Cơ sở lý luận và thực tiễn
Trong công tác bảo quản nguyên vật liệu, việc đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng nguyên vật liệu là vô cùng cần thiết và được đặt lên hàng đầu. Nguyên vật liệu của ngành in bao gồm rất nhiều loại và trong quá trình bảo quản bị tác động
từ bên ngoài bởi các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng hay vật gặm nhấm. Đặc biệt ở công ty, nguyên vật liệu bắt lửa rất nhanh, một số hoá chất nếu không có sự bảo quản tốt sẽ rất nguy hiểm... Làm tốt công tác bảo quản nguyên vật liệu sẽ mang lại lợi ích cho chính công ty, tránh mất mát, hao hụt, theo dõi dễ dàng việc nhập - xuất - tồn kho hơn. Ở góc độ nào đó, tăng cường bảo quản nguyên vật liệu tốt góp phần tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này, công ty đã có sự quan tâm nhất định đến bảo quản dự trữ nguyên vật liệu tại kho. Tuy nhiên, lượng nguyên vật liệu dự trữ vẫn còn hao hụt đáng kể một phần là do điều kiện kho (ẩm thấp, côn trùng phá hoại…) không tốt, một phần là do chưa có sự quan tâm sâu sát từ phía ban lãnh đạo.
Nội dung
Với giải pháp này, công ty cần tiến hành phân loại các chủng loại nguyên vật liệu, có thể căn cứ vào số lượng, giá trị để xác định thứ tự ưu tiên và đưa ra phương pháp dự trữ thích hợp kết hợp với việc chú ý đến các yếu tố tác động:
• Nhiệt độ và độ ẩm là hai yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến sự biến đổi lý, hóa tính của nhiều loại nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản dự trữ. Chúng ảnh hưởng trực tiếp và thường xuyên, làm cho nguyên vật liệu giảm hẳn tính hiệu quả dẫn đến không đáp ứng yêu cầu của sản xuất. • Công tác vệ sinh cũng có tác động tích cực đến công tác bảo quản nguyên
vật liệu nếu được quan tâm đúng mức nhất là đảm bảo nguyên vật liệu không bị côn trùng xâm nhập. Đây là biện pháp khá đơn giảm và ít tốn kém.
Nắm rõ điều này, công ty nên có biện pháp khắc phục giảm nhiệt độ trong kho vào mùa nóng bằng cách cung cấp thêm hệ thống quạt gió, thực hiện vệ sinh kho thường xuyên và phòng chống côn trùng phá hoại… Trong dài hạn, công ty nên trồng thêm nhiều cây xanh (trừ các loại cây leo vì chúng có thể mọc lên mái kho, che mất các ô lấy ánh sáng mặt trời và trời mưa khó thoát nước làm bẩn mái kho…) xung quanh khu vực kho để tạo bóng mát và điều hòa không khí trong và ngoài kho. Công ty có thể sử dụng vôi bột để làm giảm độ ẩm trong kho vào mùa gió nồm
bằng cách rắc đều lên sàn kho (chú ý không rắc lên nguyên vật liệu sẽ làm thay đổi tính chất của nguyên vật liệu ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm). Ngoài ra, công ty có thể sử dụng hóa chất Methyl Bromide với các ưu điểm như: khả năng xâm nhập tốt, khuếch tán nhanh, độc tố cao với côn trùng và thời gian xử lý nhanh, có hiệu quả cao kết hợp với phun thuốc sát trùng trong và ngoài kho chống mối mọt xâm nhập. Đối với nguyên vật liệu bị nấm mốc xâm nhập, có thể phun trực tiếp lên chỗ bị mốc đó chất Foormaldehyl 40% hoặc Pentaclorua natri pha trong dung dịch cồn nồng độ 5%.
Chiếu sáng đầy đủ cũng được xem là một trong những cách hữu ích trong việc bảo quản nguyên vật liệu khỏi bị ẩm mốc, đồng thời tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho các nhân viên trong quá trình thực hiện nghiệp vụ tại kho. Hiện nay, nguồn điện năng của nước ta đang thiếu hụt trầm trọng vì vậy vấn đề tiết kiệm điện luôn phải được ưu tiên và thực hiện một cách nghiêm túc. Công ty có thể tìm hiểu và tham khảo thêm từ một số công ty trong và ngoài nước đã và đang áp dụng thành công hệ thống chiếu sáng tiết kiệm điện năng mà vẫn bảo đảm hoạt động sản xuất kinh doanh bình thường.
Ngoài ra, công ty nên khuyến khích người lao động đề ra những sáng kiến trong công tác bảo quản nguyên vật liệu để vừa phát huy năng lực vừa đem lại lợi ích cho công ty.
Với sự phát triển rộng rãi của các hệ thống quản lý chất lượng trên toàn quốc, công ty nên xem xét, tìm hiểu và đưa vào thực tiễn hoạt động của mình hệ thống quản lý chất lượng 5S bao gồm các tiêu chí đánh giá như: Sorting(Sàng lọc) – Systematize(Sắp xếp) – Sweep(Sạch sẽ) – Standardize(Săn sóc) – Self-discipline (Sẵn sàng). Đây là một công cụ ra đời từ một phong trào thực hành năng xuất tại Nhật Bản, là công cụ nội vi dễ thực hiện và đem lại hiệu quả lớn, giúp loại bỏ tức thời các lãng phí nguyên vật liệu, điện, nước, không gian làm việc. Đồng thời giúp duy trì nhà kho sạch sẽ, gọn gàng và an toàn tạo ra, duy trì nề nếp làm việc công nghiệp, thúc đẩy khả năng sáng tạo của tất cả mọi người nhằm tạo ra phong trào cải tiến không ngừng trong công ty.
Điều kiện để giải pháp được thực hiện một cách hiệu quả dựa vào ý thức của từng nhân viên từ thủ kho đến những người dưới quyền, đây được xem là một yếu tố cơ bản giúp cho công tác này đạt hiệu quả tốt hơn. Bởi công tác bảo quản nguyên vật liệu cần một lượng kinh phí không nhiều, nhu cầu vốn đầu tư không lớn, chủ yếu do ý thức mọi người trong quá trình làm việc nên ban lãnh đạo có thể dựa vào đó để nâng cao ý thức bảo vệ tài sản của công ty tới từng nhân viên, giúp họ luôn nêu cao tinh thần bảo vệ nguồn “lợi ích trong tương lai” cho công ty. Công ty có thể xây dựng những quy định đối với công tác bảo quản nguyên vật liệu gồm những điều khoản cụ thể kết hợp với các chính sách thưởng cho việc bảo quản tốt nguyên vật liệu…
Kết quả đạt được dự kiến
Thực hiện tốt công tác này sẽ có tác động tích cực, ngăn ngừa những thiếu sót ảnh hưởng đến nguyên vật liệu dự trữ tại kho. Số nguyên vật liệu bị hư hại do ẩm, do côn trùng hoặc gặm nhấm cắn sẽ giảm đi đáng kể. Việc trồng cây xanh sẽ giúp công ty có một khuôn viên làm việc trong lành đảm bảo luồng khí lưu thông trong kho luôn thoáng mát. Công ty có thể tiết kiệm được một lượng chi phí trong công tác sử dụng điện năng hợp lý đồng thời khuyến khích sự tìm tòi, sáng tạo của người lao động với chế độ thưởng hợp lý, giúp họ gắn bó với công ty hơn, phục vụ tốt hơn cho quá trình bảo quản nguyên vật liệu tại kho. Các hệ thống quản lý chất lượng giúp cho công ty có cơ sở để đánh giá tính hiệu quả công tác bảo quản nguyên vật liệu tại kho của các cán bộ công nhân viên.