TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ DỰ ÁN Phân tích giai đoạn lập kế hoạch của dự án, đánh giá việc thực hiện kế hoạch đó

Lập kế hoạch dự án: là việc tổ chức dự án theo một trình tự logic, xác định mục tiêu và các phương pháp để đạt mục tiêu của dự án, dự tính những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và

Trêng §¹i häc ngo¹i th¬ng hµ néi

KHOA SAU ĐẠI HỌC

š š š

TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Đề tài: Phân tích giai đoạn lập kế hoạch của dự án, đánh giá việc thực hiện kế

hoạch đó.

Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS NGUYỄN THU

THỦY

Sinh viên thực hiện: PHẠM HỮU TRÍ

Lớp: 19B

Hà Nội 2013

MỤC LỤC

Phần I: KHÁI NIỆM LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN………3 Phần II PHÂN TÍCH GIAI ĐOẠN LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN, ĐÁNH GIÁ VIỆC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

ĐÓ……… 6

I.Mô tả dự án……… 6 II.Phân tích lập kế hoạch dự

án………7

III.Đánh giá việc thực hiện dự

án……… 16

Phần I: KHÁI NIỆM LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

1 Khái niệm

Dự án: Là một tập hợp các hoạt động phức tạp, mà mục tiêu của

hoạt động này là thỏa mãn các yêu cầu của chủ đầu tư/ nhà tài trợ

Lập kế hoạch dự án: là việc tổ chức dự án theo một trình tự logic,

xác định mục tiêu và các phương pháp để đạt mục tiêu của dự án,

dự tính những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án

Lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết hóa những mục tiêu của dự

án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình biện pháp để thực hiện các công việc đó

2 Nội dung lập kế hoạch dự án

Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch như kế hoạch tổng thể

về dự án, kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối, nguồn lực…

a)Giới thiệu tổng quan về dự án

Giới thiệu tổng quan về dự án là giới thiệu những nét khái quát nhất

về dự án định thực hiện Phần này thường trình bày mục tiêu cần đạt của dự án (trình bày mục tiêu của dự án trong mối quan hệ với mục tiêu chung của doanh nghiệp), lý do ra đời của dự án, phạm vi, cơ cấu tổ chức, quản lý dự án

b)Mục tiêu của dự án

Lập kế hoạch dự án, trước tiên phải xác định rõ mục tiêu cần đạt Phần này cụ thể hóa những mục tiêu có tính chất định tính đã nêu ở trên Một số mục tiêu cụ thể như: Mức lợi nhuận do dự án tạo ra, thị phần dự án tăng them nếu thực hiện dự án, năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp và các mục tiêu kinh tế xã hội khác

c) Thời gian và tiến độ

Kế hoạch tiến độ phải làm rõ được lịch trình thực hiện dự án, là căn

cứ để ban quản lý dự án quản lý điều hành, cho phép xác định dễ dàng các công việc then chốt, xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian thực hiện từng công việc, xác định các mốc thời gian quan trọng … Kế hoạch tiến độ phải được lập gắn chặt chẽ, đồng thời cũng là cơ sở để lập các bộ phận kế hoạch khác Một số nội dung chính cần được làm rõ như: xác định trình tự các công việc, so sánh, đánh giá sự phù hợp của tiến độ thời gian với chi phí, nguồn lực phân phối cho chúng, kiểm tra, đánh giá, phê duyệt chính thức tiến độ chung, xây dựng, phân tích các phương án đẩy nhanh, điều kiện thực hiện và tính khả thi của chúng…

d)Xem xét khía cạnh kỹ thuật và quản lý của dự án

- Về kỹ thuật: so sánh kỹ thuật dự án với khả năng kỹ thuật hiện có

- Về quản lý: cho biết những điểm khác biệt cần chú ý trong quản

lý Ví dụ: sử dụng hợp đồng thầu phụ

e)Kế hoạch phân phối nguồn lực

Trên cơ sở các định mức kinh tế kỹ thuật, các quy định của Nhà nước, đặc điểm riêng của mỗi dự án… để lập kế hoạch cần phân phối nguồn lực hợp lý Trong phần kế hoạch phân phối nguồn lực cần làm rõ: loại nguồn lực sử dụng, xác định tổng nhu cầu từng loại nguồn lực dành cho dự án, xác định thứ tự ưu tiên, phân phối nguồn lực cho dự án và từng công việc của dự án, xây dựng sơ bộ phương

án phân phối nguồn lực, đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu, tìm kiếm các khả năng giải quyết thiếu hụt

f) Ngân sách và dự toán kinh phí dự án

Ngân sách của dự án phản ánh toàn bộ các hoạt động của dự án bao gồm cả hoạt động thu và chi Ngân sách dự án có nhiều loại như ngân sách dài hạn, trung hạn và ngắn hạn, ngân sách của các đơn

vị, kế hoạch ngân sách theo các hạng mục đầu tư … Kế hoạch ngân sách là một tập hợp nhiều loại kế hoạch như kế hoạch xác định nhu

cầu về vốn, kế hoạch huy động vốn, kế hoạch phân bổ ngân sách theo các thời kỳ, theo các đơn vị thi công, theo hạng mục công việc

và công việc, theo các khoản mục chi phí … Phần kế hoạch ngân sách cũng đưa ra các thủ tục quản lý chi phí (thủ tục thông thường, thủ tục riêng để quản lý các nguồn lực như máy chuyên dung, thiết

bị kiểm tra, hệ thống vận chuyển …) trong suốt quá trình thực hiện

dự án

g)Nhân sự

Trình bày những yêu cầu riêng về công tác nhân sự của dự án, nhu cầu tuyển dụng, đào tạo cho dự án, những hạn chế của lực lượng lao động, kế hoạch, quy mô lao động, tiền lương

h)Khía cạnh hợp đồng của dự án

Mô tả và liệt kê tất cả các loại hợp đồng liên quan đến dự án như: Hợp đồng cung cấp chính về máy móc, thiết bị, nguyên liệu, hợp đồng thầu phụ, hợp đồng phân phối sản phẩm hay hợp đồng tư vấn i) Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án

Trình bày những phương pháp thu thập số liệu, phương pháp giám sát, đánh giá quá trình thực hiện dự án

j) Những khó khăn tiềm tàng

Khi lập kế hoạch dự án cũng cần xác định những khó khăn tiềm ẩn, nguyên nhân có thể ảnh hưởng đến tiến độ, thậm chí làm dự án thất bại Những nguyên nhân có thể xảy ra là: tình trạng vi phạm hợp đồng, thất bại về kỹ thuật, do ảnh hưởng của thời tiết, hạn chế

nguồn lực, do quyền lực của cán bộ dự án không đầy đủ, do nhiều công việc của dự án khá mới mẻ hoặc phức tạp… Tuy nhiên, thời điểm xảy ra các rủi ro không phải cùng một lúc Do đó, cần xác định mức độ rủi ro của từng nhân tố và xây dựng kế hoạch đối phó với từng rủi ro trong suốt vòng đời của dự án

3.Ý nghĩa của việc lập kế hoạch dự án

- Giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về công việc của dự án

- Tạo cơ sở tuyển dụng, chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho thực hiện dự án Sử dụng có hiệu quả và tiết kiệm các nguồn lực cần thiết cho dự án

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý

- Phòng ngừa và giảm thiểu các rủi ro đối với dự án

Phần II PHÂN TÍCH GIAI ĐOẠN LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN, ĐÁNH GIÁ

VIỆC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH ĐÓ

I Mô tả dự án:

Dự Án: Dự án bán hệ thống tủ điện trung thế 24kV của công ty Cổ

Phần Điện Công Nghiệp Việt Nam (VIETE…jsc) cho công ty Cổ Phần

Thép Hòa Phát trong kế hoạch mở rộng phân xưởng II của nhà máy

Số lượng tủ điện: 14 tủ trong đó

STT Mô tả Đơn vị lượng Số sản xuất Hãng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Ghi chú

1 Tủ VCB lộ tổng 7.2kV 2500A 31.5kA

bảng kê chi tiết thiết bị trong phụ lục

2

Tủ VCB lộ nhánh 7.2kV 630A 31.5kA

(1~10) (A01, A02, A03, A04,

-A06, -A07, -A08, -A09, -A10, -A11)

Tủ 10 VIETE (ẩn) (ẩn)

3 Tủ PT 7.2kV (-A05A) Tủ 1 VIETE (ẩn) (ẩn)

4 Tủ DS 7.2kV 630A (LDS01, LDS02) Tủ 2 VIETE (ẩn) (ẩn)

TỔNG CỘNG: (ẩn)

THUẾ VAT 10%: (ẩn)

TỔNG GIÁ TRỊ ĐƠN HÀNG: (ẩn) Thông tin hai bên:

BÊN MUA (BÊN A): CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP HOÀ PHÁT

Địa chỉ : Hiệp Sơn – Kinh Môn – Hải Dương

Số điện

thoại :

04.62797173/ext

8115 Số Fax : 04.36284442 Đại diện : Ông Mai Văn Hà Chức vụ : Giám đốc

Giấy ủy quyền số: 01.12/GUQ-HP ký ngày 05/01/2012

Tài khoản

122 10000 312 165

Mã số thuế : 0800384651

Mở tại : Ngân hàng BIDV – Chi nhánh Hà Thành

BÊN BÁN (BÊN B) : CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Địa chỉ : Số 7, ngõ 319, đường Tam Trinh, quận Hoàng Mai,

thành phố Hà Nội

Số điện

thoại : 04 35667705 Số Fax : 04 35667706 Đại diện : Ông Nguyễn Ngọc

Tứ Chức vụ : Giám đốc Tài khoản

số : 0541101663001

Mã số thuế : 0105164460

Mở tại : Ngân hàng TMCP Quân Đội – CN Thăng Long

Yêu cầu về sản phẩm:

- Chất lượng : Hàng mới 100%, Theo thiết kế kỹ thuật

- Tiêu chuẩn kỹ thuật : Theo catalogue và đặc tính kỹ thuật mà bên B đã cung cấp

- Đóng gói : Hàng hoá được đóng gói đảm bảo trong việc vận chuyển

- Chi tiết xuất xứ của từng thiết bị được kê trong phụ lục đính kèm

II Phân tích lập kế hoạch cho dự án:

Phân bổ các nguồn lực:

a) Con người, kỹ năng, năng lực:

Toàn nhà xưởng gồm 15 công nhân, trong đó

-03 công nhân tổ điện + 01 tổ trưởng bộ phận điện

- 08 công nhân tổ cơ + 01 tổ trưởng bộ phận cơ khí.

- 01 nhân viên QC( quản lý chất lượng) + 01 tổ trưởng QC

Nhân viên văn phòng gồm:

- 02 thiết kế điện, trong đó 01 tổ trưởng

- 03 thiết kế cơ, trong đó 01 tổ trưởng

- 03 nhân viên phòng mua hàng

Kinh nghiệm làm việc:

-03 công nhân tổ điện có 01 công nhân nắm chắc kỹ thuật, có khả năng

Làm việc độc lập + 01 tổ trưởng có kinh nghiệm

-08 công nhân tổ cơ có 03 người nắm rõ cơ khí, có khả năng xử lý những

sai sót kỹ thuật + 01 tổ trưởng

- 02 QC ( bao gồm cả tổ trưởng) có khả năng làm việc tốt, độc lập

- 02 thiết kế điện, làm việc tốt

- 03 thiết kế cơ, 01 tổ trưởng làm việc tốt, 02 nhân viên còn lại mới thử việc

- 03 nhân viên mua hàng có 01 nhân viên làm mảng xuất nhập khẩu, 01

nhân viên mua hàng trong nước, 01 tổ trưởng quản lý

Đánh giá nhân lực: Lúc cần có thể thuê thêm một hai công nhân, làm những việc lắp ráp

b)Cơ sở vật chất, máy móc thiết bị:

Toàn nhà máy bao gồm:

-01 máy đột, dập busbar có khả năng đột dập busbar đến kích thước 10x100, lỗ đột có khả năng đạt phi 120mm mà không gây move -01 máy uốn busbar có khả năng uống busbar từ góc 20 -120 độ -02 máy khoan, 01 máy khoan bàn

-02 máy mài

Như vậy với máy móc đang có, toàn bộ khung tủ , vỏ tôn tủ yêu cầu chính xác bằng việc dùng công nghệ CNC sẽ được thuê ngoài, đơn

vị gia công ngoài công ty CMT

c)Tài chính:

Nguồn tài chính hoàn toán thuộc ngân sách công ty, không vay ngoài, ngân hàng

d)Nguyên vật liệu:

Bảng list danh sách các vật tư cần chuẩn bị : (B.O.M)

N

o SpecificationItems/ Model

M V-A0 0

MV-A01

~A0 3, A06

~A1 1

MV -A0 4

MV-A05

MV-LDS 01, LDS 02

Tota

l Supplier/Origin

Primary equipment

1

Vacuum circuit

breaker indoor,

fixed type ,

7.2kV-2500A-31.5kA.3s,

distance phase

210mm,

12NO-12NC Aux

contact, Shunt

closing

realease

110VDC,

1*shunt

realease

110VDC, Motor

110VDC,

Undervoltage

release

110VDC

Circuit-breaker

tripping signal.

3 A E 1 0 8

5 – 6FE44-0EK2-Z F20+F30+

D90

2 Vacuum circuit

breaker indoor,

fixed type ,

7.2kV-800A-31.5kA.3s,

distance phase

210mm,

12NO-12NC Aux

contact, Shunt

closing

realease

110VDC,

3 A E 1 0 8

5 – 1FE44-0EK2-Z F20+F30+

D90

realease

110VDC, Motor

110VDC,

Undervoltage

release

110VDC

Circuit-breaker

tripping signal.

3

Switch-Disconnector,

12kV 630A

25kA, distance

phase 165mm,

with operating

shaft lever,

operating

mechanism on

the right

4

Earthing switch

7.2kVwith

release coil

110VDC,

auxiliary

contact and

voltage sensor

(for voltage

indicator)

5

Indoor CT

molded epoxy,

7.2kV, 50hz,

ratio CT

2500/5/5A

+ 1st Core:

15VA, 0.5Cl

+ 2nd Core:

15VA, 5P20

6

Indoor CT

molded epoxy,

7.2kV, 50hz,

ratio CT

800/5/5A

+ 1st Core:

15VA, 0.5Cl

+ 2nd Core:

15VA, 5P20

7

Indoor CT

molded epoxy,

7.2kV, 50hz,

ratio CT

400/5/5A

+ 1st Core:

15VA, 0.5Cl

+ 2nd Core:

15VA, 5P20

ZCT 100/1A

5P10 5VA

Ф200

9

Indoor PT

molded epoxy,

7.2kV, 50Hz,

6.3:R3/0.1:R3/0

.1:3 kV, Cl

1.0/3P,

100/100VA,

with fuse holder

& fuse 1A

10

Indoor PT

molded epoxy,

7.2kV, 50Hz,

6.3:R3/0.1:R3/0

.1:3 kV,

Cl0.5/3P,

50/100VA, with

fuse holder &

fuse 1A

Instrument & relay

1

Null voltage

scale 0-500V,

input ratio: 6.3/

R3 : 0.1/3 kV,

Cl 1.5,

dimension

96x96

2

Multifuntion

meter

20-100VAC, 5A,

metering, time

tag, energy,

demand, THD,

maximum/mini

mum, limit

alarm, RS485,

harmonic (2 to

15th)

3

DIRECT

OVERCURRE

NT RELAY 3BI,

5BO, E4

CASE, 4 CT,

10 LEDS

7SR1205- 4HA12-2CA0

+ Rated

current: 1/5 A,

50/60Hz

+ Power supply

80 to 250 V

DC, binary

input threshold

88V

1

Resistor for

open delta

circuit 100W

2

Analog working

order indicator

of

Circuit-Breaker Ф25,

98~242VDC/A

C

Leelen/ China

3

Analog working

order indicator

of truck Ф25,

98~242VDC/A

C

Leelen/ China

4

Analog working

order indicator

of earthing

switch Ф25,

98~242VDC/A

C

Leelen/ China

5

Selector switch

2 position

(LOCAL/REMO

TE),

1NO+1NC,

Ф22, and

auxilary

1NO-1NC

YW1S- 2E11+YW-EW11

6

Non-illuminate

red pushbutton

Ф22

7

Non-illuminate

yelow

pushbutton

Ф22

8

Non-illuminate

green

pushbutton

Ф22

9

Red rectangle

led lamp 2 row

* 5 column,

Ф30, 110VDC

SLC30N- 0205-CD1FB-R

10

Control relay

110VDC,

4NO-NC and socket

Gavazzi/ Italia

6kA

6kA

6kA 7CC

16 Panel lighting

19 Short terminal

block 4P

Yongsung/ Korea

20 Short terminal

block 2P

Yongsung/ Korea

e)Thời gian: ( theo hợp đồng)

Thời điểm kí hợp đồng: ngày 15/09/2012

Thời điểm giao hàng:

Hoàn thành theo các tiến độ sau:

-Hoàn thành thiết kế chi tiết tủ trong vòng 01 tuần kể từ ngày ký hợp

đồng( theo hợp đồng)

-Bên A duyệt bản vẽ ( không quá 5 ngày kể từ ngày nhận bản vẽ bên B)

-Bên A sẽ tạm ứng cho bên B 30% giá trị hợp đồng trong vòng 7 ngày kể

từ ngày ký hợp đồng và bên B cung cấp cho bên A bảo lãnh hoàn

trả tiền tạm ứng và

bảo lãnh thực hiện hợp đồng do ngân hàng của bên B phát hành ( theo hợp đồng)

-Trong vòng 70 ngày kể từ ngày bên B nhận được tiền tạm ứng bên

B sẽ

nhập toàn bộ phần cơ khí tủ điện của hệ thống (phần khung cơ khí)

về xưởng của bên

B Sau đó hai bên sẽ lập biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào tại xưởng bên B( theo

hợp đồng)

-Trong vòng 80 ngày kể từ ngày bên B nhận được tiền tạm ứng bên

B sẽ

nhập toàn bộ phần thiết bị đóng cắt (Siemens) về xưởng của bên B Sau đó hai bên sẽ

lập biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào tại xưởng bên B( theo hợp đồng)

-Bên B sẽ giao toàn bộ lô hàng cho bên A ngày 10/01/2013

Trước khi giao hàng bên B sẽ thông báo cho bên A trước 05 ngày để bên A cử người

kiểm tra và nghiệm thu kĩ thuật tại xưởng sản xuất của bên B, trong trường hợp sau

khi bên A nhận được thông báo của bên B 01 tuần mà không cử cán

bộ đến nghiệm

thu tĩnh thì mặc nhiên hàng hóa đã được bên A công nhận đạt chất lượng, số lượng,

đủ điều kiện nhận hàng

Hệ thống các bên liên quan đến dự án

Giám Đốc

Sales Chủ đầu tư

Phòng vật tư Nhà cung cấp tb SIEMENS

Thiết kế

DỰ ÁN

Sản xuất, QC Cung cấp khung tủ CMT

Vận tải Thanh Lâm Sơn Song Việt

Lên kế hoạch theo sơ đồ cấu trúc công việc (WBS):

Trong đó:

Phòng vật tư chịu trách nhiệm:

-Mua các vật tư thiết bị trong nước theo hợp đồng

-Đặt hàng các vật tư thiết bị nhập khẩu theo hợp đồng

Phòng thiết kế:

-Xuất trình bản vẽ cơ khí , điện cho khách hàng phê duyệt Liên hệ khách

hàng thường xuyên để cập nhật thay đổi

Phòng sản xuất:

-Lên kế hoạch sản xuất

-Hàng thiết bị về tiến hành kiểm tra đầu vào

-Hàng cơ khí, khung vế tiến hành lắp khung

-Đi dây trên tủ điện, đấu dây vào thiết bị

-Kiểm tra chất lượng hàng ra, có kiểm tra theo bản vẽ và vận hành

Quản lý thời gian thực hiện dự án theo phương pháp tìm

đường trọng yếu CPM:

Bước 1: Lên danh sách các hoạt động

Các hoạt động thực hiện dự án

A_ Hoàn thành bản vẽ thiết kế gửi sang bên A phê duyệt : 6

ngày(17-22/09)

B_Thông báo đã nhận tạm ứng từ kế toán hoặc giám đốc điều hành:

3 ngày( 22-24/09)

C_ Thiết kế xuất B.O.M bản vẽ cơ khí: 2 ngày ( 24-25/09/2012)

D_ Đặt hàng cơ khí với công ty CMT: 26 ngày( 25/09-20/10/2012) E_ Đặt sơn khung với Song Việt: 13 ngày(22/10-03/11/2012)

F_ Đặt máy cắt, dao cách ly, attomat, relay SIEMENS: 56 ngày

( 25/09-19/11/2012)

G_ Đặt CT, ZCT, PT của Etech ( Hàn Quốc): 35

ngày(25/09-29/10/2012)

H_ Đặt hàng các phụ kiện (Accessories): 35 ngày (25/09-29/10/2012) I_ Kiểm tra đầu vào thiết bị cơ: 2 ngày (05-06/11/2012)

K_ Kiểm tra đầu vào phụ kiện, CT, ZCT, PT: 2 ngày ( 30-31/10/2012) L_ Kiểm tra đầu vào hàng SIEMENS: 2 ngày(20-21/11/2012)

M_ Lắp khung cơ khí : 15 ngày(07-21/11/2012)

N_ Lắp thiết bị lên tủ: 19 ngày (22/11-10/12 /2012)

O_ Đấu dây lên thiết bị: 14 ngày ( 11-24/12/2012)

P_ Kiểm tra hệ thống xuất xưởng: 10 ngày (25/12-03/01/2013)

Q_Dự phòng khả năng trễ: 7 ngày( 04-10/01/2013)

S_Hoạt động giao hàng: 1 ngày ( 10/01/2013)

Trong đó các hoạt động phụ thuộc nhau như sau: