Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, mục tiêu sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là đáp ứng tốt nhu cầu thị trường và giành lợi nhuận cao nhất. Nói một cách khác, các doanh nghiệp cần giải quyết tốt mối quan hệ giữa đầu ra và đầu vào, giữa sản xuất và tiêu thụ. Muốn làm được điều đó, doanh nghiệp phải hạch toán chính xác, đầy đủ kịp thời các chi phí đã bỏ ra. Để đáp ứng yêu cầu đó, hệ thống kế toán với chức năng thu thập, ghi chép, đo lường, tính toán, phân loại và xử lý cung cấp thông tin kinh tế tài chính đã được tổ chức và ngày càng có sự hoàn thiện đáng kể. Tuy nhiên bất kể một hệ thống nào do con người tổ chức ra cũng đều tồn tại những nhược điểm, chỉ có khác nhau là nhiều hay ít mà thôi Do những nguyên nhân khác nhau như: Tính phức tạp và biến động của thông tin tài chính, hạn chế về trình độ của nhân viên, mâu thuẫn quyền lợi,…dẫn đến hạn chế của hệ thống kế toán. Những hạn chế này cần phải được chỉ ra, xác minh lại để khắc phục thông qua một tổ chức, một lực lượng độc lập khách quan khác. Đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ.

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN …… Sinh viên thực hiện : Lê Thị Xuân Viện Lớp : 32K6.3 Giáo viên hướng dẫn : Th.S Trần Thị Nga Đà Nẵng, tháng 06 năm 2010 Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, mục tiêu sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là đáp ứng tốt nhu cầu thị trường và giành lợi nhuận cao nhất. Nói một cách khác, các doanh nghiệp cần giải quyết tốt mối quan hệ giữa đầu ra và đầu vào, giữa sản xuất và tiêu thụ. Muốn làm được điều đó, doanh nghiệp phải hạch toán chính xác, đầy đủ kịp thời các chi phí đã bỏ ra. Để đáp ứng yêu cầu đó, hệ thống kế toán với chức năng thu thập, ghi chép, đo lường, tính toán, phân loại và xử lý cung cấp thông tin kinh tế tài chính đã được tổ chức và ngày càng có sự hoàn thiện đáng kể. Tuy nhiên bất kể một hệ thống nào do con người tổ chức ra cũng đều tồn tại những nhược điểm, chỉ có khác nhau là nhiều hay ít mà thôi! Do những nguyên nhân khác nhau như: Tính phức tạp và biến động của thông tin tài chính, hạn chế về trình độ của nhân viên, mâu thuẫn quyền lợi,…dẫn đến hạn chế của hệ thống kế toán. Những hạn chế này cần phải được chỉ ra, xác minh lại để khắc phục thông qua một tổ chức, một lực lượng độc lập khách quan khác. Đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong quá trình thực tập tại Công ty CP dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng-MASCO, em đã nhận thấy được sự cần thiết phải thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng. Do tính chất quan trọng đó, việc xây dựng và hoàn thịên hệ thống kiểm soát nội bộ ở một doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nói riêng là điều vô cùng cần thiết. Làm thế nào để cho hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu hơn? Làm thế nào để đảm bảo các chế độ, chính sách, các quyết định quản lý được tuân thủ, các hoạt động đưa doanh nghiệp đến với các mục tiêu đề ra có hiệu quả nhất? Đây thực sự là những câu hỏi khiến bản thân em suy nghĩ và đó cũng chính là lý do để em đi đến lựa chọn đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình “ Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng-MASCO ”. Bố cục đề tài gồm 3 phần: Phần I: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền Phần II: Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng-MASCO SVTH: Lê Thị Xuân Viện_Lớp 32K6.3 Trang 1 Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng-MASCO Trong quá trình thực tập em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Trần Thị Nga và cô Nguyễn Thị Thanh Huyền cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú và các chị ở phòng tài chính- kế toán của công ty CP dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng-MASCO. Em xin chân thành cảm ơn cô cùng các cô, chú và các chị kế toán đã giúp em hoàn thành đề tài này. Đà Nẵng, tháng 6 năm 2010 Sinh viên thực hiện Lê Thị Xuân Viện SVTH: Lê Thị Xuân Viện_Lớp 32K6.3 Trang 2 Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga PHẦN I NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN I. Hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Kiểm soát nội bộ 1.1. Khái niệm Trong mọi hoạt động của một tổ chức, một đơn vị thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý. Do đó khi tổ chức hoạt động của đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp nhân sự, cơ sở vật chất, nhà quản lý luôn có những kiểm soát trên các phương diện thông qua các thủ tục, chính sách quy định về hoạt động. Đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị (internal control system). Hiện nay có rất nhiều quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ song có thể nhắc đến một vài quan điểm sau: - Theo liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC), kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau:  Bảo vệ tài sản của đơn vị không sử dụng lãng phí, gian lận hoặc kém hiệu quả.  Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin báo cáo  Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và các chính sách của đơn vị.  Bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động - Chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 400 (ISA 400): Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn. - Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. - Tuy nhiên KSNB theo quan điểm của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch là Uỷ ban các tổ chức tài trợ ) có thể xem là quan điểm đầy đủ và chính xác nhất về KSNB:  Hệ thống KSNB là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau. + Bảo vệ tài sản. + Hiệu lực và hiệu quả của quản lý. + Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính. + Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành. Như vậy từ các quan điểm trên cho thấy hệ thống KSNB được nhà quản lý thiết kế để điều hành mọi nhân viên, mọi loại hoạt động không chỉ giới hạn trong SVTH: Lê Thị Xuân Viện_Lớp 32K6.3 Trang 3 Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác về hành chính, quản lý sản xuất…Do đó KSNB chính là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động, vì chính họ là nhân tố quyết định mọi thành quả chung của tổ chức. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Bảo vệ tài sản, sổ sách và nguồn thông tin của đơn vị: bao gồm tài sản vật chất và phi vật chất, không bị mất mát, lạm dụng, sử dụng sai mục đích. Sự bảo vệ một số tài sản và sổ sách nhất định đã trở nên ngày càng quan trọng kể từ khi hệ thống máy vi tính được sử dụng rộng rãi trong các đơn vị. Số lượng lớn thông tin truyền thông được lưu trữ trong máy vi tính, đĩa CD… có thể bị phá hoại nếu không bảo vệ chúng một cách cẩn thận. - Cung cấp thông tin đáng tin cậy. - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách có hiệu quả. - Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết. - Phát hiện, ngăn chặn các sai phạm và gian lận trong các bộ phận, các hoạt động của đơn vị. - Đảm bảo việc thực hiện các quyết định và quy định quản lý đúng với yêu cầu và thể thức đã đề ra. - Đánh giá kết quả việc thực hiện quy định và chế độ, xem xét điều chỉnh cho phù hợp nhằm hoàn thiện và nâng cao năng suất hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. - Bảo đảm việc ghi chép một cách đầy đủ và chính xác theo đúng thể thức các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Bảo đảm việc cung cấp số liệu một cách chính xác, đầy đủ phục vụ việc lập báo cáo nội bộ khi cần thiết và báo cáo tài chính định kỳ kịp thời theo đúng yêu cầu pháp định có liên quan. 1.3. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, uỷ nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn SVTH: Lê Thị Xuân Viện_Lớp 32K6.3 Trang 4 Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và xây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần). 2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Thông thường hệ thống KSNB được chia làm 4 bộ phận: môi trường kiểm soát (control environment), hệ thống kế toán (accounting system) và các thủ tục kiểm soát (control procedures) và bộ phận kiểm toán nội bộ. Các bộ phận đó được thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đạt được các mục tiêu cơ bản của hệ thống kiểm soát. Sơ đồ 1: Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong DN 2.1. Môi trường kiểm soát Một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ chính là môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý. Vì vậy khi các hoạt động kiểm tra, kiểm soát được các nhà quản lý coi trọng thì các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ được vận hành một cách có hiệu quả bới các thành viên trong đơn vị. a. Đặc thù về quản lý Đặc thù quản lý là những quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, cách tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì SVTH: Lê Thị Xuân Viện_Lớp 32K6.3 Trang 5 Môi trường kiểm soát Kiểm toán nội bộ Đặc thù quản lý Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân sự Công tác kế toán Nguyên tắc phân công phân nhiệm Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Hệ thống kế toán Thủ tục kiểm soát Chứng từ kế toán Sổ sách kế toán Báo cáo kế toán HỆ THỐNG MỤC TIÊU TỔNG QUÁT 1.Tính có thật 5. Tính đúng kỳ 2. Sự phê chuẩn 6. Sự linh hoạt 3. Tính đầy đủ 7. Chuyển sổ và 4. Sự phân loại tổng hợp chính xác 3 Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga chính các nhà quản lý này sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính và có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả. b. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức trong một công ty chính là sự phân chia quyền hạn trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành, triển khai và kiểm tra, giám sát các quyết định trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ cấu hợp lý còn góp phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả các nhà quản lý phải tuân thủ những nguyên tắc: - Thiết lập sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. - Thực hiện sự phân chia rành mạch giữa ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. c. Chính sách nhân sự Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một hệ thống kiểm soát nào cũng là con người. Sự phát triển của các doanh nghiệp đều luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ nhân viên, họ luôn luôn là một nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Nếu lực lượng này của đơn vị yếu kém về mặt năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức, thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ rất đúng đắn và chặt chẽ các gian lận và sai sót cũng ít xảy ra. Ngược lại một đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ. d. Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm soát. Các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Vì nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì sẽ trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. e. Uỷ ban kiểm soát Các công ty cổ phần có quy mô lớn thường thành lập một uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của công ty. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Giám sát sự chấp hành pháp luật của công ty. - Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. SVTH: Lê Thị Xuân Viện_Lớp 32K6.3 Trang 6 Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. - Dung hoà những bất đồng giữa ban giám đốc và các kiểm toán viện bên ngoài. f. Các nhân tố bên ngoài tổ chức Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của môi trường bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ…Các nhân tố này tuy không thuộc tầm kiểm soát của nhà quản lý trong việc thiết kế và thực hiện hệ thống KSNB. 2.2. Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin kế toán bao gồm các phương pháp và hệ thống sổ sách chứng từ kế toán, được thiết lập bởi nhà quản lý để ghi chép và báo cáo về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB, bởi vì xuất phát từ hai chức năng cơ bản của kế toán là thông tin và kiểm tra. Kế toán không chỉ cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý mà còn thực hiện việc kiểm tra, giám sát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Bằng các phương pháp riêng của mình, kế toán góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc sử dụng lãng phí. Chính vì vậy, hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu tổng quát sau đây - Tính có thật (Validity): kế toán chỉ ghi chép những nghiệp vụ kinh tế có thật, thực sự phát sinh, chứ không ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào trong sổ sách của đơn vị. - Tính đầy đủ (Completeness ): nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Sự đánh giá (Valuation): Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán hay áp dụng các nguyên tắc tính giá, đo lường. - Sự phân loại (Classification): Đảm bảo số liệu được ghi chép vào đúng tài khoản, đúng sổ sách kế toán có liên quan. - Tính đúng kỳ (Timing): Việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ, niên độ kế toán. - Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Posting and summarization): Đảm bảo số liệu phải được ghi chép vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp đúng đắn, đồng thời tổng hợp chính xác. - Trình bày và khai báo (Presentation and Declosure): Số liệu phải được trình bày và khai báo trên các BCTC đúng đắn, phù hợp với các quy định, chuẩn mực hiện hành. Các yếu tố của hệ thống kế toán gồm chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán. Chứng từ kế toán là một minh chứng mang tính pháp lý rằng nghiệp vụ kinh tế có thực sự phát sinh hay không, phù hợp với chế độ không? Và có ràng buộc trách nhiệm pháp lý với những người có liên quan hay không? Hệ thống chứng từ kế toán nếu được đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho nhà quản lý đơn vị thì sẽ hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm trong quá trình ra quyết định của các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị. Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp để chuẩn bị cung cấp các thông SVTH: Lê Thị Xuân Viện_Lớp 32K6.3 Trang 7 Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga tin tổng hợp trên báo cáo. Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Các báo cáo này phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải tuân thủ đúng các chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện hành. 2.3. Các thủ tục kiểm soát Môi trường kiểm soát tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động kiểm soát có hiệu quả. Tuy nhiên, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực thực sự thì điều kiện đủ là doanh nghiệp phải thiết lập và thực hiện nghiêm túc các thủ tục kiểm soát.Các thủ tục được xây dựng trên những nguyên tắc nhất định đó là phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm và uỷ quyền phê chuẩn. Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Mục đích của nó là không một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là trong một chế độ nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyên môn hóa và giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trong công việc. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ đó có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như: - Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán. - Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán. - Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách. - Chức năng kế toán và chức năng tài chính. - Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát… Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm nêu trên và sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Người quản lý đơn vị không thể và cũng không nên giải quyết mọi vấn đề trong đơn vị, mà thực hiện sự uỷ quyền cho các cấp dưới. Theo sự uỷ quyền của người quản lý, các cấp dưới được giao quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không mất tính tập trung của đơn vị. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi quyền hạn được giao. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn yêu cầu nghiệp vụ phát sinh đều được uỷ quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp. SVTH: Lê Thị Xuân Viện_Lớp 32K6.3 Trang 8 Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga 2.4. Bộ phận kiểm toán nội bộ Bộ phận này là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Bộ phận này cung cấp về sự đánh giá thường xuyên hoạt động của đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho đơn vị có những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung và chất lượng của hoạt động kiểm soát nói riêng nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ Loại hình kiểm toán sử dụng 1. Kiểm tra đánh giá tính trung thực, phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KSNB. Kiểm toán hoạt động 2. Kiểm tra xác nhận về chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế tài chính của BCTC & báo cáo quản trị trước khi trình duyệt Kiểm toán tài chính 3. Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản lý kinh doanh, sự tuân thủ pháp luật, chính sách, nghị quyết của hội đồng quản trị & ban giám đốc Kiểm toán tuân thủ 4. Phát hiện những sơ hở yếu kém trong quản lý kinh tế, bảo vệ tài sản và đề xuất các biện pháp cải tiến hoàn thiện Kiểm toán kết hợp (kết hợp kiểm toán hoạt động với kiểm toán tài chính) 3. Kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hóa kế toán Kiểm soát ứng dụng là các chính sách, thủ tục thực hiện chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể. Một hệ thống ứng dụng thường được thực hiện qua ba giai đoạn: nhập liệu, xử lý, và kết xuất. Do đó, kiểm soát ứng dụng cũng bao gồm ba nhóm thủ tục kiểm soát sau: 3.1. Kiểm soát nhập liệu Kiểm soát nhập liệu thực hiện từ khi có nguồn nhập liệu cho đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống. Do đó, cần phải kiểm soát ngồn dữ liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu. a. Kiểm soát nguồn nhập liệu Mục tiêu: Nhằm bảo đảm dữ liệu nhập vào là hợp lệ. Các thủ tục kiểm soát: - Kiểm tra việc đánh số trước các chứng từ gốc nhằm hạn chế việc ghi nhận trùng hay bỏ sót nghiệp vụ. - Phê chuẩn đầy đủ. b. Kiểm soát quá trình nhập liệu Mục tiêu: chuyển dữ liệu thành công từ các chứng từ gốc vào hệ thống và phát hiện sai sót trước khi dữ liệu được xử lý. - Kiểm tra tính tuần tự của dữ liệu: Đảm bảo nhập liệu nhanh chóng, chính xác, đầy đủ. - Kiểm tra vùng nhập liệu: Dữ liệu nhập được sử dụng để tính toán, hoặc cho mục đích tìm kiếm. Hệ thống phải đảm bảo dữ liệu nhập đúng loại khai báo. SVTH: Lê Thị Xuân Viện_Lớp 32K6.3 Trang 9 [...]... nghiệp vụ bán hàng 3 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 3.1 Mục tiêu kiểm soát Để ngăn ngừa những rủi ro mỗi công ty cần thiết lập một sự đa dạng về hệ thống kiểm soát, như thế cần phải xây dựng nền tảng cho việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ Điều đầu tiên là phải xác định được mục tiêu của kiểm soát Đối với chu trình doanh thu ta có thể xây dựng một số mục tiêu kiểm soát sau: Mục tiêu... hiện c Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin Mục tiêu: Ngăn chặn, phát hiện và xử lý sai sót trong quá trình xử lý số liệu và đảm bảo cho hệ thống vận hành như thiết kế ban đầu - Quá trình kiểm soát bao gồm các thủ tục: - Kiểm tra ràng buộc dữ liệu: Các dữ liệu nhập vào hệ thống có liên kết với nhau qua các mối liên hệ, dữ liệu sẽ không bị xoá khi có ràng buộc này - Kiểm tra... chu trình bán hàng và thu tiền a Các quy tắc kiểm soát  Sự phân chia trách nhiệm Trong thực tế mỗi doanh nghiệp thường có một cơ cấu kiểm soát nội bộ riêng về chu trình bán hàng Tuy vậy một hệ thống kiểm soát nội bộ chuẩn và hữu hiệu về các khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách Khi mức độ phân... Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Trần Thị Nga b Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng Mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu - Doanh thu bán hàng được ghi sổ là có thực - Quá trình vào sổ doanh thu đựợc chứng minh bằng các chứng từ vận chuyển đã được duyệt và các đơn đặt hàng của khách hàng đã được phê chuẩn - Các hoá đơn bán hàng được đánh số thứ tự trước và được theo dõi ghi chép... báo cáo hàng tháng cho khách tổng hợp chính xác (chuyển hàng sổ và tổng hợp) - Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng – thu tiền SVTH: Lê Thị Xuân Viện_Lớp 32K6.3 Trang 16 Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Trần Thị Nga c Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu kiểm soát nội Qúa trình kiểm soát nội bộ chủ yếu - Các khoản thu tiền ghi sổ - Cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiền mặt và ghi là số tiền... trong công ty, các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB Phần I cũng đã hệ thống được các lý luận cơ bản của KSNB trong điều kiện tin hoc hoá Qua đó tìm hiểu về chu trình bán hàng và thu tiền, và các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền SVTH: Lê Thị Xuân Viện_Lớp 32K6.3 Trang 17 Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Trần Thị Nga PH ẦN II THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG... phó phòng kế toán thực hiện khi nhận chứng từ từ bộ phận kế toán viên, thủ quỹ chuyển đến trước khi ghi chép vào sổ sách kế toán Nội dung kiểm soát lại bao gồm: kiểm soát tương tự như kế toán viên; kiểm tra chữ ký của kế toán viên, thủ quỹ trên chứng từ 2.2 Hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng tại Công ty là hệ thống tài khoản kế toán của Nhà nước ban hành Công... thường xuyên kiểm tra xoá khỏi hệ thống những danh mục dữ liệu không cần dùng đến - Báo cáo các yếu tố bất thường: Hệ thống kiểm tra và cung cấp thông tin bất thường trong quá trình xử lý như hàng tồn kho âm, tiền mặt tồn quỹ âm, - Đối chiếu dữ liệu ngoài hệ thống: Định kỳ phải đối chiếu các dữ liệu với các dữ liệu bên ngoài hệ thống, như đối chiếu công nợ, phải thu, phải trả, ngân hàng… Kiểm soát thông... trạng về công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng 2.1 Các quy định kiểm soát về chu trình bán hàng và thu tiền Bán hàng thu tiền là quy trình phức tạp đòi hỏi công việc kiểm soát nội bộ phải thực hiện chặt chẽ Đặc biệt công ty kinh doanh đa dạng các mặt hàng Vì thế công ty đã có sự phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận có liên... trả, ngân hàng… Kiểm soát thông tin đầu ra Mục tiêu: giảm sai sót đối với thông tin đầu ra và chuyển thông tin đến đúng người sử dụng Các thủ tục kiểm soát gồm: Kiểm tra nội dung và hình thức, phân quyền trên hệ thống, đối chiếu với đầu vào,… II Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 1 Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền 1.1 Khái niệm và ý nghĩa Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền . ràng buộc này. - Kiểm tra dữ liệu hiện hành: Cần thường xuyên kiểm tra xoá khỏi hệ thống những danh mục dữ liệu không cần dùng đến. - Báo cáo các yếu tố bất thường: Hệ thống kiểm tra và cung. phố Đà Nẵng cấp. Tên công ty : Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng. Tên tiếng Anh : Danang Airports Services Joint - Stock Company. Tên viết tắt : Masco Có trụ sở tại : Sân bay quốc