II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán
2. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Ban lãnh đạo Công ty không chỉ là người thực hiện việc thiết kế xây dựng các thủ tục kiểm soát (như các qui tắc, qui chế, những văn bản qui định chung bắt buộc các nhân viên phải tuân thủ) mà họ cũng chính là đội ngũ tiên phong trong việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát này khi họ xử lý nghiệp vụ. Như phần I đã trình bày việc xây dựng các thủ tục kiểm soát là nhằm thực hiện mục tiêu của KSNB, do đó hệ thống KSNB muốn hoạt động có hiệu quả thì các thủ tục kiểm soát phải rõ ràng, cụ thể cho từng loại nghiệp vụ kinh tế và phù hợp với nét đặc thù riêng của cơ cấu tổ chức trong Công ty. Thủ tục kiểm soát phải đảm bảo sự đúng đắn của tất cả các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó phải ngăn ngừa được những gian lận, sai sót trong xử lý nghiệp vụ từ khâu chứng từ đến khâu in ra các báo cáo.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị sẽ không tránh khỏi các rủi ro xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ bán hàng và thu tiền. Các nghiệp vụ tại công ty hay xảy ra sai sót và gian lận là:
- Nhận đặt hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán
- Đơn đặt hàng được có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt
- Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng mà doanh nghiệp không thể đáp ứng.
- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
- Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao, lập sai hoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần hoặc lập hoá đơn khống trong khi thực tế không giao hàng.
- Nhân viên kế toán ngân hàng không ghi sổ kịp thời các khoản tiền gửi, khách hàng thanh toán
Để khắc phục được những nhược điểm nêu trên, sau đây em xin đưa ra một số kiến nghị:
Trước hết tại công ty phải có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng tránh các trường hợp kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, đặc biệt là đơn vị nên thành lập cho mình một người hoặc một bộ phận tín dụng chịu trách nhiệm xem xét giám sát nhân viên, khách hàng thanh toán, các chứng từ phải được đánh số trước và theo thứ tự, các nghiệp vụ phải được uỷ quyền đúng chức năng nhiệm vụ, việc ghi chép số liệu phải được thực hiện khi các nghiệp vụ xảy ra và ghi hàng ngày, có sự tổng hợp và kiểm tra đối chiếu hàng kỳ và chéo với nhau.
Trường hợp: Đối với hệ thống các quầy hàng bách hoá, tổng hợp tại công ty
Hệ thống các quầy hàng ở đây chủ yếu là bán lẻ hàng hoá, nhân viên bán hàng quản lý cả một quầy hàng phụ trách, vì vậy rủi ro mất mát, hư hao hàng hoá hoặc trao đổi hàng mới thành kém chất lượng...
Vì vậy giải pháp để ngăn chặn điều này là nên luân phiên thay đổi nhân viên bán hàng qua các quầy trong công ty. Trường hợp quầy nhiều hàng thì nên phân công 2-3 nhân viên bán hàng, để kiểm tra lẫn nhau.
Hàng tháng định kỳ phòng kế toán kiểm kê số lượng, chất lượng hàng hoá trong các quầy hàng, kiểm tra từng hàng hoá, cân đo, kiểm định chất lượng cùng nhân viên kỹ thuật và phòng kinh doanh. Báo cáo tình hình kiểm kê cho ban Giám đốc, phối hợp cùng phòng kinh doanh về quản lý tình trạng chất lượng hàng hoá.
Trường hợp: Nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán do thiếu bộ phận thẩm định tín dụng.
Khách hàng của công ty thường là khách hàng thường xuyên và lâu năm. Tuy nhiên hiện nay công ty ngày càng lớn mạnh, mở rộng quy mô và phát triển nhiều lại hình kinh doanh, vì vậy thu hút nhiều khách hàng mới.
Hiện nay Công ty chưa có bộ phận độc lập làm nhiệm vụ xem xét thẩm định về khách hàng, mà điều này là rủi ro rất cao. Do đó việc thành lập bộ phận tín dụng
riêng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu cho khách hàng, xem xét thẩm định khả năng thanh toán của khách hàng là rất cần thiết. Bởi lẽ chính sách tín dụng là công cụ tác động mạnh mẽ đến độ lớn cũng như hiệu quả của các khoản phải thu trên cơ sở cân nhắc rủi ro và tính sinh lời. Mặt khác việc đánh giá đúng khả năng thanh toán của khách hàng cũng giúp cho doanh nghiệp giảm được chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi, nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. Để phòng tín dụng hoạt động được hiệu quả thì điều cần thiết là phải có một đội ngũ cán bộ có năng lực.
Nhân viên bộ phận tín dụng phải có trình độ cao, có chuyên môn về phân tích tài chính, phân tích khả năng thanh toán, phân tích tình hình tín dụng, có quan hệ rộng với các ngân hàng, các nhà cung cấp khác để thu thập đầy đủ những thông tin cần thiết của khách hàng. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm đối với những khoản nợ mà khách hàng không trả được do chủ quan.
Việc xét duyệt bán chịu cho khách hàng bộ phận này có thể đánh giá những thông tin sau:
- Thông qua những lần mua chịu trước hoặc thông qua nhà cung cấp khách đánh giá thái độ tự nguyện trả nợ của khách hàng.
- Tài sản của công ty sở hữu có đảm bảo thanh toán cho các khoản nợ không.
- Phân tích báo cáo tài chính đánh giá sứ mạnh tài chính của khách hàng.
- Ngành nghề hoạt động kinh doanh của khách hàng có phù hợp với xu hướng phát triển không.
Ngoài những nguồn thông tin trên Công ty còn có thể áp dụng các biện pháp thu thập thông tin khác như phỏng vấn trực tiếp hay đến thăm khách hàng tại nhiệm sở của họ. Thông qua việc thẩm định của nhân viên tín dụng Công ty có thể an tâm là việc thu hồi nợ là hoàn toàn thực hiện được trong thời hạn tín dụng mà công ty đã cấp cho khách.
Trường hợp: Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng mà doanh nghiệp không thể đáp ứng.
Trường hợp này sẽ làm cho khách hàng phàn nàn, và như vậy làm giảm uy tín của công ty.
Để khắc phục tình trạng này thì công ty nên áp dụng một cách thức là nhân viên bán hàng cần nhận được sự phê duyệt của phòng kế hoạch kinh doanh hoặc của giám đốc trung tâm nơi mình chịu sự quản lý trước khi cam kết ngày giao hàng hoặc một cách thức khác là bộ phận sản xuất trình lên phòng kế hoạch kinh doanh bản báo cáo về công suất sản xuất còn lại. Hoặc nhân viên phòng kinh doanh trước khi nhận đơn hàng của khách thì phải kiểm tra kỹ số lượng xe nhàn rỗi, lái xe, các kho,... phân công và lập kế hoạch thực hiện rõ ràng, kịp thời.
Trường hợp: Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao, lập sai hoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần hoặc lập hoá đơn khống trong khi thực tế không giao hàng.
Hoá đơn là một phương tiện thông tin cho khách hàng về số tiền mà khách hàng phải thanh toán, vì vậy hoá đơn cần được lập chính xác và đúng thời gian. Bộ phận lập có trách nhiệm:
- So sánh giữa hợp đồng với đơn hàng, giấy xác nhận thời gian thực hiện và các thông báo điều chỉnh: tránh sự sai sót về số lượng, giá cả, chủng loại sản phẩm, sai về giá cả, làm mất uy tín của công ty.
- Ghi tất cả dữ liệu vào hoá đơn: mẫu mã, số lượng, giá cả hàng hoá (bao gồm giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế GTGT). Tránh tình trạng xung đột giữa khách hàng và Công ty, và các gian lận trong nội bộ của doanh nghiệp về việc ghi sai giá cả, số lượng, chủng loại của sản phẩm.
- Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả nhóm loại hoá đơn. Tránh sự nhập nhằng về số liệu vì hoá đơn gửi cho khách hàng phải được ghi đúng và chính xác về số tiền mà họ trả.
Trường hợp: Khi nhận tiền thanh toán của khách hàng nhưng kế toán ngân hàng không ghi nghiệp vụ, hoặc lợi dụng sơ hở rút tiền của doanh nghiệp sau đó đến gần thời gian khoá sổ kế toán này thực hiện một chuyển khoản từ ngân hàng khác qua cho ngân hàng đã rút tiền.
Nguyên nhân để xảy ra tình trạng này là do Công ty chưa có thủ tục KSNB chặt chẽ đối với khoản tiền gửi.
Hướng hoàn thiện:
- Khi đơn vị rút tiền thì phải có uỷ nhiệm chi do kế toán trưởng phê chuẩn, trong đó ghi rõ nội dung chi, không được bỏ trống. Trường hợp với những số tiền lớn trên 100 triệu thì phải có chữ ký của Tổng Giám đốc/ Phó tổng giám đốc.
- Vào cuối mỗi kỳ cần phải có một người độc lập đứng ra đối chiếu số liệu trên sổ kế toán và số liệu do ngân hàng cung cấp. Nhất thiết không để nhân viên kế toán tiền gửi trực tiếp đối chiếu với ngân hàng. Nếu thiếu thì phải truy tìm nguyên nhân.
3. Thủ tục kiểm soát đối với việc sử dụng phần mềm kế toán
Hiện nay, chương trình của công ty có thể lưu lại tên của người cuối cùng truy cập vào để nhập, sửa đổi dữ liệu nhưng chưa ghi lại được những người nào đã truy cập, số lần truy cập...Vì vậy, chưa thể phát hiện được những truy cập không thuộc quyền hạn, Công ty nên áp dụng cách thức là chương trình sẽ ghi lại số lần, thời gian của từng tài khoản đã truy cập, truy cập vào thực đơn nào... vào một tập tin dữ liệu, có thể dùng mật khẩu đối với tập tin này để nhân viên không thể xoá, sửa đổi tập tin này. Và định kỳ sẽ tiến hành kiểm tra để xác định người sử dụng không được phép. Việc sửa, xoá dữ liệu tại công ty vẫn thực hiện trực tiếp trên máy nên có thể xảy ra rủi ro nhân viên tự ý sửa số liệu cho mục đích gian lận. Công ty có thể sử dụng cách thức sau nhằm không làm gián đoạn công việc mà vẫn kiểm soát được việc sửa, xoá dữ liệu:
Xây dựng chương trình có chức năng là ghi lại các thông tin thay đổi để kế toán trưởng kiểm tra lại. Chương trình này có thể thực hiện theo cách thức là các dữ liệu trước khi xoá sẽ đượ tự động chép sang một tập tin phòng hờ, tập tin này có thể đặt cùng tên với tập tin có dữ liệu bị xoá và đuôi mở rộng là “XOA” để dễ truy xuất kiểm tra sau này. Một menu về các tập tin sẽ được tạo lập để kế toán trưởng truy cập kiểm tra. Đối với việc sửa dữ liệu cũng có thể làm tương tự để ghi lại những thay đổi, cụ thể là trong tập tin phòng hờ sẽ thể hiện dữ liệu trước khi sửa và dữ liệu sau khi sửa. Như vậy không những giúp kiểm soát được việc xoá, sửa dữ liệu của nhân viên mà còn lưu lại dấu vết kiểm toán.
4. Hoàn thiện báo cáo có liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền
Trình bày các báo cáo là khâu cuối cùng của quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nếu báo cáo mà chính xác thì tất yếu quá trình xử lý cũng sẽ chính xác,
không những thế báo cáo còn phản ánh trung thực mọi thông tin về tài chính của đơn vị. Thông qua các báo cáo, còn cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ cho việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động. Báo cáo do nhân viên nào thực hiện sẽ thể hiện được sự kiểm soát của nhân viên đó trước cấp trên, nhằm phục vụ kịp thời các quyết định điều hành hoạt động của cấp trên, và nhằm giúp cho cấp trên đánh giá được khả năng làm việc cũng giống như đạo đức nghề nghiệp của chính nhân viên của mình có trung thực hay không.
Để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả, trong những trường hợp công việc quan trọng thì cần phải được ghi lại bằng văn bản dưới dạng báo cáo. Đặc biệt khi lập báo cáo cấp trên nên khuyến khích các nhân viên của mình đóng góp ý kiến vào trong báo cáo.
Tại đơn vị nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ là chủ yếu. Đối với những loại hình sản phẩm, dịch vụ có đơn đặt hàng của khách hàng thì công ty nên đề nghị kế toán tổng hợp cuối mỗi tháng tập hợp tất cả các đơn đặt hàng mà công ty nhận được trong tháng , và đồng thời lập ra bảng tổng hợp các hợp đồng đã ký duyệt.
Báo cáo này được lập nhằm tổng hợp lại các hợp đồng mà công ty đã ký. Thông qua báo cáo này Ban quản trị có thể biết được những hợp đồng đó do ai ký và loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp? Có đúng theo nguyên tắc được phân nhiệm không?
Tại đơn vị có cá trung tâm thực hiện chức năng khác nhau để cung cấp thông tin liên quan tới việc khách hàng thanh toán của từng trung tâm cấp trên cần phải có "Báo cáo tình hình thanh toán của khách hàng" theo từng trung tâm.
Việc lập báo cáo này do các kế toán viên theo dõi từng trung tâm lập ra. Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp vụ bán hàng, thanh toán với người mua, cũng như tổng số nợ còn phải thu. Báo cáo này có tác dụng:
- Dùng để đối chiếu với người mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của kế toán. BẢNG TỔNG HỢP ĐƠN ĐẶT HÀNG Tháng... STT HĐ Số/ĐĐH/Loại hình, dịch vụ cung ứng Tên KH Bộ phận nhận Ngày nhận Ký nhận Ghi chú
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THANH TOÁN CỦA KHÁCH HÀNG Trung tâm:...
Từ ngày ...đến ngày...
- Dùng để nhắc nợ người mua, khuyến khích người mua thanh toán sớm. Công ty cũng phải thường xuyên phân tích công nợ, thời hạn trả nợ, thời gian quá hạn...để có biện pháp thu hồi nợ, lập dự phòng và xử lý nợ quá hạn.
Báo cáo này được lập với công dụng như sau: Thông qua báo cáo này ban quản trị có thể đánh giá được hiệu quả của từng trung tâm mang lại. Từ đó có thể điều chỉnh lại chi phí, hay tăng thêm giá bán. Mặt khác báo cáo này cũng nói lên lợi nhuận mang lại cho công ty chủ yếu là do hoạt động từ trung tâm nào? Từ đó có thêm các biện pháp mới nhằm đẩy mạnh doanh thu đối với các trung tâm hoạt động kém hơn.
Báo cáo này do kế toán tổng hợp lập vào cuối tháng.
Trên đây là những loại báo cáo mà em thiết nghĩ ban quản trị nên lập ra để có thể thấy được tình hình hoạt động chung của đơn vị mình. Em hy vọng những kiến nghị trên đây có thể giúp ích được cho đơn vị.
BÁO CÁO DOANH THU - CHI PHÍ Trung tâm....
STTSố hóa đơnHợp đồngDoanh thuChi phíLợi nhuậnGhi chú BẢNG PHÂN TÍCH CÔNG NỢ
Tên khách hàngSố tiền nợThời hạn trảQúa hạn Ghi chú1-30 (Ngày)31-60
KẾT LUẬN
Đề tài đã cho chúng ta thấy được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát chu trình bán hàng nói riêng. Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, hoạt động sản xuất kinh doanh