Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP

Một phần của tài liệu Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (Trang 30)

ty CP dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng

1. Giới thiệu khái quát về chu trình bán hàng, cung cấp dịch vụ tại công ty CP dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng CP dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng

1.1. Đặc điểm về hàng hoá của công ty:

Công ty vừa cung cấp sản phẩm vừa cung cấp các loại hình dịch vụ.

Sản phẩm của công ty bao gồm:

- Suất ăn trên máy bay: - Suất ăn hạng C, Suất ăn hạng Y, Suất ăn Tổ bay

- Hàng lưu niệm: - Hàng tơ tằm - may mặc - Hàng thủ công mỹ nghệ - Rượu, bánh kẹo

- Sách báo, ấn phẩm

- Hàng miễn thuế: - Rượu, xì gà, thuốc lá - Hàng điện tử Dịch vụ bao gồm: Nghiệp vụ phát sinh Phần hành cụ thể trong máy vi tính Các sổ sách báo cáo của đơn vị thành

viên

Tổng hợp báo cáo trên toàn

Công ty Chứng từ Kế toán viên phần hành cụ thể Máy vi tính kiểm tra các thông số hệ thống KT tổng hợp, KTT đơn vị xem xét, phê duyệt KT Văn phòng Công ty Trình duyệt, lưu trữ

- Đào tạo lái xe môtô, ôtô: Đáp ứng nhu cầu lái xe, Công ty CP Dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng đã thành lập Trung tâm Dạy nghề lái xe ôtô, môtô với đầy đủ phương tiện hiện đại: xe Lanos, Gentra SX, MAZDA.

- Đại lý bán vé máy bay: Để phục vụ nhu cầu sử dụng dịch vụ vận tải hàng không ngày một nhiều của khách hàng, Công ty đã mở thêm một số đại lý bán vé máy bay của các Hãng Hàng không tại Đà Nẵng...

- Quảng cáo tại sân bay: Chuyên cung cấp các dịch vụ quảng cáo tại sân bay, trên phương tiện vận chuyển sân đỗ, Ta-xi.

- Thương mại hàng không.

1.2. Các phương thức tiêu thụ tại công ty

Công ty dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng là một công ty kinh doanh đa dạng các mặt hàng và nhiều loại hình dịch vụ. Hoạt động kinh doanh chủ yếu và thường xuyên là kinh doanh hàng miễn thuế, bách hoá tổng hợp, chế biến và cung cấp suất ăn trên tàu bay, cung cấp dịch vụ taxi...Do đó công ty áp dụng các phương thức tiêu thụ sau:

- Phương thức tiêu thụ trực tiếp: Công ty bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho khách hàng (chủ yếu tại các Trung tâm thương mại, Trung tâm vận chuyển hành khách..)

- Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng (áp dụng đối với kinh doanh các mặt hàng trang trí nội ngoại thất, hàng may chăn dạ, Trung tâm cung ứng suất ăn...): Công ty chuyển hàng đến địa điểm được ghi trong hợp đồng, khi xuất kho chuyển hàng cho khách hàng thì hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty. Hàng được xác định chuyển giao quyền sở hữu khi khách hàng nhận được hàng và chấp nhận thanh toán.

1.3. Phương thức thanh toán

- Bán hàng thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản: Phương thức này thường xảy ra ở các trung tâm vận chuyển hành khách, trung tâm thương mại, hành khách đi máy bay, các chi nhánh ở xa trung tâm, các đơn vị có mối quan hệ với công ty chưa lâu dài...

- Bán hàng chưa thu tiền: Phương thức này thường xảy ra ở các trung tâm sản xuất và cung ứng suất ăn, trung tâm thương mại và dịch vụ ăn uống, khách hàng là các hãng hàng không, các tổ chức có quan hệ lâu dài với công ty.

1.4. Bộ phận liên quan trực tiếp trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty công ty

Ban lãnh đạo: Hoạt động tiêu thụ là một khâu quan trọng và chiếm phần lớn tại đơn vị. Nó góp phần tạo nên hoạt động liên tục và sự tồn tại của công ty. Chính vì vậy mọi hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ luôn chịu sự quản lý chặt chẽ của ban giám đốc, luôn có sự phê duyệt của ban lãnh đạo trước tiên.

Phòng kinh doanh: Là bộ phận đầu tiên trong khâu xử lý bán hàng và cung cấp dịch vụ. Phòng kế hoạch kinh doanh hoạt động dưới sự chỉ đạo của giám đốc và chịu trách nhiệm báo cáo với giám đốc tất cả các vụ việc xảy ra không nằm trong sự kiểm soát của mình. Trong quá trình hoạt động phòng có nhiệm vụ sau:

- Tìm hiểu thị trường, tìm hiểu nhu cầu khách hàng để từ đó đưa ra các kế hoạch sản xuất, cung cấp sản phẩm cần thiết cung cấp cho khách hàng.

- Phòng kế hoạch kinh doanh cùng với ban lãnh đạo công ty thông qua việc: trao đổi trực tiếp, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng (catalo, bảng hiệu, báo chí, phim ảnh, tạp chí...)

- Theo tình hình thực tế của thị trường, phòng kế hoạch kinh doanh thường xuyên thông báo bảng giá mới nhất của các sản phẩm cho khách hàng.

- Bộ phận này có nhiệm vụ giao dịch đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều kiện bán hàng và cung cấp dịch vụ, thanh toán...tìm ra nguồn khách hàng dồi dào cho công ty, giúp cho đơn vị có thể giữ được vị thế cạnh tranh trên thị trường.

Bộ phận kho hàng: Bộ bận này có nhiệm vụ quản lý hàng trong kho về số lượng chủng loại..., theo dõi báo cáo lại lượng hàng hoá tồn trong kho cho phòng kế hoạch kinh doanh nắm bắt để kịp thời thường xuyên nhằm kịp thời có kế hoạch kinh doanh để kịp thời đáp ứng nhu cầu của thị trường. Cuối tháng bộ phận kho hàng phải đối chiếu với kế toán bán hàng và theo dõi công nợ về hàng hoá tồn kho về số lượng nhưng không đối chiếu về mặt giá trị.

Kế toán tài chính, thủ quỹ: Trong nghiệp vụ bán hàng, nếu là hình thức bán chịu thì khâu xử lý cuối cùng sẽ do kế toán công nợ, nếu là hình thức bán hàng thanh toán bằng tiền mặt thì liên quan đến kế toán thanh toán, nếu thanh toán qua ngân hàng thì liên quan đến kế toán ngân hàng.

- Kế toán bán hàng: Đây là bộ phận giữ và ghi nhận doanh thu, ghi chép chi tiết phải thu khách hàng, lập báo cáo khách hàng, theo dõi đôn đốc thu hồi công nợ bán hàng tại công ty.

- Kế toán thanh toán: Bộ phận này có trách nhiệm lập phiếu thu tiền mặt và ghi vào chứng từ ghi sổ thu tiền mặt.

- Kế toán ngân hàng: Trong quá trình xử lý nhận tiền thanh toán, bộ phận này có trách nhiệm làm việc giao dịch với ngân hàng, và ghi vào chứng từ ghi sổ tiền gửi ngân hàng.

- Thủ quỹ: Nhận và giữ tiền thanh toán của khách hàng.

2. Thực trạng về công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng tại công ty CP Dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng

2.1. Các quy định kiểm soát về chu trình bán hàng và thu tiền

Bán hàng thu tiền là quy trình phức tạp đòi hỏi công việc kiểm soát nội bộ phải thực hiện chặt chẽ. Đặc biệt công ty kinh doanh đa dạng các mặt hàng. Vì thế công ty đã có sự phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận có liên quan, nghiệp vụ liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải chịu trách nhiệm xem xét, kiểm tra từ khâu lập chứng từ đến sổ sách.

Một số quy định của công ty như sau:

Quyết định ban hành các thông số kỹ thuật để cài trên đồng hồ tính tiền, giá cước meter, tour ưu đãi và các mức doanh thu cho các loại xe taxi tại Trung tâm vận chuyển hành khách:

Quy định về thực đơn và giá suất ăn hạng Y:

CÔNG TY CỔ PHẦN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM DỊCH VỤ HKSB ĐÀ NẴNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

--- --- Số: 136/QĐ-DVĐN Đà Nẵng, ngày18 tháng 9 năm 2009

QUYẾT ĐỊNH

"V/v ban hành các thông số kỹ thuật để cài trên đồng hồ tính tiền, giá cước meter, tour ưu đãi và các mức doanh thu cho các loại xe taxi tại Trung tâm vận chuyển hành khách "

GIÁM ĐỐC

CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG KHÔNG SÂN BAY ĐÀ NẴNG

Căn cứ vào quyết định số 3547QĐ-BGTVT ngày 23 tháng 9 năm 2005 của Bộ Giao Thông Vận tải V/v phê duyệt phương án và chuyển Công ty DVHKSB Đà Nẵng thành Công ty cổ phần

Căn cứ vào điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty cổ phần Dịch vụ HKSB Đà Nẵng được Đại hội Cổ đông công y CP DVHKSB Đà Nẵng được Đại hội Cổ đông công ty CPDVHKSB Đà Nẵng thông qua ngày 3/5/2008

Căn cứ vào tình hình SXKD của trung tâm vận chuyển hành khách thuộc Công ty Cổ phần DV HK sân bay Đà Nẵng và giá nhiên liệu thực tế trên thị trường

Theo đề nghị của Trung tâm vận chuyển hành khách, Phòng KHKD, Phòng TCKT

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành các thông số kỹ thuật để cài trên đồng hồ tính tiền và giá cước meter áp dụng cho các loại xe tại Trung tâm vận chuyển hành khách thuộc Công ty cổ phần dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng, cụ thể như sau:

STTThông số kỹ thuậtXe InovaXe JolieXe Gentra1Gía mở cửa15.000đồng/1,250 km12.000đồng/1,043

km12.000đồng/1,1091km2Cứ 83,33 m tiếp theo 1.000 đồng3Cứ 86,96 m tiếp theo 1.000 đồng4Cứ 90,91 m tiếp theo1.000 đồng5Từ 0-30km12.000 đồng/km11.500 đồng/km11.000 đồng/km6Từ 31km trở đi 9000 đồng/km8.500 đồng/km8.500 đồng/km7Thời gin chờ3 phút/2.500 đồng3 phút/2.500 đồng3 phút/2.500 đồng

Điều 2 . Ban hành giá cho từng loại xe chạy các tuyến tour ưu đãi (Có bảng giá áp dụng cho xe chạy các tour ưu đãi của từng loại xe kèm theo)

....

2.2. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng

Bắt đầu, kết

thúc Kiểm tra điều kiện

Xử lý Lưu trữ tại nơi kiểm

soát

a. Kinh doanh dịch vụ xe taxi

Sơ đồ 2-6: Quy trình kiểm soát đối với dịch vụ lái xe taxi:

Trách nhiệm Tiến trình Chứng từ

Tổng đài - Theo dõi xe đi tour, qua trạm trong ca...

Nhân viên lái

xe - Theo dõi lịch trình taxi

Nhân viên kiểm soát

- Phiếu theo dõi kinh doanh xe taxi

Kế toán trung tâm vận chuyển hành

khách

- Theo dõi xe đi tour, qua trạm trong ca; Theo dõi lịch trình taxi; Phiếu theo dõi kinh doanh xe taxi..

CÔNG TY DV HÀNG KHÔNG SÂN BAY ĐN TRUNG TÂM CUNG ỨNG SUẤT ĂN

THỰC ĐƠN VÀ GIÁ SUẤT ĂN HẠNG Y

SSTThành phầnĐVTĐơn giá nguyên liệu/kgTrọng lượng sốngTỷ lệ hao hụt DADTrọng lượng thành phầnGiá bánTỷ lệ cung ứngCK1Bánh mì sandwich kẹp giò gà10.052Bánh mì tròngr2.200502.200Sốt Mayonnaisegr80.0008,425%8674Giò gà cuộn chả lụagr130.00032,618%304.239Lá xà láchlá25.0001200Dưa leo bỏ vỏ cắt látgr8.00030,00050%15240Màng coCuộn184.00035400TămCái99199Socola bỉ 5,6grCái2.00012.000….…..….….…….……....

n

Tiếp nhận yêu cầu

Kiểm tra, lưu hồ sơ Tiếp nhận cuộc gọi Cập nhật vào sổ

Đối với việc điều hành kinh doanh xe taxi thuộc Trung tâm vận chuyển hành khách của Công ty chủ yếu được thực hiện: Khách hàng gọi điện đến, bộ phận trực tổng đài nghe và ghi nhận thông tin, địa chỉ, loại xe taxi khách yêu cầu, số lượng ...thông tin này được tung lên bộ đàm cho các xe nhận.

Theo sự điều phối vị trí sân bãi ban đầu, xe taxi nào gần nơi đón khách nhất sẽ nhận và trả lời tổng đài thông qua bộ đàm. Tổng đài sau khi nhận thông tin từ nhân viên lái xe (nhân viên tiếp nhận yêu cầu) sẽ tung lên bộ đàm để các lái xe khác biết thông tin và không đến đón khách (tránh trường hợp nhiều xe cùng đến đón một khách).

Trên mỗi xe gắn 1 bộ đàm, một đồng hồ tính km và tiền cho khách hàng, trên 3 cánh cửa xe taxi có gắn mắt điện tử (chỉ có cánh cửa tài xế không gắn mắt điện tử). Chức năng của các thiết bị được gắn trên xe như sau:

- Hệ thống ghi nhận lại vận tốc của xe mọi thời điểm và Km có khách và Km không có khách.

- Khi xe chở khách hàng lăn bánh thì đồng hồ trên xe hiển thị thời gian xe taxi bắt đầu chạy, số tiền cùng với đó thiết bị cũng ghi nhận liên tục số tiền này và gửi về trung tâm điều hành.

- Hệ thống lưu trữ lại toàn bộ lộ trình của xe trong một khoảng thời gian dài. Vì vậy giúp ban quản lý có thể xem lại lộ trình của xe tại các thời điểm khác nhau.

Theo quy định của trung tâm mỗi xe được giao cho 2 nhân viên lái xe đổi ca cho nhau. Sau một ca kinh doanh (ca đêm hoặc ca ngày) tại thời điểm giao ca các nhân viên kiểm soát kiểm tra các thông số trên đồng hồ tính tiền và ghi vào Phiếu theo dõi kinh doanh xe taxi.

- Số km xe chạy thực có khách

- Số km xe chạy thực tế

- Số lượt khách xe đi

CÔNG TY CP DỊCH VỤ HÀNG KHÔNG SÂN BAY ĐÀ NẴNG TRUNG TÂM VẬN CHUYỂN HÀNH KHÁCH

PHIẾU THEO DÕI KINH DOANH XE TAXI

Họ và tên: Phạm Hữu Cường... Số tài : 57 Ca: 4h35 Ngày: 2/3/2010

Tổng số tiền trên đồng hồ tính thềnTổng số tiền thực thuTiền đi tour trên ĐHTTDoanh thu lái xe được hưởngĐề xuất miễn giảm thu cước của nhân viên giám sát hoặc kỹ thuật

21h27 - 22h22 - 37,3km-436.000đồng

....1.705.500-8 cuộc1623.5001.638.500Chỉ số KM trên đồng hồ KMCÁC SỐ LIỆU TRÊN ĐỒNG HỒ TÍNH TIỀN123456786840817782,98033,79750,2...6814717522,279090,09612,3....261260,7123,8138NHÂ

N VIÊN KIỂM TRA KT XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG XE KHI ĐI KHI VỀ

THU NGÂN91011

NHÂN VIÊN KIỂM TRA ĐỒNG HỒ TÍNH TIỀN

Tất cả những thông tin này đều được ghi nhận trên đồng hồ tính tiền. Và chỉ có nhân viên kiểm soát mới mở được đồng hồ đó.

Đối với các chuyến đi tour (từ 30km trở lên) sau khi khách hàng bước lên xe, lái xe sẽ báo về tổng đài ghi nhận số km trên đồng hồ cơ lúc đi và lúc về. Phiếu theo dõi này dùng để theo dõi xe đi tour và hoàn tiền qua trạm cho lái xe taxi.

Thông tin sau một ca kinh doanh cũng được nhân viên lái xe ghi đầy đủ thông tin trên phiếu Theo dõi lịch trình taxi.

Như vậy thông tin về lộ trình của một ca kinh doanh được nhân viên kiểm soát ghi nhận lại trên đồng hồ tính km và tiền, đồng thời cũng được bộ phận tổng đài và lái xe taxi ghi nhận đã tạo ra sự kiểm soát khá chặt chẽ.

Kế toán viên theo dõi đối với trung tâm vận chuyển hành khách dựa vào các thông tin trên các phiếu theo dõi trên để ghi nhận doanh thu kinh doanh xe taxi đồng thời tính lương cho các lái xe từng ngày theo quyết định đã ban hành.

b. Kinh doanh suất ăn

Trước khi ký kết Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đặt suất ăn, các hãng hàng không cử đại diện đến công ty hoặc fax, email yêu cầu bộ thực đơn và ký HĐ hoặc ĐĐH. Sau khi đã ký HĐ/ĐĐH hàng ngày các hãng hàng không gửi fax, email yêu cầu đặt suất ăn cho điều độ trung tâm Cung ứng suất ăn gồm suất ăn, đồ uống và

TRUNG TÂM VCHK

THEO DÕI XE ĐI TOUR, QUA TRẠM TRONG CA

Ca:... Ngày 2 tháng 3 năm 2010 TT

Số xe

Nơi đếnChỉ số km trên đồng hồ cơ

1 hoặc 2 chiềuThời gian

Ghi chúĐiVềĐiVề 157Bà Nà24898249541 chiều13h1014h4056 269Huế20957211471 chiều8h0512h25190...

Nhân viên tổng đài Thu ngân

THEO DÕI LỊCH TRÌNH TAXI

(Lái xe phải ghi đầy đủ các nội dung)

TTNơi đónGiờNơi trảGiờKiểu đónKm tourSố tiền trên ĐHTTTiền thu của kháchVĐ1Sân bay13h10Bà Nà14h4056290.000290.000Cộng:

Tổng km:...261km...Số km có khách:...Tổng tiền:... Số cuộc khách vẫy (tự khai thác): V...Số cuộc đài gọi: Đ....7....Tour....1... Lái xe ký tên. Sai lệch với ĐHTT (NV kiểm tra đồng hồ ghi)... Phạm Hữu Cường

các dịch vụ đi kèm, trong đó đồ uống và các dịch vụ đi kèm gửi theo định mức của các hãng hàng không quy định.

Chuẩn bị lao động, NL, Dụng cụ

Kiểm tra Tiếp nhận yêu

cầu suất ăn

Triển khai yêu cầu khách hàng Xem xét, triển khai yêu cầu khách hàng

Sơ chế, chế biến, nấu

Kiểm tra Chia suất ăn theo định

lượng

Nhận NVL, Đồ uống, suất ăn và các thành phần

Một phần của tài liệu Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (Trang 30)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(73 trang)
w