Giải pháp phát triển chương trình PR điện tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hoà Bình

Qua quá trình thực tập, tìm hiểu ở công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hoà Bình, xuất phát từ thực tiễn hoạt động kinh doanh của công ty thì một trong số những vấn đề cấp thiết đặt ra cần

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ PHÁT

TRIỂN CHƯƠNG TRÌNH PR ĐIỆN TỬ

1.1 Tính cấp thiết

Sự phát triển mạnh mẽ của Internet đã làm cho nhu cầu tiêu dùng

ngày càng cao, và khuynh hướng tiêu dùng cũng thường xuyên thay đổi tạo thành động lực thúc đẩy sản xuất phát triển Sự đa dạng của nhu cầu tiêu dùng, sự phong phú trong sản xuất đã xuất hiện hàng ngàn sản phẩm và dịch

vụ mới ra đời tạo sự cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt hơn Tồn tại và phát triển trong thị trường mà người tiêu dùng là nhân tố quyết định, đòi hỏi một sản phẩm hoặc dịch vụ khi đưa ra thị trường không chỉ đáp ứng nhu cầu khách hàng mà sản phẩm còn phải được người tiêu dùng ưa thích Phát triển một sản phẩm mới hay đưa ra thị trường một dịch vụ nào đó, doanh nghiệp phải trải qua một quá trình nghiên cứu, phát triển và tổ chức hoạt động quảng bá nhằm xây dựng thương hiệu cho sản phẩm Tất cả các hoạt động thúc đẩy, kích thích tiêu dùng của khách hàng đều được thực hiện thông qua hoạt động marketing của các doanh nghiệp Đặc biệt là với sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì e – marketing đã trở thành một phần không thể thiếu được trong mỗi doanh nghiệp

Trong tình hình cạnh tranh hiện nay, có khá nhiều doanh nghiệp thực

sự quan tâm và đầu tư hoạt động marketing để xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp & thương hiệu cho sản phẩm, dịch vụ Một trong những công cụ marketing được sử dụng là hoạt động PR Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có những chương trình PR hiệu quả Đặc biệt là trong việc phát triển những chương trình PR qua mạng Internet

Những năm trở lại đây, việc xuất hiện và phát triển mạnh mẽ của các loại hình Web 2.0 như xây dựng nội dung cho website, blog, mạng cộng đồng, tổ chức sự kiện trực tuyến, video trực tuyến… đã tạo ra những nền tảng thông tin hoàn toàn mới mẻ Trên cơ sở đó, các hoạt động truyền thông,

PR cũng tự thích ứng và sản sinh ra một kỹ thuật PR mới với tên gọi PR 2.0

PR 2.0 nên được hiểu là sự kế thừa các giá trị của dịch vụ PR truyền thống, kết hợp với việc phát huy các kỹ thuật truyền thông mới để tạo ra một hệ thống dịch vụ PR tổng hợp, có giá trị xuyên suốt và có tính tương tác cao

PR 2.0 khuyến khích sự tương tác giữa người bán và người mua, tạo cơ hội cho khách hàng đưa ra những nhận định và suy nghĩ của mình, từ đó mang lại cho giới kinh doanh cơ hội để hiểu rõ hơn nhu cầu của thị trường và đưa

ra những sản phẩm dịch vụ phù hợp nhất

Qua quá trình thực tập, tìm hiểu ở công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hoà Bình, xuất phát từ thực tiễn hoạt động kinh doanh của công ty thì một trong số những vấn đề cấp thiết đặt ra cần giải quyết là việc phát triển chương trình xúc tiến điện tử (4/5 phiếu điều tra) để xây dựng hình ảnh của công ty & thương hiệu cho sản phẩm, dịch vụ của công ty cung cấp cho thị trường nhằm thu hút khách hàng, tăng số lượng truy cập

Vì vậy, em quyết định chọn đề tài “Giải pháp phát triển chương trình PR

điện tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hoà Bình” nhằm đưa ra

một số giải pháp, đề xuất để nâng cao hiệu quả của các chương trình PR điện

tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình

STT Những vấn đề cấp thiết đặt ra Số phiếu

1 Hiệu quả của các chương trình E – Marketing, PR 4/5

2 Đồng bộ giữa các nguồn lực trong công ty 3/5

3 Thói quen, nhận thức của khách hàng trong qua

4 Vi phạm, lừa đảo trong giao dịch 2/5

6 Chưa có bộ phận chuyên trách xây dựng, phát triển

và bảo vệ thương hiệu của công ty. 2/5

Bảng 1.1: Những vấn đề cấp thiết đặt ra trên bình diện chung về kinh doanh của công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hoà Bình

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề.

PR trực tuyến được coi là công cụ hỗ trợ đắc lực, thông minh cho các

doanh nghiệp trong việc làm thương hiệu và gây ấn tượng tích cực với người sử dụng Internet, tăng độ tín nhiệm của doanh nghiệp Tất cả điều này dẫn tới kết quả cuối cùng đó là hình ảnh doanh nghiệp được biết đến một cách tốt đẹp hơn.

PR điện tử dựa trên nền tảng Internet bao gồm:

□ Xây dựng nội dung trên Website của doanh nghiệp

□ Xây dựng cộng đồng điện tử

□ Các sự kiện trực tuyến

Hiện nay tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình đã triển khai chương trình PR điện tử trên cả 3 nội dung trên & sử dụng những công cụ

PR hiện đại như: blog, video trực tuyến, email, forum, SEO… Nhưng hiệu quả của các chương trình này chưa cao để tạo lập hình ảnh doanh nghiệp & định vị thương hiệu cho mô hình sàn giao dịch điện tử tại website

http://chodientu.vn thuộc công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hoà Bình

Vì vậy trong phạm vi bài viết này, em xin trình bày một số giải pháp phát triển chương PR điện tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hoà Bình dựa trên sử dụng công cụ PR điện tử

1.3 Mục đích nghiên cứu.

Mục đích nghiên cứu của em khi lựa chọn đề tài này bao gồm:

 Hệ thống cơ sở lý luận e – marketing, ứng dụng e – marketing phát triển chương trình PR điện tử

 Đánh giá thực trạng phát triển chương trình PR điện tử tại website

http://chodientu.vn thuộc công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hoà Bình

 Đưa ra một số đề xuất, giải pháp phát triển chương trình PR điện tử cho công ty cổ phần giải pháp phát triển phần mềm Hoà Bình

Về thời gian: Tất cả dữ liệu thu thập trong vòng 3 năm trở lại đây

1.5 Kết cấu luận văn.

Toàn bộ luận văn được trình bày thành 4 chương:

Chương 1 Tổng quan nghiên cứu về giải pháp phát triển chương trình PR

điện tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hoà Bình

Chương 2 Một số vấn đề lý luận cơ bản về phát triển chương trình PR điện

tử của công ty cổ phần giải pháp phát triển phần mềm Hoà Bình

Chương 3 Phương pháp nghiên cứu & các kết quả phân tích thực trạng phát

triển chương trình PR điện tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hoà Bình

Chương 4 Các kết luận & đề xuất với việc phát triển chương trình PR điện

tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hoà Bình

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN

VỀ PHÁT TRIỂN CHƯƠNG TRÌNH PR ĐIỆN TỬ CỦA CÔNG TY CỔ PHẨN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM

Theo GS Philip Kotler: “E - marketing là quá trình lập kế hoạch về sản phẩm, giá, phân phối và xúc tiến đối với sản phẩm, dịch vụ và ý tưởng để đáp ứng nhu cầu của tổ chức và cá nhân - dựa trên các phương tiện điện tử

và Internet”

Theo tác giả Strauss trong cuốn E-Marketing thì:

E - marketing là sự ứng dụng hàng loạt những công nghệ thông tin cho:

 Việc chuyển đổi những chiến lược Marketing để tạo ra nhiều giá trị khách hàng hơn thông qua những chiến lược phân đoạn, mục tiêu, khác biệt hóa và định vị hiệu quả hơn

 Việc tạo ra những sự trao đổi làm thỏa mãn những mục tiêu của khách hàng là người tiêu dùng cuối cùng và những khách hàng là tổ chức

Một cách khác để nhìn nhận vấn đề này là E - marketing là kết quả của công nghệ thông tin ứng dụng vào Marketing truyền thống E - marketing ảnh hưởng đến Marketing truyền thống theo hai cách Thứ nhất là tăng tính hiệu quả trong các chức năng của Marketing truyền thống Thứ hai, công nghệ của E - marketing làm thay đổi nhiều chiến lược Marketing Sự thay đổi này dẫn đến những mô hình kinh doanh mới cộng thêm giá trị khách hàng và , hoặc tăng thêm tính lợi nhuận cho công ty.

Theo quan điểm của Frank Jefkins – một nhà nghiên cứu đã xuất bản nhiều sách về PR, cho rằng: PR bao gồm tất cả những hình thức truyền thông ra bên ngoài và bên trong giữa một tổ chức và công chúng của họ vì mục đích đạt được mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết chung

Theo từ điển Bách khoa toàn thư Webster viết: Mối quan hệ quảng đại quần chúng qua quảng bá những sự kiện cụ thể được tổ chức bởi một công ty, tổ chức v.v liên quan tới ý định tạo ra ý kiến công chúng có lợi cho chính họ

PR là một công cụ giao tiếp rất linh hoạt trong lĩnh vực giao tiếp marketing: bán hàng trực tiếp hoặc qua điện thoại, các họat động tài trợ, triển lãm PR hiện đang được ứng dụng rộng rãi bởi các tổ chức từ hoạt động phi lợi nhuận đến hoạt động kinh doanh thương mại: hội từ thiện, các tổ chức, đảng phái chính trị, các doanh nghiệp, khu vui chơi giải trí, y tế

Gần đây, phần lớn ảnh hưởng này được thực hiện thông qua sự tiếp xúc giữa con người với con người - giữa nhân viên phụ trách quan hệ công chúng với đại diện của hãng truyền thông, cụ thể là các nhà báo (báo viết, báo nói và báo hình) Đặc biệt, trong thời đại ngày nay, mạng Internet với các tính năng

ưu việt đã ảnh hưởng không nhỏ đến vai trò và phương thức thực hiện PR

Chưa có nhiều định nghĩa về PR điện tử, tuy nhiên, dựa trên một số nghiên cứu ta có thể nói, PR trong xu thế mới, hay PR điện tử là hình thức quản lý quan hệ cộng đồng có nhiều yếu tố liên quan đến: management consulting -

Tư vấn quản lý, business intelligence - tri thức kinh doanh, publishing - xuất bản thông tin, direct marketing - tiếp thị trực tiếp và Internet strategy - chiến lược internet

Ta thấy rõ, PR điện tử chính là tối ưu hoá internet,công nghệ như là một kênh trao đổi thông tin hai chiều giữa doanh nghiệp và các đối tượng chính của nó Đây không phải đơn giản là xây dựng một website bắt mắt, hay gửi thông tin bằng email cho tất cả Chính vì vậy, người hoạt động PR điện tử cần chuyên nghiệp hơn từ những nghiệp vụ PR truyền thống để kết hợp với

các kỹ năng cần có mới như: Online constituent intelligence - tri thức về điện tử/internet, communication architecture - cấu trúc đa giao tiếp,

dialogue facilitation and community building - thúc đẩy giao tiếp và xây

dựng cộng động, và hơn hết: Master of communication tool - hiểu rõ tất cả

các phương tiện giao tiếp, nhất là các phương tiện công cụ mới

2.2 Cơ sở lý luận phát triển chương trình PR điện tử

2.2.1 Lập kế hoạch chương trình PR điện tử

• Sự cần thiết: : Cần có mục tiêu để đánh giá; Có thể tính toán thời gian

và chi phí; Cho phép chọn ưu tiên và lịch trình thực hiện các hoạt

động; Cho phép quyết định tính khả thi của việc tiến hành các mục tiêu đã đề ra.

• Các bước thực hiện:

Hình 2.1 Quy trình hoạch định chương trình PR điện tử

 Đánh giá tình hình

Nội dung đánh giá: đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của các nhân

tố môi trường ( bên trong, bên ngoài) đến phát triển chương trình PR điện tử của doanh nghiệp

Phương pháp đánh giá: thăm dò ý kiến, thái độ; xem xét các báo cáo; đánh giá môi trường nội bộ; xem xét các yếu tố bên ngoài

 Xác định các mục tiêu

- Thay đổi hình ảnh;

- Thu hút nguồn nhân lực tốt;

- Công chúng biết và hiểu rõ công ty

- Công bố thành tích;

- Công bố phạm vi thị trường mới;

- Cải thiện các đối nghịch, hiểu lầm;

- Gia tăng sức mạnh của tổ chức;

Xác định nhóm công chúng

Chọn phương tiện truyền thông

Hoạch định ngân sách

Đánh giá kết quả

- Để công chúng biết về hoạt động xã hội của lãnh đạo công ty;

- Để ủng hộ một chương trình trao học bổng, tài trợ,…;

- Để công chúng biết đến hoạt động nghiên cứu của tổ chức;

- Để các chính trị gia, quan chức chính phủ biết về hoạt động của tổ chức vì có thể bị ảnh hưởng của các luật, qui định mới,…

 Xác định nhóm công chúng

10 nhóm công chúng cơ bản:

• Cộng đồng;

• Nhân viên hiện tại;

• Nhân viên tiềm năng;

• Nhà đầu tư góp vốn;

• Nhà cung cấp;

• Nhà phân phối;

• Giới truyền thông;

• Các giới có thể ảnh hưởng đến dư luận;

• Hiệp hội thương mại, đoàn thể;

• Khách hàng, người tiêu dùng

 Chọn phương tiện, công cụ truyền thông

 Hoạch định ngân sách

 Đánh giá kết quả

2.2.2 Triển khai, thực hiện chương trình PR điện tử

1 Soạn thảo & biên tập

Với PR điện tử, văn bản là công cụ thường xuyên để chuyển tải thông điệp tới khách hàng và công chúng Các loại văn bản nhân viên PR phải thực hiện rất đa dạng, gồm những bản báo cáo dành cho cổ đông, báo cáo thường niên, thông cáo báo chí, các bài báo diễn văn, những cuốn sách nhỏ, bản tin nội

bộ, bài viết trên website Bên cạnh đó với tốc độ phát triển của truyền thông

hiện nay thì các hiệu ứng âm thanh, hình ảnh cũng là một phần quan trọng tạo nên sự thành công của các chương trình PR điện tử.

2 Thiết kế & sản xuất

Công việc của nhân viên PR, làm những công việc nội bộ hay làm cho khách hàng đều gắn liền với việc thiết kế, sản xuất những cuốn niên giám , các bản báo cáo, entry cho blog, video điện tử, các chương trình truyền thông đa phương tiện…

4 Lên kế hoạch & thực hiện những sự kiện điện tử đặc biệt

PR luôn phải kế hoạch và tổ chức, điều hành những hoạt động thường gọi là

tổ chức sự kiện (event).Các sự kiện rất phong phú, từ các buổi hội nghị, triển lãm, những lễ kỷ niệm, cuộc thi, giải thưởng, cho đến những sản phẩm mới, những buổi họp báo, giao lưu… tất cả đều được tổ chức, thực hiện thông qua môi trường Internet

Những hoạt động này được tiến hành nhằm mục đích khác nhau như thu hút

sự chú ý của các nhóm công chúng đặc biệt nào đó, quảng bá về một số hoạt động, sản phẩm mới và đặc biệt của của doanh nghiệp, tổ chức, khách hàng…Đây là một trong những mảng hoạt động chính của PR

5 Nghiên cứu & đánh giá

Đây là hoạt động không thể thiếu, cần trở thành nguyên tắc và thói quen Một chương trình của PR điện tử chuyên nghiệp phải được liên tục đánh giá

để rút kinh nghiệm, làm tiền đề cho việc xây dựng những kế hoạch sau này

2.3 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu:

Vấn đề PR điện tử được nhiều ngành nghề, doanh nghiệp quan tâm do vai trò của nó trong việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp & thương hiệu cho sản phẩm, dịch vụ, đồng thời PR điện tử cũng là một phần trong chính sách xúc tiến điện tử của các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay

Về cơ sở lý luận, những công trình nghiên cứu, bài báo, sách viết đưa ra một

cách nhìn tổng quan về hoạt động PR điện tử trong các doanh nghiệp trên thế giới & Việt Nam hiện nay như:

Khái niệm, vai trò, ưu nhược điểm của PR điện tử so với PR truyền thống, những công cụ & quy tắc mới của PR điện tử, phác thảo kế hoạch thực hiện chương trình PR điện tử

 Quy luật mới của PR & tiếp thị , David Meerman Scott, NXB Trẻ, 2008

 Quảng cáo thoái vị - PR lên ngôi, Al Ries & Laura Ries, NXB Trẻ, 2005

 Sáng tạo chiến dịch PR hiệu quả, Anne Gregory, NXB Trẻ, 2007

o Công cụ mới của PR

o Nghề PR cần luật

 Tài liệu về PR:

 Tài liệu giảng dạy PR tại Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh

 Tài liệu đào tạo PR của T&A

 Tài liệu về PR Agency

Về thực tiễn, những diễn đàn, câu lạc bộ điện tử về PR đưa ra những ý kiến

khác nhau về cách triển khai các kế hoạch, chương trình PR điện tử, những

xu hướng mới trong PR điện tử, chia sẻ những kinh nghiệm khi thực hiện các chương trình PR điện tử tại các doanh nghiệp hiện nay:

 PR trực tuyến được thực hiện như thế nào?

 Làm PR thông qua Blog

 PR với web 2.0

 Xu hướng PR

 Thành công hơn với những quy tắc mới trong PR

 PR & Media trong khủng hoảng

 10 ý tưởng PR sáng tạo

 Hoạt động PR ở Việt Nam còn chưa chuyên nghiệp

2.4 Phân định nội dung của vấn đề nghiên cứu

• Vai trò của PR trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

1 PR thắt chặt các mối quan hệ và hỗ trợ nguồn nhân lực trong tổ chức: PR

có khả năng thu hút và giữ chân được những người có tài làm việc cho mình qua việc quan hệ tốt nội bộ

2 PR hỗ trợ hoạt động tiếp thị của doanh nghiệp đạt kết quả cao:

PR được xem chính là chữ P thứ 5 của Marketing 4Ps thuộc marketing mix, biểu thị cho sự cảm nhận (Perception) của khách hàng về công ty, về sản phẩm…Doanh nghiệp kết hợp hoạt động tiếp thị với PR để tạo ra ảnh hưởng mạnh nhất Thông thường các doanh nghiệp khi tung một sản phẩm mới ra thị trường thường để PR đi trước tạo ra một nhân thức mới đối với cộng đồng, đánh thức một nhu cầu nào đó của cộng đồng bằng bài viết báo chí (editorial), sau đó là những thước phim truyền hình (TVC) hay hàng loạt các quảng cáo báo (printads), tăng cường sự nhận biết về sản phẩm thương hiệu cho khách hàng mục tiêu PR đã làm được điều mà hầu hết các nhà marketing của các doanh nghiệp đều cho đó là mục tiêu của họ: thông tin cụ thể về thông điệp của doanh nghiệp và sản phẩm đến với khách hàng Qua

PR những thông điệp được truyền đạt đến với khách hàng mục tiêu một cách

cụ thể hơn so với quảng cáo Ngoài ra, sẽ dễ gặp rủi ro nếu thiếu PR bên cạnh Marketing, như: Làm sao cộng đồng chấp nhận một sản phẩm, khi xã hội chưa có nhận thức tốt về nó Vả lại, nếu không có PR, thì các công cụ còn lại của marketing (quảng cáo, khuyến mại…) không làm nổi công việc giải quyết khủng hoảng khi có sự cố thị trường Do đó, chiến dịch tiếp thị khi được kết hợp với hoạt động PR sẽ có giá trị hơn hẳn tổng mức tác dụng của từng hoạt động riêng biệt

PR điện tử khuyến khích khách hàng phát biểu ý kiến và nhận định của riêng

mình để từ đó, giới kinh doanh có thêm cái nhìn sâu sắc hơn về những gì người tiêu dùng đang nghĩ tới Hiển nhiên, đấy cũng là một phương pháp PR

ít tốn kém nhất so với những hình thức quảng cáo truyền thống Mỗi công

cụ đều có những vai trò, lợi thế riêng trong chu kì kinh doanh của công ty Dưới đây là một số kỹ thuật mới xuất hiện có thể nhanh chóng trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực đối với hoạt động quan hệ công chúng trong tương lai gần

• Giải pháp e – marketing phát triển chương trình PR điện tử::

Blog: Không lấy gì là ngạc nhiên nếu các doanh nghiệp nhỏ ngày càng tin tưởng vào việc lựa chọn blog như một phương thức hỗ trợ hiệu quả cho công việc PR.Trong số những blog có mặt ở tốp dẫn đầu, thì 100 blog được yêu thích nhất trên mạng có không ít là thuộc sở hữu của các công ty tư nhân Không chỉ nằm trong giới hạn của giải trí, blog của doanh nghiệp còn được xem như một nguồn tin chính xác để nắm bắt những xu hướng mới trong công nghệ và mọi đề tài nóng bỏng được mọi người quan tâm Rất chính xác

và chủ quan, thế giới blog chứa đựng cách nhìn cụ thể nhất với những phản hồi tức thời từ nhiều nhóm cộng đồng chuyên đề trên mạng Cơ chế hoạt động điện tử của blog tạo nên một cơ hội tuyệt vời để bạn đại chúng hóa thông điệp của công ty đến với một số lượng lớn khách hàng, dù họ ở cách

xa bạn hàng vạn dặm Đôi lúc, chỉ với một lời bình luận (comment) được đăng tải trên blog cũng ít nhiều giúp bạn có thêm ý tưởng cho sản phẩm và dịch vụ của mình Quan trọng hơn, một khi sản phẩm của bạn đã được tiếp thị đến đúng đối tượng thì tốc độ lan tỏa trên mạng của nó sẽ trở nên nhanh chóng vô cùng

Video điện tử: Website video điện tử đã được xem là một trong những lĩnh

vực phát triển nhanh nhất trên thế giới truyền thông Những website như YouTube hằng ngày vẫn thu hút hàng ngàn lượt khách truy cập Đối với

những doanh nghiệp cỡ vừa và nhỏ, video online quả là một lời gợi ý đặc biệt hấp dẫn, bởi lẽ việc sản xuất và phát tán nội dung quảng cáo bằng hình thức này ít tốn kém hơn nhiều so với những phương tiện quảng bá truyền thống Video online có thể đem đến cho họ một cơ hội để “san bằng địa thế” với các công ty lớn hơn nếu đoạn phim hấp dẫn và được phát tán đúng cách

Để tối đa hóa chiến dịch quảng cáo, một khi các video đã được kích hoạt trên các website như YouTube, bạn nên gửi cho khách hàng của mình một email kèm theo đường link kết nối đến đoạn video đó

Siêu phương tiện truyền thông: Thực chất, đây là một ấn bản thông tin

dạng văn bản (text) được kết hợp với các yếu tố đa truyền thông khác như hình ảnh, video clip, đường link đến các blog, các tag số hóa, đường dẫn RSS và các công cụ tìm kiếm Hình thức quảng bá thông qua các dụng cụ truyền thông tân tiến này tỏ ra có ích trong việc giúp các công ty trực tiếp với tới cánh cửa thị trường Mặt khác, mức độ điện tử từ phương pháp này đặc biệt có lợi đối với các blogger, bởi lẽ hình thức (format) của các ấn bản tin tức đa truyền thông luôn khuyến khích người đọc tự do để lại ý kiến phản hồi cho tác giả trang web hay blog, và đấy rõ ràng là một cơ hội tuyệt vời cho phép họ thu thập những thông tin xác đáng nhất

Trong những năm gần đây, các chuyên gia tiếp thị điện tử nhận ra tầm quan trọng của vị trí sản phẩm,doanh nghiệp trong các bảng xếp hạng qua mạng Internet được tìm kiếm nhiều nhất Trên thực tế, một ngành mới với tên gọi Tối ưu hóa Công cụ Tìm kiếm (Search Engine Optimization - SEO)

đã được hình thành khi các chuyên gia công nghệ nhận thấy rằng việc thao túng một số khía cạnh nhất định của trang web có thể tạo ra các thứ hạng cao

RSS – Một phương pháp mới để đưa ra thông điệp quảng cáo:

Một xu hướng quan trọng nữa đang thịnh hành hiện nay - đó là việc các chuyên viên PR truyền các thông tin về công ty hoặc sản phẩm của họ thông qua một lọai công nghệ có tên là RSS (Really Simple Syndication) Đây là một loại công nghệ giúp mọi người dễ dàng nhận biết các nội dung mới được đưa lên trang web Với việc sử dụng chương trình tổng hợp tin (có thể tải về từ mạng hoặc tìm kiếm thông qua các công cụ tìm kiếm theo dõi RSS, chẳng hạn như Feedster), những người quan tâm đến nội dung trong một số trang web nhất định sẽ được thông báo ngay lập tức khi có một nội dung mới, nhờ đó sẽ không phải vào các trang web đó để tìm kiếm thông tin mới.

Email: là cách tốt nhất để giao dịch với khách hàng Chi phí thấp và không mang tính xâm nhập đột ngột như tiếp thị qua điện thoại Doanh nghiệp có thể gởi thông điệp của mình đến 10.000 người khác nhau, ở bất kỳ nơi đâu, trong thời gian nhanh nhất Tuy nhiên, để không quấy rầy khách hàng như các spam, e-mail marketing nên xác nhận yêu cầu được cung cấp thông tin hoặc sự chấp thuận của khách hàng Nếu không, các thông điệp e-mail được gửi đến sẽ bị cho vào thùng rác Để tránh điều này, mọi thông tin do danh nghiệp gửi đi phải mới mẻ, hấp dẫn và có ích lợi đối với khách hàng

Quan sát diễn đàn (Forum) và kiểm soát tin đồn: Nhân viên PR nên giám

sát chặt chẽ các diễn đàn trang web, nơi mà dòng thông tin và các bài viết do các tác giả giấu tên đăng một cách tự do có thể gây ra nguy cơ rủi ro cho doanh nghiệp Việc phản hồi ngay các câu bình luận không đúng trên các diễn đàn sẽ giúp công ty dập tắt tin đồn trước khi nó lan rộng ra cộng đồng

Có hàng ngàn các diễn đàn như vậy, nên việc lựa chọn và giám sát một số diễn đàn thuộc ngành của bạn thông qua các công cụ tìm kiếm có thể coi là lựa chọn tốt nhất

Mạng cộng đồng: Trong một “xã hội ảo” thực sự, mọi người sống theo một

quy luật xã hội mở, với các nhu cầu cũng đặc biệt hơn so với bình thường,

và tất nhiên, cách tiếp cận thông tin cũng rất khác Theo chủ quan cá nhân tôi, tại Việt Nam chưa có một chiến dịch PR nào thực sự được cấu thành dựa trên nền tảng của các dịch vụ ảo này, nhưng có cung tất có cầu, việc các dịch

vụ truyền thông phát triển trên các nền tảng này là điều tất yếu

Với hệ thống thành viên kết nối rộng khắp, mạng cộng đồng là một phương tiện mới có tính đột phá trong việc lèo lái và đưa thông tin của doanh nghiệp trực tiếp đến khách hàng Mọi thành phần cấu thành nên các mạng xã hội đều có thể là công cụ thông tin cự kỳ hiệu quả, đáp ứng mọi nhu cầu quảng

bá và truyền thông của doanh nghiệp

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU & CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN CHƯƠNG TRÌNH PR ĐIỆN TỬ TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM HÒA BÌNH

3.1 Hệ thống các phương pháp nghiên cứu thực trạng phát triển chương trình PR điện tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu về thực trạng phát triển chương trình PR điện tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình

Phương pháp phỏng vấn chuyên gia:

Nội dung được phỏng vấn: Tình hình ứng dụng, triển khai và hiệu quả của các công cụ PR điện tử tại công ty

Cách thức tiến hành: Các chuyên gia được mời phỏng vấn là trưởng phòng

và một số nhân viên có nhiều kinh nghiệm, thâm niên ở các phòng PR – Marketing, phòng Chăm sóc khách hàng & phát triển thị trường

Ưu điểm: người được mời phỏng vấn là những người trực tiếp thực hiện các chương trình PR điện tử, thu nhận phản hồi từ phía khách hàng… nên có cái nhìn khá bao quát về hoạt động PR điện tử tại công ty, có thể hiểu rõ mức độ ứng dụng, hiệu quả của các công cụ PR điện tử đang được triển khai tại công ty

Nhược điểm: do chỉ là một vài cá nhân điển hình trong công ty nên những quan điểm, nhận xét đưa ra chỉ mang tính chủ quan, cá nhân không đại diện cho toàn bộ những quan điểm của công ty

Phương pháp sử dụng phiếu điều tra

Nội dung: các câu hỏi của phiếu xoay quanh các nội dung sau:

 Nhận thức về vị trí, vai trò của hoạt động PR điện tử đối với hoạt động kinh doanh của công ty.

 Cơ cấu tổ chức hoạt động PR điện tử của công ty

 Các kĩ năng cơ bản của người làm PR điện tử

 Hiệu quả sử dụng các công cụ PR điện tử

 Việc sử dụng PR dịch vụ

Cách tiến hành: số lượng phiếu điều tra phát ra là 5 phiếu cho các nhân viên phòng PR – Marketing, phòng Phát triển thị trường – Chăm sóc khách hàng của công ty

Ưu điểm: tổng hợp ý kiến, đánh giá của nhiều người, bao quát vấn đề rộng hơn, dữ liệu thu được mang tính khách quan hơn, độ tin cậy cao hơn

Nhược điểm: tốn nhiều thời gian, công sức để thu thập, xử lý dữ liệu

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:

Qua hệ thống các website của công ty: thông tin về doanh nghiệp, các chương trình PR điện tử đã và đang được triển khai

Qua các báo cáo, bài báo, đánh giá của các chuyên gia trong lĩnh vực PR về các yếu tố ảnh hưởng, mức độ phát triển của các công cụ PR điện tử… trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ hiện nay

3.1.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu về thực trạng phát triển chương trình PR điện tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình

Sử dụng phần mềm SPSS: Là một hệ thống phần mềm thống kê toàn diện được thiết kê để thực hiện tất cả các bước trong phân tích thông kê mô tả, xử

lý dữ liệu được thu thập trực tiếp từ các phiếu điều tra Cách thức tiến hành:

phần mềm SPSS dùng để thống kê tần suất xuất hiện của các biến của PR trong phiếu điều tra.

Phân tích thống kê kết hợp miêu tả các kết quả điều tra, phỏng vấn chuyên gia về mức độ ứng dụng, mức độ hiệu quả sử dụng các công cụ PR điện tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình

Phân tích các yếu tố về kinh tế - xã hội làm cơ sở cho các dự đoán về mức

độ ảnh hưởng của các yếu tố môi trường đến việc phát triển các chương trình

PR điện tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình & ảnh hưởng của các nhân

tố môi trường đến việc phát triển chương trình PR điện tử tại công ty cổ phần giải pháp phàn mềm Hòa Bình.

3.2.1 Đánh giá tổng quan tình hình phát triển chương trình PR điện tử của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.

Theo báo cáo TMĐT năm 2008, có khoảng 45,3% có website nhưng do hệ thống thương mại, thanh toán điện tử chưa phát triển nên website của doanh nghiệp (đầu tư không đúng hướng, đúng công nghệ) đã bị “xếp xó” và sự hiện diện thương hiệu vẫn theo tình trạng “đầu voi đuôi chuột”

Nhiều công ty quảng cáo, truyền thông ra đời, trở thành trung gian cung cấp dịch vụ quảng cáo của Google, Yahoo hay các hãng quảng cáo trung gian khác để đặt banner, text (tài trợ theo dạng chữ) trên các công cụ này Ở phía tiêu cực, dịch vụ phát tán thư rác (spam), các dịch vụ ăn gian bảng xếp hạng (Alexa, Google) cũng luôn được mời chào trên mạng chỉ với mục tiêu “phát triển thương hiệu” cho doanh nghiệp Việt Nam hiện có hơn 150 công ty hoạt động PR, các công ty trong nước chiếm tới 95% thị phần, thậm chí nhiều công ty đăng ký kinh doanh dịch vụ khác nhưng cũng nhảy sang làm

PR Ngoài những công ty tên tuổi được khẳng định qua các sự kiện ảnh

hưởng tốt đến xã hội còn nhiều công ty làm ăn chụp giật Những người cung cấp dịch vụ đã bỏ qua những rào cản, cạnh tranh không lành mạnh, thông tin

dễ dãi, lợi dụng mặt trái của PR để đưa ra những thông tin bất lợi cho đối thủ

Cùng với các dịch vụ cung cấp ở trên, doanh nghiệp Việt Nam cũng tiếp cận với báo chí, diễn đàn mở để cung cấp bài viết PR, quảng bá hình ảnh của mình và doanh nghiệp coi quan hệ với báo chí là công cụ làm thương hiệu rất tốt

Khi cần thông tin về đối tác, khách hàng, các nhà cung cấp dịch vụ hay các thông tin giải trí bạn sẽ làm gì? Trên 80% người dùng internet sẽ sử dụng công cụ tìm kiếm trực tuyến để làm việc, tra cứu thông tin Hình ảnh doanh nghiệp xuất hiện tại những vị trí quan trọng là con đường tốt nhất để thu hút quan tâm của khách hàng Xu hướng mạng xã hội, blog, các công cụ chia sẻ video, tài liệu đa chiều bùng nổ thì nhu cầu hiện diện thương hiệu ngày càng cần thiết Nhịp sống hiện đại không cho phép dành nhiều thời gian tìm hiểu

kỹ càng trước lúc sử dụng dịch vụ, sản phẩm Cường độ hiện diện là yếu tố ảnh hưởng đáng kể tới cảm xúc và quyết định tiêu dùng Thế nên, không có

gì khó hiểu khi việc xuất hiện thường xuyên, đều đặn trên các công cụ tìm kiếm, các website trung gian (hỗ trợ quảng cáo, PR) không thể thiếu đối với doanh nghiệp trong nền kinh tế số

Tốc độ tăng trưởng truyền thông trên Internet đang vượt rất nhanh so với các phương tiện truyền thống Giới phân tích kinh doanh khẳng định xu hướng này vẫn tiếp tục tăng nhanh do khả năng lưu trữ và liên kết tốt Tivi, báo chí hay tổ chức các sự kiện công chúng là hình thức doanh nghiệp truyền tải thông tin một chiều, thời gian ngắn, lan tỏa hẹp Còn Internet khiến quá trình truyền thông điệp tới cộng đồng người rộng khắp, liên tục, rộng khắp và đan xen

Ngoài ra còn nhiều website của các tổ chức, doanh nghiệp cá nhân mở ra để quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp tại Việt Nam, các hình thức phổ biến là cung cấp vị trí đặt quảng cáo, bài viết PR, các dịch vụ gia tăng như SEO, tăng thứ hạng trên bảng xếp hạng gửi thư tiếp thị (Spam)… và sự bùng

nổ này kéo theo nhiều phiền toái, tác động tiêu cực từ người sử dụng Internet

Tình hình sụt giảm kinh tế tại nhiều nước trên thế giới đã khiến không ít doanh nghiệp lao đao Không chỉ tập trung ở khu vực tài chính và địa ốc, khủng hoảng đang mang tính toàn diện và toàn cầu Đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ - đang phải đối mặt với việc vừa đảm bảo sinh tồn, vừa

cố gắng không để người lao động thất nghiệp Khủng hoảng kinh tế toàn cầu đang từng ngày, từng giờ tác động lên mọi ngành nghề, lĩnh vực văn hóa –

Ngành PR ở Việt Nam gần đây có sự phát triển mạnh Nhưng cùng những hoạt động PR chân chính, vẫn còn các chiến dịch tiếp thị hình ảnh phóng đại, thông tin không minh bạch Ảnh hưởng lớn đến dư luận,vậy mà nghề

PR chưa có quy định hoạt động và hành lang pháp lý

Công chúng là người bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi giữa một "biển" thông tin, đánh bóng thương hiệu, tên tuổi thái quá, khó có thể tìm được một địa chỉ tin cậy Xảy ra tình trạng trên bởi chưa có luật định hoạt động PR Tuy chưa có

luật cụ thể nhưng những người làm PR vẫn phải tuân theo các nguyên tắc hành nghề nhất định Các quy định nằm rải rác mỗi nơi một ít luật như: Doanh nghiệp, Báo chí, Sở hữu trí tuệ, Cạnh tranh, dân sự…

3.2.2 Những nhân tố môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến phát triển chương trình PR điện tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hoà Bình.

Sự phát triển của truyền thông đa phương tiện:

Những đổi mới trong công nghệ thông tin đã đưa thế giới đến với một kỷ nguyên của các phương tiện truyền thông đại chúng, trong đó hầu như tất cả mọi người đều được tiếp cận tin tức và thông tin, và trở thành những người sáng tạo và đóng góp cho ngành công nghiệp báo chí Nhờ đó, ngày nay, tin tức được truyền đi theo những cách thức phi truyền thống với những hệ quả không thể đoán trước được

Sự xuất hiện khắp nơi của các phương tiện truyền thông cá nhân, kích thích

sự kết nối thông tin hiệu quả nhất - lời nói Tính đến cuối năm 2005, hơn 2 tỉ người, gần 1/3 dân số thế giới – đã có điện thoại di động Gần 800 triệu điện thoại di động được bán ra mỗi năm trên khắp thế giới Đến năm 2008, ước tính có khoảng 600 triệu người có thể ngay lập tức có được thông tin của các

sự kiện nhờ có các camera kỹ thuật số tinh vi, trong đó phần nhiều là nhờ tính năng của những chiếc điện thoại di động của họ Những công cụ này tạo

ra một “thế hệ thông tin toàn cầu” có khả năng chưa từng có để tạo lập, sản xuất, chia sẻ và tham gia vào những gì đang diễn ra của cuộc sống Mạng lưới toàn cầu cho phép con người đưa tin tức, suy nghĩ, ý tưởng và hình ảnh

đi bất cứ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào

Sự phát triển của truyền thông đa phương tiện đã làm cho các hoạt động PR điện tử đa dạng hóa hình thức truyền tải thông tin của doanh nghiệp Bên cạnh đó, nó còn làm tăng hiệu quả truyền đạt thông điệp của doanh nghiệp thông qua các hiệu ứng về âm thanh, hình ảnh…đồng thời cũng buộc những người làm PR điện tử phải đầu tư thời gian, sáng tạo nhiều hơn nữa để có được những chương trình PR điện tử hay & hiệu quả.

Xuất hiện ngày càng nhiều trung tâm thông tin, báo “lá cải”:

Trong thế giới mạng Internet, ngày càng có nhiều trang web, blog, báo online, cổng thông tin… cung cấp nhiều loại thông tin, nhiều câu chuyện “lá cải” … làm cho nguồn thông tin mà công chúng bị quá tải, khó kiểm soát được đâu là nguồn tin đáng tin cậy làm giảm hiệu quả truyền tải các thông điệp của các chương trình PR điện tử Vấn đề đặt ra là PR điện tử phải làm thế nào để định hướng được nguồn thông tin hoặc hạn chế những tai tiếng không tốt cho doanh nghiệp

Tình trạng khủng hoảng kinh tể đang từng ngày lan rộng và có những ảnh

hưởng tiêu cực tới mọi mặt xã hội, mọi ngành kinh tế của nhiều nước trên thế giới Đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, họ phải tính toán, cân đối lại toàn bộ chi phí của công ty dành cho các hoạt động như nhân công, quảng cáo, PR …Điều đó làm ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí dành cho các chương trình PR điện tử, đồng thời cũng đòi hỏi người làm PR phải có những ý tưởng sáng tạo, đột phá góp phần giúp công ty mình vượt qua thời

kì khủng hoảng

Hành lang pháp lý cho các hoạt động PR điện tử: hệ thống pháp luật cho

thương mại điện tử nói chung, cho hoạt động PR điện tử nói riêng có nhả

hưởng không nhỏ tới việc xuất bản các bản tin, thông điệp …cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, chất lượng của các chương trình PR điện tử.

Hành vi của khách hàng điện tử: số lượng người sử dụng Intenet, mục đích

sử dụng internet, trình độ, nghề nghiệp của khách hàng ( thống kê của Vnnic 2/2009 – phụ lục 3)… có ảnh hưởng không nhỏ tới quy mô, cách thức truyền tải thông điệp của các chương trình PR điện tử

3.2.3 Những nhân tố môi trường bên trong ảnh hưởng đến phát triển chương trình PR điện tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hoà Bình.

Lập kế hoạch chương trình PR điện tử:

Việc kết nối giữa chiến lược e – biz – chiến lược e – marketing – chương trình PR điện tử, giữa cấp chiến lược (lãnh đạo) công ty - bộ phận tác nghiệp có ảnh hưởng không nhỏ tới việc triển khai, tác nghiệp của các chương trình PR điện tử Việc kết nối đạt được hiệu quả tức là mỗi nhân viên PR đều đã được quán triệt những quan điểm, mục tiêu chung của công

ty giúp cho quá trình triển khai, thực hiện các tác nghiệp đạt được hiệu quả

Nhân sự:

Việc phân định trách nhiệm, phạm vi hoạt động giữa các bộ phận PR – Marketing - Quảng cáo rõ ràng hay không? trong công ty có ảnh hưởng tới việc thực hiện các chương trình PR điện tử không bị chồng chéo với các hoạt động quảng cáo hay marketing, đồng thời tạo điều kiện cho công tác đánh giá kết quả được thuận lợi

Kĩ năng, kiến thức về PR điện tử của người lập kế hoạch, nhân viên thực hiện đều có ảnh hưởng không nhỏ tới thời gian, tốc độ triển khai, thực hiện các tác nghiệp, các điều chỉnh kế hoạch, tác nghiệp sao cho phù hợp với sự

thay đổi của môi trường: các công cụ PR điện tử mới, các quy tắc mới trong

PR điện tử

Ngân sách dành cho chương trình PR điện tử:

Việc cân đối, phân bổ ngân sách, chi phí cho các hoạt động quảng cáo, PR, duy trì, cập nhật website làm cho nguồn ngân sách dành cho các chương trình PR điện tử bị ảnh hưởng đặc biệt la trong thời kì khủng hoảng kinh tế lại càng có ý nghĩa quan trọng

Tình hình xây dựng & phát triển thương hiệu của công ty:

Mối quan hệ của công ty với giới truyền thông ( cả trên báo giấy, báo online

và các phương tiện thông tin đại chúng ), các thành tích nổi bật của công ty được công chúng biết đến góp phần định vị & phát triển thương hiệu của công ty Vị trí của thương hiệu của công ty so với các đối thủ cạnh tranh cũng ảnh hưởng khá rõ rệt tới việc hoạch định, triển khai các chương trình

PR điện tử sao cho phù hợp với tầm vóc của công ty

3.3 Kết quả tổng hợp đánh giá của chuyên gia về thực trạng phát triển chương trình PR điện tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình

Kết quả phỏng vấn chuyên gia:

Những công cụ PR điện tử công ty đang sử dụng bao gồm: blog, forum, SEO, RSS, email, video trực tuyến, mạng cộng đồng

Công ty đã đăng ký những từ khóa trên các công cụ tìm kiếm phổ biến ở Việt Nam như: Google, xa lộ, tìm nhanh…

Công ty đã xây dựng được một cộng đồng ảo 360 chợ điện tử phân chia công chúng (200.000 thành viên) thành nhiều nhóm theo sở thích, hoạt động Forum của công ty đang được sử dụng với các mục đích sau: Thông báo quy định, chính sách mới của ban quản trị; chia sẻ thông tin, kinh nghiệm về

TMĐT & internet; hướng dẫn sử dụng, quy trình giao dịch trên website của công ty; tin tức văn hóa, giải trí.

Các nội dung, tính năng của website thường xuyên được cập nhật tùy thuộc vào các mục mức độ cập nhật khác nhau ( từng phút, từng giờ, từng ngày)

Các video trực tuyến được sử dụng trong mục trợ giúp có nội dung: giới thiệu công ty, kĩ năng bán hàng hiệu quả…

Kết quả xử lý dữ liệu qua phiếu điều tra:

Phần 1: Nhận thức về vai trò, vị trí của hoạt động PR

Hình 3.1 Quan hệ giữa hoạt động PR – quảng cáo & Marketing

Đa số các nhân viên đã phân định rõ, đúng đắn về mối quan hệ giữa PR – quảng cáo & marketing

Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, cùng có lợi với các nhóm công chúng mục

Thường xuyên xuất hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng 0%

Bảng 3.1 Mục đích của hoạt động PR tại công ty cổ phần giải pháp phần

mềm Hòa Bình

Những mục đích của các hoạt động PR điện tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình đã được xác định rõ ràng và trên nhiều khía cạnh khác nhau.

Phần 2 : Cơ cấu tổ chức hoạt động PR của doanh nghiệp

Hình 3.2 Mối quan hệ giữa những người làm PR & các bộ phận quảng cáo và

marketing tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình

Trong việc tổ chức thực hiện các chương trình PR điện tử tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình đã có sự phối hợp giữa các bộ phận

Hình 3.3 Sự tồn tại của chiến lược PR tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa

Bình

Luôn đi theo chiến lược đã đề ra một cách nhất

Có thực hiện theo chiến lược nhưng chưa nhất quán,

Bảng 3.2 Kết nối chiến lược PR với chiến lược e – biz tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình

Trong khâu hoạch định các chiến lược PR đã có sự kết nối giữa chiến lược e – biz với chiến lược PR điện tử

Phần 3 : Các kĩ năng cơ bản của người làm PR trong doanh nghiệp

Hình 3.4 Tình hình đào tạo chính thức về PR tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm

Hòa Bình

Hình 3.5 Mong muốn được đào tạo thêm các kĩ năng trong hoạt động PR của các

nhân viên công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình