Cơ sở lý luận
Với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào, hệ thống kho tàng luôn giữ vai trò quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp cần phải quan tâm đúng mức và xây dựng hệ thống kho tàng cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp mình. Kho tàng là nơi diễn ra các quan hệ với hoạt động mua sắm, vận chuyển và cấp phát nguyên vật liệu. Tại đây, nguyên vật liệu khi mua về được lưu trữ tạm thời và chờ để phân phát xuống nơi sản xuất. Bởi thế, việc thiết kế kho tàng sao cho đảm bảo tính hợp lý, kịp thời, hiệu quả, đúng tiến độ kế hoạch sản xuất trong cả cấp phát, kiểm soát và tận dụng diện tích kho hiện có được coi là một công việc hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung và với công ty TNHH VINH PHÁT.
Cơ sở thực tế
Với hệ thống kho tàng hiện nay của công ty ( 1 kho nguyên vật liệu và 1 kho thành phẩm), công ty vẫn chưa khai thác hết tính năng, tác dụng của các kho này. Đôi khi do lượng sản phẩm hoàn thành sản xuất ra được xuất luôn cho những nhà đặt hàng nên trong kho thành phẩm còn nhiều khoảng trống có thể tận dụng để chứa nguyên vật liệu nhưng công ty vẫn chưa tận dụng triệt để khoảng trống này. Trong khi đó, nguyên vật liệu nhập về chưa có chỗ để được đặt tại các lối đi làm ảnh hưởng đến việc đi lại của các nhân viên và làm mất mỹ quan của công ty. Do đó, việc đổi mới thiết kế kho chính là việc xem xét lại diện tích và mức độ sử dụng các kho để tìm ra các phương pháp sắp xếp hợp lý nhất là trong điều kiện hiện nay của công ty (Diện tích kho khá chật hẹp do xây dựng từ lâu, các trang thiết bị phục vụ kho lạc hậu và đã khấu hao hết, bố trí các cửa nhập, xuất nguyên vật liệu không phù hợp với đường đi đến các kho…).
Nội dung
Khi thay đổi thiết kế kho, công ty nên phân biệt rõ ràng các nơi ngay cả trong khu nguyên vật liệu và giữa khu nguyên vật liệu với khu phụ tùng. Chẳng hạn như
sắp xếp các kệ để vải, chỉ, mếch, cúc, phụ tùng may… Việc phân định rõ các khu chứa nguyên vật liệu, phụ tùng sẽ làm giảm bớt thời gian kiểm kê, nhập cũng như xuất đảm bảo cho việc bảo quản, cất trữ nguyên vật liệu hiệu quả hơn. Công ty có thể quy định như sau: khu 1, 2 3 là khu chứa vải,chứa chỉ được phân chia theo đặc điểm từng loại để dễ kiểm soát và vận chuyển dễ dàng; khu 4 chứa các loại cúc , phụ kiện may mặc… Ngoài ra, công ty cũng có thể áp dụng những cải tiến nhỏ trong việc sắp xếp nguyên vật liệu, thuận tiện cho nhân viên lấy vật tư nhanh chóng như ở đầu lối đi vào khu vực chứa nguyên vật liệu có thể đề tên hoặc mã nguyên vật liệu bằng màu nổi bật: BCX150K84, GBB100K84, MDETH... Với sự cải tiến đó, nhân viên trong khi thực hiện nghiệp vụ của mình ngay cả khi đang ở cự ly xa so với khu chứa vật tư. Đặc biệt hơn là những nhân viên mới cũng có thể dễ dàng tìm kiếm để hoàn thành tốt công việc. Công ty có thể áp dụng theo sơ đồ như sau:
Sơ đồ 7 : Mô hình kho được thiết kế mới
Hiệu quả
Với việc áp dụng biện pháp đổi mới thiết kế kho như trên, công ty sẽ một phần giải quyết được vấn đề bất cập trong di chuyển từ kho đến các phân xưởng. Các phương tiện xe đẩy nâng, xe kéo dễ dàng vận chuyển, dễ xác định cũng như kiểm soát tối đa từng khu nguyên vật liệu. Đồng thời, chi phí về vận chuyển cũng như hao hụt nguyên vật liệu sẽ giảm đáng kể. Ngoài ra, với sự thay đổi hợp lý đó, các nhân viên cũ và mới trong và ngoài kho có điều kiện thực hiện tốt công việc của
Khu văn
ph òng
Cửa xuất Cửa xuất
Phân xưởng may
Phân xưởng cắt Phân xưởng hoàn thành
1 1 1 1 2 2 2 2 3 3 3 3 4 4 4 4 Cửa nhập Cử a tho át hiể m
mình được giao.
Điều kiện thực hiện
Để đảm bảo tính hiệu quả của biện pháp này, vấn đề đặt ra là công ty cần có một nguồn lực tài chính lớn đầu tư cho cải tạo và đổi mới kho. Công ty có thể thay đổi cơ cấu vốn, tăng tỷ trọng vốn lưu động đầu tư cho kho tàng (Do trong thời gian tới, khi sản xuất đi vào ổn định, nhu cầu vốn cố định sẽ giảm và vốn lưu động sẽ tăng lên), có thể huy động vốn từ việc vay ngân hàng, vay các tổ chức tín dụng hay từ các cán bộ công nhân viên trong công ty… để tiến hành đổi mới cải tạo kho.
Quá trình đổi mới thiết kế kho nguyên vật liệu cũng cần được sự quan tâm thích đáng từ phía ban lãnh đạo của công ty (thăm và nghiên cứu các vấn đề còn tồn tại và tìm ra nguyên nhân) qua đó có những tác động tích cực đến công tác đổi mới, thường xuyên theo dõi, chỉ đạo và giám sát mọi hoạt động của công tác này để đảm bảo giảm thiểu tối đa mọi chi phí phát sinh không có hiệu quả cho quá trình dự trữ nguyên vật liệu. Đồng thời có chính sách khích lệ các nhân viên trong công ty không ngừng sáng tạo, tìm tòi để tìm ra những cách tổ chức, sắp xếp và quản lý nguyên vật liệu sao cho hiệu quả nhất.