Hệ thống quản lý nguyên vật liệu:
Tại Công ty TNHH VINH PHÁT, nguyên vật liệu tồn được quản lý bởi một hệ thống từ cấp công ty đến cấp phân xưởng sản xuất thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Hệ thống quản lý nguyên vật liệu:
Phòng kỹ thuật công nghệ- KCS: Phòng có 3 bộ phận là chế mẫu, giác mẫu và KCS chuyên nghiên cứu, thiết kế, giác mẫu và chế thử các sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng và thị hiếu của người tiêu dùng, xây dựng và kiểm tra việc thực hiện quy trình công nghệ đối với tất cả các sản phẩm được sản xuất, xác định và tiêu chuẩn hóa quy trình công nghệ sản xuất mới; xây dựng định mức tiêu hoa vật tư phù hợp với yêu cầu sản phẩm theo định mức, yêu cầu của khách hàng và mang lại lợi ích cho công ty. Ngoài ra, còn phải thiết kế, chế thử các dụng cụ và giác mẫu sản phẩm phục vụ sản xuất nhằm nâng cao năng suất lao động, lập kế hoạch sửa chữa thiết bị của công ty, tổ chức hợp lý đội ngũ kiểm tra chất lượng sản phẩm, kiểm tra việc thực hiện quy trình công nghệ.
Phòng kế hoạch vật tư và xuất nhập khẩu:
Phòng kỹ thuật
Phòng kế hoạch vật tư, xuất nhập khẩu: Trưởng phòng, phó phòng vật tư,
kế toán kho
Phòng hành chính nhân sự
Thủ kho nguyên vật liệu chính Thủ kho phụ liệu Thủ kho bán thành phẩm Các phân xưởng sản xuất( PX cắt, PX hoàn thành, PX may): Quản đốc, Tổ trưởng sản xuất
• Trưởng phòng: Có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận và quản lý toàn bộ vật tư hàng hóa, quản lý quá trình sản xuất và tiêu thụ toàn bộ sản phẩm được sản xuất ra; tổ chức cấp phát bán thành phẩm, tiến độ sản xuất, nguyên vật liệu cho các phân xưởng sản xuất trong công ty theo kế hoạch; chuẩn bị vật tư cho các đơn hàng chuẩn bị sản xuất; tổ chức lưu kho và bảo quản hàng hóa trong kho, cân đối, chuẩn bị và cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất; tổ chức đánh giá lựa chọn nhà cung ứng...
• Phó phòng phụ trách vật tư và kho tàng: Có trách nhiệm giúp trưởng phòng phụ trách quản lý vật tư, tổ chức tiếp nhận, phân loại, xếp dỡ bảo quản vật tư hàng hóa trong quá trình sản xuất ở các kho mà phòng phụ trách; chỉ đạo, kiểm tra, cân đối vật tư kịp thời phục vụ quá trình sản xuất được ổn định, liên tục, sau mỗi hợp đồng làm quyết toán vật tư với khách hàng; hàng ngày giải quyết các vướng mắc về vật tư, trao đổi với khách hàng về vật tư( nếu cần); trực tiếp quản lý và bố trí lao động trong các kho. Điều động lao động giữa các kho khi cần để hoàn thành nhiệm vụ hàng ngày của phòng; kiểm tra, đặt hàng, đánh giá nhà cung ứng hàng hóa, dịch vụ để báo cáo với giám đốc lựa chọn.
• Kế toán kho: Có trách nhiệm theo dõi quản lý trên sổ sách hóa đơn chứng từ theo quy định của Nhà nước, của công ty, toàn bộ nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho để sản xuất; thống kê tổng hợp báo cáo trưởng, phó phòng về tình trạng vật tư khi thực hiện hợp đồng đến khi kết thúc hợp đồng; Cân đối vật tư đồng bộ để đưa vào sản xuất theo từng mã ngành, từng đơn vị khách hàng và báo lãnh đạo phòng cùng các đơn vị có liên quan để triển khai sản xuất; có trách nhiệm phối hợp với thủ kho phát hiện những vấn đề về chất lượng vật tư, báo cáo phó phòng, trưởng phòng để giải quyết; đối với nguyên vật liệu chính còn phải quyết toán vật tư với khách hàng sau khi quyết toán hợp đồng.
• Phòng hành chính nhân sự: Căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu thực nhập để làm cơ sở thanh toán với khách hàng và lập các báo cáo tài chính.
• Kho: Là nơi tiếp nhận, lưu giữ, bảo quản nguyên vật liệu đảm bảo đủ về số lượng đúng về chất lượng, cung cấp đầu vào tốt nhất cho quá trình sản xuất. Mỗi kho có một thủ kho và các công nhân phục vụ
Thủ kho vật liệu chính: Có trách nhiệm quản lý về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu chính đã được nhập kho đúng với chứng từ sổ sách, hóa đơn của kế toán, làm thủ tục xuất kho theo quy định; Báo khổ vải+ giao mẫu vải cho phòng kỹ thuật trong vòng một ngày khi hàng nhập kho; phân công bố trí trước cho các công nhân trong kho giúp mình hoàn thành nhiệm vụ được giao; tổ chức giao nhận vật tư hàng hóa theo đúng quy định của Nhà nước, Công ty; hàng ngày phải vào sổ và các thẻ kho treo đúng quy định của Công ty; tổ chức xếp dỡ, sắp xếp phân loại, bảo quản hàng hóa trong kho theo hướng dẫn, lưu kho, bao gói, bảo quản và giao hàng; báo cáo với phó phòng phụ trách hoặc trưởng phòng về tình trạng vật tư thuộc kho mình phụ trách...
Thủ kho phụ liệu: Có trách nhiệm quản lý về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu chính đã được nhập kho đúng với chứng từ sổ sách, hóa đơn của kế toán, làm thủ tục xuất kho theo quy định; sắp xếp hàng hóa trong kho theo hướng dẫn xếp dỡ, lưu kho, bảo quản và giao hàng; phân công bố trí trước cho các công nhân trong kho giúp mình hoàn thành nhiệm vụ được giao; tổ chức giao nhận vật tư hàng hóa theo đúng quy định của Nhà nước, công ty; hàng ngày phải vào sổ và các thẻ kho treo đúng quy định của công ty; báo cáo với phó phòng phụ trách hoặc trưởng phòng về tình trạng vật tư thuộc kho mình phụ trách; hàng ngày có trách nhiệm bố trí công nhân kho đưa phụ liệu các loại lên phân xưởng theo đúng hóa đơn xuất hàng...
Nguyên vật liệu mua về sau khi kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng, qui cách, mẫu mã, sẽ được phép nhập kho. Trường hợp nguyên vật liệu không đảm bảo về số lượng, chất lượng, qui cách thì thủ kho sẽ lập biên bản dưới sự chứng kiến của bộ phận phụ trách phòng kế hoạch vật tư, phòng hành chính nhân sự, phòng kỹ thuật công nghệ - KCS và nhà cung cấp. Biên bản này được lập thành ba bản, một
bản cho phòng hành chính nhân sự, một cho phòng kế hoạch vật tư và một bản cho nhà cung ứng.Tại các phân xưởng sản xuất: Nguyên vật liệu được quản lý bởi quản đốc phân xưởng và các tổ trưởng sản xuất theo định mức được giao.Hệ thống quản lý nguyên vật liệu ở công ty được xây dựng khá hoàn thiện, phân chia nhiệm vụ và quyền hạn một cách rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho quán trình tiếp nhận, bảo quản, cấp phát và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, thanh quyết toán nguyên vật liệu sau sản xuất được chính xác, kịp thời. Điểm hạn chế còn tồn tại ở hệ thống này là sự phụ thuộc vào các tài liệu của khách hàng, hệ thống định mức chưa sát thực tế, sự phối hợp giữa các đơn vị phục vụ sản xuất chưa ăn khớp làm ảnh hưởng tới các giai đoạn khác của quy trình sản xuất và đôi khi một số lao động chưa thực hiện đúng nội quy, quy chế mà công ty đã đề ra.
Hệ thống kho tàng.
Sơ đồ 4: Bố trí hệ thống kho tàng hiện nay:
Phân xưởng cắt Nguyên vật liệu chính tồn Tầng 1: kho bán thành phẩm cắt + Px cắt bằng tay Nguyên vật liệu chính đang kiểm tra Nguyên vật liệu chính tồn Thành phẩm Kho phụ liệu Nguyên vật liệu chính đã KT
Hiện nay, công ty sử dụng hai kho để bảo quản nguyên vật liệu chính, một kho phụ liệu và một kho bán hàng thành phẩm với tổng diện tích 4675m2.
Hai kho bảo quản nguyên vật liệu chính gồm có kho để nguyên vật liệu chính đang sản xuất và kho nguyên vật liệu tồn. Kho để nguyên vật liệu chính đang sản xuất có diện tích 1994m2 được dùng để bảo quản các cuộn vải có chiều dài 1.5m. Nên kho được lát gạch men. Kho có phân chia khu vực: hàng tạm nhập; hàng đang kiểm tra; hàng đã kiểm tra và hàng đã sản xuất xong. Khu vực hàng tạm nhập dùng là nơi để hàng mới nhập kho chờ kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại…Những nguyên vật liệu đạt yêu cầu được chuyển tới khu vực hàng đã kiểm tra, đặt trên các giá đỡ cố định hoặ các tấm gỗ hay có khi chỉ là giấy lót nền. Điều này có thể dẫn tới làm giảm chất lượng của nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản do khí hậy nóng ẩm, mưa nhiều hoặc nồm. Hàng đã sản xuất xong được sếp vào một khu.
Kho nguyên vật liệu có diện tích 468m2 được dùng để bảo quản nguyên vật liệu thừa sai quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu thừa được xếp lẫn trên các tấm gỗ kê cách mặt đất nền 20cm. Nền kho bằng xi măng cát. Tuy nhiên do nguyên vật liệu thừa sau quá trình sản xuất trong những năm qua rất nhiều nên một phần diện tích kho nguyên vật liệu chính 486m2 được dùng làm nơi bảo quản chúng. Chính điều này lại dẫn tới một hệ quả khác là khi cùng một lúc có nhiều mã hàng cùng sản xuất thì sẽ gây khó khăn trong việc sắp xếp nguyên vật liệu trong kho.
Kho phụ liệu có diện tích 729m2, có giá kê cố định để đặt phụ liệu hàng may mặc các loại. Kho có phân chia theo khu vực: hàng tạm nhập, hàng đang kiểm tra, hàng đã kiểm tra và hàng đã sản xuất xong. Mỗi khu vực lại có giá treo để phân biệt. Phụ liệu thường được đặt trong các thùng caton có kích cỡ khác nhau không thích hợp lắm với các giá đỡ hiện tại của công ty.
Kho bán thành phẩm có diện tích 1516m2, lát nền gạch men, kho chia thành hai khu vực; khu vực thứ nhất để bán thành phẩm cắt được đựng trong các thùng caton chờ cấp lên các phân xưởng sản xuất; Khu vực thứ 2 đặt dậy chuyền cắt bằng tay và một số nguyên vật liệu chờ cắt được đặt trên giá đỡ cố định. Ngoài ra, nguyên vật liệu còn được lưu giữ, bảo quản tại các phân xưởng sản xuất, nơi diễn ra các hoạt động tạo ra và hoàn thiện sản phẩm.
Việc vận chuyển nguyên vật liệu trong nội bộ công ty được thực hiện bằng các xe kéo hoặc đẩy và các thùng để hàng. Với sơ đồ kho tàng được bố trí như trên, quãng đường vận chuyển nguyên vật liệu là tương đối dài, làm giảm hiệu quả công tác vận chuyển, tăng chi phí nhân công…
Cứ sáu tháng một lần. Công ty lại thực hiện kiểm kê định kỳ kho vật tư hàng hóa nhằm xác định số lượng, chất lượng của từng loại vật tư hàng hóa. Việc kiểm kê được tiến hành ở kho với sự tham gia của phòng kế hoạch vật tư do kế toán kho và thủ kho phụ trách. Sau khi kiểm kê thủ kho sẽ lập báo cáo kiểm kê gửi lên phòng tài vụ kiểm tra và tính giá trị nguyên vật liệu kiểm kê.
Công tác bảo quản nguyên vật liệu dự trữ
a)Kê lót và chất xếp trong kho
Chất xếp nguyên vật liệu chính là việc xác định vị trí kết hợp cả về mặt số lượng cho nguyên vật liệu trong kho. Với mỗi khu vực để hàng có các kệ, giá đựng được ký hiệu riêng hoặc đánh số thứ tự theo một quy chuẩn đã định của công ty
Nhằm nâng cao hiệu quả của công tác dự trữ nguyên vật liệu, công ty đã sử dụng kết hợp các phương pháp định vị nguyên vật liệu trong kho như: Phương pháp tần suất quay vòng và phương pháp định vị. Với phương pháp tần suất quay vòng, nguyên liệu chính là vải và chỉ được sử dụng thường xuyên nên công ty đã bố trí đặt gần nơi nhập, xuất để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác nhập và cấp phát tại kho. Còn các nguyên vật liệu phụ và nhiên liệu được định vị tại một vị trí nhất định để dễ kiểm tra và lấy dùng khi có nhu cầu.
Kho nguyên vật liệu của công ty được xây dựng từ khá lâu, nền kho làm bằng đất, xây thấp, chỉ cao hơn mặt đất 0,15m. Vì nền kho làm như vậy, hơi ẩm từ mặt đất bốc lên nhiều (đặc biệt trong mùa gió nồm). Điểm này đã một phần làm giảm đi chất lượng của nguyên vật liệu dự trữ.
Để tối đa hóa diện tích chất xếp vật tư trong kho, công ty đã áp dụng phương pháp xếp thẳng lên kệ với các nguyên vật liệu có kích cỡ giống hoặc gần giống nhau, xếp trái ngược hoặc chữ thập nếu nguyên vật liệu trong thùng cát tông và xếp trên giá nếu nguyên vật liệu có trọng lượng tương đối nhẹ, kích thước khác nhau tránh gây nhầm lẫn và thuận tiện khi tìm kiếm. Hiện nay, các kệ, giá đựng tại công ty chưa được khai thác triệt để về chiều cao nên làm giảm khả năng dự trữ nguyên
vật liệu hiện có. Với đặc thù của ngành may, lượng dự trữ tùy thuộc vào số lượng đơn hàng nên nếu mục tiêu của công ty là mở rộng quy mô thì việc thiết kế các kệ hàng là việc làm cần thiết để tăng khả năng chất xếp hàng hóa tại kho.
Sơ đồ 5: Mô phỏng cách sắp xếp nguyên vật liệu trong kho
Hình thức sắp xếp Lớp thứ nhất (Trên nhìn xuống) Lớp thứ 2 (Trên nhìn xuống) Xếp thẳng Xếp trái ngược Xếp chữ thập
(Nguồn: Phòng kế hoạch vật tư) b)Bảo đảm nhiệt độ và độ ẩm trong kho
Do cơ sở xây dựng đã lâu nên việc lắp đặt các thiết bị hiện đại nhằm điều hòa nhiệt độ và độ ẩm trong kho gặp nhiều khó khăn. Hiện nay, kho của công ty mới chỉ có hệ thống quạt thông gió, quạt cây, hệ thống cửa thông gió để đảm bảo luồng không khí lưu thông điều hòa. Ngoài ra, tường kho được quét vôi trắng hạn chế sự hấp thụ nhiệt từ ánh sáng mặt trời đặc biệt vào mùa hè. Một số chỗ trên hệ thống mái kho được lắp kính trong có tác dụng như đèn chiếu sáng vào mùa hè và đèn sưởi vào mùa đông. Tại một số chỗ trong kho, công ty có lắp đặt các ẩm kế để theo dõi độ ẩm trong kho. Đồng thời, công ty cũng sử dụng vôi bột rắc xung quanh kho để hút ẩm.
Với đặc điểm khí hậu nhiệt đới gió mùa của miền Bắc, việc điều hòa nhiệt độ, độ ẩm trong kho là vô cùng cần thiết để nâng cao chất lượng nguyên vật liệu dự trữ.
c)Chế độ vệ sinh ở kho
MẪU THEO DÕI VỆ SINH ĐỊNH KỲ NGUYÊN VẬT LIỆU
Ngày/
tháng Tần suất Nội dung vệ sinh
Người thực hiện Kết quả kiểm tra Người nghiệm thu Ghi chú 06/12/201 0 2 ngày 1 tuần
Quét dọn nền kho, lau
chùi các kệ, giá đựng Loan Đạt Hà
… … … …
(Nguồn: Phòng kế hoạch vật tư)
Công ty đã đưa ra một số những quy định liên quan đến công tác vệ sinh kho như lau chùi quét dọn toàn bộ khu vực kho bao gồm nơi chờ kiểm tra nguyên vật liệu, nơi xuất - nhập, nơi dự trữ bảo quản… theo định kỳ ngày hoặc tuần. Bên cạnh đó, công ty cũng xây dựng nội quy cho việc thực hiện vệ sinh như: giờ, mức độ và yêu cầu của việc vệ sinh kho. Chẳng hạn như khi nguyên vật liệu nhập kho đã kiểm tra xong, những bao tải, hộp không dùng phải được để gọn gàng lấy nối đi lại và thuận tiện cho công tác vệ sinh kho còn những cái vẫn dùng được thì tận dụng để chứa đồ vận chuyển sau này.
Trong quá trình bảo quản nguyên vật liệu đặc biệt là nguyên liệu ngành may (vải, chỉ, cúc…) cần đặc biệt chú ý đến sự an toàn cho nguyên vật liệu (dễ bị mục nát). Việc vệ sinh kho sạch sẽ, ngăn nắp đồng thời sử dụng các biện pháp làm cho kho luôn khô ráo thoáng mát là rất quan trọng.
• Khi nhập nguyên vật liệu cần kiểm tra kỹ lưỡng, nếu thấy có hiện tượng bẩn, ẩm, mọt hay có côn trùng lưu trú cần tách riêng để xử lý rồi mới đưa vào bảo quản kết hợp kiểm tra sàn kho có đảm bảo khô ráo cho việc chất xếp hàng