TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI BẾN NGHÉ

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI BẾN NGHÉ 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển c

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ

TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT

KINH DOANH CỦA CÔNG TY SẢN XUẤT –

THƯƠNG MẠI BẾN NGHÉ

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI BẾNNGHÉ

Địa chỉ: 318 Trịnh Đình Trọng, P.Hoà Thạnh, Quận Tân Phú, Tp HCM Điện thoại: 84 – 8 – 38648 788, Fax: 84 – 8 – 38609 542

Email: sales@bennghe.com

Website: www.bennghe.com

Giấy phép kinh doanh số: 4102006091 do sở kế hoạch và đầu tưTP.HCM cấp ngày 14/8/2001

Giám Đốc: Nguyễn Thanh Liêm

Ngành nghề kinh doanh: sản xuất, mua bán văn phòng phẩm, dụng cụhọc tập, trong đó hàng chủ lực là bút bi, bút máy, bút xoá, bút cắm bàn, bút gel,keo, dao, file hồ sơ, bảng đen, bảng bộ, thước đo độ, thước kẻ các loại, màunước, mũ pin, chai nhựa…Ngoài ra công ty còn mở rộng thêm các loại hìnhkinh doanh, đa dạng hoá sản phẩm, bách hoá, in bao bì

Số lượng công nhân viên: trên 1000 người

3 Chi nhánh tại Campuchia: No 56 CF2, 310 ST, Sang Kat Toul SvayPrey ІІ, Khan Cham Kar Morn, Phrompenh, Cambodia Tel: (0855) 23 996310

Công ty TNHH sản xuất – thương mại Bến Nghé tiền thân là cơ sởsản xuất bút bi Đông Á ( với thương hiệu Đông Á ) thành lập và hoạt động từnăm 1984, đến năm 1989 phát triển thành doanh nghiệp tư doanh Bến Nghé.Sản phẩm truyền thống của công ty là bút bi các loại, bút máy, văn phòng phẩm

và dụng cụ học tập Với kinh nghiệm 20 năm trong lĩnh vực văn phòng phẩmcùng với chính sách đúng đắn trong việc đào tạo nguồn nhân lực, đầu tư trangthiết bị và phát triển hệ thống phân phối trên toàn quốc, hiện nay các sản phẩmcủa Bến Nghé đã trở nên quen thuộc với mọi người, mọi gia đình Việt Songsong đó các sản phẩm của Bến Nghé còn được xuất sang các thị trường Mỹ,Châu Âu và một số nước Châu Á.Công ty đã được tổ chức TUV Rheinland của

Hà Lan cấp chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.Với mong muốn “ Vẽlên mơ ước, tạo dựng tương lai” cho mọi người, Bến Nghé cam kết xây dựng

và liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng nhằm:

● Nâng chất lượng sản phẩm lên đỉnh cao khu vực Asean

● Liên tục nghiên cứu để phát triển sản phẩm phù hợp với từng đốitượng tiêu dùng

● Dù lớn, dù nhỏ không bỏ lỡ khách hàng

Với lỗ lực không ngừng, Bến Nghé liên tục được người tiêu dùng bìnhchọn là “ Hàng Việt Nam chất lượng cao ” trong hơn 10 năm qua, Bến Nghécũng được bình chọn là một trong 100 thương hiệu dẫn đầu do báo Tiếp Thị SàiGòn tổ chức bình chọn năm 2006

Ngoài ra Bến Nghé còn đi đầu trong các chính sách về chiết khấu, chínhsách sản phẩm Tích cực tham gia các hoạt động từ thiện xã hội…

Hiện nay ngoài các sản phẩm truyền thống là văn phòng phẩm và dụng cụhọc tập, Bến Nghé đã mở rộng ngành nghề kinh doanh sang các lĩnh vực khác

theo xu hướng đa ngành nghề như chăn nuôi theo mô hình trang trại, chế biếnthực phẩm, sản xuất mũ bảo hiểm…

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty sản xuất - thương mại bến nghé

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Ngành nghề kinh doanh của công ty là sản xuất và kinh doanh văn phòngphẩm với mặt hàng chủ yếu là: bút máy, bút bi, bút chì, giấy than, kẹp giấy, mũpin, chai nhựa…

Công ty sản xuất – thương mại Bến Nghé luôn luôn xác định sẽ tồn tại ổnđịnh lâu dài Có phương án phát triển mở rộng cùng với sự phát triển chung củađất nước Mở rộng quan hệ với các bạn hàng quốc tế Chính vì vậy ngay từ đầucông ty rất chú ý xây dựng đội ngũ cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghề,thực hiện chế độ tài chính công khai, minh bạch, không trái pháp luật, thực hiệncác chính sách đối với người lao động, thực hiện hài hoà ba lợi ích: lợi ích củanhà nước, lợi ích của chủ đầu tư và lợi ích của người lao động

Bên cạnh việc đẩy mạnh sản xuất, chăm lo đời sống của người lao độngcông ty còn hưởng ướng và tham gia tích cực các công tác xã hội như: ủng hộđồng bào thiên tai, lũ lụt, ủng hộ quỹ vì người nghèo và các quỹ khác

Công ty đóng trên địa bàn có mối quan hệ tốt chính quyền và các đoàn thểđịa phương trong xây dựng các công trình văn hoá, ủng hộ các phong trào củađịa phương nên nhận được sự hoan nghênh của địa phương

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty sản xuất – thương mại Bến Nghé

Từ khi thành lập lĩnh vực sản xuất kinh doanh là văn phòng phẩm phục vụhọc sinh, sinh viên, văn phòng với các mặt hàng chủ yếu: bút bi, bút chì, bútmáy, giấy than, kẹp giấy, mũ pin, chai nhựa…

Công ty đang mở rộng quy mô sản xuất với các mặt hàng ngày càng phong

phú và đa dạng Công ty luôn tìm tòi sang tạo thiết kế các mẫu mã mới hợp vớinhu cầu người tiêu dùng Tạo uy tín, tìm nguồn khách hàng để tiêu thụ sảnphẩm và nhận được nhiều đơn đặt hàng mới Công ty tiếp tục đào tạo công nhân

có tay nghề cao, không ngừng cải tiến máy móc để nâng cao năng suất, đầu tư,sửa chữa lớn nhà xưởng, tạo cho công nhân thu nhập cao và ổn định

1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty sản xuất – thương mại Bến Nghé

Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty được khép kín trong từng phânxưởng và sản phẩm được tạo ra từ nhiều công đoạn với quy trình sản xuất phùhợp

1.2.3.1 Công nghệ sản xuất bút máy:

Một cây bút bao gồm nhiều bộ phận tách rời nhau: thân, lắp, cổ, ống mực,lưỡi gà, đinh vít Do vậy nguyên vật liệu cần để sản xuất bút máy là nhựa cácloại, các chi tiết thành phẩm gia công tại các phân xưởng theo từng chức năng

đó được chuyển về phân xưởng VPP để lắp ráp

Sơ đồ 1: Công nghệ sản xuất bút máy

1.2.3.2 Công nghệ sản xuất bút bi:

Tương tự như bút máy, bút bi được sản xuất riêng từng chi tiết tại các phânxưởng sau đó lắp ráp lại Nguyên vật liệu để sản xuất bút bi, bút dạ bi là nhựa,còn đầu bi, mực bi được cung cấp từ bên ngoài

ép nhựa

Thân, nắp, cổ ống mực , lưỡi gà

Kiểm phụ tùng nhựa Lắp ráp Viết tròn Lắp thành phầm Kiểm nghiệm

Phụ tùng kim loại

Toán

Sơ đồ 2: công nghệ sản xuất bút bi

ép nhựa Nguyên liệu nhựa

Lắp thành phẩm

In chữ dán đề Cần trang trí Kiểm nghiệm

Giao kho

1.2.3.3 Công nghệ sản xuất chai nhựa:

Nhựa Pet sau khi trộn màu theo yêu cầu của khách hàng được sấy khô, qua máy

ép phun có sẵn khuân định hình sản phẩm tạo thành phôi Phôi sau khi kiểm nghiệm,sấy khô và qua máy thổi thành chai

Sơ đồ 3: Công nghệ sản xuất chai nhựa

1.2.3.4 Công nghệ sản xuất mũ pin:

Nguyên liệu kim loại mua về dưới dạng tấm, được cắt băng qua cán và ủ để mềm,

dễ gia công Sau khi ủ, dập và in chữ, qua khâu kiểm nghiệm sẽ được mạ trang trí Mạbằng cách ngâm trong hoá chất từ 1 đến 2 giờ Kiểm nghiệm lại mạ sau đó đóng gói vànhập kho Hiện nay mũ pin là mặt hàng sản xuất ổn định của Công ty, công ty vẫn

thường xuyên cung cấp mũ pin cho Công ty pin Văn Điển với khối lượng lớn.

Sơ đồ 4: Công nghệ sản xuất mũ pin

1.2.4 Đặc điểm về sản phẩm thị trường tiêu thụ của Công ty.

1.2.4.1 Đặc điểm về sản phẩm.

Công ty TNHH sản xuất – thương mại Bến Nghé chủ yếu là sản xuất, kinh doanhcác mặt hàng giấy vở, các loại bút, dụng cụ học tập, đồ dùng văn phòng, bàn, bảng,giá, kệ, túi, cặp, ba lô giữa các loại mặt hàng phải khác nhau về kiểu dáng, màu sắc từ

đó đòi hỏi công ty phải phân thành từng loại khác nhau Đặc biệt khi xuất bán chokhách hàng phải đồng đều về màu sắc, độ bền để có nhịp độ sản xuất đều đặn, quanhnăm Công ty tiến hành lên kế hoạch sản xuất quanh năm có sự thay đổi cơ cấu sảnphẩm theo mùa vụ cho phù hợp Tuy nhiên dự trữ là một vấn đề khá quan trọng, mộtthuận lợi là đặc trưng sản phẩm của Công ty dễ bảo quản, không bị ảnh hưởng thờitiết, không khí, thời gian Từ đó việc kiểm tra số lượng thực tế khi kiểm kê nhanhchóng đảm bảo yêu cầu quản lý cả số lượng và chất lượng

Giao kho

1.2.4.2 Về thị trường tiêu thụ:

Để giữ vững mức độ tăng trưởng Công ty đã xây dựng và duy trì sự ổn địnhtoàn bộ hệ thống cơ sở và mạng lưới bán hàng trên khắp cả nước với rất nhiều đại lý

và cửa hàng áp dụng kịp thời hàng loạt

Các biện pháp tiêu thụ nhằm mở rộng thị trường và tăng thị phần của Công ty.Kết hợp đồng bộ việc phân tích dự báo nhu cầu thị trường, tăng cường khuếch trươngthương hiệu quảng bá sản phẩm với việc xây dựng và thực hiện kế hoạch tiến độ sảnxuất để đảm bảo cung cấp đủ hàng cho thị trường Vì vậy, thương hiệu Bến Nghé vẫngiữ vững danh hiệu mạnh “Sao vàng đất Việt” do người tiêu dùng bình chọn

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty tnhh sản xuất – thương mại bến nghé

1.3.1Mô hình bộ máy quản lý của công ty:được thiết lập theo mô hình trực tuyến

1.3.2 Sơ đồ bộ máy quản lý công ty TNHH sản xuất – thương mại Bến Nghé:

BAN KIỂM SOÁT

GIÁM ĐỐC

PHÓ GĐ KT

VÀ SX

PHÓ GĐ KINH DOANH

CỬA HÀNG

PHÒNG TIÊU THỤ

PHÒNG

Y TẾ

PHÒNG TÀI VỤ

KẾ TOÁN

PHÒNG

TỔ CHỨC NHÂN SỰ

PHÒNG HÀNH CHÍNH

PX

NHỰA

PX KIM LOẠI

1.3.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận và mối

quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận của công ty:

*Ban kiểm soát:

Ban kiểm soát thực hiện Ban giám đốc và các bộ phận quản lý khác

trong việc quản lý điều hành công ty, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, tính trung

thực và mức cẩn trọng trong quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh

trong công tác tổ chức kế toán, thống kê, thẩm định báo cáo tình hình sản xuất

kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm

*Giám đốc:

Giám đốc là người đại diện theo pháp nhân của công ty Chịu trách

nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty và

pháp luật để thực hiện các quyền và nghĩa vụ.Là người điều hàng, ra mọi quyết

định về tất cả các công việc mà Phó Giám Đốc và các phòng ban trình lên, uỷ

quyền cho 2 phó giám đốc công ty một số quyền hạn nhất định về các nhiệm vụ

thường xuyên hoặc đột xuất trong công ty

*Phó giám đốc kỹ thuật và sản xuất: chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành

hai phòng ban: Phòng kỹ thuật và Phòng kế hoạch, ngoài ra còn điều hành và

theo dõi hoạt động sản xuất của các phân xưởng

*Phó giám đốc kinh doanh: thừa lệnh Giám Đốc trực tiếp điều hành và

quản lý phòng tiêu thụ và cửa hàng

*Phòng hành chính:

Thực hiện công tác tổ chức, quản lý cán bộ quản trị hành chính, quản lý

mạng lưới kinh doanh lao động tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, quản lý văn thư,

lưu trữ tài liệu đối nội, đối ngoại, lập phương án về tổ chức bộ máy cán bộ quản lý

về bảo hiểm xã hội và giải quyết mọi chế độ chính sách cho người lao động, an

toàn về lao động, phòng cháy chữa cháy, an ninh chính trị trong công ty

*Phòng tài vụ kế toán:

Phòng kế toán tài chính có các chức năng và nhiệm vụ:

+ Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán, theo dõi đối tượng và nội dung côngviệc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán

+ Kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp,

thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản và nguồn hình thành tàisản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm về tài chính kế toán, phân tíchthông tin số liệu tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị vàquyết định kinh tế, tài chính của đơn vị.

+ Lập phương án giám sát quản lý bộ phận vật tư tiền vốn, hàng hoá, tàisản của công ty với mục tiêu huy động và sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn vàphát triển vốn

+ Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo đúng quy định của pháp luật

*Phòng tổ chức nhân sự: có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền lương cũng nhưcác chế độ chính sách, BHXH, chế độ thưởng phạt của toàn thể cán bộ côngnhân viên trong công ty Đồng thời có chức năng tham mưu giúp việc cho GĐ

về chiến lược con người, tổ chức sắp xếp sử dụng lao động

*Phòng kế hoạch: dựa vào chỉ tiêu do công ty giao, nhu cầu thị trường,sản lượng sản xuất các kỳ trước và dựa vào kinh nghiệm làm việc để xây dựng

kế hoạch sản xuất cho từng phân xưởng, lập kế hoạch sản xuất cho từng tháng,từng quý và từng năm bao gồm về giá thành, về sử dụng và cung cấp vật tư trên

cơ sở đó xây dựng giá bán cho doanh nghiệp

*Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ quản lý về công nghệ kỹ thuật sản xuất rasản phẩm, thiết kế khuôn mẫu, tạo ra sản phẩm mới để đáp ứng nhu cầu thịtrường Ngoài ra còn có nhiệm vụ quản lý máy móc thiết bị, xây dựng kế hoạchsửa chữa bảo dưỡng máy móc, đầu tư thiết bị và công nghệ mới để mở rộng vàphát triển sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm

*Phòng y tế: được trang bị những loại thuốc cần thiết bảo vệ sức khoẻ củacán bộ công nhân viên trong công ty và có thể sơ cứu kịp thời những rủi ro bấtngờtrong quá trình sản xuất

*Phòng tiêu thụ: có nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm do công ty sản xuất thôngqua các hợp đồng tiêu thụ, đaị lý tiêu thụ, cung ứng hàng hoá tới tay kháchhàng Tổ chức công tác tiếp thị thông qua điều tra nghiên cứu thị trường, giớithiệu quảng cáo sản phẩm Thu nhập, phản ánh thông tin qua tiêu thụ để giúogiám đốc xác định kế hoạch sản xuất sản phẩm phù hợp về số lượng, chấtlượng và giá cả Qua đó kịp thời định hướng phát triển sản xuất kinh doanh

Ngoà ra, phòng tiêu thụ còn có nhiệm vụ giao dịch với khách hàng trong vàngoài nước, thực hiện các hợp đồng tiêu thụ, xuất nhập khẩu hàng hoá vật tư,nguyên liệu, phụ tùng sản xuất, quản lý kho thành phẩm.

*Cửa hàng: ngoài việc thông qua các hợp đồng tiêu thụ, sản phẩm củacông ty được bán trực tiếp tại cửa hàng dưới hình thức giới thiệu, bán buôn,bán lẻ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ

*Phân xưởng: ba phân xưởng sản xuất của công ty được giao nhiệm vụsản xuất từng mặt hàng theo đúng chức năng của từng phân xưởng

Các phòng ban hoạt động độc lập theo chuyên môn nghiệp vụ nhưng luôn

có mối quan hệ chặt chẽ với nhau dưới sự điều hành của Giám Đốc và PhóGiám Đốc công ty

*Tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Hiện nay công ty có ba phân xưởng chính:

- Phân xưởng kim loại

- Phân xưởng nhựa

- Phân xưởng văn phòng phẩm (VPP )

Là nơi trực tiếp sản xuất các mặt hàng tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu của xãhội

Các phân xưởng này chịu sự quản lý của phó giám đốc kỹ thuật và có nhiệm

1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty:

Hoạt động kinh doanh của công ty luôn được giữ vững và có sự tăng trưởngvững chắc, khẳng định được thương hiệu trên thị trường, phấn đấu mức tăng trưởng

năm sau cao hơn năm trước, bảo toàn và phát triển vốn ngày càng cao, đời sống vât

chất tinh thần của cán bộ công nhân viên được cải thiện Có thể thấy điều này qua

một số chỉ tiêu mà công ty đã đạt được trong 2009-2011 như sau:

Kết quả sản suất kinh doanh năm 2009 – 2011:

Ta thấy tổng tài sản của công ty tăng dần lên và tăng nhiều nhất năm 2010 cho

thấy công ty đầu tư mở rộng quy mô sản xuất và nguồn vốn chủ sở hữu tăng dần qua

các năm Tổng doanh thu tăng nhưng mức tăng của chi phí nhanh hơn khiến tổng lợi

nhuận trước thuế của công ty giảm, thuế nộp ngân sách nhà nước tăng lên

PHẦN 2

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI BẾN NGHÉ

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty:

2.1.1 Đặc điểm lao động Kế toán

Nhân sự bộ phận Kế toán toán chi nhánh Công ty tại miền Bắc gồm 9người trong đó có 7 Kế toán và 2 thủ quỹ

Công tác tại Phòng Kế toán năm 1984

- Hoàng Thị Xuân Mai

Tuổi: 30

Tốt nghiệp trường Trung Học Kinh Tế Hà nội

Hệ chính quy Năm 1999

Chuyên ngành: Kế toán

Công tác tại Phòng Kế toán năm 2002

- Nguyễn Thị Minh Tuyết

Tuổi 45

Tốt nghiệp trường Đại Học Công Đoàn

Hệ: chính quy

Chuyên ngành: Kế toán Năm 1987

Công tác tại phòng kế toán năm 1991

- Nguyễn Mỹ Linh

Tuổi 27

Tốt nghiệp trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Hệ: Chính quy: