CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGÂN HÀNG VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.doc

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGÂN HÀNG VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.

PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Tính cấp thiết của đề tài

Toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới đã làm cho nền kinh tế Việt Nam biến đổi sâu sắc Tất cả mọi thành phần kinh tế, mọi ngành kinh tế phải không ngừng thay đổi mình nếu không muốn bị loại ra khỏi cuộc chơi Thêm vào đó, việc Việt Nam ghi tên mình vào WTO tạo cho các DN đứng trước những cơ hội và thách thức mới Đứng trước xu thế đó, dưới sự chỉ đạo của NHNN, các NHTM cũng tự cải biến mình để đóng góp nhiều hơn cho sự phát triển của ngành Ngân hàng nói riêng và toàn bộ nền kinh tế nói chung

Hệ thống các NHTM có vai trò hết sức to lớn trong nền kinh tế Ngoài vai trò tập trung vốn và cung cấp cho nền kinh tế, các NHTM còn tạo ra tiền, là trung gian thanh toán và quản lý các phương tiện thanh toán một cách hiệu quả Để giúp các NHTM giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra trong suốt quá trình hoạt động, nhất thiết phải xây dựng một hệ thống KSNB có năng lực và hoạt động hiệu quả Hệ thống KSNB hữu hiệu

sẽ bảo đảm Tài sản của các NHTM được sử dụng một cách hợp lý, bảo đảm và duy trì mức độ tin cậy của thông tin tài chính và sự tuân thủ luật lệ, quy định, qua đó tạo niềm tin cho khách hàng, cổ đông, đối tác

Không phải ngẫu nhiên mà người ta đã nói rằng: “Nếu như hệ thống ngân hàng được ví như “huyết mạch” của nền kinh tế thì cơ chế kiểm soát được ví như “thần kinh trung ương” của một NHTM”1 Trong tất cả các khoản mục, những hoạt động liên quan đến tiền hầu như xuyên suốt tất cả các hoạt động của một NHTM Hơn thế nữa, khoản mục tiền là nơi dễ xảy ra rủi ro, gian lận, và nếu không có những biện pháp kiểm soát kịp thời sẽ gây ra những tổn thất lớn

Ngân hàng VCB Việt Nam là một trong những Ngân hàng hàng đầu Việt Nam (là Ngân hàng lớn nhất Việt Nam năm 2008), có ảnh hưởng không nhỏ đối với nền kinh tế khi có biến động xảy ra Vì vậy, những rủi ro trong hoạt động của VCB không những ảnh hưởng đến bản thân Ngân hàng mà nó còn lan tỏa đến các chủ thể khác trong nền kinh tế Nhận thấy tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống KSNB đối với NHTM, nhất là các biện pháp kiểm soát đối với khoản mục tiền, được sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trong Phòng Kiểm tra nội bộ VCB Huế, với những kiến thức các thầy cô Khoa Kế toán – Tài chính (Đại học Kinh tế Huế) đã dạy trong suốt 4 năm, tôi mạnh dạn

1 hang-thuon-2.html

http://www.tapchiketoan.com/kiem-toan/kiem-toan-noi-bo/ban-ve-co-che-kiem-soat-noi-bo-trong-cac-ngan-nghiên cứu đề tài: Đánh giá Hệ thống Kiểm soát nội bộ về hoạt động thu chi tiền mặt tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh Huế Khóa luận tốt nghiệp này gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về Ngân hàng và Hệ thống KSNB của NHTM

Chương 2: Hệ thống KSNB về hoạt động thu chi TM tại VCB Huế

Chương 3: Đánh giá và đề xuất ý kiến

Đề tài đã góp phần nào cụ thể hóa những lý luận về KSNB đối với hoạt động thu chi TM trong các NHTM, gắn lý luận với thực tiễn áp dụng tại VCB Huế Mặc dù đã nỗ lực và cố gắng rất nhiều, nhưng do buổi đầu làm quen với công việc nghiên cứu, đây cũng là đề tài mới nghiên cứu tại Khoa Kế toán – Trường Đại học Kinh tế Huế, khóa luận này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Mong muốn những nghiên cứu sau này sẽ

bổ sung những khiếm khuyết vốn có và hoàn thiện thêm

2 Mục tiêu nghiên cứu

• Tổng hợp các nội dung trong hệ thống KSNB về hoạt động thu chi TM tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – chi nhánh Huế

• Thông qua việc so sánh lý luận và thực tiễn, với những kiến thức được trang bị, nêu lên một số đánh giá và đề xuất một số biện pháp để nâng cao hơn nữa sự hiệu quả của hoạt động KSNB đối với công tác quản lý TM

3 Đối tượng nghiên cứu

Quy trình KSNB đối với hoạt động thu chi TM và phương pháp kiểm soát cần thực hiện để ngăn ngừa rủi ro về TM trong hoạt động của VCB Huế

4 Phương pháp nghiên cứu

•Tìm hiểu internet, sách báo, tạp chí liên quan đến hoạt động ngân hàng, kế toán, kiểm toán

•Tham khảo khóa luận, chuyên đề của các sinh viên năm trước ở các trường Đại học khác

•Phân tích, tổng hợp các tài liệu thu thập được

•Quan sát và phỏng vấn trực tiếp

5 Phạm vi nghiên cứu

•Nội dung: Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu, tìm hiểu quy trình quản lý TM và KSNB đối với hoạt động thu chi TM: quy trình bảo quản, bảo vệ TM; quy trình thu chi tiền; rủi ro trong hoạt động thu chi; thủ tục kiểm soát cần thực hiện.

•Thời gian: Đề tài được bắt đầu nghiên cứu từ tháng 2/2010 đến tháng 5/2010 Các số liệu thu thập trong đề tài chủ yếu phản ánh tình hình hoạt động trong 2 năm 2008-2009

•Không gian: Đề tài được thực hiện tại VCB Huế, địa chỉ ở 78 – Hùng Vương –

TP Huế - Tỉnh Thừa Thiên Huế

***

PHẦN II NỘI DUNG CHÍNH

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGÂN HÀNG VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

1.1 Cơ sở lý luận về Ngân hàng thương mại

1.1.1 Khái niệm về NHTM

Luật các tổ chức tín dụng do Quốc hội khóa X thông qua ngày 12 tháng 12 năm 1997 định nghĩa: “NHTM là một loại hình tổ chức tín dụng được thực hiện toàn bộ hoạt động ngân hàng và các hoạt động khác có liên quan” “Hoạt động ngân hàng là hoạt động kinh doanh tiền tệ và dịch vụ ngân hàng với nội dung thường xuyên là nhận tiền gửi và sử dụng

số tiền này để cấp tín dụng, cung ứng dịch vụ thanh toán” (Luật NHNN) 2

Theo TS Hoàng Văn Liêm, khái niệm NHTM được hiểu như sau: “NHTM là định chế tài chính trung gian quan trọng vào loại bậc nhất trong nền kinh tế thị trường Nhờ

hệ thống định chế tài chính trung gian này mà các nguồn tiền nhàn rỗi nằm rải rác trong

xã hội sẽ được huy động, tập trung lại, đồng thời sử dụng vốn đó để cấp tính dụng cho các tổ chức kinh tế, cá nhân để phát triển xã hội”.3

1.1.2 Đặc điểm của NHTM 4

1.1.2.1 NHTM là một trung gian tài chính

Đặc điểm là một trung gian tài chính của NHTM được biểu hiện là NHTM kết nối giữa cung và cầu về vốn: NHTM đóng vai trò trung gian NHTW với công chúng và nền kinh tế; Trung gian tài chính giữa người đi vay và người cho vay

1.1.2.1 NHTM là một DN kinh doanh tiền tệ

Ngân hàng có chất liệu là kinh doanh “quyền sử dụng các khoản tiền tệ” Sản phẩm của NHTM cũng có đầy đủ hai thuộc tính của một hàng hóa: giá trị sử dụng và giá trị

2 TS Nguyễn Minh Kiều (2007) Nghiệp vụ Ngân hàng hiện đại NXB Thống kê

3 TS Hoàng Văn Liêm (2007) Giáo trình Tài chính-Tiền tệ Huế

4 GS.TS Lê Văn Tư (2005) Ngân hàng thương mại NXB Thống kê

1.1.3 Chức năng của NHTM

1.1.3.1 Chức năng trung gian tín dụng 5

Hoạt động chính của NHTM là đi vay để cho vay Một mặt, NHTM huy động những nguồn tiền nhàn rỗi ở mọi chủ thể trong xã hội Mặt khác, NHTM dùng nguồn vốn huy động được để cho các chủ thể cần vốn trong xã hội vay lại Như vậy, NHTM là một trung gian về tín dụng giữa các chủ thể dư thừa vốn và những chủ thể thiếu vốn

1.1.3.2 Chức năng trung gian thanh toán 6

Trong buổi đầu sơ khai, các khoản giao dịch thanh toán giữa các chủ thể xã hội đều được thực hiện một cách trực tiếp, tức là người mua và người bán tự kiểm soát quá trình thanh toán trực tiếp bằng TM Khi ngân hàng ra đời và hoạt động trong nền kinh tế thì dần dần các giao dịch được thực hiện qua hệ thống ngân hàng Thay cho việc thanh toán trực tiếp, các cá nhân, tổ chức có thể nhờ NHTM trả tiền hoặc nhận tiền từ chủ thể khác bằng nhiều hình thức khác nhau với kỹ thuật ngày càng tiên tiến, thủ tục đơn giản

1.1.3.3 Chức năng tạo ra tiền 7

Những hoạt động mà NHTM thực hiện hình thành nên cơ chế tạo tiền trong toàn

bộ hệ thống ngân hàng Từ những khoản nhận được từ NHTW hoặc các khoản tiền gửi ban đầu, NHTM sử dụng để cho vay, sau đó những khoản tiền này sẽ quay lại NHTM một phần khi những người sử dụng gửi tiền vào dưới dạng tiền gửi Quá trình huy động tiền gửi và cho vay của NHTM trên cơ sở lượng tiền được cung ứng ban đầu sẽ được kéo dài và chỉ dừng lại khi nào toàn bộ lượng tiền được cung ứng ban đầu quay trở về hết NHTM dưới dạng tiền gửi dự trữ bắt buộc

1.1.3.4 Chức năng làm dịch vụ tài chính và các dịch vụ khác 8

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ tín dụng và ngân quỹ, NHTM với sự thuận lợi về kho quỹ, thông tin, quan hệ rộng rãi – có thể làm tư vấn tài chính và đầu tư cho các DN, làm đại lý phát hành cổ phiếu, trái khoán bảo đảm đạt hiệu quả cao và tiết kiệm chi phí Ngoài ra NHTM còn cung cấp dịch vụ lưu trữ và quản lý chứng khoán cho khách hàng, thu lãi chứng khoán, bảo quản an toàn vật có giá, cho thuê két ngân quỹ, dịch vụ tín thác hoặc ủy thác ngân hàng

5 TS Hoàng Văn Liêm (2007) Giáo trình Tài chính-Tiền tệ Huế

6 TS Hoàng Văn Liêm (2007) Giáo trình Tài chính-Tiền tệ Huế

7 TS Hoàng Văn Liêm (2007) Giáo trình Tài chính-Tiền tệ Huế

8 GS.TS Lê Văn Tư (2005) Ngân hàng thương mại NXB Thống kê.

1.1.3.5 Chức năng tài trợ ngoại thương, mở rộng nghiệp vụ ngân hàng quốc tế 9

Bằng cách thiết lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, hay liên kết với các NHTM khác ở nước ngoài, các NHTM trong nước sẽ là sự đảm bảo cho các hợp đồng thương mại quốc tế Ngoài ra, NHTM con thực hiện các dịch vụ ngân hàng quốc tế như kinh doanh ngoại hối, thanh toán quốc tế, tín dụng hợp vốn, đồng tài trợ, hùn vốn, đại lý, ủy thác…1.1.4 Vai trò của NHTM 10

1.1.4.1 Vai trò thực thi chính sách tiền tệ

Việc hoạch định chính sách tiền tệ thuộc về NHTW Để thực thi chính sách tiền tệ

đó phải sử dụng hàng loạt các công cụ như lãi suất, dự trữ bắt buộc, tái chiết khấu, thị trường mở, hạn mức tín dụng… Chính các NHTM là chủ thể chịu sự tác động trực tiếp của những công cụ này và đồng thời đóng vai trò là cầu nối trong việc chuyển tiếp các tác động của chính sách tiền tệ đến khu vực phi ngân hàng và đến nền kinh tế Ngược lại, cũng qua NHTM và các định chế tài chính trung gian khác, tình hình sản lượng, giá

cả, công ăn việc làm, nhu cầu TM, tổng cung tiền tệ, lãi suất, tỷ giá… của nền kinh tế được phản hồi về NHTW để Chính phủ và NHTW có những chính sách điều tiết thích hợp với tình hình nền kinh tế

1.1.4.2 Vai trò góp phần điều tiết vi mô, vĩ mô nền kinh tế

Hoạt động kinh doanh của NHTM gắn liền với các hoạt động kinh doanh của các

DN, tổ chức và các chủ thể kinh tế khác Trong quá trình hoạt động của mình, NHTM thực hiện vai trò tham gia điều tiết vi mô đối với nền kinh tế biểu hiện qua các mối quan

hệ của NHTM với các tổ chức kinh tế khác về mặt tín dụng, TM, thanh toán không dùng

TM , đảm bảo hoạt động của ngân hàng và nền kinh tế được bình thường Vai trò điều tiết kinh tế vi mô của NHTM cũng được thể hiện qua việc tiếp nhận, thu hút hay cung ứng khối lượng TM cho nền kinh tế khi cần

NHTM cũng góp phần điều tiết vĩ mô nền kinh tế thông qua chức năng tạo tiền của NHTM NHTW hoạch định chính sách tiền tệ, nhưng NHTW không giao dịch trực tiếp với công chúng mà phải dựa vào NHTM để tiếp nhận ý kiến phản hồi và hoàn thiện chính sách tiền tệ đó NHTM vẫn là nơi tập trung các khối tiền tệ lớn nhất trong nền

9 GS.TS Lê Văn Tư (2005) Ngân hàng thương mại NXB Thống kê.

10 GS.TS Lê Văn Tư (2005) Ngân hàng thương mại NXB Thống kê

kinh tế, muốn thực thi các chính sách tiền tệ thì NHTW phải dựa vào các khối tiền tệ này Nói NHTM góp phần điều tiết vĩ mô nền kinh tế là vậy.

1.1.5 Các nghiệp vụ của NHTM 11

- Nghiệp vụ tạo lập vốn, bao gồm các nghiệp vụ sau: Vốn pháp định, vốn điều lệ;

Nghiệp vụ đi vay; Nghiệp vụ ký thác

- Nghiệp vụ sử dụng vốn, bao gồm các nghiệp vụ sau: Nghiệp vụ dự trữ TM; Nghiệp vụ đầu tư chứng khoán; Nghiệp vụ cho vay

- Các nghiệp vụ và công cụ trung gian, bao gồm: Nghiệp vụ mở tài khoản; Nghiệp

vụ thanh toán không dùng TM

- Các nghiệp vụ trên thị trường chứng khoán: Tham gia thành lập các CTCP hoặc cổ phần hóa DNNN; Giúp phát hành chứng khoán trên thị trường sơ cấp; Trung gian mua bán chứng khoán trên thị trường thứ cấp; Lưu trữ và quản lý chứng khoán; Thanh toán và thanh toán bù trừ các chứng khoán; Tư vấn phát hành và mua bán chứng khoán

- Nghiệp vụ tài trợ ngoại thương, bao gồm: Tín dụng tài trợ xuất nhập khẩu; Thanh toán quốc tế; Kinh doanh ngoại tệ

1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung

1.2.1 Khái niệm, mục tiêu, chức năng, vai trò của KSNB

1.2.1.1 Khái niệm KSNB

Theo Báo cáo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission - 1992) - Khung thống nhất về KSNB được sử dụng phổ biến tại Hoa Kỳ, KSNB được định nghĩa: KSNB là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu mà Hội đồng quản trị mong muốn là:

- Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động

- Tính chất đáng tin cậy của BCTC

- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành.12Theo Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế ISA 400: Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc của đơn vị thiết kế nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục này đòi

11 GS.TS Lê Văn Tư (2005) Ngân hàng thương mại NXB Thống kê

12 Th.S Lâm Thị Hồng Hoa (2002) Giáo trình Kiểm toán ngân hàng NXB Thống kê.

hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập BCTC trong thời gian mong muốn.13

Theo Hội đồng kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA) định nghĩa: “KSNB gồm

kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đề ra”.14

1.2.1.2 Mục tiêu của KSNB

Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị

1.2.1.3 Chức năng của KSNB 15

Với các mục tiêu như trên, hệ thống KSNB có các chức năng sau:

• Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ

Các thủ tục kiểm soát phải được thiết kế để hướng các nghiệp vụ kinh tế được thực hiện đứng nguyên tắc quy định, nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm lẫn vô tình hay

cố ý có thể gây thất thoát tiền bạc hay tài sản của đơn vị, gây thiệt hại trong kinh doanh

• Bảo vệ đơn vị trước những thất thoát tài sản có thể tránh

Đơn vị phải thiết lập các quy trình hoạt động, xác định rõ giới hạn tự do cá nhân và lập ra một hệ thống KSNB chặt chẽ đối với tài sản – nguồn lực cơ bản của sản xuất

• Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh

Cơ cấu KSNB cần được thiết lập bao gồm những thủ tục để đảm bảo chính sách kinh doanh của đơn vị được tất cả các nhân viên chấp hành

1.2.1.4 Vai trò của KSNB 16

13 Th.S Lâm Thị Hồng Hoa (2002) Giáo trình Kiểm toán ngân hàng NXB Thống kê.

14 Kiểm toán nội bộ hiện đại (Mordern Internal Auditing - 2002) Victor Z.Brink and Herbert Witt NXB Tài chính.

15 Th.S Lâm Thị Hồng Hoa (2002) Giáo trình Kiểm toán ngân hàng NXB Thống kê.

•Thẩm tra tính xác thực và tính toàn vẹn của thông tin.

Hệ thống KSNB phải kiểm tra hệ thống thông tin thích hợp để đảm bảo rằng: Sổ sách, BCTC có thông tin chính xác, đáng tin cậy, kịp thời, hoàn chỉnh và có ích; Việc kiểm soát sổ sách ghi chép và báo cáo đầy đủ và có hiệu lực

•Đảm bảo tuân thủ chính sách, kế hoạch, thủ tục pháp luật và các quy định

Hệ thống KSNB được thiết kế nhằm đảm bảo sự tuân thủ các yêu cầu về chính sách,

kế hoạch, thủ tục và pháp luật, quy định phải áp dụng, xác định sự đầy đủ và hiệu quả của

hệ thống, và sự tuân thủ các yêu cầu xác đáng của các hoạt động được kiểm soát

•Bảo vệ tài sản

Hệ thống KSNB phải thẩm tra các biện pháp sử dụng để bảo vệ tài sản, tránh tổn thất do các hành vi trộm cắp, hỏa hoạn, sử dụng sai, hoặc bất hợp pháp và thẩm tra sự vạch trần các yếu tố này; thẩm tra sự tồn tại của tài sản

•Sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả

Ban Giám đốc đề ra những chuẩn mực điều hành để định lượng việc sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả Hệ thống KSNB chịu trách nhiệm xác định xem:

- Các chuẩn mực tác nghiệp có được thiết lập để đo lường tiết kiệm và hiệu suất

- Các chuẩn mực đã thiết lập có rõ ràng và có được thực hiện không

- Những sai lệch so với chuẩn mực tác nghiệp có được xác định, phân tích và báo cáo cho người có trách nhiệm để sữa sai không

- Có sữa sai không

•Thực hiện các mục tiêu và mục đích đã đề ra cho các hoạt động hoặc chương trình.Ban Giám đốc đề ra các mục tiêu và mục đích cho các hoạt động hoặc chương trình, triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát và đạt tới kết quả mong muốn đối với các hoạt động hoặc chương trình KSNB phải khẳng định những mục tiêu và mục đích

đó có nhất quán với mục tiêu và mục đích của tổ chức không, chúng có được đáp ứng không

KSNB có thể hỗ trợ Ban Giám đốc triển khai các mục tiêu, mục đích và các hệ thốn bằng cách xác định các giả thiết cơ bản có xác đáng không; Thông tin chính xác,

16 Kiểm toán nội bộ hiện đại (Mordern Internal Auditing - 2002) Victor Z.Brink and Herbert Witt NXB Tài chính.

hiện thời và thích hợp có đang được sử dụng không; Những công việc kiểm soát phù hợp có được đưa vào các hoạt động hoặc chương trình không.

1.2.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB 17

Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức trong các đơn vị, và hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu… của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản Báo cáo COSO (1992) cũng đưa ra 5 yếu tố có mối liên hệ với

nhau quyết định tính hiệu quả của hệ thống KSNB:

- Môi trường kiểm soát.

- Đánh giá rủi ro.

- Hoạt động kiểm soát.

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát.

1.2.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát:

•Tính chính trực và giá trị đạo đức

Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng và tự mình thực hiện những chuẩn mực về đạo đức và cư xử đúng đắn để có thể ngăn chặn các hành vi thiếu đạo đức

Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay những điều kiện thuận lợi để nhân viên

có thể thực hiện những hành vi thiếu trung thực

•Đảm bảo về năng lực

17 Th.S Tạ Thị Thùy Mai (2008) Luận văn Thạc sĩ Kinh tế Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh Tài liệu tham khảo:

1 Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, Internal control – Intergrated

Framework, Including Executive Summary, September 1992.

2 Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, Internal control – Intergrated

Framework, Evaluation Tools, September 1992.

Là sự đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình Do đó nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình

độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát, huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên

•Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán

Hội đồng Quản trị và Ủy ban kiểm toán là những thành viên có kinh nghiệm, uy tín trong DN Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị, gồm những thành viên trong

và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành DN

Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của DN thông qua việc kiểm tra các hoạt động tuân thủ luật pháp, giám sát việc lập BCTC Do chức năng quan trọng như trên nên sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị và của Ủy ban kiểm toán có ảnh hưởng quan trọng đến môi trường kiểm soát Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị hoặc Ủy ban kiểm toán gồm mức độ độc lập; kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội đồng quản trị hoặc Ủy ban kiểm toán; và các mối quan hệ của họ với bộ phận KSNB và kiểm toán độc lập

•Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị

Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi

trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị Triết lý quản lý và

phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý: cách thức tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên hay cách thức điều hành công việc theo một trật

tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị

• Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Điều này có nghĩa là một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm

soát và giám sát các hoạt động của đơn vị Tuy nhiên, điều này sẽ tùy thuộc vào quy mô

và tính chất hoạt động của đơn vị

• Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị; mỗi người phải tự hiểu rằng mọi hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào; và họ sẽ phụ trách cụ thể công việc gì

có thể không thực hiện được, và phải cố gắng kiểm soát những rủi ro này Những nguyên nhân làm xuất hiện những rủi ro là:

- Những thay đổi trong cơ chế của tổ chức hoặc môi trường họat động.

- Sự thay đổi nhân sự

- Việc tiến hành nghiên cứu mới hoặc sửa đổi hệ thống thông tin.

- Sự tăng trưởng nhanh chóng của đơn vị.

- Sự sắp xếp lại tổ chức mới của đơn vị.

- Những thay đổi về kỹ thuật ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc hệ

thống thông tin của đơn vị

- Những chương trình giới thiệu về lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm, hoặc quá trình

sản xuất mới

- Mở rộng hoặc thanh lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị ở nước ngoài.

- Áp dụng nguyên tắc kế toán mới.

Ngoài việc nhận định những nguyên tắc như trên, các nhà quản lý nhất thiết phải đánh giá những rủi ro trong phạm vi hoạt động kinh doanh của đơn vị, vì trong những

vấn đề kế toán tài chính và lập báo cáo có sự khác biệt rất lớn giữa các ngành (công nghiệp, ngân hàng, bảo hiểm…), cũng như giữa các đơn vị cùng ngành.

1.2.2.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện Những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị gồm:

•Phân chia trách nhiệm đầy đủ:

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc

Mục đích phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu đi sai phạm của mình

•Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ:

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng:

•Phải có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt: Cần chú ý đến các vấn đề sau:

- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết

- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt

- Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng

- Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, kịp thời: chứng từ chỉ đi qua các bộ phận

có liên quan đến nghiệp vụ, được xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo

- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết

•Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động:

Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép.

- Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị

- Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào

•Kiểm soát hiện vật:

Hoạt động này được thực hiện cho các lọai sổ sách và tài sản, những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu Chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị.Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ để phát hiện chênh lệch, điều tra nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém trong thủ tục kiểm soát Nếu không thì tài sản có thể bị

bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp

•Kiểm tra độc lập việc thực hiện:

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với các cá nhân hoặc bộ phận dang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu cần kiểm tra độc lập xuất phát từ

hệ thống KSNB thường có khuynh huớng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra xét soát lại Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn có thể xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình sai phạm

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra không độc lập vì bất kỳ lý do nào

•Soát xét lại việc thực hiện:

Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính, đồng thời còn xem xét trong mối liên

hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn

đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch hay những điều chỉnh thích hợp.

1.2.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông có nghĩa là các kế hoạch, môi trường kiểm soát, rủi ro, các hoạt động kiểm soát và các việc thực hiện chúng phải được báo cáo lên cấp trên, chuyển từ trên xuống dưới, ngang hàng, ngang cấp trong một DN

Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau Đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài

•Thông tin:

Thông tin cần thiết cho mọi cấp trong DN để sản xuất kinh doanh và thỏa mãn các

mục tiêu về hoạt động kinh doanh, BCTC và tính tuân thủ Mọi thông tin được sử dụng

trong DN có mối liên hệ chặt chẽ với nhau

•Hệ thống thông tin:

Thông tin được thu nhập, xử lý bởi hệ thống thông tin Thông tin có thể chính thức hoặc không chính thức Hệ thống thông tin không chỉ nhận dạng, nắm bắt các thông tin cần thiết về tài chính, phi tài chính mà nó còn đánh giá và báo cáo về những thông tin đó theo một trình tự để việc quản lý các hoạt động của DN có hiệu quả

•Chất lượng thông tin:

Chất lượng thông tin ảnh hưởng đến khả năng của nhà quản lý để ra quyết định và kiểm soát hoạt động của DN Chất lượng thông tin chỉ ra sự đầy đủ các dữ liệu thích hợp trong báo cáo Chất lượng thông tin bao gồm:

- Thông tin thích hợp.

- Thông tin được cung cấp ngay khi cần

- Thông tin được cập nhật kip thời.

- Thông tin chính xác.

- Thông tin có thể tiếp cận dễ dàng bởi người có thẩm quyền.

•Chiến lược thông tin

DN cần thực hiện thu nhập thông tin bên trong và bên ngoài DN, sau đó cung cấp cho người quản lý những báo cáo cần thiết về kết quả hoạt động liên quan đến các mục tiêu được đề ra của DN

Việc cải tiến và phát triển hệ thống thông tin phải dựa vào kế hoạch chiến lược liên quan đến toàn bộ chiến lược của DN và đáp ứng các mục tiêu ngày càng phát triển.

Hệ thống thông tin sẽ phát triển nếu có sự hỗ trợ cụ thể của nhà quản lý bằng các nguồn lực thích hợp bao gồm nhân lực và tài chính

•Truyền thông:

Truyền thông là thuộc tính vốn có của hệ thống thông tin Truyền thông là việc cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, hoặc giữa các bộ phận có quan hệ hàng ngang) và với bên ngoài KSNB là hữu hiệu khi các thông tin trung thực, đáng tin cậy và quá trình truyền thông được thực hiện chính xác, kịp thời

Các phương tiện dùng trong truyền thông rất đa dạng như: bản chỉ dẫn thực hiện, thư báo, thông báo, băng hình, truyền miệng qua các kỳ họp, các buổi hội thảo Một phương tiện truyền thông khác có tác động mạnh là hành động của những nhà quản lý

•Truyền thông bên trong DN:

Nhiệm vụ quản lý tài chính và các hoạt động quan trọng đòi hỏi thông tin được cung cấp một cách rõ ràng và chính xác từ các nhà quản lý cấp cao để các nhân viên cấp dưới thực hiện nghiêm túc

Song song với phương tiện truyền thông từ trên xuống, các nhà quản lý cũng cần phải lắng nghe các thông tin phản hồi từ dưới lên để hoạt động của DN đạt hiệu quả cao

•Truyền thông bên ngoài DN:

Việc truyền thông không chỉ cần thiết bên trong mà còn cả bên ngoài DN Cổ đông, người phân tích tài chính, người lập pháp cung cấp những yêu cầu của họ và họ

có thể hiểu được những khó khăn mà DN phải đối phó Khách hàng và người cung cấp

có thể cung cấp những thông tin quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, làm cho DN có khả năng đáp ứng những nhu cầu ngày càng phát triển của thị trường

1.2.2.5 Giám sát

Giám sát là bộ phận cuối cùng của KSNB, là một quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB trong suốt thời kì hoạt động để có các điều chỉnh và cải tiến thích hợp Giám sát có một vai trò quan trọng, nó giúp KSNB luôn duy trì sự hữu hiệu qua các thời kì khác nhau Quá trình giám sát được thực hiện bởi những người có trách

nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểm soát Giám sát được thực hiện ở mọi hoạt động trong DN và theo hai cách: Giám sát thường xuyên và giám sát định kì.

•Giám sát thường xuyên:

Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của DN, do các nhà quản lý và nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình Giám sát thường xuyên thường được áp dụng cho những yếu tố quan trọng trong KSNB Giám sát để đánh giá việc thực hiện các hoạt động thường xuyên của nhân viên nhằm xem xét hệ thống KSNB có nên

tiếp tục thực hiện chức năng nữa hay không

•Đánh giá định kì:

Đánh giá định kì được thực hiện thông qua chức năng KSNB và kiểm toán độc lập Qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống và đưa ra biện pháp hoàn thiện Phạm vi và tần suất giám sát phụ thuộc vào mức độ rủi ro

Việc đánh giá hệ thống KSNB tự bản thân nó cũng là một quy trình Người đánh giá phải am hiểu mọi hoạt động của hệ thống KSNB, phải xác định được làm thế nào để

hệ thống thực sự hoạt động

1.2.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB 18

Một hệ thống KSNB hữu hiệu chỉ có thể hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sót không xảy ra Những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB bao gồm:

- Ban Giám đốc thường xuyên yêu cầu chi phí của một thủ tục kiểm tra không vượt

quá những lợi ích mà kiểm tra đó mang lại

- Phần lớn các KSNB thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không có tác động đến những giao dịch bất thường

- Gian lận cũng có thể xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên trong tổ chức

với nhau hoặc với bên ngoài

- KSNB khó ngăn cản được gian lận và sai sót của người quản lý cấp cao Các thủ

tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra, nó chỉ kiểm tra việc gian lận và sai sót của

18 Th.S Lâm Thị Hồng Hoa (2002) Giáo trình Kiểm toán ngân hàng NXB Thống kê.

nhân viên Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết.

- Bất kì một hoạt động kiểm soát trực tiếp nào của KSNB cũng phụ thuộc vào yếu

tố con người Con người là nhân tố gây ra sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bản thân như: vô ý, bất cẩn, sao lãng, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới

- Nhà quản lý lạm quyền: Nhà quản lý bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá

trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến việc không kiểm soát được các rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém

- Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm quản lý và điều kiện hoạt động

có thể dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp

1.3 Hệ thống kiếm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại

1.3.1 Khái niệm KSNB trong NHTM

Theo Tạp chí Kế toán 19: KSNB trong NHTM được hiểu và gói gọn trong một thực thể, cơ chế kiểm soát là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm quản lý và điều hành các hoạt động của Ngân hàng

1.3.2 Rủi ro trong hoạt động của NHTM 20

Do tính phức tạp và khối lượng giao dịch lớn, cùng với tính dễ biến động của tiền

tệ nên trong hoạt động của mình ngân hàng thường gặp nhiều rủi ro:

•Rủi ro tín dụng: Phát sinh trong trường hợp ngân hàng không thu được đầy đủ cả gốc và lãi của khoản vay, hoặc việc thanh toán nợ gốc và lãi không đúng kỳ hạn

•Rủi ro lãi suất: Rủi ro phát sinh trong trường hợp có sự thay đổi về lãi suất ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của ngân hàng

•Rủi ro ngoại hối: Rủi ro phát sinh khi có sự biến động tỷ giá và xuất hiện trạng thái hối đoái mở trong kinh doanh ngoại tệ

•Rủi ro thanh khoản: Rủi ro phát sinh khi ngân hàng không đủ khả năng đáp ứng nhu cầu rút tiền gửi của khách hàng do thiếu tiền mặt dự trữ, việc chuyển đổi các tài sản khác sang TM khó khăn, ảnh hưởng của các hợp đồng cho vay

19 hang-thuon-2.html

http://www.tapchiketoan.com/kiem-toan/kiem-toan-noi-bo/ban-ve-co-che-kiem-soat-noi-bo-trong-cac-ngan-20 Th.S Lâm Thị Hồng Hoa (2002) Giáo trình Kiểm toán ngân hàng NXB Thống kê.

•Rủi ro hoạt động ngoại bảng: Rủi ro khi các tài sản ngoại bảng chuyển vào nội bảng sẽ ảnh hưởng đến Bảng cân đối kế toán.

•Rủi ro tác nghiệp: Là rủi ro phát sinh từ những sai sót của hệ thống thông tin hoặc KSNB dẫn đến thất thoát tài sản

1.3.3 Mục tiêu của KSNB tại NHTM 21

KSNB liên quan đến những công việc mang tính tác nghiệp cụ thể mà một bộ phận nào đó của ngân hàng được giao thực hiện Mục đích của KSNB nhằm:

•Sử dụng các nguồn lực và quản lý hoạt động kinh doanh của ngân hàng hiệu quả

•Đảm bảo các quyết định và chế độ quản lý về ngành ngân hàng được thực hiện đúng thể thức; giám sát mức độ hiệu quả, tính hợp lý của các chế độ đó

•Phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó

•Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng

•Đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức các giao dịch phát sinh của ngân hàng Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan

•Đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích

1.3.4 Các hoạt động kiểm soát tại NHTM 22

Các hoạt động kiểm soát tại NHTM bao gồm:

•Kiểm tra ở cấp lãnh đạo cao cấp:

Việc kiểm tra này được thực hiện thông qua việc Hội đồng quản trị và Ban giám đốc nhận được những bản trình bày, bản báo cáo định kỳ về tình hình rủi ro, sự tuân thủ

và các ngoại lệ về rủi ro, các báo cáo thực trạng rủi ro

21 Ersnt & Young (2003) Hội thảo rủi ro ngân hàng và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ TPHCM.

22 Ersnt & Young (2003) Hội thảo rủi ro ngân hàng và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ TPHCM.

•Kiểm soát hoạt động:

- Những kiểm tra này được tiến hành thường xuyên hơn ở kiểm tra ở cấp lãnh đạo cao cấp và ở mức độ chi tiết hơn Chúng được tiến hành ở cấp độ phòng ban: bao gồm việc kiểm tra các hoạt động rủi ro, các báo cáo rủi ro, tình trạng và các ngoại lệ rủi ro

- Tần số và nội dung báo cáo cần phải dựa trên yêu cầu công việc hoạt động kinh doanh của ngân hàng

•Tuân thủ các giới hạn rủi ro:

Đặt ra các giới hạn và đảm bảo rằng chúng được tuân thủ là một chức năng kiểm soát rủi ro quan trọng

•Phê duyệt và ủy quyền:

Việc yêu cầu phê duyệt và ủy quyền cho các giao dịch lớn một giới hạn nhất định nào

đó sẽ đảm bảo rằng việc chấp nhận rủi ro của ngân hàng được phê duyệt bởi các lãnh đạo phù hợp Điều này đảm bảo việc quy trách nhiệm cho các hành vi đã thực hiện

•Thẩm tra và đối chiếu:

Thẩm tra và đối chiếu là một kiểm soát quan trọng bởi chúng được thiết kế nhằm phát hiện các sai sót và các vấn đề tiềm ẩn chứa trong các hoạt động của ngân hàng

•Phân quyền: Một hệ thống KSNB hiệu quả phải:

- Đảm bảo có sự phân quyền phù hợp, trách nhiệm không mâu thuẫn với quyền lợi

- Các quy trình được xây dựng thống nhất và được ghi chép đầy đủ bằng văn bản

1.3.5 Các thủ tục KSNB 23

1.3.5.1 Tóm tắt các quy trình

- Quy trình xử lý thông tin thường xuyên: yêu cầu phải có quy trình chặt chẽ, được quyền tự động hóa và vi tính hóa: hoạt động cho vay, theo dõi và thu hồi nợ, hạch toán các khoản vay, ghi nhận doanh thu, gửi tiền, rút tiền

23 Ersnt & Young (2003) Hội thảo rủi ro ngân hàng và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ TPHCM.

- Quy trình xử lý thông tin không thường xuyên: phải có cách quản lý riêng vào những ngày cuối tháng: tính khấu hao tài sản cố định, nộp thuế

- Quy trình xử lý thông tin mang tính ước lượng: trích lập dự phòng, trích lập các quỹ khen thưởng, phúc lợi

1.3.5.2 Phân tích, đánh giá các quy trình

Việc phân tích, đánh giá các quy trình trong NHTM dựa vào các tiêu chí sau:

- Phân công, phân nhiệm: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng một cán bộ không nên đảm nhận nhiều công việc liên quan

- Ủy quyền: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng các nghiệp vụ được thực hiện trong phạm vi cho phép và được sự ủy quyền của cán bộ cấp trên

- Sử dụng tài sản: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng việc sử dụng tài sản và thông tin thực hiện trong phạm vi cho phép và được sự ủy quyền của cán bộ cấp trên

- Đối chiếu tài sản: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo tài sản ghi chép trên sổ

có thể đối chiếu, kiểm tra chéo với tài sản thực tế Các sai lệch cần được điều tra và xử lý

- Hạch toán: Tất cả các giao dịch đều được ghi nhận trên cơ sở có thật, được định giá đúng, kịp thời, phân loại đúng, tổng kết và kết sổ chính xác

***

Chương 2

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN

MẶT TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG HUẾ

2.1 Khái quát về VCB Huế

2.1.1 Sự hình thành và phát triển của VCB Huế

Khi nền kinh tế kinh tế Việt Nam chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng

xã hội chủ nghĩa, hệ thống ngân hàng phải được mở rộng để thích ứng với sự phát triển của nền kinh tế Nhận thấy tiềm năng thị trường ở khu vực Miền Trung còn bỏ ngỏ, VCB TW quyết định mở chi nhánh VCB Huế Chi nhánh VCB Huế được thành lập theo quyết định số 68-QĐ NH3 ngày 10/8/1993 của Tổng Giám đốc VCB Việt Nam và đi vào hoạt động ngày 02/11/1993

Tên giao dịch của ngân hàng với các tổ chức, cá nhân trong nước là Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh Huế, tên giao dịch quốc tế là Vietcombank Huế, có trụ sở đóng tại 78 Hùng Vương - Thành phố Huế - Thừa Thiên Huế Sự ra đời của chi nhánh tuy có hơi muộn so với các chi nhánh NHTM khác trên địa bàn nhưng đa góp phần giải quyết được những khó khăn trong việc huy động vốn, kinh doanh xuất nhập khẩu, chuyển tiền ra ngoài nước…, góp phần thúc đẩy nền kinh tế địa phương đi vào hoạt động ổn định

Sau một thời gian hoạt động, nhận thấy được tiềm năng của thị trường còn rất lớn, không chỉ dừng lại trong địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, chi nhánh VCB Huế đã chủ động

mở rộng hoạt động đến các thị trường lân cận như Quảng Bình, Quảng Trị… Ngày 06/10/2001 đã khai trương chi nhánh cấp II Quảng Bình trực thuộc VCB Huế (nay là chi nhánh cấp I) để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong các giao dịch

Từ những bước chập chững ban đầu, cùng với sự phát triển của hệ thống VCB, VCB Huế đã đổi mới công nghệ ngân hàng hiện đại, có mạng lưới giao dịch với hơn 1.000 ngân hàng đại lý tại 85 quốc gia trên thế giới VCB Huế đã từng bước trưởng thành và tự khẳng định mình là một ngân hàng mạng trong tỉnh Hiện nay VCB Huế có trụ sở chính đặt tại 78 Hùng Vương – TP Huế, có 5 phòng giao dịch trong và ngoài tỉnh

2.1.2 Các nghiệp vụ chủ yếu tại VCB Huế

VCB Huế đăng ký hoạt động các nghiệp vụ chủ yếu sau:

- Huy động vốn: Nhận tiền gửi, phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu

và các giấy tờ có giá khác để huy động vốn; Vay vốn của các TCTD trong và ngoài nước; Vay vốn của NHNN và các hình thức huy động vốn khác

- Các hoạt động cho vay, chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá khác; Bảo lãnh, cho thuê tài chính và các hình thức cấp tín dụng khác theo quy định của NHNN

- Dịch vụ thanh toán và ngân quỹ: Mở tài khoản, cung ứng các phương tiện thanh toán trong và ngoài nước; Thực hiện dịch vụ thu hộ, chi hộ; Thực hiện dịch vụ thu phát

TM, ngân phiếu thanh toán cho khách hàng

- Thu đổi ngoại tệ, séc du lịch; Chi trả kiều hối; Chuyển tiền trong nước và quốc tế

- Phát hành thẻ thanh toán nội địa Connect 24; thẻ tín dụng quốc tế Vietcombank – Visa Card, Vietcombank – Master Card, Vietcombank – American Express; Làm đại lý thanh toán các loại thẻ tín dụng quốc tế như: Master, Visa, JBC, American Express…

- Thực hiện nghiệp vụ thuê, mua tài chính, E-Banking, Home-Banking…

- Phòng Kiểm tra nội bộ: Kiểm soát nội bộ tất cả các hoạt động của chi nhánh

- Tổ xử lý nợ xấu: Quản lý, đôn đốc thu những khoản nợ quá hạn có thể thu hồi hoặc khó thu hồi

- Phòng khách hàng: Tiếp xúc với khách hàng trong các giao dịch; Nghiên cứu, phân tích, quản lý rủi ro nhằm đảm bảo phát triển cho vay, mở rộng hoạt động cho vay một cách an toàn, hiệu quả

- Phòng kinh doanh dịch vụ: Nhận và chuyển tiền, thực hiện các sản phẩm dịch vụ, thiết lập quan hệ đại lý với các ngân hàng nước ngoài

- Phòng ngân quỹ: Quản lý trực tiếp và bảo quản các loại tiền, giấy tờ có giá, thực hiện công tác thu chi VND và ngoại tệ

- Phòng tổng hợp: Có nhiệm vụ lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và đưa

ra kế hoạch, định hướng cho chi nhánh trong từng thời điểm và giai đoạn cụ thể

- Phòng quản lý nợ: Theo dõi, quản lý toàn bộ các khoản vay của chi nhánh

- Phòng thanh toán thẻ: Cung cấp các loại dịch vụ thanh toán qua thẻ: Connect 24, JCB, Master Card, Visa Card…

- Phòng thanh toán quốc tế: Có chức năng hỗ trợ công tác thanh toán quốc tế trong giao dịch với các ngân hàng ở nước ngoài

- Phòng kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Kiểm tra các hoạt động kinh doanh và tài chính của chi nhánh; Giúp Giám đốc điều hành trong công tác tổ chức hạnh toán kế toán, hoạch toán kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao

- Phòng hành chính – nhân sự: Có nhiệm vụ quản lý hành chính và tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý tổ chức, nhân sự, quy hoạch đào tạo và đề bạt cán bộ

- PGD số 1, số 2, PGD Mai Thúc Loan, PGD Quảng Trị: Trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, thực hiện các giao dịch với khách hàng

Tổ Quản lý nợ

Nhóm TDDN Nhóm TD cá nhân Nhóm thị trường&KH

Tổ Vi tính

MẠNG LƯỚI NGOẠI TỈNH

Ghi chú: Mối quan hệ chỉ đạo chức năng

Mối quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam

Chi nhánh Huế (Đến ngày 31/12/2009)

(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự VCB Huế)

2.1.4 Kết quả đạt được trong năm 2009

2.1.4.1 Tình hình sử dụng lao động

Bảng 1: Cơ cấu lao động của VCB Huế năm 2009 (Đơn vị tính: người)

1 Phân theo giới tính

2 Phân theo trình độ chuyên môn

(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự VCB Huế)

Qua bảng 1 ta thấy tổng số lao động năm 2009 tăng 19 người so với năm 2008, tương ứng tăng 12,5% Nguyên nhân chủ yếu của sự biến động này là VCB Huế không ngừng mở rộng, đa dạng hóa các sản phẩm của mình để cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho khách hàng

Phòng Giao dịch số 2Phòng Giao dịch số 1

Phòng GD Phạm Văn ĐồngPhòng GD Mai Thúc Loan

Phòng Giao dịch Quảng Trị

Trong tổng số lao động tại VCB Huế thì số lao động nữ luôn chiếm tỷ trọng lớn hơn nhiều so với lao động nam Có hiện tượng này là do đặc thù ngành cần nhiều giao dịch viên với khách hàng, phái nữ thường có ưu thế hơn khi làm công việc này.

Để đáp ứng tốt nhất yêu cầu công việc thì Ngân hàng có số lao động có trình độ cao chiếm đa số Lao động có trình độ Đại học và trên Đại học chiếm hơn 95%

2.1.4.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn

Nhìn vào bảng 2 ta thấy: Năm 2009, Tổng tài sản và Nguồn vốn tăng 661 tỷ đồng, tương ứng tăng 50,1% Trong Tài sản, khoản mục Cho vay khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất vì đây là hoạt động chủ yếu của Ngân hàng

Ở phần Nguồn vốn, tiền gửi của khách hàng chiếm tỷ trọng rất lớn và tăng dần qua các năm Điều này chứng tỏ ngân hàng đã không ngừng phát triển Năm 2009, tiền gửi của khách hàng tăng 38,1% so với năm 2008

Bảng 2: Phân tích tổng quát tài sản, nguồn vốn năm 2009 (ĐVT: Tỷ đồng)

huy động tạo nguồn vốn Đến thời điểm 31/12/2009, dư nợ của chi nhánh đạt 1.534 tỷ đồng, tăng 6,4% so với năm 2008, chiếm 18% tổng dư nợ trên địa bàn.

Bảng 3: Hoạt động tín dụng của VCB Huế năm 2009

Ngoại tệ Triệu USD 32,7 31,0 - 1,7 - 5,2Phân theo kỳ hạn: Ngắn hạn Tỷ đồng 531 475 - 56 - 10,5

(Nguồn: Phòng Khách hàng VCB Huế)

• Cơ cấu cho vay theo loại tiền:

Năm 2009, dư nợ ngoại tệ giảm trong nửa đầu năm, do các DN lo sợ rủi ro tỷ giá, họ

đã chọn phương án vay VND lãi suất USD, vì vậy các ngân hàng dư cung về ngoại tệ

- Dư nợ VND đạt 978 tỷ đồng chiếm 63,7% tổng dư nợ, tăng 10,3% so với năm trước (số tuyệt đối tăng 91 tỷ đồng)

- Dư nợ USD đạt 31 triệu USD, giảm 5,2% so với năm 2008 (số tuyệt đối giảm 1,7 triệu USD), do chênh lệch tỷ giá làm cho dư nợ USD quy VND tăng 1 tỷ đồng

• Cơ cấu cho vay theo thời gian:

- Dư nợ ngắn hạn đạt 475 tỷ đồng chiếm 31% tổng dư nợ, giảm 10,5% so với 2008

- Dư nợ trung dài hạn đạt 1.059 tỷ đồng, tăng 16,4% so với năm 2008 (số tuyệt đối tăng 149 tỷ đồng) Dư nợ trung dài hạn tăng chủ yếu là cho vay các dự án điện A Vương

và Sông Tranh

• Cơ cấu theo loại hình DN:

- Dư nợ khối DNNN đạt 440 tỷ dồng tăng 17,3%, chiếm 29% tổng dư nợ, tăng 3%

so với năm trước Khối CTCP đạt 613 tỷ đồng tăng 2,76%, chiếm 40% tổng dư nợ

- Công ty TNHH chiếm 17,4% tổng dư nợ, tăng không đáng kể so với năm trước Khối DN tư nhân chiếm 4% tổng dư nợ, giảm 15,2% so với năm 2008

- Dư nợ các công ty có vốn đầu tư nước ngoài chiếm tỷ trọng nhỏ nhất trong tổng

dư nợ và tăng không đáng kể so với năm trước Dư nợ kinh tế cá thể chiếm 6,8% tổng

dư nợ, giảm không đáng kể so với năm ngoái, trong thời gian chi nhánh cần tăng dư nợ thành phần kinh tế này vì rủi ro thấp, mang lại hiệu quả kinh tế cao

• Cho vay hỗ trợ lãi suất:

Dư nợ cho vay hỗ trợ lãi suất đạt 283 tỷ đồng, chiếm 18,4% tổng dư nợ chi nhánh Trong đó: dư nợ ngắn hạn đạt 207 tỷ đồng, trung dài hạn đạt 76 tỷ đồng

• Chất lượng tín dụng:

Năm qua, chi nhánh tập trung thực hiện nhiều giải pháp tích cực trong xử lý nợ xấu, kiên quyết thu hồi nợ và xử lý tài sản Năm 2008, nợ xấu là 483 tỷ đồng, tỷ lệ nợ xấu ở mức rất cao (35%), nhưng đến năm 2009, nợ xấu chỉ còn 149 tỷ đồng (chiếm 9,7% tổng dư nợ), giảm 69,2%

Bảng 4: Tình hình huy động vốn của VCB năm 2009

2008 Năm 2009 (+/-) So sánh (%)

Phân theo loại tiền: VND Tỷ đồng 883 1.212 329 37,3

Ngoại tệ quy VND Triệu USD 22,3 27,3 5,0 22,4Phân theo kỳ hạn: Không kỳ hạn Tỷ đồng 249 292 43 17,3

Dưới 12 tháng Tỷ đồng 710 1.082 372 52,4

Từ 12 tháng trở lên Tỷ đồng 302 329 27 8,9Theo tổ chức, cá nhân: Cá nhân Tỷ đồng 1.005 1.304 299 29,8

(Nguồn: Phòng Khách hàng VCB Huế)

•Cơ cấu huy động theo kỳ hạn:

- Tiền gửi không kỳ hạn đạt 292 tỷ đồng tăng 17,3%, chủ yếu tăng tiền gửi thanh toán Lượng tiền gửi này chiếm 17% tổng huy động

- Tiền gửi có kỳ hạn dưới 12 tháng đạt 1.082 tỷ đồng tăng 52,4% so với năm ngoái, trong đó tiền gửi tiết kiệm tăng 51,5% do sự biến động của lãi suất nên người dân gửi ngắn hạn để giảm thua thiệt khi lãi suất tăng.

- Tiền gửi từ 12 tháng trở lên đạt 329 tỷ đồng tăng 8,9% so với năm trước

•Huy động theo tổ chức và cá nhân:

- Năm 2009, Tiền gửi của cá nhân đạt 1.304 tỷ đồng tăng 29,8% so với năm ngoái

- Tiền gửi của tổ chức kinh tế đạt 398 tỷ đồng tăng 55,5% so với năm 2008, đạt được kết quả này là nhờ chi nhánh đã rất nỗ lực trong công tác huy động tiền gửi của các dự án và các tổ chức kinh tế trên địa bàn

Vốn huy động có kỳ hạn 12 tháng và không kỳ hạn chiếm tỷ trọng lên đến 80,7% Cơ cấu huy động như trên tiềm ẩn nguy cơ rủi ro về mặt kỳ hạn: lãi suất tiền gửi luôn có xu hướng tăng, thêm vào đó sự biến động của thị trường vàng, bất động sản , người gửi tiền sẵn sàng phá vỡ kỳ hạn để đầu tư vào lĩnh vực khác có lợi hơn gửi tiết kiệm

2.1.4.3 Kết quả hoạt động kinh doanh

Bảng 5: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009 (ĐVT: triệu đồng)

-(Nguồn: Phòng Kế toán VCB Huế)

•Tổng thu nhập: 385 tỷ đồng, tăng 71,9%, tương ứng 161 tỷ đồng so với năm 2008

•Tổng chi phí: 146 tỷ đồng, giảm 61,5% tương ứng 234 tỷ đồng so với năm 2008

Để tăng huy động, các ngân hàng chạy đua về lãi suất dẫn đến chênh lệch lãi suất huy động và cho vay của chi nhánh giảm mạnh Năm 2009, chênh lệch lãi suất VND là 2,1%, của USD là 2,4% (năm 2008 là 3,3% và 1,3%.) Kết quả thu nhập từ lãi năm nay giảm 18 tỷ so với năm ngoái, từ 59 tỷ đồng xuống còn 41 tỷ đồng.

Đến thời điểm cuối năm 2009, tổng số lãi chưa thu được của VCB Huế là 35,8 tỷ đồng Trong đó lãi cho vay ngắn hạn là 2,6 tỷ với dư nợ 475 tỷ đồng, trung dài hạn là 33,2 tỷ đồng với dư nợ 1.059 Qua phân tích số liệu trên cho thấy chi nhánh VCB Huế

đã đầu tư lớn vào kỳ hạn trung dài hạn và số lãi chưa thu được của kỳ hạn này chiếm 92,7% tổng số lãi chưa thu được Trong thời gian tới VCB Huế cần tập trung vào công tác thu lãi và triệt để không để phát sinh thêm trong năm 2010

2.1.5 Kế hoạch chiến lược của VCB Huế trong năm 2010

Nền kinh tế toàn cầu bắt đầu có những dấu hiệu phục hồi nhưng vẫn còn tiềm ẩn rất nhiều nguy cơ và thử thách Cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở nên gay gắt do

số lượng ngân hàng và các chi nhánh tham gia trên thị trường tăng nhanh (Năm 2009, 5 ngân hàng nước ngoài đầu tiên đã được nhận giấy phép hoạt động tại Việt Nam và trong tương lai gần sẽ có nhân hàng nước ngoài mở chi nhánh trên địa bàn tỉnh Trong năm tới, có thêm ít nhất 3 chi nhánh NH TMCP được thành lập trên địa bàn), do vậy miếng bánh thị phần của từng ngân hàng sẽ bị thu hẹp

Xuất phát từ tình hình chi nhánh VCB Huế và tình hình cạnh tranh trên địa bàn, dựa trên kế hoạch của Hội sở, VCB Huế đề ra mức tăng trưởng cho năm tới như sau:

- Tổng nguồn vốn huy động tăng: 20%

- Tổng dư nợ tín dụng tăng: 18%

- Tỷ lệ nợ xấu (nhòm 3-5): dưới 9%

•Đối với công tác huy động vốn:

- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và công tác quảng bá hình ảnh, thương hiệu để cải thiện khả năng cạnh tranh và thu hút khách hàng trên địa bàn

- Củng cố và duy trì mối quan hệ với khách hàng truyền thống, chủ động tích cực tìm kiếm và tiếp cận các khách hàng có tiềm năng

Hưởng ứng cuộc vận động người VCB dùng sản phẩm VCB; tăng cường áp dụng

cơ chế lãi suất thỏa thuận, cơ chế ưu đãi phí linh hoạt; tăng cường cơ hội giao lưu, tổ

chức các đợt chăm sóc khách hàng định kỳ và vào những dịp đặc biệt; đa dạng hóa sản phẩm đi kèm khuyến măi, khai thác triệt để nhóm sản phẩm phục vụ công tác huy động vốn như: thẻ, chuyển tiền đến, bán chéo sản phẩm.

•Đối với công tác tín dụng:

- Đẩy mạnh hoạt động cho vay bán lẻ như: hỗ trợ nhu cầu vốn đi làm việc ở nước ngoài, cho vay cá nhân kinh doanh hộ nhỏ lẻ và tại các trung tâm thương mại

- Nâng cao chất lượng thẩm định, tăng cường kiểm tra, giám sát vốn vay, đổi mới công nghệ quản lý, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ tín dụng

- Trên cơ sở kết quả xếp hạng tín dụng khách hàng, chủ động cơ cấu lại danh mục tín dụng cũng như định hướng phát triển mới

- Thay đổi, điều chỉnh một cách cơ bản cơ cấu đối tượng khách hàng theo hướng đa dạng hóa hướng tới khách hàng mục tiêu, phát triển khách hàng DN vừa và nhỏ, thể nhân

- Tập trung thu hồi nợ xấu, các khoản nợ đã được xử lý dự phòng rủi ro

•Đối với các hoạt động khác:

- Hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu: Cân đối nguồn ngoại tệ; giữ vững và phát huy thế mạnh hàng đầu về thanh toán xuất nhập khẩu trên địa bàn; tìm kiếm, bổ sung các khách hàng mới, chú trọng các khách hàng DN vừa và nhỏ, DN khu công nghiệp

- Hoạt động kinh doanh dịch vụ ngân hàng: Giữ vững thị phần; nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường quảng bá phát triển sản phẩm thẻ; chủ động tìm kiếm khách hàng, thiết lập mối quan hệ với khách hàng; áp dụng chính sách ưu đãi khuyến khích trong giao dịch để nâng cao khả năng cạnh tranh, thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng; trang bị cơ sở vật chất hiện đại và phát triển mạng lưới, tạo sự thoải mái và tin tưởng tối đa cho mọi đối tượng khách hàng giao dịch

- Đối với công tác quản trị nguồn nhân lực: Nâng cao chất lượng hoạt động của bộ máy, sắp xếp bố trí cán bộ phù hợp; ưu tiên công tác đào tạo và đào tạo lại cán bộ cả về chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng để nâng cao năng lực cạnh tranh trong điều kiện mới

2.2 Nhiệm vụ và trách nhiệm của kiểm soát viên trong quản lý tiền mặt

2.2.1 Nhiệm vụ

- Kiểm soát trong các giao dịch vượt hạn mức của giao dịch của giao dịch viên và nằm trong phạm vi hạn mức kiếm soát của mình.

- Kiếm soát sau các giao dịch trong ngày của các giao dịch viên đã được phân công phụ trách

2.2.2 Trách nhiệm

- Chịu trách nhiệm về sự khớp đúng của các yếu tố trên chứng từ giữa chứng từ

gốc và các giao dịch đã được ghi chép vào số kế toán

- Chịu trách nhiệm về pháp lý của các giao dịch, đảm bảo các giao dịch được thực hiện đúng quy định của nhà nước, của NHNT

- Chịu trách nhiệm trong phạm vi kiểm soát của mình (theo các nội dung kiểm soát

đã quy định trong phần kiểm soát trong và kiểm soát sau) Nếu xảy ra thất thoát tài sản của khách hàng và ngân hàng

2.3 Các quy trình trong hoạt động quản lý TM tại VCB Huế

Các quy trình trong hệ thống KSNB về quản lý TM tại VCB có thể được tóm tắt bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Các quy trình trong hoạt động quản lý TM tại VCB Huế

Quy trình bảo

quản TM

Các quy trình trong hoạt động quản lý TM tại VCB Huế

Quy trìnhthu chi TM Quy trình khác

an toàn

kho tiền

Quy trình thu chi

TM đối với khách hàng

Quy trình giao nhận

TM trong nội bộ ngân hàng

Quy trình quỹ

TM ATM

Quy trình vận chuyển tiền

Quy trình kiểm tra, kiểm

kê quỹ định kỳ

Xử lý thừa, thiếu TM

2.3.1 Quy trình bảo quản, bảo vệ TM

TM của các đơn vị trước khi đưa vào kho tiền bảo quản hoặc vận chuyển trên đường đi trong cùng địa bàn Tỉnh, Thành phố phải được đóng gói theo quy định và niêm phong bằng dấu niêm phong Ngoài ra phải niêm phong thêm kẹp chì khi vận chuyển ra ngoài địa bàn

Tỉnh, Thành phố và đối với túi tiền kim loại khi giao nộp với NHNN

2.3.1.1 Quy định về đóng gói và niêm phong

• Quy định về đóng gói:

- Đối với tiền giấy hoặc tiền polymer, cách đóng gói như sau: Một thếp tiền là 100

tờ tiền cùng mệnh giá Một bó tiền gồm 10 thếp tiền Một bao tiền gồm 20 bó tiền.

- Đối với tiền kim loại, cách đóng gói: Một thỏi tiền gồm 50 miếng cùng mệnh giá Một túi tiền gồm 20 thỏi Một thùng tiền gồm 10 túi tiền Một hộp tiền gồm 40 thỏi.

- Tại ATM: Một hộp tiền ATM gồm tối đa 2.500 tờ tiền giấy hoặc tiền polymer cùng mệnh giá Một tải tiền ATM gồm 04 hộp đựng tiền và 01 hộp đựng tiền loại.

- Tải/thùng chuyên dùng: dùng đựng và bảo quản các loại TM không chẵn bao, túi,

thùng tiền, hộp tiền ATM (Tham khảo Phụ lục 01).

• Quy định về niêm phong: tiền phải được niêm phong sau khi đóng gói

- Giấy niêm phong bó tiền: có đầy đủ các yếu tố như: Tên đơn vị (VCB Huế); Loại tiền; Số tờ; Thành tiền; Ngày, tháng, năm đóng bó; Họ tên và chữ ký của người kiểm đếm/đóng bó (đối với VND có mệnh giá từ 500.000 trở lên phải có tối thiểu 02 người kiểm đếm, đóng gói và ký tên để niêm phong) Giấy niêm phong có màu xanh nước biển, chữ đen và logo VCB

Biểu mẫu 1: Mẫu Giấy niêm phong bó tiền VND

NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM Chi nhánh: Huế

Biểu mẫu 2: Mẫu Giấy niêm phong bó tiền Ngoại tệ

NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM

JOINT STOCK COMMERCIAL BANK FOR FOREIGN TRADE OF

VIETNAM

Chi nhánh/Branch: Huế

Loại tiền, mệnh giá/Denomination: ……….…………

Bó tiền: 1000 tờ piece/Package Thành tiền/Total: ……….

Người đếm và đóng gói/Counted & packed by::

Họ và tên/Full name: 1 ……… 2 ………

Chữ ký/Signature: ……… ………

………., ngày (date) … tháng (month) … năm (yaer) …

Niêm phong này chỉ có giá trị trong nội bộ ngân hàng.

(This seal is valid within Banks only)

- Giấy niêm phong tải, túi, bao, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng: Trên giấy niêm phong có đầy đủ các yếu tố như: Tên đơn vị (VCB Huế) và Logo VCB; Ngày, tháng, năm; Họ tên và chữ ký của tối thiểu 2 người đóng gói và niêm phong

Biểu mẫu 3: Mẫu Giấy niêm phong tải, túi, bao, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng

NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM Chi nhánh: Huế

NGƯỜI NIÊM PHONG

o Việc niêm gói và niêm phong để đảm bảo:

- Ngăn chặn các hành vi gian lận có thể xảy ra trong việc bảo quản, vận chuyển tiền Bên ngoài số tiền đã đóng gói và niêm phong có một bảng kê chi tiết loại tiền, số tiền, số lượng (tờ, miếng, bó, túi) để dễ dàng lấy tiền ra khi cần và người kiểm tra có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách nhanh chóng, ngăn chặn hành vi đổi tiền.

- Phân định trách nhiệm trong việc quản lý tiền: Người có họ tên, chữ ký trên giấy niêm phong phải chịu trách nhiệm tài sản về bó, túi, bao, thùng, hộp, tải, tải/thùng chuyên dùng đã niêm phong.

2.3.1.2 Quy định về an toàn kho tiền

•Nội quy kho tiền và quầy giao dịch TM:

- Tuyệt đối không được mang theo túi xách, ví, cặp, tiền, các chất dễ nổ, dễ cháy,

chất ăn mòn vào quầy giao dịch TM hoặc kho tiền

- Cán bộ đang trực tiếp thu, chi tiền, kiểm đếm, đóng bó tuyệt đối không được rời vị trí làm việc Khi cần ra ngoài phải báo cáo và được người phụ trách đồng ý Trước khi ra khỏi nơi giao dịch phải cất hết tiền vào thùng sắt, tủ quầy, két sắt và khóa cẩn thận

- Người không có nhiệm vụ không được vào trong quầy giao dịch hoặc kho tiền.

Ví dụ: Giao dịch viên được phép mang theo ví tiền vào quầy giao dịch và được quyền rời khỏi vị trí làm việc mà không cần xin phép Khi đó, khả năng biển thủ tiền là

rất cao vì không ai kiểm soát được hành vi của Giao dịch viên cả Việc tuân thủ quy định về an toàn sẽ ngăn ngừa khả năng xảy ra sai phạm Đây là một biện pháp “phòng ngừa từ xa” rất tốt trong quản lý TM.

•Bảo quản tài sản trong kho tiền:

- Hết giờ làm việc buổi sáng, TM đóng gói và niêm phong và bảo quản trong két

sắt hoặc kho tiền Cuối ngày làm việc phải được bảo quản trong kho tiền

- TM bảo quản trong kho tiền được phân loại, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong

đúng quy cách, được sắp xếp gọn gàng, khoa học, để riêng ở từng khu vực trong gian kho hoặc riêng từng gian kho trong kho tiền

- Đối với các phòng giao dịch ở xa trụ sở chính nếu kho tiền đủ không đủ tiêu

chuẩn theo quy định của NHNN, phải gửi về kho của NHNN hoặc TCTD

•Quy định chìa khóa kho tiền, két sắt, thùng sắt:

- Chìa khoá kho tiền, két sắt: Mỗi ổ khóa cửa kho tiền, cửa gian kho, két sắt, tủ sắt, thùng sắt phải luôn luôn có đủ và đúng 02 (hai) chìa: một chìa sử dụng hằng ngày và một chìa dự phòng Chìa khóa của ổ khóa số là một tổ hợp gồm mã số và chìa định vị

- Chìa khoá kho tiền, cửa gian kho, két sắt, ATM giao cho cán bộ phụ trách bảo quản

an toàn chòa khóa trong két sắt riêng đặt tại nơi làm việc của mình ở trụ sở cơ quan

- Bàn giao chìa khoá: Mỗi lần bàn giao chìa khóa, người giao và người nhận trực tiếp giao nhận chìa khóa rồi ký nhận vào sổ “Bàn giao chìa khóa” Đối với khóa số, khi bàn giao xong người nhận phải đổi mã số

Ví dụ: Chìa khóa thùng sắt, két sắt tại Phòng Ngân quỹ, Phòng nghiệp vụ bảo quản tại két sắt của Trưởng phòng Chìa khóa két tiền ATM bảo quản tại két sắt của Trưởng ban quản lý quỹ TM ATM Chìa khóa nắp máy ATM được bảo quản trong tủ sắt của Thanh toán viên.

- Niêm phong, bảo quản chìa khoá dự phòng cửa kho tiền, cửa gian kho, két sắt:

Việc niêm phong chìa khóa dự phòng được các thành viên giữ chìa khóa và cán bộ

KTNB chứng kiến, cùng ký tên trên niêm phong, lập biên bản niêm phong (Phụ lục 02).

Hộp chìa khóa dự phòng được gửi vào kho tiền chi nhánh NHNN, TCTD khác, Kho

bạc Nhà nước hay các Đơn vị thành viên khác Hộp bảo quản chìa khóa dự phòng của cửa

kho tiền có 02 (hai) ổ khóa, Giám đốc và Thủ kho tiền mỗi người quản lý một ổ Đơn vị

có nhiệm vụ bảo quản an toàn, nguyên vẹn niêm phong hộp chìa khóa dự phòng

Chìa khóa dự phòng cửa gian kho, két sắt, tủ sắt bảo quản tại két sắt của Giám đốc

Ví dụ: Chìa khóa dự phòng thùng sắt, két sắt của phòng Ngân quỹ làm thủ tục niêm phong có đủ các thành viên: Trưởng phòng, Thủ quỹ chính, Thủ quỹ giao dịch/Kiểm ngân; Đối với Phòng nghiệp vụ phải có Trưởng phòng, Kiểm soát viên, Thủ quỹ/Giao dịch viên; Chìa khóa dự phòng két tiền ATM làm thủ tục niêm phong có đủ các thành viên trong Ban quản lý quỹ tiền mặt ATM; và bảo quản tại két sắt của Giám đốc Chìa khóa dự phòng nắp ATM làm thủ tục niêm phong có đủ các thành viên trong Ban quản lý quỹ tiền mặt ATM và bảo quản tại két sắt của Trưởng ban.

- Các trường hợp mở hộp chìa khoá dự phòng: Mất chìa khóa đang dùng hoặc trường hợp khẩn cấp mà người giữ chìa vắng mặt; Cắt thêm các chìa khóa dự phòng của các ổ khóa mới hoặc thay mã số khác hoặc các trường hợp thay đổi người quản lý, giữ chìa khóa; Kiểm tra, kiểm kê chìa khóa dự phòng theo lệnh bằng văn bản của Giám đốc.Khi mở hộp chìa khóa dự phòng phải có sự chứng kiến trực tiếp của các thành viên đã tham gia niêm phong (hoặc người được Giám đốc ủy quyền của người đó chứng kiến) Mỗi lần mở hộp chìa khóa dự phòng phải có văn bản của Giám đốc chấp nhận

- Sữa chữa, thay thế khoá cửa kho tiền: Trường hộp ổ khóa hoặc chìa khóa cửa kho tiền bị hỏng, cần sữa chữa, thay thế phải có văn bản được Giám đốc chấp nhận Giám đốc chịu trách nhiệm khi quyết định chọn đối tác (thợ) sữa chữa, thay thế khóa cửa kho tiền két sắt Khi thực hiện thay thế, sữa chữa khóa cửa kho tiền phải có sự chứng kiến cửa người giữ chìa khóa (hoặc người được ủy quyền)

- Trách nhiệm của cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng chìa khoá: Bảo đảm

an toàn bí mật chìa khóa được giao, không làm thất lạc, mất mát, hư hỏng, không cho người khác xem, cầm, cất giữ hộ chìa khóa; Không mang chìa khóa ra ngoài trụ sở cơ quan; Khi chìa khóa đang dùng hằng ngày bị mất, người làm mất chìa khóa báo cáo ngay với Giám đốc bằng văn bản, nêu rõ nguyên nhân, thời gian và địa điểm mất chìa khóa

- Trách nhiệm tổ chức bảo mật chìa khoá cửa kho tiền: Tuyệt đối không để các chìa khóa cửa kho tiền vào tay một người do bất cứ nguyên nhân gì Nếu xảy ra tình trạng này (coi như tất cả các ổ khóa cửa kho tiền đã bị lộ bí mật, bị mất chìa) thì Giám

đốc phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trách nhiệm như chính mình đã làm lộ, làm mất chìa khóa.

Ví dụ: Khi Thủ kho đi công tác thì các chìa khóa do Thủ kho nắm giữ không được giao cho bất cứ người nào mà phải tiến hành mở hộp chìa khóa dự phòng.

- Xử lý khi làm mất, lộ bí mật chìa khoá kho tiền, két sắt: Khi bị lộ bí mật chìa

khóa phải thay thế ổ khóa mới hoặc mã số mới Người làm lộ, làm mất chìa khóa phải kiểm điểm nghiêm túc và phải bồi thường chi phí thay ổ khóa mới (nếu có); phải chịu

kỷ luật hành chính hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật

Ví du: Chìa khóa cửa kho tiền bị mất thì Giám đốc phải báo ngay với cơ quan công an và Hội sở chính NHNT VN Sau đó lập biên bản về việc mất chìa khóa và làm thủ tục mở hộp chìa khóa dự phòng để sử dụng Việc thay khóa mới phải thực hiện nhanh chóng trong thời gian không quá 36 giờ

- Xử lý cửa kho tiền trong trường hợp khẩn cấp: Trường hợp khẩn cấp, nếu thiếu người giữ chìa khóa cửa kho tiền, thì Giám đốc cho phép sử dụng chìa khóa dự phòng;

khi mở phải lập “Biên bản mở hộp chìa khóa dự phòng” (Phụ lục 03); nếu quá khẩn cấp

thì Giám đốc cho phá cửa kho tiền để cứu tài sản và báo cáo kịp thời về NHNT VN

o Việc quy định nghiêm ngặt về sử dụng chìa khoá trong kho tiền nhằm ngăn

ngừa khả năng thất thoát tài sản trong kho tiền Nó cũng giúp cho Ban Giám đốc có thể xác định chính xác nguyên nhân và trách nhiệm của từng cá nhân khi có sai phạm xảy ra.

• Quy định về việc ra, vào kho tiền:

- Đối tượng được phép vào kho tiền khi thực hiện nhiệm vụ:

Thống đốc, Phó Thống đốc NHNN và cán bộ được Thống đốc cho phép bằng văn bản vào kiểm tra kho tiền trong ngành ngân hàng

Giám đốc Chi nhánh NHNN và cán bộ được Giám đốc Chi nhánh NHNN có văn bản cho phép kiểm tra kho tiền của TCTD trên địa bàn tỉnh, thành phố

Chủ tịch HĐQT NHNT VN, Tổng Giám đốc NHNT VN và cán bộ được Chủ tịch HĐQT NHNT cho phép bằng văn bản vào kiểm tra kho tiền của Đơn vị

Giám đốc và các thành viên có trách nhiệm giữ chìa khóa cửa kho tiền