Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, mục tiêu sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là đáp ứng tốt nhu cầu thị trường và giành lợi nhuận cao nhất. Nói một cách khác, các doanh nghiệp cần giải quyết tốt mối quan hệ giữa đầu ra và đầu vào, giữa sản xuất và tiêu thụ. Muốn làm được điều đó, doanh nghiệp phải hạch toán chính xác, đầy đủ kịp thời các chi phí đã bỏ ra. Để đáp ứng yêu cầu đó, hệ thống kế toán với chức năng thu thập, ghi chép, đo lường, tính toán, phân loại và xử lý cung cấp thông tin kinh tế tài chính đã được tổ chức và ngày càng có sự hoàn thiện đáng kể. Tuy nhiên bất kể một hệ thống nào do con người tổ chức ra cũng đều tồn tại những nhược điểm, chỉ có khác nhau là nhiều hay ít mà thôi Do những nguyên nhân khác nhau như: Tính phức tạp và biến động của thông tin tài chính, hạn chế về trình độ của nhân viên, mâu thuẫn quyền lợi,…dẫn đến hạn chế của hệ thống kế toán. Những hạn chế này cần phải được chỉ ra, xác minh lại để khắc phục thông qua một tổ chức, một lực lượng độc lập khách quan khác. Đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ.

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, mục tiêu sản xuất kinh doanhcủa các doanh nghiệp là đáp ứng tốt nhu cầu thị trường và giành lợi nhuận caonhất Nói một cách khác, các doanh nghiệp cần giải quyết tốt mối quan hệ giữa đầu

ra và đầu vào, giữa sản xuất và tiêu thụ Muốn làm được điều đó, doanh nghiệpphải hạch toán chính xác, đầy đủ kịp thời các chi phí đã bỏ ra Để đáp ứng yêu cầu

đó, hệ thống kế toán với chức năng thu thập, ghi chép, đo lường, tính toán, phânloại và xử lý cung cấp thông tin kinh tế tài chính đã được tổ chức và ngày càng có

sự hoàn thiện đáng kể Tuy nhiên bất kể một hệ thống nào do con người tổ chức racũng đều tồn tại những nhược điểm, chỉ có khác nhau là nhiều hay ít mà thôi! Donhững nguyên nhân khác nhau như: Tính phức tạp và biến động của thông tin tàichính, hạn chế về trình độ của nhân viên, mâu thuẫn quyền lợi,…dẫn đến hạn chếcủa hệ thống kế toán Những hạn chế này cần phải được chỉ ra, xác minh lại đểkhắc phục thông qua một tổ chức, một lực lượng độc lập khách quan khác Đóchính là hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong quá trình thực tập tại Công ty CP dịch vụ hàng không sân bay ĐàNẵng-MASCO, em đã nhận thấy được sự cần thiết phải thiết kế một hệ thống kiểmsoát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiềnnói riêng Do tính chất quan trọng đó, việc xây dựng và hoàn thịên hệ thống kiểmsoát nội bộ ở một doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nóiriêng là điều vô cùng cần thiết Làm thế nào để cho hệ thống kiểm soát nội bộ hoạtđộng hữu hiệu hơn? Làm thế nào để đảm bảo các chế độ, chính sách, các quyếtđịnh quản lý được tuân thủ, các hoạt động đưa doanh nghiệp đến với các mục tiêu

đề ra có hiệu quả nhất?

Đây thực sự là những câu hỏi khiến bản thân em suy nghĩ và đó cũng chính

là lý do để em đi đến lựa chọn đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình “ Kiểm soát

nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng-MASCO ” Bố cục đề tài gồm 3 phần:

Phần I: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

Phần II: Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng-MASCO

Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng-MASCO

Trong quá trình thực tập em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Trần Thị Nga và cô Nguyễn Thị Thanh Huyền cùng với sự giúp đỡ nhiệt tìnhcủa các cô, chú và các chị ở phòng tài chính- kế toán của công ty CP dịch vụ hàngkhông sân bay Đà Nẵng-MASCO Em xin chân thành cảm ơn cô cùng các cô, chú

và các chị kế toán đã giúp em hoàn thành đề tài này

Đà Nẵng, tháng 6 năm 2010

Sinh viên thực hiện

Lê Thị Xuân Viện

PHẦN I NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

I Hệ thống kiểm soát nội bộ

1 Kiểm soát nội bộ

1.1 Khái niệm

Trong mọi hoạt động của một tổ chức, một đơn vị thì chức năng kiểm tra,kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý Do đó khi tổ chứchoạt động của đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp nhân sự, cơ sở vật chất, nhà quản lýluôn có những kiểm soát trên các phương diện thông qua các thủ tục, chính sáchquy định về hoạt động Đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị (internalcontrol system) Hiện nay có rất nhiều quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộsong có thể nhắc đến một vài quan điểm sau:

- Theo liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC), kiểm soát nội bộ là một hệ thốngchính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau:

 Bảo vệ tài sản của đơn vị không sử dụng lãng phí, gian lận hoặc kémhiệu quả

 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin báo cáo

 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và các chính sách của đơn vị

 Bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động

- Chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 400 (ISA 400): Hệ thống kiểm soát nội bộ

là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằmđảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng cóthể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản,ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của cácghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn

- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): Hệ thống kiểmsoát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xâydựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, đểkiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tàichính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sảncủa đơn vị

- Tuy nhiên KSNB theo quan điểm của COSO (Committee of SponsoringOrganizations of Treadway Commission tạm dịch là Uỷ ban các tổ chức tài trợ ) cóthể xem là quan điểm đầy đủ và chính xác nhất về KSNB:

 Hệ thống KSNB là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị,các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế đểcung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau + Bảo vệ tài sản

+ Hiệu lực và hiệu quả của quản lý

+ Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính

+ Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành

Như vậy từ các quan điểm trên cho thấy hệ thống KSNB được nhà quản lýthiết kế để điều hành mọi nhân viên, mọi loại hoạt động không chỉ giới hạn trong

chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác về hànhchính, quản lý sản xuất…Do đó KSNB chính là một hệ thống nhằm huy động mọithành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động, vì chính họ là nhân

tố quyết định mọi thành quả chung của tổ chức

- Cung cấp thông tin đáng tin cậy

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách có hiệuquả

- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện phápgiải quyết

- Phát hiện, ngăn chặn các sai phạm và gian lận trong các bộ phận, các hoạtđộng của đơn vị

- Đảm bảo việc thực hiện các quyết định và quy định quản lý đúng với yêucầu và thể thức đã đề ra

- Đánh giá kết quả việc thực hiện quy định và chế độ, xem xét điều chỉnh chophù hợp nhằm hoàn thiện và nâng cao năng suất hiệu quả hoạt động của doanhnghiệp

- Bảo đảm việc ghi chép một cách đầy đủ và chính xác theo đúng thể thức cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Bảo đảm việc cung cấp số liệu một cách chính xác, đầy đủ phục vụ việc lậpbáo cáo nội bộ khi cần thiết và báo cáo tài chính định kỳ kịp thời theo đúng yêu

cầu pháp định có liên quan

1.3 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại songhành Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao độngkhông vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chungcủa toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro?Làm thế nào có thể phân quyền, uỷ nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chínhxác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?

-Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi íchnhư: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại,các rủi ro làm chậm kế hoạch Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo

vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảmbảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thànhviên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quyđịnh của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn

lực và đạt được mục tiêu đặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và xâydựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần).

2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Thông thường hệ thống KSNB được chia làm 4 bộ phận: môi trường kiểm

soát (control environment), hệ thống kế toán (accounting system) và các thủ tục kiểm soát (control procedures) và bộ phận kiểm toán nội bộ Các bộ phận đó được

thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đạt được các mục tiêu cơbản của hệ thống kiểm soát

Sơ đồ 1: Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong DN

2.1 Môi trường kiểm soát

Một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộchính là môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tốbên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạtđộng và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quanđiểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý Vì vậy khi cáchoạt động kiểm tra, kiểm soát được các nhà quản lý coi trọng thì các quy chế vềkiểm soát nội bộ sẽ được vận hành một cách có hiệu quả bới các thành viên trongđơn vị

a Đặc thù về quản lý

Đặc thù quản lý là những quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt độngdoanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp đếnchính sách, chế độ, cách tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì

Môi trường

kiểm soát

Kiểm toán nội bộ

Nguyên tắc ủy quyền

và phê chuẩn

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Hệ thống kế toán

Thủ tục kiểm soát

Chứng từ kế toán

Sổ sách kế toán

Báo cáo kế toán HỆ THỐNG MỤC TIÊU TỔNG QUÁT

1.Tính có thật 5 Tính đúng kỳ

2 Sự phê chuẩn 6 Sự linh hoạt

3 Tính đầy đủ 7 Chuyển sổ và

4 Sự phân loại tổng hợp chính xác3

chính các nhà quản lý này sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểmsoát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh lànhmạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trung thựccủa báo cáo tài chính và có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanhlàm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì hệ thống kiểm soát nội bộ

sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả

b Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức trong một công ty chính là sự phân chia quyền hạn tráchnhiệm giữa các thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lýtrong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chứchợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành,triển khai và kiểm tra, giám sát các quyết định trong toàn bộ doanh nghiệp Một cơcấu hợp lý còn góp phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót tronghoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp Để thiết lập một cơ cấu tổ chứcthích hợp và có hiệu quả các nhà quản lý phải tuân thủ những nguyên tắc:

- Thiết lập sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanhnghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộphận

- Thực hiện sự phân chia rành mạch giữa ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghichép sổ và bảo quản tài sản

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

và chặt chẽ các gian lận và sai sót cũng ít xảy ra Ngược lại một đội ngũ cán bộ,nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ

d Công tác kế hoạch

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, đầu tư,sữa chữa tài sản cố định…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tínhcân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động luân chuyển tiền trong tương lai lànhững nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm soát Các nhà quản lý thường quantâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kếhoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời Vìnếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì sẽtrở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu

e Uỷ ban kiểm soát

Các công ty cổ phần có quy mô lớn thường thành lập một uỷ ban kiểm soátbao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của công ty Uỷ ban kiểmsoát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Giám sát sự chấp hành pháp luật của công ty

- Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.

- Dung hoà những bất đồng giữa ban giám đốc và các kiểm toán viện bênngoài

f Các nhân tố bên ngoài tổ chức

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnhhưởng của môi trường bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan Nhànước, ảnh hưởng của chủ nợ…Các nhân tố này tuy không thuộc tầm kiểm soát củanhà quản lý trong việc thiết kế và thực hiện hệ thống KSNB

2.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống thông tin kế toán bao gồm các phương pháp và hệ thống sổ sáchchứng từ kế toán, được thiết lập bởi nhà quản lý để ghi chép và báo cáo về cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệthống KSNB, bởi vì xuất phát từ hai chức năng cơ bản của kế toán là thông tin vàkiểm tra Kế toán không chỉ cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý mà còn thựchiện việc kiểm tra, giám sát nhiều mặt hoạt động của đơn vị Bằng các phươngpháp riêng của mình, kế toán góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị không bị thấtthoát, gian lận hoặc sử dụng lãng phí Chính vì vậy, hệ thống kế toán là một yếu tốquan trọng trong hệ thống KSNB

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu tổng quát sau đây

- Tính có thật (Validity): kế toán chỉ ghi chép những nghiệp vụ kinh tế cóthật, thực sự phát sinh, chứ không ghi chép những nghiệp vụ không có thực vàotrong sổ sách của đơn vị

- Tính đầy đủ (Completeness ): nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, đểngoài sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Sự đánh giá (Valuation): Không để xảy ra những sai phạm trong tính toánhay áp dụng các nguyên tắc tính giá, đo lường

- Sự phân loại (Classification): Đảm bảo số liệu được ghi chép vào đúng tàikhoản, đúng sổ sách kế toán có liên quan

- Tính đúng kỳ (Timing): Việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ,niên độ kế toán

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Posting and summarization): Đảm bảo sốliệu phải được ghi chép vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp đúng đắn, đồng thời tổnghợp chính xác

- Trình bày và khai báo (Presentation and Declosure): Số liệu phải được trìnhbày và khai báo trên các BCTC đúng đắn, phù hợp với các quy định, chuẩn mựchiện hành

Các yếu tố của hệ thống kế toán gồm chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán Chứng từ kế toán là một minh chứng mang tính pháp lý rằng nghiệp vụ kinh

tế có thực sự phát sinh hay không, phù hợp với chế độ không? Và có ràng buộctrách nhiệm pháp lý với những người có liên quan hay không? Hệ thống chứng từ

kế toán nếu được đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, bảo đảm cung cấp thông tinkịp thời và chính xác cho nhà quản lý đơn vị thì sẽ hạn chế được khả năng xảy rasai phạm trong quá trình ra quyết định của các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị

Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán,

bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp để chuẩn bị cung cấp các thông

tin tổng hợp trên báo cáo Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách

hệ thống, khoa học, và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính,nên là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ

Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp

các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo Các báo cáo này phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị

và phải tuân thủ đúng các chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện hành

2.3 Các thủ tục kiểm soát

Môi trường kiểm soát tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động kiểmsoát có hiệu quả Tuy nhiên, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực thực sựthì điều kiện đủ là doanh nghiệp phải thiết lập và thực hiện nghiêm túc các thủ tụckiểm soát.Các thủ tục được xây dựng trên những nguyên tắc nhất định đó là phâncông phân nhiệm, bất kiêm nhiệm và uỷ quyền phê chuẩn

Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và

công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong

bộ phận Mục đích của nó là không một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiệnmọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối Cơ sở của nguyên tắc này

là trong một chế độ nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gianlận khó xảy ra hơn Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyênmôn hóa và giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trong công việc

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm

trong các nghiệp vụ đó có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạmdụng quyền hạn Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một sốcông việc như:

- Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán

- Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán

- Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách

- Chức năng kế toán và chức năng tài chính

- Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát…

Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm nêutrên và sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Người quản lý đơn vị không thể và

cũng không nên giải quyết mọi vấn đề trong đơn vị, mà thực hiện sự uỷ quyền chocác cấp dưới Theo sự uỷ quyền của người quản lý, các cấp dưới được giao quyếtđịnh và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình uỷquyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phânchia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị.Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việctrong một phạm vi nhất định Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống cáccấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫnkhông mất tính tập trung của đơn vị Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyếtđịnh và giải quyết một công việc trong phạm vi quyền hạn được giao Nguyên tắc

uỷ quyền và phê chuẩn yêu cầu nghiệp vụ phát sinh đều được uỷ quyền cho cáccán bộ phê chuẩn một cách thích hợp

2.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ

Bộ phận này là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soátnội bộ Bộ phận này cung cấp về sự đánh giá thường xuyên hoạt động của đơn vị

Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho đơn vị có những thông tin kịp thời

và xác thực về các hoạt động nói chung và chất lượng của hoạt động kiểm soát nóiriêng nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệuquả

Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ Loại hình kiểm toán sử dụng

1 Kiểm tra đánh giá tính trung thực, phù

hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống

KSNB

Kiểm toán hoạt động

2 Kiểm tra xác nhận về chất lượng, độ tin

cậy của thông tin kinh tế tài chính của BCTC

& báo cáo quản trị trước khi trình duyệt

Kiểm toán tài chính

3 Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt

động quản lý kinh doanh, sự tuân thủ pháp

luật, chính sách, nghị quyết của hội đồng

quản trị & ban giám đốc

Kiểm toán tuân thủ

4 Phát hiện những sơ hở yếu kém trong quản

lý kinh tế, bảo vệ tài sản và đề xuất các biện

pháp cải tiến hoàn thiện

Kiểm toán kết hợp (kết hợp kiểm toán hoạt động với kiểm toán tài chính)

3 Kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hóa kế toán

Kiểm soát ứng dụng là các chính sách, thủ tục thực hiện chỉ ảnh hưởng đếnmột hệ thống ứng dụng cụ thể Một hệ thống ứng dụng thường được thực hiện qua

ba giai đoạn: nhập liệu, xử lý, và kết xuất Do đó, kiểm soát ứng dụng cũng baogồm ba nhóm thủ tục kiểm soát sau:

3.1 Kiểm soát nhập liệu

Kiểm soát nhập liệu thực hiện từ khi có nguồn nhập liệu cho đến khi hoàntất việc nhập liệu vào hệ thống Do đó, cần phải kiểm soát ngồn dữ liệu và kiểmsoát quá trình nhập liệu

a Kiểm soát nguồn nhập liệu

Mục tiêu: Nhằm bảo đảm dữ liệu nhập vào là hợp lệ

Các thủ tục kiểm soát:

- Kiểm tra việc đánh số trước các chứng từ gốc nhằm hạn chế việc ghi nhậntrùng hay bỏ sót nghiệp vụ

- Phê chuẩn đầy đủ

b Kiểm soát quá trình nhập liệu

Mục tiêu: chuyển dữ liệu thành công từ các chứng từ gốc vào hệ thống vàphát hiện sai sót trước khi dữ liệu được xử lý

- Kiểm tra tính tuần tự của dữ liệu: Đảm bảo nhập liệu nhanh chóng, chínhxác, đầy đủ

- Kiểm tra vùng nhập liệu: Dữ liệu nhập được sử dụng để tính toán, hoặc chomục đích tìm kiếm Hệ thống phải đảm bảo dữ liệu nhập đúng loại khai báo

- Kiểm tra tính có thực của dữ liệu: Nhằm phát hiện những dữ liệu nhập saivào hệ thống và ngăn chặn hệ thống ghi dữ liệu không có thực vào cơ sở dữ liệu.Kiểm soát có thực cũng cung cấp khả năng sửa sai và nhập lại dữ liệu

- Kiểm tra giới hạn: Ngăn chặn nhập dữ liệu sai quy định Đối với dữ liệu cótính giới hạn như số ngày trong tháng, số giờ làm việc trong tuần… nếu có sai sót

c Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin

Mục tiêu: Ngăn chặn, phát hiện và xử lý sai sót trong quá trình xử lý số liệu

và đảm bảo cho hệ thống vận hành như thiết kế ban đầu

- Quá trình kiểm soát bao gồm các thủ tục:

- Kiểm tra ràng buộc dữ liệu: Các dữ liệu nhập vào hệ thống có liên kết vớinhau qua các mối liên hệ, dữ liệu sẽ không bị xoá khi có ràng buộc này

- Kiểm tra dữ liệu hiện hành: Cần thường xuyên kiểm tra xoá khỏi hệ thốngnhững danh mục dữ liệu không cần dùng đến

- Báo cáo các yếu tố bất thường: Hệ thống kiểm tra và cung cấp thông tin bấtthường trong quá trình xử lý như hàng tồn kho âm, tiền mặt tồn quỹ âm,

- Đối chiếu dữ liệu ngoài hệ thống: Định kỳ phải đối chiếu các dữ liệu với các

dữ liệu bên ngoài hệ thống, như đối chiếu công nợ, phải thu, phải trả, ngân hàng…Kiểm soát thông tin đầu ra

Mục tiêu: giảm sai sót đối với thông tin đầu ra và chuyển thông tin đến đúngngười sử dụng

Các thủ tục kiểm soát gồm: Kiểm tra nội dung và hình thức, phân quyềntrên hệ thống, đối chiếu với đầu vào,…

II Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

1 Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền

1.1 Khái niệm và ý nghĩa

Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của sản phẩm, hànghoá hay dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng.Chu kỳ bắt đầu bằng yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng muahàng) và kết thúc bằng sự chuyển đổi nguyên liệu hoặc dịch vụ thành một khoảnphải thu và cuối cùng thành tiền mặt Trong đó, hàng hoá và tiền tệ được hiểu theobản chất kinh tế của chúng: Hàng hoá là những sản phẩm hay dịch vụ chứa đựnggiá trị và có thể bán được

Bán hàng là quá trình có mục đích, phương thức thực hiện mục đích ấy rất đa

dạng Theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể bán hàng thu tiền mặt trực tiếphoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phương thức gửi hàng Với mỗi phương thứckhác nhau các thủ tục giao nhận cũng khác nhau nên tổ chức kiểm soát cũng khácnhau

Theo cách thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hoá sản xuất ra, dịch vụhoàn thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ hoặcgián tiếp qua phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý Với mỗi phương thức này,trình tự bán hàng quá trình bán hàng khác nhau, tổ chức công tác kế toán, kiểm soátcũng khác nhau.

Kiểm soát quá trình bán hàng có ý nghĩa quan trọng liên quan đến nhiều chỉtiêu trọng yếu trên BCĐKT và BCKQKD Tính đúng đắn của chỉ tiêu doanh thuliên quan đến chỉ tiêu kết quả trên BCĐKT, kết quả (lãi, lỗ) của doanh nghiệp trênBCKQKD Đối với nhà nước, xác định đúng đắn chỉ tiêu doanh thu làm cơ sở đểxác định đúng số thuế (Thuế GTGT, thuế XK, thuế TTĐB) cũng như thuế thu nhậpdoanh nghiệp mà công ty phải nộp cho nhà nước

1.2 Các chức năng chính của chu trình bán hàng và thu tiền

Thông thường, với một số doanh nghiệp, những biểu hiện cụ thể của mỗichức năng và bộ phận đảm nhiệm chức năng đó có khác nhau song chung nhất, chutrình bán hàng và thu tiền đều bao gồm các chức năng chính như: Xử lý đơn đặthàng của người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hóa, lập hóa đơn bánhàng, xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và về thu tiền, xóa sổ các khoản phảithu không thu được, lập dự phòng nợ khó đòi

a Xử lý đơn đặt hàng của người mua

Đơn đặt hàng của khách hàng là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình Đó làlời đề nghị mua hàng từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại Đơn đặt hàng củangười mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax,điện thoại Dựa vào đơn đặt hàng, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết địnhbán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá đơn bán hàng

b Kiểm tra tính dụng và xét duyệt bán chịu

Việc bán chịu sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng doanh số bán hàng nhưng cũnggặp khá nhiều rủi ro trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán Vì thếviệc bán chịu cần được xem xét thật chặt chẽ

Trước khi đi đến quyết định bán chịu cho khách hàng cần phải xem xét từngkhách hàng cụ thể, khả năng nợ tối đa của từng khách hàng để từ đó đưa đến quyếtđịnh bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng Tuy nhiên quyết định này cần phảiđược tính toán trên sự cân đối lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khíchngười mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán

c Chuyển giao hàng hóa

Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán Khi đã có quyết định về phươngthức bán hàng, bộ phận xuất hàng sẽ lập lệnh xuất kho và chứng từ vận chuyển dựatrên những thông tin trên mẫu đơn đặt hàng nhận được, đồng thời thực hiện việcxuất kho và chuyển giao hàng

d Lập hóa đơn bán hàng và đồng thời ghi sổ nghiệp vụ

Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có đầy đủ thông tin về hàng hóa (mẫu

mã, quy cách, số lượng…) và giá cả thanh toán Tổng số tiền thanh toán sẽ baogồm giá cả hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luậtthuế giá trị gia tăng Hóa đơn sẽ được lập thành 3 liên: liên 2 giao cho khách hàng,các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi việc thu tiền Hóa đơn bán hàng vừa là

phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán vừa là căn cứghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.

Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thugộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các khoản thích hợp

e Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền

Vấn đề được quan tâm trong chức năng này là kiểm soát được các khoảnphải thu tránh tình trạng gian lận xảy ra (thường là khả năng bị mất cắp) khi khoảnphải thu được vào sổ hoặc sau đó Cần xem xét và đảm bảo rằng tất cả số tiền thuđược đã vào nhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết Tiền mặt thu được cần đượcgửi vào ngân hàng một lượng hợp lý Đối với trường hợp phổ biến là thu tiền quangân hàng thì phải đảm bảo số tiền nhận được là của khoản phải thu, chứng từ ghi

sổ là phiếu thu hoặc giấy báo có

f Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu:

Các khoản giảm từ doanh thu xảy ra khi người mua không thoả mãn về hànghoá nhận được và thường là do hàng gửi đi có khuyết tật sai với hợp đồng Khi đó,người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lô hàng đó trên cơ sở thoả thuậnđược với bên mua Trong trường hợp này phải lập bảng tổng ghi nhớ hoặc hoá đơnchứng minh cho việc ghi giảm các lô hàng trên đồng thời ghi chép đầy đủ và kịp thờivào nhật ký bán hàng bị trả lại và các khoản bớt giá, sổ phụ của công ty

g Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu được

Có nhiều nguyên nhân khiến các khoản phải thu của doanh nghiệp khôngthu được tiền vì thế để tránh sai sót phải có bộ phận thẩm định tìm hiểu lý dokhông thu được tiền Sau khi thẩm định cho thấy các khoản này là khó hoặc không

có khả năng thu được do công ty khách hàng bị phá sản hay vì một lý do bất khảkháng nào đó cần chuyển thành nợ khó đòi hoặc xóa sổ các khoản này

h Lập dự phòng phải thu khó đòi

Trường hợp khách hàng không trả được nợ của công ty thì cần phải lập dựphòng các khoản này Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào quy định của Bộ tài chính

và số tiền nợ quá hạn kế toán phải lập dự phòng các khoản phải thu quá hạn.Căn cứ

để ghi nhận nợ phải thu khó đòi là:

- Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay

nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưngvẫn chưa thu được

- Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tìnhtrạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn

2 Những gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền.

Trong chu trình bán hàng và thu tiền, ta thường thấy xảy ra các gian lận vàsai sót sau đây:

- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán

- Nhận đơn đặt hàng những hàng hoá dịch vụ doanh nghiệp không có sẵnhoặc không đủ khả năng cung cấp

- Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịch giaohàng mà doanh nghiệp không thể đáp ứng

- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điềukiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt.

- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng

để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụngquá mức

- Nhân viên không có thẩm quyền đi gửi hàng, xuất hàng

- Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng

- Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán

- Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đãgiao, lập sai hoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần hoặc lập hoá đơn khốngtrong khi thực tế không giao hàng

- Nhân viên không nộp tiền thu được từ nghiệp vụ bán hàng

3 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

3.1 Mục tiêu kiểm soát

Để ngăn ngừa những rủi ro mỗi công ty cần thiết lập một sự đa dạng về hệthống kiểm soát, như thế cần phải xây dựng nền tảng cho việc thiết lập hệ thốngkiểm soát nội bộ Điều đầu tiên là phải xác định được mục tiêu của kiểm soát Đốivới chu trình doanh thu ta có thể xây dựng một số mục tiêu kiểm soát sau:

Mục tiêu KSNB

nghiệp vụ bán hàng Mục tiêu KSNB tổng quát nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu KSNB

- Doanh thu chỉ được ghi

nhận khi hàng đã được

thực sự bán trong kỳ

- Tính có thực - Các khoản thu tiền ghi sổ là

số tiền công ty thực tế nhận được

và ký duyệt

- Tất cả các nghiệp vụ bán

hàng hiện có đều đã được

ghi sổ

- Sự đầy đủ - Tất cả số tiền nhận được đều

được ghi vào sổ nhật ký thutiền và sổ quỹ

- Doanh thu ghi sổ là số

tiền của hàng hoá gửi đi và

được tính đúng và vào sổ

chính xác

- Sự đánh giá - Các khoản tiền thu đã ghi sổ

và đã nộp đều đúng với giáhàng bán

- Các nghiệp vụ bán hàng

được phân loại và ghi chép

vào đúng các tài khoản

tổng hợp đúng.

3.2 Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền

a Các quy tắc kiểm soát

 Sự phân chia trách nhiệm

Trong thực tế mỗi doanh nghiệp thường có một cơ cấu kiểm soát nội bộriêng về chu trình bán hàng Tuy vậy một hệ thống kiểm soát nội bộ chuẩn và hữuhiệu về các khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt cácchức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách

Khi mức độ phân nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiệnthông qua sự kiểm tra tương hỗ giữa các phần hành hay khi đối chiếu tài liệu giữacác bộ phận khác nhau và do đó sẽ giảm thiểu đựơc các hành vi gian lận và sai sót.Đồng thời mức độ phân nhiệm càng hợp lý thì sẽ tránh được sự chồng chéo giữacác bộ phận và do đó các thủ tục kiểm soát được thiết lập càng trở nên có hiệu quả

Như vậy việc phân chia trách nhiệm là công việc trọng yếu trong KSNB đểngăn ngừa gian lận và sai sót Đảm bảo nguyên tắc phân công phân nhiệm Ví dụ:

sổ ghi chép doanh thu được lập một cách độc lập với các sổ phụ các khoản phải thu

và định kỳ sổ phụ được cân đối với tài khoản được kiểm tra bởi một người nào đóđộc lập với những người ghi sổ, như vậy sẽ có một sự kiểm tra chéo Phải có hai kếtoán theo dõi độc lập đối với sổ bán hàng và sổ thu tiền, sổ thu tiền có người kiểmsoát độc lập, đối chiếu định kỳ với sổ cái, sổ quỹ

 Các thủ tục phê chuẩn

Phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng là công việc kiểm soát nội bộ thường thấy vàtập trung vào ba điểm chủ yếu sau:

- Việc bán chịu phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi quá trình tiêu thụ xảy ra

- Hàng hóa chỉ được gửi đi sau khi được phê duyệt với đầy đủ chứng từ (tàikhoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua)

- Giá bán được duyệt bao gồm cả chi phí vận chuyển, giảm giá, chiết khấu.Hai quá trình kiểm soát đầu tiên nhằm ngăn ngừa sự mất mát tài sản củacông ty qua việc gửi hàng cho khách hàng không có thật, hoặc gửi hàng cho kháchhàng không có khả năng thanh toán Quá trình phê chuẩn giá nhằm đảm bảo giátrên hoá đơn là giá đã đề ra theo chính sách của công ty, tránh thất thu, kích thíchtăng doanh thu và giải quyết hiệu quả các mối quan hệ lợi ích giữa các bên trongquan hệ mua bán

 Sự kiểm soát chứng từ sổ sách

Sự đồng bộ của sổ sách: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thể hiện

trên chứng từ và trong sổ sách kế toán Vì thế mà chứng từ, sổ sách kế toán vàbảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ Mỗi doanh nghiệp cóthể lựa chọn cho mình một hình thức kế toán thích hợp tuy nhiên phải tuân thủ theoquy định của bộ tài chính Mỗi hình thức tuy có khác nhau xong dù sử dụng hìnhthức nào thì cũng đòi hỏi sổ sách sử dụng phải đồng bộ Trình tự ghi sổ phải đượcquy định trước để tạo thành một yếu tố kiểm soát có hiệu lực

Đánh số thứ tự chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự trước theo thứ

tự có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu diếm, tránh trùng lắp các khoản phải thu,các khoản ghi sổ bán hàng Tuy nhiên việc đánh số thứ tự trước chứng từ phải cómục đích rõ ràng và cần tổ chức hợp lý, kết hợp với việc kiểm tra đối chiếu để việckiểm soát có hiệu quả.Ví dụ, khi bán hàng và vận chuyển diễn ra với tầng suất quálớn cần kiểm soát qua số thứ tự liên tục của vận đơn để tránh bỏ sót các nghiệp vụthu tiền, cần phân công nhân viên làm hoá đơn lưu trữ tất cả các chứng từ vậnchuyển đã được đánh số liên tục sau mỗi lần vận chuyển đã thu tiền và cùng mộtngười khác định kỳ rà soát lại tất cả các số thứ tự và tìm ra nguyên nhân của bất kỳ

sự bỏ sót nào

Gửi báo cáo hàng tháng: Hàng tháng nên tổng hợp và lập bảng cân đối giữa

giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền và các khoản phải thu để kiểm soát côngviệc bán hàng và thu tiền Do các bảng cân đối này có liên quan đến người muanên cần gửi đến người mua để thông báo và đồng thời xác nhận quan hệ mua bán

đã phát sinh trong tháng Đây được xem là công việc kiểm soát nội bộ hữu ích vì

nó khuyến khích sự phản ứng lại của khách hàng khi số dư không được nêu đúng

 An toàn tài sản

Ngoài ra, cần có những biện pháp kiểm soát thích hợp để bảo vệ an toàn tàisản Tài sản ở đây ngoài máy móc thiết bị, tiền mặt còn phải kể đến sổ sách giấy tờquan trọng của công ty

Cần phải có những phương tiện để bảo vệ tiền Loại hình bảo vệ cần trongnhững trường hợp cụ thể phụ thuộc vào lượng tiền hiện có và những rủi ro có thể gặpphải Tuỳ từng trường hợp mà sử dụng tủ hay két sắt, các thiết bị tinh vi chống trộm…hay kết hợp giữa các thiết bị này

Tiền là đối tượng dễ gặp rủi ro nhất như cháy hay trộm cắp Để tránh những rủi

ro đó yêu cầu trong kinh doanh phải mua bảo hiểm ở mức độ thích hợp

Nên giữ tiền ở mức tối thiểu Càng giữ tiền ở một nơi càng dễ gặp rủi ro mấtmát Đồng thời, giữ lượng tiền lớn hơn mức cần thiết có nghĩa là mất mát một khoản thutiềm năng do tiền nhàn rỗi Do vậy, giữ tiền ở mức tối thiểu là quan trọng cho lợi íchcủa công ty

Sổ sách của công ty ở các niên độ kế toán trước cần được bảo quản trong

các két sắt có khả năng chống cháy

b Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu

- Doanh thu bán hàng được

ghi sổ là có thực - Quá trình vào sổ doanh thu đựợc chứng minhbằng các chứng từ vận chuyển đã được duyệt và

các đơn đặt hàng của khách hàng đã được phêchuẩn

- Các hoá đơn bán hàng được đánh số thứ tựtrước và được theo dõi ghi chép đúng đắn

- Phê chuẩn sự bán chịu trước khi gửi hàng

- Giá, phương thức vận chuyển, cước phí vậnchuyển, và các khoản chiết khấu phải được phêchuẩn đúng đắn

- Các nghiệp vụ tiêu thụ hiện

hữu đều được ghi sổ (tính

- Doanh thu ghi sổ là số tiền

của hàng hoá gửi đi và được

tính đúng và vào sổ chính

xác (sự đánh giá)

- Kiểm tra nội bộ quá trình lập hoá đơn và quátrình chuyển sổ; quá trình kiểm tra này được thựchiện bởi một người độc lập

- Đối chiếu các chi tiết trên hoá đơn với chứng từvận chuyển, với đơn đặt hàng và tính lại cácthông tin bằng số trên hoá đơn

- Đối chiếu bút toán trên sổ nhật ký bán hàng vớihoá đơn bán hàng

- Quá trình xem xét lại và kiểm tra nội bộ

- Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụvào tài khoản nhất là đối với các nghiệp vụ bấtthường

- Doanh số ghi sổ theo căn

cứ thời gian (tính đúng kỳ)

- Các thủ tục quy định việc tính tiền và vào sổdoanh thu theo căn cứ hàng ngày và càng gầnngày phát sinh càng tốt.Tốt nhất doanh thu phảiđược tính và ghi sổ ngay sau khi gửi hàng

- Kiểm tra nội bộ: so sánh ngày trên hoá đơn vậnchuyển với ngày trên hoá đơn bán hàng, sổ nhật

- Gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho kháchhàng

- Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng –thu tiền

c Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền

Mục tiêu kiểm soát nội Qúa trình kiểm soát nội bộ chủ yếu

- Các khoản thu tiền ghi sổ

là số tiền công ty thực tế

nhận được (tính có thực)

- Cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiền mặt và ghi

sổ sách

- Cân đối độc lập các tài khoản ngân hàng

- Các khoản chiết khấu tiền

đã có sự phê chuẩn (sự phê

- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thutiền

- Tiền mặt nhận được đều

được vào sổ nhất ký thu tiền

- Các khoản thu tiền mặt ghi

sổ được ghi sổ và đem gửi

theo số tiền nhận được (sự

đánh giá)

-Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ vàđối chiếu chúng với mức giá đã duyệt trên cácchứng từ bán hàng

- Điều hoà đều đặn với tài khoản ngân hàng

- Các khoản thu tiền mặt

được phân loại đúng đắn (sự

phân loại)

- Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ

- Xem xét lại và kiểm tra nội bộ

- Kiểm tra lại các chứng từ chứng minh khoản thutiền mặt và so sánh với thực tế trên sơ đồ tài khoản

- Các khoản thu tiền mặt

được ghi sổ căn cứ theo thời

gian (tính đúng kỳ)

- Quy định thể thức ghi sổ các khoản thu tiền mặthàng ngày

- Kiểm tra nội bộ việc ghi thu và nhập quỹ

- Các khoản thu tiền mặt

được ghi vào sổ phụ đúng

- Kiểm tra nội bộ về cổng sổ và chuyển sổ

Kết luận: KSNB nói chung và KSNB trong điều kiện xử lý thông tin kế

toán trong điều kiện tin học hóa là một vấn đề còn tương đối mới và có nhiều quanđiểm khác nhau Trên cơ sở tìm hiểu về KSNB và KSNB trong điều kiện tin họchoá Phần I đã hệ thống các lý luận chung và trình bày các nội dung sau: Các quanđiểm khác nhau về KSNB, sự cần thiết xây dựng hệ thống KSNB trong công ty,các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB Phần I cũng đã hệ thống được các lý luận

cơ bản của KSNB trong điều kiện tin hoc hoá Qua đó tìm hiểu về chu trình bánhàng và thu tiền, và các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền

PH ẦN II THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP DỊCH VỤ HÀNG

KHÔNG SÂN BAY ĐÀ NẴNG MASCO

I Giới thiệu về công ty CP dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng - MASCO

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty CP dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng- MASCO

Công ty CP dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng nguyên trước đây là mộtcông ty nhà nước trải qua các giai đoạn hình thành và phát triển theo các giai đoạnsau:

- Năm 1991: Công ty Dịch vụ cụm cảng hàng không sân bay miền Trung(Middle Airport Services Company - MASCO) trực thuộc Cục Hàng không dândụng Việt Nam, được thành lập theo quyết định số 1080/QĐ - TCCBLĐ của BộGiao Thông vận tải ngày 11/10/1991 trên cơ sở các bộ phận giao dịch vụ, xây dựngcông trình hàng không tại các sân bay thuộc Cụm cảng hàng không miền Trung(sân bay Đà Nẵng, Phú Bài, Nha Trang ), thực hiện các dịch vụ cung ứng suất ăn,bán hàng bách hoá, dịch vụ ăn uống, kinh doanh taxi, xây dựng và sửa chữa cáccông trình hàng không

- Năm 1995: Công ty cung ứng dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng trựcthuộc Cục Hàng không dân dụng Việt Nam, được thành lập theo quyết định số1808/QĐ - TCCBLĐ của Bộ Giao Thông vận tải ngày 11/10/1991

- Năm 1996: Công ty Dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng thành viên thuộcTổng Công ty Hàng không Việt Nam theo quyết định số 328/CP ngày 27/5/1995của Thủ Tướng Chính Phủ

- Năm 2006: Thực hiện chủ trương cổ phần hoá của Chính phủ, theo quyếtđịnh số 372TTg ngày 04/04.2003, ngày 23/9/2005 Bộ Trưởng Bộ Giao Thông Vậntải phê duyệt phương án và chuyển đổi Công ty Dịch vụ Hàng không sân bay ĐàNẵng (MASCO) thành Công ty cổ phần Ngày 03/03/2006 Công ty tiến hành Đạihội đồng cổ đông thành lập ngày 03/03/2006 và thông qua điều lệ hoạt động

- Ngày 05/04/2006 Công ty Cổ phần chính thức đi vào hoạt động theo giấychứng nhận đăng ký kinh doanh số 3203000950 do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố

Đà Nẵng cấp

Tên công ty : Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng.Tên tiếng Anh : Danang Airports Services Joint - Stock Company

Tên viết tắt : Masco

Có trụ sở tại : Sân bay quốc tế Đà Nẵng - Quận Thanh Khê - TP Đà Nẵng.Điện thoại : 84 511 382 6680

Số fax : 84 511 382 6133

website : www.masco.com.vn

Doanh thu : 63.990.828.710 đồng (tính đến 31/12/2009)

Lợi nhuận trước thuế : 5.460.109.765 đồng (tính đến 31/12/2009)

Lợi nhuận sau thuế : 4.910.043.534 đồng (tính đến 31/12/2009)

2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Cổ phần dịch vụ Hàng không Sân bay Đà Nẵng

Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của công ty là sản xuất kinh doanh các dịch

vụ đi kèm phục vụ nhu cầu phát sinh của khách hàng đi máy bay qua sân bay thuộccụm cảng hàng không miền Trung theo quy hoạch và chính sách phát triển củaHàng không Việt Nam Lĩnh vực kinh doanh của công ty là:

Sản xuất kinh doanh:

- Cung cấp suất ăn, vật dụng và dụng cụ trên tàu bay; vận chuyển hành khách,

tổ lái, tiếp viên tại các sân bay

- Kinh doanh vận tải hành khách, hàng hoá bằng ôtô, Taxi nội tỉnh và liêntỉnh

- Kinh doanh hàng miễn thuế, hàng mỹ nghệ, lưu niệm

- Kinh doanh gia công may mặc

- Kinh doanh nhà hàng, khách sạn, du lịch; Hướng dẫn đưa đón khách dulịch

- Kinh doanh nuôi trồng thuỷ sản

Dịch vụ:

- Kinh doanh dịch vụ quảng cáo

- Khai thác kỹ thuật thương mại hàng không

- Đại lý vé máy bay

- Đại lý vận tải hàng hoá bằng đường hàng không, đường sắt

- Kinh doanh nhà hàng ăn uống giải khát, rượu bia, thuốc lá điếu sản xuấttrong nước

Đào tạo:

- Đào tại dạy nghề lái xe ôtô, môtô các hạng

Trên cơ sở nhiệm vụ chung, công ty có các phòng ban trực thuộc với chứcnăng nhiệm vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của hành khách

- Trung tâm sản xuất & Cung ứng suất ăn Máy Bay

- Trung tâm Thương mại & Dịch vụ

- Trung tâm Dịch vụ Hàng không

- Trung tâm Vận chuyển hành khách

- Trung tâm Dạy nghề lái xe môtô, ôtô MASCO - Đà Nẵng

- Chi nhánh công ty tại sân bay Phú Bài T T Huế

- Chi nhánh tại Quảng Nam

- Chi nhánh công ty tại Cam Ranh

- Trung tâm Dạy nghề lái xe môtô, ôtô MASCO - T T Huế

II Giới thiệu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty CP dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng- MASCO

1 Môi trường kiểm soát

1.1 Đặc thù về quản lý

Giám đốc công ty là người lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động và cóquyền hành cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị vềviệc thực hiện đúng và đầy đủ trách nhiệm, nhiệm vụ đã được quy định trong Điều

lệ tổ chức và hoạt động của công ty Ngoài nhiệm vụ phân công cho 2 Phó giámđốc công ty, Giám đốc công ty trực tiếp điều hành một số lĩnh vực trọng yếu như

công tác kế hoạch, chủ trương đầu tư, định hướng trong công tác kinh doanh và

dịch vụ khách hàng, công tác tổ chức cán bộ, hoạt động tài chính, quan hệ đối

ngoại, công tác thanh tra, công tác thi đua, tuyên truyền, khen thưởng Ban Giám

đốc đều là những người rất tâm huyết, trách nhiệm, nhiệt tình trong công việc và

rất trọng dụng nhân tài, năng động, sáng tạo trong quản lý và điều hành Chínhđiều này đã tác động tích cực đến công tác quản lý, điều hành các mặt hoạt động

SXKD của công ty nói chung và công tác KSNB nói riêng

1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chứcnăng Với kiểu tổ chức theo mô hình này đảm bảo quá trình điều hành từ cấp trên

xuống cấp dưới một cách trực tiếp theo từng cấp

Sơ đồ 2-1: Sơ đồ bộ máy quản lý tại công ty

tô - môtô T.T Huế

Chi nhánh Phú Bài

Trung

tâm thương

Trung tâm dịch vụ Hàng không

Chi nhánh Qảng Nam

Trung tâm đào tạo nghề lái xe ô

tô - môtô

Đà Nẵng

Chi nhánh Cam

Phòng tài chính kế toán

ĐẠI HỘI ĐỒNG

CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC

: Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng

Hội đồng quản trị: Quản lý công ty và có quyền nhân danh công ty để quyết

định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ các vấn đềthuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông Theo đó hội đồng quản trị là người quyếtđịnh chiến lược phát triển, phương hướng đầu tư kinh doanh của công ty, có quyền

bổ nhiệm, miễn nhiệm giám đốc và các cán bộ quan trọng khác của công ty, quyếtđịnh cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý, nội bộ của công ty,… mà đứng đầu, đại diệncho hội đồng quản trị là chủ tịch hội đồng quản trị Hàng năm, HĐQT phải trìnhbày báo cáo quyết toán tài chính lên đại hội đồng cổ đông

Ban kiểm soát: Ban kiểm soát do hội đồng quản trị thành lập, làm việc theo

chế độ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm, thực hiện nhiệm vụ do hội đồng quản trịgiao, báo cáo và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị Kiểm tra, giám sát tínhhợp pháp, trung thực và chính xác trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh,ghi sổ kế toán, báo cáo tài chính và việc chấp hành điều lệ công ty

Tổng giám đốc: Kiêm chủ tịch hội đồng quản trị công ty, là người có quan

hệ trực tiếp với các phòng ban, các đơn vị trực thuộc, là người đại diện theo phápluật, chịu trách nhiệm điều hành chung toàn bộ hoạt động hàng ngày của công tytheo mục tiêu, kế hoạch phù hợp với điều lệ của công ty và các nghị quyết, quyếtđịnh của hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và trước phápluật về các nhiệm vụ được giao

Phó giám đốc công ty: Là người giúp tổng giám đốc điều hành công ty theo

sự phân công uỷ quyền của tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước pháp luật vềnhiệm vụ được phân công uỷ quyền

Giám đốc các chi nhánh, các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm điều hànhcác hoạt động ở đơn vị mình đúng với nhiệm vụ được giao đồng thời cũng chịutrách nhiệm tương xứng trước pháp luật và cấp trên về các hoạt động của mình

Các phòng ban:

Phòng tổ chức hành chính: làm công tác tổ chức quản lý nhân sự của toàn

công ty, quản lý công tác lao động, tiền lương, làm công tác hành chính,… thammưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, quản lý, lưu trữ hồ sơ và công táccông văn hành chính

Phòng kế hoạch kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc trong việc chỉ đạo

hoạt động sản xuất kinh doanh Kết hợp chặt chẽ với các phòng ban và các đơn vị

cơ sở để tổ chức thực hiện tốt các chỉ tiêu kế hoạch hàng tháng, hàng quý và hàngnăm của công ty Xây dựng các phương án, chiến lược kinh doanh của công ty, xâydựng các kế hoạch sản xuất ngắn hạn, dài hạn và kế hoạch hàng năm phù hợp vớiđiều kiện thực tế tại công ty Mở rộng phạm vi thương mại, xâm nhập thị trường,tham mưu cho giám đốc về giá mua vào và bán ra của hàng hoá phù hợp với từngthời điểm

Phòng tài chính - kế toán: Tham mưu cho tổng giám đốc về công tác quản

lý tài chính, hạch toán kế toán, huy động và sử dụng vốn, quản lý công tác đầu tưcủa công ty, tổ chức hướng dẫn phân bổ kế hoạch tài chính, giám sát chế độ hạchtoán, thu chi Chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan chức năng về tính trungthực và hợp lý của số liệu kế toán.Tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính

để thực hiện các kế hoạch tại công ty

Các chi nhánh: Mỗi chi nhánh đều có giám đốc và phó giám đốc riêng và

được hạch toán độc lập Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của chi nhánh mìnhtrước giám đốc công ty Thực hiện chức năng đại diện cho công ty, duy trì pháttriển các mối quan hệ, giao dịch giữa công ty và đối tác

Về mặt quản lý công ty Masco là đơn vị của Tổng công ty Hàng không ViệtNam, công ty có 3 trung tâm chủ chốt: Trung tâm cung ứng suất ăn, trung tâmthương mại và dịch vụ ăn uống và trung tâm đào tạo nghề lái xe ô tô, mô tô Cáctrung tâm nhỏ và các chi nhánh: Trung tâm dịch vụ hàng không, chi nhánh QuảngNam, chi nhánh Phú Bài, chi nhánh Cam Ranh Các trung tâm hoạt động sản xuấtkinh doanh tương đối độc lập và được sự thống nhất hỗ trợ của công ty Mỗi trungtâm đều chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của mình Ba đơn vịchủ chốt chịu sự quản lý trực tiếp của công ty Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vịtrực thuộc công ty đều được xác định khá rõ ràng trong quyết định thành lập, trongphân cấp quản lý của công ty đã ban hành Mỗi trung tâm, chi nhánh xây dựng quychế phân cấp, phân công, phân nhiệm của đơn vị mình dưới sự chỉ đạo của Giámđốc đơn vị Điều này tạo nhiều thuận lợi trong quá trình thực hiện quy trình nghiệp

vụ, cũng như các nhà quản lý dễ dàng chỉ đạo, điều hành hoạt động và quy tráchnhiệm

Với mô hình quản lý trên có rất nhiều ưu điểm, đó là bộ máy quản lý gọngàng, tương đối khoa học, phù hợp với yêu cầu quản lý và điều hành nhiệm vụSXKD của Công ty, có sự phân công, phân cấp chặt chẽ rạch ròi, phân định tráchnhiệm cụ thể giữa các thành viên của Ban giám đốc, các phòng trong Công ty vàcác đơn vị thành viên tạo nhiều thuận lợi trong quá trình chỉ đạo thực hiện hoạtđộng SXKD và việc kiểm tra, kiểm soát trong Công ty

1.3 Tổ chức bộ máy kế toán

a Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung, vừaphân tán Bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm củacông ty và các bộ phận kế toán, nhân viên kế toán ở các trung tâm, chi nhánh hạchtoán phân tán Phòng Tài chính - kế toán công ty thực hiện kế toán các nghiệp vụkinh tế liên quan toàn công ty và các Trung tâm, chi nhánh hạch toán tập trungkhông tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ cácTrung tâm, chi nhánh hạch toán phân tán có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáochung toàn công ty, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toántoàn công ty Cụ thể, các trung tâm, chi nhánh hạch toán tập trung gồm: Trung tâmcung ứng suất ăn, Trung tâm thương mại và dịch vụ, Trung tâm dịch vụ hàngkhông, trung tâm vận chuyển hành khách, chi nhánh Quảng Nam Và các trungtâm, chi nhánh hạch toán phân tán là: Trung tâm đào tạo nghề lái xe ô tô, mô tô,chi nhánh Phú Bài và chi nhánh Cam Ranh

Mỗi trung tâm, chi nhánh đều được tổ chức một mã số riêng Điều này rấtthuận lợi cho việc quản lý, kiểm tra và giám sát các trung tâm, chi nhánh này Nóichung, mô hình hạch toán kế toán vừa tập trung, vừa phân tán được áp dụng tạicông ty trong thời gian qua hoàn toàn phù hợp với quy mô, điều kiện phân tán, cơcấu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và đã phát huy được hiệu quả trongcông tác kiểm soát nội bộ của toàn công ty

b Sơ đồ bộ máy kế toán

Sơ đồ 2-2: Sơ đồ bộ máy kế toán

Kế toán trưởng: là người trực tiếp chỉ đạo công tác hạch toán kế toán tại

Công ty, tham mưu cho Giám Đốc về vấn đề tài chính trong Công ty xây dựng kếhoạch tài chính của đơn vị, tham mưu và ra quyết định tài chính như vay vốn, xâydựng phương án kinh doanh Đồng thời kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm trướcpháp luật, Giám Đốc và các cơ quan tài chính cấp trên về mọi hoạt động tài chính

kế toán của Công ty

Kế toán tổng hợp, TSCĐ: Là người giúp việc cho kế toán trưởng, được kế

toán trưởng uỷ quyền ký thay và điều hành công việc khi đi vắng, kế toán tổng hợpcòn có nhiệm vụ tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, lập các báocáo kế toán định kỳ, thực hiện tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán khác, xử

lý số liệu để in ra các báo cáo sổ sách kế toán cuối kỳ, đồng thời theo dõi sự biếnđộng của TSCĐ trong kỳ

Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản phải thu: mở sổ chi tiết theo dõi cho

từng đối tượng khách hàng, nội dung phải thu, thời hạn thanh toán Theo dõi cáckhoản phải trả: mở sổ chi tiết theo dõi từng chủ nợ, số nợ phải trả, số nợ đã trả,thời hạn thanh toán Cuối tháng in ra các báo cáo liên quan đến tình hình công nợtại công ty

Kế toán tiền mặt: Là người có nhiệm vụ thực hiện quá trình theo dõi, ghi

chép và hạch toán các nghiệp vụ có liên quan đến tiền mặt của công ty

Kế toán ngân hàng: Là người có nhiệm vụ chủ yếu giao dịch với ngân hàng,

theo dõi tình hình biến động của tiền gửi và tiền vay của công ty ở các ngân hàng

cả VNĐ lẫn ngoại tệ

Kế toán các trung tâm: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại trung

tâm mình, chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng Kế toán các trung tâm gồm kếtoán Trung tâm vận chuyển hành khách; Trung tâm sản xuất và cung ứng suất ăn;Trung tâm thương mại và dịch vụ ăn uống

Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi, bảo quản tiền mặt, ghi chép vào sổ quỹ các

nghiệp vụ thu chi hàng tháng, cuối tháng đối chiếu số dư với kế toán thanh toán

Kế toán các chi nhánh: Các chi nhánh hạch toán độc lập nên có bộ máy kế

toán hoàn chỉnh, chịu trách nhiệm xử lý mọi công việc tại đơn vị mình

1.4 Chính sách nhân sự

Trong các năm qua Ban giám đốc của công ty luôn quan tâm và đánh giácao vai trò của người lao động trong hoạt động SXKD của công ty Với mục tiêu làphải xây dựng một đội ngũ CBCNV mạnh cả về số lượng và chất lượng công ty đãban hành quy chế tuyển dụng lao động nhằm xây dựng một đội ngũ công nhân viên

có đủ trình độ năng lực về chuyên môn, ngoại ngữ, vi tính, có sức khoẻ, phẩm chấtđạo đức tốt, từng bước đưa việc quản lý lao động và tuyển dụng lao động đi vào nềnếp, đủ về số lượng và đảm bảo đúng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ góp phầnxây dựng công ty ngày càng phát triển Công ty đã thực thi có hiệu quả một chínhsách nhân sự hợp lý, đặc biệt trong việc xây dựng ban hành quy chế phân phối tiền

Kế toán tiền gửi ngân hàng

Kế toán TTSX

& Cung ứng suất ăn

Kế toán TTTM

& Dịch

vụ ăn uống

Kế toán TTVC hành khách

Thủ quỹ

Kế toán tại các chi nhánh

Kế toán

tổng

hợp,

TSCĐ

lương một cách công khai dân chủ Điều đó đã khiến người lao động trong công tyyên tâm, mang hết khả năng trí tuệ của mình làm việc, tích cực sáng tạo, nâng caotay nghề và khả năng chuyên môn, gắn bó với công ty Do đó người lao động trongcông ty có mức thu nhập ổn định Điều này đã tăng tính trung thực, liêm chính,tăng cường ý thức tự giác bảo vệ tài sản cho công ty, ý thức trách nhiệm với côngviệc.

Bên cạnh công tác đó, công ty luôn có chế độ khen thưởng nhằm khuyếnkhích tinh thần, trách nhiệm làm việc của nhân viên Song công ty cũng có nhữnghình thức kỷ luật đối với những nhân viên vi phạm quy định công ty, sai sót, gianlận ảnh hưởng đến công ty

Sơ đồ 2-3: Cơ cấu trình dộ lao động năm 2009

kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm tới Trên cơ sở đó công ty lên kế hoạchsản xuất kinh doanh cho toàn công ty trình Ban Giám đốc phê duyệt Việc nàyđược phòng Tài chính - kế toán lập vào đầu năm Dưới đây là bảng kế hoạch sảnxuất kinh doanh năm 2010

4 Thuế thu nhập doanh nghiệp 564.770 341.668 60%

4 Thuế thu nhập cá nhân 70.000 60.000 86%

l Đào tạo lái xe ô tô mô tô 10.991.686 18.862.323 172%

B Doanh thu từ hoạt động khác 480.451 206.000 54%

1 Từ hoạt động tài chính 148.185 60.000 40%

2 Từ hoạt động bất thường 332.266 200.000 60%

III TỔNG CHI PHÍ 1000 đ 55.092.619 62.660.731 114%

A Chi phí hoạt động kinh doanh 54.529.445 61.270.731 112%

a Chi phí nhân viên 15.072.825 17.191.716 114%

Để lập được bảng kế hoạch này công ty đã dựa vào những thông tin sau:

Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch năm trước

- Đánh giá thuận lợi, khó khăn, các nhân tố ảnh hưởng tới việc thực hiện kếhoạch

- Đánh giá việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch

- Đánh giá nguyên nhân hoàn thành và không hoàn thành các chỉ tiêu kếhoạch

Dự báo tình hình thị trường

- Tình hình tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm, cung cấp dịch vụ trên toàn công ty

- Nguồn cung cấp nguyên vật liệu

- Nhu cầu thị trường

Dự báo nguồn lực

- Nhu cầu phát triển của công ty

- Năng lực sản xuất của công ty (Phương tiện vận chuyển, máy móc thiết bịphục vụ sản xuất, số lượng và năng lực cán bộ công nhân viên )

Trong bảng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm này công ty đã lên kếhoạch rất chi tiết về doanh thu từng loại sản phẩm, từng loại hình dịch vụ Đây làmức doanh thu dự tính cho việc cung cấp một sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ Vìvậy đây chính là cơ sở để kiểm soát việc bán hàng và cung cấp dịch vụ

1.6 Phân định quyền hạn và trách nhiệm

Trong công ty có sự phân công quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận

rõ ràng Các bộ phận có một nhiệm vụ riêng, không có sự bố trí kiêm nhiệm cácnhiệm vụ như phê chuẩn và thực hiện, ghi sổ và bảo quản tài sản…Riêng phòng kếtoán sự phân công nhiệm vụ cũng rất rõ ràng không chồng chéo lên nhau mỗi nhânviên phụ trách một công việc: kế toán theo dõi doanh thu, kế toán theo dõi nợ phảithu, kế toán theo dõi tiền mặt, kế toán theo dõi tiền gửi ngân hàng, thủ quỹ…Kếtoán trưởng kiểm tra và xét duyệt

1.7 Công tác phân cấp quản lý tại công ty CP dịch vụ Hàng không sân bay

- Thực hiện đúng chế độ và các quy định của nhà nước, tổng công ty, công ty

và quản lý vốn, tài sản, trích lập và sử dụng các quỹ, kế toán hạch toán, chế độkiểm toán và các chế độ khác, chịu trách nhiệm về tích xác thực của các hoạt độngtài chính của chi nhánh

- Nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định của phápluật, nộp các khoản để lập quỹ tập trung của công ty theo chế độ quản lý tài chínhcủa công ty

- Lập và giữ đúng thời hạn các báo cáo, các thống kê theo quy định của nhànước và của công ty, chịu trách nhiệm về tính xác thực của các báo cáo Chịu sựkiểm tra của các cơ quan tài chính có thẩm quyền đối với các báo cáo tài chính dochi nhánh lập

Đối với các đơn vị trực thuộc, chịu sự quản lý trực tiếp của công ty phải phụthuộc vào công ty một số phần sau:

- TSCĐ thuộc nguồn vốn công ty đầu tư thì công ty sẽ tính khấu hao, còn cácTSCĐ không phải công ty cấp thì đơn vị tự tính và phân bổ khấu hao Việc muasắm, cho thuê, nhượng bán, thanh lý TSCĐ đều theo sự xét duyệt của công ty

- Về vốn kinh doanh: Các đơn vị phụ thuộc khi mới thành lập được Công tygiao cho một lượng vốn nhất định làm cơ sở kinh doanh Số vốn này là vốn kinhdoanh mà các đơn vị phụ thuộc có trách nhiệm sử dụng ổn định lâu dài, bảo tồn vàphát triển trong quá trình hoạt động kinh doanh

- Thu, chi theo kế hoạch được duyệt của công ty

- Đối chiếu số dư nợ nội bộ giữa công ty và đơn vị

Các chứng từ phát sinh tại đơn vị chịu sự quản lý trực tiếp của công ty đềuđược tập hợp tại công ty, các kế toán được phân công theo dõi từng đơn vị sẽ tiếpnhận và hạch toán

1.8 Các yếu tố có tính môi trường khác

Công ty Cổ phần dịch vụ hàng không- Sân bay quốc tế Đà Nẵng đóng trên địabàn Quận Thanh Khê thuộc trung tâm thành phố Đà Nẵng chịu sự quản lý, giámsát của cơ quan chức năng trên địa bàn thành phố như: chi cục thuế, Sở tài chính,kiểm tra chất lượng sản phẩm, an toàn lao động đã thúc đẩy việc chấp hành

nghiêm túc và đầy đủ các chứng từ, các thủ tục trong quá trình hoạt động cả đầuvào lẫn đầu ra nhằm tăng cường quản lý, chống thất thoát tài sản.

Công ty đã đưa vào thực hiện chương trình quản lý chất lượng ISO 9001

-2000 Đó là tiêu chuẩn quốc tế mới nhất về hệ thống quản lý chất lượng đã được tổchức tiêu chuẩn hoá Quốc tế ISO ban hành vào tháng 12/2000 sau khi sửa đổi cáctiêu chuẩn phiên bản 1994 ISO 9001 - 2000 là phương pháp làm việc khoa học,được coi như là một quy trình công nghệ quản lý mới, giúp công ty chủ động, sángtạo đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình

2 Hệ thống kế toán tại công ty

Trên phạm vi toàn Công ty, công tác hạch toán kế toán được tiến hành trênphần mềm kế toán MAS SOFT (MASCO ACCOUNTING SOFTWARE), doTrung tâm máy tính thiết kế và điều khiển Mỗi một đơn vị trực thuộc, quá trìnhhạch toán và số liệu trên tài khoản, sổ sách đều được theo dõi chặt chẽ và đượcphân quyền sử dụng mạng theo chức năng & nhiệm vụ mà mình đảm nhận

Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức chứng từ ghi sổ và đượcthực hiện trên máy tính Các loại sổ sử dụng là: sổ, thẻ chi tiết và sổ cái các tàikhoản, bảng kê chứng từ ghi nợ, có các tài khoản, chứng từ ghi sổ và các sổ khác

có liên quan

Sơ đồ 2-4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy

- Hàng ngày kế toán từng phần hành căn cứ các chứng từ gốc dùng làm căn

cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vitính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

- Theo quy trình phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổthẻ kế toán: chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chi tiết tài khoản, Sổ Cái, bảng cân đối

số phát sinh

- Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thaotác khoá sổ và lập các báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và sốliệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực cácthông tin đã được nhập trong kỳ Kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ

kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ragiấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kếtoán ghi bằng tay

2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Giai đoạn lập chứng từ, xử lý số liệu trên sổ sách và các báo cáo hết sứcquan trọng trong công tác KSNB của đơn vị nhằm giúp cho đơn vị phát hiện đượcsai sót và ngăn ngừa được gian lận

Các chứng từ luôn được lập ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Nộidung phản ánh vào chứng từ ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu Chứng từ được lập nhanhchóng, chính xác, kịp thời bảo đảm phản ánh tình hình hoạt động SXKD của đơn

vị Toàn bộ chứng từ kế toán khi phát sinh tại đơn vị đều được kiểm tra tính đúngđắn của các yếu tố ngay tại thời điểm phát sinh đến khi ghi chép vào sổ sách kếtoán Kiểm soát chứng từ được thực hiện theo hai bước là kiểm soát ban đầu vàkiểm soát lại

- Kiểm soát ban đầu: được thực hiện bởi các kế toán viên đơn vị khi tiếp

nhận chứng từ Nội dung kiểm soát ban đầu bao gồm: Chứng từ lập đúng quy địnhhay chưa? Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh có phù hợp với chế độ chính sáchcủa Nhà nước, của công ty đã ban hành hay không? Các chứng từ gốc đính kèmchứng từ ghi sổ có đầy đủ và hợp lệ không?

- Kiểm soát lại: do trưởng, phó phòng kế toán thực hiện khi nhận chứng từ từ

bộ phận kế toán viên, thủ quỹ chuyển đến trước khi ghi chép vào sổ sách kế toán.Nội dung kiểm soát lại bao gồm: kiểm soát tương tự như kế toán viên; kiểm tra chữ

ký của kế toán viên, thủ quỹ trên chứng từ

2.2 Hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng tại Công ty là hệ thống tài khoản

kế toán của Nhà nước ban hành Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định

số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính

Bên cạnh đó để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, nhu cầu thôngtin quản lý, hạch toán kế toán Công ty đã mở thêm một số tài khoản chi tiết Hệthống tài khoản kế toán bổ sung luôn được điều chỉnh, phù hợp với các quyết định,thông tư của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán thực hiện theo các chuẩn mực

kế toán hiện hành Hệ thống tài khoản kế toán được mở chi tiết, cụ thể, rõ ràng và

có hướng dẫn áp dụng Điều này giúp các nhân viên kế toán tránh nhầm lẫn trongquá trình sử dụng tài khoản và hạch toán kế toán, tăng cường tính hiệu quả trongcông việc kiểm tra của các nhân viên kế toán cũng như kế toán trưởng

Với việc vi tính hoá công tác kế toán, hệ thống sổ sách của Công ty đã đượccải biên khá đơn giản, lược bỏ bớt một số sổ sách so với cách thức kế toán thủcông, song vẫn theo đúng chế độ quy định đối với hình thức Chứng từ ghi sổ Hệthống sổ sách được lưu trữ dưới dạng tập tin trong máy nên bất cứ khi nào cũng cóthể in ra để phục vụ cho nhu cầu thông tin kế toán

2.3 Về hệ thống báo cáo

Hệ thống báo cáo của công ty gồm Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị.Báo cáo tài chính của công ty gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạtđộng kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính Báocáo quản trị của công ty gồm: Báo cáo mua hàng, Báo cáo bán hàng tuỳ theo yêucầu của quản lý Công ty Cổ phần dịch vụ Hàng không Sân bay Đà Nẵng là mộtcông ty cổ phần đại chúng Do đó, thông tin về Báo cáo tài chính của công ty là rấtquan trọng đối với các cổ đông, các tổ chức ngoài doanh nghiệp và những thông

tin này phải được công bố công khai và minh bạch Điều này đòi hỏi việc lập báocáo tài chính của công ty phải chính xác và đầy đủ Hệ thống báo cáo kế toán củacông ty đã được lập kịp thời và đúng quy định hiện hành Và hàng năm các số liệuBáo cáo tài chính của công ty đều được các công ty kiểm toán có uy tín kiểm toán.Chính điều này đã làm tăng tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán Mặc dùcông ty có tổ chức đầy đủ hệ thống báo cáo kế toán quản trị nhưng thực tế hệ thốngbáo cáo này ít được công ty sử dụng và quan tâm.

2.4 Về công tác kế toán máy

Mỗi kế toán viên được phân quyền sử dụng trong hệ thống chương trình kếtoán máy, có mật khẩu riêng, lập chứng từ ghi sổ của mình theo các loại chứng từphù hợp với sự phân công nhiệm vụ của Trưởng phòng kế toán Các chứng từnghiệp vụ đều được đánh số trước và được thiết kế riêng biệt theo cách tổ chứcchứng từ của kế toán viên Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm soáttránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết của kế toán viên và nâng cao tráchnhiệm cho kế toán viên

Sơ đồ 2-5:Quy trình làm việc khi áp dụng phần mềm kế toán máy

III Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công

ty CP dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng

1 Giới thiệu khái quát về chu trình bán hàng, cung cấp dịch vụ tại công ty

CP dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng

1.1 Đặc điểm về hàng hoá của công ty:

Công ty vừa cung cấp sản phẩm vừa cung cấp các loại hình dịch vụ

Sản phẩm của công ty bao gồm:

- Suất ăn trên máy bay: - Suất ăn hạng C, Suất ăn hạng Y, Suất ăn Tổ bay

- Hàng lưu niệm: - Hàng tơ tằm - may mặc

vi tính

Các sổ sách báo cáo của đơn vị thành viên

Tổng hợp báo cáo trên toàn Công tyChứng từ

Kế toán viên

phần hành cụ

thể

Máy vi tính kiểm tra các thông số hệ thống

KT tổng hợp, KTT đơn vị xem xét, phê duyệt

KT Văn phòng Công ty

Trình duyệt, lưu trữ

- Đào tạo lái xe môtô, ôtô: Đáp ứng nhu cầu lái xe, Công ty CP Dịch vụ Hàngkhông sân bay Đà Nẵng đã thành lập Trung tâm Dạy nghề lái xe ôtô, môtô với đầy

đủ phương tiện hiện đại: xe Lanos, Gentra SX, MAZDA

- Đại lý bán vé máy bay: Để phục vụ nhu cầu sử dụng dịch vụ vận tải hàngkhông ngày một nhiều của khách hàng, Công ty đã mở thêm một số đại lý bán vémáy bay của các Hãng Hàng không tại Đà Nẵng

- Quảng cáo tại sân bay: Chuyên cung cấp các dịch vụ quảng cáo tại sân bay,trên phương tiện vận chuyển sân đỗ, Ta-xi

- Thương mại hàng không

1.2 Các phương thức tiêu thụ tại công ty

Công ty dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng là một công ty kinh doanh đadạng các mặt hàng và nhiều loại hình dịch vụ Hoạt động kinh doanh chủ yếu và thường xuyên là kinh doanh hàng miễn thuế, bách hoá tổng hợp, chế biến và cung cấp suất ăn trên tàu bay, cung cấp dịch vụ taxi Do đó công ty áp dụng các phươngthức tiêu thụ sau:

- Phương thức tiêu thụ trực tiếp: Công ty bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếpcho khách hàng (chủ yếu tại các Trung tâm thương mại, Trung tâm vận chuyểnhành khách )

- Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng (áp dụng đối với kinh doanh cácmặt hàng trang trí nội ngoại thất, hàng may chăn dạ, Trung tâm cung ứng suấtăn ): Công ty chuyển hàng đến địa điểm được ghi trong hợp đồng, khi xuất khochuyển hàng cho khách hàng thì hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty Hàngđược xác định chuyển giao quyền sở hữu khi khách hàng nhận được hàng và chấpnhận thanh toán

1.3 Phương thức thanh toán

- Bán hàng thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản: Phương thức này thườngxảy ra ở các trung tâm vận chuyển hành khách, trung tâm thương mại, hành khách

đi máy bay, các chi nhánh ở xa trung tâm, các đơn vị có mối quan hệ với công tychưa lâu dài

- Bán hàng chưa thu tiền: Phương thức này thường xảy ra ở các trung tâm sảnxuất và cung ứng suất ăn, trung tâm thương mại và dịch vụ ăn uống, khách hàng làcác hãng hàng không, các tổ chức có quan hệ lâu dài với công ty

1.4 Bộ phận liên quan trực tiếp trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty

Ban lãnh đạo: Hoạt động tiêu thụ là một khâu quan trọng và chiếm phần lớn

tại đơn vị Nó góp phần tạo nên hoạt động liên tục và sự tồn tại của công ty Chính

vì vậy mọi hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ luôn chịu sự quản lý chặt chẽ củaban giám đốc, luôn có sự phê duyệt của ban lãnh đạo trước tiên

Phòng kinh doanh: Là bộ phận đầu tiên trong khâu xử lý bán hàng và cung

cấp dịch vụ Phòng kế hoạch kinh doanh hoạt động dưới sự chỉ đạo của giám đốc

và chịu trách nhiệm báo cáo với giám đốc tất cả các vụ việc xảy ra không nằmtrong sự kiểm soát của mình Trong quá trình hoạt động phòng có nhiệm vụ sau:

- Tìm hiểu thị trường, tìm hiểu nhu cầu khách hàng để từ đó đưa ra các kếhoạch sản xuất, cung cấp sản phẩm cần thiết cung cấp cho khách hàng

- Phòng kế hoạch kinh doanh cùng với ban lãnh đạo công ty thông qua việc:trao đổi trực tiếp, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng (catalo, bảnghiệu, báo chí, phim ảnh, tạp chí )

- Theo tình hình thực tế của thị trường, phòng kế hoạch kinh doanh thườngxuyên thông báo bảng giá mới nhất của các sản phẩm cho khách hàng

- Bộ phận này có nhiệm vụ giao dịch đàm phán trực tiếp với khách hàng vềcác điều kiện bán hàng và cung cấp dịch vụ, thanh toán tìm ra nguồn khách hàngdồi dào cho công ty, giúp cho đơn vị có thể giữ được vị thế cạnh tranh trên thịtrường

Bộ phận kho hàng: Bộ bận này có nhiệm vụ quản lý hàng trong kho về số

lượng chủng loại , theo dõi báo cáo lại lượng hàng hoá tồn trong kho cho phòng

kế hoạch kinh doanh nắm bắt để kịp thời thường xuyên nhằm kịp thời có kế hoạchkinh doanh để kịp thời đáp ứng nhu cầu của thị trường Cuối tháng bộ phận khohàng phải đối chiếu với kế toán bán hàng và theo dõi công nợ về hàng hoá tồn kho

về số lượng nhưng không đối chiếu về mặt giá trị

Kế toán tài chính, thủ quỹ: Trong nghiệp vụ bán hàng, nếu là hình thức bán

chịu thì khâu xử lý cuối cùng sẽ do kế toán công nợ, nếu là hình thức bán hàngthanh toán bằng tiền mặt thì liên quan đến kế toán thanh toán, nếu thanh toán quangân hàng thì liên quan đến kế toán ngân hàng

- Kế toán bán hàng: Đây là bộ phận giữ và ghi nhận doanh thu, ghi chép chitiết phải thu khách hàng, lập báo cáo khách hàng, theo dõi đôn đốc thu hồi công nợbán hàng tại công ty

- Kế toán thanh toán: Bộ phận này có trách nhiệm lập phiếu thu tiền mặt vàghi vào chứng từ ghi sổ thu tiền mặt

- Kế toán ngân hàng: Trong quá trình xử lý nhận tiền thanh toán, bộ phận này

có trách nhiệm làm việc giao dịch với ngân hàng, và ghi vào chứng từ ghi sổ tiềngửi ngân hàng

- Thủ quỹ: Nhận và giữ tiền thanh toán của khách hàng

2 Thực trạng về công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng

2.1 Các quy định kiểm soát về chu trình bán hàng và thu tiền

Bán hàng thu tiền là quy trình phức tạp đòi hỏi công việc kiểm soát nội bộphải thực hiện chặt chẽ Đặc biệt công ty kinh doanh đa dạng các mặt hàng Vì thếcông ty đã có sự phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận có liên quan,nghiệp vụ liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải chịu trách nhiệm xem xét,kiểm tra từ khâu lập chứng từ đến sổ sách

Một số quy định của công ty như sau:

Quyết định ban hành các thông số kỹ thuật để cài trên đồng hồ tính tiền, giácước meter, tour ưu đãi và các mức doanh thu cho các loại xe taxi tại Trung tâmvận chuyển hành khách:

Quy định về thực đơn và giá suất ăn hạng Y:

CÔNG TY CỔ PHẦN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM DỊCH VỤ HKSB ĐÀ NẴNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc - - Số: 136/QĐ-DVĐN Đà Nẵng, ngày18 tháng 9 năm 2009

QUYẾT ĐỊNH

"V/v ban hành các thông số kỹ thuật để cài trên đồng hồ tính tiền, giá cước meter, tour ưu đãi và các mức doanh thu cho các loại xe taxi tại Trung tâm vận chuyển hành khách "

GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG KHÔNG SÂN BAY ĐÀ NẴNG

Căn cứ vào quyết định số 3547QĐ-BGTVT ngày 23 tháng 9 năm 2005 của Bộ Giao Thông Vận tải V/v phê duyệt phương án và chuyển Công ty DVHKSB Đà Nẵng thành Công ty

cổ phần

Căn cứ vào điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty cổ phần Dịch vụ HKSB Đà Nẵng được Đại hội Cổ đông công y CP DVHKSB Đà Nẵng được Đại hội Cổ đông công ty CPDVHKSB Đà Nẵng thông qua ngày 3/5/2008

Căn cứ vào tình hình SXKD của trung tâm vận chuyển hành khách thuộc Công ty Cổ phần DV HK sân bay Đà Nẵng và giá nhiên liệu thực tế trên thị trường

Theo đề nghị của Trung tâm vận chuyển hành khách, Phòng KHKD, Phòng TCKT

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1 Ban hành các thông số kỹ thuật để cài trên đồng hồ tính tiền và giá cước meter áp dụng cho các loại xe tại Trung tâm vận chuyển hành khách thuộc Công ty cổ phần dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng, cụ thể như sau:

STTThông số kỹ thuậtXe InovaXe JolieXe Gentra1Gía mở cửa15.000đồng/1,250

km12.000đồng/1,043

km12.000đồng/1,1091km2Cứ 83,33 m tiếp theo 1.000 đồng3Cứ 86,96 m tiếp theo 1.000 đồng4Cứ 90,91 m tiếp theo1.000 đồng5Từ 0-30km12.000 đồng/km11.500 đồng/km11.000 đồng/km6Từ 31km trở đi 9000 đồng/km8.500 đồng/km8.500 đồng/km7Thời gin chờ3

2.2 Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng

Bắt đầu, kếtthúc Kiểm tra điều kiện

Xử lý Lưu trữ tại nơi kiểm

soát

a Kinh doanh dịch vụ xe taxi

Sơ đồ 2-6: Quy trình kiểm soát đối với dịch vụ lái xe taxi:

trong ca

Nhân viên lái

CÔNG TY DV HÀNG KHÔNG SÂN BAY ĐN

TRUNG TÂM CUNG ỨNG SUẤT ĂN

THỰC ĐƠN VÀ GIÁ SUẤT ĂN HẠNG Y

SSTThành phầnĐVTĐơn giá nguyên liệu/kgTrọng lượng sốngTỷ lệ hao hụt DADTrọng lượng thành phầnGiá bánTỷ lệ cung ứngCK1Bánh mì sandwich kẹp giò

gà10.052Bánh mì tròngr2.200502.200Sốt Mayonnaisegr80.0008,425%8674Giò gà cuộn chả lụagr130.00032,618%304.239Lá xà láchlá25.0001200Dưa leo bỏ vỏ cắt látgr8.00030,00050%15240Màng coCuộn184.00035400TămCái99199Socola bỉ 5,6grCái2.00012.000….… ….….…….……

n

Tiếp nhận yêu cầu

Kiểm tra, lưu hồ sơ

Tiếp nhận cuộc gọi

Cập nhật vào sổ

Đối với việc điều hành kinh doanh xe taxi thuộc Trung tâm vận chuyểnhành khách của Công ty chủ yếu được thực hiện: Khách hàng gọi điện đến, bộphận trực tổng đài nghe và ghi nhận thông tin, địa chỉ, loại xe taxi khách yêu cầu,

số lượng thông tin này được tung lên bộ đàm cho các xe nhận

Theo sự điều phối vị trí sân bãi ban đầu, xe taxi nào gần nơi đón khách nhất

sẽ nhận và trả lời tổng đài thông qua bộ đàm Tổng đài sau khi nhận thông tin từnhân viên lái xe (nhân viên tiếp nhận yêu cầu) sẽ tung lên bộ đàm để các lái xekhác biết thông tin và không đến đón khách (tránh trường hợp nhiều xe cùng đếnđón một khách)

Trên mỗi xe gắn 1 bộ đàm, một đồng hồ tính km và tiền cho khách hàng,trên 3 cánh cửa xe taxi có gắn mắt điện tử (chỉ có cánh cửa tài xế không gắn mắtđiện tử) Chức năng của các thiết bị được gắn trên xe như sau:

- Hệ thống ghi nhận lại vận tốc của xe mọi thời điểm và Km có khách và Kmkhông có khách

- Khi xe chở khách hàng lăn bánh thì đồng hồ trên xe hiển thị thời gian xetaxi bắt đầu chạy, số tiền cùng với đó thiết bị cũng ghi nhận liên tục số tiền này vàgửi về trung tâm điều hành

- Hệ thống lưu trữ lại toàn bộ lộ trình của xe trong một khoảng thời gian dài

Vì vậy giúp ban quản lý có thể xem lại lộ trình của xe tại các thời điểm khác nhau

Theo quy định của trung tâm mỗi xe được giao cho 2 nhân viên lái xe đổi cacho nhau Sau một ca kinh doanh (ca đêm hoặc ca ngày) tại thời điểm giao ca cácnhân viên kiểm soát kiểm tra các thông số trên đồng hồ tính tiền và ghi vào Phiếutheo dõi kinh doanh xe taxi

- Số km xe chạy thực có khách

- Số km xe chạy thực tế

- Số lượt khách xe đi

CÔNG TY CP DỊCH VỤ HÀNG KHÔNG SÂN BAY ĐÀ NẴNG

TRUNG TÂM VẬN CHUYỂN HÀNH KHÁCH PHIẾU THEO DÕI KINH DOANH XE TAXI

Họ và tên: Phạm Hữu Cường Số tài : 57 Ca: 4h35 Ngày: 2/3/2010

Tổng số tiền trên đồng hồ tính thềnTổng số tiền thực thuTiền đi tour trên ĐHTTDoanh thu lái xe được hưởngĐề xuất miễn

giảm thu cước của nhân viên giám sát hoặc kỹ thuật 21h27 - 22h22 - 37,3km-436.000đồng

1.705.500-8 cuộc1623.5001.638.500 Chỉ số KM trên đồng hồ KM CÁC SỐ LIỆU TRÊN ĐỒNG HỒ TÍNH TIỀN123456786840817782,98033,79750,2 6814717522,279090,09612,3 261260,7123,8138NHÂ

N VIÊN KIỂM TRA KT XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG XE KHI ĐI KHI VỀ

THU NGÂN91011 NHÂN VIÊN KIỂM TRA ĐỒNG HỒ TÍNH TIỀN

Tất cả những thông tin này đều được ghi nhận trên đồng hồ tính tiền Và chỉ

có nhân viên kiểm soát mới mở được đồng hồ đó

Đối với các chuyến đi tour (từ 30km trở lên) sau khi khách hàng bước lên

xe, lái xe sẽ báo về tổng đài ghi nhận số km trên đồng hồ cơ lúc đi và lúc về Phiếutheo dõi này dùng để theo dõi xe đi tour và hoàn tiền qua trạm cho lái xe taxi

Thông tin sau một ca kinh doanh cũng được nhân viên lái xe ghi đầy đủthông tin trên phiếu Theo dõi lịch trình taxi

Như vậy thông tin về lộ trình của một ca kinh doanh được nhân viên kiểmsoát ghi nhận lại trên đồng hồ tính km và tiền, đồng thời cũng được bộ phận tổngđài và lái xe taxi ghi nhận đã tạo ra sự kiểm soát khá chặt chẽ

Kế toán viên theo dõi đối với trung tâm vận chuyển hành khách dựa vào cácthông tin trên các phiếu theo dõi trên để ghi nhận doanh thu kinh doanh xe taxiđồng thời tính lương cho các lái xe từng ngày theo quyết định đã ban hành

b Kinh doanh suất ăn

Trước khi ký kết Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đặt suất ăn, các hãng hàngkhông cử đại diện đến công ty hoặc fax, email yêu cầu bộ thực đơn và ký HĐ hoặcĐĐH Sau khi đã ký HĐ/ĐĐH hàng ngày các hãng hàng không gửi fax, email yêucầu đặt suất ăn cho điều độ trung tâm Cung ứng suất ăn gồm suất ăn, đồ uống và

TRUNG TÂM VCHK

THEO DÕI XE ĐI TOUR, QUA TRẠM TRONG CA

Ca: Ngày 2 tháng 3 năm 2010

TT

Số xe

Nơi đếnChỉ số km trên đồng hồ cơ

1 hoặc 2 chiềuThời gian Ghi chúĐiVềĐiVề 157Bà Nà24898249541 chiều13h1014h4056 269Huế20957211471

chiều8h0512h25190

Nhân viên tổng đài Thu ngân

THEO DÕI LỊCH TRÌNH TAXI

(Lái xe phải ghi đầy đủ các nội dung) TTNơi đónGiờNơi trảGiờKiểu đónKm tourSố tiền trên ĐHTTTiền thu của kháchVĐ1Sân

bay13h10Bà Nà14h4056290.000290.000Cộng:

Tổng km: 261km Số km có khách: Tổng tiền:

Số cuộc khách vẫy (tự khai thác): V Số cuộc đài gọi: Đ 7 Tour 1

Lái xe ký tên Sai lệch với ĐHTT (NV kiểm tra đồng hồ ghi)

Phạm Hữu Cường