kỉ (hình 1.7)

Hình 1.7 Kết quả sử dụng Fill Handle

* Tự động điền dữ liệu bằng công thức

Excel cho phép tự động điền dữ liệu vào bảng công thức nếu công thức chỉ

phụ thuộc vào một hoặc hai biến Trong trờng hợp thứ hai, các bớc đợc tiếnhành điền dữ liệu nh sau:

- Xác định công thức cần điền dữ liệu Giả sử công thức dùng để điềnchứa hai biến X và Y

- Nhập công thức này vào một ô của bảng tính Ô đó phải nằm ở góc tráiphía trên của vùng cần điền dữ liệu Thay vào vị trí của X và Y trong côngthức, ngời sử dụng điền địa chỉ của hai ô bất kỳ không phụ thuộc vùng cần điềndữ liệu, ví dụ hai ô bất kì này là A3 và B4 ( giả thiết công thức có dạng

Hình 1.8 Điền dữ liệu bằng công thứ c

- ở hộp thoại này trong khung Row input cell ghi địa chỉ ô tơng ứng với gía trị X(A3), trong khung colunm input cell ghi địa chỉ ô tơng ứng với giá trị Y(B4)

- Nhấn nút OK việc sao chép và di chuyển dữ liệu trên bảng tính thực

hiện đợc nhờ bộ nhớ đệm (clipboard) và bao gồm các lệnh: đánh dấu khối

(vùng) dữ liệu, sao chép, cắt dán dữ liệu

 Muốn sao chép dữ liệu

- Đánh dấu khối ô nguồn chứa dữ liệu cần sao chép

- Nhấn tổ hợp hai phím CTRL+C hoặc thực hiện lệnh Edit/cut (hay nhấnnút copy trên thanh công cụ)

- Nhấn chuột để đánh dấu ô đầu tiên của khối ô cần chép dữ liệu vào

- Nhấn tổ hợp hai phím CTRL+V hoặc thực hiện lệnh Edit/ paste (haynhấn nút Paste)

- Đánh dấu vùng dữ liệu, đa con trỏ nhuột đến biên của vùng dữ liệu (con

trỏ chuột sẽ biến dạng thành mũi tên rỗng ) Nhấn và giữ CTRL, nhấn giữ nút

chuột trái và rê chuột tới vị trí đích rồi thả chuột Thao tác này nhằm để saochép vùng dữ liệu đến vị trí mới

 Tìm kiếm dữ liệu

Excel cho phép tìm kiếm và thay thế dữ liệu và đây là công cụ đặc biệt

quan trọng khi phải tìm dữ liệu trong bảng tính lớn Dữ liệu cần tìm có thể ở

bất cứ dạng nào mà Excel đ chấp nhận khi tạo bảng tính.ã cài đặt hệ Windows,

15

Hình 1.9 Hộp thoại Find

Quy trình tìm kiếm dữ liệu nh sau:

- Nhấn chuột vào ô bất kỳ trong bảng tính nơi cần tìm kiếm dữ liệu

- Thực hiên lệnh Edit/ Find, sẽ xuất hiện hộp thoại Find.

- Nhập chuỗi kí tự trong khung Find what.

- Lựa chọn và thay đổi tham số trong các khung

Để đóng hộp thoại và kết thúc việc tìm kiếm ngời sử dụng nhấn nút Close.

- Thực hiện lệnh Find/Replace, Excel sẽ hiển thị hộp thoại Replace.

Hình 1.10 Hộp thoại Replace

 Chèn thêm ô

- Đánh dấu vị trí ô nơi ngời sử dụng cần chèn thêm ô mới

- Thực hiện lệnh Insert/cell, hộp thoại Insert xuất hiện.

Hình 1.11 Hộp thoại Insert

- Trong hộp thoại Insert ngời sử dụng tiến hành lựa chọn một trong

những phơng án để dịch chuyển ô đánh dấu:

+ Shift cells right: Đẩy ô hiện tại sang phải.

+Shift cells down: Đẩy ô hiện tại xuống dới.

+Entire row: Chèn thên một hàng trống vào vị trí hiện tại.

+Entire column: Chèn thêm một cột trống vào vị trí hiện tại.

Chú ý: - Thay vì phải đánh dấu cả hàng (hoặc cột) ngời sử dụng chỉ cần

đánh dấu một ô của một hàng (hoặc cột)

- Nếu ngời sử dụng chèn thêm hàng mới thì hàng hiện tại sẽ bị đẩy xuốngdới

 Huỷ bỏ ô, hàng hoặc cột

- Đánh dấu đối tợng cần huỷ bỏ

- Thực hiện lệnh Edit/Delete, sau lệnh này:

+ Nếu đối tợng đ đánh dấu là một hàng thì hàng đó bị huỷ và các hàngã cài đặt hệ Windows,

dới của nó đợc dịch lên

+ Nếu đối tợng đ đánh dấu là một cột thì cột đó sẽ bị huỷ và các cột bênã cài đặt hệ Windows,

phải nó sẽ dịch chuyển và lấp đầy bảng tính

+ Nếu đối tợng đợc đánh dấu là một ô thì Excel hiển thị hộp thoại delete.

17

Hình 1.12 Hộp thoại Delete

Trong hộp thoại delete có các lựa chọn :

Shift cell left: Huỷ bỏ ô hiện tại và đẩy ô bên phải sang bên trái.

Shift cells up: Huỷ bỏ ô hiện tại và đẩy ô phía dới lên.

Entire row: Huỷ cả hàng hiện tại chứa ô đ đánh dấu.ã cài đặt hệ Windows,

Entire column: Huỷ bỏ cả cột hiện tại chứa ô đ lựa chọn.ã cài đặt hệ Windows,

- Sau khi lựa chọn các tham số ngời sử dụng nhấn nút OK để huỷ đối ợng đ đánh dấu.ã cài đặt hệ Windows,

Nếu ngời sử dụng chọn Width sẽ xuất hiện hộp thoại Colunm Width, ngời

sử dụng h y thay đổi giá trị chiều rộng cột và nhấn nút OK để hoàn tất hiệuã cài đặt hệ Windows,

chỉnh

 Điều chỉnh chiều cao của hàng

- Cách 1: Nhấn và rê chuột tại các đờng ngăn tơng ứng trên thanh tiêu đề củahàng cho đến khi đạt đợc kích thớc nh mong muốn thì nhả chuột

- Cách 2: Thực hiện lệnh Format/row và chọn tiếp một trong các tham

số:

Height: Điều chỉnh vừa khít nội dung của hàng.

 Đặt tên cho vùng ô

Ngoài phơng pháp chỉ rõ địa chỉ của vùng, Excel còn cho phép đặt tên một

vùng bảng tính Tên này đợc dùng về sau nh một địa chỉ, tiếp theo có thể làchữ, số, dấu gạch nối

- Không nên đặt tên vùng trùng với địa chỉ ô (nh A$5 hoặc F1C1)

- Tên vùng nên đặt ngắn gọn và dễ nhớ (mặc dù chiều dài tối đa cho phépcủa tên vùng là 255 ký tự).

-Tên vùng có thể là chữ hoa hoặc chữ viết thờng và phải viết liền

Các bớc thao tác đặt tên

- Thực hiện lệnh Insert/name/define, sẽ xuất hiện hộp thoại defne name.

- Trong khung names in Workbook ngời sử dụng nhập tên vùng.

- Nhấn nút Add

- Nhấn nút OK

Để xoá tên vùng ngời sử dụng thao tác nh sau:

- Thực hiên lệnh Insert/Name/define Excel sẽ hiển thị hộp thoại Define

name.

- Nhấn chuột trên tên vùng cần xoá trong khung Names in Workbook.

- Nhấn chuột trên tên vùng cần xoá trong khung names in Workbook.

- Nhấn nút delete và nhấn nút close để đóng hộp thoại.

Hình 1.13 Hộp thoại define name

1.3 Các thao tác cơ bản trong workbook

1.3.1 Worksheet trong workbook

Mỗi Workbook bao gồm một hay nhiều sheet Theo ngầm định, một

Workbook có 3 worksheet chứa các dữ liệu đợc đặt tên từ Sheet1 đến Sheet 3.

Tên của các Sheet có thể thay đổi bằng cách đặt lại cho nó Tên của các Sheet

đợc liệt kê ở trên một hàng cuối màn hình, Excel sẽ hiển thị nội dung của Sheet

đó trên màn hình

Để di chuyển đến những Sheet khác trong vùng Workbook, ngời sử dụng

nhấn trên các nút thích hợp ở góc trái phía dới cửa sổ bảng tính (h.1.14)

19

Hình 1.14 Các nút để di chuyển giữa các sheet trong một workbook

Đối với các Sheet, ngời sử dụng có thể thay đổi, xoá, di chuyển, sao chép

nội dung của nó trong một Workbook Các thao tác cơ bản với bảng tính trong một Workbook đợc thể hiện nh sau:

- Nhấn chuột phải trên tên của bảng tính (sheet1, ) trong danh sách các

Module của Workbook ở cuối màn hình, sẽ xuất hiện một khung chứa các lệnh

con để chọn tiếp (hình 1.15)

Hình 1.15 Nhấn chuột phải trên tên bảng tính để chọn tiếp các lệnh thao tác

1.3.2 Các thao tác cơ bản

 Muốn chèn thêm sheet mới

- Kích chuột phải vào tên sheet

- Chọn lệnh Insert.

 Muốn xoá bỏ một sheet

- Kích chuột phải vào tên sheet

- Chọn lệnh Delete.

 Muốn đặt lại tên cho sheet

- Kích chuột phải vào tên sheet

Hình 1.16 Hộp thoại Move or Copy

Các chức năng và lựa chọn trong hộp thoại Move or copy (hình 1.16) bao gồm:

- To book: Tên của Workbook đích (có thể là cùng Workbook nguồn hoặc một Workbook khác đ có hay một ã cài đặt hệ Windows, Workbook mới).

- Before sheet: Module đợc sao chép hoặc di chuyển tới sẽ nằm bên trái của Module đợc chọn trong khung Before sheet.

- Create a copy: đánh dấu ô này khi muốn sao chép các module vào vị trí

đ ấn định Nếu ô này không đã cài đặt hệ Windows, ợc đánh dấu thì Excel sẽ chèn các Module đã cài đặt hệ Windows,

đánh dấu vào vị trí mới trong cùng Workbook Nếu muốn sao chép vào một

Workbook khác thì trong khung to book ngời sử dụng chọn Newbook.

Ngời sử dụng có thể thực hiện lệnh Format/sheet để đặt lại tên cho bảng

tính hoặc ẩn hiện chúng bằng cách chọn tiếp một trong hai trờng hợp:

- Rename: Để đặt lại tên cho Module.

- Hide/Unhide: Để ẩn/ hiện bảng tính.

Muốn đánh một hoặc nhiều bảng tính ngời sử dụng có thể dùng chuột trái

để xác định Có hai trờng hợp: Tên các bảng tính cần đánh dấu là một d y liênã cài đặt hệ Windows,

tục hoặc không liên tục

Chọn đánh dấu một d y bảng tính liền nhau:ã cài đặt hệ Windows,

- Nhấn chuột trên tên bảng tính đầu tiên

- Nhấn và giữ SHIFT trong khi nhấn tiếp chuột trên tên bảng tính cuối

cùng Để chọn nhiều bảng tính không liền nhau, ngời sử dụng nhấn và giữ phím

CTRL trong khi nhấn chuột trên các bảng tính cần chọn.

- Sau khi đ đánh dấu nhiều bảng tính, ngã cài đặt hệ Windows, ời sử dụng có thể tiến hànhchèn, sao chép và di chuyển chúng:

- Để chèn bảng tính đ chọn vào một phạm vi đ xác định trã cài đặt hệ Windows, ã cài đặt hệ Windows, ớc trong

Workbook ngời sử dụng sử dụng lệnh Insert/Worksheet Khi đó, Excel sẽ chèn

thêm bảng tính mới vào bên trái của hạm vi đ đánh dấu.ã cài đặt hệ Windows,

- Để di chuyển hoặc sao chép các bảng tính đ đã cài đặt hệ Windows, ợc chọn, đánh dấu, ngời

sử dụng thực hiện lệnh Edit/move or Copy sheet (hình 1.16)

21

Sử dụng chuột để di chuyển hoặc sao chép bảng tính đến vị trí mới trong

Workbook bằng các thao tác sau:

* Lựa chọn đánh dấu bảng tính (hoặc một nhóm bảng tính)

* Dùng chuột rê tên bảng tính đến vị trí mới trên dòng liệt kê tên các

Module.

Thao tác này di chuyển tên bảng tính tới vị trí mới

* Nhấn và giữ phím CTRL trong khi rê tên bảng tính đến vị trí đ xácã cài đặt hệ Windows,

định Thao tác này sẽ sao chép tên bảng tính tới vị trí mới

Chú ý: Trong khi dùng chuột rê tên bảng tính, Excel hiển thị hình tợng

trang bảng tính và một hình tam giác đen nhỏ di chuyển theo chuột trên dòng

liệt kê tên các Module (ở cuối màn hình của cửa sổ Excel) để dễ dàng xác định

vị trí ghi tên các bảng tính trong dòng liệt kê tên các Module.

1.4 Định dạng bảng tính

Định dạng bảng tính là công việc ngời sử dụng thờng xuyên phải thực

hiện trong quá trình làm việc với Excel, Excel lu trữ các định dạng nh là một

dữ liệu của ô Do vậy, các tham số định dạng của ô là những thông tin quantrọng và đợc lu trữ cùng với bảng tính Việc định dạng của ô là những thông tinquan trọng và đợc lu trữ cùng với bảng tính Định dạng cho bảng tính có thể

tiến hành bằng các lệnh định dạng trực tiếp hoặc thông qua kiểu (Styles) định

dạng

1.4.1 Các nút định dạng trên thanh công cụ (Formatting)

Trong Excel có rất nhiều nút định dạng có hình thức và tác dụng nh trong

Microsoft Word (các nút kiểu chữ đậm, chữ nghiêng, chữ có gạch dới, các nút

căn lề) Đối với d y ô đ đã cài đặt hệ Windows, ã cài đặt hệ Windows, ợc chọn đánh dấu, khi nhấn chuột trên các nút lệnh

sẽ có những tác dụng nh nhau:

Hình 1.17 Một số nút định dạng

1- Center across columns: Căn văn bản ở giữa những d y ô đ chọn.ã cài đặt hệ Windows, ã cài đặt hệ Windows,

2- Currency style: Dùng một dạng ghi tiền tệ cho những con số.

3- Percent style: Dùng dạng phần trăm.

4- Comma style: Dùng dấu phẩy cho những con số.

5- Increase decimal: Tăng số chữ số sau dấu thập phân.

6- Decrease decimal: Tăng số chữ số sau dấu chấm thập phân.

7- Borders: Viền khung cho đối tợng.

8- Color: Chọn màu cho ô.

9- Font color: Chọn màu cho văn bản.

1.4.2 Lệnh định dạng cho vùng bảng tính

Sau khi đánh dấu vùng bảng tính cần định dạng, lệnh Format/ cells

dùng để định dạng tổng thể cho khối ô đ đã cài đặt hệ Windows, ợc đánh dấu Các lựa chọn theo

trong hộp thoại tơng ứng với các lệnh định dạng riêng biệt của Excel có ý nghĩa

nh sau:

Numbe: Định dạng số Alignment: Dóng hàng

Font: Đặt font chữ Border: Tạo khung viền

Partterns: Tạo khung màu cho nền.Protection: Bảo vệ vùng bảng tính.

Để định dạng số, ngời sử dụng thực hiện lệnh Format/cells và chọn

Number, một hộp thoại sẽ xuất hiện nh trên hình 1.18.

Trong khung Category là các kiểu định dạng khác nhau, ví dụ Date là để

định dạng cách viết số biểu thị ngày tháng, Scientific là để định dạng cách viết

số dạng luỹ thừa của 10, ví dụ: 1,2E+0,2=1.2 10² Mỗi khi ngời sử dụng chọn

một kiểu định dạng trong khung Category thì sẽ có một thông báo hoặc một

mẫu nhất định dạng tơng ứng xuất hiện ở khu vực hộp thoại Nếu ngời sử dụngchấp nhận kiểu định dạng đ chỉ định trong khung ã cài đặt hệ Windows, Category ngời sử dụng h yã cài đặt hệ Windows,

ấn OK.

Hình 1.18 Định dạng số

 Căn hàng dữ liệu (Alignment)

23

Excel đ quy định văn bản đã cài đặt hệ Windows, ợc căn lề bên trái ô, số đợc căn lề phải ô Tuy

vậy ngời sử dụng vẫn có thể thay đổi cách căn hàng của Excel.

Ta có thể sử dụng các nút căn trái, căn phải và căn chỉnh giữa trên thanh

dụng cụ để thay đổi cách căn hàng trong các ô (giống nh trong Microsoft Word).

Trớc khi nhấn chuột trên các nút này để đổi cách căn lề ngời sử dụng nhớ đánhdấu ô cần tác động định dạng

Để dóng hàng cho dữ liệu theo cách ngời sử dụng mong muốn, h y đánhã cài đặt hệ Windows,

dấu các ô cần định dạng và thực hiện lệnh Format/cells rồi chọn Alignment,

Excel sẽ hiển thị hộp thoại nh biểu diễn trên hình 1.19.

Các tham số để căn hàng của dữ liệu trong ô bao gồm:

+ Fill: Điền đầy ô.

+ Justify: Căn đều hai bên, trong trờng hợp chiều rộng của cột nhỏ hơn nội dung bển trong cột thì Excel tự động tăng độ cao của hàng.

+ Center across selection: căn vào giữa vùng ô đ đã cài đặt hệ Windows, ợc lựa chọn.

+ Vertical: dóng hàng dọc.

+ Top, center, bottom: Căn cho dữ leộu vào đỉnh, giữa hoặc đáy ô.

+ Justify: Tự động căn đều theo chiều cao của ô.

- Orientation: Hớng dẫn của văn bản.

Đánh dấu ô Wrap text để cuốn dòng trong các ô khi nội dung vợt quá chiều

ngang của ô (làm nh vậy dữ liệu sẽ không vợt quá giới hạn ô)

 Căn văn bản giữa một dã cài đặt hệ Windows,y ô

Excel có khả năng căn tiêu đề chính giữa một d y cột trên một hàng Đểã cài đặt hệ Windows,

thực hiên điều này ngời sử dụng tiến hành theo các bớc sau:

- Trong d y ô nơi muốn tiêu đề đã cài đặt hệ Windows, ợc căn chính giữa, ngời sử dụng nhậptiêu đề đó ở ô đầu tiên, ví dụ muốn văn bản căn giữa cột A và cột E thì tiêu đề

đợc nhập vào ô A của hàng

- Đánh dấu d y bắt đầu từ A đến E.ã cài đặt hệ Windows,

- Gọi lệnh Format/ cell

- Chọn lệnh Merge cells

- Nhấn chuột trên nút Center Across Selection trên thanh công cụ

Để định dạng cho các ký tự, ngời sử dụng thực hiện lệnh Format Cells

và chọn mục Font làm xuất hiện hộp thoại Format Cells (hình 1.20)

- Underline: Các kiểu chữ gạch chân đợc mô tả trong khung khi nhấn trên nút

có hình tam giác ở cuối khung

25

- None : Không gạch dới

- Single : Gạch dới bằng một đờng (gạch đơn )

- Double : Gạch dới bằng hai đờng (gạch đúp)

- Single Accounting : Gạch đơn kiểu tài chính đến cuối mép phải ô.

- Double Accounting : Gạch đúp kiểu tài chính.

Trong khung Effects là các kiểu thể hiện đặc biệt:

- Strikethrough : Gạch ngang ở giữa chiều cao của chữ.

- Superscript : Chữ lên cao (chỉ số trên)

- Subscript : Chữ xuống thấp (chỉ số dới)

Đánh dấu ô Normal Font nếu muốn lấy lại kiểu trình bày ngầm định của

Excel.

 Viền khung (Border)

Để viền khung cho khối ô đ đã cài đặt hệ Windows, ợc đánh dấu, ngời sử dụng thực hiện lệnh

Format/Cells và chọn Border, sẽ xuất hiện hộp thoại nh hình 1.21.

Hình 1.21 Hộp thoại Border (viền khung)

Trong hộp thoại này có các lựa chọn :

- Style : Kiểu viền khung.

- Border : Viền khung cho các ô của khối ô đ đánh dấu, trong đó:ã cài đặt hệ Windows,

+ Outlime:Viền xung quanh khối ô.

+ Left : Viền cạnh trái của từng ô trong khối.

+ Right: Viền cạnh phải của từng ô trong khối.

+ Top : Viền cạnh trên của từng ô trong khối.

+ Bottom: Viền cạnh dới của từng ô trong khối.

- Colos : Màu viền của khung

 Nền mờ và màu của ô (Pattens)

Có nhiều lựa chọn trong việc thay đổi nền mờ và màu của bảng tính, ngời sử

dụng có thể tô màu ô hay văn bản các nút Color hoặc Font Color trên thanh dụng

cụ định dạng nh đ giới thiệu ở mục đầu tiên của chã cài đặt hệ Windows, ơng này

Để thay đổi màu của một khối ô nào đó ngời sử dụng thực hiện các thaotác sau:

- Đánh dấu ô cần thay đổi màu

- Nhất chuột trên nút có hình tam giác hớng xuống ở hai bên phải nút

Color trên thanh công cụ, sẽ có một hộp màu xuất hiện để ngời sử dụng lựa

chọn (hình 1.22)

- Nhất chuột trên màu muốn chọn cho các ô đ đánh dấu.ã cài đặt hệ Windows,

Hình 1.22 Tô màu bằng nút color trên thanh dụng cụ

Việc tô màu cho khối sử dụng nút Color trên thanh công cụ nh trình bày

trên đây có nhợc điểm là ít khả năng lựa chọn và không thể tạo nền mờ chobảng tính Muốn mở rộng các lựa chọn cho việc tô màu bảng tính ngời sử dụngphải sử dụng đến các lệnh từ dòng thực đơn

Để thay đổi màu có điều kiện cho các ô đ đánh dấu, ngã cài đặt hệ Windows, ời sử dụng thực hiện

lệnh Formatl Cells và chọn Patterns, Excel hiện thị hộp thoại nh hình 1.23.

Trong hộp thoại này :

Color: Màu của ô.

Pattern: Dạng nền mờ

Sau khi đ chọn màu và dạng nền mờ ngã cài đặt hệ Windows, ời sử dụng có thể xem mẫu của

nó trong khung Sample và nhấn nút OK để kết thúc.

Trên thanh dụng cụ còn có nút Font Color dùng để thay đổi màu văn

bản trong ô Để thay đổi màu văn bản , ngời sử dụng đánh dấu ô cần định dạng

văn bản và nhấn nút Font Color, một hộp chứa các màu khác nhau sẽ đợc mở

ra, ngời sử dụng h y nhấn chuột trên màu thích hợp để kết thúc.ã cài đặt hệ Windows,

27

Hình 1.23 Tô màu dùng lệnh Format/cell/Pattens

1.4.3 Định dạng tự động (AutoFormat)

Lệnh Format/AutoFormat cho phép định dạng tự động cho một vùngbảng tính theo những mẫu m chuyên nghiệp (hình 1.24) Excel có sẵn một sốã cài đặt hệ Windows,

khuôn mẫu sử dụng để định dạng tự động Các bớc thực hiện nh sau:

- Đánh dấu vùng dữ liệu muốn định dạng tự động theo mẫu

- Thực hiện lệnh Format/ AutoFormat, sẽ xuất hiện hộp thoại nh trênhình 1.24

Hình 1.24 Định dạng tự động

- Chọn kiểu định dạng ở danh sách trong khung Table Format KhungSample chứa mẫu định dạng đợc minh hoạ trên một ví dụ giả định.

Hình 1.25 Hộp thoại Auto Format với một số lựa chọn

tham số định dạng tự động

- Nhấn OK khi đồng ý định dạng tự động theo kiểu đ chọn.ã cài đặt hệ Windows, Trong khi ngời

sử dụng tiến hành lựa chọn, nút Options cho phép thực hiện định dạng tự động hạn chế trên các kiểu dữ liệu Khi nhấn nút Options một hội thoại với một số

lựa chọn hạn chế các tham số định dạng sẽ xuất hiện (hình 1.25)

Trong khung Format to Apply, nếu muốn huỷ việc định dạng tự độngtheo một tham số nào đó ngời sử dụng gỡ bỏ dấu ở ô tơng ứng

1.4.4 Định dạng bằng Style

Style là một tập hợp các định dạng đợc lu lại để định dạng cho các ô một cách nhanh chóng Style đợc định nghĩa bằng các thuộc tính nh Font, định dạng

số, căn hàng ngang trong ô, viền khung, nền mờ của ô, thuộc tính bảo vệ ô (Excel

có sẵn một số Style của nó) Tuy nhiên, ngời sử dụng có thể tạo ra các Style đểdùng riêng cho mình

Hình 1.26 Hộp thoại Style

Nhấn trên nút có hình tam giác ở cuối khung Style Name để mở danh sách Style và chọn Style thích hợp.

- Nhấn nút OK để kết thúc

* Tạo Style mới

Muốn tạo Style mới phải sử dụng hộp thoại nh trên hình 1.26 Trong khung Style lncudes là một d y các ô xác định những tính chất của ã cài đặt hệ Windows, Style nh Number, Font , Alignment, Border, Pattern và Protection Chỉ những ô đợc

đánh dấu sẽ có liên quan đến Style mới Để tạo Style mới ngời sử dụng thực

hiện các thao tác dới đây:

- Thực hiện lệnh Format/Style để làm xuất hiện hộp thoại Style.

- Trong hộp thoại Style ngời sử dụng nhập tên của Style mới vào khung

Style Mane.

- Trong khung Style Includes ngời sử dụng chọn đánh dấu các thành phần mà ngời sử dụng muốn Style tác động tới.

- Nhấn nút Modify, Excel sẽ mở cửa sổ Format/cells, ngời sử dụng h yã cài đặt hệ Windows,

nhấn chuột trên các mục cần thiết và đặt các tham số định dạng cho Style mới Khi đặt song các tham số định dạng , ngời sử dụng nhấn nút OK để quay về hộp thoại Style Trong hộp Style ngời sử dụng nhấn nút Add để bổ sung tên

Style mới tạo vào danh sách các Style đ có trã cài đặt hệ Windows, ớc đó Cuối cùng ngời sử dụng

nhấn nút OK để kết thúc.

1.4.5 Xoá định dạng dữ liệu

Excel lu cất thông tin về một ô bao gồm cả nội dung giữ liệu và định dạng

giữ liệu Khi xoá định dạng giữ liệu thì nội dung giữ liệu vẫn đựoc bảo toàn và lúc

đó giữ liệu này sẽ có định dạng theo ngầm định của Excel Để xoá định dạng dữ

liệu ngời sử dụng thực hiện các thao tác sau:

- Đánh dấu ô cần xoá định dạng giữ liệu

- Thực hiện lệnh Edit/ Clear và chọn Format.

- Thực hiện lệnh Tools/Protection và chọn Protect Sheet.

- Nhập mật khẩu vào khung Password (optionnal).

- Đánh dấu vào các ô vuông để chọn thông số cần bảo vệ cho giữ liệu:

Contents - bảo vệ nội dung, Objects - bảo vệ các Objects đồ hoạ trong bảng tính.

- Nhấn OK, Excel hiển thị hộp thoại Confirm Password yêu cầu nhập lại mật khẩu một lần nữa vào khung Reenter Protection Password, ngời sử

dụng nhập đúng mật khẩu đ nhập trã cài đặt hệ Windows, ớc đó và nhấn OK

Sau khi thực hiện lệnh này toàn bộ bảng tính hoặc các Object đồ hoạ sẽ

đợc bảo vệ không cho phép thay đổi Muốn thay đổi dữ liệu ngời sử dụng phảibiết mật khẩu tơng ứng

Để huỷ bỏ mật khẩu đ đặt, ngã cài đặt hệ Windows, ời sử dụng phải thực hiện lệnh

Tools/Protection và chọn Unprotect Sheet Khi đó Excel hiển thị hộp thoại Unprotect Sheet yêu cầu ngời sử dụng nhập mật khẩu Nếu ngời sử dụng nhập

sai mật khẩu chơng trình sẽ hiển thị thông báo Incorrect Passwod và việc bảo

vệ dữ liệu vẫn có hiệu lực Chỉ khi nào ngời sử dụng nhập đúng mật khẩu

ch-ơng trình mới chấp nhận việc gỡ bỏ Password.

1.5.2 Bảo vệ Workbook.

Để bảo vệ Workbook sử dụng thao tác nh sau:

- Thực hiện lệnh Tools/Protection và chọn Protect Workbook

-Trong hộp thoại Protect Workbook ngời sử dụng nhập mật khẩu vào dùng Password (optiond) và chọn đánh dấu các thông số cần bảo vệ: Structre (Cấu trúc của bảng tính), Windows (kích thớc vào vị trí của cửa sổ).

- Nhấn OK, Excel hiển thị hộp thoại Confirm Password yêu cầu ngời sử dụng nhập lại mật khẩu một lần nữa vào khung Reenter Protection Password Nếu ngời sử dụng nhập sai Excel sẽ thông báo Confirmation Password is not

identical và hiển thị hộp thoại Protect Worbkook để ngời sử dụng làm lại từ

đầu Các lệnh này dùng để đặt khoá bảo vệ Worbkook Nội dung của việc bảo

vệ bao gồm việc cấm mọi thao tác với Module nh chèn xoá, đổi tên, sao chép và

di chuyển

31

Để huy bỏ chức năng bảo vệ, ngời sử dụng thực hiện Tools/Protection và chọn Unprotect Worbkook.

1.5.3 Bảo vệ quyền truy cập bảng tính

Để bảo vệ quyền truy cập bảng tính thực hiện các thao tác sau đây:

- Thực hiện lệnh File/Save as và chọn nhấn nút Opions trên màn hình sẽ hiển thị hộp thoại Save Options.

- Trong hộp thoại Options.

+ Dòng Protection Password để nhập mật khẩu tạo quyền truy nhập trực

tiếp với bảng tính

+ Dòng Write Removation Password để nhập mật khẩu tạo quyền đợc ghi các số liệu vào bảng tính.

Khi ngời sử dụng đ đặt mật khẩu ở dòng ã cài đặt hệ Windows, Reservation Password thì ngời

sử dụng chỉ có thể mở xem dữ liệu khi nhớ mật khẩu Nếu không đặt mật khẩu

nhng chọn đánh dấu Read-Only Recommended, ngời sử dụng vẫn có quyền mở

xem bảng tính nhng ngời sử dụng không thể thay đổi số liệu: Nếu một khi ngời

sử dụng đ thay đổi nội dung, ngã cài đặt hệ Windows, ời sử dụng phải ghi với tiên File khác.

1.5.4 Cố định bảng tính.

Ngời sử dụng có thể cố định một số hàng đầu tiên của bảng tính khôngcho chúng di chuyển theo chiều dọc hoặc cố định một số cột đầu tiên bên tráikhông cho chúng di chuyển theo chiều ngang trong khi vẫn có thể di chuyểncác vùng còn lại của bảng (bằng các thanh trợt) Trong thực tế, các hàng hoặccột mà ngời sử dụng muốn cố định thờng chứa các tiêu đề hoặc các dữ liệu quantrọng cần theo dõi Để thực hiện điều này, ngời sử dụng tiến hành các thao tác:

- Nhấn chuột trên nơi ngời sử dụng muốn cố định các hàng trên nó hoặccác cột bên trái nó

- Thực hiện lệnh Windows/Freeze Panes.

Muốn huỷ tác dụng cố định cột/hàng, ngời sử dụng thực hiện lệnh

Windows/Unfieeze Panes.

1.5.5 ẩn hiện hàng cột

Một số hàng và cột của bảng tính có thể làm ẩn đi tạm thời bằng cách:

- Đánh dấu các hàng hoặc cột muốn ẩn đi

- Từ dòng thực đơn ngời sử dụng thực hiện lệnh Format/Row (cho hàng) hoặc lệnh Format/Column (cho cột) và chọn tiếp Hide.

Để hiển thị trở lại các hàng hoặc cột đ bị ẩn đi trã cài đặt hệ Windows, ớc đó, thực hiện lệnh

Format/Row/Unhide hoặc Format/Column Unhide.

1.6 Thực hành Các thao tác căn bản

Sau khi thực hiện bài thực hành bạn phải làm đợc những việc sau:

- Nhập đợc dữ liệu vào một bảng tính

- Khối cell A5:A14 chứa số thứ tự của học sinh.

- Khối cell B5:B14 chứa họ và đệm

- Khối cell C5:C14 chứa tên HS, tên để riêng một cột để sau này còn xếp têntheo vần A,B,C…

- Khối cell D5:D14 chứa ngày sinh

- Các khối cell E5:E14, F5:F14; G5:G14; H5:H14 dùng để ghi điểm của HS

- Khối cell I5:I14 tính điểm trung bình

Cuối cùng phải gi File này vào một ổ đĩa

- Kích chuột vào ô bên trái cột A trên hàng 1.

- Kích chuột vào khung Font trên thanh công cụ Hộp thoại Font mở ra, bạnchọn kiểu chữ VN.Time và chọn cỡ chữ 14

Nếu máy tính đ có sẵn phông chữ VN.time thì không cần thực hiện bã cài đặt hệ Windows, ớc này

- Gõ họ tên , ngày sinh, và điểm của HS vào các cột tơng ứng

Bớc 5 Tính điểm trung bình

- Chọn ô I5 và lập công thức : =(E5+F5+G5*2+H5*3)/7

Lu ý: điểm 1 tiết tính hệ số 2, điểm học kỳ tính hệ số 3

Sau khi lập công thức bạn nhấn Entrer máy sẽ cho kết quả

Bớc 6 Sao chép công thức

Từ ô I6 đến I14, bạn không cần lập công thức mà chỉ copy công thức xuống các

ô bằng cách dùng Fill handl kéo từ ô I6 đến ô I14

Khả năng biểu diễn số liệu bằng đồ thị và biểu đồ của Excel rất phong

phú Các đồ thị và biểu đồ này đợc thiết lập trực tiếp trên bảng tính làm tăngsức hấp dẫn và thuyết phục của số liệu Quá trình khởi tạo và hình thành một

biểu đồ phải tiến hành theo các bớc mà Excel đ quy định, đòi hỏi ngã cài đặt hệ Windows, ời sử dụng

phải có hiểu biết về các yếu tố cấu thành cơ bản của một biểu đồ Excel có một công cụ đó là ChartWizard giúp ngời sử dụng nhanh chóng thiết lập một biểu

đồ từ các số liệu đ có sẵn Nguyên tắc của ã cài đặt hệ Windows, ChartWizard là từng bớc dẫn dắt

ngời sử dụng tự thiết lập cho mình một biểu đồ theo ý muốn

Trớc khi mô tả các bớc cơ bản để xây dựng một đồ thị, dới đây hệ thốnglại các thuật ngữ sẽ sử dụng

- Số liệu : Số liệu của đồ thị (hoặc biểu đồ) bao gồm một hay nhiều d yã cài đặt hệ Windows,

số (Series) Các d y số này đã cài đặt hệ Windows, ợc so sánh với nhau Trờng hợp chỉ có một d y thìã cài đặt hệ Windows,

các số trong d y đã cài đặt hệ Windows, ợc so sánh với nhau Thông thờng các d y số liệu đã cài đặt hệ Windows, ợc hiển thịtrên các hàng hoặc cột của bảng tính

- Kiểu, định dạng: Kiểu (type), định dạng (Fomat) chỉ loại đồ hoạ chọn

làm đồ thị hoặc biểu đồ

- Chú giải : chú giải (Legends) là chú thích cho các d y số Thông thã cài đặt hệ Windows, ờngmỗi d y số có một chú giải riêng D y số liệu chú giải thã cài đặt hệ Windows, ã cài đặt hệ Windows, ờng là hàng đầu hoặccột đầu của vùng số liệu

- Tiêu đề : (Headers) của đồ thị thông thờng gồm có các tiêu đề chung

của toàn đồ thị, tiêu đề cho các trục X, Y hoặc Z

Hình 1.29 Hộp thoại Charwizard - Step 2of 4.

Bớc 2: Cửa sổ Step 2 of 4 biểu diễn trên màn hình 1.29.

- Nhận địa chỉ vùng dữ liệu trong khung Range (chỉ cần điều chỉnh lại

nếu địa chỉ này cha có hoặc sai với thực tế)

Khi thao tác chú ý đến các nút dới đây trong ChartWizard.

Cancel : Huỷ bỏ ChartWizard

Next: Chuyển sang bớc tiếp theo

Back: Quay trở lại bớc trớc

Finish: Tự động thực hiện tất cả các bớc cho đến cuối cùng

- Nhấn nút Next để chuyển sang bớc 3:

Bớc 3 : Trong hộp thoại ChartWizard - Step 3 of 4 ta điền các tham số cho

đồ thị

- Data series in :

+ Rows: Các d y số liệu nằm trên các hàng của vùng dữ liệu.ã cài đặt hệ Windows,

+ Columns: Các d y số liệu nằm trên các cột của vùng dữ liệuã cài đặt hệ Windows,

Use First (x) Column (s) for Category/X/Axis Labels : Đặt giá trị (x)

trong khung để chọn cột làm nh n cho trục X.ã cài đặt hệ Windows,

Hình 1.30 Hộp thoại Chartwizard - Step 3 of 4

- Use First 9 (x) Row (s) for Legend Text : Đặt giá trị (x) để chọn hànglàm

số liệu đầu tiên cho đồ thị

Nhấn nút Next để làm xuất hiện hộp ChartWizard- Step 4 of 4.

Bớc 4 : Thêm chú giải và đề tên trục

Trong hộp ChartWizard (Yes, No): Có bổ sung chú giải của d y số liệu vàoã cài đặt hệ Windows,

đồ thị không ?

- Chart Title tiêu đề chung của đồ thị.

- Axis Title : Category/X/ (Tiêu đề cho trục X); Values /Y (Tiêu đề cho trục Y)

37

Hình 1.31 Hộp thoại Chartwizard - Step 4 of 4

Sau 4 bớc trên một đồ thị sẽ đợc đa vào bảng tính tại vị trí mà ngời sửdụng xác định Dùng các kỹ thuật điều khiển chuột ngời sử dụng có thể dichuyển, phóng to, thu nhỏ đồ thị trong bảng tính Các chức năng tinh chỉnh đồthị trình bày trong những mục tiếp theo

1.7.2 Thiết lập lại đồ thị

Để thiết lập lại đồ thị ngời sử dụng nhấn đúp chuột trên đồ thị và nhấn

trên biểu tợng ChartWizard ở góc phải của vùng bảng tính (h.1.27) Excel cho

phép lần lợt thực hiện lại các bớc đ nêu trên.ã cài đặt hệ Windows,

 Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị

Trớc khi hiệu chỉnh và định dạng các chi tiết của đồ thị ngời sử dụngphải nhấn đúp chuột trên đồ thị để làm xuất hiện khung viền bao quanh đồ

thị Khung này phải có dạng nh trên hình 1.32 chỉ khi đó Excel mới sẵn sàng

để ngời sử dụng hiệu chỉnh đồ thị

Công đoạn hiệu chỉnh đồ thị bao gồm một số việc nh sau :

- Tinh chỉnh các chi tiết trên trục:

+ Màu sắc, kiểu trục và kiểu đánh dấu trên trục

+ Đánh dấu chia khoảng trên trục

+ Các bớc giá trị ghi trên trục và hớng ghi của các số

- Định dạng trên trục : Kiểu chữ; Hớng viết chữ

0 2 4 6 8

x y

Hình 1.32 Nhấn đúp chuột trên đồ thị

để chuẩn bị hiệu chỉnh và định dạng

- Thay đổi màu sắc và kiểu đánh dấu điểm đồ thị

- Thay đổi màu nền vùng diện tích trên khung đồ thị

- Tinh chỉnh trục:

Khi ngời sử dụng nhấn chuột trên trục cần hiệu chỉnh, ở hai đầu của trụcxuất hiện hai chấm đen nhỏ hình vuông chứng tỏ trục đó đ đã cài đặt hệ Windows, ợc chỉ định đểngời sử dụng tiến hành hiệu chỉnh

Giả sử đ xác định trục X để hiệu chinh, ngã cài đặt hệ Windows, ời sử dụng h y thực hiện lệnhã cài đặt hệ Windows,

Format/Selected Axis, sẽ xuất hiện cửa gồm 5 mục khác nhau.

Hình 1.33 Màu sắc, kiểu trục và đánh dấu trên trục

Ngời sử dụng chọn lần lợt các mục đó để hiệu chỉnh những vấn đề có liên

quan Chọn mục Petterns (bằng cách nhấn chuột trên tên của mục) sẽ xuất

hiện hộp thoại nh trên hình 1.33

- Kiểu trục, màu và độ đậm nét của trục trong khung Axis

- Kiểu đánh dấu chia khoảng trên trục (Bên trong, bên ngoài hoặc chính

giữa) trong khung Tick Mark Type.

Trong hộp thoại này ngời sử dụng thực hiện:

Chọn mục Scale sẽ xuất hiện hộp thoại nh trên hình 1.34

Trong hộp này :

- Value (Y): Axis Crosses at Categori Number : Trục (Y) cắt trục X tại

số (số này phải bằng hoặc lớn hơn 1)

39