Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Vật liệu trang trí xây dựng Ngọc Nga

 Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán Theo hình thức này các chứng từ kế toán phát sinh tại cơ sở nào, cơ sở đó tự hạch toán không phải gửi chứng từ về phòng kế toán doanh nghi

LÊ THỊ HỒNG PHƯỢNG

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC

TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH



LỜI CẢM ƠN

Bốn năm học tập tại trường Đại học Nha Trang và hơn 3 tháng thực tập tại Công ty TNHH VLTTXD Ngọc Nga, em đã được trang bị những kiến thức chuyên môn cả lý thuyết, thực tế

Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô đã dạy dỗ, truyền đạt cho em những kiến thức và kinh nghiệm trong năm học vừa qua

Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Hiển đã hướng dẫn em làm đồ án, sự hướng dẫn tận tình của cô, cùng kiến thức quý báu mà cô đã truyền đạt đã giúp em hoàn thành tốt đồ án này

Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, phòng kế toán đặc biệt là chú Đoàn Văn Thành, cùng các cô chú, anh chị đang công tác tại Công ty TNHH VLTTXD Ngọc Nga Tất cả đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành đồ án này

Sinh viên thực hiện

Lê Thị Hồng Phượng

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 3

1.1 Những vấn đề chung về công tác tổ chức hạch toán kế toán kế toán trong các doanh nghiệp 4

1.1.1 Những vấn đề chung về công tác tổ chức hạch toán kế toán 4

1.1.1.1 Khái niệm, đối tượng, nhiệm vụ về tổ chức công tác kế toán 4

1.1.1.2 Nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán 5

1.1.2 Nội dung về tổ chức hạch toán kế toán 6

1.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 6

1.1.2.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán 9

1.1.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 11

1.1.2.4 Tổ chức vận dụng các loại sổ sách kế toán 12

1.1.2.5 Tổ chức các phần hành kế toán 23

1.1.2.5.1 Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương 23

1.1.2.5.2 Tổ chức hạch toán vật tư, công cụ dụng cụ 24

1.1.2.5.3 Tổ chức hạch toán kế toán TSCĐ 27

1.1.2.5.4.Tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền 30

1.1.2.5.5 Tổ chức hạch toán kế toán công nợ 32

1.1.2.5.6 Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 35

1.1.2.5.7 Tổ chức hạch toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh 38

1.1.2.5.8 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán 40

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH VẬT LIỆU TRANG TRÍ XÂY DỰNG NGỌC NGA 41

2.1 Khái quát về công ty 42

2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp : 42

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 42

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý tại doanh nghiệp 43

2.1.4 Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty 44

2.1.5 Phương hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới 44

2.1.6 Đánh giá khái quát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn 2010

-2012 45

2.2 Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán của Công ty TNHH vật liệu trang trí xây dựng Ngọc Nga 50

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của DN 50

2.2.2 Hình thức kế toán 51

2.2.3 Tổ chức hệ thống chứng từ tại công ty 52

2.2.4 Tổ chức hệ thống tài sản trong doanh nghiệp 56

2.2.5 Hệ thống sổ sách sử dụng trong công ty: 58

2.2.6 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác kế toán tại công ty 63

2.2.7 Thực trạng hạch toán 64

2.2.7.1 Tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền 64

2.2.7.2 Tổ chức hạch toán kế toán hàng hóa 83

2.2.7.3 Tổ chức hạch toán kế toán TSCĐ 92

2.2.7.4 Tổ chức hạch toán kế toán công nợ 96

2.2.7.5.Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 103

2.2.7.6 Tổ chức hạch toán kế toán thuế 107

2.2.7.7 Tổ chức hạch toán kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh 110

2.2.8 Đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty 136

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VẬT LIỆU TRANG TRÍ XÂY DỰNG NGỌC NGA 138

3.1 Tổ chức lại bộ máy kế toán 139

3.2 Sử dụng tài khoản 531: Hàng bán bị trả lại và tài khoản 532: Giảm giá hàng bán 140

3.3 Đối với bút toán ghi nhận doanh thu 141

3.4 Mở rộng công tác bán hàng để tăng doanh thu 142

3.5 Công ty nên sửa lại tên TK 5111A – Doanh thu bán hàng ngoài công ty thành “ Doanh thu bán hàng 143

Kết luận 144

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu số 01 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT

KÝ CHUNG 16

Biểu số 02 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI 18

Biểu số 03 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN 20

CHỨNG TỪ GHI SỔ 20

Biểu số 04 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN 22

Biểu số 05 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH 23

DANH MỤC SƠ ĐỒ SƠ ĐỒ 1.1:HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 24

SƠ ĐỒ 1.2:HẠCH TOÁN VẬT TƯ VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ 26

SƠ ĐỒ 1.3:HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 28

SƠ ĐỒ 1.4:HẠCH TOÁN VỀ THANH LÝ,KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 29

SƠ ĐỒ 1.5:HẠCH TOÁN LỚN SỬA CHỮA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 30

SƠ ĐỒ 1.6A: HẠCH TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 31

SƠ ĐỒ 1.6B: HẠCH TOÁN TIỀN MẶT 32

SƠ ĐỒ 1.7:HẠCH TOÁN PHẢI THU NỘI BỘ 33

SƠ ĐỒ 1.8:HẠCH TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 34

SƠ ĐỒ 1.9:HẠCH TOÁN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN 35

SƠ ĐỒ 1.10:HẠCH TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP 36

SƠ ĐỒ 1.11:HẠCH TOÁN CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP 37

SƠ ĐỒ 1.12:HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG 38

SƠ ĐỒ 1.13:XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 39

SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 50

DANH MỤC LƯU ĐỒ

LƯU ĐỒ 2.1 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TĂNG TIỀN DO BÁN HÀNG 65

LƯU ĐỒ 2.2 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ RÖT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 67

LƯU ĐỒ 2.3 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIẢM TIỀN DO CHI MUA HÀNG HÓA 69

LƯU ĐỒ 2.4 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIẢM TIỀN MẶT DO TẠM ỨNG 70

LƯU ĐỒ 2.5 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TĂNG TIỀN DO KHÁCH HÀNG TRẢ 76

LƯU ĐỒ 2.6 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TĂNG TIỀN DO NỘP TIỀN 77

LƯU ĐỒ 2.7 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIẢM TIỀN GỬI DO TRẢ NHÀ CUNG CẤP 79

LƯU ĐỒ 2.8 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TĂNG HÀNG HÓA 85

LƯU ĐỒ 2.9 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIẢM HÀNG HÓA DO XUẤT BÁN 87

LƯU ĐỒ 2.10 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TĂNG TSCĐ DO MUA SẮM 94

LƯU ĐỒ 2.11 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIẢM TSCĐ DO THANH LÝ 95

LƯU ĐỒ 2.12 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CÔNG NỢ PHẢI THU 97

LƯU ĐỒ 2.13 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ 101

LƯU ĐỒ 2.14 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHI LƯƠNG 105

LƯU ĐỒ 2.15 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CÁC KHOAN NỘP NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC 108

LƯU ĐỒ 2.16 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KHI NỘP THUẾ 109

LƯU ĐỒ 2.17 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ DOANH THU BÁN HÀNG 112

LƯU ĐỒ 2.18 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ DOANH THU HĐ TÀI CHÍNH 117

LƯU ĐỒ 2.19 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHI PHÍ TÀI CHÍNH 120

SƠ ĐỒ 2.20 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 126

SƠ ĐỒ 2.21 LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THU NHẬP KHÁC 130

HĐ GTGT: Hóa đơn giá trị gia tăng

BHXH: Bảo hiểm xã hội

BHYT: Bảo hiểm y tế

BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp

TGNH: Tiền gửi ngân hàng

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Công ty TNHH vật liệu trang trí xây dựng Ngọc Nga với chức năng cung cấp vật

liệu, trang trí xây dựng các công trình nhằm đáp ứng cho nhu cầu sử dụng như xây dựng công trình giao thông, xây dựng công trình thủy lợi, công nghiệp, dân dụng, thi công các loại nền móng công trình Để nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD và cung cấp thông tin kịp thời đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý và phù hợp

Tổ chức công tác kế toán ban đầu có ý nghĩa quyết định đến chất lượng của toàn bộ công tác kế toán

Với mục đích nghiên cứu những vấn đề thực tế phát sinh của công tác tổ chức hạch toán và đặc điểm quản lý của công ty, phát hiện những vấn đề còn tồn tại để có những biện pháp hoàn thiện hơn Vì thế em chọn đề tài cho luận văn tốt nghiệp: “ Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty TNHH vật liệu trang trí xây dựng Ngọc Nga”

2 Mục đích nghiên cứu

Đề tài này vận dụng kiến thức đã học vào thực tế và học hỏi, trang bị thêm cho bản thân vốn kiến thức thực tế về công tác tổ chức hạch toán kế toán ở công ty TNHH vật liệu trang trí xây dựng Ngọc Nga Đánh giá chính xác thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Đồng thời, chỉ ra những ưu điểm và hạn chế nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty nói riêng và các doanh nghiệp khác nói chung

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty TNHH vật liệu trang trí xây dựng Ngọc Nga

- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu tại công ty TNHH vật liệu trang trí xây dựng Ngọc Nga tại công ty Số liệu phân tích từ 2010 – 2012

4 Phương pháp nghiên cứu

- Quan sát thực tế

- Phương pháp kê, phân tích, phỏng vấn, tìm hiểu

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo đề tài gồm 3 chương:

Chương I: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về Tổ chức công tác kế toán Chương II: Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH vật liệu

trang trí xây dựng Ngọc Nga

Chương III: Các đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế

toán tại Công ty TNHH vật liệu trang trí xây dựng Ngọc Nga

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN

KẾ TOÁN

1.1 Những vấn đề chung về công tác tổ chức hạch toán kế toán kế toán trong các doanh nghiệp

1.1.1 Những vấn đề chung về công tác tổ chức hạch toán kế toán

1.1.1.1 Khái niệm, đối tượng, nhiệm vụ về tổ chức công tác kế toán

 Khái niệm:

Tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán đó là những chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp cân đối kế toán Do đó, nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán bao gồm:

- Tổ chức bộ sổ kế toán

- Tổ chức công tác kế toán

- Tổ chức bộ máy kế toán

Mỗi tổ chức nói trên đều chứa yếu tố cơ bản của hệ thống hạch toán kế toán và đều

là mặt thống nhất không thể tách rời trong tổ chức hạch toán kế toán

 Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán

Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán là mối liên kết giữa các yếu tố phù hợp giữa nội dung hình thức và bộ máy kế toán

Trong tổ chức thực tế mỗi yếu tố của hạch toán cũng cần được chuyển hóa từ nhận thức thành những công việc cụ thể với những bước công việc cụ thể Vì vậy những mối quan hệ kể trên phải được tạo ra từ chính việc tổ chức từng yếu tố của hệ thống hạch toán kế toán cũng như tổ chức cả quy trình kế toán với đầy đủ những yếu tố này Xét về nội dung công tác kế toán, xuất phát từ kết cấu của đối tượng hạch toán có thể chia công tác kế toán thành những thành phần riêng biệt Việc phân chia các thành phần kế toán trước hết phải dựa vào các đặc điểm của vốn trong quá trình vận động cũng như quy mô nghiệp vụ ở cùng đơn vị kế toán cơ sở Từ đó, các phần hành kế toán được phân chia một cách logic từ xây dựng cơ bản đến mua sắm và thanh lý TSCĐ, từ thu mua đến dữ trữ và sử dụng nguyên liệu, từ hạch toán chi phí trực tiếp kinh doanh cho tới từng loại hoạt động cụ thể, cho đến phân chia chi phí chung cho từng loại hoạt động, từ dự trữ đến tiêu thụ sản phẩm hàng hóa để có lợi nhuận đó

Xét về hình thức kế toán, việc tổ chức bộ sổ kế toán từ bản chứng từ đến bản tổng hợp có nguyên tắc, song việc kết hợp các hình thức riêng biệt cho từng mẫu biểu cụ thể lại hết sức đa dạng

Xét về biểu mẫu kế toán mỗi con người làm nghề kế toán cũng như mỗi loại máy móc dùng trong kế toán phải thực hành được quy trình chứng từ đến tổng hợp cân đối

kế toán Tuy nhiên, số lượng cũng như kết cấu của từng bộ máy cụ thể lại hết sức đa dạng tùy thuộc vào quy mô công tác kế toán, hình thức kế toán, trình độ của nhân viên làm công tác kế toán và nhu cầu sử dụng thông tin do kế toán cung cấp

 Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán

Ban hành các văn bản pháp lý về kế toán: bao gồm cả pháp luật về kế toán và các văn bản dưới luật của quốc tế và của quốc gia và đưa các văn bản đó vào thực tế hoạt động kế toán

1.1.1.2 Nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán

Tổ chức hạch toán cần phải tuân theo nguyên tắc sau:

 Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý

Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán phải đảm bảo tính thống nhất chung trong cả

hệ thống quản lý được thể hiện:

- Đảm bảo tính thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý

- Tôn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý

- Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý

- Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sở đó tăng dần quy mô thông tin và sự hài hòa giữa kế toán và quản lý

- Đảm bảo hoạt động quản lý phải gắn liền với kế toán và thông tin tách rời hoạt động

kế toán, doanh nghiệp không ngừng hoạt động nếu không có bộ phận kế toán

 Đảm bảo tính thống nhất trong quan hệ kế toán

- Trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy trình kế toán Lúc đó các phương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải cụ thể hóa thích hợp với từng phần hành cụ thể

- Tùy tính phức tạp của đối tượng để định các bước của quy trình kế toán và lựa chọn hình thức kế toán phù hợp

- Tùy tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để lựa chọn hình thức kế toán và bộ máy kế toán và ngược lại khi trình độ cán bộ kế toán được nâng cao có thể tăng thêm tương ứng mức độ khoa học của của phương pháp và hình thức kế toán

1.1.2 Nội dung về tổ chức hạch toán kế toán

1.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau Nội dung của tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: Xác định số lượng nhân viên cần phải có, yêu cầu trình độ về nghề nghiệp, bố trí phân công công tác nhân viên thực hiện các công việc cụ thể, xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cũng như giữa các bộ phận kế toán có liên quan Nói chung, khi tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ quy mô của doanh nghiệp, trình độ nghề nghiệp và yêu cầu quản lý, đặc điểm tổ chức sản xuất vvà điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

 Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán

Khi tổ chức bộ máy kế toán ta phải đảm bảo nguyên tắc sau:

- Tổ chức bộ máy kế toán- thống kê một cấp, tức là mỗi doanh nghiệp độc lập chỉ có một bộ máy thống nhất- một đơn vị kinh tế độc lập đứng đầu là kế toán trưởng Trường hợp dưới đơn vị kinh tế độc lập có cảc bộ phận có tổ chức kế toán thì những đơn vị này gọi là đơn vị kế toán phụ thuộc

- Bảo đảm sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán- thống kê và nghiệp vụ kỹ thuật của kế toán trưởng về những vấn đề có liên quan đến kế toán hay thông tin kinh tế

- Gọn nhẹ và hợp lý theo hướng chuyên môn hóa đúng năng lực

- Phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị

 Nhiệm vụ của bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán ở đơn vị kinh tế độc lập thường được tổ chức thành phòng kế toán ( hay phòng kế toán- thống kế, kế toán tài vụ ) có những nhiệm vụ sau:

- Tiến hành công tác kế toán theo đúng quy định của nhà nước

- Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và thu thập đầy đủ, kịp thời tất cả các chứng từ kế toán tại đơn vị

- Tổ chức mọi công tác kế toán để thực hiện đầy đủ, có chất lượng mọi nội dung công việc kế toán trong đơn vị

- Lập các báo cáo kế toán thống kê theo quy định và kiểm tra sự chính xác của các báo có do phòng khác lập

- Giúp Giám Đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trực tiếp thực hiện ghi chép ban đầu đúng chế độ, phương pháp

- Giúp Giám Đốc phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thựchiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi doanh nghiệp

- Lưu trữ bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống

kê và cung cấp các số liệu đó cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp và cho các

cơ quan cấp trên theo quy định

 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của các doanh nghiệp thường gồm các bộ phận sau đây:

- Bộ phận kế toán lao động tiền lương

- Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định

- Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

- Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản

- Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và công nợ

- Bộ phận kế toán tổng hợp

Đối với các đơn vị có tổ chức phân xưởng hoặc tương đương phân xưởng như đội, ngành sản xuất, thì phải bố trí nhân viên hạch toán phân xưởng hoặc tương đương phân xưởng Các nhân viên này thuộc phòng kế toán thống kê của doanh nghiệp được phân công chuyên trách công tác thống kê ở phân xưởng

Mỗi bộ phận kế toán đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau nhưng tất cả đều phục

vụ cho công tác thu nhập, xử lý thông tin ban đầu theo hướng vừa tạo thông tin kế toán tài chính vừa tạo thông tin kế toán quản trị nhằm cung cấp các thông tin này cho các đối tượng khi có nhu cầu

 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán

Hiện nay trong các doanh nghiệp việc tổ chức công tác kế toán có thể tiến hành theo một trong các hình thức sau đây:

- Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung

- Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán

- Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa phân tán vừa tập trung

 Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung

Theo hình thức này, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá thành, lập

báo cáo,… đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán Các bộ phận trực thuộc chỉ

tổ chức khâu ghi chép ban đầu

+ Ưu nhược điểm:

Hình thức này có ưu điểm là đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp công ty kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên môn hóa cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các biện pháp tính toán hiện đại hiệu quả nhưng có nhược điểm là không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho đơn vị thực thuộc trong nội bộ công ty

+ Điều kiện áp dụng:

Hình thức này áp dụng với đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định, có khả năng bảo đảm việc luân chuyển chứng từ ở các bộ phận sản xuất kinh doanh lên doanh nghiệp được nhanh chóng kịp thời

 Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán

Theo hình thức này các chứng từ kế toán phát sinh tại cơ sở nào, cơ sở đó tự hạch

toán không phải gửi chứng từ về phòng kế toán doanh nghiệp

+ Ưu nhược điểm:

Hình thức này có ưu điểm tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc nắm được tình hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác, kịp thời nhưng nhược điểm là số nhân viên trong bộ máy kế toán lớn

+ Điều kiện áp dụng:

Hình thức tổ chức kế toán phân tán phát huy nhiều tác dụng trong điều kiện doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, các bộ phận, đơn vị trực thuộc hoạt động tương đối độc lập nhau

 Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa phân tán vừa tập trung

Tổ chức bộ máy hỗn hợp là hình thức tổ chức phối hợp ưu điểm của hai hình thức

tập trung và phân tán Các đơn vị cơ sở trong nội bộ doanh nghiệp thì ngoài việc ghi chép ban đầu còn được giao thêm một số phần việc khác Mức độ phân tán này phụ thuộc vào mức độ phân cấp quản lý, trình độ hạch toán kinh tế của doanh nghiệp

+ Điều kiện áp dụng:

Hình thức tổ chức công tác kế toán này thích hợp với những doanh nghiệp có quy

mô vừa và lớn, tổ chức sản xuất kinh doanh thành nhiều bộ phận, đơn vị, bộ phận trực

thuộc ở xa văn phòng doanh nghiệp Hình thức kế toán hỗn hợp có nhiều ưu điểm và phù hợp với điều kiện kinh tế hiện nay

1.1.2.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán

 Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán

Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ sản xuất, trình

độ tổ chức quản lý để xác minh số lượng, chủng loại, chứng từ thích hợp Thông thường nó tỷ lệ thuận với quy mô sản xuất và trình độ quản lý Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ Căn cứ vào chế độ do nhà nước ban hành thống nhất trong cả nước và biểu mẫu chứng từ

 Nội dung của tổ chức chứng từ

Tổ chức quá trình lập chứng từ là việc sử dụng chứng từ hoàn thiện, nhất là việc lựa chọn các phương pháp hợp lý ghi chứng từ và phải đảm bảo hai điều kiện:

- Phản ánh được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành chứng từ

- Bảo đảm tính chính xác và chi phí thời gian ít nhất cho việc lập chứng từ

 Nội dung của tổ chức chứng từ

- Lựa chọn các chứng từ ban hành phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Lựa chọn các phương tiện lập chứng từ: từ việc xác định số lượng người có trách nhiệm đến việc lập chứng từ một cách chính xác kịp thời

- Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ kinh tế

 Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ

Việc kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và có thể phát hiện các dấu hiệu sai sót hoặc các dấu hiệu lợi dụng chứng từ, gồm các nội dung sau:

- Kiểm tra lập chứng từ theo các yêu cầu cơ bản của chứng từ và tuân thủ các yêu cầu

 Tổ chức luân chuyển và ghi sổ chứng từ:

- Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận có lien quan đến việc lập chứng từ, kiểm tra ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán: phòng vật tư, kế hoạch…

- Xác định rõ trách nhiệm vật chất của từng người tham gia thực hiện và xác minh nghiệp vụ kinh tế

- Xác định trình tự vận động của chứng từ kế toán từ khi lập chứng từ đến khi kết thúc

 Tổ chức quá trình bảo quản lưu trữ chứng từ:

- Trong năm, khi các chứng từ này ghi vào sổ ké toán thì cần được bảo quản tại nơi người giữ sổ Khi kết thúc năm, báo cáo quyết toán được duyệt thì lúc đó toàn bộ chứng từ kế toán được đưa vào lưu giữ phải sắp xếp thứ tự theo nội dung kinh tế để tiện cho việc khi cần đem kiểm tra, đối chiếu

- Khi chứng từ đã đưa vào lưu trữ nếu cần sử dụng thì cần có sự đồng ý của kế toán trưởng

 Quy trình luân chuyển một số chứng từ kế toán doanh nghiệp

 Chứng từ tiền tệ:

Chứng từ tiền tệ dùng để quản lý tiền mặt của doanh nghiệp trong công tác thu chi

tiền mặt tại quỹ và kế toán ghi sổ

Trình tự luân chuyển

- Phiếu thu, phiếu chi: được kế toán căn cứ vào chứng từ có liên quan hợp lệ, sau đó chuyển cho kế tán trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập xuất quỹ Cuối ngày, toàn bộ phiếu chi, phiếu thu kèm chứng từ gốc để cho kế toán ghi và vào sổ kế toán

- Giấy thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị tạm ứng lập chuyển cho kế toán trưởng duyệt Cuối cùng làm căn cứ để kế toán lập phiếu thu, phiếu chi

 Chứng từ bán hàng:

Các loại chứng từ trong lĩnh vực này gọi chung là hóa đơn Hóa đơn là chứng từ

dùng để xác định số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm hàng hóa cho người mua do bộ phận bán hàng lập Hóa đơn là căn cứ để người bán ghi nhận doanh thu và sổ có liên quan và chứng từ cho người mua vận chuyển hàng hóa trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ kế toán

Trình tự luân chuyển:

- Hóa đơn mua hàng được người mua giữ làm chứng từ đi đường và dùng làm chứng

từ thanh toán với tài vụ của doanh nghiệp đồng thời làm căn cứ nhập kho

- Hóa đơn bán hàng đối với doanh nghiệp được giữ lại làm căn cứ thu tiền hay thanh toán việc theo dõi với người mua Cuối ngày, nộp lại cho kế toán trưởng làm thủ tục nhập quỹ và ghi sổ kế toán liên quan

1.1.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

 Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

- Hệ thống tài khoản phải cung cấp những thông tin khách quan về quá trình tài khoản với những nội dung cần thiết cho quản lý nhà nước, cấp trên cũng như quản lý doanh nghiệp

- Cung cấp những thông tin để thực hiện và tiếp tục hoàn thiện công cụ quản lý gián tiếp của nhà nước như là hệ thống các khoản phải nộp, chính sách giá cả, chính sách thuế, chính sách tài chính, tín dụng

- Cung cấp những thông tin để kiểm tra nội bộ doanh nghiệp, kiểm tra phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

 Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán

Nguyên tắc 1: bảo đảm phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn trên các phương diện

số lượng, phân bổ để trên cơ sở đó đánh giá hiệu quả của việc sử dụng vốn

Nguyên tắc 2: Việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải gắn với cơ chế quản lý

Do đó cơ chế quản lý được vận dụng bằng các hình thức với mức độ hợp lý cho các thành phần kinh tế khác nhau, nên số lượng tài khoản sử dụng và nhất là nội dung ghi chép của các tài khoản có những khác biệt nhất định giữa các thành phần

Nguyên tắc 3: Đảm bảo phản ánh được tính liên hoàn của các quá trình kinh doanhchủ yếu cũng như hoạt động cụ thể Trong mỗi quá trình kinh doanh thì các nghiệp vụ ghi chép trên tài khoản được thực hiện theo trình tự sau:

- Mở tài khoản: Các tài khoản được mô tả trên cơ sở chuyển số liệu từ bảng cân đối

kế toán vào các bảng có liên quan

- Ghi chép trong năm: Số liệu của chứng từ được ghi chép vào các bên của các tài khoản, nhờ sự phản ánh chính xác biến động tăng giảm liên tục và có hệ thống sự vận động của chúng

- Kết thúc tài khoản: Cuối niên độ kế toán phải khóa sổ kế toán Đó là công việc tính tổng phát sinh số dư cuối kỳ của từng tài khoản

Nguyên tắc 4: Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cho từng doanh nghiệp Như vậy

hệ thống tài khoản chi tiết chính là cụ thể hóa thông tin trên các tài khoản tổng hợp nhu cầu thông tin cần thiết nhu cầu ở mỗi đơn vị kinh tế Sự thống nhất giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết là cơ sỏ cho việc kiểm tra đối chiếu lẫn nhau

 Hệ thống tài khoản hiện hành:

Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất là bộ phận quan trọng của kế độ kế toán nước

ta Nó bao gồm các quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, tiểu khoản và nội dung ghi chép từng tài khoản

Hệ thống tài khoản thống nhất cần có phần giải thích rõ nội dung ghi chép từng tài khoản, quy định những quan hệ đối ứng tài khoản chủ yếu và hướng dẫn cách sử dụng tài khoản thống nhất trong các ngành kinh tế khác nhau nhằm giúp cho việc sử dụng

hệ thống kế toán trong nền kinh tế được thống nhất phục vụ nhu cầu quản lý kinh tế thống nhất tập trung của nhà nước Tuy nhiên, hệ thống tài khoản kế toán cũng thường xuyên được đổi mới và bổ sung cho phù hợp với tình hình kinh tế và yêu cầu quản lý nhà nước

1.1.2.4 Tổ chức vận dụng các loại sổ sách kế toán

 Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán:

Xác định rõ đặc điểm kinh doanh của đơn vị, chỉ rõ tính chất của hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, quy mô đơn vị, khối lượng nghiệp vụ đồng thời căn cứ vào trình

độ quản lý, trình độ kế toán, vào điều kiện và phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán để xác định tổ chức sổ kế toán cho phù hợp Nắm vững các nguyên tắc cơ bản quy định cho từng hình thức sổ kế toán như số lượng và kết cấu sổ sách, trình tự ghi chép và tính toán các chỉ tiêu

 Nguyên tắc của tổ chức sổ kế toán:

- Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán

- Kết cấu và nội dung ghi trên từng loại sổ phải phù hợp với năng lực và trình độ tổ chức quản lý nói chung và kế toán nói riêng

 Các loại sổ kế toán:

Để thuận tiện cho việc sử dụng các loại sổ kế toán, người ta thường phân các laoị sổ

kế toán theo các đặc trưng chủ yếu như: nội dung kinh tế, hình thức bên ngoài, công dụng của sổ, trình độ khái quát nội dung phản ánh

+ Căn cứ nội dung bên trong của sổ, có thể chia sổ thành các nhóm sau:

+ Căn cứ vào hình thức bên ngoài có thể chia sổ thành hai loại:

Sổ đóng thành tập: Gồm một số tờ với các số trang xác định được đánh số liên tục đóng thành tập

- Số tờ rời: Là những tờ số để riêng lẻ kẹp trong các bìa cứng theo trình tự nhất định

+ Căn cứ vào công dụng có thể chia sổ thành hai loại

- Sổ nhật ký: Là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kế toán theo trình tự thời gian

- Sổ phân loại: Là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ theo các đối tượng của kế toán hay các quá trình kinh doanh

+ Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh có thể chia thành 2 loại:

- Sổ kế toán tổng hợp: Phản ánh tổng hợp các loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh

- Sổ kế toán chi tiết: Là sổ phân tích các loại tài sản hoặc nguồn vốn theo yêu cầu quản lý khác nhau

 Kỹ thuật ghi và chữa sổ:

Theo quy định việc lập chứng từ và ghi chép vào sổ kế toán đảm bảo phản ánh toàn diện, liên tục, có hệ thống tình hình, và kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị với hình thức tiền tệ, hiện vật, thời gian lao động và phải cung cấp cho kịp thời đúng đắn những tài liệu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán và phải tiện cho giám đốc các hoạt động kinh tế tài chính đồng thời phải rõ ràng, dễ hiểu, tránh trùng lắp và phức tạp

Sổ kế toán phải dùng giấy kẻ sẵn và phải đánh số trang Trước khi dùng phải được

kế toán đơn vị kiểm soát, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt số trang và xác nhận tên người nhận giữ sổ Sổ giao cho các cán bộ nào thì cán bộ đó chịu trách nhiệm

về những gì ghi trong sổ và việc giữ sổ trong thời gian dùng sổ

Sổ kế toán có thể là sổ đóng thành quyển hay sổ tờ rời Đối với sổ của phần kế toán tổng hợp, nếu dùng tờ rời làm sổ nhật ký thì sổ cái phải là sổ đóng thành quyển Sổ quỹ tiền mặt nhất thiết phải là sổ đóng thành quyển

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Việc áp dụng hình thức kế toán này hay hình thức kế toán khác là tùy thuộc vào quy

mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của doanh nghiệp Vấn đề cần lưu ý là khi chọn hình thức kế toán đó Tuyệt đối tránh tình trạng chắp vá tùy tiện theo kiểu riêng của mình

 Hình thức kế toán Nhật ký chung

+ Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt

- Sổ Cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Sơ đồ số 01)

(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn

vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

(b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ

số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Biểu số 01 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

+ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật

ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký - Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái (Sơ đồ số 02)

(a) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ Nhật ký đặc biệt

dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ

Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(b) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần

Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong quý) kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái (c) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của

cột “Phát sinh” ở

phần Nhật ký =

Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản

= của tất cả các Tài khoản Tổng số phát sinh Có

Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các Tài khoản

(d) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số

phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khoá

sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trên

“Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái

Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính

Biểu số 02 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

+ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ

kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được

kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Sơ đồ số 03)

(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

NHẬT KÝ – SỔ CÁI

Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại

Sổ, thẻ

kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(b) Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh

(c) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ và Tổng

số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

CHỨNG TỪ GHI SỔ

 Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ

+ Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ (NKCT)

- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng

Nợ

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản)

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ

kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sổ, thẻ

kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ Cái

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh

tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký chứng từ;

- Bảng kê;

- Sổ Cái;

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (Biểu số 04)

(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan

Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn

cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật

ký - Chứng từ

(2) Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái

Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

 Hình thức kế toán trên máy vi tính

+ Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được

thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt

buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

+ Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính (Sơ đồ số 04) (a) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

(b) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với

số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

Biểu số 05 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

1.1.2.5 Tổ chức các phần hành kế toán

1.1.2.5.1 Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương

 Nhiệm vụ:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu kịp thời, chính xác

- Tính và phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho các đối tượng sử dụng

- Hướng dẫn, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phân xưởng và các phòng ban lương thực hiện đầy đủ theo quyết định

- Lập báo cáo về lao động và tiền lương kịp thời

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán

quản trị

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

- Tham gia và phân tích tình hình quản lý, sử dụng lao động cả về số lượng, thời gian, năng suất

- Phân tích tình hình quản lý, sử dụng quỹ tiền lương, xây dựng phản ánh trả lương hợp lý

 Chứng từ sử dụng: bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ, phiếu xác nhận

công việc, sản phẩm hoàn thành, BHXH, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng

 Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 334: phải trả công nhân viên

Tài khoản 338: phải trả phải nộp khác

111,112 334 338 334 622,627,641,642 Ứng và thanh toán Tiền lương phải trả BHXH,BHYT Lương và các khoản lương cho NLĐ CBNV từ quỹ BHXH trừ vào lương giống lương phải trả

 Nhiệm vụ:

- Tổ chức đội ngũ thủ kho để tiến hành việc sắp xếp, bảo quản vật tư, công cụ dụng

cụ và ghi vào sổ kế toán

- Căn cứ vào hóa đơn chứng từ, kế toán vật tư lựa chọn phương pháp xác định vật tư xuất kho cho phù hợp Sau khi hạch toán tổng hợp thì tiến hành vào ghi sổ chi tiết cho từng loại vật tư, công cụ dụng cụ cho từng kho Kế toán chi tiết vật tư được thực hiện một trong ba phương pháp sau: phương pháp thẻ song song, phương pháp số dư đối chiếu luân chuyển và phương pháp số dư

- Đối với vật tư xuất dùng thì kế toán cần phải xác định phạm vi và đối tượng tập hợp chi phí, phương pháp xác định giá trị vật tư xuất dùng để trên cơ sở đó thiết kế các chứng từ sổ sách cho vật tư xuất dùng

- Căn cứ vào chứng từ được lập, kế toán tiến hành hạch toán vào tài khoản nơi sử dụng và tài khoản vật tư Toàn bộ chứng từ này lưu trữ tại phòng kế toán Kế toán vật

tư tham gia và điều chỉnh vật tư dự trữ trên sổ kho và sổ kế toán nếu có sự chênh lệch

- Đối với vật tư mua về có hóa đơn mua vật tư, hàng hóa chưa về đến kho, cuối tháng căn cứ vào hóa đơn chứng từ để hạch toán vật tư hàng hóa đang đi trên đường

Cuối kỳ, kế toán phải lập báo cáo hoặc bảng kê về tình hình nhập, xuất, tồn vật tư trong kỳ

 Chứng từ sử dụng:

Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ

 Tài sản sử dụng:

Tài khoản 152- nguyên vật liệu

Tài khoản 153- công cụ , dụng cụ

Sơ đồ hạch toán chữ T:

111,112,141 621,627

151,331 152,153 641,642

Nhập kho nguyên vật liệu công cụ

Xuất kho nguyên vật liệu,công cụ dụng

154 cụ cho SXKD và XDCB

Vật liệu công cụ thuê ngoài gia công 142,242

nhập kho Xuất kho công cụ Phân phối vào

dụng cụ chi phí

3333

Thuế nhập khẩu phải nộp 154

Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ xuất cho

thuê ngoài gia công

Vật tƣ kiểm kê thiếu

SƠ ĐỒ 1.2:HẠCH TOÁN VẬT TƢ VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ

1.1.2.5.3 Tổ chức hạch toán kế toán TSCĐ

 Nhiệm vụ:

- Căn cứ vào chứng từ gốc và các hóa đơn liên quan, kế toán thực hiện ghi sổ cần thiết cho quản lý TSCĐ Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ hiện có, đảm bảo ghi chép thông tin về nơi sản xuất, nơi sử dụng, thời gian sử dụng, nguyên giá, giá trị còn lại

 Đối với khấu hao TSCĐ

- Hàng tháng kế toán phải dựa vào định mức khấu hao cho từng loại TSCĐ mà tiến hành trích khấu hao

- Tính toán chính xác giá trị TSCĐ cần phải trích khấu hao trong kỳ, tính toán kết quả sản xuất kinh doanh để làm căn cứ trích khấu hao theo công suất thực tế

- Kế toán phải theo dõi sự hình thành nguồn vốn khấu hao và tình hình sử dụng nguồn khấu hao này

- Cuối kỳ phải lập bảng khấu hao TSCĐ trong kỳ

 Đối với sửa chữa TSCĐ:

- Lập thời gian sửa chữa TSCĐ, quy định thời gian sửa chữa, nội dung sửa chữa, phương thức sửa chữa tính theo năm báo cáo

- Lập dự toán cho sửa chữa lớn, tiến hành ghi nhận chi phí sửa chữa vào đối tượng sử dụng

- Tổ chức quyết toán với đơn vị đang sửa chữa

- Tổ chức hệ thống tổng hợp, chi tiết để hạch toán

Tính toán, chính xác kịp thời giá trị công trình đã được hoàn thành

 Chứng từ sử dụng:

Tài khoản 211: TSCĐ hữu hình

Tài khoản 212: TSCĐ thuê tài chính

Tài khoản 213: TSCĐ vô hình

Tài khoản 214: hao mòn TSCĐ, dùng điều chỉnh giảm giá trị TSCĐ

Tài khoản 2413: sửa chữa lớn TSCĐ, dùng để tập hợp toàn bộ chi phí sửa chữa lớn

Sơ đồ hạch toán chữ T:

111,112,331… 241 211,213 111,112,331 (nếu mua về phải qua lắp đặt Khi đưa tài sản cố định Chiết khấu thương mại

chạy thử) vào sử dụng được giảm giá TSCĐ mua Giá mua,chi phí liên quan trưc tiếp Phần giá 214 (nếu mua về sử dụng ngay) trị hao mòn

133 111,388 VAT Nếu có lỗi phải (nếu có) bồi thường

333(3333)

Thuế nhập khẩu

411 333(3332) Nếu được phép Thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu ghi giảm vốn

Nếu mua sắm tài sản cố định bằng

nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản

414

Nếu mua sắm tài sản cố định bằng

bằng quỹ đầu tư phát triển

SƠ ĐỒ 1.3:HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

+ Đối với thanh lý khấu hao tài sản cố định:

211,213 214(2141,2143) 627 Thanh lý nhƣợng bán TSCĐ Khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh

811

Giá trị 641 còn lại

Khấu hao tài sản cố định dùng cho

hoạt động bán hàng 623,627,641,642 642 Điều chỉnh giảm khấu hao Khấu hao tài sản cố định dùng cho

hoạt động quản lý

466 Khấu hao tài sản cố định dùng cho sự nghiệp, dự án

431(4313) Khấu hao tài sản cố định dùng cho

hoạt động văn hóa, phúc lợi

SƠ ĐỒ 1.4:HẠCH TOÁN VỀ THANH LÝ,KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

+ Đối với sửa chữa TSCĐ:

111,112,141,151

331,…… 133(1332) 241(2413) 623,627,641,642

Nếu tính Tập hợp chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định vào chi

thành)

335 Nếu đã

trích trước chi phí

SCL

211 Nếu ghi tăng nguyên giá TSCĐ

SƠ ĐỒ 1.5:HẠCH TOÁN LỚN SỬA CHỮA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

1.1.2.5.4.Tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền

 Nhiệm vụ:

Tổ chức ghi chép, phản ánh và tổng hợp, xử lý kịp thời đầy đủ chính xác số liệu về giá trị tiền tệ hiện có tại quỹ cũng như tiền gửi tại ngân hàng của doanh nghiệp, tình hình biến động tiền tệ trong doanh nghiệp Kiểm tra và giám sát việc chấp hành chế độ thu chi, quản lý thiền tệ, cuối kỳ lập báo cáo quỹ, tiền gửi

 Chứng từ sử dụng:

Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, biên bản kiểm kê quỹ, giấy báo nợ, giấy báo

có, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, hóa đơn séc bảo chi, séc chuyển khoản

 Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 111: Tiền mặt

Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng

nợ phải thu bằng tiền gửi ngân hàng

121, 128, 221

141, 144, 244 222, 223, 228 Thu hồi các khoản ký cƣợc, ký Đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn bằng

quỹ bằng tiền gửi ngân hàng tiền gửi ngân hàng

121, 128, 221 152, 153, 156 157

222, 223, 228 611, 211, 213, 217 Thu hồi các khoản đầu tƣ Mua vật tƣ hàng hóa, công cụ

515 635 bằng tiền gửi ngân hàng

133

Lãi Lỗ

311, 315, 331

311, 341 333, 334, 336, 338 Vay ngắn hạn, dài hạn Thanh toán nợ bằng tiền gửi

ngân hàng

627, 641,

411, 441 642, 635, 811 Nhận vốn góp, vốn cấp bằng tiền Chi phí phát sinh bằng tiền gửi

gửi ngân hàng ngân hàng

133

511, 512, 515, 711

Doanh thu, thu nhập khác bằng

tiền gửi ngân hàng

SƠ ĐỒ 1.6A: HẠCH TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

112(1121) 111(1111) 112(1121) Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ Gửi tiền mặt vào ngân hàng

tiền mặt

131, 136, 138 141, 144, 244 Thu hồi các khoản nợ phải thu Chi tạm ứng, ký cược, ký quỹ

bằng tiền mặt

121, 128, 221

141, 144, 244 222, 223, 228 Thu hồi các khoản ký cược, ký Đầu tư ngắn hạn, dài hạn bằng

quỹ bằng tiền mặt tiền mặt

121, 128, 221 152, 153, 156 157

222, 223, 228 611, 211, 213, 217 Thu hồi các khoản đầu tư Mua vật tư hàng hóa, công cụ

ngân hàng

627, 641,

411, 441 642, 635, 811 Nhận vốn góp, vốn cấp bằng Chi phí phát sinh bằng tiền mặt

 Nhiệm vụ: tổ chức ghi chép, phản ánh và tổng hợp, xử lý số liệu tình hình thanh

toán của khách hàng và nhà cung cấp Theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, lập các báo cáo về tình hình công nợ của công ty

 Chứng từ sử dụng: hóa đơn bán hàng thông thường, hóa đơn bán hàng gia tăng,

phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy báo nợ, giấy báo có

 Tài khoản sử dụng:

821: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

+ Đối với các khoản phải thu nội bộ

111,112 136(1368) 111,112,152,153…

Chi trả nội bộ

Khi thu lại

Cấp kinh phí sự nghiệp cho dự án