Hoạch định nhu cầu nguyên vật liêu tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liêu tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệu quả Để làm được điều đó, các doanh nghiệp phải luôn cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm các yếu tố đầu vào, hạ giá thành sản phẩm

Do đó việc hoạch định nhu cầu và khả năng cung ứng nguyên vật liệu được coi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loai sản phẩm khác nhau và có xu thế ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi một số lượng các chi tiết, bộ phận và nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau Hơn nữa lượng nguyên vật liệu cần sử dụng vào nhưngc thời điểm khác nhau thường xuyên thay đổi

Vì thế nên việc quản lý tốt nguồn vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời

điểm Tổ chức hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý và các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp

Để từ đó có thể đưa ra phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả Nội dung của quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là vấn đề có tính chất chiến lược, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình

Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội là một đơn vị kinh doanh, sản xuất lớn, chủng loại đa dạng Chính vì vậy mà việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu taị Xí nghiệp rất được chú trọng, và là một bộ phận không thể thiếu trong toàn thể công tác quản lý của Xí nghiệp

Với nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp cho Xí nghiệp còn hạn chế nên việc hoạch định chiến lược hoạt động sản xuất kinh doanh là rất quan

Bởi vì chiến lược hoạt động tối ưu là chiến lược làm cho tổng chi phí nhỏ nhất, khả năng quay vòng vốn nhanh nhất và lợi nhuận cao nhất

Do vậy, hoạch định tốt chiến lược sẽ góp phần quan trọng thực hiện việc nâng cao khả năng hoạt động, hiệu quả sử dụng vốn của Xí nghiệp một cách tối ưu nhất

Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp, nhận thấy được tầm quan trọng của công tác hoạch định chiến lược, em đi sâu vào nghiên cứu đề tài:

“Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội". Với mục đích là nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với một doanh nghiệp sản xuất

Nội dung cuả chuyên đề ngoài phần mở đầu, được chia làm 3 phần:

Phần I : Những vấn dề lý luận cơ bản về hoạch định nhu cầu nguyên

vật liệu trong doanh nghiệp

Phần II : Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại

Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội

Phần III : Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu tại Xí nghiệp Những giải pháp chiến lược trong thời gian tới

Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề, em đã nhận được sự giúp đỡ thường xuyên, tận tình của thầy Phan Huy Đường và của các cô chú trong phòng kế toán cũng như các phòng nghiệp vụ khác

Tuy nhiên do trình độ và thời gian có hạn nên bản chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu xót Em mong nhận được sự giúp đỡ của thầy

Đường cùng toàn thể các cô chú trong phòng kế toán để bản chuyên đề thêm phong phú về lý luận và thiết thực hơn với thực tiễn

Phần I

Những vấn đề lý luận cơ bản về hoạch định

nhu cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

I Thực chất và yêu cầu của hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (NVL)

1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu

để cấu thành thực thể sản phẩm, chúng chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất

Về mặt giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ 1 lần vào giá trị sản phẩm mới tạo

Thực hiện giảm chi phí NVL sẽ làm tốc độ vốn lưu động quay nhanh hơn và tạo điều kiện quan trọng để hạ giá thành sản phẩm Do vậy, mỗi công

đoạn từ việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sử

dụng NVL đều trực tiếp tác động đến chu trình luôn chuyển vốn lưu

động của doanh nghiệp

Tổ chức tốt công tác hoạch định, nhiệm vụ và kế hoạch cung ứng NVL

là điều kiện không thể thiếu, cung cấp kịp thời, đồng bộ NVL cho quá trình sản xuất, là cơ sở để sử dụng và dự trữ NVL hợp lý Tiết kiệm ngăn ngừa hiện tượng tiêu hao, mất mát, lãng phí NVL Trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh

Trong quá trình kinh doanh chiến lược NVL thì việc tồn tại NVL dự trữ là những bước đệm cần thiết đảm bảo cho quá trình hoạt động liên tục của doanh nghiệp, các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường không thể tiến hành sản xuất kinh doanh đến đâu thì mua NVL đến đó mà cần phải có NVL dự trữ NVL dự trữ không trực tiếp tạo ta lợi nhuận nhưng lại có vai trò rất lớn để cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục Do vậy nếu doanh nghiệp dự trữ quá lớn sẽ tốn kém chi phí, ứ đọng vốn Nếu dự trữ quá

ít sẽ làm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn, gây ra hàng loạt các hậu quả tiếp theo

Nguyên vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp, thường xuyên luân chuyển trong quá trình kinh doanh

Quản trị và sử dụng hợp lý chúng có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp

Mặc dù hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh đều là hệ quả của nhiều yếu tố chứ không phải chỉ do quản trị, hoạch định NVL Nhưng cũng cần thấy rằng sự bất lực của một số doanh nghiệp trong việc hoạch định và kiểm soát chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu là một nguyên nhân dẫn đến thiệt hại cuối cùng của họ

2.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Do đặc điểm, ý nghĩa của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh

đòi hỏi công tác quản lý cần phải thực hiện chặt chẽ ở các khâu sau:

a Khâu thu mua: Quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

b Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật tư, tránh hư hỏng mất mát, hao hụt, bảo đảm an toàn

c Khâu sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp Tổ chức tốt công tác hoạch định, phản

ánh tình hình xuất dùng và sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh

d Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình thường không bị ngừng trệ do việc cung cấp hoặc mua NVL không kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ NVL quá nhiều Kết hợp hài hoà công tác hoạch định với kiểm tra, kiểm kê thường xuyên, đối chiếu nhập

hoá rất khác nhau, và biến động liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán NVL, đảm bảo sử dụng có hiệu quả NVL trong sản xuất kinh doanh, cần phải phân loại NVL Tuỳ theo nội dung kinh tế và chức năng của NVL mà chúng được phân chia thành các loại khác nhau Nhìn chung trong doanh nghiệp NVL được chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sảm phẩm mới

VD: Sắt, thép trong công nghiệp cơ khí Gạch ngói xi măng trong xây dựng cơ bản Hạt giống, phân bón trong nông nghiệp

Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào NVL chính như: bàn

đạp, khung xe đạp … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây dựng cơ bản

+ Nguyên vật liệu phụ: Là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ

sở vật chất chủ yếu hình thành nê thực thể sảm phẩm, mà chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sảm phẩm như: làm tăng chất lượng NVL chính, tăng chất lượng sảm phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất

VD: Dầu mỏ bôi trơn máy trong sản xuất …

+ Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất, kinh doanh như: xăng, dầu, hơi đốt, chất khí, than củi …

+ Phụ tùng thay thế, sửa chữa như: Những chi tiết, phụ tùng, máy móc, thiết bị phục vụ cho quá trình sửa chữa hoặc thay thế những bộ phận, chi tiết máy móc thiết bị

VD: Vòng bi, vòng đệm, xăm lốp

+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Các loại thiết bị, phương tiện sử dụng trong xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp và không cần lắp như: công cụ, khí

cụ và vật liệu kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản: thông gió, chiếu sáng, toả nhiệt …)

+ Nguyên vật liệu khác: Là các loại NVL loại ra khỏi quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc là phế liệu thu nhập thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ và các loại NVL khác ch−a đề cập đến trong các loại kể trên

Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ NVL cần phải biết cụ thể

và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ NVL Trong hoạt

động sản xuất kinh doanh Do vậy, doanh nghiệp cần phải phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý hoá học, theo quy cách, phẩm chất NVL Doanh nghiệp phân chia NVL trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm NVL Tuỳ theo số liệu của từng thứ, từng nhóm, từng loại NVL mà xây dựng mã số cho nó, có thể gồm 1, 2, 3 hoặc 4 thứ số …

§¬n vÞ tÝnh

§¬n gi¸ h¹ch to¸n

Ghi chó

Khi lập sổ điểm danh NVL, sau mỗi loại, mỗi nhóm cần phải dự trữ một số hiệu để sử dụng cho các thứ hoặc loại NVL mới thuộc nhóm

đó xuất hiện sau này Số điểm danh NVL có tác dụng rất lớn trong công tác trong việc đưa tin học vào hoạt động hoạch định chiến lược ở đơn vị

3.2 Đánh giá NVL

Đánh giá chi tiết, cụ thể NVL là nhiệm vụ cơ bản của công tác kế toán Trong phạm vi chuyên đề này người viết chỉ đánh giá NVL một cách tổng quát

- Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó theo những nguyên tắc nhất định: (nguyên tắc giá phí thực tế, nhất quán, công khai, thận trọng …)

a Đánh giá NVL theo giá thực tế

* Giá thực tế NVL nhập kho:

- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế

- Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

+ Với NVL mua ngoài

+ Với NVL tự sản xuất

+ Với NVL thuê ngoài gia công chế biến

+ Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị, cá nhân tham gia liên doanh + Với phế liệu

+ Với NVL được tặng, thưởng

* Giá thực tế NVL xuất kho

Căn cứ vào việc tính giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất

Giá thực tế NVL xuất trong kỳ +

Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ

áp dụng đúng các phương pháp và kỹ thuật hạch toán NVL, mở sổ thẻ kho kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán NVL đúng chế độ, đúng phương pháp quy định kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị NVL đã tiêu hao và

sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh

Tham gia kiểm kê, đánh giá lại NVL theo đúng chế độ Nhà nước quy

Vì vậy, tổng số danh mục các loại vật tư, nguyên liệu và chi tiết bộ phận

mà doanh nghiệp quản lý rất nhiều và phức tạp, đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên Quản lý tốt nguồn vật tư, nguyên vật liệu này góp phần quan trọng giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sảm phẩm Lập kế hoạch chính xác nhu cầu nguyên liệu, đúng khối lượng và thời điểm yêu cầu là cơ sở quan trọng để dự trữ lượng nguyên vật liệu ở mức thấp nhất, nhưng lại là một vấn

đề không đơn giản Các mô hình quản trị hàng dự trữ chủ yếu là giữ cho mức dự trữ ổn định mà không tính tới những mối quan hệ phụ thuộc với nhau giữa nguyên vật liệu, các chi tiết bộ phận trong cấu thành sảm phẩm, đòi hỏi phải đáp ứng sẵn sàng vào những thời điểm khác nhau Cách quản lý này thường làm tăng chi phí Để đảm bảo yêu cầu nâng cao hiệu quả của hiệu quả sản xuất kinh doanh, giảm thiểu chi phí dự trữ trong quá trình sản xuất, cung cấp những loại nguyên vật liệu, linh kiện đúng thời điểm khi có nhu cầu người ta đưa ra phương pháp hoạch định nhu cầu NVL Hoạch định nhu cầu NVL là một nội dung cơ bản của quản trị sản xuất, được xây dựng trên cơ sở trợ giúp của kỹ thuật máy tính được phát hiện và đưa vào sử dụng lần

đầu tiên ở Mỹ vào những năm 70 Cách tiếp cận MRP là xác định lượng dự trữ nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận là nhỏ nhất, không cần dự trữ nhiều nhưng khi cần sản xuất là có ngay Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ đối với từng loại vật tư, đối với từng chi tiết và từng nguyên liệu Người ra sử dụng kỹ thuật máy tính để duy trì đơn đặt hàng hoặc lịch sản xuất nguyên vật liệu dự trữ sao cho đúng thời điểm cần thiết Nhờ sự mở rộng ứng dụng máy tính vào hoạt động quản lý sản xuất, phương pháp MRP đã giúp cho các doanh nghiệp thực hiện được công tác lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ và theo dõi các loại vật tư, nguyên vật liệu chính xác, nhanh chóng và thuận tiện hơn, giảm nhẹ các công việc tính toán hàng ngày và cập nhật thông tin thường xuyên, đảm bảo cung cấp đúng số

rất có hiệu quả, vì vậy nó không ngừng được hoàn thiện và mở rộng ứng dụng sang các lĩnh vực khác của doanh nghiệp

Lúc đầu nó được gọi là MRP1 vì chủ yếu ứng dụng trong việc xác định lượng dự trữ nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nhưng ngày nay nó

được mở rộng sang các lĩnh vực tài chính, marketing và gọi là hệ thống hoạch định nhu cầu các nguồn lực (MRP II)

MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu nguyên liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc

Nó được thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi:

- Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu, chi tiết, bộ phận gì?

- Cần bao nhiêu?

- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?

- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?

2 Mục tiêu của MRP (Modular Resources and Process – Hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về nhu cầu các nguồn lực)

Sự phát triển và đưa vào ứng dụng rộng rãi phương pháp hoạch định các nguồn lực trong doanh nghiệp thể hiện ý nghĩa quan trọng của nó trong thực tế Vai trò của MRP thể hiện trong những mục tiêu mà hệ thống MRP nhằm đạt tới Những mục tiêu chủ yếu của hoạch định nhu cầu các nguồn lực

đặt ra là:

- Giảm thiểu lượng dự trữ nguyên vật liệu

- Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng MRP xác định mức dự trữ hợp lý, đúng thời điểm, giảm thời gian chờ đợi và những trở ngại cho sản xuất

- Tạo sự thoả mãn và niềm tin tưởng cho khách hàng

- Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ thống nhất với nhau, phát huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp

- Tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh

3 Các yêu cầu trong ứng dụng MRP

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, đem lại lợi ích rất lớn trong việc giảm mức dự trữ trong quá trình chế biến mà vẫn duy trì, đảm bảo đầy đủ nhu cầu vật tư tại mọi thời điểm khi cần và là phương tiện để phân bổ thời gian sản xuất hoặc đặt hàng Những lợi ích này của MRP phục vụ rất lớn vào việc khai thác sử dụng máy tính trong quá trình lưu trữ, thu thập, xử lý và cập nhật thường xuyên các dữ liệu về nguyên vật liệu Để MRP có hiệu quả, cần thực hiện những yêu cầu sau:

- Có đủ hệ thống máy tính và chương trình phần mềm để tính toán và lưu trữ thông tin

- Chuẩn bị đội ngũ cán bộ, quản lý có khả năng và trình độ về sử dụng máy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MRP

- Đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật thông tin mới trong:

+ Lịch trình sản xuất + Hoá đơn nguyên vật liệu + Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu

- Đảm bảo đầy đủ và lưu giữ hồ sơ dữ liệu cần thiết

B Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

1 Những yếu tố cơ bản của hệ thống MRP

1.1 Toàn bộ quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu có thể biểu hiện bằng sơ đồ sau:

Chương trình máy tính MRP

Lịch trình sản xuất

Xoá bỏ đơn hàng

Báo cáo nhu cầu NVL hàng ngày

Báo cáo về kế hoạch

Báo cáo đơn hàng thực hiện

1.2 Để thực hiện những quá trình đó cần biết một loạt các yếu tố

đầu vào chủ yếu như:

- Số lượng, nhu cầu sản phẩm dự báo

- Số lượng đơn đặt hàng

- Mức sản xuất và dự trữ

- Cấu trúc của sản phẩm

- Danh mục nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận

- Thời điểm sản xuất

- Thời hạn cung ứng hoặc thời gian thi công

Đó là tổng số thời gian cần thiết trong quá trình lắp ráp sản phẩm Vấn

đề đặc biệt quan trọng trong MRP là sự ổn định trong kế hoạch sản xuất ngắn hạn Rất nhiều Công ty quy định khoảng thời gian của lịch trình sản xuất trong khoảng 8 tuần

Khi xác định bảng danh mục NVL của các loại sản phẩm người ta thường thiết kế các loại hoá đơn NVL Trong doanh nghiệp thường dùng 3

loại hoá đơn NVL là hoá đơn theo nhóm bộ phận, chi tiết sản phẩm, hoá

đơn sản phẩm điển hình và hoá đơn cho những NVL bổ sung

- Hoá đơn theo nhóm bộ phận, nhóm chi tiết của sảm phẩm (Modular bills)

- Hoá đơn theo sản phẩm điển hình Để bớt khối lượng công việc trong xây dựng lịch trình sản xuất, người ta phác hoạ một sản phẩm điển hình Đây

là sản phẩm không có thật nhưng rất cần thiét để lập hoá đơn NVL cho những loại hàng phát sinh có liên hệ mật thiết với sản phẩm điển hình gốc này Lập hoá đơn theo sản phẩm điển hình có lợi rất lớn: tiết kiệm được thời gian, công sức và các chi phí có liên quan Trong một số trường hợp, người ta còn lập hoá đơn cho các loại hàng lắp ráp bổ sung Các chi tiết này chỉ cần thiết trong từng trường hợp cụ thể có tính chất cá biệt đối với từng loại sản phẩm chứ không phải sản phẩm nào cũng có

Vì vậy loại chi tiết được ký hiệu và quản lý riêng biệt, thường không

dự trữ chúng

Hồ sơ dự trữ cho biết lượng dự trữ nguyên vật liệu, bộ phận hiện có

Nó dùng đê ghi chép, báo cáo tình trạng của từng loại nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận trong từng thời gian cụ thể Hồ sơ dự trữ cho biết trong nhu cầu,

đơn hàng sẽ tiếp nhận và những thông tin chi tiết khác như người cung ứng,

độ dài thời gian cung ứng và độ lớn lô cung ứng Hồ sơ dự trự NVL, bộ phận cần phải chính xác, do đó đòi hỏi công tác theo dõi, ghi chép thận trọng cụ thể chi tiết Những sai sót trong hồ sơ dự trữ sẽ dẫn đến những sai sót lớn trong MRP

Những yếu tố đầu ra chính là kết quả của MRP cần trả lời được các vấn đề cơ bản sau:

- Cần đặt ra hàng hoá sản xuất những loại linh kiện phụ tùng nào?

- Số lượng bao nhiêu?

- Thời gian khi nào?

Những thông tin này được thể hiện trong các văn bản, tài liệu như lệnh phát đơn đặt hàng kế hoạch, lệnh sản xuất nếu tự gia công, báo cáo

về dự trữ Có nhiều loại tài liệu báo cáo hồ sơ NVL, chi tiết bộ phận dự trữ

Các báo cáo này gồm có báo cáo sơ bộ và báo cáo thứ cấp Báo cáo sơ

bộ liên quan đến hoạch định và kiểm soát sản xuất và dự trữ NVL Những báo cáo chủ yếu là:

- Lệnh phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất nếu tự gia công đối với từng loại NVL, linh kiện

- Đơn hàng phát đi

- Những thay đổi của đơn hàng kế hoạch

* Báo cáo thứ cấp liên quan đến việc kiểm soát và hoạch định kết quả thực hiện trong quá trình sản xuất

- Báo cáo kiểm soát, đánh giá hoạt động của hệ thống dự trữ

- Báo cáo về kế hoạch những trục trặc về chất lượng chậm đơn hàng hoặc cung cấp những bộ phận không đúng yêu cầu

2 Trình tự hoạch định nhu cầu NVL

Xây dựng MRP bắt đầu đi từ lịnh trình sản xuất sản phẩm cuối cùng, sau đó chuyển đổi thành nhu cầu về các bộ phận chi tiết và nguyên liệu cần thiết Trong những giai đoạn khác nhau

Từ sản phẩm cuối cùng xác định nhu cầu dự kiến về các chi tiết, bộ phận ở cấp thấp hơn tuỳ theo cấu trúc của sản phẩm

MRP tính số lượng chi tiết, bộ phận trong từng giai đoạn cho từng loại sản phẩm dự trữ hiện có Và xác định chính xác thời điểm cần phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất đối với từng loại chi tiết, bộ phận đó

MRP tìm cách xác định mối liên hệ giữa lịch trình sản xuất, đơn đặt hàng, lượng tiếp nhận và nhu cầu sản phẩm Mối quan hệ này được phân tích trong khoảng thời gian từ khi một sản phẩm được đưa vào phân xưởng cho

sản phẩm trong một vài ngày ấn định nào đó, cần phải sản xuất các chi tiết, bộ phận hoặc đặt mua NVL, linh kiệm bên ngoài trước một thời hạn nhất định Quá trình xác định MRP được tiến hành theo các bước sau:

Sơ đồ 1: Phân tích kết cấu sảm phẩm

Như trên đã đề cập, phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

được tiến hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc

Nhu cầu độc lập là nhu cầu sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộ phận khách hàng đặt hoặc dùng để thay thế Nhu cầu độc lập được xác định thông qua công tác dự báo hoặc đơn hàng Chất lượng của công tác dự báo kể cả dài hạn, trung hạn và ngắn hạn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tính chính xác của MRP

Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu thứ sinh chúng là những bộ phận, chi tiết, nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm cuối cùng, nhu cầu dự báo, đơn đặt hàng, kế hoạch, dự trữ và lịch trình sản xuất

Để tính tổng nhu cầu phụ thuộc, cần tiến hành phân tích cấu trúc của sảm phẩm Cách phân tích dùng trong MRP là sử dụng kết cấu hình cây của sảm phẩm Mã hàng mục trong kết cấu hình cây tương ứng với từng chi tiết,

bộ phận cấu thành sảm phẩm Chúng được biểu hiện dưới dạng cấp bậc từ trên xuống dưới theo trình tự sản xuất và lắp ráp sảm phẩm Sử dụng kết cấu hình cây có những đặc điểm sau:

- Cấp trong sơ đồ kết cấu: Nguyên tắc chung cấp 0 là cấp ứng với sảm phẩm cuối cùng Cứ mỗi lần phân tích thành phần cấu tạo của bộ phận ta lại chuyển sang một cấp

- Mối liên hệ trong sơ đồ kết cấu: Đó là những đường liên hệ giữa 2 bộ phận trong sơ đồ kết cấu hình cây Bộ phận trên gọi là bộ phận hợp thành và

bộ phận dưới là bộ phận thành phần Mối liên hệ có ghi kèm theo khoảng

thời gian (chu kỳ sản xuất, mua sắm …) và hệ số nhân Số l−ợng các loại chi tiết và mối liên hệ trong sơ đồ thể hiện tính phức tạp của cấu trúc sản phẩm Sản phẩm càng phức tạp thì sổ chi tiết, bộ phận càng nhiều và mối quan hệ giữa chúng càng lớn Để quản lý theo dõi và tính toán chính xác từng loại NVL, cần phải sử dụng máy tính để hệ thống hoá, mã hoá chúng theo sơ đồ cấu trúc thiết kế sản phẩm

Kết quả của phân tích sơ đồ kết cấu sản phẩm cần phản ánh đ−ợc số l−ợng các chi tiết và thời gian thực hiện

Ví dụ: Sản phẩm hoàn chỉnh đ−ợc ghi ở cấp 0 trên đỉnh cây Sau đó là

những bộ phận cần thiết để lắp ráp thành sản phẩm hoàn chỉnh ở cấp 1 Sau

đó mỗi bộ phận này lại đ−ợc cấu tạo từ những chi tiết khác và các chi tiết này

đ−ợc biểu diễn ở bậc cấp 2 Cứ nh− vậy tiếp diễn để hình thành cây cấu trúc sản phẩm

X Cấp 0

Khi phân tích có thể gặp trường hợp một bộ phận, chi tiết có mặt ở nhiều cấp trong kết cấu của sản phẩm Trong trường hợp như vậy ta áp dụng nguyên tắc học cấp thấp nhất

Theo nguyên tắc này tất cả các bộ phận, chi tiết, đó được chuyển về cấp thấp nhấy Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và tạo ra sự dễ dàng trong tính toán Nó cho phép chỉ cần tính nhu cầu của bộ phận, chi tiết đó một lần

và xác định mức dự trữ đối với chi tiết, bộ phận cần sớm nhất chứ không phải với sảm phẩm cuối cùng ở cấp cao nhất

Ví dụ: Sản phẩm cánh cửa thép của Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội được phân cấp như sau :

2.2 Bước 2 Tính tổng nhu cầu

Tổng nhu cầu chính là tổng số lượng dự kiến đối với một loại chi tiết hoặc NVL trong từng giai đoạn mà không tính đến dự trữ hiện có hạơc lượng

sẽ tiếp nhận được Tổng nhu cầu hạng mục cấp 0 lấy ở lịch trình sản xuất

Đối với hạng mục cấp thấp hơn, tổng nhu cầu được tính trực tiếp số lượng phát đơn hàng của hạng mục cấp cao hơn ngay trước nó

Đó là nhu cầu phát sinh do nhu cầu thực tế về một bộ phận hợp thành nào đó đòi hỏi tổng nhu cầu của các bộ phận, chi tiết bằng số lượng đặt hàng

theo kế hoạch của các bộ phận trung gian trước nó nhân với hệ số nhân nếu có

2.3 Bước 3: Tính nhu cầu thực

Nhu cầu thực là tổng số lượng nguyên liệu, chi tiết cần thiết bổ sung trong từng giai đoạn Đại lượng này được tính như sau:

Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu - Dự trữ hiện có + Dự trữ an toàn

Trong trường hợp doanh nghiệp chấp nhận một tỷ lệ phế phẩm theo kế hoạch thì nhu cầu thực cần cộng thêm phần phế phẩm cho phép đó Nhưng

để đơn giản, chúng ta không tính đến yếu tố này

Dự trữ sẵn có là tổng dự trữ đang có ở thời điểm bắt đầu của từng thời

kỳ Dự trữ sẵn có theo kế hoạch là số lượng dự trữ dự kiến có thể sử dụng để thoả mãn nhu cầu của sản xuất … Đó là tổng của dự trữ còn lại từ giai đoạn trước cộng với số lượng sẽ tiếp nhận

Lượng tiếp nhận là tổng số bộ phận, chi tiết đủ đưa vào sản xuất nhưng chưa hoàn thành hoặc là số lượng đặt hàng mong đợi sẽ nhận được tại điểm bắt đầu của mỗi giai đoạn

Đơn hàng phát ra theo kế hoạch là tổng khối lượng dự kiến kế hoạch

đặt hàng trong từng giai đoạn Lệnh đề nghị phản ánh số lượng cần cung cấp hay sản xuất để thoả mãn nhu cầu thực Lệnh đề nghị có thể là đơn đặt hàng

đối với các chi tiết bộ phận ngoài và là lệnh sản xuất nếu chúng được sản xuất tại doanh nghiệp Khối lượng hàng hoá và thời gian của lệnh đề nghị

được xác định trong đơn hàng kế hoạch Tuỳ theo chính sách đặt hàng có thể

đặt theo lô hoặc theo kích cỡ

Đặt hàng theo lô là số lượng hàng đặt bằng với nhu cầu thực Đặt hàng theo kích cỡ là số lượng hàng đặt có thể vượt nhu cầu thực bằng cách nhân với 1 lượng cụ thể hoặc bằng đúng lượng yêu cầu trong thời điểm đó Bất kỳ lượng vượt nào đều được bổ sung vào dự trữ hiện có của giai đoạn tiếp theo

2.4 Bước 4: Xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất

Để cung cấp hoặc sản xuất NVL, chi tiết cần tốn thời gian cho chờ

đợi, chuẩn bị, bỗc dỡ, vận chuyển, sắp xếp hoặc sản xuất Đó là thời gian phân phối hay thời gian cung cấp, sản xuất của mỗi bộ phận

Do đó từ thời điểm cần có sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng

sẽ phải tính ng−ợc lại để xác định khoảng thời gian cần thiết cho từng chi tiết, bộ phận Thời gian phải đặt hàng hoặc tự sản xuất đ−ợc tính bằng cách lấy thời điểm cần có trừ đi khoảng thời gian cung ứng hoặc sản xuất cần thiết

đủ để cung cấp đúng l−ợng hàng yêu cầu Theo ví dụ trên, thời gian cần thiết

để cung cấp hoặc sản xuất các chi tiết bộ phận:

Chi tiết X B C D E F G H I

Tuần 1 3 2 3 2 4 2 1 1

Ta có sơ đồ cấu trúc sảm phẩm theo thời gian:

Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Tuần 6 Tuần 7 Tuần 8

Kết quả của quá trình hoạch định nhu cầu NVL linh kiện đ−ợc thể hiện trong biểu kế hoạch có dạng:

Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8 Hạng mục

Đối với nhu cầu độc lập thường áp dụng phương pháp EOQ để xác

định kích cỡ lô hàng cần mua Tuy nhiên đối với những nhu cầu phụ thuộc vào thì vấn đề trở nên phức tạp hơn do tính đa dạng về chủng loại, số lượng

và thời gian cần thiết của chủng loại, số lượng và thời gian cần thiết của chúng Trong MRP khi mua những NVL dự trữ có nhu cầu phụ thuộc, có rất nhiều cách xác định cỡ lô hàng được áp dụng

Thực tế cho thấy không có một cách nào có ưu điểm nổi trội hơn tất cả các cách khác, vì vậy tuỳ từng trường hợp cụ thể mỗi doanh nghiệp có thể liệu chọn cho mình một chính sách hợp lý Một số cách chủ yếu thường được

sử dụng là mua theo lô, cỡ hoặc mua theo mô hình EOQ hoặc mua theo phương pháp cân đối giai đoạn bộ phận Việc lựa chọn phương pháp xác định

cỡ lô phải căn cứ vào bản chất của nhu cầu về các loại NVL chi tiết, bộ phận mối quan hệ tương hỗ giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho, số loại NVL

1 Mua theo lô

Nguyên tắc cấp hàng theo nhu cầu thực gọi là cấp theo lô Theo phương pháp này là cần bằng nào mua bằng nấy, đúng thời điểm cần, số lượng mua, đặt hàng bên ngoài hoặc tự sản xuất đúng bằng số lượng cần thiết

đảm bảo cung cấp đủ số lượng NVL hoặc chi tiết, bộ phận Có thể minh hoạ

cụ thể qua ví dụ ở phần trên

Cách làm này thích hợp đối với những lô hàng cỡ nhỏ, đặt thường xuyên, lượng dự trữ để cung cấp đúng lúc thấp và không tốn chi phí lưu kho

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sảm phẩm hoặc sảm phẩm có cấu túc phức tạp gồm rất nhiều chi tiết bộ phận thì cần quá nhiều lô đặt hàng khác nhau sẽ mất nhiều chi phí đặt hàng và không thích hợp với những phương tiên chuyên chở đã được tiêu chuẩn hoá

2 Phương pháp đặt hàng cố định theo một số giai đoạn

Để giảm số lần đặt hàng và đơn giản hơn trong theo dõi, ghi chép nguyên vật liệu dự trữ, người ta có thể dùng phương pháp ghép nhóm các nhu cầu thực tế của một số cố định các giai đoạn và một đơn hàng hình thành một chu kỳ đặt hàng

Chẳng hạn muốn cung cấp 2 giai đoạn một lần thì lấy tổng nhu cầu thực hiện của 2 tuần liên tiếp

Thời điểm cần có hàng sẽ bằng thời điểm cần có hàng của thời kỳ đầu tiên trừ đi chu kỳ sản xuất hoặc cung ứng Phương pháp này tiện lợi, đơn giản, nhưng lại khó khăn là đối tượng của đơn hàng rất khác biệt nhau Bởi vậy, để có cỡ lô hợp lý hơn, người ta áp dụng biến dạng của nó theo nhóm các giai đoạn không cố định theo phương pháp thử “đúng sai”

3 Phương pháp cân đối các giai đoạn bộ phận

Thực chất cũng là phương pháp ghép lô, nhưng với chu kỳ không

cố định các giai đoạn Các lô được ghép với nhau trên cơ sở xem xét tổng chi phí dự trữ đạt tới mức thấp nhất có thể được Đây là chính sách cơ lô nếu trong đó lượng đặt hàng và chi phí lưu kho Phương pháp này không cho phép xác định cỡ lô tối ưu nhưng lại là phương pháp có chi phí thấp, do đó

nó là cách tiếp cận được sử dụng phổ biến Phương pháp này cố gắng cân đối giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho Thuật thực hiện là lấy tổng nhu cầu

về NVL hoặc chi tiết, bộ phận trong các giai đoạn liên tiếp cho đến khi có chi phí đặt hàng gần nhất với chi phí lưu kho thành một đơn hàng

Về mặt kinh tế, cỡ lô tối ưu được tính theo công thức sau:

Chi phí đặt hàngEPP =

Chi phí lưu kho 1 đơn vị hàng trong 1 giai đoạn

Thực tế cỡ lô tìm được sau khi ghép các giai đoạn theo nguyên tắc cộng dồn sẽ được lựa chọn khi tổng lượng nhu cầu gần nhất với cỡ tối ưu vừa tính được phương pháp nào tạo ra sự linh hoạt trong hình thành các đơn đặt hàng mà vẫn quan tâm đảm bảo giảm thiểu được chi phí dự trữ Nó cũng làm khoảng cách chênh lệch giữa các cơ lô trong các đơn đặt hàng Tuy nhiên cũng cần nhắc lại là nó không phải là giải pháp tối ưu

4 Phương pháp xác định cỡ lô theo mô hình EOQ

Trong một số trường hợp có thể xác định cỡ lô hàng theo mô hình kinh

điển là lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ) Phương pháp này cho chi phí tối ưu nếu như NVL tương đối đồng nhất Tuy nhiên, trong những trường hợp nhu cầu phụ thuộc ở các cấp của cấu trúc sảm phẩm quá nhiều loại, lại chênh lệch nhau lơn thì áp dụng mô hình này sẽ bất lợi

Đây là phương pháp có nhiều nhược điểm không được áp dụng trong quá trình hoạt động của xí nghiệp

D Đảm bảo sự thích ứng của hệ thống MRP với những thay đổi của môi trường

1 Sự cần thiết đảm bảo MRP thích ứng với môi trường

Phương pháp MRP giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp chủ động trong quản trị điều hành sản xuất nhằm đáp ứng đầy đủ, nhanh, kịp thời nhu cầu trên cơ sở giảm thiểu chi phí sản xuất Để lập MRP cần nhiều thông tin

từ môi trường bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp Hơn nữa MRP chỉ phát huy tác dụng khi những thông tin đầu vào chính xác phản ánh đúng tình hình thực tế của môi trường kinh doanh bên ngoài và bên trong doanh nghiệp Bất

kỳ một sự thay đổi sẽ dẫn đến MRP không còn chính xác Vì vậy, nó đòi hỏi phải thường xuyên cập nhật thông tin

Những thay đổi chủ yếu của môi trường dẫn đến thay đổi khả năng ứng dụng thực tế của MRP gồm:

- Nhu cầu thường xuyên thay đổi làm cho những số liệu dự báo tương lai phải được điều chỉnh và cập nhật

- Đơn đặt hàng từ phía khách hàng cũng thường xuyên được bổ sung hoặc xóa bỏ

- Sự cải tiến, thay đổi của thiết kế sảm phẩm để thoả mãn nhu cầu ngày càng cao về chất lượng dẫn đến sự thay đổi về các chi tiết bộ phận sử dụng và lượng dự trữ

- Những trục trặc trong hệ thống sản xuất như hư hỏng máy móc, thiết

bị, thay đổi tiến độ sản xuất và thời hạn giao hàng, cũng làm thay đổi kế hoạch nhu cầu NVL

- Bản thân hệ thống MRP có khả năng hoạch định lại một cách nhanh chóng, chính xác khi có những thay đổi xảy ra nhờ sử dụng hệ thống máy

Do đó, hệ thống MRP phải được cập nhật với những thông tin mới, đồng thời, cũng phải bảo đảm sự ổn định tương đối cho các hoạt

động sản xuất trong môi trường luôn biến động

2 Các kỹ thuật đảm bảo MRP thích ứng với những thay đổi của môi trường

Các biện pháp và kỹ thuật cơ bản nhằm đảm bảo cho hệ thống MRP không bị lạc hậu, luôn luôn bám sát và phản ánh đúng tình hình hiện tại gồm

có phát hiện tìm hiểu nguyên nhân, hạch toán theo chu kỳ, cập nhật

3 Phát hiện, tìm hiểu nguyên nhân

Kế hoạch NVL có thể bị phá vỡ do rất nhiều nguyên nhân khác nhau Giữa các cấp trong cấu trúc của sảm phẩm có mối quan hệ đáp ứng thoả mãn nhu cầu về NVL, chi tiết rất chặt chẽ cả về mặt số lượng và thời gian cung cấp Sự thay đổi của một loạt NVL, bộ phận ở một cấp có thể dẫn tới phá vỡ các hợp đồng cung cấp sảm phẩm Vì vậy việc tìm kiếm, phát hiện các bộ phận gốc gây ra sự phá vỡ đó để điều chỉnh kịp thời là một trong những biện pháp đảm bảo cho hệ thống MRP thích ứng với những thay đổi của môi trường Người ta nghiên cứu, xem xét mối quan hệ từng cấp giữa các bộ phận

và tình trạng về mặt thời gian trong cấu trúc sảm phẩm, phát hiện những bộ phận nhạy cảm nhất, dễ xảy ra thay đổi để chủ động dự kiến trước và có những biện pháp phòng ngừa, điều chỉnh, bổ sung làm cho hệ thống MRP luôn hoạt động tốt

4 Hạch toán theo chu kỳ

Đó là việc tính toán lượng dự trưc sẵn có trong những khoảng thời gian thường kỳ để thấy được lượng dự trữ trong MRP Hạch toán theo chu kỳ đảm bảo rằng dự trữ sẵn có tương ứng với lượng dự trữ ghi trong MRP Nhờ có hạch toán chu kỳ, các bộ phận được hạch toán bao gồm việc loại trừ phể phẩm tại mỗi giai đoạn sản xuất và bảo quản trên cơ sở thường kỳ, các bộ phận được hạch toán bao gồm việc loại trừ phế phẩm hay mỗi giai đoạn sản

xuất và bảo quản trên cơ sở thường kỳ Do đó MRP được cập nhật hàng tuần hàng ngày, phản ánh được những tính toán dự trữ thực tế Thông tin cập nhật cho biết được sự thiếu hụt hoặc dư thừa của từng loại bộ phận, nhờ

đó điều chỉnh được kế hoạch tiến độ sản xuất cho thích hợp Nhờ việc tính toán và nắm chính xác hồ sơ dự trữ trong quá trình MRP sẽ góp phần đảm bảo thực hiện đúng tiến độ sản xuất, phân phối và khai thác sử dụng có hiệu quả hơn máy móc thiết bị và lao động

5 Cập nhật thông tin

Khi có những công việc mới thì MRP phải được đổi mới Sự thay đổi xảy ra trong lịch trình sản xuất, hồ sơ dự trữ hoặc kết cấu sảm phẩm Khi có

sự thay đổi về thiết kế sảm phẩm

Có hai cách tiếp cận là cập nhật thường kỳ (hệ thóng tái tạo) và cập nhật liên tục Chúng khác nhau ở tần số cập nhật, đổi mới thông tin

Cập nhật thường kỳ phù hợp với hệ thống sản xuất theo loạt Phương pháp cập nhật thường kỳ xử lý lại toàn bộ các thông tin và tái tạo lại toàn bộ MRP từ thời kỳ đầu cho đến thời kỳ cuối cùng Nó thu thập và xử lý tất cả những thay đổi xảy ra trong một khoảng thời gian và thường xuyên đổi mới

hệ thống Sử dụng những thông tin đó để điều chỉnh kế hoạch sản xuất

Hệ thống cập nhật liên tục, chỉ xử lý lại những bộ phận của kế hoạch

đã lập trực tiếp bị ảnh hưởng bởi những thay đổi về thông tin Phương pháp này chỉ chú ý đến những yếu tố làm thay đổi hoặc gây rối loạn cho hệ thống hoạch định nhu cầu và sản xuất, còn những yếu tố khác được cho là thứ yếu

Do đó cần tập hợp, đánh giá phân loại thông tin theo mức độ tác động và tính phổ biến của chúng Kế hoạch sản xuất cơ sở được thay đổi để phù hợp với những thay đổi đang xảy ra Khi có một thay đổi xảy ra, nó được thông báo

và sử dụng ngay để hoàn thiện hệ thống Hệ thống tái tạo rất phù hợp với những doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất tương đối ổn định, còn hệ thống

đổi mới liên tục phù hợp với những doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất thay

đổi thường xuyên

Nh−ợc điểm của hệ thống tái tạo là có nhiều thông tin bị lạc hậu nh−ng chi phí lại nhỏ và có thể những nguyên nhân gây ra sự thay đổi trong cùng một thời kỳ tự triệt tiêu lẫn nhau, không mất sức lực và thời gian

để thay đổi hệ thống

Nh−ợc điểm của hệ thống thay đổi liên tục là chi phí cao và có rất nhiều những thay đổi nhỏ không dẫn đến làm thay đổi hệ thống Ưu điểm chủ yếu là liên tục có đ−ợc những thông tin để thay đổi hệ thống

6 Thiết lập khoảng thời gian bảo vệ

Thực chất đó là xác định một khoảng thời gian phải giữ ổn định không

có sự thay đổi MRP, nhằm ổn định hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu Sự ổn định của hệ thống MRP thu đ−ợc nhờ có khoảng thời gian bảo vệ Chẳng hạn doanh nghiệp xác định trong khoảng thời gian 4 tuần, 8 tuần không có sự thay đổi Đây có thể coi nh− những hàng rào chắn về mặt thời gian để đảm bảo sản xuất ổn định Sau khoảng thời gian đó mới cho phép có

sự thay đổi trong hệ thống MRP Trong khoảng thời gian này, khi có sự thay

đổi một loại hàng nào đó sẽ dùng một bộ phận có sẵn và nhờ đó kế hoạch sản xuất không thay đổi

Trên đây là một số lý luận chung, cơ bản về hoạch định nhu cầu NVL trong doanh nghiệp Tuy nhiên trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng một chuẩn mực cho việc hoạch định nhu cầu NVL theo lý thuyết, mà nó biến đổi linh hoạt tuỳ từng doanh nghiệp

Dựa vào quy mô doanh nghiệp, số l−ợng sảm phẩm, mức độ sản xuất, khả năng cung ứng … mà mỗi doanh nghiệp sẽ chọn lọc và áp dụng thực hiện những chiến l−ợc hoạch định phù hợp nhất, hiệu quả nhất và tạo tính đồng bộ nhất

Do đó ta chuyển sang phần II để nghiên cứu một cách chi tiết, cụ thể

về một doanh nghiệp sản xuất đã khá thành công trong việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh

Phần II

Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội

I.Đặc điểm tình hình chung về cơ quan thực tập

Tên cơ quan : Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội trực thuộc Công ty vật liệu xây dựng và lâm sản – Bộ thương mại

1 Qúa trình hình thành và phát triển

Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội – Công ty vật liệu xây dựng và lâm sản – Bộ thương mại là một trong những doanh nghiệp nằm trong hệ thống doanh nghiệp nhà nước Được thành lập theo quyết định số 0581 TM/TCCB ngày 11/12/1981 Trước đây xí nghiệp mang tên là xí nghiệp vật liệu xây dựng III thuộc Công ty vật liệu xây dựng và lâm sản Hà Nội

Xí nghiệp có nhiêm vụ chuyên kinh doanh các mặt hàng vật liệu như :

xi măng, sắt thép, giấy dầu (đa chủng loại ), đồng thời còn làm đại lý

ký gửi cho tất cả các thành phần kinh tế

Cùng với sự phát triển của đất nước, nhằm đáp ứng được nhu cầu của thị trường cũng như sự tồn tại của xí nghiệp Năm 1999 Xí nghiệp thành lập thêm xưởng sản xuất lấy tên là xưởng cán thép Quang Trung, đông thời Xí nghiệp được đổi tên theo quyết định số 0582 TM/TCCB ngày 08/02/1999 của Bộ thương mại với tên gọi: X í nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội (viết tắt là XN thép và VLXD)

Xí nghiệp nằm trong hệ thống của Công ty vật liệu xây dựng và lâm sản Vì vậy xí nghiệp xí nghiệp là đơn vị thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc trong tổng thể hạch toán của Công ty

Xí nghiệp được bổ sung con dấu riêng theo thể thức Nhà Nước quy định

Xí nghiệp có tài khoản tại ngân hàng: Mã số 6640442

Trụ sở của Xí nghiệp : Số 463 phố Minh Khai – Phường Vĩnh Tuy –

Quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội

Xưởng cán thép Quang Trung đặt tại phường Phương Liệt – Quận

Thanh Xuân – Thành phố Hà Nội

cắt phôi

Phân xưởng cắt nấc đóng gói

Phân xưởng gián tiếp

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp

Quan hệ ngang hàng và phối hợp thực hiện Mô hình bộ máy của xí nghiệp được hình thành gam có 3 phòng nghiệp

vụ tham mưu cho giám đốc (như sơ đồ)

Các phân xửơng chính boa gam 4 phân xưởng và một khối gián tiếp như: Ban bảo vệ xí nghiệp, tổ điện nước

Giám đốc: là người quyết định việc điều hành hoạt động sản xuất

kinh doanh của xí nghiệp theo đúng chế độ pháp luật mà Nhà Nước quy định

và đại hội công nhân viên chức, là người chịu trách nhiệm trước Nhà Nước

và tập thể lao động về kết quả kinh doanh của Xí nghiệp

Trong mối quan hệ tổng thể toàn Xí nghiệp, giams đốc là người chỉ

đạo trực tiếp các phòng ban, là người có quyết định cuối cùng đối với các vấn đề có liên quan tới trách nhiệm, quyền hạn của toàn Xí nghiệp Đồng thời Giám đốc có quyền điều hành, sắp xếp cán bộ dưới sự phối hợp của các phòng nghiệp vụ

Phòng tổng hợp: Có trách nhiệm quản lý về mặt nhân sự và bảo vệ an

ninh cho toàn Xí nghiệp, tham mưu cho lãnh đạo và định ra đường lối xắp xếp, phân phối lao động một cách hợp lý Xây dựng kế hoạch cán bộ quản lý

và cán bộ khoa học kỹ thuật trong toàn bộ Xí nghiệp tại mọi thời điểm cho Giám đốc xây dựng chế độ lương thưởng, bảo hiểm xã hội

Hoạch định một cách tổng thể các vấn đề liên quan tới Xí nghiệp, đưa

ra các phương án giải quyết có sự tham khảo của các phòng chức năng khác, sau đó trình lên Giám đốc xin duyệt

Phòng kế hoạch: Có trách nhiệm theo dõi các công đoạn sản xuất

tại phân xưởng và ra kế hoạch sản xuất trình lên Giám đốc Trước hết là bám sát từng công đoạn trong quá trình sản xuất, đó là trách nhiệm cuả bộ phận chuyên trách sản xuất có nhiệm vụ kiểm tra giám sát, đôn đốc việc sản xuất

Bộ phận kế hoạch: chuyên về lập, đưa ra các kế hoạch sản xuát, như

về khả năng sản xuất, số sản phẩm cần đạt chỉ tiêu…

Ghi chú : Quan hệ chỉ đaon trực tiếp

Quan hệ ngang hàng phối hợp thực hiện

Phòng vật tư kỹ thuật: Phụ trách vấn đề trang thiết bị kỹ thuật,

hoạch , phối hợp với phòng kế hoạch đề xuất kiến nghị về kế hoạch thay thế, bảo dưỡng máy móc thiết bị phụ tùng cho quá trình sản xuất

Nhân viên hoạch định 2

Nhân viên giám sát 2

Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo trực tiếp

Quan hệ ngang hàng phối hợp thực hiện

Phòng kế toán: Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có nhiệm vụ

hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh trong kế toán thống kê, lưu trữ cung cấp các số liệu thông tin chính xác kịp thời, đầy đủ về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp tại mọi thời điểm cho Giám đốc và các bộ phận có liên quan Phòng kế toán gam 6 người, đứng đầu là kế toán trưởng chỉ đạo hoạt động của kế toán viên trong phòng kế toán

Kế toán trưởng: có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng kế toán , hướng dẫn hạch toán chỉ đạo hoạt động của kế toán viên trong phòng kế toán , giúp Giám đốc công ty ký kết hợp đồng kinh tế, các chỉ thị về kế toán đều do kế trưởng thông qua Ngoài ra kế toán trưởng còn

có nhiệm vụ báo cáo tài chính và thm mưu chính sách Xí nghiệp cho Giám

đốc

Công tác kế toán ở Xí nghiệp được thực hiện theo thể thức báo số về Công ty Tại phòng kế toán, bộ máy kế toán thực hiện từ khâu nhập chứng từ phân xưởng , xử lý chứng từ đó cho đến khâu ghi sổ và lập báo cáo kế toán

Trưởng phòng kỹ thuật

vật tư

Nhân viên thiết kế Nhân viên giám sát

toán mới ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính

Về hình thức thanh toán, Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán nhât ký chứng từ Đay là hình thức lãnh đạo Xí nghiệp đã thực hiện trong nhiều năm

Trong phần chuyên đề, người viết có đi sâu vào phần nguyên vật liệu nên chúng ta cần xem xét sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu đang áp dụng tại

Xí nghiệp

Và cũng từ sơ đồ đó ta thấy được mối quan hệ giữa công tác tổ chức

kế toán có nhiện vụ rất quan trọng không chỉ với công việc hạch toán kế toán

độc lập mà còn nằn trong tổng thể mối quan hệ với các phòng chức năng khác

Chøng tõ gèc vµ b¶ng ph©n bæ vËt liÖu

B¶ng kª tæng hîp nhËp xuÊt tån vËt liÖu

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối ngày

Đối chiếu kiểm tra

3 Nhiệm vụ sản xuất

Xí nghiệp có nhiệm vụ chính là sản xuất các loại thép đáp ứng cho nhu cầu nội địa

Với nhiệm vụ đó, Xí nghiệp có mạng lưới tiêu thụ sản phẩm rộng khắp nước Biểu hiện là Xí nghiệp đã liên hệ chào hàng (tiếp thị) và ký được hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, cung cấp vật tư rộng khắp nước

Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nộiưởng sản xuất của Xí nghiệp có hơn 300 công nhân lao động (cả trực tiếp và gián tiếp ), cùng phối hợp sản xuất dưới phân xưởng cũng như đợc chia ra làm 5

tổ sản xuất theo từng bước công nghệ, ở mỗi bước công nghệ lại có các quy trình nhỏ lẻ khác nhau tạo nên một mạng lới đặc trưng của doanh nghiệp sản xuất thép Các sản phảm cuối cùng có được đánh giá

là tốt hay không còn tuỳ thuộc vào người tiêu dùng và các điều kiện sử dụng , nhưng một công nghệ tốt là điều kiện đảm bảo cho sản xuất tốt Các bước công nghệ của Xí nghiệp được sắp xếp một cách hợp lý nên

có thể tận dụng một cách tối đa sức lao động cũng như nguyên vật liệu

Với tinh thần dám nghĩ dám làm, dám chiu trách nhiệm, lãnh đạo Xí nghiệp đã từng bước tháo gỡ những khó khăn Cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp vừa học vừa làm kết hợp với kinh nghiệm Xí nghiệp

đã từng bước trang bị thêm máy móc thiết bị, công nghệ, đàu tư xây dựng kế hoạch phương án tiêu thụ, mua nguyên vật liệu Đội ngũ công nhân viên tay nghề dần được nâng cao và ngày càng hoàn thiện

Lãnh đạo Xí nghiệp luôn cố gắng tìm hiểuhu cầu tiêu dùnh của thị trường và đưa vào sản xuất những sản phẩm được thị trường chấp nhận , kiên trì củng cố thị trường truyền thống, từng bước mở rộng thị trường mới, mở thêm nhiều đại lý bán hàng và giói thiệu sản phẩm ở khắp các thị trường Do vậy mà tình hình snr xuất của Xí nghiệp cũng

đi vào thế dự định và có chiều hướng phát triển toàn diện

Cụ thể việc mua nguyên vật liệu: Xí nghiệp xây dựng kế hoạch chỉ đạo linh hoạt, thu mua vật tư với phương châm đâu có vật tư rẻ, có chát