2012
2.2.5Hệ thống sổ sách sử dụng trong cơng ty:
Sơ đồ tổ chức
- Ghi chú : Nhập hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
- Giải thích :
(1) Hàng ngày: kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã đƣợc kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cĩ để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn. Theo quy trình của phần mềm kế tốn (đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của hình thức nhật ký chung) các thơng tin đƣợc tự động nhập vào sổ nhật ký chung rồi chia ra các sổ, thẻ kế tốn chi tiết liên quan và các sổ kế tốn tổng hợp.
(2) Cuối tháng : kế tốn thực hiện các thao tác khĩa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự
PHẦN MỀM KẾ TỐN Sổ kế tốn: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết - Báo cáo TC - Báo cáo kế tốn quản trị CHỨNG TỪ KẾ TỐN Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại
động và luơn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Cuối tháng, cuối năm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết đƣợc in ra giấy, đĩng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng tay.
Các loại sổ sử dụng:
- Sổ cái tài khoản - Sổ chi tiết tài khoản - Sổ theo dõi TSCĐ - Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ nhật ký thu, chi tiền mặt - Sổ nhật ký bán hàng, mua hàng - Sổ nhật ký chung
- ... Danh mục sổ
STT Tên sổ Ký hiệu Ngƣời ghi sổ và giữ
sổ
1 Sổ nhật ký chung So 3a_DN Kế tốn tổng hợp
2 Sổ nhật ký thu tiền So 3a1_DN Kế tốn thanh tốn 3 Sổ nhật ký chi tiền So 3a2_DN Kế tốn thanh tốn 4 Sổ nhật ký mua hàng So 3a3_DN Kế tốn cơng nợ 5 Sổ nhật ký bán hàng So 3a4_DN Kế tốn cơng nợ 6 Sổ cái ( hình thức NKC) So 3b_ DN Kế tốn tổng hợp 7 Bảng cân đối số phát sinh So 6_DN Kế tốn tổng hợp
8 Sổ quỹ tiền mặt So 7_DN Kế tốn thanh tốn
9 Sổ tiền gửi ngân hàng So 8_DN Kế tốn thanh tốn 10 Bảng kê chi tiết dụng cụ hàng hĩa So 10_DN Kế tốn vật tƣ hàng hĩa 11 Bảng tổng hợp chi tiết DC, HH So 11_DN Kế tốn vật tƣ hàng hĩa 12 Thẻ kho So 12_DN Thủ kho 13 Sổ TSCĐ So 21_DN Kế tốn TSCĐ
14 Sổ theo dõi TSCĐ, CCDC tại nơi sd So 22_DN Kế tốn TSCĐ 15 Bảng kê chi tiết thanh tốn với ngƣời mua, bán So 32_DN Kế tốn cơng nợ 16 Bảng kê chi tiết tiền vay So 34_DN Kế tốn thanh tốn 17 Bảng kê chi tiết bán hàng So 35_DN Kế tốn bán hàng 18 Bảng kê chi tiết các TK So 38_DN Kế tốn tổng hợp 19 Sổ theo dõi thuế GTGT So 61_DN Kế tốn thuế
Sơ lƣợc về phần mềm cơng ty đang sử dụng
Phần mềm kế tốn cơng ty đang sử dụng là phần mềm kế tốn của cơng ty cổ phần An Linh. Cơng ty đã mua bản quyền.
Phần mềm này đáp ứng đƣợc hầu hết các hình thức kế tốn. Phần mềm kế tốn bao gồm:
+ Đăng ký hệ thống danh mục tài khoản, danh mục chứng từ, nhập số dƣ
+ Nhập dữ liệu từ các chứng từ vào phân hệ liên quan, máy tính tự động phân tích, đƣa vào sổ sách, báo cáo tài chính tƣơng ứng.
+ Xem và in ra các sổ sách và báo cáo tài chính theo quy định và theo yêu cầu quản lý. Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế tốn tiến hành kiểm tra, xử lý các nghiệp vụ, sau đĩ cập nhập dữ liệu vào máy. Các dữ liệu này sẽ đƣợc máy tự động kết chuyển vào tài khoản cuối tháng hay cuối quý sẽ ra các báo cáo kế tốn, sổ chi tiết, sổ cái..., rồi đối chiếu với kế tốn thủ cơng để đảm bảo độ chính xác.
Mỗi nhân viên đều cĩ tên đăng nhập riêng, thể hiện trách nhiệm của mỗi ngƣời đối với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nhận xét:
Việc sử dụng phần mềm kế tốn máy đã giúp cho cơng tác sử lý dữ liệu của cơng ty đƣợc đơn giản, nhanh chĩng, kịp thời khi cĩ yêu cầu của nhà quản lý. Việc đối chiếu kế tốn thủ cơng với kế tốn máy đảm bảo độ chính xác của thơng tin.
+ Quy trình xử lý dữ liệu:
Một số quy định khi vẽ lƣu đồ: - Quy định
-Mỗi ký hiệu xử lý phải nối với ký hiệu đầu vào của xử lý và ký hiệu thể hiện kết quả xử lý.
-Lƣu đồ phải đƣợc trình bày quá trình xử lý hoặc luân chuyển dữ liệu từ trên xuống dƣới, từ trái qua phải của trang giấy. Trƣờng hợp khơng thể trình bày lƣu đồ theo chiều thơng thƣờng quy định thì cần phải sử dụng mũi tên mơ tả hƣớng luân chuyển của lƣu đồ một cách rõ ràng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các ký hiệu
Xử lý Ký hiệu này mơ tả hoạt động xử lý bằng tay, khơng cĩ sự trợ giúp bằng các thiết bị.
Chứng từ Chứng từ này mơ tả chứng từ hay báo cáo kế tốn bằng giấy Lập chứng
từ
Chứng từ kế tốn
Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ
Các tệp nhật ký
Chuyển sang sổ cái
Tệp sổ cái
Lên báo cáo Sổ sách kế tốn Báo cáo tài chinh
Nghiệp vụ kinh tế phát
Ký hiệu này mơ tả việc đƣa dữ liệu vào hê thống bằng các Thiết bị nhƣ : bàn phím cần gạt, máy quét…
Ký hiệu mơ tả dữ liệu vào hệ thống để xử lý hay thơng tin Là kết quả của một xử lý.
Hƣớng luân chuyển của dữ liệu hay xử lý trong lƣu đồ.
Ký hiệu chỉ ra thứ tự hoạt động và hƣớng luân chuyển dữ liệu. Mũi tên là cần thiết khi lƣu đồ đƣợc trình bày khác với
quy ƣớc thơng thƣờng.
Điểm nối lƣu đồ trong cùng trang giấy Chỉ sự bắt đầu hay kết thúc lƣu đồ
Chỉ ra các dữ liệu hay thơng tin đƣợc bắt đầu hay chuyển tới đâu.
Ký hiệu này mơ tả việc lƣu trữ trong các hồ sơ bằng giấy