Hệ thống Kiểm soát Nội bộ trong Hoạt động Quản lý Tiền mặt tại Ngân hàng Thương mại
MỤC LỤC
Hệ thống kiếm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại 1. Khái niệm KSNB trong NHTM
Theo Tạp chí Kế toán 19: KSNB trong NHTM được hiểu và gói gọn trong một thực thể, cơ chế kiểm soát là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm quản lý và điều hành các hoạt động của Ngân hàng. •Rủi ro thanh khoản: Rủi ro phát sinh khi ngân hàng không đủ khả năng đáp ứng nhu cầu rút tiền gửi của khách hàng do thiếu tiền mặt dự trữ, việc chuyển đổi các tài sản khác sang TM khó khăn, ảnh hưởng của các hợp đồng cho vay.
Khái quát về VCB Huế
(Năm 2009, 5 ngân hàng nước ngoài đầu tiên đã được nhận giấy phép hoạt động tại Việt Nam và trong tương lai gần sẽ có nhân hàng nước ngoài mở chi nhánh trên địa bàn tỉnh. Trong năm tới, có thêm ít nhất 3 chi nhánh NH TMCP được thành lập trên địa bàn), do vậy miếng bánh thị phần của từng ngân hàng sẽ bị thu hẹp. - Hoạt động kinh doanh dịch vụ ngân hàng: Giữ vững thị phần; nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường quảng bá phát triển sản phẩm thẻ; chủ động tìm kiếm khách hàng, thiết lập mối quan hệ với khách hàng; áp dụng chính sách ưu đãi khuyến khích trong giao dịch để nâng cao khả năng cạnh tranh, thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng; trang bị cơ sở vật chất hiện đại và phát triển mạng lưới, tạo sự thoải mái và tin tưởng tối đa cho mọi đối tượng khách hàng giao dịch.
Nhiệm vụ và trách nhiệm của kiểm soát viên trong quản lý tiền mặt 1. Nhiệm vụ
Bên ngoài số tiền đã đóng gói và niêm phong có một bảng kê chi tiết loại tiền, số tiền, số lượng (tờ, miếng, bó, túi) để dễ dàng lấy tiền ra khi cần và người kiểm tra có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách nhanh chóng, ngăn chặn hành vi đổi tiền. Ví dụ: Chìa khóa dự phòng thùng sắt, két sắt của phòng Ngân quỹ làm thủ tục niêm phong có đủ các thành viên: Trưởng phòng, Thủ quỹ chính, Thủ quỹ giao dịch/Kiểm ngân; Đối với Phòng nghiệp vụ phải có Trưởng phòng, Kiểm soát viên, Thủ quỹ/Giao dịch viên; Chìa khóa dự phòng két tiền ATM làm thủ tục niêm phong có đủ các thành viên trong Ban quản lý quỹ tiền mặt ATM; và bảo quản tại két sắt của Giám đốc. - Các trường hợp mở hộp chìa khoá dự phòng: Mất chìa khóa đang dùng hoặc trường hợp khẩn cấp mà người giữ chìa vắng mặt; Cắt thêm các chìa khóa dự phòng của các ổ khóa mới hoặc thay mã số khác hoặc các trường hợp thay đổi người quản lý, giữ chìa khóa; Kiểm tra, kiểm kê chìa khóa dự phòng theo lệnh bằng văn bản của Giám đốc.
- Trách nhiệm của cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng chìa khoá: Bảo đảm an toàn bí mật chìa khóa được giao, không làm thất lạc, mất mát, hư hỏng, không cho người khác xem, cầm, cất giữ hộ chìa khóa; Không mang chìa khóa ra ngoài trụ sở cơ quan; Khi chìa khóa đang dùng hằng ngày bị mất, người làm mất chìa khóa báo cáo ngay với Giám đốc bằng văn bản, nờu rừ nguyờn nhõn, thời gian và địa điểm mất chỡa khúa.
Số tiền mặt nộp vào Ngân hàng
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TIỀN MẶT THEO HÌNH THỨC TÚI NIÊM PHONG Hôm nay, ngày … tháng … năm 200….
Thời gian chứng kiến kiểm đếm
Rủi ro trong hoạt động thu chi tiền mặt
- Chênh lệch TM tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ; Biên bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng; Số dư quỹ TM âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu; Ghi lệch nhật kí chi tiền; số cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền; Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán hai lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn. - Quy trình phê duyệt phiếu thu, chi không chặt chẽ, không thực hiện đúng theo quy trình, phiếu thu chi không đủ số liên theo quy định; Hạch toán thu chi TM không đúng kì;Có nhiều quỹ TM; Có nghiệp vụ thu chi tiền mặt với số tiền lớn, vượt quá định mức trong quy chế tài chính. - Phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định (thiếu dấu, chữ kí của Giám đốc đơn vị, kế toán trưởng, thủ quỹ,…); không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ; nội dung chi không đúng hoạt động kinh doanh.
- Chi quá định mức tiền mặt theo quy chế tài chính của Ngân hàng nhưng không có quyết định hoặc phê duyệt của Giám đốc; Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang chuyển …); Có hiện tượng chi khống hoặc hạch toán thiếu nghiệp vụ thu chi phát sinh; Không có báo cáo quỹ định kì, thủ quỹ và kế toán không thường xuyên đối chiếu.
Các nội dung cần xem xét và các thủ tục kiểm soát nội bộ cần thực hiện 1. Phân công, phân nhiệm
- Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt; Thủ quỹ có quan hệ gia đình với Giám đốc, kế toán trưởng. Chính có quá nhiều rủi ro như vậy, việc thiết lập một hệ thống KSNB chặt chẽ, với các thủ tục kiểm soát hợp lý là điều rất cần thiết để duy trì hoạt động thu chi tiền mặt, và giảm rủi ro tới mức tối thiểu, đảm bảo thực hiện các mục tiêu của ngân hàng có hiệu quả. Việc gửi bảng kê , việc kiểm tra các tài khoản không gửi bảng kê hoặc bảng kê bị trả lại do không gửi được và giải quyết những thắc mắc của khách hàng sẽ được thực hiện bởi một nhân viên độc lập với việc nhận tiền gửi và cho rút tiền.
Kiểm soát bằng hệ thống vi tính: Các thủ tục kiểm soát trong quản lý ngân hàng nhằm đảm bảo tính hiệu quả của các kiểm soát nghiệp vụ thực hiện bởi máy tính và phần mềm máy tính.
Quy trình kiểm soát chứng từ trong hoạt động quản lý tiền mặt 1. Mục đích của việc kiểm soát chứng từ
- Đối với các giao dịch khác (phong tỏa, giải tỏa tài khoản tiền gửi, chưyển đổi tình trạng tài khoản…) cần phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ nội bộ trong ngân hàng (chứng từ này được lập chứng từ các phòng ban, chi nhánh của khách hàng phải đúng qui định như giấy đề nghị phong tỏa, giải tỏa tài khoản…). Kiểm soát sau do Thủ quỹ thực hiện vào cuối ngày giao dịch: Cuối ngày, GDV in liệt kê giao dịch trong ngày, sắp xếp chứng từ theo thứ tự trên liệt kê giao dịch trong ngày, sắp xếp chứng từ theo thứ tự trên liệt kê, kiểm tra lại một lần nữa sự khớp đúng giữa chứng từ gốc và liệt kê giao dịch bao gồm các yếu tố như: số tiền, loại tiền, số tài khoản, nội dung hạch toán kế toán, ký tên lên liệt giao dịch. Trong khi đó, cơ chế quản lý và hệ thống thông tin kiểm tra, kiểm soát còn sơ khai, chưa phù hợp với thông lệ quốc tế, chưa có hiệu quả và hiệu lực để đảm bảo tuân thủ nghiêm về pháp luật ngân hàng và sự an toàn của hệ thống ngân hàng, nhất là trong việc ngăn chặn và cảnh báo sớm các rủi ro của hoạt động ngân hàng.
Riêng với NHTMCP VCB, việc ứng dụng công nghệ thông tin (phần mềm hạch toán Mosaic, phần mềm hỗ trợ Host ..) không những đảm bảo an toàn cho khách hàng khi giao dịch mà còn giảm bớt được khối lượng công việc, giảm thiểu những sai sót trong quá trình kiểm soát hoạt động thu – chi tiền mặt với một khối lượng chứng từ giao dịch khá lớn.
Một số đề xuất đối với VCB Huế 1. Trong hoạt động nói chung
- Quy trình kiểm soát quá trình thu – chi tiền mặt đã đảm bảo việc phân công, phân nhiệm thông qua việc quy định hạn mức kiểm soát đối với GDV, Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ giao dịch; Tuân thủ tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong thu, chi TM. Thông qua các dịch vụ tiện ích của mình, ngoài những nhân tố như uy tín, năng lực nhân sự, khả năng quản lý của những người đứng đầu, thì sự khác biệt về công nghệ chính là yếu tố quyết định thành công của một ngân hàng trong thời điểm hiện nay. - Không ngừng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ ngân hàng, nâng cao trình độ nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của nền kinh tế nói chung và yêu cầu của ngành ngân hàng nói riêng, phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Việc gian lận thường bắt nguồn từ lợi ích kinh tế, nếu Ban Giám đốc là người biết quan tâm đến đời sống kinh tế của nhân viên, trả lương xứng đáng với những đóng góp của họ thì những gian lận cũng không còn chỗ để nảy sinh.