Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và pháttriển phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệuquả Để làm được điều đó, các doanh nghiệp phải luôn cải tiến và nâng caochất lượng sản phẩm, tiết kiệm các yếu tố đầu vào, hạ giá thành sản phẩm.Do đó việc hoạch định nhu cầu và khả năng cung ứng nguyên vật liệu đượccoi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loai sản phẩm khácnhau và có xu thế ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình Để sảnxuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi một số lượng các chi tiết, bộ phận vànguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau Hơn nữa lượngnguyên vật liệu cần sử dụng vào nhưngc thời điểm khác nhau thường xuyênthay đổi.

Vì thế nên việc quản lý tốt nguồn vật tư đảm bảo cho quá trình sảnxuất diễn ra nhịp nhàng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thờiđiểm Tổ chức hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp kịp thời,chính xác cho các nhà quản lý và các bộ phận chức năng trong doanhnghiệp Để từ đó có thể đưa ra phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả Nội dung của quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là vấn đề có tínhchất chiến lược, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình sảnxuất kinh doanh của mình.

Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội là một đơn vị kinh doanh,sản xuất lớn, chủng loại đa dạng Chính vì vậy mà việc hoạch định nhu cầunguyên vật liệu taị Xí nghiệp rất được chú trọng, và là một bộ phận khôngthể thiếu trong toàn thể công tác quản lý của Xí nghiệp.

Với nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp cho Xí nghiệp còn hạn chếnên việc hoạch định chiến lược hoạt động sản xuất kinh doanh là rất quantrọng và cần thiết.

Bởi vì chiến lược hoạt động tối ưu là chiến lược làm cho tổng chi phínhỏ nhất, khả năng quay vòng vốn nhanh nhất và lợi nhuận cao nhất.

Do vậy, hoạch định tốt chiến lược sẽ góp phần quan trọng thực hiệnviệc nâng cao khả năng hoạt động, hiệu quả sử dụng vốn của Xí nghiệp mộtcách tối ưu nhất.

Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp, nhận thấy được tầm quantrọng của công tác hoạch định chiến lược, em đi sâu vào nghiên cứu đề tài:

“Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây

dựng Hà Nội" Với mục đích là nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng của

nguyên vật liệu đối với một doanh nghiệp sản xuất.

Nội dung cuả chuyên đề ngoài phần mở đầu, được chia làm 3 phần:Phần I : Những vấn dề lý luận cơ bản về hoạch định nhu cầu nguyên

vật liệu trong doanh nghiệp.

Phần II : Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại

Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội

Phần III : Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu tại Xí nghiệp.

Những giải pháp chiến lược trong thời gian tới.

Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề, em đã nhận được sự giúp đỡthường xuyên, tận tình của thầy Phan Huy Đường và của các cô chú trongphòng kế toán cũng như các phòng nghiệp vụ khác.

Tuy nhiên do trình độ và thời gian có hạn nên bản chuyên đề nàykhông tránh khỏi những thiếu xót Em mong nhận được sự giúp đỡ của thầyĐường cùng toàn thể các cô chú trong phòng kế toán để bản chuyên đề thêmphong phú về lý luận và thiết thực hơn với thực tiễn.

2 Ý nghĩa và yêu cầu quản lý NVL.

2.1 Ý nghĩa

Như ta đã biết, chi phí NVL và ĐTLĐ sử dụng trong sản xuất NVLthường chiếm một tỷ lệ lớn (60 - 80%) trong chi phí sản xuất và giá thànhsản phẩm.

Thực hiện giảm chi phí NVL sẽ làm tốc độ vốn lưu động quay nhanhhơn và tạo điều kiện quan trọng để hạ giá thành sản phẩm Do vậy, mỗi côngđoạn từ việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sửdụng NVL đều trực tiếp tác động đến chu trình luôn chuyển vốn lưu độngcủa doanh nghiệp.

Tổ chức tốt công tác hoạch định, nhiệm vụ và kế hoạch cung ứngNVL là điều kiện không thể thiếu, cung cấp kịp thời, đồng bộ NVL cho quátrình sản xuất, là cơ sở để sử dụng và dự trữ NVL hợp lý Tiết kiệm ngănngừa hiện tượng tiêu hao, mất mát, lãng phí NVL Trong tất cả các khâu củaquá trình sản xuất kinh doanh.

Trong quá trình kinh doanh chiến lược NVL thì việc tồn tại NVL dựtrữ là những bước đệm cần thiết đảm bảo cho quá trình hoạt động liên tụccủa doanh nghiệp, các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường không thểtiến hành sản xuất kinh doanh đến đâu thì mua NVL đến đó mà cần phải cóNVL dự trữ NVL dự trữ không trực tiếp tạo ta lợi nhuận nhưng lại có vaitrò rất lớn để cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục Do vậynếu doanh nghiệp dự trữ quá lớn sẽ tốn kém chi phí, ứ đọng vốn Nếu dự trữquá ít sẽ làm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn, gây ra hàngloạt các hậu quả tiếp theo.

Nguyên vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanhnghiệp, thường xuyên luân chuyển trong quá trình kinh doanh.

Quản trị và sử dụng hợp lý chúng có ảnh hưởng rất quan trọng đếnviệc hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp.

Mặc dù hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh đều là hệ quả củanhiều yếu tố chứ không phải chỉ do quản trị, hoạch định NVL Nhưng cũngcần thấy rằng sự bất lực của một số doanh nghiệp trong việc hoạch định và

kiểm soát chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu là một nguyên nhân dẫn đếnthiệt hại cuối cùng của họ.

2.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.

Do đặc điểm, ý nghĩa của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanhđòi hỏi công tác quản lý cần phải thực hiện chặt chẽ ở các khâu sau:

a Khâu thu mua: Quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủngloại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thờigian phù hợp với kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ cácphương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật tư,tránh hư hỏng mất mát, hao hụt, bảo đảm an toàn.

c Khâu sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mứcdự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm,tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp Tổ chức tốt công tác hoạch định,phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng trong quá trình sản xuất kinhdoanh.

d Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa,tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanhbình thường không bị ngừng trệ do việc cung cấp hoặc mua NVL không kịpthời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ NVL quá nhiều Kết hợphài hoà công tác hoạch định với kiểm tra, kiểm kê thường xuyên, đối chiếunhập - xuất - tồn.

Bảng số 1: Lịch trình sản xuất

Để có thể hoạch định được chiến lược NVL trong doanh nghiệp, taphải hiểu công tác kế toán NVL thông qua việc phân loại và đánh giá NVL.

3 Phân loại - đánh giá NVL3.1 Phân loại NVL

Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải sửdụng nhiều loại NVL khác nhau Chúng có vai trò, công dụng, tính chất lýhoá rất khác nhau, và biến động liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh.Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán NVL, đảm bảo sử dụng có hiệuquả NVL trong sản xuất kinh doanh, cần phải phân loại NVL Tuỳ theo nộidung kinh tế và chức năng của NVL mà chúng được phân chia thành các loạikhác nhau Nhìn chung trong doanh nghiệp NVL được chia thành các loạisau:

+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanhnghiệp và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sảm phẩmmới.

VD: Sắt, thép trong công nghiệp cơ khí Gạch ngói xi măng trong xâydựng cơ bản Hạt giống, phân bón trong nông nghiệp.

Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào NVL chính như: bànđạp, khung xe đạp … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xâydựng cơ bản.

+ Nguyên vật liệu phụ: Là đối tượng lao động nhưng không phải là cơsở vật chất chủ yếu hình thành nê thực thể sảm phẩm, mà chỉ có tác dụngphụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sảm phẩm như: làm tăng chất lượngNVL chính, tăng chất lượng sảm phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý,phục vụ sản xuất.

VD: Dầu mỏ bôi trơn máy trong sản xuất …

+ Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sảnxuất, kinh doanh như: xăng, dầu, hơi đốt, chất khí, than củi …

+ Phụ tùng thay thế, sửa chữa như: Những chi tiết, phụ tùng, máymóc, thiết bị phục vụ cho quá trình sửa chữa hoặc thay thế những bộ phận,chi tiết máy móc thiết bị.

VD: Vòng bi, vòng đệm, xăm lốp.

+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Các loại thiết bị, phương tiện sử dụngtrong xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp và không cần lắp như: công cụ,khí cụ và vật liệu kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản:thông gió, chiếu sáng, toả nhiệt …).

+ Nguyên vật liệu khác: Là các loại NVL loại ra khỏi quá trình sảnxuất, chế tạo sản phẩm hoặc là phế liệu thu nhập thu hồi trong quá trìnhthanh lý TSCĐ và các loại NVL khác chưa đề cập đến trong các loại kể trên.

Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ NVL cần phải biết cụ thểvà đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ NVL Trong hoạtđộng sản xuất kinh doanh Do vậy, doanh nghiệp cần phải phân chia mộtcách chi tiết hơn theo tính năng lý hoá học, theo quy cách, phẩm chất NVL.Doanh nghiệp phân chia NVL trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểmNVL Tuỳ theo số liệu của từng thứ, từng nhóm, từng loại NVL mà xâydựng mã số cho nó, có thể gồm 1, 2, 3 hoặc 4 thứ số …

Số điểm danh NVL

Loại: NVL chínhKý hiệu: 1521

cách NVL

Đơn vịtính

Đơn giáhạch toán

GhichúNhóm Danh điểm NVL

1521-01 1521-01-01 Thép tròn 6 60 m/m Kg 60.0001521-01-02

……… 1521-02-01………1521-02-99

+ Nếu dưới 10 nhóm thì dùng 1 chữ số (từ 1 đến 9)+ Nếu dưới 100 nhóm thì dùng 2 chữ số (từ 01 đến 99)

Các chữ số dùng để chỉ thứ NVL là số thứ tự liên tục sắp xếp theo quycách, cỡ loại của các thứ nguyên vật liệu trong nhóm.

+ Nếu dưới 1000 nhóm thì dùng 3 chữ số (từ 001 đến 999)

Khi lập sổ điểm danh NVL, sau mỗi loại, mỗi nhóm cần phải dự trữmột số hiệu để sử dụng cho các thứ hoặc loại NVL mới thuộc nhóm đó xuấthiện sau này Số điểm danh NVL có tác dụng rất lớn trong công tác trongviệc đưa tin học vào hoạt động hoạch định chiến lược ở đơn vị

3.2 Đánh giá NVL

Đánh giá chi tiết, cụ thể NVL là nhiệm vụ cơ bản của công tác kếtoán Trong phạm vi chuyên đề này người viết chỉ đánh giá NVL một cáchtổng quát.

- Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nótheo những nguyên tắc nhất định: (nguyên tắc giá phí thực tế, nhất quán,công khai, thận trọng …)

a Đánh giá NVL theo giá thực tế

* Giá thực tế NVL nhập kho:

- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.- Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp+ Với NVL mua ngoài

+ Với NVL tự sản xuất

+ Với NVL thuê ngoài gia công chế biến

+ Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị, cá nhân tham gia liêndoanh.

Giá thực tếNVL tồnđầu kỳ

Giá thực tếNVL nhậptrong kỳ =

Giá thực tếNVL xuấttrong kỳ +

Giá thực tếNVL tồncuối kỳ* Phương pháp giá đơn vị bình quân

- Cả kỳ dự trữ- Cuối kỳ trước- Sau mỗi lần nhập

* Phương pháp nhập trước, xuất trước (Fifo)* Phương pháp nhập sau, xuất trước (Lifo)* Phương pháp trực tiếp

b Đánh giá NVL theo giá hạch toánGiá hạch toán vật

tư nhập (xuất) =

Số lượng vật tưnhập (xuất) x

Đơn giáhạch toán

Từ đó mà kế toán có thể tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, tổchức ghi chép phản ánh, vận chuyển, tình hình nhập - xuất - tồn Tính giáthành NVL thực tế đã thu mua về các mặt hàng: số lượng, chủng loại, giá cũ,thời hạn … nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại NVL.

Áp dụng đúng các phương pháp và kỹ thuật hạch toán NVL, mở sổthẻ kho kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán NVL đúng chế độ, đúng phươngpháp quy định kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụngNVL Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị NVL đã tiêu hao vàsử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Tham gia kiểm kê, đánh giá lại NVL theo đúng chế độ Nhà nước quyđịnh.

A Phương pháp MRP

1 Khái niệm

Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loại sản phẩm khácnhau và có xu thể ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình Để sảnxuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lượng chi tiết, bộ phận vàNVL rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau Hơn nữa, lượng nguyên vậtliệu cần sử dụng vào những thời điểm khác nhau và thường xuyên thay đổi.Vì vậy, tổng số danh mục các loại vật tư, nguyên liệu và chi tiết bộ phận màdoanh nghiệp quản lý rất nhiều và phức tạp, đòi hỏi phải cập nhật thườngxuyên Quản lý tốt nguồn vật tư, nguyên vật liệu này góp phần quan trọnggiảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sảm phẩm Lập kế hoạch chính xácnhu cầu nguyên liệu, đúng khối lượng và thời điểm yêu cầu là cơ sở quantrọng để dự trữ lượng nguyên vật liệu ở mức thấp nhất, nhưng lại là một vấnđề không đơn giản Các mô hình quản trị hàng dự trữ chủ yếu là giữ chomức dự trữ ổn định mà không tính tới những mối quan hệ phụ thuộc vớinhau giữa nguyên vật liệu, các chi tiết bộ phận trong cấu thành sảm phẩm,đòi hỏi phải đáp ứng sẵn sàng vào những thời điểm khác nhau Cách quản lýnày thường làm tăng chi phí Để đảm bảo yêu cầu nâng cao hiệu quả củahiệu quả sản xuất kinh doanh, giảm thiểu chi phí dự trữ trong quá trình sảnxuất, cung cấp những loại nguyên vật liệu, linh kiện đúng thời điểm khi cónhu cầu người ta đưa ra phương pháp hoạch định nhu cầu NVL Hoạch địnhnhu cầu NVL là một nội dung cơ bản của quản trị sản xuất, được xây dựngtrên cơ sở trợ giúp của kỹ thuật máy tính được phát hiện và đưa vào sử dụnglần đầu tiên ở Mỹ vào những năm 70 Cách tiếp cận MRP là xác định lượngdự trữ nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận là nhỏ nhất, không cần dự trữ nhiềunhưng khi cần sản xuất là có ngay Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch hếtsức chính xác, chặt chẽ đối với từng loại vật tư, đối với từng chi tiết và từngnguyên liệu Người ra sử dụng kỹ thuật máy tính để duy trì đơn đặt hàng

hoặc lịch sản xuất nguyên vật liệu dự trữ sao cho đúng thời điểm cần thiết.Nhờ sự mở rộng ứng dụng máy tính vào hoạt động quản lý sản xuất, phươngpháp MRP đã giúp cho các doanh nghiệp thực hiện được công tác lập kếhoạch hết sức chính xác, chặt chẽ và theo dõi các loại vật tư, nguyên vật liệuchính xác, nhanh chóng và thuận tiện hơn, giảm nhẹ các công việc tính toánhàng ngày và cập nhật thông tin thường xuyên, đảm bảo cung cấp đúng sốlượng và thời điểm cần đáp ứng Phương pháp hoạch định nhu cầu vật tư tỏra rất có hiệu quả, vì vậy nó không ngừng được hoàn thiện và mở rộng ứngdụng sang các lĩnh vực khác của doanh nghiệp.

Lúc đầu nó được gọi là MRP1 vì chủ yếu ứng dụng trong việc xácđịnh lượng dự trữ nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nhưng ngày naynó được mở rộng sang các lĩnh vực tài chính, marketing và gọi là hệ thốnghoạch định nhu cầu các nguồn lực (MRP II).

MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầunguyên liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trênviệc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầuphụ thuộc.

Nó được thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi:

- Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu, chi tiết, bộ phận gì?- Cần bao nhiêu?

- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?

- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?- Khi nào nhận được hàng?

Kết quả thu được là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại nguyên vậtliệu, chi tiết, bộ phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng đúng thờiđiểm cần thiết Hệ thống kế hoạch này thường xuyên được cập nhật những

dữ liệu cần thiết cho thích hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp và sự biến động của môi trường bên ngoài.

2 Mục tiêu của MRP (Modular Resources and Process – Hệ thốnghoạch định và xây dựng lịch trình về nhu cầu các nguồn lực)

Sự phát triển và đưa vào ứng dụng rộng rãi phương pháp hoạch địnhcác nguồn lực trong doanh nghiệp thể hiện ý nghĩa quan trọng của nó trongthực tế Vai trò của MRP thể hiện trong những mục tiêu mà hệ thống MRPnhằm đạt tới Những mục tiêu chủ yếu của hoạch định nhu cầu các nguồnlực đặt ra là:

- Giảm thiểu lượng dự trữ nguyên vật liệu.

- Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng MRP xác định mứcdự trữ hợp lý, đúng thời điểm, giảm thời gian chờ đợi và những trở ngại chosản xuất.

- Tạo sự thoả mãn và niềm tin tưởng cho khách hàng.

- Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ thống nhất vớinhau, phát huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp.

- Tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.

3 Các yêu cầu trong ứng dụng MRP

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, đem lại lợi ích rất lớn trong việcgiảm mức dự trữ trong quá trình chế biến mà vẫn duy trì, đảm bảo đầy đủnhu cầu vật tư tại mọi thời điểm khi cần và là phương tiện để phân bổ thờigian sản xuất hoặc đặt hàng Những lợi ích này của MRP phục vụ rất lớn vàoviệc khai thác sử dụng máy tính trong quá trình lưu trữ, thu thập, xử lý vàcập nhật thường xuyên các dữ liệu về nguyên vật liệu Để MRP có hiệu quả,cần thực hiện những yêu cầu sau:

- Có đủ hệ thống máy tính và chương trình phần mềm để tính toán vàlưu trữ thông tin.

- Chuẩn bị đội ngũ cán bộ, quản lý có khả năng và trình độ về sử dụngmáy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MRP.

- Đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật thông tin mới trong:+ Lịch trình sản xuất

+ Hoá đơn nguyên vật liệu + Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu

- Đảm bảo đầy đủ và lưu giữ hồ sơ dữ liệu cần thiết

B Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

1 Những yếu tố cơ bản của hệ thống MRP

1.1 Toàn bộ quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu có thể biểuhiện bằng sơ đồ sau:

sản xuất

Hồ sơ hoá đơn NVL

Hồ sơ NVL dự trữ

Những thay đổi

Lịch đặt hàng theo kế hoạchXoá bỏ đơn hàng

Báo cáo nhu cầu NVL hàng ngày

Báo cáo về kế hoạch

Báo cáo đơn hàng thực hiện

Các nghiệp vụ dự trữĐơn hàng

Dự báo

Thiết kế sự thay đổiDự báo

Tiếp nhậnRút ra

1.2 Để thực hiện những quá trình đó cần biết một loạt các yếu tố đầuvào chủ yếu như:

- Số lượng, nhu cầu sản phẩm dự báo- Số lượng đơn đặt hàng

- Mức sản xuất và dự trữ- Cấu trúc của sản phẩm

- Danh mục nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận- Thời điểm sản xuất.

- Thời hạn cung ứng hoặc thời gian thi công- Dự trữ hiện có và kế hoạch

Lịch trình sản xuất chỉ rõ nhu cầu sản phẩm cần sản xuất và thời gianphải có Đây là những nhu cầu độc lập Số lượng cần thiết được lấy ra từnhững người khác nhau Như đơn đặt hàng của khách, số liệu dự báo thờigian thường lấy là đơn vị tuần Hợp lý nhất là lấy lịch trình sản xuất bằngtổng thời gian để sản xuất ra sảm phẩm cuối cùng.

Đó là tổng số thời gian cần thiết trong quá trình lắp ráp sản phẩm Vấnđề đặc biệt quan trọng trong MRP là sự ổn định trong kế hoạch sản xuấtngắn hạn Rất nhiều Công ty quy định khoảng thời gian của lịch trình sảnxuất trong khoảng 8 tuần.

Khi xác định bảng danh mục NVL của các loại sản phẩm người tathường thiết kế các loại hoá đơn NVL Trong doanh nghiệp thường dùng 3loại hoá đơn NVL là hoá đơn theo nhóm bộ phận, chi tiết sản phẩm, hoá đơnsản phẩm điển hình và hoá đơn cho những NVL bổ sung.

- Hoá đơn theo nhóm bộ phận, nhóm chi tiết của sảm phẩm (Modularbills)

- Hoá đơn theo sản phẩm điển hình Để bớt khối lượng công việctrong xây dựng lịch trình sản xuất, người ta phác hoạ một sản phẩm điểnhình Đây là sản phẩm không có thật nhưng rất cần thiét để lập hoá đơnNVL cho những loại hàng phát sinh có liên hệ mật thiết với sản phẩm điểnhình gốc này Lập hoá đơn theo sản phẩm điển hình có lợi rất lớn: tiết kiệmđược thời gian, công sức và các chi phí có liên quan Trong một số trườnghợp, người ta còn lập hoá đơn cho các loại hàng lắp ráp bổ sung Các chi tiếtnày chỉ cần thiết trong từng trường hợp cụ thể có tính chất cá biệt đối vớitừng loại sản phẩm chứ không phải sản phẩm nào cũng có.

Vì vậy loại chi tiết được ký hiệu và quản lý riêng biệt, thường khôngdự trữ chúng.

Hồ sơ dự trữ cho biết lượng dự trữ nguyên vật liệu, bộ phận hiện có.Nó dùng đê ghi chép, báo cáo tình trạng của từng loại nguyên vật liệu, chitiết bộ phận trong từng thời gian cụ thể Hồ sơ dự trữ cho biết trong nhu cầu,đơn hàng sẽ tiếp nhận và những thông tin chi tiết khác như người cung ứng,độ dài thời gian cung ứng và độ lớn lô cung ứng Hồ sơ dự trự NVL, bộphận cần phải chính xác, do đó đòi hỏi công tác theo dõi, ghi chép thận trọngcụ thể chi tiết Những sai sót trong hồ sơ dự trữ sẽ dẫn đến những sai sót lớntrong MRP.

Những yếu tố đầu ra chính là kết quả của MRP cần trả lời được cácvấn đề cơ bản sau:

- Cần đặt ra hàng hoá sản xuất những loại linh kiện phụ tùng nào?- Số lượng bao nhiêu?

- Thời gian khi nào?

Những thông tin này được thể hiện trong các văn bản, tài liệu nhưlệnh phát đơn đặt hàng kế hoạch, lệnh sản xuất nếu tự gia công, báo cáo vềdự trữ Có nhiều loại tài liệu báo cáo hồ sơ NVL, chi tiết bộ phận dự trữ.

Các báo cáo này gồm có báo cáo sơ bộ và báo cáo thứ cấp Báo cáo sơbộ liên quan đến hoạch định và kiểm soát sản xuất và dự trữ NVL Nhữngbáo cáo chủ yếu là:

- Lệnh phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất nếu tự gia công đối với từngloại NVL, linh kiện.

- Đơn hàng phát đi

- Những thay đổi của đơn hàng kế hoạch.

* Báo cáo thứ cấp liên quan đến việc kiểm soát và hoạch định kết quảthực hiện trong quá trình sản xuất.

- Báo cáo kiểm soát, đánh giá hoạt động của hệ thống dự trữ.

- Báo cáo về kế hoạch những trục trặc về chất lượng chậm đơn hànghoặc cung cấp những bộ phận không đúng yêu cầu.

2 Trình tự hoạch định nhu cầu NVL

Xây dựng MRP bắt đầu đi từ lịnh trình sản xuất sản phẩm cuối cùng,sau đó chuyển đổi thành nhu cầu về các bộ phận chi tiết và nguyên liệu cầnthiết Trong những giai đoạn khác nhau.

Từ sản phẩm cuối cùng xác định nhu cầu dự kiến về các chi tiết, bộphận ở cấp thấp hơn tuỳ theo cấu trúc của sản phẩm.

MRP tính số lượng chi tiết, bộ phận trong từng giai đoạn cho từng loạisản phẩm dự trữ hiện có Và xác định chính xác thời điểm cần phát đơn hànghoặc lệnh sản xuất đối với từng loại chi tiết, bộ phận đó.

MRP tìm cách xác định mối liên hệ giữa lịch trình sản xuất, đơn đặthàng, lượng tiếp nhận và nhu cầu sản phẩm Mối quan hệ này được phân tíchtrong khoảng thời gian từ khi một sản phẩm được đưa vào phân xưởng chotới khi rời phân xưởng đó để chuyển sang bộ phận khác Để xuất xưởng mộtsản phẩm trong một vài ngày ấn định nào đó, cần phải sản xuất các chi tiết,bộ phận hoặc đặt mua NVL, linh kiệm bên ngoài trước một thời hạn nhấtđịnh Quá trình xác định MRP được tiến hành theo các bước sau:

Sơ đồ 1: Phân tích kết cấu sảm phẩm.

Như trên đã đề cập, phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệuđược tiến hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhucầu phụ thuộc.

Nhu cầu độc lập là nhu cầu sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộphận khách hàng đặt hoặc dùng để thay thế Nhu cầu độc lập được xác địnhthông qua công tác dự báo hoặc đơn hàng Chất lượng của công tác dự báokể cả dài hạn, trung hạn và ngắn hạn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tính chính xáccủa MRP.

Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu thứ sinh chúng là những bộphận, chi tiết, nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra sảnphẩm cuối cùng, nhu cầu dự báo, đơn đặt hàng, kế hoạch, dự trữ và lịch trìnhsản xuất.

Để tính tổng nhu cầu phụ thuộc, cần tiến hành phân tích cấu trúc củasảm phẩm Cách phân tích dùng trong MRP là sử dụng kết cấu hình cây củasảm phẩm Mã hàng mục trong kết cấu hình cây tương ứng với từng chi tiết,bộ phận cấu thành sảm phẩm Chúng được biểu hiện dưới dạng cấp bậc từtrên xuống dưới theo trình tự sản xuất và lắp ráp sảm phẩm Sử dụng kết cấuhình cây có những đặc điểm sau:

- Cấp trong sơ đồ kết cấu: Nguyên tắc chung cấp 0 là cấp ứng với sảmphẩm cuối cùng Cứ mỗi lần phân tích thành phần cấu tạo của bộ phận ta lạichuyển sang một cấp.

- Mối liên hệ trong sơ đồ kết cấu: Đó là những đường liên hệ giữa 2bộ phận trong sơ đồ kết cấu hình cây Bộ phận trên gọi là bộ phận hợp thànhvà bộ phận dưới là bộ phận thành phần Mối liên hệ có ghi kèm theo khoảngthời gian (chu kỳ sản xuất, mua sắm …) và hệ số nhân Số lượng các loại chitiết và mối liên hệ trong sơ đồ thể hiện tính phức tạp của cấu trúc sản phẩm.Sản phẩm càng phức tạp thì sổ chi tiết, bộ phận càng nhiều và mối quan hệgiữa chúng càng lớn Để quản lý theo dõi và tính toán chính xác từng loạiNVL, cần phải sử dụng máy tính để hệ thống hoá, mã hoá chúng theo sơ đồcấu trúc thiết kế sản phẩm.

Kết quả của phân tích sơ đồ kết cấu sản phẩm cần phản ánh được sốlượng các chi tiết và thời gian thực hiện.

Ví dụ: Sản phẩm hoàn chỉnh được ghi ở cấp 0 trên đỉnh cây Sau đó là

những bộ phận cần thiết để lắp ráp thành sản phẩm hoàn chỉnh ở cấp 1 Sauđó mỗi bộ phận này lại được cấu tạo từ những chi tiết khác và các chi tiết

này được biểu diễn ở bậc cấp 2 Cứ như vậy tiếp diễn để hình thành cây cấutrúc sản phẩm.

Khi phân tích có thể gặp trường hợp một bộ phận, chi tiết có mặt ởnhiều cấp trong kết cấu của sản phẩm Trong trường hợp như vậy ta áp dụngnguyên tắc học cấp thấp nhất.

X Cấp 0

Theo nguyên tắc này tất cả các bộ phận, chi tiết, đó được chuyển vềcấp thấp nhấy Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và tạo ra sự dễ dàng trongtính toán Nó cho phép chỉ cần tính nhu cầu của bộ phận, chi tiết đó một lầnvà xác định mức dự trữ đối với chi tiết, bộ phận cần sớm nhất chứ khôngphải với sảm phẩm cuối cùng ở cấp cao nhất.

Ví dụ: Sản phẩm cánh cửa thép của Xí nghiệp thép và vật liệu xây

dựng Hà Nội được phân cấp như sau :

Từ nguyên tắc này, Xí nghiệp có thể lên kế hoạch tổng quát với nhiềuphương án vật tư, sản xuất Khi có đơn hàg cụ thể, dựa trên các nghiệp vụ đãthực hiện, Xí nghiệp dễ dàng cho ra một lịch trình sản xuất hoàn chỉnh, cóthể tiết kiệm chi phí một cách tối đa Cụ thể được phản ánh ở ví dụ trongphần II của bản chuyên đề

2.2 Bước 2 Tính tổng nhu cầu

Tổng nhu cầu chính là tổng số lượng dự kiến đối với một loại chi tiếthoặc NVL trong từng giai đoạn mà không tính đến dự trữ hiện có hạơclượng sẽ tiếp nhận được Tổng nhu cầu hạng mục cấp 0 lấy ở lịch trình sảnxuất Đối với hạng mục cấp thấp hơn, tổng nhu cầu được tính trực tiếp sốlượng phát đơn hàng của hạng mục cấp cao hơn ngay trước nó.

Đó là nhu cầu phát sinh do nhu cầu thực tế về một bộ phận hợp thànhnào đó đòi hỏi tổng nhu cầu của các bộ phận, chi tiết bằng số lượng đặt hàngtheo kế hoạch của các bộ phận trung gian trước nó nhân với hệ số nhân nếucó.

2.3 Bước 3: Tính nhu cầu thực

Nhu cầu thực là tổng số lượng nguyên liệu, chi tiết cần thiết bổ sungtrong từng giai đoạn Đại lượng này được tính như sau:

Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu - Dự trữ hiện có + Dự trữ an toàn

Trong trường hợp doanh nghiệp chấp nhận một tỷ lệ phế phẩm theokế hoạch thì nhu cầu thực cần cộng thêm phần phế phẩm cho phép đó.Nhưng để đơn giản, chúng ta không tính đến yếu tố này.

Cấp3

Dự trữ sẵn có là tổng dự trữ đang có ở thời điểm bắt đầu của từng thờikỳ Dự trữ sẵn có theo kế hoạch là số lượng dự trữ dự kiến có thể sử dụng đểthoả mãn nhu cầu của sản xuất … Đó là tổng của dự trữ còn lại từ giai đoạntrước cộng với số lượng sẽ tiếp nhận.

Lượng tiếp nhận là tổng số bộ phận, chi tiết đủ đưa vào sản xuấtnhưng chưa hoàn thành hoặc là số lượng đặt hàng mong đợi sẽ nhận được tạiđiểm bắt đầu của mỗi giai đoạn.

Đơn hàng phát ra theo kế hoạch là tổng khối lượng dự kiến kế hoạchđặt hàng trong từng giai đoạn Lệnh đề nghị phản ánh số lượng cần cung cấphay sản xuất để thoả mãn nhu cầu thực Lệnh đề nghị có thể là đơn đặt hàngđối với các chi tiết bộ phận ngoài và là lệnh sản xuất nếu chúng được sảnxuất tại doanh nghiệp Khối lượng hàng hoá và thời gian của lệnh đề nghịđược xác định trong đơn hàng kế hoạch Tuỳ theo chính sách đặt hàng có thểđặt theo lô hoặc theo kích cỡ.

Đặt hàng theo lô là số lượng hàng đặt bằng với nhu cầu thực Đặthàng theo kích cỡ là số lượng hàng đặt có thể vượt nhu cầu thực bằng cáchnhân với 1 lượng cụ thể hoặc bằng đúng lượng yêu cầu trong thời điểm đó.Bất kỳ lượng vượt nào đều được bổ sung vào dự trữ hiện có của giai đoạntiếp theo.

2.4 Bước 4: Xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất.

Để cung cấp hoặc sản xuất NVL, chi tiết cần tốn thời gian cho chờđợi, chuẩn bị, bỗc dỡ, vận chuyển, sắp xếp hoặc sản xuất Đó là thời gianphân phối hay thời gian cung cấp, sản xuất của mỗi bộ phận.

Do đó từ thời điểm cần có sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàngsẽ phải tính ngược lại để xác định khoảng thời gian cần thiết cho từng chitiết, bộ phận Thời gian phải đặt hàng hoặc tự sản xuất được tính bằng cáchlấy thời điểm cần có trừ đi khoảng thời gian cung ứng hoặc sản xuất cần

thiết đủ để cung cấp đúng lượng hàng yêu cầu Theo ví dụ trên, thời gian cầnthiết để cung cấp hoặc sản xuất các chi tiết bộ phận:

Ta có sơ đồ cấu trúc sảm phẩm theo thời gian:

Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Tuần 6 Tuần 7 Tuần 8Mua H

Mua G

Lắp ráp CSản xuất F

Kết quả của quá trình hoạch định nhu cầu NVL linh kiện được thểhiện trong biểu kế hoạch có dạng:

Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8Hạng mục

Tổng nhu cầu

Lượng tiếp nhận theotiến độ

Dự trữ sẵn cóNhu cầu thực

Lượng tiếp nhận đơn đặthàng theo kế hoạchLượng đơn hàng phát ratheo kế hoạch

C Phương pháp xác định kích cỡ lô hàng.

Đối với nhu cầu độc lập thường áp dụng phương pháp EOQ để xácđịnh kích cỡ lô hàng cần mua Tuy nhiên đối với những nhu cầu phụ thuộcvào thì vấn đề trở nên phức tạp hơn do tính đa dạng về chủng loại, số lượngvà thời gian cần thiết của chủng loại, số lượng và thời gian cần thiết củachúng Trong MRP khi mua những NVL dự trữ có nhu cầu phụ thuộc, có rấtnhiều cách xác định cỡ lô hàng được áp dụng.

Thực tế cho thấy không có một cách nào có ưu điểm nổi trội hơn tấtcả các cách khác, vì vậy tuỳ từng trường hợp cụ thể mỗi doanh nghiệp có thểliệu chọn cho mình một chính sách hợp lý Một số cách chủ yếu thườngđược sử dụng là mua theo lô, cỡ hoặc mua theo mô hình EOQ hoặc muatheo phương pháp cân đối giai đoạn bộ phận Việc lựa chọn phương phápxác định cỡ lô phải căn cứ vào bản chất của nhu cầu về các loại NVL chi

tiết, bộ phận mối quan hệ tương hỗ giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho,số loại NVL.

1 Mua theo lô

Nguyên tắc cấp hàng theo nhu cầu thực gọi là cấp theo lô Theophương pháp này là cần bằng nào mua bằng nấy, đúng thời điểm cần, sốlượng mua, đặt hàng bên ngoài hoặc tự sản xuất đúng bằng số lượng cầnthiết đảm bảo cung cấp đủ số lượng NVL hoặc chi tiết, bộ phận Có thể minhhoạ cụ thể qua ví dụ ở phần trên.

Cách làm này thích hợp đối với những lô hàng cỡ nhỏ, đặt thườngxuyên, lượng dự trữ để cung cấp đúng lúc thấp và không tốn chi phí lưu kho.Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sảm phẩmhoặc sảm phẩm có cấu túc phức tạp gồm rất nhiều chi tiết bộ phận thì cầnquá nhiều lô đặt hàng khác nhau sẽ mất nhiều chi phí đặt hàng và khôngthích hợp với những phương tiên chuyên chở đã được tiêu chuẩn hoá.

2 Phương pháp đặt hàng cố định theo một số giai đoạn.

Để giảm số lần đặt hàng và đơn giản hơn trong theo dõi, ghi chépnguyên vật liệu dự trữ, người ta có thể dùng phương pháp ghép nhóm cácnhu cầu thực tế của một số cố định các giai đoạn và một đơn hàng hìnhthành một chu kỳ đặt hàng.

Chẳng hạn muốn cung cấp 2 giai đoạn một lần thì lấy tổng nhu cầuthực hiện của 2 tuần liên tiếp.

Thời điểm cần có hàng sẽ bằng thời điểm cần có hàng của thời kỳ đầutiên trừ đi chu kỳ sản xuất hoặc cung ứng Phương pháp này tiện lợi, đơngiản, nhưng lại khó khăn là đối tượng của đơn hàng rất khác biệt nhau Bởivậy, để có cỡ lô hợp lý hơn, người ta áp dụng biến dạng của nó theo nhómcác giai đoạn không cố định theo phương pháp thử “đúng sai”

3 Phương pháp cân đối các giai đoạn bộ phận

Thực chất cũng là phương pháp ghép lô, nhưng với chu kỳ không cốđịnh các giai đoạn Các lô được ghép với nhau trên cơ sở xem xét tổng chiphí dự trữ đạt tới mức thấp nhất có thể được Đây là chính sách cơ lô nếutrong đó lượng đặt hàng và chi phí lưu kho Phương pháp này không chophép xác định cỡ lô tối ưu nhưng lại là phương pháp có chi phí thấp, do đónó là cách tiếp cận được sử dụng phổ biến Phương pháp này cố gắng cânđối giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho Thuật thực hiện là lấy tổng nhucầu về NVL hoặc chi tiết, bộ phận trong các giai đoạn liên tiếp cho đến khicó chi phí đặt hàng gần nhất với chi phí lưu kho thành một đơn hàng.

Về mặt kinh tế, cỡ lô tối ưu được tính theo công thức sau:

EPP = Chi phí đặt hàngChi phí lưu kho 1 đơn vị hàng trong 1 giai đoạn

Thực tế cỡ lô tìm được sau khi ghép các giai đoạn theo nguyên tắccộng dồn sẽ được lựa chọn khi tổng lượng nhu cầu gần nhất với cỡ tối ưuvừa tính được phương pháp nào tạo ra sự linh hoạt trong hình thành các đơnđặt hàng mà vẫn quan tâm đảm bảo giảm thiểu được chi phí dự trữ Nó cũnglàm khoảng cách chênh lệch giữa các cơ lô trong các đơn đặt hàng Tuynhiên cũng cần nhắc lại là nó không phải là giải pháp tối ưu.

4 Phương pháp xác định cỡ lô theo mô hình EOQ

Trong một số trường hợp có thể xác định cỡ lô hàng theo mô hìnhkinh điển là lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ) Phương pháp này cho chiphí tối ưu nếu như NVL tương đối đồng nhất Tuy nhiên, trong nhữngtrường hợp nhu cầu phụ thuộc ở các cấp của cấu trúc sảm phẩm quá nhiềuloại, lại chênh lệch nhau lơn thì áp dụng mô hình này sẽ bất lợi.

Đây là phương pháp có nhiều nhược điểm không được áp dụng trongquá trình hoạt động của xí nghiệp.

D Đảm bảo sự thích ứng của hệ thống MRP với những thay đổicủa môi trường

1 Sự cần thiết đảm bảo MRP thích ứng với môi trường

Phương pháp MRP giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp chủ độngtrong quản trị điều hành sản xuất nhằm đáp ứng đầy đủ, nhanh, kịp thời nhucầu trên cơ sở giảm thiểu chi phí sản xuất Để lập MRP cần nhiều thông tintừ môi trường bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp Hơn nữa MRP chỉ pháthuy tác dụng khi những thông tin đầu vào chính xác phản ánh đúng tình hìnhthực tế của môi trường kinh doanh bên ngoài và bên trong doanh nghiệp Bấtkỳ một sự thay đổi sẽ dẫn đến MRP không còn chính xác Vì vậy, nó đòi hỏiphải thường xuyên cập nhật thông tin.

Những thay đổi chủ yếu của môi trường dẫn đến thay đổi khả năngứng dụng thực tế của MRP gồm:

- Nhu cầu thường xuyên thay đổi làm cho những số liệu dự báo tươnglai phải được điều chỉnh và cập nhật.

- Đơn đặt hàng từ phía khách hàng cũng thường xuyên được bổ sunghoặc xóa bỏ.

- Sự cải tiến, thay đổi của thiết kế sảm phẩm để thoả mãn nhu cầungày càng cao về chất lượng dẫn đến sự thay đổi về các chi tiết bộ phận sửdụng và lượng dự trữ.

- Những trục trặc trong hệ thống sản xuất như hư hỏng máy móc, thiếtbị, thay đổi tiến độ sản xuất và thời hạn giao hàng, cũng làm thay đổi kếhoạch nhu cầu NVL.

- Bản thân hệ thống MRP có khả năng hoạch định lại một cách nhanhchóng, chính xác khi có những thay đổi xảy ra nhờ sử dụng hệ thống máytính và những kỹ thuật riêng biệt mang tính chuyên môn cao.

Do đó, hệ thống MRP phải được cập nhật với những thông tin mới,đồng thời, cũng phải bảo đảm sự ổn định tương đối cho các hoạt động sảnxuất trong môi trường luôn biến động.

2 Các kỹ thuật đảm bảo MRP thích ứng với những thay đổi củamôi trường.

Các biện pháp và kỹ thuật cơ bản nhằm đảm bảo cho hệ thống MRPkhông bị lạc hậu, luôn luôn bám sát và phản ánh đúng tình hình hiện tại gồmcó phát hiện tìm hiểu nguyên nhân, hạch toán theo chu kỳ, cập nhật.

3 Phát hiện, tìm hiểu nguyên nhân.

Kế hoạch NVL có thể bị phá vỡ do rất nhiều nguyên nhân khác nhau.Giữa các cấp trong cấu trúc của sảm phẩm có mối quan hệ đáp ứng thoả mãnnhu cầu về NVL, chi tiết rất chặt chẽ cả về mặt số lượng và thời gian cungcấp Sự thay đổi của một loạt NVL, bộ phận ở một cấp có thể dẫn tới phá vỡcác hợp đồng cung cấp sảm phẩm Vì vậy việc tìm kiếm, phát hiện các bộphận gốc gây ra sự phá vỡ đó để điều chỉnh kịp thời là một trong những biệnpháp đảm bảo cho hệ thống MRP thích ứng với những thay đổi của môitrường Người ta nghiên cứu, xem xét mối quan hệ từng cấp giữa các bộphận và tình trạng về mặt thời gian trong cấu trúc sảm phẩm, phát hiệnnhững bộ phận nhạy cảm nhất, dễ xảy ra thay đổi để chủ động dự kiến trướcvà có những biện pháp phòng ngừa, điều chỉnh, bổ sung làm cho hệ thốngMRP luôn hoạt động tốt.

4 Hạch toán theo chu kỳ

Đó là việc tính toán lượng dự trưc sẵn có trong những khoảng thờigian thường kỳ để thấy được lượng dự trữ trong MRP Hạch toán theo chu

kỳ đảm bảo rằng dự trữ sẵn có tương ứng với lượng dự trữ ghi trong MRP.Nhờ có hạch toán chu kỳ, các bộ phận được hạch toán bao gồm việc loại trừphể phẩm tại mỗi giai đoạn sản xuất và bảo quản trên cơ sở thường kỳ, cácbộ phận được hạch toán bao gồm việc loại trừ phế phẩm hay mỗi giai đoạnsản xuất và bảo quản trên cơ sở thường kỳ Do đó MRP được cập nhật hàngtuần hàng ngày, phản ánh được những tính toán dự trữ thực tế Thông tin cậpnhật cho biết được sự thiếu hụt hoặc dư thừa của từng loại bộ phận, nhờ đóđiều chỉnh được kế hoạch tiến độ sản xuất cho thích hợp Nhờ việc tính toánvà nắm chính xác hồ sơ dự trữ trong quá trình MRP sẽ góp phần đảm bảothực hiện đúng tiến độ sản xuất, phân phối và khai thác sử dụng có hiệu quảhơn máy móc thiết bị và lao động.

5 Cập nhật thông tin.

Khi có những công việc mới thì MRP phải được đổi mới Sự thay đổixảy ra trong lịch trình sản xuất, hồ sơ dự trữ hoặc kết cấu sảm phẩm Khi cósự thay đổi về thiết kế sảm phẩm.

Có hai cách tiếp cận là cập nhật thường kỳ (hệ thóng tái tạo) và cậpnhật liên tục Chúng khác nhau ở tần số cập nhật, đổi mới thông tin.

Cập nhật thường kỳ phù hợp với hệ thống sản xuất theo loạt Phươngpháp cập nhật thường kỳ xử lý lại toàn bộ các thông tin và tái tạo lại toàn bộMRP từ thời kỳ đầu cho đến thời kỳ cuối cùng Nó thu thập và xử lý tất cảnhững thay đổi xảy ra trong một khoảng thời gian và thường xuyên đổi mớihệ thống Sử dụng những thông tin đó để điều chỉnh kế hoạch sản xuất.

Hệ thống cập nhật liên tục, chỉ xử lý lại những bộ phận của kế hoạchđã lập trực tiếp bị ảnh hưởng bởi những thay đổi về thông tin Phương phápnày chỉ chú ý đến những yếu tố làm thay đổi hoặc gây rối loạn cho hệ thốnghoạch định nhu cầu và sản xuất, còn những yếu tố khác được cho là thứ yếu.Do đó cần tập hợp, đánh giá phân loại thông tin theo mức độ tác động vàtính phổ biến của chúng Kế hoạch sản xuất cơ sở được thay đổi để phù hợpvới những thay đổi đang xảy ra Khi có một thay đổi xảy ra, nó được thông

báo và sử dụng ngay để hoàn thiện hệ thống Hệ thống tái tạo rất phù hợpvới những doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất tương đối ổn định, còn hệthống đổi mới liên tục phù hợp với những doanh nghiệp có kế hoạch sảnxuất thay đổi thường xuyên.

Nhược điểm của hệ thống tái tạo là có nhiều thông tin bị lạc hậunhưng chi phí lại nhỏ và có thể những nguyên nhân gây ra sự thay đổi trongcùng một thời kỳ tự triệt tiêu lẫn nhau, không mất sức lực và thời gian đểthay đổi hệ thống.

Nhược điểm của hệ thống thay đổi liên tục là chi phí cao và có rấtnhiều những thay đổi nhỏ không dẫn đến làm thay đổi hệ thống Ưu điểmchủ yếu là liên tục có được những thông tin để thay đổi hệ thống.

6 Thiết lập khoảng thời gian bảo vệ

Thực chất đó là xác định một khoảng thời gian phải giữ ổn định khôngcó sự thay đổi MRP, nhằm ổn định hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vậtliệu Sự ổn định của hệ thống MRP thu được nhờ có khoảng thời gian bảovệ Chẳng hạn doanh nghiệp xác định trong khoảng thời gian 4 tuần, 8 tuầnkhông có sự thay đổi Đây có thể coi như những hàng rào chắn về mặt thờigian để đảm bảo sản xuất ổn định Sau khoảng thời gian đó mới cho phép cósự thay đổi trong hệ thống MRP Trong khoảng thời gian này, khi có sự thayđổi một loại hàng nào đó sẽ dùng một bộ phận có sẵn và nhờ đó kế hoạchsản xuất không thay đổi.

Trên đây là một số lý luận chung, cơ bản về hoạch định nhu cầu NVLtrong doanh nghiệp Tuy nhiên trong quá trình hoạt động sản xuất kinhdoanh, không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng một chuẩn mực cho việchoạch định nhu cầu NVL theo lý thuyết, mà nó biến đổi linh hoạt tuỳ từngdoanh nghiệp.

Dựa vào quy mô doanh nghiệp, số lượng sảm phẩm, mức độ sản xuất,khả năng cung ứng … mà mỗi doanh nghiệp sẽ chọn lọc và áp dụng thực

hiện những chiến lược hoạch định phù hợp nhất, hiệu quả nhất và tạo tínhđồng bộ nhất.

Do đó ta chuyển sang phần II để nghiên cứu một cách chi tiết, cụ thểvề một doanh nghiệp sản xuất đã khá thành công trong việc áp dụng lýthuyết vào thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh.

PHẦN II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU NVL TẠI XÍNGHIỆP THÉP VÀ VẬT LIỆU XÂY DỰNG HÀ NỘI.

I.Đặc điểm tình hình chung về cơ quan thực tập

Tên cơ quan : Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội trực thuộcCông ty vật liệu xây dựng và lâm sản – Bộ thương mại

1 Qúa trình hình thành và phát triển

Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội – Công ty vật liệu xâydựng và lâm sản – Bộ thương mại là một trong những doanh nghiệpnằm trong hệ thống doanh nghiệp nhà nước Được thành lập theoquyết định số 0581 TM/TCCB ngày 11/12/1981 Trước đây xí nghiệpmang tên là xí nghiệp vật liệu xây dựng III thuộc Công ty vật liệu xâydựng và lâm sản Hà Nội.

Xí nghiệp có nhiêm vụ chuyên kinh doanh các mặt hàng vật liệu như :xi măng, sắt thép, giấy dầu (đa chủng loại ), đồng thời còn làm đại lýký gửi cho tất cả các thành phần kinh tế

Cùng với sự phát triển của đất nước, nhằm đáp ứng được nhu cầu củathị trường cũng như sự tồn tại của xí nghiệp Năm 1999 Xí nghiệpthành lập thêm xưởng sản xuất lấy tên là xưởng cán thép QuangTrung, đông thời Xí nghiệp được đổi tên theo quyết định số 0582

TM/TCCB ngày 08/02/1999 của Bộ thương mại với tên gọi: X ínghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội (viết tắt là XN thép vàVLXD).

Xí nghiệp nằm trong hệ thống của Công ty vật liệu xây dựng và lâmsản Vì vậy xí nghiệp xí nghiệp là đơn vị thực hiện chế độ hạch toánphụ thuộc trong tổng thể hạch toán của Công ty.

Xí nghiệp được bổ sung con dấu riêng theo thể thức Nhà Nước quyđịnh.

Xí nghiệp có tài khoản tại ngân hàng: Mã số 6640442.

Trụ sở của Xí nghiệp : Số 463 phố Minh Khai – Phường Vĩnh Tuy –Quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội.

Xưởng cán thép Quang Trung đặt tại phường Phương Liệt – QuậnThanh Xuân – Thành phố Hà Nội

Phân xưởng gián tiếp

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp

Quan hệ ngang hàng và phối hợp thực hiện Mô hình bộ máy của xí nghiệp được hình thành gam có 3 phòngnghiệp vụ tham mưu cho giám đốc (như sơ đồ).

Các phân xửơng chính boa gam 4 phân xưởng và một khối gián tiếpnhư: Ban bảo vệ xí nghiệp, tổ điện nước.

Giám đốc: là người quyết định việc điều hành hoạt động sản xuất

kinh doanh của xí nghiệp theo đúng chế độ pháp luật mà Nhà Nước quy địnhvà đại hội công nhân viên chức, là người chịu trách nhiệm trước Nhà Nướcvà tập thể lao động về kết quả kinh doanh của Xí nghiệp

Trong mối quan hệ tổng thể toàn Xí nghiệp, giams đốc là người chỉđạo trực tiếp các phòng ban, là người có quyết định cuối cùng đối với cácvấn đề có liên quan tới trách nhiệm, quyền hạn của toàn Xí nghiệp Đồngthời Giám đốc có quyền điều hành, sắp xếp cán bộ dưới sự phối hợp của cácphòng nghiệp vụ.

Phòng tổng hợp: Có trách nhiệm quản lý về mặt nhân sự và bảo vệ

an ninh cho toàn Xí nghiệp, tham mưu cho lãnh đạo và định ra đường lốixắp xếp, phân phối lao động một cách hợp lý Xây dựng kế hoạch cán bộ

Phân xưởngcán thép I

quản lý và cán bộ khoa học kỹ thuật trong toàn bộ Xí nghiệp tại mọi thờiđiểm cho Giám đốc xây dựng chế độ lương thưởng, bảo hiểm xã hội.

Hoạch định một cách tổng thể các vấn đề liên quan tới Xí nghiệp, đưara các phương án giải quyết có sự tham khảo của các phòng chức năngkhác, sau đó trình lên Giám đốc xin duyệt.

Phòng kế hoạch: Có trách nhiệm theo dõi các công đoạn sản xuất tại

phân xưởng và ra kế hoạch sản xuất trình lên Giám đốc Trước hết là bámsát từng công đoạn trong quá trình sản xuất, đó là trách nhiệm cuả bộ phậnchuyên trách sản xuất có nhiệm vụ kiểm tra giám sát, đôn đốc việc sản xuất.

Bộ phận kế hoạch: chuyên về lập, đưa ra các kế hoạch sản xuát, như

về khả năng sản xuất, số sản phẩm cần đạt chỉ tiêu…

Ghi chú : Quan hệ chỉ đaon trực tiếp

Quan hệ ngang hàng phối hợp thực hiện

Phòng vật tư kỹ thuật: Phụ trách vấn đề trang thiết bị kỹ thuật,

hoạch , phối hợp với phòng kế hoạch đề xuất kiến nghị về kế hoạch thay thế,bảo dưỡng máy móc thiết bị phụ tùng cho quá trình sản xuất.

Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo trực tiếp

Quan hệ ngang hàng phối hợp thực hiện

Phòng kế toán: Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có nhiệm vụ

hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh trong kế toán thống kê, lưu trữ cungcấp các số liệu thông tin chính xác kịp thời, đầy đủ về tình hình sản xuấtkinh doanh của Xí nghiệp tại mọi thời điểm cho Giám đốc và các bộ phận cóliên quan Phòng kế toán gam 6 người, đứng đầu là kế toán trưởng chỉ đạohoạt động của kế toán viên trong phòng kế toán

Trưởng phòng kỹ thuậtvật tư

Nhân viên thiết kế Nhân viên giám sát

Kế toán trưởng: có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trongphòng kế toán , hướng dẫn hạch toán chỉ đạo hoạt động của kế toán viêntrong phòng kế toán , giúp Giám đốc công ty ký kết hợp đồng kinh tế, cácchỉ thị về kế toán đều do kế trưởng thông qua Ngoài ra kế toán trưởng còncó nhiệm vụ báo cáo tài chính và thm mưu chính sách Xí nghiệp cho Giámđốc.

Công tác kế toán ở Xí nghiệp được thực hiện theo thể thức báo số vềCông ty Tại phòng kế toán, bộ máy kế toán thực hiện từ khâu nhập chứng từphân xưởng , xử lý chứng từ đó cho đến khâu ghi sổ và lập báo cáo kế toántheo từng quý gửi về Công ty Hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng chế độ kếtoán mới ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 củaBộ tài chính.

Về hình thức thanh toán, Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toánnhât ký chứng từ Đay là hình thức lãnh đạo Xí nghiệp đã thực hiện trongnhiều năm.

Trong phần chuyên đề, người viết có đi sâu vào phần nguyên vật liệunên chúng ta cần xem xét sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu đang áp dụng tạiXí nghiệp.

Và cũng từ sơ đồ đó ta thấy được mối quan hệ giữa công tác tổ chứckế toán có nhiện vụ rất quan trọng không chỉ với công việc hạch toán kế toánđộc lập mà còn nằn trong tổng thể mối quan hệ với các phòng chức năngkhác

Chuyên đề tốt nghiệp 38

Chứng từ gốc vàbảng phân bổ vật liệu

Nhật ký chứng từ số1, NKCT số 5

Sổ cái TK 152

Báo cáo tài chính

Thẻ và sổ kế toán chitiết vật liệu

Bảng kê tổng hợp nhậpxuất tồn vật liệu

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra

doanh nghiệp sản xuất thép Các sản phảm cuối cùng có được đánhgiá là tốt hay không còn tuỳ thuộc vào người tiêu dùng và các điềukiện sử dụng , nhưng một công nghệ tốt là điều kiện đảm bảo cho sảnxuất tốt.

Các bước công nghệ của Xí nghiệp được sắp xếp một cách hợp lý nêncó thể tận dụng một cách tối đa sức lao động cũng như nguyên vậtliệu.

Sơ đồ công nghệ sản xuất thép

Nước