Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho vật tư hàng hóa ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp

Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý kho ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp...20 Phần 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ Ở VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG

Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô trường Đại Học Thương Mạiđặc biệt là các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã tận tình truyền đạtkiến thức trong bốn năm học tập Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình họckhông chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang quí báu

để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin

Tiếp theo, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô giáo, TS Nguyễn Thị ThuThủy, người đã dành rất nhiều thời gian, tâm huyết, tận tình hướng dẫn và giúp đỡ emtrong suốt thời gian làm khóa luận tốt nghiệp

Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban Giám đốc cùng toàn thể côchú, anh chị công tác tại Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp đã cung cấp đầy đủ thôngtin và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại Viện để em có thểnắm bắt được những kiến thức thực tế và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sựnghiệp cao quý Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong Viện máy và Dụng cụCông nghiệp luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong côngviệc

Mặc dù, em đã cố gắng hoàn thành khóa luận trong phạm vi và khả năng chophép, do kiến thức và khả năng còn nhiều hạn chế nên chắc chắn sẽ không tránh khỏinhững thiếu sót Em rất mong nhận được sự thông cảm, đóng góp và tận tình chỉ bảocủa quý thầy cô và các bạn để em có thể hoàn thiện hơn khóa luận của mình

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2013

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Mai Thư

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu 1

1.3 Mục tiêu của vấn đề nghiên cứu 2

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

1.5 Phương pháp nghiên cứu 3

1.6 Kết cấu đề tài 3

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ HÀNG HÓA Ở VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG NGHIỆP 5

2.1 Cơ sở lý luận 5

2.1.1 Khái niệm cơ bản 5

2.1.2 Lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý 8

2.1.3 Lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 9

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý kho ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp 18

2.2.1 Giới thiệu chung về Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp 18

2.2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý kho ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp 20

Phần 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ Ở VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG NGHIỆP 29

3.1 Đặt bài toán 29

3.1.1 Yêu cầu về nghiệp vụ 29

3.1.2 Yêu cầu về chức năng 32

3.1.3 Yêu cầu về cơ sở dữ liệu 32

3.1.4 Yêu cầu về giao diện 33

3.2 Phân tích hệ thống 33

3.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 33

3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 34

3.2.3 Mô hình liên kết thực thể ER 35

3.2.4 Mô hình quan hệ dữ liệu 37

3.3 Thiết kế hệ thống quản lý kho vật tư hàng hóa 39

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 39

3.3.2 Thiết kế giao diện 42

Phần 4: KẾT LUẬN 47

4.1 Kết luận chung 47

4.2 Một số đề xuất định hướng phát triển 47

TÀI LIỆU THAM KHẢO 49

PHỤ LỤC viii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

1 Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT 6

3 Hình 2.3 Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin 11

4 Hình 2.4 Sơ đồ tổ chức Viện Máy và Dụng cụ Công nghiệp 19

5 Hình 2.5 Sơ đồ công ty mẹ - công ty thành viên 20

6 Hình 2.6 Biên bản giao nhận vật tư thiết bị kiêm phiếu bảo hành 22

13 Hình 3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 34

15 Hình 3.4 Mô hình liên kết thực thể ER của hệ thống 37

16 Hình 3.5 Mô hình quan hệ dữ liệu của hệ thống 38

29 Bảng 3.13 Table PHIẾU GIAO HÀNG KIÊM PHIẾU BẢO HÀNH 42

34 Hình 3.10 Giao diện đăng ký và phân quyền sử dụng 46

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Xã hội hiện nay đang phát triển không ngừng Kéo theo đó, nhu cầu và đòi hỏicủa con người cũng ngày càng cao hơn Để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, cácdoanh nghiệp trong nền kinh tế phải luôn đổi mới và hoàn thiện mình, việc quản lídoanh nghiệp sao cho chặt chẽ trở thành một nhu cầu cấp thiết

Trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, ngành công nghệ thông tinđang ngày một phát triển và trở nên phổ biến Công nghệ thông tin cung cấp chodoanh nghiệp những giải pháp quản lý nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả, thay thếcho việc tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thống mangnặng tính chất lạc hậu, lỗi thời

Quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều lĩnh vực, trong đó quản lý kho là một lĩnhvực quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lí phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp Việcnày không dễ thực hiện nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý kho thủ công truyềnthống Vì vậy, các giải pháp công nghệ thông tin trở thành nhu cầu tất yếu đối vớidoanh nghiệp

Từ thực tế trên, em đã quyết định nghiên cứu đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho vật tư hàng hóa ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp” với mục đích

vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế Qua đó, trau dồi thêm kiến thức cho bảnthân cũng như tích lũy kinh nghiệm cho quá trình làm việc sau này

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Quản lý kho là một trong những vấn đề có vai trò rất quan trọng đối với mỗi tổchức, doanh nghiệp Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay córất nhiều công trình nghiên cứu về hệ thống thông tin quản lý kho, một số công trình

về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho đã được thực hiện

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp “Xây dựng chương trình quản lý kho hàng trong

hệ thông tin kế toán” của tác giả Nguyễn Thị Hường, Trường Đại học Kinh tế quốc

dân Đề tài đã xây dựng HTTT quản lý kho dựa trên ngôn ngữ lập trình Visual Basicvới những chức năng của một chương trình thông dụng (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm,

thống kê, báo cáo) Phần mềm được xây dựng trên môi trường kém bảo mật thông tin,tốc độ xử lý sẽ giảm nếu dữ liệu vào lớn.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp “Xây dựng HTTT quản lý kho cho công ty Cổ phần thương mại và phát triển GoldTech” của tác giả Vương Ngọc Quỳnh, Trường

Đại học Kinh tế quốc dân Đề tài đã xây dựng HTTT quản lý kho dựa trên HQT CSDLMicrosoft Access, ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 Phần mềm này chỉ áp dụngđược với một lượng dữ liệu vừa đủ, khi lượng lưu trữ tăng phần mềm sẽ không đápứng được

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp “HTTT quản lý kho hàng cho cửa hàng 87 Lý Nam Đế bằng HQT CSDL Visual Foxpro 7.0” của tác giả Nguyễn Chí Thanh, Trường Đại học Khoa Học Tự Nhiên Đề tài này thường chỉ được áp dụng cho các cửa hàng có

quy mô nhỏ Phần mềm được xây dựng trên môi trường máy đơn, kém về bảo mật vàkhông thực thi với ứng dụng mạng

1.3 Mục tiêu của vấn đề nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là thông qua quá trình phân tích, đánh giá thựctrạng của hệ thống thông tin quản lý, đi sâu đánh giá hiện trạng quản lý kho vật tư củadoanh nghiệp, từ đó đưa ra được ưu, nhược điểm của công tác quản lý kho vật tư củadoanh nghiệp hiện tại, từ đó đề xuất phân tích, thiết kế HTTT quản lý kho vật tư tạidoanh nghiệp Đề tài còn đưa ra một số định hướng, giải pháp về quản lý kho vật tư tạiViện máy và Dụng cụ Công nghiệp

Kết quả cần đạt được sau khi thực hiện đề tài: Tin học hóa hoạt động quản lýkho vật tư của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả quản lý kho vật tư trong doanh nghiệp

mà không tốn nhiều công sức, giải quyết vấn đề: giúp người quản lí cập nhật, tìmkiếm, thống kê thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu được đặt ra đó là công tác quản lý kho vật tư, hệ thốngthông tin trong quản lý kho vật tư, phần mềm ứng dụng cho quản lý kho vật tư trongdoanh nghiệp

Phạm vi nghiên cứu

Không gian: Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp

Thời gian: Từ ngày 4/3/2013 đến 28/4/2013.

1.5 Phương pháp nghiên cứu

Dựa vào những kiến thức đã học và thực tế tại doanh nghiệp, em đã lựa chọncác phương pháp sau để thực hiện đề tài:

Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá: Các bộ phận của qui trình sẽ đượcphân tích thành các bộ phận riêng biệt, vận dụng phương pháp đánh giá tổng hợp kếthợp với hệ thống hóa để có thể nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung, đểđánh giá thực trạng của qui trình quản lý kho trong thời điểm hiện tại và định hướngphát triển trong tương lai

Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp: thu thập bằng cách phỏng vấn trực tiếp cácnhân viên của doanh nghiệp; trực tiếp đến kho của doanh nghiệp để quan sát, tìm hiểutình hình thực tế

Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp: Tham khảo sách báo, tài liệu có liên quanđến đề tài nghiên cứu

1.6 Kết cấu đề tài

Ngoài Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, Danh mục từviết tắt, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kết cấu khóa luận gồm bốn phần:

Phần I: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Trong phần đầu của khóa luận chỉ rõ tính cấp thiết của đề tài, chỉ ra các phươngpháp nghiên cứu sẽ được sử dụng trong đề tài, các mục tiêu, đối tượng và phạm vinghiên cứu Ngoài ra có chỉ ra một vài công trình nghiên cứu có cùng nội dung với đềtài đang thực hiện, từ đó chỉ ra các ưu, nhược điểm của các công trình đó để có thể rút

ra được những công việc cần làm ở đề tài này

Phần II: Cơ sở lý luận và thực trạng công tác quản lý kho vật tư ở Viện máy

và Dụng cụ Công nghiệp.

Trong phần này sẽ nêu ra những lý thuyết liên quan trực tiếp đến vấn đề nghiêncứu Tiếp đó sẽ giới thiệu chung về doanh nghiệp, nêu ra thực trạng công tác quản lýkho vật tư hàng hóa ở Viện máy và dụng cụ công nghiệp, từ đó có thể đánh giá đượccác ưu, nhược điểm của hệ thống hiện tại và đề xuất giải pháp giải quyết

Phần III: Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý kho vật tư ở Viện máy và Dụng

cụ Công nghiệp.

Sau khi tìm hiểu kỹ thực trạng và đánh giá được ưu, nhược điểm của công tácquản lý kho vật tư hàng hóa ở Viện máy và dụng cụ công nghiệp, đề xuất ra được giảipháp giải quyết ở phần 2, phần 3 sẽ chỉ rõ các bước tiếp theo của việc phân tích, thiết

kế hệ thống quản lý kho vật tư tại Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp

Phần IV: Kết luận

Phần này sẽ tổng hợp, chỉ rõ ra các khía cạnh, nội dung mà bài khóa luận đã làmđược Ngoài ra, phần cuối cùng của bài khóa luận cũng nêu ra một số kiến nghị chodoanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp có thể sử dụng một cách có hiệu quả hệ thốngthông tin quản lý kho

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ HÀNG HÓA Ở VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG NGHIỆP

Hệ thống thông tin (information system): Là tập hợp người, thủ tục và các

nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức

Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình:

Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theođịnh kỳ

Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS): Một

hệ thống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con ngườitrong sản xuất, quản lý và ra quyết định

Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định

Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết địnhmột cách thông minh

Trong hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền vớiviệc thu thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liềnvới quá trình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích(Destination) hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống.

Các thành phần của hệ thống thông tin:

Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữliệu, mạng, con người

Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT

(Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa

học Tự Nhiên và Công Nghệ)

 Con người: Con người là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn conngười đóng vai trò quyết định Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu,thông tin để máy tính xử lý Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp làcông việc lâu dài và khó khăn nhất Nguồn lực con người ở đây được chia thành hainhóm chính:

Người xây dựng và bảo trì hệ thống là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích,lập trình, khảo sát, bảo trì

Nhóm sử dụng hệ thống là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xácđịnh nhiệm vụ, tạo quyết định.

 Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trongquy trình xử lý thông tin Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử

lý, truyền thông tin

 Phần mềm: Phần mềm (chương trình máy tính) là tập hợp các chỉ lệnh theomột trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một côngviệc nào đó Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình

 Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữliệu Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên cácthiết bị lưu trữ thứ cấp, để có thể thảo mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời củanhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau

 Mạng: Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối vớinhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềmnăng của mạng

Các thành phần của hệ thống thông tin có các mối liên hệ với nhau Việc liênkết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên

hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được Ngược lại, các mối liên kết phần lớn các yếu tốcấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được Chúng được hình thành vàdiễn ra khi hệ thống hoạt động Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu, vàviệc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ

Vai trò của hệ thống thông tin đối với doanh nghiệp:

HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyếtđịnh (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, )

HTTT đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và môi trường, đảm bảo vàduy trì mối quan hệ, tương tác giữa các thành phần trong doanh nghiệp với các thựcthể bên ngoài

HTTT có vai trò đối ngoại: thu thập thông tin từ môi trường ngoài, đưa thôngtin ra môi trường ngoài

HTTT có vai trò đối nội: làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức,cung cấp và truyền thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định trong doanh nghiệp

HTTT là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyếtđịnh, kiểm soát Cung cấp cho hệ quyết định tất cả thông tin cần thiết trong quá trình

ra quyết định (các thông tin xuất phát từ môi trường hoặc từ hệ tác nghiệp)

HTTT có vai trò chuyển các thông tin từ hệ quyết định cho hệ tác nghiệp vàmôi trường bên ngoài Hoạt động hệ tổ chức được đánh giá tốt hay xấu tùy thuộc vàochất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của hệ thông tin

2.1.2 Lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý

Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System_MIS)

là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thựchiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình

và thủ tục cho trước Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ hệ xử lý giao dịch và tạo ra cácbáo cáo định kỳ hay theo yêu cầu

Phân loại HTTT quản lý trong doanh nghiệp:

Hình 2.2 Các dạng HTTT trong doanh nghiệp

(Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB

Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ)

Các hệ thống ở mức chiến lược: Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành ESS(Executive Support Sytem) là HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trịcấp cao nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lược ESS hệ thống tương tác

cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanhnghiệp.

Các hệ thống ở mức chiến thuật: Hệ thống thông tin quản lý MIS(Management Infomation System) là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập

kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung Hệthống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) là HTTT kết hợp giữa trithức của con người với khả năng của môi trường, cải thiện chất lượng quyết định, làmột hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nhà quản lý giải quyết vấn đềtrong một hoàn cảnh nhất định

Các hệ thống ở mức kiến thức: HTTT quản lý tri thức KWS (KnowledgeWork Systems) là các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn làviệc chia sẻ thông tin Hệ thống này hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, đồngthời kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hoạt động, tạo các giải pháp khác nhau đểgiải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho doanh nghiệp HTTT tự động hóa văn phòngOAS (Officer Automation System) là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập,

xử lý, lưu trữ, gửi thông báo, tài liệu và các dạng truyền tin khác nhau giữa các cánhân, các nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau

Các hệ thống ở mức tác nghiệp: HTTT xử lý giao dịch TPS (TransactionProcessing System) là hệ thống dùng ở cấp tác nghiệp HTTT xử lý giao dịch giúp tựđộng hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại, thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịchgiúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động hàng ngày

2.1.3 Lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

2.1.3.1 Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Quy trình: gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích

hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống

Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Là công đoạn xác định tính khả thi của

dự án xây dựng hệ thống thông tin, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạngnhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ragiải pháp xây dựng hệ thông tin mới

Công việc thực hiện:

- Khảo sát hệ thống đang làm gì

- Đưa ra đánh giá về hiện trạng.

- Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm

- Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo

- Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian vànhững ràng buộc khác

Phân tích hệ thống: Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập

dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu)

Công việc thực hiện:

- Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng

xử lý của hệ thống

- Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logiccủa hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống

Thiết kế hệ thống: Là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích,

thiết kế Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược

đồ thu được ở công đoạn phân tích

Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý

Công việc thực hiện:

- Thiết kế tổng thể

- Thiết kế giao diện

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế các kiểm soát

- Thiết kế phần mềm

Cài đặt hệ thống

Quy trình cài đặt theo tiến trình sau:

Lập kế hoạch cài đặt Biến đổi dữ liệu Huấn luyện Các phương pháp càiđặt Biên soạn tài liệu về hệ thống

2.1.3.2 Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Hệ thống được phân tích, thiết kế với 2 mức: mức vật lý và mức logic

Áp dụng phương thức biến đổi:

- Đi từ mô tả vật lý sang mô tả logic: Chuyển từ mô tả vật lý của hệ thống cũsang mô tả logic của hệ thống cũ

- Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển từ mô tả logic của hệ thống cũsang mô tả logic của hệ thống mới

Bằng cách trả lời:

Ở mức vật lý: Mô tả thực trạng hệ thống cũ làm việc như thế nào, làm gì?

Ở mức logic: Mô tả hệ thống mới làm gì, làm việc như thế nào?

Hình 2.3 Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

(Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB

Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ)

2.1.3.3 Công cụ phân tích thiết kế hệ thống.

Phân tích hệ thống thông tin

Phân tích hệ thống thông tin: Là quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá hệ thống

thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển hệthống

Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệ

thống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khókhăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại

Phân tích hệ thống thông tin gồm có: phân tích chức năng và phân tích dữ liệu

Mô tả hệ thống cũ làm việc như thế nào?

Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống

Thiết kế hệthống

Mức logic

Mức vật lý

Mô tả hệ thống mới làm gì?

Mô tả hệ thống

cũ làm gì?

 Biểu đồ phân cấp chức năng

- Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giảncác công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mứcchia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

 Biểu đồ luồng dữ liệu( BLD)

Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính củacác phân tích viên hệ thống, đó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu

- Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu:

+ Bổ xung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung cácluồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng

+ Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống

+ Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống

- Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:

+ Chức năng (Tiến trình)

 Chức năng là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là chức

Quan hệ giữa kho dữ liệu, chức năng và luồng dữ liệu

Đưa thông tin vào kho Lấy thông tin từ kho Vừa lấy thông tin ra xử lý vừa

cập nhật lại thông tin

 Cách đặt tên: Danh từ + tính từ (nếu cần) Biểu thị cho một bộ phận,mộtphòng ban hoặc tổ chức

Tên tác nhân Tên tác nhân

Luồng dữ liệu

 Tác nhân trong là một chức năng hoặc hệ thống con của hệ thống đang xétnhưng được trình bày ở một trang khác của mô hình Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều cóthể bao gồm một số trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhauđược chỉ ra nhờ ký hiệu này.

 Cách đặt tên: Động từ + Bổ ngữ

 Biểu diễn:

- Các quy tắc xây dựng BLD

Các luồng dữ liệu vào của một tiến trình cần khác với các luồng dữ liệu ra của

nó Tức là các dữ liệu qua một tiến trình phải có thay đổi Ngược lại, tiến trình làkhông cần thiết vì không tác động gì đến các luồng thông tin đi qua nó

Các đối tượng trong một mô hình luồng dữ liệu phải có tên duy nhất: mỗi tiếntrình phải có tên duy nhất Tuy nhiên, vì lí do trình bày cùng một tác nhân trong, tácnhân ngoài và kho dữ liệu có thể được vẽ lặp lại Các luồng dữ liệu đi vào một tiếntrình phải đủ để tạo thành các luồng dữ liệu đi ra

Nói chung tên luồng thông tin vào hoặc ra kho trùng với tên kho vì vậy khôngcần viết tên luồng Nhưng khi ghi hoặc lấy tin chỉ tiến hành một phần kho thì lúc đóphải đặt tên cho luồng

Không có một tiến trình nào chỉ có cái ra mà không có cái vào Đối tượng chỉ cócái ra thì có thể là tác nhân ngoài (nguồn)

Không một tiến trình nào mà chỉ có cái vào Một đối tượng chỉ có cái vào thì chỉ

có thể là tác nhân ngoài (đích)

- Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu : Kỹ thuật phân mức: 3 mức

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thốngthông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận

ra nội dung chính của hệ thống

Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ.Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức 2….

Mô hình thực thể liên kết còn gọi là mô hình dữ liệu logic hoặc sơ đồ tiêu chuẩn

Mô hình thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính:

+ Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duyđược quan tâm trong quản lý Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó

+ Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứkhông phải là bản thân thông tin

- Các kiểu thực thể quan trọng nhất rơi vào ba phạm trù:

* Thông tin liên quan tới một trong các giao dịch chủ yếu của hệ thống

* Thông tin liên quan đến các thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống

* Thông tin đã khái quát, thường dưới dạng thống kê, liên quan tới vạch kế hoạchhoặc kiểm soát

+ Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồntại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau Vì vậy kháiniệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể

 Thiết kế hệ thống thông tin

Thiết kế hệ thống : Là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới đang

sinh ra trong giai đoạn phân tích hệ thống

Ý nghĩa của thiết kế hệ thống

+ Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định chấp nhậnhay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn cài đặt và vận hành

+ Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống,nhận rõ tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ.

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

* Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu:

+ Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp

+ Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu

+ Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểu diễnmối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu

+ Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữ liệu

* Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:

Bước 1: Xác định các thuộc tính

+ Đánh dấu các thuộc tính lặp

+ Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính tính toán ra hoặc suy ra từnhững thuộc tính khác

+ Gạch chân các thuộc tính khoá

+ Còn lại là các thuộc tính cơ sở

Sau khi xác định xem các thuộc tính thuộc loại nào, ta tiến hành loại bỏ các thuộctính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ nhữngthuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Bước 3: Tiến hành chuẩn hoá theo các dạng chuẩn

* Dạng chuẩn 1 (1NF – First Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1 nếu cácgiá trị của tất cả thuộc tính trong quan hệ là nguyên tử Trong mỗi danh sách không đượcphép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp

đó ra thành các danh sách con và gắn thêm cho danh sách con một tên

* Dạng chuẩn 2 (2NF – Second Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 2 nếuquan hệ đó ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính không phải khóa phụ thuộc hàm đầy

đủ vào khóa Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàmvào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới Lấy bộ phận khóa đó làm khóacho danh sách mới

* Dạng chuẩn 3 (3NF – Third Normal Form): Trong một danh sách không đượcphép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vàothuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan hệ

Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới

* Dạng chuẩn BCNF (Boyce Codd Normal Form): Quan hệ R ở dạng chuẩn BCNFkhi tất cả các phụ thuộc hàm X A trong R đều phải có X là khóa trong R

Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và vẽ mô hình quan hệ.

Bước 5: Xây dựng cơ sở dữ liệu ( các bảng cơ sở dữ liệu)

 Thiết kế phần mềm

Đây là một giai đoạn của thiết kế, nhằn đưa ra các quyết định về cài đặt, chứ chưaphải là cài đặt, chưa phải là lập trình thật sự

 Đầu vào cho việc thiết kế phần mềm

+ Biểu đồ luồng dữ liệu của từng hệ thống con

+ Các giao diện

+ Các kiểm soát

+ CSDL

 Đầu ra của thiết kế phần mềm

+ Lược đồ chương trình (LCT) của mỗi hệ thống con

+ Đặc tả nội dung của từng module trong LCT

+ Phân bổ các module trong LCT thành các chương trình

+ Thiết kế các mẫu thử

Lập lược đồ chương trình: Là một biểu diễn dưới dạng đồ thị của một tập hợp các

module cùng với các gaio diện giữa các module đó

+ Các thuộc tính cơ bản của module

- Thông tin vào, ra: Thông tin nhận được từ chương trình gọi nó hoặc thông tin trảlại cho chương trình gọi nó

- Chức năng hàm biến đổi từ vào thành ra

- Cơ chế: Phương thức để thực hiện chức năng trên

- Dữ liệu cụ bộ: Các chỗ nhớ hay cấu trúc dữ liệu dùng riêng cho nó

Công cụ diễn tả lược đồ chương trình

+ Biểu diễn các module bằng hình chữ nhật có ghi tên nhãn

+ Kết nối các module: Được kết nối bằng các lời gọi, diễn tả bằng mũi tên.

 Thiết kế giao diện

 Giao diện thiết kế phải thỏa mãn các điều kiện sau

+ Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với người không có kinh nghiệm+ Dễ học: các chức năng gần gũi với tư duy của người sử dụng để họ có thể nắmbắt dễ dàng nhanh chóng

+ Tốc độ thao tác: giao diện không đòi hỏi các thao tác phức tạp hai dài dòng, hỗtrợ phím tắt, phím nóng

+ Dễ phát triển: giao diện được xây dựng dễ dàng, sẵn sang đáp ứng yêu cầu thayđổi của người sử dụng

 Các loại giao diện

+ Hộp thoại: là các giao diện phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống, trao đổi thôngtin giữa người sử dụng và hệ thống, kiểm tra quyền truy nhập, các hướng dẫn sử dụng hệthống, các thông báo lỗi sử dụng hay lỗi hệ thống

+ Màn hình nhập dữ liệu: đó là các khung nhập dữ liệu cho phép người sử dụngtiến hành nhập dữ liệu cho hệ thống hay cung cấp thông tin cho việc tìm kiếm dữ liệu, đưa

ra các báo cáo theo yêu cầu

+ Màn hình báo cáo: đó là các biểu mẫu hiển thị các thông tin được thu thập vàtổng hợp theo yêu cầu của người sử dụng

 Các nguyên tắc chung khi thiết kế giao diện

+ Luôn cung cấp thông tin phản hồi về công việc đang tiến hành cho người sử dụng.+ Thông tin trạng thái: cung cấp cho người sử dụng thông tin về phần hệ thốngđang được sử dụng

+ Công việc tối thiểu: hạn chế tối đa sự cố gắng không cần thiết của người sử dụng.+ Trợ giúp: sẵn sang cung cấp các trợ giúp khi người sở dụng cần

+ Dễ dàng thoát ra: Cho phép người sử dụng thoát ra khỏi hộp thoại dễ dàng bằngcác thao tác quen thuộc

+ Làm lại: cho phép hủy bỏ các thao tác đã tiến hành

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý kho ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp

2.2.1 Giới thiệu chung về Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp

Tên gọi: Công ty TNHH1TV Viện Máy và Dụng cụ công nghiệp

Tên viết tắt: Viện Máy và Dụng cụ công nghiệp

Tên quốc tế: INDUSTRIAL MACHINERY AND INSTRUMENTSHOLDING COMPANY LIMITED

Tên viết tắt: IMI HOLDING

Trụ sở: số 46 Phố Láng Hạ, Quận Đống Đa, TP Hà Nội

Tel: 04.38351015 - Fax: 04.38344975

E.mail: imi@hn.vnn.vn ; Website: WWW.imi-holding.com

Cơ quan sáng lập: BỘ CÔNG THƯƠNG

Vốn điều lệ: 47.800.000.000 đồng (Bốn mươi bảy tỷ tám trăm triệu đồng)

Chủ tịch Viện IMI: PGS.TS Trương Hữu Chí

Tổng Giám Đốc: TS Đỗ Văn Vũ

Công ty TNHH1TV Viện Máy và Dụng cụ công nghiệp (Viện IMI) là Doanhnghiệp hoạt động Khoa học và Công nghệ theo quyết định số 3456/QĐ-BCT ngày29/06/2010 của Bộ Công Thương và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số

0100100128 do Sở KH&ĐT Hà Nội cấp ngày 09/08/2010, hoạt động theo mô hìnhCông ty mẹ - Công ty con với tổng số 1.188 cán bộ công nhân viên trong đó có 01Giáo sư, 03 Phó Giáo sư, 01 Tiến sỹ khoa học, 11 Tiến sỹ, 21 Thạc sỹ và gần 600 kỹ

sư Đến nay Viện IMI đã phát triển thành 12 Trung tâm nghiên cứu, chuyển giao côngnghệ, đào tạo và 14 Công ty thành viên

Sơ đồ tổ chức:

Hình 2.4 Sơ đồ tổ chức Viện Máy và Dụng cụ Công nghiệp

(Nguồn: www.imi-holding.com)

Hình 2.5 Sơ đồ công ty mẹ - công ty thành viên

(Nguồn: www.imi-holding.com)

2.2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý kho ở Viện máy và Dụng

cụ Công nghiệp

2.2.2.1 Thực trạng công tác quản lý kho ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp

Kho vật tư hàng hóa tại viện là nơi lưu trữ các linh kiện, thiết bị, máy móc, dụngcụ… được nhập về từ các nhà cung cấp, sau đó sẽ được sử dụng cho các đề tài nghiên

cứu của viện, hoặc thực hiện những hợp đồng lắp ráp, chế tạo máy móc, thiết bị củakhách hàng.

Kho vật tư hàng hóa của viện được quản lý bởi các nhân viên thuộc bộ phậnquản lý kho:

 Thủ kho: Là người chịu trách nhiệm cao nhất ở bộ phận quản lý kho Trựctiếp chỉ đạo việc thực thi các tác vụ nhập, xuất vật tư hàng hóa ra, vào kho, kiểm soátlượng hàng tồn trong kho

 Các nhân viên trợ giúp: Là người trực tiếp thực thi các tác vụ nhập, xuất, kiểmsoát tồn vật tư hàng hóa

Hình 2.6 Biên bản giao nhận vật tư thiết bị kiêm phiếu bảo hành.

Nhân viên quản lý kho sẽ căn cứ vào ngày giao và thông tin vật tư hàng hóa trênchứng từ giao hàng để xác định thời hạn bảo hành cho từng loại vật tư hàng hóa

Các vật tư hàng hóa vừa được nhập về từ các nhà cung cấp phải được nhân viênquản lý, theo dõi bằng các chứng từ nhập kho

Chứng từ nhập cần cung cấp một cách đầy đủ các thông tin: Số chứng từ, ngàynhập, người giao, theo hợp đồng nào, và chi tiết các hàng nhập…

Mỗi chứng từ nhập có thể có nhiều chi tiết hàng nhập với các thông tin về mặthàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền…

Mẫu chứng từ nhập kho của Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp: