báo cáo thực tập giao nhận hàng hóa NK bằng đường biển

BÁO CÁO THỰC TẬP MỞ ĐẦU Trước đây hàng hóa đi từ nước người bán đến nước người mua thường dưới hình thức hàng lẻ, phải qua tay người vận tải và nhiều phương thức vận tải khác nhau dẫn đến xác xuất rủi ro, mất mát hàng hóa rất lớn, người gửi hàng phải ký nhiều hợp đồng vận tải riêng biệt với từng người vận tải thực thụ, trách nhiệm của mỗi người vận tải theo đó chỉ giới hạn trong chặng đường hay dịch vụ mà anh đảm nhiệm mà thôi. Cách mạng container hóa trong vận tải vào những năm 60, 70 của thế kỷ XX đã đảm bảo an toàn và độ tin cậy trong di chuyển hàng hóa, là tiền đề cho sự ra đời của vận đa phương thức. Vì vậy, khách hàng rất cần một tổ chức làm mọi công việc ở tất cả các công đoạn nhằm tiết kiệm chi phí, tối thiểu hóa hao phí thời gian từ đó nâng cao lợi nhuận. Những người làm công việc này chính là các công ty cung cấp dịch vụ giao nhận chuyên nghiệp. Theo dự báo trong tương lai không xa dịch vụ giao nhận kho vận (Logistics) sẽ trở thành một ngành kinh tế quan trọng tại Việt Nam, đóng góp tới 15% GDP của cả nước. Song hành cùng sự phát triển kinh tế là sự tăng trưởng trong hoạt động xuất nhập khẩu, do đó ngành Logistics lại thêm nhiều cơ hội phát triển. Theo dự báo của Bộ Thương mại trong 10 năm tới kim ngạch xuất nhập khẩu cảu cả nước sẽ đạt tới 200 tỷ USD. Điều đó cho thấy tiềm năng phát triển dịch vụ Logistics Việt Nam còpn khá lớn. Đối với doanh nghiệp Logistics đóng vai trò to lớn trong việc giải quyết bài toán đầu vào và đầu ra một cách hiệu quả. Logistics có thể thay đổi nguồn tài nguyên đầu vào hoặc tối đa hóa quá trình chu chuyển nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ… Logistics còn giúp giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Trước tình hình đó tại Đại hội Đảng khóa IX đã đề ra phương hướng: “Tạo bước phát triển vượt bậc cho các ngành dịch vụ, nhất là những ngành có chất lượng Trang 1 BÁO CÁO THỰC TẬP cao, tiềm năng lớn và có sức cạnh tranh, đưa tốc độ tăng trưởng của các ngành dịch vụ cao hơn tốc độ tăng trưởng GDP”. Hàng hóa xuất nhập khẩu qua nước ta chủ yếu là đường biển. Thêm nữa mặc dù những năm qua Đảng và Nhà nước ta thực hiện chủ trương đổi mới là công nghiệp hóa, hiện đại hóa theo hướng đẩy mạnh xuất khẩu và giảm nhập khẩu. Tuy vậy không vì thế mà nhập khẩu giảm sút mà vẫn tăng theo nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nước theo mục tiêu xuất khẩu và theo xu thế hội nhập và toàn cầu hóa. Theo cam kết gia nhập WTO, Việt Nam đã cho phép các công ty dịch vụ hàng hải, Logistics 100% vốn nước ngoài hoạt động bình đẳng tại Việt Nam. Điều này đặt doanh nghiệp Việt Nam trước thách thức cạnh tranh gây gắt trên sân nhà. Áp lực cạnh tranh rất lớn từ việc hội nhập quốc tế, sự lớn mạnh không ngừng của thị trường cũng như đòi hỏi giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển ngày càng tăng từ phía khách hàng cũng đang đặt ra những thách thức không nhỏ cho các doanh nghiệp Logistics. Qua thời gian học tập với chuyên ngành Quản trị kinh doanh xuất nhập khẩu tại Trường Cao đẳng Kinh tế Tp.HCM cũng như qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Phúc Tâm, em thấy việc nghiên cứu một cách có hệ thống quy trình là rất cần thiết. Với những lý do trên em chọn đề tài: “Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Phúc Tâm” Trang 2 BÁO CÁO THỰC TẬP CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PHÚC TÂM (PT TRANS) 1.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY PT TRANS 1.2. Sơ lược về Công ty PT Trans − Tên doanh nghiệp trong nước: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PHÚC TÂM. − Tên quốc tế: PT TRANS SERVICES JSC-INTERNATIONAL FREIGHT FORWARDER SHIPPING AGENCY LOGISTICS. − Tên giao dịch: PT TRANS SERVICES JSC − Trụ sở: 75 Hồ Văn Huê, Phường 9, Quận Phú Nhuận, Tp.Hồ Chí Minh. − Điện thoại: (08)39974003, (08)39974004, (08)39974005 − Fax: (08)38423511 − Email: Pttrans@hcm.fpt.vn − Mã số thuế: 0303078686 1.2.1.1. Sự hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Phúc Tâm thành lập vào ngày 14/10/2001. Giấy phép kinh doanh số: 4103001867. Công ty có tư cách pháp nhân trong hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, được sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của nhà nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam. PT Trans là công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu. Công ty ra đời trong bối cảnh có sự cạnh tranh khốc liệt giữa các công ty làm dịch vụ giao nhận và vận chuyển trong nền kinh tế thị trường. PT Trans gặp nhiều Trang 3 BÁO CÁO THỰC TẬP khó khăn bởi sức ép khá lớn của các doanh nghiệp cùng ngành có tiềm lực kinh tế lớn mạnh. Cùng với sự cố gắng, đoàn kết của đội ngũ nhân viên cùng với sự quan tâm chỉ đạo của Ban lãnh đạo, Công ty đã từng bước vượt qua khó khăn để đứng vững và đã tạo được niềm tin với khách hàng, không ngừng phát triển và khẳng định vị thế của mình trên thị trường. CHƯƠNG 2. Chức năng và lĩnh vực hoạt động 2.1.1.1. Chức năng: Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ về: − Tổ chức và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. − Gom hàng lẻ từ Tp.Hồ Chí Minh đi hơn 2000 địa điểm trên thế giới và ngược lại. − Vận chuyển hàng Container từ Việt Nam đi các nước trên thế giới và ngược lại. − Khai quan, đóng kiện, giao hàng đến tận nơi và giao hàng công trình. − Giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển và đường hàng không. − Dịch vụ chuyển phát nhanh. 2.1.1.2. Mục tiêu Với phương châm hoạt động “Sự thành công của khách hàng là sự thành công của chúng tôi”, Công ty luôn đặt cho mình những mục tiêu không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ để tăng sức cạnh tranh và tiềm kiếm khách hàng để tăng lợi nhuận như: o Chủ động đề ra nhiều chiến lược dài hạn nhằm sử dụng hiệu quả các khoản đầu tư mở rộng mạng lưới kinh doanh. o Tiềm kiếm đối tác trong và ngoài nước, thực hiện hợp tác kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ đại lý, ủy thác giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu Trang 4 BÁO CÁO THỰC TẬP o Tạo uy tín và lòng tin nơi khách hàng nhằm tạo dựng thương hiệu dịch vụ có chất lượng. o Giảm chi phí thất thoát đến mức thấp nhất để có mức giá cạnh tranh tăng lợi nhuận. o Xây dựng môi trường làm việc khoa học, đoàn kết, năng động, hiện đại và hiệu quả. 2.1.1.3. Nhiệm vụ Công ty sẽ cung cấp các dịch vụ thuộc lĩnh vực giao nhận và vận chuyển theo yêu cầu của người gửi hàng và nhận hàng như sau: − Thay mặt người gửi hàng: + Lưu khoang với hãng tàu đã chọn. + Nhận hàng và cung cấp những chứng từ thích hợp như: chứng nhận nhận hàng, giấy chứng nhận chuyên chở. + Nghiên cứu những qui định trong điều khoản thanh toán (nếu thanh toán bằng tín dụng thư cần nghiên cứu kỹ), các thông lệ quốc tế khi vận chuyển hàng. + Làm chứng từ cần thiết để có lợi cho việc xuất nhập khẩu hàng hoá như: o Xin giấy chứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin). o Xin giấy chứng nhận hun trùng (Certificate of Fumigation). o Xin giấy chứng nhận kiểm dịch (Certificate of Phytosanitary). + Gom hàng, cân đo, đóng gói hàng hoá. + Vận tải hàng hóa nơi khách hàng yêu cầu (kho, nhà riêng, cửa hàng) đến cảng để kiểm hoá, khai báo thủ tục hải quan, đóng hàng. + Lưu kho hàng hóa khi hàng chưa đủ điều kiện xuất nhập khẩu. Trang 5 BÁO CÁO THỰC TẬP + Mua bảo hiểm nếu người gửi hàng bán theo điều kiện: CIF, CIP hay người gửi hàng muốn bảo vệ những hàng của mình khi rủi ro vận tải xảy ra cho hàng hoá dẫn tới gây tổn thất cho bản thân mình. + Nhận vận đơn có ký tên của hãng tàu giao cho người gửi hàng. + Thu xếp việc chuyển tải nếu cần thiết. + Thanh toán phí và những chi phí khác có liên quan đến cước, tổn thất. + Giám sát việc vận tải hàng hóa trên đường đi đến nơi nhận hàng thông qua cách tiếp xúc với hãng tàu và đại lý giao nhận khác ở nước ngoài. Nơi người nhận ở đây có thể là cảng hoặc một địa điểm cụ thể do người gửi hàng chỉ định. + Giúp người gửi hàng tiến hành việc khiếu nại với người vận chuyển nếu có tổn thất xảy ra. − Thay mặt người nhận hàng cung cấp các dịch vụ nếu có yêu cầu như: + Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận tải hàng hóa. + Nhận và kiểm tra mọi chứng từ liên quan đến chuyển dịch hàng hóa. + Nhận hàng từ người vận tải và thanh toán cước. + Thu xếp khai báo hải quan, trả lệ phí, thuế và những chi phí khác cho hải quan và những cơ quan khác. + Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận. + Sắp xếp việc lưu kho quá cảnh (nếu cần). 2.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY 2.3. Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Phúc Tâm gồm 34 nhân viên được chia thành 5 phòng ban, mỗi phòng có những chức năng khác nhau. Tuy thành lập chưa Trang 6 BÁO CÁO THỰC TẬP lâu nhưng cơ cấu khá chặt chẽ và hoạt động phù hợp với ngành nghề kinh doanh, thích hợp với hệ thống quản trị vận hành nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty CHƯƠNG 3. Nhiệm vụ các phòng ban  Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị do Đại hội cổ đông bầu ra, là cơ quan quản lý cao nhất của công ty giữa hai kì đại hội. Hội đồng quản trị có trách nhiệm với nhà nước với cổ đông .  Giám đốc Giám đốc do hội đồng quản trị bầu ra và là người đại diện cho công ty trước pháp luật, có trách nhiệm quản lý, sắp xếp bộ máy cho phù hợp, trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh, bảo tồn và phát triển nguồn vốn của công ty theo đúng pháp luật Việt Nam. Giám đốc có toàn quyền quyết định mọi phương án kinh doanh, đứng ra kí kết hợp đồng với đối tác, lập phương án kinh doanh sao cho công ty hoạt động có hiệu quả nhất.  Phòng Sales Marketing − Tìm kiếm khách hàng ở thị trường trong và ngoài nước. Trang 7 PHÒNG SALES MARKETING HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KHO PHÒNG CHỨNG TỪ PHÒNG KẾ TOÁN BỘ PHẬN OPERATION BÁO CÁO THỰC TẬP − Thương lượng, đàm phán để có thể ký kết hợp đồng với khách hàng. − Nắm bắt những nhu cầu của khách hàng, tư vấn và giải đáp để có lợi cho hai bên. − Tạo và giữ mối quan hệ với khách hàng mới cũng như khách hàng cũ. − Thường xuyên liên lạc với hãng tàu để biết lịch trình tàu chạy (Sailing Schedule), biểu cước, quá trình vận tải hàng hoá. − Làm báo cáo hoạt động kinh doanh, thống kê khối lượng hàng xuất – hàng nhập trong từng tháng. − Theo dõi và cập nhập tất cả tin tức, quy định về hiến pháp, những nghị định, thông tư, văn bản pháp luật…có liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu.  Phòng Kế toán − Quản lý và điều hành việc sử dụng nguồn vốn cho hiệu quả. − Lập báo cáo tài chính từng quí, từng năm cho Công ty. − Trích nộp đúng, nộp đủ, kịp thời các khoản phải nộp cho Nhà nước. − Tổ chức lưu trữ, bảo quản, giữ gìn bí mật các tài liệu, số liệu kế toán của Công ty. − Kiểm soát, phân tích chi phí, theo dõi và truy đòi các khoản nợ phát sinh trong kinh doanh. − Phản ánh chính xác tình hình kinh doanh của Công ty qua các giai đoạn.  Phòng chứng từ Phòng chứng từ có nhiệm vụ lập các chứng từ cần thiết liên quan đến từng lô hàng và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng để xuất nhập khẩu hàng hoá, lập hồ sơ lưu trữ chứng từ và liên lạc thường xuyên với hãng tàu qua Email để nắm được tình hình vận chuyển các lô hàng và thông báo cho người gửi hàng.  Bộ phận Operation Trang 8 BÁO CÁO THỰC TẬP − Giao nhận hàng từ kho chủ hàng ra cảng đối với hàng xuất và giao nhận hàng từ cảng về kho chủ hàng đối với hàng nhập. − Làm thủ tục hải quan cho mỗi lô hàng xuất nhập khẩu. − Quản lý việc đóng hàng vào Container tại CY (Container Yar: bãi container) hay CFS (Container Freight Station: Trạm giao nhận hàng lẻ) . − Vận chuyển Container ra cảng hoặc ICD. − Giao Container cho hãng tàu và lấy chứng từ cần thiết.  Bộ phận kho − Quản lý số lượng, chất lượng hàng hóa của các chủ hàng. − Sắp xếp hàng để đáp ứng cho việc vận chuyển hàng hóa ra cảng cũng như giao cho người nhận. 3.1. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM QUA 3.2. Thị trường vận chuyển của PT Trans hiện nay Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Asean 51.85 54.50 51.60 China 9.18 7.28 6.53 Others Asia 12.36 9.47 6.95 USA 9.38 8.35 12.35 EU 12.75 14.15 11.68 Others country 4.48 6.25 10.89 Total 100.00 100.00 100.00 Bảng 1.1: Thị trường vận chuyển của PT Trans qua các năm Nhận xét: Qua bảng số liệu ta có thể thấy thị trường vận chuyển chính của PT Trans là khu vực Asean đặc biệt là cảng Port K’Lang (Malaysia). Khu vực này Trang 9 BÁO CÁO THỰC TẬP chiếm hơn 50% tổng thị trường vận chuyển của công ty, đây là nguồn thu lớn nhất và mang lại lợi nhuận cao cho công ty. Tiếp theo là thị trường EU, đây là thị trường tiềm năng vì nhu cầu xuất nhập khẩu của thị truờng này ngày một tăng lên. Thị trường Mỹ, một thị trường luôn gây bất lợi cho tình hình xuất nhập khẩu của ta nhưng lại là một thị trường quan trọng mà hầu như doanh nghiệp nào cũng muốn thâm nhập vào thị trường hàng đầu thế giới này, đây có thế coi là thị trường mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiêp trong nước nói chung và PT Trans nói riêng. Nhìn chung thì thị trường hoạt động của PT Trans rất rộng. Qua đó cho thấy năng lực của PT Trans ngày càng cao trong lĩnh vực dịch vụ này. CHƯƠNG 4. Khối lượng hàng hóa vận chuyển của PT Trans qua các năm Bảng 1.2: Khối lượng hàng hóa vận chuyển qua các năm đối với hàng xuất Trang 10 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 LCL (Cbm) 13980 15816 21351.6 FCL (Teu) 576 684 752 Air (Kgs) 26940 28248 31355.28 Courier (lot) 288 264 292 [...]... quá cảnh nếu cần − Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng − Giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với người chuyên chở về tổn thất hàng hóa (nếu có) Trang 30 BÁO CÁO THỰC TẬP − Giúp người nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối hàng hóa nếu hai bên có hợp đồng 11.2.1.4.6.3 Dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt Giao nhận hàng hóa đặc biệt khác giao nhận hàng hóa thông thường ở... hàng Lúc này người giao nhận có thể là chủ hàng hay một đại lý giao nhận hàng nào đó Các phương thức giao nhận hàng hóa: − Giao nhận nguyên bao, nguyên kiện, nguyên bó − Giao nhận nguyên ham, giao nhận còn cặp chì − Giao nhận theo số lượng, trọng lượng hoặc thể tích − Giao nhận theo mớn nước − Giao nhận nguyên container 11.1.1.2 Nguyên tắc giao nhận − Có chứng từ hợp lệ để nhận hàng, thanh toán mọi... doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Theo Luật Thương mại Việt Nam thì người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa 11.2.1.2 Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận Điều 167 Luật Thương mại Việt Nam quy định người giao nhận có quyền và nghĩa vụ sau:  Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác  Thực hiện nghĩa... vụ khác liên quan đến giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác (gọi chung là khách hàng) Tóm lại, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng CHƯƠNG 8 Sự hình thành và phát triển của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 8.1.1.1... Luật Trang 31 BÁO CÁO THỰC TẬP Thương mại 2005, Bộ luật hàng hải 2005, Quyết định của Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải: Quyết định số 2106 (23/8/1997) liên quan đến việc xếp, dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại cảng biển Việt Nam 11.5 Các nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển Việt Nam như... đóng gói trước khi giao cho người giao nhận) − Lo liệu việc lưu kho, cân đo, mua bảo hiểm cho hàng hóa khi khách hàng yêu cầu − Vận tải hàng hóa đến cảng, thực hiện việc khai báo hải quan, các thủ tục chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở − Thực hiện giao dịch ngoại hối (nếu có) Trang 29 BÁO CÁO THỰC TẬP − Thanh toán phí và những chi phí khác bao gồm cả tiền cước − Nhận vận đơn đã ký... hiện nay như: giao nhận hàng công trình, giao nhận quần áo treo trên mắc, giao nhận hàng triển lãm, 11.2.1.4.6.4 Dịch vụ khác Ngoài những dịch vụ nêu trên, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng như dịch vụ gom hàng, tư vấn cho khách hàng về thị trường mới, tình huống cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, các điều kiện giao hàng phù hợp, v.v 11.3 GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP... người nhận hàng (người nhập khẩu) Theo những chỉ dẫn của khách hàng, người giao nhận sẽ: − Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận tải hàng hóa khi trách nhiệm vận tải hàng hóa thuộc về người nhận hàng − Nhận và kiểm tra tất cả những chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa, quan trọng nhất là vận đơn − Nhận hàng của người chuyên chở và nếu cần thì thanh toán cước − Thu xếp việc khai báo hải... giao nhận không đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở Anh ta chỉ hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở như là một đại lý của người chuyên chở hoặc người gửi hàng Người giao nhận ủy thác từ người chủ hàng hoặc từ người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như: nhận hàng, giao hàng trên cơ sở hợp đồng ủy thác 11.2.1.4.3 Người gom hàng Trang 26 BÁO CÁO THỰC TẬP... đòi hỏi người giao nhận phải có thêm các thiết bị chuyên dùng, đồng thời cũng yêu cầu người giao nhận phải có trình độ chuyên môn vững chắc Đó là do hàng hóa đặc biệt không đồng nhất mà có thể là hàng bách hóa bao gồm nhiều loại thành phẩm, bán thành phẩm, hay hàng sơ chế hoặc những hàng hóa khác giao lưu trong buôn bán quốc tế Một số dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt mà người giao nhận thường gặp . các lô hàng và thông báo cho người gửi hàng.  Bộ phận Operation Trang 8 BÁO CÁO THỰC TẬP − Giao nhận hàng từ kho chủ hàng ra cảng đối với hàng xuất và giao nhận hàng từ cảng về kho chủ hàng đối. thế giới và ngược lại. − Khai quan, đóng kiện, giao hàng đến tận nơi và giao hàng công trình. − Giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển và đường hàng không. − Dịch vụ chuyển phát nhanh. 2.1.1.2 nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng. CHƯƠNG 8. Sự hình thành và phát triển của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 8.1.1.1. Trên thế giới Dịch vụ giao nhận