Nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Để thực hiện được mục đích này, một trong những công việc cần phải làm đó là bảo quản tài liệu gốc và tạo lập ra các bản sao bảo hiểm có chất lượng cao đối với tài liệu gốc.. So với kinh

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THU HƯƠNG

NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG BẢN SAO MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ

Mã số: 60.32.24

Người hướng dẫn khoa học:

PGS.TS Đào Xuân Chúc

Hà Nội - 2013

2

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ ĐƯỢC SỬ DỤNG

2 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 9

Chương 2 THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG BẢN SAO

MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM

dụng cụ để lập bản sao microfilm bảo hiểm 51 2.1.5 Cơ sở vật chất khác phục vụ cho việc lập bản sao microfilm

4

2.3 Nhận xét, đánh giá về tình hình lập bản sao và chất lượng

Chương 3 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT

LƯỢNG BẢN SAO MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ

79

3.1 Nhóm giải pháp về xây dựng, hoàn thiện các văn bản về

3.1.1 Xây dựng tiêu chuẩn trong nước về lập bản sao microfilm

3.3.2 Đào tạo nhân lực làm chuyên môn, nghiệp vụ 96 3.3.3 Đào tạo nhân lực thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa

thiết bị thuộc dây chuyền lập bản sao microfilm bảo hiểm 97

5

Phụ lục 1 Hệ thống tiêu chuẩn của một số nước về chụp microfilm 107 Phụ lục 2 Quy trình lập bản sao microfilm bằng máy lưỡng hệ 112 Phụ lục 3 Biểu tổng hợp kết quả kiểm tra chất lượng phim 113

Bảng 2.2 Số cuộn phim được sản xuất từ năm 2007 đến 2013 60 Bảng 2.3 Kết quả thống kê về những sai sót, khiếm khuyết của bản

Bảng 2.4 Kết quả thống kê về mức độ chất lượng của bản sao

Bảng 3.1 Phân loại khiếm khuyết và nguyên nhân 87 Bảng 3.2 Kết quả bước đầu của bảng tham chiếu mật độ 91

HÌNH ẢNH

Hình 2 Biểu đồ kiểm tra độ phân giải ISO số 2 32

Hình 5 Các thiết bị kiểm tra chất lượng và nối phim 55 Hình 6 Hoá chất tráng rửa và làm sạch máy tráng rửa 56

6

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ ĐƢỢC SỬ DỤNG

TRONG ĐỀ TÀI (1)

1 Âm bản Bản chứa các ký tự sáng trên một nền tối

(ngược lại với dương bản, là bản chứa các ký tự tối trên một nền sáng)

2 Biểu đồ kiểm tra độ

phân giải

Biểu đồ có chứa các mẫu đồ hoạ dùng để đánh giá khả năng phân giải của hệ thống chụp microfilm

3 Cỡ phim Kích thước chiều rộng của phim, thường có 3

cỡ phim: 16mm, 35mm và 105mm

4 Cuộn phim/microfilm Phim/microfilm có định dạng cuộn, có độ dài

khoảng từ 30,5 đến 65,5m được cuộn tròn vào một lõi nhựa trơ

5 Đánh blip Chế độ đánh dấu các vệt đen cỡ to, trung bình

hoặc nhỏ lên phía trên từng khuôn phim để nhận diện

6 Định hướng ảnh Xác lập hướng khuôn phim và hình ảnh trên

microfilm theo chiều dọc hoặc chiều ngang

7 Độ phân giải Khả năng của hệ thống chụp microfilm có thể

ghi lại các chi tiết phức tạp của tài liệu

8 Đoạn cuối Phần phim không được phơi sáng ở cuối cuộn

phim (sau ảnh cuối cùng được chụp trong một cuộn phim)

9 Đoạn đầu Phần phim không được phơi sáng ở đầu cuộn

phim (trước ảnh đầu tiên được chụp trong một cuộn phim)

10 Khuôn phim/khuôn

hình/khuôn ảnh

Vùng phim được năng lượng bức xạ tác động trong quá trình phơi sáng

7

11 Mã hoá khuôn phim Cách thức để nhận diện khuôn phim (có thể

bằng cách đánh số, đánh blip, đánh chữ…lên phía trên của từng khuôn phim)

12 Mật độ Mật độ dùng để chỉ mức độ tương phản giữa

các vùng sáng và tối của hình ảnh trên microfilm và là cơ sở hình thành nên toàn bộ hình ảnh trên microfilm

13 Lớp nhũ tương Là lớp có khả năng bắt ánh sáng cực nhạy, cấu

tạo nên microfilm, chứa các tinh thể bạc lơ lửng trong gelatin (gelatin là chất lỏng trong suốt không vị, dùng để chế tạo phim chụp ảnh)

14 Microfilm/Vi

phim/Phim vi bản

Một loại của định dạng thu nhỏ (microform), được sản xuất trên vật liệu phim

15 Microform Các loại vật liệu (phim hoặc giấy) có cùng đặc

điểm chung là mang thông tin cực nhỏ, khó đọc được bằng mắt thường

16 Nền phim Một bộ phận cấu tạo nên microfilm, được làm

từ một loại vật liệu trên bề mặt được phủ một lớp nhũ tương

17 Nhân bản/sao Việc tái tạo lại bản sao microfilm thế hệ thứ

nhất sang một bản sao microfilm thế hệ tiếp theo

18 Phim Vật liệu phim nói chung

19 Phim vật tư/phim sống Phim chưa được phơi sáng

20 Phơi sáng/rọi sáng Phơi lớp nhạy sáng (của microfilm) dưới năng

lượng bức xạ để thu được một hình ảnh trên phim từ một ảnh gốc bằng phương pháp chụp ảnh (nói đến việc chụp phim)

21 Thế hệ thứ nhất Bản sao được sao trực tiếp từ tài liệu gốc (còn

được gọi là bản chủ)

8

22 Thế hệ thứ hai Bản sao được sao từ thế hệ thứ nhất (còn được

gọi là bản sao)

23 Tiêu chụp Bản chỉ dẫn các thông tin về một cuộn phim

hoặc phản ánh những yếu tố bất thường về tình trạng hồ sơ/tài liệu được chụp trong một cuộn phim

24 Tráng rửa/xử lý Quá trình làm hiện hình ảnh trên microfilm

(sau khi phim đã được phơi sáng trên máy chụp)

25 Trình tự chụp phim Trật tự các tiêu chụp và tài liệu được chụp

trong một cuộn phim

26 Tỷ lệ thu nhỏ Sự tương quan giữa kích thước của tài liệu gốc

và kích thước của ảnh chụp thu nhỏ, thể hiện số lần kích thước của bản gốc được thu nhỏ trên phim

27 Vi ảnh Hình ảnh thu nhỏ trên microfilm

9

MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là khai thác và phát huy tối

đa giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho nghiên cứu khoa học và thực tiễn cuộc sống Để thực hiện được mục đích này, một trong những công việc cần phải làm đó là bảo quản tài liệu gốc và tạo lập ra các bản sao bảo hiểm có chất lượng cao đối với tài liệu gốc Các bản sao này được xem là bản dự phòng trong trường hợp tài liệu gốc bị huỷ hoại, có thể thay thế tài liệu gốc và khi cần có thể được sao lưu thành nhiều bản sao thế hệ tiếp theo để phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài

Một trong những công việc chủ yếu của bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở nước ta là việc tạo lập ra các bản sao microfilm bảo hiểm đối với tài liệu giấy

có ứng dụng công nghệ microfilm Công việc này được bắt đầu thực hiện từ năm 2003, quá trình chụp thử nghiệm kéo dài từ năm 2003 đến năm 2006 và đến năm 2007 đã được chính thức được phép thực hiện đại trà

Với sự đầu tư bước đầu của nhà nước về trang thiết bị, máy móc, vật

tư, hoá chất, đào tạo nhân lực và xây dựng cơ sở hạ tầng hiện đại, việc tạo lập các bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở nước ta thực hiện tới nay đã đạt được những kết quả nhất định Tuy nhiên với một sự đầu tư to lớn, chất lượng bản sao microfilm được lập ra như thế nào, có đáp ứng được yêu cầu của việc bảo quản, khai thác thông tin lâu dài hay không là một trong những vấn đề rất được quan tâm

Thực tế cho thấy, việc ứng dụng công nghệ microfilm để lập bản sao microfilm bảo hiểm khá phức tạp Để tạo lập ra một bản sao microfilm bảo hiểm đạt chất lượng tốt, phải thực hiện rất nhiều các bước công việc theo quy trình, hướng dẫn và những tiêu chuẩn nhất định, đồng thời phải sử dụng thành thạo các loại máy móc thiết bị, hoá chất, công cụ, dụng cụ liên quan Một công việc vừa đòi hỏi phải nắm vững lý thuyết, vừa đòi hỏi tay nghề kỹ thuật cao So với kinh nghiệm của nhiều nước trên thế giới đã ứng dụng phương pháp chụp microfilm để tạo lập ra các bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ hàng chục năm nay, thì kinh nghiệm lập bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta còn rất ít, điều kiện làm việc cũng như điều kiện về nhân lực được

10

đầu tư bước đầu có hạn, trong khi đó yêu cầu công việc và chất lượng của bản sao microfilm lại áp dụng các yêu cầu, tiêu chuẩn của ISO và một số nước lâu năm trong lĩnh vực này như: Mỹ, Australia hay Singapore, nên chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta không tránh khỏi những hạn chế và đi cùng với những hạn chế đó là sự tổn thất to lớn về công sức lao động, về thời gian, vật tư, tiền của trong suốt quá trình tạo lập bản sao microfilm bảo hiểm

Vì vậy, chúng tôi mong muốn nghiên cứu đề tài này, một mặt nhằm nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm, đáp ứng được yêu cầu về bảo quản, khai thác lâu dài thông tin tài liệu lưu trữ, đồng thời để giảm thiểu những tổn thất không đáng có về công sức lao động và vật chất của nhà nước Bên cạnh đó, chúng tôi cũng mong muốn mang đến cho người đọc một cái nhìn chi tiết hơn, cụ thể hơn về đặc thù công việc lập bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ, một công việc khá mới và thú vị trong ngành lưu trữ ở nước ta hiện nay so với những công việc đã có từ lâu như chỉnh lý hay tu bổ, phục chế tài liệu…

Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ bổ sung thêm phần nào về mặt lý luận

và nghiệp vụ trong công tác lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ Chúng tôi cũng hy vọng kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ có khả năng ứng dụng cao vào thực tiễn công việc lập bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã và đang được triển khai tại Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia và có thể sẽ được triển khai ở nhiều nơi khác trong tương lai

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Với tên gọi của đề tài, mục tiêu chúng tôi đặt ra là:

Thứ nhất, nghiên cứu tiêu chuẩn đánh giá chất lượng và các yếu tố

ảnh hưởng đến chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm

Thứ hai, tìm hiểu thực trạng tình hình lập bản sao microfilm bảo hiểm

và chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta, những hạn chế và nguyên nhân;

Thứ ba, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng bản sao

microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Nhằm đạt được mục tiêu nghiên cứu trên, chúng tôi đưa ra các nhiệm

vụ nghiên cứu cụ thể như sau:

11

Thứ nhất, nghiên cứu hệ thống các văn bản quy phạm, quy định và hệ

thống thuật ngữ của ngành Lưu trữ về bảo hiểm tài liệu lưu trữ; qua đó đưa ra được những khái niệm hoặc những cách giải thích liên quan đến các cụm từ:

“bảo hiểm tài liệu lưu trữ”, “bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ”, “bản sao microfilm tài liệu lưu trữ”; giới thiệu các vấn đề liên quan đến bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ như: phương pháp chụp microfilm bảo hiểm, tiêu chí đánh giá chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm; các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm

Thứ hai, nghiên cứu hệ thống tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn lập bản

sao microfilm bảo hiểm và tiêu chí về chất lượng của bản sao microfilm bảo hiểm trong và ngoài nước theo phương pháp chụp microfilm bằng máy chụp tĩnh;

Thứ ba, khảo sát thực tế hệ thống máy móc, thiết bị lập bản sao

microfilm bảo hiểm; việc thực hiện quy trình, hướng dẫn thực hiện quy trình

và tài liệu lưu trữ của các phông đã được lập bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta;

Thứ tư, nghiên cứu thực trạng chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm;

thống kê các sai sót/khiếm khuyết về chất lượng; tìm hiểu và xác định nguyên nhân gây ra các sai sót/khiếm khuyết đó

Và cuối cùng, đưa ra các giải pháp thích hợp để xử lý, khắc phục các

sai sót/khiếm khuyết nhằm nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ có thể được tạo lập theo nhiều phương pháp, trên nhiều loại microfilm và bằng những thiết bị khác nhau đối với nhiều loại tài liệu Tuy nhiên, trong phạm vi đề tài này, chúng tôi chỉ đi vào nghiên cứu nâng cao chất lượng của bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ dạng cuộn, loại phim silver-gelatin trên nền polyester, đen trắng, kích cỡ 35mm, thế hệ thứ nhất, được tạo lập theo phương pháp chụp microfilm bằng máy chụp tĩnh đối với tài liệu (lưu trữ) hành chính và bản vẽ

kỹ thuật

Đề tài chỉ nghiên cứu chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã qua quá trình tạo lập (tức là microfilm đã được chụp và tráng rửa),

ta, chúng tôi thấy, mặc dù vấn đề bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã được quy phạm hoá trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ từ cách đây hơn 30 năm tại Điều 5

- Chương II: " đối với những tài liệu đặc biệt quý, hiếm, tuyệt mật, phải lập bản sao để bảo hiểm ", nhưng do điều kiện chung của cả nước còn nghèo, ngành lưu trữ còn chưa phát triển nên việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ còn rất hạn chế Những bài viết, những công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến lĩnh vực này cũng có rất ít

Có thể kể đến một số bài viết về bảo hiểm tài liệu lưu trữ đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam từ năm 1988 đến nay như sau:

Bài viết: "Những yêu cầu cơ bản về việc thành lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia" của tác giả Dương Văn Khảm (năm 1988) đề cập đến sự cần thiết phải lập phông bảo hiểm và nêu yêu cầu chung đối với việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Bài viết: "Giải pháp công nghệ trong việc bảo hiểm và quản lý khối tài liệu Châu bản" của tác giả Lê Văn Năng và Nguyễn Duy Phương (năm 1996) giới thiệu về việc ứng dụng công nghệ số hoá vào bảo hiểm và quản lý tài liệu Châu bản

Bài viết: "Ứng dụng công nghệ thông tin multimedia để lập phông bảo hiểm Châu bản triều Nguyễn trên đĩa CD-ROM” của tác giả Ngô Thiếu Hiệu (năm 1997) nêu lên những kết quả đạt được sau một thời gian ứng dụng công nghệ số hoá để bảo hiểm khối tài liệu Châu bản triều Nguyễn

Bài viết: “Vấn đề hiện đại hoá công tác lưu trữ ở Trung Quốc” của tác giả Võ Văn Đàng và Nghiêm Kỳ Hồng (năm 2000), trong đó có nói quy trình

sơ lược của chụp vi phim và ưu điểm của việc vi phim hoá tài liệu lưu trữ

13

Bài viết: “Kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia của Pháp” của tác giải Vũ Thị Minh Hương (năm 2000) giới thiệu nhiệm vụ, địa điểm, sơ đồ bố trí, nhân sự, việc thu thập và một số thiết bị lập bản sao bảo hiểm của Kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia của Pháp

Bài viết: "Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia - một vấn đề cấp thiết đặt ra" của tác giả Nguyễn Đăng Khải và Nguyễn Cảnh Đương (năm 2002) một lần nữa khẳng định sự cần thiết phải lập phông bảo hiểm và nêu những việc

đã và còn phải làm trong việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Những bài viết trên mới chỉ phần nào cho ta thấy những nét cơ bản về công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở góc độ quản lý, còn quá ít thông tin về nghiệp vụ lập bản sao microfilm bảo hiểm, đặc biệt là về chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm hiện nay

Ngoài những bài viết trên, không thể không kể đến Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia được xây dựng bởi Ban Xây dựng Đề án Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước được Chính phủ phê duyệt vào năm 2005 Đề án phân tích tính cấp thiết của việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ, phân tích lựa chọn giải pháp công nghệ lập microfilm bảo hiểm cho 12 triệu trang tài liệu giấy, lựa chọn mua sắm hệ thống thiết bị và phân chia khối lượng thực hiện đến năm 2010, sau đó được Chính phủ gia hạn đến năm 2015 Nhưng đề án hoàn toàn không đề cập đến vấn đề chất lượng của bản sao microfilm bảo hiểm

Các giáo trình giảng dạy về công tác lưu trữ cũng ít đề cập đến công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ Chưa có giáo trình nào nói đến nghiệp vụ cụ thể của việc lập bản sao microfilm bảo hiểm hay chất lượng của bản sao microfilm bảo hiểm

Cũng chưa có đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, cấp bộ nào về vấn đề này Cho đến nay, mới chỉ có 02 đề tài nghiên cứu ở trình độ thạc sỹ

và cử nhân có liên quan đến việc lập bản sao microfilm bảo hiểm, đó là:

Luận văn thạc sĩ khoa học năm 2003 của tác giả Nguyễn Thị Tâm nghiên cứu về "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia", trong đó có nêu giải pháp ứng dụng công nghệ số hoá và công nghệ microfilm vào lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu giấy.Trong luận văn này, tác giả đi sâu nghiên cứu và xây dựng quy trình và danh mục thiết bị lập

sơ bộ và chiếm một phần nhỏ trong đánh giá tổng thể cả quá trình thử nghiệm lập bản sao bảo hiểm

Có thể nói đề tài luận văn này không trùng lặp với bất cứ đề tài nghiên cứu nào khác, đây là một đề tài mới và được xem là một bước tiếp của khoá luận cử nhân nói trên, đánh giá sâu vào chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm của giai đoạn sau thử nghiệm (là giai đoạn chính thức triển khai ở diện rộng) để thấy được những kết quả đạt được cũng như những hạn chế nhất định của việc lập bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta, từ đó có những giải pháp thích hợp tiếp theo

5 Nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã nghiên cứu nhiều nguồn tư liệu, tài liệu khác nhau, bao gồm:

Thứ nhất là nguồn tư liệu, tài liệu về lý luận, gồm: giáo trình về công

tác lưu trữ; các bài viết trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, các đề tài nghiên cứu

về bảo hiểm tài liệu lưu trữ, Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia (do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng) được Chính phủ phê duyệt thực hiện trong giai đoạn từ 2005 đến 2010 và được gia hạn đến năm 2015

Thứ hai là nguồn tư liệu, tài liệu về pháp lý, gồm:

Các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ và bảo hiểm tài liệu lưu trữ như: Luật Lưu trữ năm 2011, Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Nghị định hướng dẫn chi tiết thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

15

Các văn bản quy định về việc hướng dẫn xác định, lựa chọn và thống

kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm; quy định về phạm vi, đối tượng, phương thức và tỷ lệ tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm và quy định về quy trình, hướng dẫn thực hiện quy trình lập bản sao bảo hiểm bằng máy lưỡng hệ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;

Thứ ba là các báo cáo, khảo sát thực tế về máy móc, thiết bị, chất

lượng bản sao microfilm bảo hiểm của Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia và của các đoàn đi khảo sát nước ngoài của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; các báo cáo đánh giá về việc ứng dụng công nghệ microfilm của Lưu trữ Quốc gia Singapore; các báo cáo, khảo sát thực tế về tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; các bài viết về bảo hiểm tài liệu lưu trữ và nghiệp vụ lập bản sao bảo hiểm trong Tạp chí Lưu trữ Việt Nam và trong các kỷ yếu hội thảo khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Ngoài các nguồn tư liệu trên, chúng tôi còn tham khảo các nguồn tư liệu của nước ngoài như: hệ thống tiêu chuẩn, hướng dẫn về chụp microfilm bảo hiểm của Singapore, Đức và Mỹ; các bài viết trên các tạp chí nước ngoài, trên mạng internet và những tư liệu thu thập được trong các chuyến đi học tập tại Singapore về ứng dụng công nghệ microfilm để lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu giấy

6 Phương pháp nghiên cứu

Để giải quyết một cách khoa học những vấn đề mà đề tài đặt ra, chúng tôi luôn phải đứng trên quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lê nin, không xem xét, đánh giá phiến diện mà phải có cái nhìn biện chứng trong việc nghiên cứu giải pháp nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Bên cạnh đó, chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khác, gồm: phương pháp khảo sát; phương pháp thống kê; phương pháp phân tích, tổng hợp; phương pháp thử nghiệm

Phương pháp khảo sát giúp chúng tôi tiếp cận được với những vấn đề sau:

- Thực tế quy trình lập bản sao microfilm bảo hiểm;

16

- Hệ thống máy móc thiết bị, vật tư, hoá chất, công cụ, dụng cụ phục

vụ cho việc lập bản sao microfilm bảo hiểm;

- Đặc điểm, tình trạng vật lý tài liệu lưu trữ trong các phông đã, đang

và sẽ được lập bản sao microfilm bảo hiểm;

- Cơ sở, vật chất phục vụ cho việc lập bản sao microfilm bảo hiểm,

Từ đó giúp chúng tôi có thể hiểu được những yếu tố liên quan, ảnh hưởng đến chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm; đặc biệt là tiếp cận được các cuộn microfilm bảo hiểm đã được tạo lập để tìm hiểu chi tiết về chất lượng của các cuộn phim này

Chúng tôi sử dụng phương pháp thống kê trong việc thống kê các đặc điểm, tình trạng vật lý của tài liệu được lập bản sao microfilm bảo hiểm để là

cơ sở xây dựng bảng tham chiếu mật độ; thống kê số lượng và các lỗi của các cuộn microfilm để xác định những mức độ và tần xuất lỗi cần khắc phục

Với phương pháp phân tích, tổng hợp, chúng tôi tiến hành phân tích, đánh giá và tổng hợp những thông tin thu được qua kết quả khảo sát, thống

kê, từ đó chúng tôi rút ra được những bài học kinh nghiệm và có cơ sở đề xuất những giải pháp hợp lý và khả thi

Khi đưa ra giải pháp xây dựng bảng thông số chụp microfilm tài liệu

và bảng thông số quét tài liệu, chúng tôi phải sử dụng phương pháp thử nghiệm để chụp microfilm nhiều tài liệu khác nhau, trên cơ sở đó phát hiện mối liên hệ giữa tài liệu và cách cài đặt thông số chụp phim phù hợp

7 Bố cục của đề tài

Ngoài mở đầu và kết luận, đề tài có bố cục gồm 3 chương như sau:

Chương 1: Những vấn đề chung về bảo hiểm tài liệu lưu trữ và bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Ở chương này, chúng tôi đề cập đến những vấn đề sau:

- Khái niệm về bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

- Lập bản sao bảo hiểm bằng phương pháp chụp microfilm;

- Những vấn đề liên quan đến tiêu chuẩn đánh giá và các mức độ chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm Ngoài ra chúng tôi còn đề cập đến các yếu

tố ảnh hưởng đến chất lượng bản sao bảo hiểm như: yếu tố về tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn; yếu tố về máy móc, thiết bị, vật tư, hoá chất, công cụ, dụng

17

cụ; yếu tố về tài liệu lưu trữ, yếu tố về con người và các yếu tố về cơ sở vật chất khác như: môi trường, điều kiện làm việc…

Chương 2: Thực trạng về chất lượng microfilm bảo hiểm

Tại chương này, chúng tôi trình bày thực trạng và nhận xét về tình hình lập bản sao microfilm bảo hiểm, gồm: việc áp dụng các tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn lập bản sao microfilm bảo hiểm; nhân lực thực hiện; thiết bị, máy móc, vật tư, hoá chất, công cụ, dụng cụ phục vụ cho việc lập bản sao microfilm bảo hiểm; tài liệu lưu trữ được lập bản sao microfilm bảo hiểm; và các điều kiện cơ sở hạ tầng khác liên quan

Trong chương này, chúng tôi nhấn mạnh về thực trạng chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm thông qua việc nghiên cứu các biểu tổng hợp kết quả kiểm tra chất lượng các cuộn microfilm Qua đây, chúng tôi đánh giá những mặt hạn chế về chất lượng, phân tích nguyên nhân của những hạn chế đó

Chương 3: Các giải pháp nâng cao chất lượng microfilm bảo hiểm

Qua việc đánh giá thực trạng chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm ở chương 2, trong chương 3 này, chúng tôi đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm, đó là: nhóm giải pháp về xây dựng, hoàn thiện các văn bản về bảo hiểm tài liệu lưu trữ; nhóm giải pháp

về thiết bị, kỹ thuật; nhóm giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực; và nhóm các giải pháp khác

Qua luận văn này, cho phép tác giả được gửi lời cảm ơn chân thành tới các cơ quan: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, Trung tâm Khoa học Văn thư và Lưu trữ, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cùng tất cả các thầy giáo, cô giáo, đồng nghiệp và các bạn đã giúp đỡ tác giả hoàn thành việc nghiên cứu đề tài này Đặc biệt, tác giả xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS Đào Xuân Chúc - người đã tận tình trực tiếp hướng dẫn tác giả thực hiện đề tài để tác giả có thể đạt kết quả nhất định như ngày hôm nay

Hà Nội, ngày tháng năm 2013

Tác giả

Phạm Thu Hương

18

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BẢN SAO MICROFILM

BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1 Khái niệm về bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Sau khi nghiên cứu và học tập mô hình bảo hiểm tài liệu lưu trữ của Lưu trữ nhiều nước trên thế giới, Lưu trữ nước ta cũng đã từng bước xây dựng mô hình này phù hợp với điều kiện tình hình thực tế trong nước Mô hình này đã trở thành hiện thực đánh dấu bằng sự ra đời của Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vào năm 2001 với chức năng tiếp nhận, lập bản sao bảo hiểm, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, của các cơ quan, tổ chức lưu trữ khác có nhu cầu Việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã nhận được nhiều sự quan tâm, đầu tư và cho đến nay đang từng bước phát triển Mặc dù vậy, so với các lĩnh vực khác của ngành Lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý hay bảo quản tài liệu lưu trữ, bảo hiểm tài liệu lưu trữ vẫn được xem là lĩnh vực còn non trẻ với sự hạn chế về kinh nghiệm và chưa được nhiều người biết đến

Để hiểu rõ về khái niệm „bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟, trước hết chúng tôi làm rõ khái niệm về „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ và „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟

1.1.1 Khái niệm về bảo hiểm tài liệu lưu trữ:

Có khá nhiều cách hiểu khác nhau về cụm từ „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ như sau:

Căn cứ vào nghĩa thứ nhất của từ „bảo hiểm‟ (tra vào cuốn Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý làm chủ biên, được Nhà Xuất bản Văn hoá – Thông tin xuất bản vào năm 1999) [17, tr 110], có nghĩa là giữ, phòng để

khỏi xảy ra tai nạn nguy hiểm Như vậy, „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ có thể hiểu

là giữ, phòng khỏi xảy ra các rủi ro, nguy hiểm cho tài liệu lưu trữ Với cách

hiểu này, bảo hiểm tài liệu lưu trữ phần nào giống như bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, đều là để giữ, phòng cho tài liệu lưu trữ không bị gặp các nguy cơ rủi ro, nguy hiểm

19

Căn cứ vào nghĩa thứ hai của từ "bảo hiểm" là sự trợ giúp hay đền bù

về vật chất khi đau ốm, tai nạn, trong trường hợp đương sự tham gia hoạt

động bảo hiểm, „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ có thể được hiểu là sự đền bù về vật chất khi tài liệu lưu trữ gặp rủi ro nếu tài liệu lưu trữ tham gia vào hoạt động bảo hiểm Cách hiểu này tương tự với quan niệm của Lưu trữ Liên bang Nga về „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟, xem đó là sự trợ giúp, đền bù về vật chất khi một tài liệu lưu trữ nào đó bị rủi ro dưới hình thức mua bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ Theo cuốn: „Các quy tắc công tác của các cơ quan lưu trữ nhà

nước Liên bang Nga‟ thì „…trong trường hợp bản gốc, bản chính đã được mua bảo hiểm bị mất mát hoặc hư hỏng khi đưa ra trưng bày triển lãm thì cơ quan bảo hiểm có trách nhiệm bồi thường thiệt hại vật chất cho cơ quan lưu trữ Việc định mức giá bảo hiểm tài liệu phải tương ứng với giá trị tài liệu được bảo hiểm do các chuyên gia lưu trữ phối hợp với chuyên gia bảo tàng, thư viện và khảo cổ tiến hành Kết quả xác định mức giá bảo hiểm tài liệu phải được lập thành biên bản và trình lên cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên…‟ [20, tr 41] Tuy nhiên, cách hiểu này không được phổ biến trong các cơ quan lưu trữ của các nước trên thế giới cũng như ở Việt Nam vì tài liệu lưu trữ không thể mua được lại bằng tiền, tài liệu lưu trữ thường chỉ có một bản, nếu

bị huỷ hoại là mất hết, nếu bù lại được bằng tiền thì ngành lưu trữ có lẽ không cần đến công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Theo Khoản 7, Điều 2, Chương I Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm

2001 của nước ta, khái niệm về "bảo hiểm tài liệu lưu trữ" được pháp quy hoá như sau: "Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt, tách rời bản chính, bản gốc đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm nhằm bảo vệ an toàn

tài liệu đó" Theo quy định này, „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ được hiểu là một lĩnh vực công tác của ngành Lưu trữ, là một nghiệp vụ thống nhất gồm các công việc nối tiếp nhau là sao chụp tài liệu lưu trữ thuộc diện quý, hiếm và bảo quản bản sao bảo hiểm trong kho lưu trữ chuyên dụng, tách rời với bản chính, bản gốc nhằm bảo vệ an toàn cho tài liệu gốc Do trong điều kiện kinh

tế hạn chế nên việc sao chụp tài liệu ở đây chỉ đề cập đến đối tượng tài liệu là những tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm Những tài liệu đặc biệt quý, hiếm được ưu tiên thực hiện bảo hiểm tài liệu trước

20

Trên thực tế, việc thực hiện sao chụp và bảo quản chỉ là hai trong số nhiều công việc thuộc về bảo hiểm tài liệu lưu trữ, ngoài ra còn nhiều công việc khác như: xây dựng kế hoạch ngắn và dài hạn về bảo hiểm tài liệu lưu trữ ; xây dựng các văn bản quy định tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn về lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ; hướng dẫn về lựa chọn tài liệu để lập bản sao bảo hiểm; việc khai thác, sử dụng bản sao bảo hiểm; việc xây kho bảo hiểm v.v… nhưng những nội dung này chưa được đề cập đến trong nội hàm của khái niệm trên

Một quan điểm khác cũng theo hướng coi „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ là một công tác của ngành Lưu trữ, đó là quan điểm của tác giả PGS- TS Dương Văn Khảm trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam xuất bản năm 2011 bởi Nhà Xuất bản Văn hoá – Thông tin, „bảo hiểm tài liệu

lưu trữ‟ là ‘tổng hợp các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu đề phòng sự cố làm hư hại tài liệu lưu trữ bản gốc, đồng thời phục vụ yêu cầu khai thác tài liệu được thuận tiện’ [9, tr 50]. „Bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ theo khái niệm này được hiểu rộng hơn, bao trùm khái niệm được quy định trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 Theo cách hiểu này, việc thực hiện sao chụp tài liệu lưu trữ và bảo quản bản sao tách rời bản gốc chỉ là hai trong số các biện pháp nhằm bảo quản an toàn cho tài liệu lưu trữ, ngoài ra còn nhiều biện pháp khác

đã được tác giả khái quát lên thành „tổng hợp các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu‟ Đối tượng bảo hiểm tài liệu lưu trữ hướng đến là toàn bộ tài liệu lưu trữ, không chỉ bó hẹp đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm Tuy nhiên, với cách hiểu này, phạm vi của „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ lại có vẻ như quá rộng, bao trùm cả việc bảo quản tài liệu lưu trữ, chưa nêu rõ được bản chất, tính đặc thù của công việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở nước ta

Tìm hiểu quan điểm về khái niệm này ở lưu trữ một số nước trên thế giới như Mỹ, Úc, Singapore, chúng tôi nhận thấy các nước ứng dụng những công nghệ nhất định để tạo lập ra các bản sao của tài liệu gốc nhằm bảo quản lâu dài thông tin trong tài liệu gốc bằng cách định dạng lại tài liệu gốc trên một vật mang tin có tuổi thọ lâu bền, rồi áp dụng các biện pháp nhân sao, bảo quản, sử dụng đối với bản sao được tạo lập đó theo một chế độ riêng, tách rời với tài liệu gốc Người ta coi tất cả các công việc đó là „bảo quản tài liệu lưu trữ‟ Khi ta học tập mô hình công việc này, để tránh trùng lặp và lẫn lộn với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ đã có, ta sử dụng cụm từ „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟

21

Như vậy, qua nhiều cách hiểu về „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ như trên,

có hai quan điểm đang được sử dụng rộng rãi trong công tác Lưu trữ ở nước

ta cũng như Lưu trữ các nước trên thế giới, đó là :

Thứ nhất, ‘bảo hiểm tài liệu lưu trữ’ là giữ, phòng để khỏi xảy ra rủi ro đối với tài liệu lưu trữ

Thứ hai, ‘bảo hiểm tài liệu lưu trữ’ được xem là một lĩnh vực công tác của ngành Lưu trữ Bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo quan điểm này được hiểu là việc thực hiện các biện pháp để tạo ra bản sao của tài liệu gốc; bảo quản, bảo vệ và phục vụ khai thác sử dụng các bản sao đó

1.1.2 Khái niệm về bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ

„Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ có thể được hiểu nôm na theo nghĩa của từ như sau: „Bản sao‟ (theo Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý làm chủ biên, được Nhà Xuất bản Văn hoá – Thông tin xuất bản vào năm 1999) [17, tr 93] có nghĩa là bản sao ra từ bản gốc Ghép với nghĩa của cụm từ „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ theo cách hiểu thứ hai như trên thì „bản sao bảo hiểm tài

liệu lưu trữ‟ có nghĩa là bản sao từ tài liệu gốc để giữ, phòng khỏi xảy ra rủi

ro đối với tài liệu lưu trữ

Ngoài ra, có một vài khái niệm khác về „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ đã được đề cập đến, chẳng hạn tác giả PGS-TS Dương Văn Khảm nêu trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam (xuất bản năm 2011 bởi Nhà Xuất bản Văn hoá – Thông tin) của mình về khái niệm này

như sau: „bản sao bảo hiểm (tài liệu lưu trữ) là bản sao dự phòng từ bản gốc, bản chính của tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm để thực hiện bảo hiểm tài liệu lưu trữ [9, tr 36] Cách hiểu về „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ theo khái niệm này cũng tương tự như cách hiểu đầu tiên, cũng là bản sao từ tài liệu là bản chính, bản gốc với mục đích dự phòng khi xảy ra rủi ro đối với tài liệu gốc Tuy nhiên, phạm vi được coi là „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ hẹp hơn, chỉ những bản sao được sao từ bản chính, bản gốc của tài liệu đặc biệt quý, hiếm mới được coi là „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟

Khái niệm „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ cũng đã được nêu rất rõ trong Luật Lưu trữ (được Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và ban hành vào ngày 25 tháng 11 năm 2011) Theo cách giải thích từ ngữ tại

Điều 2 của Luật thì: „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu

1.1.3 Khái niệm về bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Trên cơ sở khái niệm về “bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ”, “bản sao

microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ” được hiểu là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định trên vật mang tin là microfilm nhằm

dự phòng khi có rủi ro đối với tài liệu lưu trữ Nói theo cách khác: vật mang tin bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là microfilm nên được gọi là bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ („Bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu

trữ‟ sau đây được gọi tắt là „bản sao microfilm bảo hiểm‟)

Tại sao lại lựa chọn microfilm làm vật mang tin cho bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ?

Tình hình thực tế cho thấy, số lượng tài liệu lưu trữ nói chung, tài liệu giấy nói riêng đang được bảo quản tại các thư viện và cơ quan lưu trữ trong tình trạng hư hỏng, ảnh hưởng đến khả năng khai thác, sử dụng tương đối nhiều Mặc dù cho đến nay, nhiều nơi đã có điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ tốt hơn rất nhiều so với trước đây và đã áp dụng nhiều biện pháp nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu như: tu bổ, phục chế tài liệu; khử axit, khử trùng tài liệu; các biện pháp chống mối mọt, côn trùng; duy trì nhiệt độ, độ ẩm bảo quản thích hợp… thì khả năng lão hoá tự thân của tài liệu cũng chỉ cho phép tài liệu đạt được đến một tuổi thọ nhất định Đối với tài liệu giấy, nếu là chất lượng giấy tốt và trong điều kiện bảo quản tốt thì tuổi thọ có thể đạt được từ 80 đến 100 năm Tuy nhiên trên thực tế, tuổi thọ đó có thể ngắn hơn nhiều nếu xảy ra những yếu tố rủi ro và hư hỏng trong quá trình bảo quản và sử dụng Chính vì thế, bảo hiểm tài liệu lưu trữ hướng đến mục tiêu là tạo lập ra các bản sao mang tính dự phòng trong trường hợp tài liệu gốc bị hư hỏng, khó hoặc không có khả năng phục vụ khai thác thông tin Nhờ vào bản sao bảo hiểm này, ta có thể khai thác được thông tin chứa đựng trong tài liệu gốc Và từ bản sao bảo hiểm này,

23

ta có thể nhân sao ra nhiều bản sao khác để phục vụ khai thác sử dụng, tránh sử dụng trực tiếp đến tài liệu gốc Xuất phát từ vài trò này, khi lập bản sao bảo hiểm, người ta cần phải xem xét đến khả năng chứa đựng thông tin và tuổi thọ của bản sao bảo hiểm, xem xét phương pháp, công nghệ, tiêu chuẩn để tạo lập nên bản sao bảo hiểm đó, và đặc biệt là giá trị pháp lý của bản sao bảo hiểm để khi không còn tài liệu gốc, bản sao bảo hiểm được thừa nhận có thể thay thế tài liệu gốc một cách hợp pháp

Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ có thể được tạo lập trên các vật mang tin như là giấy, CD, DVD, ổ cứng, thẻ nhớ USB, thiết bị lưu trữ mạng v.v… nhưng tại sao lại lựa chọn microfilm?

Như đã đề cập ở trên, khi lập bản sao bảo hiểm, người ta cần xem xét đến khả năng chứa đựng thông tin và tuổi thọ của bản sao bảo hiểm Một trong những yêu cầu đối với vật mang tin bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là phải ổn định và lâu bền để có thể đáp ứng được yêu cầu bảo quản thông tin lâu dài

Dựa trên các kết quả nghiên cứu về giấy, trừ tuổi thọ của một số loại giấy đặc biệt như: giấy papyrus của Châu Âu, giấy dó lụa của Trung Quốc, giấy dó của Việt Nam có tuổi thọ có thể lên đến hàng trăm năm, còn lại hầu hết các loại giấy thông thường có tuổi thọ khoảng từ 80 đến 100 năm Tuổi thọ của giấy bị hạn chế là do phương pháp chế tạo và đặc điểm lý hoá của những chất cấu thành tạo nên, chưa nói đến điều kiện bảo quản, khai thác sử dụng yếu kém

Khoa học công nghệ phát triển, mở ra công nghệ số hoá, mang lại những bước tiến lớn trong lĩnh vực số hoá tài liệu lưu trữ, tạo ra các bản sao tài liệu lưu trữ dưới dạng số trên những vật mang tin khác nhau như: CD, DVD, ổ cứng, thẻ nhớ USB, thiết bị lưu trữ mạng… nhưng vấn đề tuổi thọ của những vật mang tin này cũng không đáp ứng được yêu cầu khắt khe của công tác bảo quản Theo một số tài liệu tham khảo, tuổi thọ của một số vật mang tin trên như sau:

- Đĩa CD có tuổi thọ là 5 năm;

- Đĩa DVD có tuổi thọ là 8 năm;

- Ổ cứng (HDD) có tuổi thọ là 10 năm;

- Thiết bị lưu trữ mạng (NAS) có tuổi thọ là 20 năm;

24

- Băng từ có tuổi thọ là 25 năm [18, tr 71]

Tất nhiên, tuổi thọ thực tế của các vật mang tin trên có thể ngắn hoặc dài hơn vì còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: chủng loại, chất lượng sản xuất, điều kiện bảo quản và cách thức sử dụng Nhưng nếu làm một phép so sánh đơn giản, tuổi thọ của giấy còn cao hơn nhiều so với tuổi thọ những vật mang tin trên Vậy liệu có nên sử dụng các vật mang tin trên để làm bản sao bảo hiểm cho tài liệu giấy?

Vậy microfilm là vật mang tin như thế nào? Có hai thuật ngữ cần nói đến, đó là “microform” và “microfilm” Thuật ngữ “microform” (dịch sang tiếng Việt là “dạng thu nhỏ”) được sử dụng để nói đến các chất liệu tài liệu là phim hoặc giấy, có đặc điểm chung là mang thông tin cực nhỏ khó có thể đọc được bằng mắt thường Thuật ngữ “microfilm” (dịch sang tiếng Việt là “vi phim”) được sử dụng để nói một loại thu nhỏ cơ bản nhất của microform (có ba loại cơ bản của microform là: microfilm (dạng cuộn), aperture cards và microfiche (đều là dạng tấm) (Xem hình 1)

Hình 1: Một số dạng cơ bản của microform

Microfilm được sử dụng rộng rãi trong các thư viện và lưu trữ của nhiều nước trên thế giới, là phương tiện truyền và bảo quản thông tin tương đối gọn nhẹ Microfilm khác so với hầu hết các loại chất liệu tài liệu in ấn thông thường

là sau khi được tráng rửa)

Microfilm được sản xuất trên nhiều loại phim có đặc điểm lý hoá khác nhau nên đặc điểm của lớp mang thông tin và nền phim cũng khác nhau Có ba loại lớp mang thông tin được dùng trong sản xuất microfilm, đó là: silver-gelatin, diazo và vesticular Có hai loại nền phim chính để hỗ trợ các lớp mang thông tin này là: cellulose ester và polyester Chính bởi các đặc tính lý hoá khác nhau của lớp mang thông tin và nền phim nên mỗi loại phim có độ bền và tuổi thọ khác nhau Kết quả của các cuộc thử nghiệm hoá già cho thấy phim silver-gelatin có độ bền và ổn định hơn các loại phim khác nên tuổi thọ có thể lên đến

500 năm hoặc hơn nếu được xử lý tốt và được bảo quản trong môi trường bảo quản tối ưu và được coi là phim lưu trữ, thích hợp cho việc lập bản sao bảo hiểm đối với những tài liệu có giá trị lâu dài và vĩnh viễn Phim diazo và phim vesticular theo kinh nghiệm chỉ có tuổi thọ khoảng 30 năm, không được khuyến cáo sử dụng như là phim lưu trữ Hai loại phim này thường được sử dụng để làm phim sao, sao từ phim gốc (là phim lưu trữ) ra nhiều bản nhằm phục vụ khai thác, sử dụng

Trên thực tế, loại phim silver-gelatin đã và đang được nhiều thư viện và lưu trữ các nước sử dụng nhằm mục đích bảo quản lâu dài thông tin trong tài liệu lưu trữ trên nền giấy Hầu hết tài liệu lưu trữ trong các thư viện, cơ quan lưu trữ của các nước trên thế giới và ở nước ta đều ở dạng giấy Ngày nay, mặc

dù công nghệ thông tin phát triển vượt bậc, nhiều công việc được giải quyết qua mạng, tạo ra một lượng tài liệu điện tử đáng kể thì giấy vẫn được dùng phổ biến để làm công cụ quản lý, giao dịch, trao đổi và mang tính pháp lý nên tài liệu lưu trữ được sản sinh ra ở dạng giấy vẫn chiếm đa số Việc bảo quản tài liệu giấy chiếm khá nhiều diện tích kho tàng bảo quản cùng với cơ sở vật chất phục vụ cho việc bảo quản Microfilm có khả năng lưu giữ được lượng lớn thông tin trong một cuộn phim nhỏ gọn, không mất nhiều diện tích để bảo

1.2 Lập bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ bằng phương pháp chụp microfilm

Để tạo lập ra bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ, người ta có thể sử dụng các công nghệ với những cách thức, phương pháp khác nhau Việc lựa chọn phương pháp lập bản sao microfilm bảo hiểm phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố: trước hết là liệu phương pháp đó có đáp ứng được mục đích của công tác bảo quản tài liệu hay không, ưu/nhược điểm mà phương pháp đó mang lại, sau đó đến các yếu tố về tài chính, công nghệ, máy móc, thiết bị, nhân lực và các điều kiện khác Theo xu thế phát triển của kinh tế, xã hội và khoa học công nghệ, người ta luôn hướng đến các biện pháp hiện đại, thuận tiện, mang lại hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí mà vẫn đáp ứng được yêu cầu, mục đích của công tác bảo quản

Hiện nay, các nước trên thế giới như Mỹ, Australia, Singapore, Canada, Đức, Ấn Độ, Malaysia… và nhiều nước khác, trong đó có Việt Nam đã và đang lập bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo hai phương pháp: một

là ứng dụng công nghệ microfilm để chụp microfilm tài liệu lưu trữ và hai là ứng dụng kết hợp công nghệ số hóa và công nghệ COM để số hoá tài liệu lưu trữ trước, sau đó chuyển dữ liệu ở dạng ảnh số sang microfilm

Vì đối tượng nghiên cứu của đề tài là chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ dạng cuộn, loại phim silver-gelatin trên nền polyester, đen trắng, kích cỡ 35mm, được tạo lập theo phương pháp chụp microfilm bằng máy chụp tĩnh đối với tài liệu (lưu trữ) hành chính và bản vẽ

27

kỹ thuật, nên ở đây chúng tôi chỉ đi sâu vào việc lập bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ bằng phương pháp chụp microfilm

Theo hướng dẫn NAS-IPL-G-02 của Singapore về chụp phim bảo quản

“Chụp microfilm bảo hiểm là quá trình tái tạo với kích thước thu nhỏ nội dung tri thức của tài liệu lưu trữ và tư liệu thư viện trên microfilm theo những tiêu chuẩn, quy cách kỹ thuật đã được thừa nhận” [13, tr 2] Nói một cách dễ hiểu,

để sản xuất hay tạo lập ra một bản sao microfilm bảo hiểm theo phương pháp này, người ta phải thực hiện trình tự các công việc theo các tiêu chuẩn, hướng dẫn đã được thừa nhận như sau:

- Chuẩn bị tài liệu để chụp microfilm;

- Sử dụng máy chụp microfilm để chụp ảnh tài liệu lưu trữ lên microfilm với một tỷ lệ thu nhỏ nhất định (gọi là chụp phim)

- Sử dụng máy tráng rửa để làm hiện hình ảnh trên microfilm đã được chụp (gọi là tráng rửa phim)

- Sử dụng các thiết bị kiểm tra chất lượng để tiến hành kiểm tra chất lượng phim

* Hướng dẫn và yêu cầu việc chuẩn bị tài liệu để chụp microfilm thường gồm các nội dung như sau:

+ Hướng dẫn kiểm tra trật tự hồ sơ và sắp xếp của tài liệu trong từng

hồ sơ

+ Hướng dẫn bóc tách, tháo gỡ ghim kẹp và làm phẳng tài liệu

+ Hướng dẫn xác định số lượng tài liệu chụp trong một cuộn phim + Hướng dẫn xác định tiêu chụp cần sử dụng và vị trí đặt tiêu chụp + Hướng dẫn xác định số cuộn phim và tỷ lệ chụp phim

+ Hướng dẫn làm mục lục hồ sơ, tài liệu được chụp trong một cuộn phim

+ Hướng dẫn tu sửa hoặc nâng cao chất lượng nội dung thông tin tài liệu trước khi chụp phim

Yêu cầu:

- Hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ, đúng trật tự lôgic được lập ban đầu

28

- Tài liệu được tháo bỏ hết ghim kẹp, bóc tách (trừ tài liệu đóng quyển)

và được làm phẳng

- Các tiêu chụp được sử dụng đúng và được đặt đúng vị trí quy định

- Mục lục hồ sơ được làm theo đúng quy định

- Xác định đúng số cuộn phim và tỷ lệ chụp phim

* Hướng dẫn và yêu cầu việc chụp phim thường gồm các nội dung như sau:

- Quy định về các khái niệm được sử dụng trong chụp phim

- Hướng dẫn về điều kiện chụp phim: thiết bị chụp phim, microfilm sống (microfilm vật tư), kích thước tài liệu, định hướng ảnh, mã hoá khuôn phim, tỷ lệ thu nhỏ, khoảng cách giữa các khuôn phim, các vật dụng đi kèm

- Hướng dẫn về trình tự chụp phim (trật tự chụp tài liệu và các tiêu chụp)

- Hướng dẫn về chụp các tài liệu khổ nhỏ kèm theo và tài liệu quá khổ

- Hướng dẫn về cách điều chỉnh mức độ (thời gian) phơi sáng thích hợp đối với từng loại tài liệu

Yêu cầu:

- Chụp đúng theo trình tự quy định

- Đảm bảo các điều kiện thích hợp về chụp phim

- Chụp tài liệu khổ nhỏ và tài liệu quá khổ đúng quy định

- Kiểm soát được mức độ (thời gian) phơi sáng thích hợp đối với từng loại tài liệu

* Hướng dẫn và yêu cầu việc tráng rửa phim thường gồm các nội dung như sau:

- Hướng dẫn về điều kiện tráng rửa: thiết bị tráng rửa, hoá chất tráng rửa, các bước tráng rửa, các vật dụng đi kèm

- Hướng dẫn kiểm soát nhiệt độ của hoá chất hiện, tốc độ tráng rửa, chuyển động hoá chất, bổ sung hoá chất

- Hướng dẫn kiểm soát tráng rửa bằng dải phim kiểm tra

29

Yêu cầu:

- Đảm bảo các điều kiện tráng rửa thích hợp

- Kiểm soát được quá trình tráng rửa

Sau đó nhằm đảm bảo bản sao microfilm bảo hiểm đã lập ra đạt chất lượng để đưa vào bảo quản, người ta phải sử dụng các thiết bị kiểm tra (gồm: kính hiển vi, thiết bị đo mật độ, thiết bị kiểm tra hình ảnh, quang phổ kế) để kiểm tra chất lượng microfilm theo cách thức và các tiêu chí nhất định

* Hướng dẫn và yêu cầu việc kiểm tra chất lượng phim gồm các nội dung như sau:

- Hướng dẫn về điều kiện kiểm tra phim: thiết bị kiểm tra, các vật dụng

- Đảm bảo các điều kiện thực hiện kiểm tra phim

- Thực hiện đúng quy trình, cách thức tiến hành kiểm tra

- Đánh giá đúng chất lượng cuộn phim

Phương pháp chụp microfilm đã được thư viện và lưu trữ nhiều nước trên thế giới thực hiện từ hàng chục năm nay nên phương pháp này còn được gọi là phương pháp chụp microfilm truyền thống

Phương pháp này có khá nhiều ưu điểm:

Thứ nhất, đây là phương pháp đã được nhiều nước trên thế giới thực hiện và đã được chấp nhận rộng rãi trong việc bảo hiểm tài liệu giấy

Thứ hai, có các hệ thống tiêu chuẩn, quy tắc thực hành và hướng dẫn

về tạo lập, xử lý, bảo quản microfilm rất rõ ràng Có thể kể đến những hệ thống tiêu chuẩn điển hình về lập bản sao microfilm bảo hiểm theo phương pháp này như: hệ thống tiêu chuẩn quốc tế ISO, hệ thống tiêu chuẩn Australia,

hệ thống tiêu chuẩn Anh, hệ thống tiêu chuẩn Singapore, hệ thống tiêu chuẩn

Thứ tư, bản sao microfilm được tạo lập ra có tuổi thọ cao nếu được xử

lý và bảo quản đúng cách (VD: tuổi thọ của phim silver-gelatin nền axetat nếu được xử lý và bảo quản đúng cách có thể là 100 năm, phim silver-gelatin nền polyester có thể lên đến 500 năm) Điều này tạo ra khả năng khai thác lâu dài thông tin trong tài liệu gốc, thậm chí đến tận lúc tài liệu gốc đã bị hư hỏng hoàn toàn do lão hoá

Thứ năm, lưu giữ được độ trung thực của thông tin trong tài liệu gốc

do hình ảnh trên microfilm không dễ bị chỉnh sửa

Thứ sáu, phương pháp này cho độ phân giải ảnh cao và có thể chụp được những tài liệu đóng quyển và khổ lớn (nhờ vào máy chụp)

Thứ bảy, tiết kiệm được diện tích bảo quản, giảm diện tích bảo quản xuống hơn 90% so với tài liệu giấy do microfilm có thể lưu giữ được lượng thông tin đáng kể so với tài liệu giấy (vd: một cuộn microfilm 35mm nhỏ gọn

có thể lưu trữ được thông tin của khoảng 500 trang tài liệu khổ từ A3 đến A0, khoảng 500 đến 800 trang tài liệu khổ A4 và chỉ cần một không gian lưu giữ tương đương với kích thước của hộp đựng phim 35mm là 10cm x 10cm x 3cm)

Thứ tám, việc nhân bản và số hoá từ bản sao microfilm cũng rất dễ dàng, có thể cung cấp các bản sao sử dụng cho nhu cầu khai thác, hạn chế việc khai thác, sử dụng tài liệu gốc Đây cũng là một cách gián tiếp đảm bảo

an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu gốc

Và cuối cùng, việc đọc microfilm không bị phụ thuộc nhiều vào công nghệ do công nghệ microfilm ít bị lỗi thời Nếu như một bản số hoá chỉ sau

10 năm đã có thể không đọc được do sự lỗi thời của phần mềm máy tính thì một cuộn microfilm sau hàng trăm năm, để đọc được nó, người ta chỉ cần đến một thiết bị phóng lớn hình ảnh mà thôi

31

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, phương pháp này cũng bộc

lộ một số nhược điểm như: khó kiểm soát chất lượng của bản sao microfilm vì chất lượng của bản sao microfilm gần như chỉ có thể xác định được sau khi đã chụp và tráng rửa; độ phân giải của bản sao microfilm sẽ bị giảm qua mỗi lần nhân sao; microfilm rất dễ bị xước, do đó phải rất thận trọng khi tiếp xúc với nó; hệ thống thiết bị đọc microfilm thủ công nên hạn chế tốc độ khai thác, sử dụng Chi phí cho hệ thống dây chuyền thiết bị lập bản sao microfilm bảo hiểm theo phương pháp này tương đối lớn Việc sử dụng các thiết bị chụp và tráng rửa microfilm khá phức tạp, đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ kỹ thuật nhất định để có thể kiểm soát được các biến số ảnh hưởng đến chất lượng microfilm bảo hiểm trong quá trình chụp và tráng rửa phim

Mặc dù vậy, với những ưu điểm của phương pháp và tính năng ổn định, có khả năng lưu giữ thông tin qua hàng thế kỷ của microfilm, lập bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ bằng phương pháp chụp microfilm vẫn

là giải pháp được lựa chọn của nhiều cơ quan lưu trữ và thư viện trên thế giới, trong đó có Việt Nam

1.3 Tiêu chuẩn đánh giá chất lƣợng bản sao microfilm bảo hiểm

Mức độ chất lượng của một bản sao microfilm bảo hiểm phụ thuộc vào yêu cầu và mong muốn đọc rõ ràng thông tin trong bản sao; yêu cầu về nhân sao để phục vụ khai thác, sử dụng và yêu cầu bảo quản thông tin dữ liệu, do đó yêu cầu về chất lượng một bản sao microfilm bảo hiểm có thể được quy định khác nhau tuỳ vào điều kiện thực tế của từng quốc gia Ví dụ: nếu bản sao microfilm được tạo lập và sử dụng như một bản chủ, có yêu cầu về nhân sao ra nhiều thế hệ để phục vụ khai thác, sử dụng hoặc để bảo quản thông tin trong tài liệu gốc (trường hợp sau khi lập bản sao microfilm, tài liệu gốc sẽ bị huỷ) thì bản sao microfilm yêu cầu chất lượng cao là điều rất cần thiết Nếu bản sao microfilm được sản xuất chỉ để sử dụng như một bản sao dự phòng (trường hợp sau khi lập bản sao microfilm, không huỷ tài liệu gốc) và rất ít hoặc không bao giờ cần sử dụng, không có yêu cầu về nhân sao thì yêu cầu về mức độ chất lượng bản sao microfilm và việc thực hiện toàn bộ quá trình tạo lập ra bản sao

đó có thể thấp hơn Dù sao thì mục tiêu cuối cùng của việc lập bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ là tạo ra các bản sao microfilm chất lượng cao Bản sao microfilm đạt chất lượng cao sẽ là tiền đề tốt cho việc bảo quản, đọc và nhân sao sử dụng sau này Vậy tiêu chuẩn nào để đánh giá chất lượng

1.3.1 Độ phân giải:

Độ phân giải được hiểu là khả năng của thiết bị chụp microfilm có thể ghi lại những chi tiết nhỏ, mảnh của các nét chữ dạng ký tự abc, các chữ số nhỏ hoặc các đường kẻ bằng bút chì sát liền nhau trong tài liệu

Khả năng phân giải của thiết bị chụp microfilm trực tiếp ảnh hưởng đến việc có đọc được tài liệu được chụp phim hay không, liệu thông tin trên tài liệu được chụp phim có được hệ thống ghi lại đầy đủ trên micofilm hay không Bởi vậy, sau khi chụp và tráng rửa, một cuộn microfilm cần phải được tiến hành kiểm tra về độ phân giải để phòng ngừa sự mất mát thông tin trên microfilm

Để xác định được khả năng phân giải của một thiết bị chụp microfilm, người ta kiểm định bằng cách chụp biểu đồ kiểm tra độ phân giải theo tiêu chuẩn quốc tế ISO ở đầu và cuối mỗi cuộn phim với tỷ lệ thu nhỏ nhất định Trên một biểu đồ kiểm tra thường có 5 tổ hợp, 4 tổ hợp ở 4 góc và 1 tổ hợp ở giữa, mỗi tổ hợp gồm có 21 mẫu, ứng với mỗi mẫu có một chỉ số phân giải đi kèm Mỗi một mẫu lại được tạo thành từ tổ hợp của 5 dòng kẻ ngang và 5 dòng

kẻ dọc với khoảng cách nhất định giữa các dòng Để đọc được chỉ số phân giải này trên microfilm, người ta dùng kính hiển vi soi vào tuần tự từng tổ hợp trên biểu đồ và xem mẫu phân giải nào nhỏ nhất có thể nhìn thấy được các dòng kẻ ngang và dọc tương đối tách rời nhau Lấy chỉ số phân giải tương ứng với mẫu

đó nhân với tỷ lệ thu nhỏ sẽ biểu thị khả năng phân giải của thiết bị chụp microfilm (Xem hình 2)

Yêu cầu bản sao microfilm bảo hiểm phải đạt được chỉ số phân giải ở mức tối thiểu Yêu cầu về độ phân giải tối thiểu có thể thay đổi tuỳ thuộc vào các tỷ lệ thu nhỏ khác nhau Nếu kết quả quan sát thấp hơn so với yêu cầu tối thiểu thì toàn bộ hoặc một phần của cuộn microfilm phải bị loại bỏ

33

Tuỳ vào điều kiện và trình độ lập bản sao microfilm mà yêu cầu về độ phân giải tối thiểu ở các nước là khác nhau Thường thì độ phân giải chỉ được quy định ở mức độ tối thiểu, đảm bảo với mức độ tối thiểu đó, khả năng đọc thông tin, hình ảnh trên microfilm là dễ dàng Chất lượng bản sao microfilm sẽ tốt hơn nếu độ phân giải đạt ở mức độ cao hơn mức tối thiểu

Hình 2: Biểu đồ kiểm tra độ phân giải ISO số 2

Ví dụ: Tiêu chuẩn Singapore (phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế ISO) đưa

ra yêu cầu tối thiểu về độ phân giải đối với phim 35mm silver-gelatin đen trắng thế hệ thứ nhất được chụp bằng máy quét tĩnh như sau:

Bảng 1.1: Yêu cầu về độ phân giải tối thiểu theo Tiêu chuẩn của Singapore

Tỷ lệ thu nhỏ Khổ chụp tương ứng Độ phân giải

5 mẫu kiểm tra: 4 ở góc và 1 ở giữa

Thứ nhất, mật độ tối đa (Dmax) hay còn gọi là mật độ nền Đây là chỉ

số mật độ trung bình (thường là chỉ số trung bình của 3 điểm trên một khuôn ảnh) đo trên phần của ảnh tài liệu mà tại đó không có nội dung thông tin/chữ viết Đây là chỉ số quan trọng nhất, nên thường khi nói đến kiểm tra mật độ hay mật độ của microfilm, người ta chỉ đề cập đến mật độ nền mà thôi

Mật độ nền liên quan đến chất lượng của tài liệu gốc Chất lượng tài liệu gốc khác nhau thì yêu cầu về mật độ nền trên microfilm sẽ khác nhau Chất lượng tài liệu tốt, có độ tương phản cao thì yêu cầu về mật độ nền thường cao hơn; chất lượng tài liệu kém, độ tương phản thấp thì yêu cầu về mật độ nền thấp hơn

Mục đích kiểm tra mật độ của microfilm là nhằm đảm bảo các vi ảnh có

độ tương phản tốt nhất có thể giữa nền và các ký tự được ghi trên một tài liệu Hình ảnh trên microfilm sẽ dễ đọc hơn khi độ tương phản giữa nền và vùng thông tin (có chứa các ký tự) có mật độ thích hợp Vì nếu mật độ nền quá cao, những nét mảnh và sáng ở tài liệu gốc sẽ có xu hướng chuyển thành màu xám

và không còn rõ ràng nữa, ngược lại, nếu mật độ nền quá thấp, các đường nét dày, đậm, đen sẽ không còn sắc nét mà có xu hướng nhoè đi, hình ảnh trở nên

VD: Tiêu chuẩn Singapore và tiêu chuẩn Mỹ đưa ra yêu cầu về mật độ nền đối với từng loại tài liệu được chụp microfilm như sau:

Bảng 1.2: Yêu cầu về mật độ nền theo tiêu chuẩn của Singapore

Nhóm 4 Các bản thảo và minh hoạ có độ tương phản

thấp, giấy có biểu đồ với những đường nét

mờ nhạt; tài liệu đánh máy với ru-băng cũ;

các tài liệu có chữ in chất lượng kém hoặc bị

mờ

0,7 - 0,85

[15, tr 15]

36

Bảng 1.3: Yêu cầu về mật độ nền theo tiêu chuẩn của Mỹ

Nhóm 1 Chất lượng cao,độ tương phản cao, sách in

và xuất bản phẩm định kỳ; bề mặt đen; dòng rõ; nét vẽ bằng chì đen và tài liệu in chữ nhỏ

có độ tương phản cao

1.00 - 1.30

Nhóm 2 Bản vẽ bằng chì và mực; bản in chữ rất nhỏ

đã bạc màu (chẳng hạn các ghi chú ở cuối

Nhóm 3 Bản thảo, bản vẽ có độ tương phản thấp; báo

có nếp gấp, dòng kẻ nhỏ, nhiều màu; chữ đánh máy bằng ruy băng quăn; tài liệu in chất lượng thấp

Khi đã đáp ứng được các yêu cầu về độ phân giải và mật độ, microfilm

sẽ được kiểm tra về mặt hình ảnh để phát hiện ra các sai sót, khiếm khuyết liên quan đến hình ảnh, vật lý của phim và biên tập của tài liệu do các khiếm khuyết này có thể ảnh hưởng đến sự hoàn thiện, việc tra tìm sử dụng, việc tái sản xuất

và độ bền của microfilm

- Khiếm khuyết về hình ảnh: Là các khiếm khuyết liên quan đến quá

trình cơ bản (chụp và tráng rửa phim) để tạo nên hình ảnh Các khiếm khuyết

về hình ảnh thường ảnh hưởng đến mật độ, ảnh hưởng đến sự rõ ràng, dễ đọc của thông tin trên microfilm

Ví dụ: Mật độ quá cao hoặc quá thấp (mật độ vượt quá quy định về yêu cầu mật độ tối đa đối với loại tài liệu có chất lượng tốt nhất, ví dụ: vượt quá 1,3 theo tiêu chuẩn của Singapore hoặc thấp dưới quy định về yêu cầu mật độ tối thiểu đối với loại tài liệu có chất lượng kém nhất, ví dụ: dưới 0,7 theo tiêu chuẩn Mỹ hay dưới 0,75 theo tiêu chuẩn Singapore)

37

- Khiếm khuyết về vật lý: Là các loại khiếm khuyết liên quan đến tình

trạng vật lý của phim Khiếm khuyết về vật lý có thể ảnh hưởng đến quá trình nhân sao, làm giảm tuổi thọ của phim hoặc cả hai

Ví dụ: Các vết xước (là loại khiếm khuyết về vật lý phổ biến nhất ở phim Các vết xước có thể ở bất cứ vị trí nào trên bề mặt của phim Những vết xước không làm ảnh hưởng đến hình ảnh nhưng cũng có những vết xước nghiêm trọng làm bong lớp nhũ tương của phim, ảnh hưởng đến hình ảnh, gây khó khăn đối với việc đọc thông tin), quăn mép phim (hai mép phim bị kéo căng, bị giãn ra so với ban đầu và tạo thành các hình gợn sóng Quăn mép phim ảnh hưởng đến việc cuốn phim, làm cho phim cuốn vào cuộn phim không chặt và không đều)

- Khiếm khuyết về biên tập: Là các khiếm khuyết liên quan đến sự liên

tục và đầy đủ của các trang tài liệu, vị trí và cách sử dụng các tiêu chụp, trình

tự chụp phim Các khiếm khuyết về biên tập có thể ảnh hưởng đến việc nhận dạng, tìm kiếm hoặc sử dụng phim

Ví dụ: Các trang tài liệu bị chụp thiếu hoặc chụp không đúng trật tự, chụp thiếu các tiêu chụp hoặc các tiêu chụp không được sử dụng đúng hoặc không được đặt đúng vị trí

Các loại khiếm khuyết trên được đánh giá ở hai mức độ: khiếm khuyết lớn/nghiêm trọng và khiếm khuyết nhỏ/không nghiêm trọng (hoặc bề ngoài) Trong đó:

- Các khiếm khuyết lớn, nghiêm trọng: là những khiếm khuyết ảnh hưởng không tốt đến tuổi thọ của phim, làm mất hoặc làm cho không thể đọc được thông tin, ảnh hưởng đến việc nhân sao và sử dụng các thế hệ tiếp theo Loại khiếm khuyết này thường bị loại bỏ

Trong một cuộn phim, số lượng khuôn phim bị khiếm khuyết phải loại

bỏ được quy định ở một tỷ lệ nhất định Nếu dưới tỷ lệ quy định, cuộn phim

bị loại bỏ từng phần Nếu vượt quá tỷ lệ quy định, cả cuộn phim sẽ bị loại bỏ

- Các khiếm khuyết nhỏ, không nghiêm trọng và những khiếm khuyết

bề ngoài: là những khiếm khuyết chỉ mang tính thẩm mỹ, bên ngoài, không làm hư hại hay ảnh hưởng đến mức độ rõ ràng hay dễ đọc của thông tin, không ảnh hưởng đến tuổi thọ của phim hoặc không ảnh hưởng đến việc nhân

1.3.4 Mức độ dư thừa hoá chất:

Vì sử dụng các hoá chất trong quá trình tráng rửa phim nên nếu phim không được rửa sạch, lượng thiosulphate còn đọng lại trên phim quá nhiều sẽ là nguyên nhân nhanh chóng gây nên sự biến đổi và bạc màu của hình ảnh trên microfilm về sau Do vậy, phim cần được tiến hành kiểm tra độ dư thừa hoá chất (hay còn gọi là kiểm tra Hypo) để xác định mức tồn dư của thiosulphate trên phim sau khi tráng rửa Theo tiêu chuẩn ISO cũng như tiêu chuẩn của nhiều nước phù hợp với tiêu chuẩn ISO, lượng thiosulphate tồn dư trên phim sau khi tráng rửa phải đảm bảo nhỏ hơn 0,014g/m2

Cuộn phim nào vượt quá mức độ dư thừa hoá chất hoặc sẽ được tiến hành xử lý dư thừa hoá chất cho đến khi đảm bảo yêu cầu, hoặc bị loại bỏ

Đối với các cuộn phim bị loại bỏ và phải chụp lại từng phần, ngoài phải đảm bảo các các tiêu chí về độ phân giải, mật độ, hình ảnh và mức độ

dư thừa hoá chất, còn phải đảm bảo thêm các yêu cầu về chụp lại và ghép nối phim:

- Yêu cầu về chụp lại: phần được chụp lại phải phù hợp với các hình ảnh gốc trên cuộn phim về loại phim, cỡ phim, tỷ lệ thu nhỏ, định hướng ảnh, mật độ, vị trí hình ảnh và mã hoá hình ảnh

- Yêu cầu về ghép nối: khi ghép nối microfilm, cần đảm bảo vị trí nối

phải chắc; có khả năng uốn cong quanh các trục quay có đường kính nhỏ; không làm cho phim trở nên dễ gãy; không sinh ra các chất hoá học có hại; không đủ độ tương phản để có thể gây ra các đốm sáng; các phần của phim có

bề mặt nhũ tương ở cùng một hướng; phải đảm bảo các hình ảnh ở cả hai phần đồng đều trên lớp nền phim cũng như mặt nhũ tương Ngoài ra, cần đảm bảo yêu cầu về khoảng cách giữa mối nối, hình ảnh, độ rộng của mối nối phim, độ lệch giữa hai mối nối, độ dày của mối nối và số lượng mối nối trong một cuộn phim

39

Ví dụ: Theo tiêu chuẩn của Singapore, quy định về khoảng cách giữa mối nối và hình ảnh tối thiểu là 2,5cm; độ rộng của mối nối phim không được vượt quá 0,05mm; hai cạnh của 2 đoạn phim được nối không được lệch quá 0,05mm, phần thừa ở hai cạnh phải được cắt bỏ để cạnh phim nhẵn phẳng; độ dày của mối nối không được vượt quá 0,15mm, số lượng mối nối không vượt quá 03 mối nối với 6 vết cắt trong một cuộn phim [15, tr 16-18]

1.4 Nâng cao chất lƣợng bản sao microfilm bảo hiểm

Như vậy, sau khi kiểm tra 4 tiêu chí về độ phân giải, mật độ, hình ảnh

và độ dư thừa hoá chất trên phim, chất lượng của một cuộn phim sẽ được phân loại như sau:

- Cuộn phim không đạt chất lượng: là cuộn phim không đạt được 1 trong số 4 tiêu chí trên Đối với các cuộn phim không đạt một trong bốn chỉ tiêu đánh giá chất lượng như trên sẽ phải chụp lại cả cuộn Những cuộn bị loại

bỏ sẽ được tiến hành chụp lại, tráng rửa và kiểm tra lại

- Cuộn phim đạt chất lượng: là cuộn phim đạt được 4 tiêu chí trên và đạt thêm tiêu chí về chụp lại và ghép nối phim đối với những cuộn phim phải chụp lại từng phần Những cuộn phim đạt chất lượng lại được chia thành 3 loại:

+ Chất lượng ở mức độ tối thiểu: là những cuộn phim bị sai sót trong mức độ cho phép, phải chụp lại từng phần Những cuộn phim ở mức độ chất lượng này luôn có những vết nối phim do phải tiến hành ghép nối những phần phim chụp lại để thay thế những phần phim bị sai sót

+ Chất lượng ở mức độ trung bình: là những cuộn phim có sai sót trong mức độ cho phép, tuy nhiên những sai sót này nằm ngoài khu vực hình ảnh, không cần phải chụp lại

+ Chất lượng ở mức độ cao: là những cuộn phim đạt hoàn thiện cả 4 phương diện trên mà không bị bất kỳ một sai sót nào, thậm chí có những tiêu chí vượt mức tối thiểu như độ phân giải

Nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm là hạn chế tối đa các cuộn microfilm không đạt chất lượng, giảm thiểu số lượng các cuộn microfilm đạt mức chất lượng tối thiểu và trung bình, tăng số lượng các cuộn microfilm đạt chất lượng ở mức độ cao Các cuộn microfilm đạt chất lượng ở

Những yếu tố chính ảnh hưởng đến chất lượng bản sao microfilm bao gồm:

- Tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn lập bản sao microfilm bảo hiểm;

- Tài liệu được chụp microfilm;

cụ thể đó ra sao để có thể đạt được mức độ chất lượng như mong muốn Bởi vậy, tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn lập bản sao microfilm bảo hiểm được xem là cơ sở quan trọng nhất để dựa vào đó, người ta có thể thực hiện việc lập bản sao microfilm bảo hiểm một cách hiệu quả, đạt chất lượng cao Yếu tố này được ví như mũi tên chỉ đường, nếu “mũi tên” này chỉ đúng hướng thì người thực hiện sẽ làm đúng, đến được đúng đích, đạt được mục tiêu đề ra và ngược lại Quy trình không đầy đủ, thiếu các bước công việc; hướng dẫn thực hiện