Quản trị nguyên vật liệu dự trữ tại công ty TNHH VINH PHÁT

3 Máy tính để bàn HP 2005 tốtNguồn: Phòng kế hoạch vật tư Trên cơ sở chiến lược kinh doanh, chiến lược sản phẩm, chiến lược thị trường của mình, công ty đã chủ trương đưa tiến bộ của kho

Danh mục bảng biểu

Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý công ty TNHH Vinh Phát

Sơ đồ 2: Các giai đoạn sản xuất sản phẩm

Sơ đồ 3: Hệ thống quản lý nguyên vật liệu

Sơ đồ 4: Hệ thống quản lý kho tàng

Sơ đồ 5: Mô phỏng cách sắp xếp nguyên vật liệu trong kho

Sơ đồ 6: Qui trình nhập kho phế liệu

Sơ đồ 7: Mô hình kho được thiết kế mới

Biểu đồ 1: Cơ cấu lao động theo độ tuổi năm 2011

Biểu đồ 2: Cơ cấu lao động theo giới tính từ năm 2008 – 2011

Bảng 1: Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn năm 2011

Bảng 2: Danh mục cơ sở vật chất của công ty

Bảng 3: Kết quả hoạt động kinh doanh 1 số năm gần đây

Bảng 4: Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu

Bảng 5: Cơ cấu nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất 1 số mã hàng áo jacket Bảng 6: Giá trị nguyên vật liệu tồn kho

Bảng 7: Mục tiêu cụ thể của công ty năm 2012

LỜI MỞ ĐẦU

Một trong những quy luật tất yếu của cơ chế thị trường đó là quy luật cạnh tranh: Làm sao để doanh nghiệp nâng cao được vị thế và sức cạnh tranh trên thương trường? Làm thế nào để doanh nghiệp thỏa mãn tối đa nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng? Đây là những câu hỏi đặt ra cho mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế

mà ở đó, tất cả các doanh nghiệp có quyền tự chủ trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh Chính vì lẽ đó, các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất cần phải xây dựng các phương án sản xuất ngay từ khâu tìm nguồn nguyên liệu đến khâu tổ chức sản xuất và tiêu thụ sản phẩm nhằm thực hiện tốt các mục tiêu chung đề ra với toàn doanh nghiệp như thu hồi nhanh vốn và tăng tốc độ chu chuyển vốn, mở rộng quy mô sản xuất, nâng cao đời sống cho người lao động, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Các mục tiêu trên đặt ra yêu cầu: Để thực hiện một cách có hiệu quả kế hoạch sản xuất, các doanh nghiệp cần phải tiến hành quản lý tốt mọi yếu tố liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đặc biệt là quản lý tốt công tác cung ứng, dự trữ, bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu sao cho phù hợp góp phần giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp

Qua quá trình trau dồi, tích lũy kiến thức kết hợp với khảo sát thực tế tại Công

ty TNHH VINH PHÁT được tiếp xúc trực tiếp với công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty, em nhận thấy công tác dự trữ cũng như bảo quản nguyên vật liệu tại kho của công ty còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập Vì vậy, em xin được đi sâu nghiên cứu

đề tài: “Quản trị nguyên vật liệu dự trữ tại công ty TNHH VINH PHÁT” nhằm

tìm ra những mặt mạnh và mặt còn hạn chế trong công tác quản trị nguyên vật liệu

dự trữ Từ đó đề xuất những giải pháp khắc phục để hoàn thiện sao cho có hiệu quả góp phần tăng năng suất và hạ giá thành mà vẫn đảm bảo chất lượng của sản phẩm.Nội dung chuyên đề bao gồm:

Chương I: Tổng quan về công ty TNHH VINH PHÁT

Chương II: Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu dự trữ tại công ty

TNHH VINH PHÁT

Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu dự

trữ tại công ty TNHH VINH PHÁTTrong suốt quá trình thực tập, do hạn chế về mặt thời gian cũng như kinh nghiệm thực tế nên chuyên đề của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, em rất mong được sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cô và toàn thể các

cô chú tại công ty để em có thể hoàn thiện hơn bài viết của mình cũng như nâng cao kiến thức cho bản thân phục vụ quá trình làm việc sau này

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa và tập thể các cán bộ, nhân viên tại quý công ty TNHH VINH PHÁT đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VINH PHÁT

1.1 Thông tin chung về doanh nghiệp

1.1.1.Thông tin chung

Công ty TNHH VINH PHÁT được thành lập từ ngày 04/ 09/ 1993 do sở kế hoạch

và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy phép số: 044953 với tên giao dịch là:

VINHPHAT COMPANY LIMITED

- Thị trường chính: Mĩ, Châu Âu, Nhật, Hà Lan

- Cung cấp cho các nhãn hiệu : Disney, Xoxo, Miken, Rampage, Puma, Kamart, Cru

1.3 Chức năng, nhiệm vụ và vai trò của công ty TNHH VINH PHÁT

• Nhận ủy thác nhập khẩu của các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước

• Liên doanh liên kết hợp tác sản xuất mở đại lý, văn phòng đại diện, bán và giới thiệu sản phẩm của công ty và của các đơn vị trong và ngoài nước

- Nhiệm vụ:

• Sản xuất kinh doanh hàng may mặc và trên cơ sở đó phải luôn luôn nâng cao hiệu quả và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

• Độc lập trong hoạt động sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước và người lao động

• Có trách nhiệm khai thác bảo đảm và phát triển nguồn vốn mà nhà nước giao phó

1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty

Dựa theo mô hình kiểu trực tuyến- chức năng bộ máy quản lý của công ty hoạt động với nhiệm vụ và trách nhiệm được quy định rõ ràng cho các chức danh trong

bộ máy quản lý Tất cả các phòng ban, phân xưởng hoạt động theo sự điều hành trực tiếp của Ban Giám Đốc công ty Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty như sau:

Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý công ty TNHH VINH PHÁT

(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)

Nhìn vào sơ đồ ta thấy mặc dù các phòng ban, các phân xưởng có chức năng nhiệm vụ riêng biệt nhưng hoạt động không hề độc lập, dời dạc mà luôn có sự phối kết hợp chặt chẽ Tất cả thông tin trong và ngoài công ty đều được thông báo và trao đổi thường xuyên giữa các nhân viên và giữa cán bộ với nhân viên giúp cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty nắm rõ được công việc của mình

PHÒNG

KẾ HOẠCH VẬT TƯ

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG

CƠ ĐIỆN

PHÂN XƯỞNG HOÀN THÀNH

PHÒNG

KẾ TOÁN TÀI VỤ

PHÂN XƯỞNG MAY

• Ban giám đốc (BGĐ) : Là đại diện pháp luật của công ty, điều hành công việc kinh doanh, quản lý cơ sở vật chất như nhà xưởng, máy móc, trang thiết bị, vật

tư, kho bãi, lao động, quan hệ với các cơ quan hữu quan, giải quyết các vướng mắc của khách hàng Ban giám đốc gồm có:

 Tổng giám đốc: Hiện nay giữ chức vụ là ông Phan Khắc Hòa , với trình độ

và kinh nghiệm làm việc nhiều năm trong ngành

 Phó tổng giám đốc: Giữ chức vụ hiện nay là bà Nguyễn Minh Châu.

• Các phòng ban chức năng :

Hiện nay, công ty có 5 phòng ban và 3 phân xưởng bao gồm:

- Phòng Tổ chức hành chính (gồm 3 cán bộ công nhân viên):

Làm nhiệm vụ tham mưu cho Ban giám đốc về công tác cán bộ và tổ chức bộ máy, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực, công tác thi đua khen thưởng, kỉ luật và các hoạt động văn hóa xã hội Xây dựng kế hoạch và biên chế lao động hằng năm của công ty và các nội quy, quy chế, quy định liên quan đến quyền hạn, trách nhiệm, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức bộ máy nhân sự trong công ty

- Phòng kế hoạch vật tư (gồm 4 cán bộ công nhân viên):

Có chức năng và nhiệm vụ lập ra các kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm, xem xét các hợp đồng kinh tế của công ty và dự toán chi phí vật tư, xây dựng kế hoạch mua sắm, cấp phát vật tư, nguyên vật liệu tới các phân xưởng sản xuất kịp thời, đúng thời điểm cho các phân xưởng thực hiện sản xuất Đồng thời theo dõi hoạt động sản xuất để cung ứng kịp thời khi thiếu hụt nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

- Phòng kế toán tài vụ(gồm 4 công nhân viên):

Là phòng quản lý tổng hợp của công ty, tham mưu cho Ban giám đốc những vấn

đề trong lĩnh vực tài chính- kế toán Có nhiệm vụ:

+ Hạch toán các khoản thu, chi trong quá trình sản xuất và cung ứng vật tư trong ngày

+ Lập các loại báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng năm và trình lên ban giám đốc

+ Đề xuất các kiến nghị, tư vấn cho giám đốc các phương án để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc

+ Thực hiện các công việc khác nếu có yêu cầu của giám đốc

- Phòng kĩ thuật (gồm 2 cán bộ công nhân viên):

Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến kỹ thuật, xây dựng các phương án

xử lý khi máy móc hay sản phẩm bị hỏng Trợ giúp và cố vấn kĩ thuật cho các phòng ban và phân xưởng sản xuất để họ hiểu biết hơn về các trang thiết bị, máy móc tại phân xưởng họ Tổ chức giám sát quy trình công nghệ, giám sát kỹ thuật các bán sản phẩm

- Phòng cơ điện (gồm 2 cán bộ công nhân viên):

Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi và bảo dưỡng máy móc thiết bị, hệ thống điện lưới trong các phân xưởng cũng như phòng ban để giảm tối thiểu những sự cố

có thể xảy ra trong lúc vận hành máy

- Phân xưởng cắt (gồm 17 cán bộ công nhân viên):

Phân xưởng cắt làm các công việc: nhận mẫu mã của khách hàng từ bộ phận kế hoạch chuyển xuống Sau đó trải vải, sử dụng máy cắt vòng, máy cắt bàn để tạo ra sản phẩm theo tiêu chuẩn định sẵn

- Phân xưởng may (gồm 30 cán bộ công nhân viên):

Đây là phân xưởng có vai trò quyết định đến chất lượng trong toàn bộ quy trình sản xuất Khi nhận được bán thành phẩm từ phân xưởng cắt chuyển xuống Phân xưởng may có nhiệm vụ lắp ráp, may, là và tạo thành sản phẩm Hiện nay, Công ty

đã đầu tư máy móc hiện đại công nghệ cao cho phân xưởng may để rút ngắn được thời gian may và tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt

- Phân xưởng hoàn thành (gồm 42 cán bộ công nhân viên):

Đây là phân xưởng cuối cùng của quy trình công nghệ thực hiện các công việc của khâu sau cắt và may Phân xưởng này có nhiệm vụ là, hút ẩm, dán mác và đóng gói sản phẩm

1.5 Cơ cấu nguồn nhân lực

a)Cơ cấu lao động theo độ tuổi:

Biểu đồ 1: Cơ cấu lao động theo độ tuổi năm 2011

(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)

Nhìn vào biểu đồ trên ta thấy rằng, công ty đang nắm giữ một đội ngũ lao động trẻ dưới 35 tuổi chiếm 48%, có sức khỏe, hăng say nhiệt tình trong công việc, sáng tạo, ham tìm tòi những công nghệ khoa học tiên tiến, hiện đại Tuy vậy, bề dày kinh nghiệm chưa có hoặc ít do thâm niên thấp Bên cạnh đó, chiếm 32,4% là lực lượng lao động trên 40 tuổi Họ là những người có thâm niên cao, thành thạo trong công việc cả về chuyên môn lẫn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm, làm việc có chất lượng hơn lao động trẻ do đã tích lũy kinh nghiệm nhất định trong quá trình làm việc Một phần trong số đó là đội ngũ cán bộ chủ chốt của công ty, họ nắm giữ những trọng trách cao trong công ty

b)Cơ cấu lao động theo giới tính:

Biểu đồ 2: Cơ cấu lao động theo giới tính của Công ty từ năm 2008 – 2011

(Nguồn: Phòng Tổ chức hành

chính)

Nhìn một cách tổng quát, mặc dù tỷ lệ lao động nữ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số lao động của toàn công ty nhưng có xu hướng giảm dần từ 66,2% năm 2008 xuống 62,7% trong năm 2011 Sở dĩ lao động nữ gần như gấp đôi lao động nam là

do trong phân đoạn hoàn thiện sản phẩm đòi hỏi sự khéo léo, cẩn thận và tỉ mỉ Trong khi đó, tỷ lệ nam giới tăng từ 33,8% lên 37,3% trong tổng số lao động toàn công ty Nguyên nhân là do công ty nhập thêm một số máy móc thiết bị mới, yêu cầu lao động phải có sức khỏe và sự hiểu biết nhất định nên tỷ lệ nam được tuyển dụng vào công ty ngày một nhiều hơn và đến năm 2011 thì tỷ lệ đó là 37.3% trong tổng lao động của Công ty

c) Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn

Bảng 1: Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn năm 2011

Tổng 104 100%

Nhìn vào bảng 3 ta thấy: lao động của công ty chủ yếu là lao động phổ thông (chiếm 64,42%) do tính chất ngành nghề gồm nhiều giai đoạn làm việc liên quan đến công việc chân tay Vì vậy công ty cần chú trọng vào việc đào tạo lực lượng lao động có tay nghề, trình độ và đặc biệt chú ý đến đội ngũ lao động có năng lực trong sản xuất cũng như trong quản lý

1.6 Cơ sở vật chất và trang thiết bị

Hiện nay, công ty đã thay mới hầu hết máy móc thiết bị cũ bằng máy móc thiết

bị mới hiện đại hơn Đặc biệt, công ty đã đầu tư mua máy may của hãng Brother- Nhật bản là loại máy may hiện đại hiện nay giúp tạo sản phẩm nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và giải quyết 1 số vấn đề xảy ra của các máy may thời kỳ trước

Bảng 2: Danh mục cơ sở vật chất của Công ty

4 Máy ép keo, ép nhãn hasaka 12/2008 Tốt

3 Máy tính để bàn HP 2005 tốt

(Nguồn: Phòng kế hoạch vật tư)

Trên cơ sở chiến lược kinh doanh, chiến lược sản phẩm, chiến lược thị trường của mình, công ty đã chủ trương đưa tiến bộ của khoa học kĩ thuật vào sản xuất bằng cách nhập khẩu nhiều loại máy móc, dây chuyền công nghệ hiện đại từ các nước tiên tiến trên thế giới như Nhật Bản, Mỹ và những quốc gia có tiềm lực về khoa học công nghệ mạnh để đưa vào sản xuất sản phẩm

Tuy nhiên, do thời gian xây dựng cơ sở hạ tầng đã lâu, từ năm 1993 nên điều kiện làm việc cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty chưa thực sự tốt Trong khi đó, diện tích nhà xưởng hẹp, lại bố trí khuất sau văn phòng nên thiếu ánh sáng

tự nhiên Mặt khác, khu văn phòng được xây dựng ngay trên nhà xưởng chịu ảnh hưởng bởi tiếng ồn lớn nên hiệu quả làm việc của nhân viên chưa cao Cùng với việc tiết kiệm diện tích nhà xưởng, các sản phẩm sau khi hoàn thành được để dọc hai bên lối đi làm mất mỹ quan của công ty cũng như chất lượng sản phẩm không được đảm bảo do ẩm thấp, mối mọt Do đó, công ty cần tìm ra giải pháp thích hợp

để bố trí hoạt động sản xuất cho hiệu quả hơn

1.7 Kết quả kinh doanh:

Bảng 2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2007 – 2011

Đơn vị: VNĐ

vậy, năm 2008 xảy ra cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu, ảnh hưởng to lớn đến tình hình các nước trên toàn thế giới Nước ta cũng không tránh khỏi sự ảnh hưởng

đó và các doanh nghiệp trong nước phải đối mặt với tình thế khó khăn Nhưng ngay sau khi nền kinh tế phục hồi, tình hình sản xuất của công ty cũng có tín hiệu khả quan, doanh thu của công ty đạt tới gần 13 tỷ đồng năm 2010 và năm 2011 là hơn

14 tỷ đồng Bên cạnh đó, mặc dù bị ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng nhưng lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty vẫn tăng lên đáng kể: từ hơn 0,9 tỷ đồng năm 2007 lên 1,7 tỷ đồng năm 2011

Theo như ban lãnh đạo công ty cho biết thì do công ty đã tạo được uy tín và các mối quan hệ làm ăn của mình với những đối tác lớn Hơn nữa, việc quản lý doanh nghiệp cũng được thực hiện tốt hơn, chính vì vậy lợi nhuận sau thuế từ khi cuộc khủng hoảng phục hồi đã tăng lên đáng kể, năm 2011 tăng 30,5% so với năm

2009 Điều đó cho thấy công ty đang đi đúng hướng và các kế hoạch, chiến lược kinh doanh dần phát huy hiệu quả

Hiện nay, lương của các nhân viên trong công ty được trả theo trình độ, cấp bậc của từng người Hệ số lương của mỗi người dựa trên số năm làm việc trong công ty, trình độ thâm niên của mỗi người và kinh nghiệm thực tế Mức lương trung bình của nhân viên trong công ty hiện giờ là 2,1 triệu/người

Dự đoán trong tương lai công ty sẽ đi vào ổn định hơn, với khả năng của mình công ty có thể tìm kiếm được nhiều khách hàng hơn nữa Do dó doanh thu và lợi nhuận sẽ tiếp tục tăng mạnh

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY TNHH VINH PHÁT

2.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng việc thực hiện quản trị nguyên vật liệu dự trữ

2.1.1 Các nhân tố bên ngoài

 Môi trường kinh doanh quốc tế

Hiện nay, trên thị trường thế giới, giá cả các mặt hàng đang không ngừng tăng lên, đặc biệt một số mặt hàng là yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất trong đó có nguyên vật liệu may mặc, đã ảnh hưởng rất lớn đến các doanh nghiệp xuất nhập may Do thiếu vốn kinh doanh nên khi giá cả các yếu tố đầu vào tăng, công ty không thể mua vật liệu như mong muốn để tăng hiệu quả kinh doanh mà phải phụ thuộc vào phía khách hàng nhiều hơn trong việc cung ứng nguyên vật liệu

Viêc các nước phát triển đặt ra nhiều hàng rào kỹ thuật và môi trường bắt buộc các sản phẩm nhập khẩu phải thỏa mãn các điều kiện về nguồn gốc nguyên vật liệu, chất lượng nguyên vật liệu cũng tác động không nhỏ đến hiệu quả hoạt động cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu của công ty Công ty phải mua sắm, nhập khẩu nguyên vật liệu từ các nhà cung ứng nước ngoài với giá cao, cước phí vận chuyển lớn, thời gian vận chuyển dài Khi thanh quyết toán nguyên vật liệu lại gặp nhiều khó khăn về mặt thủ tục và làm tăng chi phí phát sinh

 Môi trường kinh doanh trong nước

Hiện nay, Việt Nam vẫn bị mất cân đối trong ngành dệt may Nguồn cung nguyên vật liệu trong nước không đáp ứng được nhu cầu sản xuất của các doanh nghiệp và chất lượng nguyên vật liệu cũng không đáp ứng được yêu cầu Chính vì vậy, các doanh nghiệp dệt may phải nhập khẩu phần lớn nguyên vật liệu cho sản xuất Điều này lại khiến cho các doanh nghiệp có tư tưởng nhập khẩu nhiều hơn so với nhu cầu thực tế, bởi vì nếu xảy ra thiếu hụt thì sẽ phải tốn chi phí rất lớn để nhập thêm số nguyên vật liệu còn thiếu hoặc sẽ phải sử dụng nguyên vật liệu trong nước với chất lượng thấp hơn Hậu quả là có nhiều loại nguyên vật liệu thừa sau quá trình sản xuất và doanh nghiệp lại phải mất chi phí để xử lý hoặc thanh quyết toán với khách hàng

Sự liên kết trong các hoạt động: sản xuất kinh doanh, mua sắm nguyên vật liệu của các doanh nghiệp dệt may Việt Nam chưa thực sự hiệu quả Các doanh nghiệp dệt may Việt Nam dường như chỉ thích hợp “ đơn thân độc lực” trong hoạt động sản xuất kinh doanh Việc tham gia hiệp hội dệt may Việt Nam VITAS mới chỉ dừng lại

ở mục đích xin cấp hạn ngạch được thuận lợi hơn Chính vì vậy, sự cạnh tranh trong ngành ngày càng trở nên gay gắt, tạo cơ hội cho phía đối tác có được những lợi thế trong đàm phán về giá cả, nguyên vật liệu, thời gian giao hàng, các khách hàng lớn thường tìm tới nhiều nước khác trong khu vực do các doanh nghiệp dệt may Việt Nam không thể đáp ứng tốt những yêu cầu của một đơn hàng lớn Quan hệ giữa

công ty TNHH VINH PHÁT và các doanh nghiệp cung ứng gia công khác mới chỉ

dừng lại ở quan hệ nhà cung cấp – khách hàng mà chưa phải là sự hợp tác, gắn bó chặt chẽ cùng chịu khó khăn và chia sẻ lợi nhuận Do đó việc mua sắm nguyên vật liệu do công ty tự mình đảm trách dễ bị ép cấm( chất lượng nguyên vật liệu), ép giá dẫn tới khó khăn về vốn

 Các chính sách quản lý của Nhà nước

Các chính sách của Nhà nước là yếu tố then chốt thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu của một quốc gia Ở nước ta, các chính sách của Nhà nước có ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng dệt may của các doanh nghiệp : Chính sách thuế xuất nhập khẩu, chính sách phẩn bổ ngạch hàng dệt may, những quy định

về thủ tục hải quan Các chính sách của Nhà nước về quy hoạch phát triển tổng thể ngành may vẫn chưa thành hiện thực, một số thủ tục, quy định không khuyến khích doanh nghiệp sử dụng hợp lý, hiệu quả nguyên vật liệu

 Đối thủ cạnh tranh

Dệt may là ngành kinh tế ra đời từ rất sớm, vì vậy mức độ cạnh tranh trong ngành là rất cao Ngay tại trong nước, công ty cũng đã phải cạnh tranh rất gay gắt với những doanh nghiệp trong ngành có nhận gia công và sản xuất hàng may mặc xuất khẩu Sự cạnh tranh gay gắt cùng với lượng cung ứng nguyên vật liệu trong nước không đáp ứng được nhu cầu sản xuất đã đẩy giá nguyên vật liệu lên cao làm giảm hiệu quả mua sắm nguyên vật liệu của công ty

Tham gia thị trường thế giới, công ty còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp dệt may tại nhiều nước trên thế giới trong đó phải kể đến các doanh nghiệp dệt may tại Trung Quốc, Ấn Độ, Pakistan, Indonesia nơi có nguồn lao động dồi dào, giá nhân công rẻ, trình độ tay nghề công nhân cao, nguồn nguyên vật liệu phong phú Nguyên vật liệu mà công ty mua tại các nước trên có thể bị ép giá do áp lực từ phía các đối thủ cạnh tranh đối với nhà cung cấp, làm giảm hiệu quả mua sắm của công ty.

2.1.2 Nhân tố bên trong

 Phương thức hoạt động kinh doanh:

Công ty TNHH VINH PHÁT hoạt động sản xuất kinh doanh theo phương thức gia công quốc tế với các hình thức thường áp dụng:

Hình thức thứ nhất còn gọi là hình thức “tạm nhập – tái xuất” Đây là hình thức mà bên đặt gia công giao vật liệu cho bên nhận gia công Sau một thời gian sản xuất, chế tạo sẽ thu hồi thành phẩm và trả phí gia công Theo hình thức này, công ty hoàn toàn không phải nghiên cứu thị trường đầu vào cũng như thị trường đầu ra mà chỉ thực hiện hoạt động tác nghiệp và nhận phí gia công Tất cả các loại vật liệu để gia công hàng may mặc, các tài liệu kỹ thuật về mẫu, thậm chí cả những máy móc chuyên dùng cần thiết để đảm bảo cung ứng đạt yêu cầu chất lượng của sản phẩm đều do phía khách hàng cung cấp Vì vậy, ở hình thức này có một số ưu điểm nhưng vẫn có nhiều hạn chế, đặc biệt là hiệu quả thấp và chỉ thích hợp trong một giai đoạn nhất định nên công ty đã chuyển sang thực hiện gia công theo hình thức thứ hai.Hình thức thứ hai còn gọi là hình thức”mua đứt – bán đoạn” hay “mua vật liệu – bán thành phẩm” (FOB) Đây là hình thức mà bên nhận gia công ( công ty) mua toàn bộ vật liệu phục vụ cho sản xuất các sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng với mẫu mã do khách hàng cung cấp, có sự đồng ý của khách hàng về chất lượng, chủng loại, màu sắc, kích cỡ của nguyên vật liệu Sau thời gian chế tạo, khách hàng sẽ mua sản phẩm Để thực hiện có hiệu quả hình thức này, công ty phải tích cực tìm hiểu, nghiên cứu thị trường đặc biệt là thị trường đầu vào, lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu một cách cụ thể, rõ ràng, chính xác

Hình thức gia công xuất khẩu FOB có nhiều lợi thế và mang lại hiệu quả tương đối cao nhưng cũng đòi hỏi một số vốn lưu động rất lớn, do đó bên cạnh hai hình thức trên công ty còn thực hiện gia công theo hình thức thứ ba.

Hình thức thứ ba: Đây là hình thức kết hợp hai hình thức trên Bên cạnh gia công, chỉ giao nguyên vật liệu chính và một số loại nguyên vật liệu phụ mà trong nước không có hoặc không đáp ứng được về yêu cầu chất lượng Các nguyên vật liệu phụ còn lại sẽ do công ty tổ chức mua sắm và phải có sự đồng ý của khách hàng về chất lượng, chủng loại, mẫu mã Theo hình thức này, giá trị đơn hàng gia công đã cao hơn so với hình thức thứ nhất nhưng lại thấp hơn so với hình thức thứ hai do giá trị nguyên vật liệu phụ chỉ chiếm một phần rất nhỏ trong cơ cấu giá thành của sản phẩm Ở hình thức này, công ty cũng phải nghiên cứu thị trường- tìm hiểu các nhà cung ứng vật liệu phục vụ ngành may để lựa chọn bạn hàng cung ứng các phụ liệu đầu vào trong quá trình sản xuất

Hiện nay, cả ba hình thức trên đang cùng được thực hiện do mỗi hình thức có một số lợi thế riêng mà công ty có thể tận dụng khai thác để phát huy tối đa khả năng, nguồn lực hiện có nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

 Đặc điểm sản phẩm

Sản phẩm may mặc đã có từ rất lâu đời và ngày càng trở nên quan trọng đối với con người khi nó không chỉ được dùng để che thân mà còn để làm đẹp và hơn thế nữa Hiện nay sản phẩm may mặc đã trở nên rất phong phú, đa dạng và luôn luôn thay đổi theo mùa vụ, theo khu vực địa lý, theo phong tục tập quán đáp ứng

vô vàn các nhu cầu khác nhau của con người Là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành may mặc- một ngành công nghiệp già cỗi, đặc biệt lại là một công ty chuyên

về sản xuất hàng may mặc xuất khẩu theo hình thức gia công quốc tế, nên các sản phẩm của công ty vừa mang những đặc điểm chung của ngành, lại vừa có những đặc điểm rất riêng

Bảng 4: Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu năm 2011:

tỷ trọng lớn nhất đạt 79.7% về giá trị kim ngạch xuất khẩu Đây cũng chính là mặt hàng thế mạnh của công ty trong nhiều năm qua luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất về số lượng cũng như về giá trị kim ngạch xuất khẩu( năm 2008 chiếm 47.3% về số lượng, năm 2009 là 45.5% và năm 2010 là 73.1%) Đạt được kết quả trên là do công

ty đã đầu tư vào máy mọc thiết bị hiện đại và trình độ tay nghề của công nhân trong sản xuất mặt hàng này cũng khá cao với nhiều kinh nghiệm được tích lũy qua nhiều năm Chính vì vậy, uy tín trong sản xuất mặt hàng này của công ty ngày càng tăng, được nhiều đối tác tại các quốc gia trên thế giới tín nhiệm Do đó, các đơn hàng sản xuất áo Jacket ngày càng tăng cả về số lượng và về giá trị

Mặt hàng chiếm tỷ trọng thứ 2 trong năm qua là quần chiếm 22.97% về số lượng và 15.48% về giá trị Mặt hàng này cũng đóng góp một phần quan trọng trong cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của công ty trong những năm gần đây( năm 2009 chiếm 17.2% về giá trị, con số này năm 2010 là 14.3%) Đây là mặt hàng có triển vọng tăng trưởng nhanh trong thời gian tới

Các mặt hàng còn lại thường chiếm tỷ trọng nhỏ và luôn biến động do lượng đặt hàng ít hoặc là đơn hàng đầu tiên của những khách hàng mới, mang tính chất thử nghiệm, đặt quan hệ Ở những đơn hàng này, khách hàng thường coi trọng tính chính xác về thời gian giao hàng Vì vậy, công ty cần thực hiện tốt trong tất cả các giai đoạn của quy trình sản xuất, đặc biệt là giai đoạn tiếp nhận, bảo quản, cấp phát

nguyên vật liệu phải đúng, đủ, kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất hoàn thành đúng thời hạn.

Sản phẩm của công ty được làm theo đơn đặt hàng, ngoài việc phải đáp ứng các yêu cầu chung về mục đích sử dụng, còn phải đáp ứng các yêu cầu rất khe khắt,

tỷ mỉ của khách hàng về mẫu mã, chủng loại, quy cách, chất lượng, vật liệu, thời hạn giao hàng các sản phẩm chủ yếu của công ty là áo Jacket, áo vest, quần âu, bộ quần áo sơ mi nam nữ, bộ quần áo thể thao, váy, áo khoác trẻ em, quần áo dệt kim đòi hỏi phải sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau

Bảng 5: Cơ cấu nguyên vật liệu sử dụng cho việc sản xuất một số mã hàng áo Jacket:

Dây dệtChunChỉ mayBăng gai mặt gaiBăng gai mặt lôngNút chặn

Mặt cúcChân cúcVòng đệmNhãn các loạiThẻ bài

YardYardCáiMétYardMétMétMétCáiCáiCáiCáiCáiCái

838.530.461977.60138.43185.89225446.4118.66146.431582.08791.042373.12791.041977.60791.04

KoreaKoreaKoreaKoreaKoreaKoreaKoreaKoreaKoreaKoreaKoreaKoreaKoreaKorea

Cúc tánNhãn các loạiThẻ bàiMặc áo

YardsBộCáiCáiCái

1976.2651874031.04997.881017.64

ChinaHong KongCanadaCanadaHong Kong

( Nguồn: phòng kế hoạch vật tư)Qua biểu trên, sản phẩm áo Jacket mà công ty sản xuất cho từng khách hàng khác nhau thì có kết cấu sản phẩm khác nhau Mặt khác, trong cùng một đơn hàng thường có nhiều mã sản phẩm khác nhau đòi hỏi thời gian giao hàng là như nhau

hoặc trong cùng một khoảng thời gian có thể có nhiều đơn hàng sản xuất cho các khách hàng khác nhau Do đó, việc xác định nhu cầu vật liệu cho từng mã sản phẩm của mỗi đơn hàng cũng như cho từng khoảng thời gian nhất định theo chu kỳ sản xuất gặp rất nhiều khó khăn; đòi hỏi công tác tổ chức, quản lý tiếp nhận bảo quản

và sử dụng vật liệu phải rất chặt chẽ, nhịp nhàng, đúng tiến độ, đúng kế hoạch

Các sản phẩm của công ty phần lớn được sản xuất từ những vật liệu có nguồn gốc nước ngoài ( theo yêu cầu của khác hàng), được nhập khẩu qua đường biên hoặc đường hàng không, ngoài chi phí đầu vào cao do phải vận chuyển với khoảng cách lớn và chịu thuế nhập khẩu, còn phải tính đến thời gian vận chuyển để kịp tiến

độ sản xuất Do đó, việc quản lý vật liệu từ khâu tiếp nhận đến khi giao thành phẩm càng phải được chú trọng để đảm bảo phải được sử dụng hợp lý tiết kiệm ít hao hụt, lãng phí, mất mát ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất thời hạn giao hàng và uy tín của doanh nghiệp

Để phục vụ cho chiến lược phát triển ( tăng cường năng lúc sản xuất, mở rộng thị trường) công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO9000 ban hành năm

2000 nhằm tạo ra các sản phẩm có chất lượng từ một hệ thống quản lý tốt Với nỗ lực trên, công ty ngày càng đáp ứng tốt hơn những yêu cầu của khách hàng nâng cao uy tín trên thương trường quốc tế; sản phẩm của công ty ngày càng chiếm được lòng tin của khách

hàng

 Đặc điểm chế tạo sản phẩm:

Công nghệ sản xuất hàng may mặc đã có tù cách đây hàng thế kỷ, đã và đang tiếp tục được sử dụng và ngày càng hoàn thiện hơn trong việc đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của con người về trang phục, phong cách ăn mặc, thời trang Tùy theo trình độ phát triển kinh tế, khoa học kỹ thuật công nghệ mà tại mỗi quốc gia, mỗi doanh nghiệp sử dụng các công nghệ phù hợp từ truyền thống đến hiện đại Mỗi công nghệ được áp dụng đều có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tới hiệu quả quản

lý, sử dụng vật liệu Tại công ty TNHH VINH PHÁT, công nghệ sản xuất sản phẩm

có ảnh hưởng tới quản trị nguyên vật liệu dự trữđược thực hiện qua các giai đoạn sau:

Sơ đồ 2: Các giai đoạn sản xuất sản phẩm

lưu giữ, bảo quản và sử dụng vật liệu, bán thành phẩm và có ảnh hưởng rất lớn tới việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu hoàn thành đúng tiến độ sản xuất:

Kiểm tra: kiểm tra tính tương thích giưã các tài liệu khách hàng cung cấp: các chi tiết của paton và bản giác mini (nếu có) có đủ với áo mẫu không, ví dụ: áo mẫu

có 30 chi tiết thì paton phải có đủ 30 chi tiết ; chủng loại các chi tiết của paton phải khớp với mẫu áo và bản giác mini (nếu có), ví dụ tay áo là vải màu A1, nép áo phải

Thiết kế, chế mẫu sản phẩm

Thiết kế bản giác, xây dựng định mức vật tư

Chuẩn bị vật tư theo thông số trên bản cắt

Cắt bán thành phẩm theo bản giác kỹ thuật Là chi tiết, thêu và may

Là hơi toàn bộ sản phẩm Kiểm tra đóng gói sản phẩm Nhập kho thành phẩm

Nhận tài liệu

từ khách hàng

Kiểm tra

Chế thử

Tính định mức nguyên vật liệu chính

Tính định mức phụ liệu

có 1 lá dựng ; các chi tiết sang dấu như túi, đinh tán, cúc, nãm, băng gai phải khớp nhau giữa paton và áo mẫu

Chế thử: chết mẫu không đúng vật liệu để kiểm tra sự khớp nhau giữa các chi tiết trên paton, kích thước, kiểu dáng, phối màu, giữa các chi tiết, các vị trí sang dấu như thêu, cúc,ôze, nhãn ; chế mẫu đúng(nếu khách hàng yêu cầu) để kiểm tra vật liệu trước khi sản xuất và tất cả các chỉ tiêu kiểm tra như đối với mẫu chế không đúng vật liệu

Tính định mức vật liệu: sau khi nhận đc vật liệu phải tiến hành thiết kế bản giác theo từng màu, từng cỡ như tiến độ; cân đối định mức vật liêu trên cơ sở bản giác; thỏa thuận và ký xác nhận định mức với khách hàng

Tính định mức phụ liệu: định mức phụ liệu được tính theo biểu của khách hàng Công ty đối chiếu giữa tài liệu kỹ thuật với mẫu gốc để kiểm tra lại định mức của khách hàng, nếu định mức của khách hàng không đúng với thực tế thì yêu cầu khách hàng kiểm tra và xác nhận lại Với chỉ may do công ty đặt phải do thực tế từng đường may trên mẫu gốc và nhân với hệ số ( đường may thường nhân với 3 lần, đường vắt sổ thường nhân với 13 lần) và gửi bộ phân đặt chỉ tổng hợp đặt chỉ theo yêu cầu của khách hàng về kích cỡ màu sắc theo biểu định mức chỉ tổng hợp

và chi tiết; với chỉ thêu phải căn cứ vào mẫu gốc để xác định rồi ký nhận định mức cùng khách hàng Công việc này có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tiến độ sản xuất, xác định chính xác số lượng, chủng loại vật liệu cần cho sản xuất

Việc chuẩn bị vật tư phải đảm bảo có đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại, đúng về thời gian cung ứng vật liệu phục vụ cho sản xuất Để đáp ứng yêu cầu này thì khâu tiếp nhận, lưu giữ, bảo quản vật liệu phải được thực hiện tốt, cấp phát vật liệu cho các phân xưởng sản xuất phải đúng lúc, kịp thời

Giai đoạn II – cắt may: Đây là giai đoạn hoàn thành bán thành phẩm cắt từ vận liệu chính là các loại vải để làm đầu vào cho các công đoạn tiếp theo ở giai đoạn này sử dụng các may chuyên dùng, máy trải cắt tự động, máy cắt tay để cắt vải theo bàn giác kỹ thuật đã được thiết kế trên máy vi tính, sau đó đưa ra các phân xưởng thêu, may Hiệu quả hoạt động ở giai đoạn này có ảnh hưởng trực tiếp tới việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu của cả đơn hàng Nó là cơ sở để tính định mức tiêu

hao vật liệu trong quá trình sản xuất, từ đó xác định nhu cầu vật liệu cần dự trữ của công ty.

Giai đoạn III – hoàn thiện và đóng gói sản phẩm: giai đoạn này bao gồm: ép, hút ẩm, đóng gói và nhập kho thành phẩm Đây là giai đoạn quan trong trong việc làm tăng chất lượng sản phẩm Vật liệu được sử dụng trong giai đoạn này là thùng catoon để đòng gói sản phẩm, bảo đảm chất lượng sản phẩm trong quá trình vận chuyển Loại vật liệu này thường do công ty trực tiếp mua sắm Do đó xác định số lượng, kích cỡ, thời điểm giao nhận loại vật liệu nà thuộc trách nhiệm của công ty

để đảm bảo giao hàng đúng tiến độ

Để đảm bảo thực hiện tốt quy trình công nghệ, công ty thường xuyên phải tổ chức, hướng dẫn việc bố trí dây chuyền sản xuất các mặt hàng mới cho ban quản đốc phân xưởng, tổ trưởng, tổ phó sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng bán thành phẩm và thành phẩm Bộ phận KCS thường xuyên kiểm tra việc cắt bán thành phẩm

để đảm bảo đúng kích cỡ, hướng dẫn và xử lý các sai phạm kỹ thuật trong quá trình may sản phẩm và đề xuất kịp thời hướng giải quyết đảm bảo sản xuất được liên tục

 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH VINH PHÁT:

Vào năm 2003 ,Việt Nam bắt đầu tiến hành từng bước xoá bỏ hàng rào thuế quan một số mặt hàng theo như hiệp định ký với AFTA Điều này cho phép một số mặt hàng của Việt Nam có thể xuất khẩu sang thị trường nước ngoài mà không phải chịu thuế nhập khẩu, nhưng đồng thời có các mặt hàng vào nước ta cũng được miễn thuế hoặc giảm thuế Đây là một cơ hội tốt cho hàng Việt Nam có thể cạnh tranh và khẳng định vị thế về mẫu mã và chất lượng hàng của mình, nhưng cũng là sự đe doạ cho các doanh nghiệp Việt Nam sẽ có nguy cơ phá sản nếu sản phẩm của họ không đứng vững trên thị trường

Công ty TNHH VINH PHÁT là một công ty có quy mô sản xuất lớn Sản phẩm của công ty là áo quần các loại như: jacket, quần áo công sở, quần sooc, áo len, khoác dạ, quần áo trẻ em phục vụ cho một lượng đông đảo khách hàng ở mọi tầng lớp và mọi lứa tuổi Ngoài ra còn có sản xuất các loại sản phẩm khác theo hợp đồng và xuất khẩu như áo bạt, mũ lông, vải cán nhựa… Do đặc điểm sản phẩm của công ty đa dạng, phong phú chủng loại, kích cỡ nên công ty phải sử dụng nhiều loại

nguyên vật liệu khác nhau, rất đa dạng, nhiều chủng loại và quy cách khác nhau ví

dụ như các loại vải, các loại chỉ, các loại khuy, các loại da … để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách mẫu mã khác nhau

Trong tổng chi phí để sản xuất ra các loại sản phẩm thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất, đặc biệt là nguyên vật liệu chính Do vậy khi có sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu thì sẽ ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm của công ty

Đặc thù nguyên vật liệu của công ty không gây khó khăn trong quá trình vận chuyển và bảo quản nhưng nếu việc vận chuyển, bảo quản không tốt thì chất lượng của nguyên vật liệu không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm Do vậy công ty cần phải có biện pháp quản lý, vận chuyển, dự trữ phù hợp với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất của công ty đồng thời tính toán sao cho chi phí vận chuyển là thấp nhất Ví dụ: vải, chỉ nên để trong kho trong một thời gian nhất định, phải được bảo quản, độ ẩm phù hợp, tránh để quá lâu vải sẽ bị mốc, ố, bục, mủn…Bên cạnh đó, việc cung ứng vật tư cũng được công ty rất coi trọng Để vừa đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất vừa tránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh được tình trạng thiếu nguyên vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm cho sản xuất kinh doanh kém hiệu quả Phòng kế hoạch vật tư đã ký hợp đồng lâu dài, thường xuyên, ổn định với một số đơn vị bán hàng Ngoài ra, công ty còn tổ chức bộ phận thu mua nguyên vật liệu thông qua cán bộ tiếp liệu, có nhiệm vụ liên hệ mua vật tư và cùng với nhân viên đội xe chuyển hàng về kho hoặc thuê ngoài vận chuyển

Hiện nay nhiệm vụ sản xuất của công ty ngày càng được mở rộng Công ty không chỉ may hàng gia công theo hợp đồng ký kết với các khách hàng cũ trong và ngoài nước mà còn mở rộng thị trường rộng ra một số nước khác như Hồng Kong, Mĩ sản xuất các mặt hàng phục vụ nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng trong và ngoài nước Đối với những mặt hàng gia công thì nguyên vật liệu chính là do bên yêu cầu cung cấp, công ty chỉ theo dõi phần số lượng

Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH VINH PHÁT có những nét riêng biệt và khó khăn khi hạ thấp chi phí nguyên vật liệu, sử dụng tiết kiệm trong sản xuất là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm góp phần không nhỏ nâng cao hiệu quả sản xuất - đó chính là mục tiêu phấn đấu của công ty Vì vậy phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng dự trữ, vận chuyển nguyên vật liệu đặc biệt là đối với nguyên vật liệu chính.

2.2 Thực trạng thực hiện quản trị nguyên vật liệu dự trữ tại Công ty TNHH VINH PHÁT

2.2.1 Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu:

Bảng 6: Giá trị nguyên vật liệu tồn kho trong một số năm gần đây:

đã tăng lên 879808192 đồng năm 2009 ( bằng 123% so với năm 2007) Năm 2010 giá trị nguyên vật liệu dự trữ lại tiếp tục tăng 152% so với năm 2009 ở mức

1332692246 đồng và đến năm 2011 con số này đã là 2045507327 đồng tăng lên 154% so với năm 2010 và gấp 2.9 lần so với năm 2008 Giá trị dự trữ nguyên vật liệu của công ty tăng, một mặt thể hiện tình hình sản xuất kinh doanh của công ty

đang ngày càng phát triển, khách hàng đến với công ty ngày càng tăng, các đơn đặt hàng ngày một nhiều hơn nhưng mặt khác cũng cho thấy tính chất khó khăn trong quản lý nguyên vật liệu và hiệu quả quản trị nguyên vật liệu dự trữđang có dấu hiệu không tốt Số vòng quay hàng tồn kho đang ngày càng giảm từ 25.16 năm 2009 xuống còn 17.75 năm 2010 và chỉ còn 15.38 năm 2011 đã cho thấy dấu hiệu ứ đọng vốn lưu động, hoạt động quản lý nguyên vật liệu kém hiệu quả và chưa có giải pháp hợp lý để xử lý nguyên vật liệu tồn.

2.2.2 Tình hình dự trữ nguyên vật liệu ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh

Về lý thuyết, công ty TNHH VINH PHÁT hoạt động sản xuất kinh doanh theo phương thức gia công quốc tế nên nguyên vật liệu nhập về chỉ đủ để sản xuất cho từng đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng Mỗi một đơn hàng sản xuất xong sẽ không còn nguyên vật liệu thừa của đơn hàng đó và như vậy dự trữ sẽ bằng 0 Tuy nhiên trên thực tế, nguyên vật liệu thừa của các đơn hàng đã sản xuất xong là không thể tránh khỏi Có những loại nguyên vật liệu nhập về nhiều gấp 2 hay 3 lần so với nhu cầu thự tế, giá trị nguyên vật liệu dự trữ của công ty đang không ngừng tăng lên

và vòng quay hàng tồn kho đang ngày càng giảm qua các năm từ 2008 đến 2011 cho dù doanh thu trong giai đoạn này của công ty có sự tăng trưởng đáng kể Nguyên vật liệu tồn đang làm ảnh hưởng không tốt tới kết quả và hiệu quả kinh doanh của công ty là một thực tế mà công ty đang gặp phải Điều quan trọng ở đây

là quản lý và sử dụng nguyên vật liệu còn thừa thuộc sở hữu của công ty như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất Quan trọng hơn là công ty phải nâng cao hơn nữa hiệu quả cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng để giảm đến mức tối thiểu những sai lệch (thừa, thiếu nguyên vật liệu), tránh phải thụ động xử lý khi vấn đề phát sinh, giảm ứ đọng vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh

2.2.3 Phân tích công tác quản trị nguyên vật liệu dự trữtại Công ty

 Hệ thống quản lý nguyên vật liệu:

Tại Công ty TNHH VINH PHÁT, nguyên vật liệu tồn được quản lý bởi một

hệ thống từ cấp công ty đến cấp phân xưởng sản xuất thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Hệ thống quản lý nguyên vật liệu:

Phòng kỹ thuật công nghệ- KCS: Phòng có 3 bộ phận là chế mẫu, giác mẫu và KCS

chuyên nghiên cứu, thiết kế, giác mẫu và chế thử các sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng và thị hiếu của người tiêu dùng, xây dựng và kiểm tra việc thực hiện quy trình công nghệ đối với tất cả các sản phẩm được sản xuất, xác định và tiêu chuẩn hóa quy trình công nghệ sản xuất mới; xây dựng định mức tiêu hoa vật tư phù hợp với yêu cầu sản phẩm theo định mức, yêu cầu của khách hàng và mang lại lợi ích cho công ty Ngoài ra, còn phải thiết kế, chế thử các dụng cụ và giác mẫu sản phẩm phục vụ sản xuất nhằm nâng cao năng suất lao động, lập kế hoạch sửa chữa thiết bị của công ty, tổ chức hợp lý đội ngũ kiểm tra chất lượng sản phẩm, kiểm tra việc thực hiện quy trình công nghệ

Phòng kế hoạch vật tư và xuất nhập khẩu:

Phòng kỹ

thuật

Phòng kế hoạch vật tư, xuất nhập khẩu: Trưởng phòng, phó phòng vật tư,

kế toán kho

Phòng hành chính nhân sự

Thủ kho nguyên vật liệu chính

Thủ kho phụ liệu

Thủ kho bán thành phẩm

Các phân xưởng sản xuất( PX cắt, PX hoàn thành, PX may): Quản đốc, Tổ trưởng sản xuất

• Trưởng phòng: Có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận và quản lý toàn bộ vật tư hàng hóa, quản lý quá trình sản xuất và tiêu thụ toàn bộ sản phẩm được sản xuất ra; tổ chức cấp phát bán thành phẩm, tiến độ sản xuất, nguyên vật liệu cho các phân xưởng sản xuất trong công ty theo kế hoạch; chuẩn bị vật tư cho các đơn hàng chuẩn bị sản xuất; tổ chức lưu kho và bảo quản hàng hóa trong kho, cân đối, chuẩn bị và cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất; tổ chức đánh giá lựa chọn nhà cung ứng

• Phó phòng phụ trách vật tư và kho tàng: Có trách nhiệm giúp trưởng phòng phụ trách quản lý vật tư, tổ chức tiếp nhận, phân loại, xếp dỡ bảo quản vật tư hàng hóa trong quá trình sản xuất ở các kho mà phòng phụ trách; chỉ đạo, kiểm tra, cân đối vật tư kịp thời phục vụ quá trình sản xuất được ổn định, liên tục, sau mỗi hợp đồng làm quyết toán vật tư với khách hàng; hàng ngày giải quyết các vướng mắc về vật tư, trao đổi với khách hàng về vật tư( nếu cần); trực tiếp quản lý và bố trí lao động trong các kho Điều động lao động giữa các kho khi cần để hoàn thành nhiệm vụ hàng ngày của phòng; kiểm tra, đặt hàng, đánh giá nhà cung ứng hàng hóa, dịch vụ để báo cáo với giám đốc lựa chọn

• Kế toán kho: Có trách nhiệm theo dõi quản lý trên sổ sách hóa đơn chứng từ theo quy định của Nhà nước, của công ty, toàn bộ nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho để sản xuất; thống kê tổng hợp báo cáo trưởng, phó phòng về tình trạng vật tư khi thực hiện hợp đồng đến khi kết thúc hợp đồng; Cân đối vật

tư đồng bộ để đưa vào sản xuất theo từng mã ngành, từng đơn vị khách hàng

và báo lãnh đạo phòng cùng các đơn vị có liên quan để triển khai sản xuất;

có trách nhiệm phối hợp với thủ kho phát hiện những vấn đề về chất lượng vật tư, báo cáo phó phòng, trưởng phòng để giải quyết; đối với nguyên vật liệu chính còn phải quyết toán vật tư với khách hàng sau khi quyết toán hợp đồng

• Phòng hành chính nhân sự: Căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu thực nhập để làm cơ sở thanh toán với khách hàng và lập các báo cáo tài chính.

• Kho: Là nơi tiếp nhận, lưu giữ, bảo quản nguyên vật liệu đảm bảo đủ về số lượng đúng về chất lượng, cung cấp đầu vào tốt nhất cho quá trình sản xuất Mỗi kho có một thủ kho và các công nhân phục vụ

Thủ kho vật liệu chính: Có trách nhiệm quản lý về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu chính đã được nhập kho đúng với chứng từ sổ sách, hóa đơn của kế toán, làm thủ tục xuất kho theo quy định; Báo khổ vải+ giao mẫu vải cho phòng kỹ thuật trong vòng một ngày khi hàng nhập kho; phân công bố trí trước cho các công nhân trong kho giúp mình hoàn thành nhiệm vụ được giao; tổ chức giao nhận vật tư hàng hóa theo đúng quy định của Nhà nước, Công ty; hàng ngày phải vào sổ và các thẻ kho treo đúng quy định của Công ty; tổ chức xếp dỡ, sắp xếp phân loại, bảo quản hàng hóa trong kho theo hướng dẫn, lưu kho, bao gói, bảo quản và giao hàng; báo cáo với phó phòng phụ trách hoặc trưởng phòng về tình trạng vật tư thuộc kho mình phụ trách

Thủ kho phụ liệu: Có trách nhiệm quản lý về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu chính đã được nhập kho đúng với chứng từ sổ sách, hóa đơn của kế toán, làm thủ tục xuất kho theo quy định; sắp xếp hàng hóa trong kho theo hướng dẫn xếp dỡ, lưu kho, bảo quản và giao hàng; phân công bố trí trước cho các công nhân trong kho giúp mình hoàn thành nhiệm vụ được giao; tổ chức giao nhận vật tư hàng hóa theo đúng quy định của Nhà nước, công ty; hàng ngày phải vào sổ và các thẻ kho treo đúng quy định của công ty; báo cáo với phó phòng phụ trách hoặc trưởng phòng về tình trạng vật tư thuộc kho mình phụ trách; hàng ngày có trách nhiệm bố trí công nhân kho đưa phụ liệu các loại lên phân xưởng theo đúng hóa đơn xuất hàng

Nguyên vật liệu mua về sau khi kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng, qui cách, mẫu mã, sẽ được phép nhập kho Trường hợp nguyên vật liệu không đảm bảo

về số lượng, chất lượng, qui cách thì thủ kho sẽ lập biên bản dưới sự chứng kiến của

bộ phận phụ trách phòng kế hoạch vật tư, phòng hành chính nhân sự, phòng kỹ thuật công nghệ - KCS và nhà cung cấp Biên bản này được lập thành ba bản, một

bản cho phòng hành chính nhân sự, một cho phòng kế hoạch vật tư và một bản cho nhà cung ứng.Tại các phân xưởng sản xuất: Nguyên vật liệu được quản lý bởi quản đốc phân xưởng và các tổ trưởng sản xuất theo định mức được giao.Hệ thống quản

lý nguyên vật liệu ở công ty được xây dựng khá hoàn thiện, phân chia nhiệm vụ và quyền hạn một cách rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho quán trình tiếp nhận, bảo quản, cấp phát và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, thanh quyết toán nguyên vật liệu sau sản xuất được chính xác, kịp thời Điểm hạn chế còn tồn tại ở hệ thống này là sự phụ thuộc vào các tài liệu của khách hàng, hệ thống định mức chưa sát thực tế, sự phối hợp giữa các đơn vị phục vụ sản xuất chưa ăn khớp làm ảnh hưởng tới các giai đoạn khác của quy trình sản xuất và đôi khi một số lao động chưa thực hiện đúng nội quy, quy chế mà công ty đã đề ra

 Hệ thống kho tàng.

Sơ đồ 4: Bố trí hệ thống kho tàng hiện nay:

Phân xưởng cắt

Nguyên vật liệu chính tồn

Tầng 1: kho bán thành phẩm cắt + Px cắt bằng tay

Nguyên vật liệu chính đang

kiểm tra

Nguyên vật liệu chính tồn

Thành phẩm

Kho phụ liệu

Nguyên vật liệu chính

đã KT

Hiện nay, công ty sử dụng hai kho để bảo quản nguyên vật liệu chính, một kho phụ liệu và một kho bán hàng thành phẩm với tổng diện tích 4675m2

Hai kho bảo quản nguyên vật liệu chính gồm có kho để nguyên vật liệu chính đang sản xuất và kho nguyên vật liệu tồn Kho để nguyên vật liệu chính đang sản xuất có diện tích 1994m2 được dùng để bảo quản các cuộn vải có chiều dài 1.5m Nên kho được lát gạch men Kho có phân chia khu vực: hàng tạm nhập; hàng đang kiểm tra; hàng đã kiểm tra và hàng đã sản xuất xong Khu vực hàng tạm nhập dùng

là nơi để hàng mới nhập kho chờ kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại…Những nguyên vật liệu đạt yêu cầu được chuyển tới khu vực hàng đã kiểm tra, đặt trên các giá đỡ cố định hoặ các tấm gỗ hay có khi chỉ là giấy lót nền Điều này có thể dẫn tới làm giảm chất lượng của nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản do khí hậy nóng

ẩm, mưa nhiều hoặc nồm Hàng đã sản xuất xong được sếp vào một khu

Kho nguyên vật liệu có diện tích 468m2 được dùng để bảo quản nguyên vật liệu thừa sai quá trình sản xuất Nguyên vật liệu thừa được xếp lẫn trên các tấm gỗ

kê cách mặt đất nền 20cm Nền kho bằng xi măng cát Tuy nhiên do nguyên vật liệu thừa sau quá trình sản xuất trong những năm qua rất nhiều nên một phần diện tích kho nguyên vật liệu chính 486m2 được dùng làm nơi bảo quản chúng Chính điều này lại dẫn tới một hệ quả khác là khi cùng một lúc có nhiều mã hàng cùng sản xuất thì sẽ gây khó khăn trong việc sắp xếp nguyên vật liệu trong kho

Kho phụ liệu có diện tích 729m2, có giá kê cố định để đặt phụ liệu hàng may mặc các loại Kho có phân chia theo khu vực: hàng tạm nhập, hàng đang kiểm tra, hàng đã kiểm tra và hàng đã sản xuất xong Mỗi khu vực lại có giá treo để phân biệt Phụ liệu thường được đặt trong các thùng caton có kích cỡ khác nhau không thích hợp lắm với các giá đỡ hiện tại của công ty

Kho bán thành phẩm có diện tích 1516m2, lát nền gạch men, kho chia thành hai khu vực; khu vực thứ nhất để bán thành phẩm cắt được đựng trong các thùng caton chờ cấp lên các phân xưởng sản xuất; Khu vực thứ 2 đặt dậy chuyền cắt bằng tay và một số nguyên vật liệu chờ cắt được đặt trên giá đỡ cố định Ngoài ra, nguyên vật liệu còn được lưu giữ, bảo quản tại các phân xưởng sản xuất, nơi diễn ra các hoạt động tạo ra và hoàn thiện sản phẩm