Hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty cổ phần quốc tế Nam Hà

Một số định nghĩa, khái niệm về kiểm soát Khái niệm 1: Kiểm soát là quá trình đo, lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai

TÓM LƯỢC

Trong khóa luận này em chủ yếu nghiên cứu hoạt động kiểm soát của công ty

cổ phần quốc tế Nam Hà với kết cấu khóa luận chia làm ba chương:

Chương 1 : Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát như những định nghĩa, khái niệm, những quan điểm về kiểm soát theo những cách tiếp cận khác nhau, tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu và phân định nội dung nghiên cứu, từ

đó làm cơ sở để nghiên cứu các chương tiếp theo

Chương 2 : Giới thiệu khái quát công ty cổ phần quốc tế Nam Hà, đánh giá tổng quan tình hình ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến hoạt động kiểm soát của công ty cổ phần quốc tế Nam Hà Các kết quả được tổng hợp làm cơ sở để phân tích thực trạng công tác kiểm soát tại công ty trong ba năm 2010, 2011, 2012 Từ đó rút ra được những thành công , hạn chế trong hoạt động kiểm soát tại công ty cổ phần quốc

tế Nam Hà

Chương 3 : Trên cơ sở chương 2 rút ra những giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty cổ phần quốc tế Nam Hà Bao gồm:

- Nâng cao năng lực của các nhà quản trị trong hoạt động kiểm soát

- Hoàn thiện quy trình kiểm soát

- Hoàn thiện công tác kiểm soát phù hợp với kênh phân phối và mục tiêu

mở rộng thị trường

- Thiết lập bộ phận chuyên trách về kiểm soát

- Tăng cường kỷ luật lao động

LỜI CẢM ƠN

1 1

Để hoàn thành khóa luận này, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo PGS TS Trần Hùng của ban lãnh đạo cùng toàn thể nhân viên trong công ty cổ phần quốc tế Nam Hà về sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho

em trong suốt quá trình thực tập tại công ty

Do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế, đề tài của em không tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo, các cán bộ nhân viên trong công ty cổ phần quốc tế Nam Hà và các bạn sinh viên

để có điều kiện hoàn thiện hơn đề tài này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, 2013 Sinh viên

3 3

3 3

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

HĐQT : Hội đồng quản trịNXB : Nhà xuất bản

TNHH : Trách nhiệm hữu hạnTTNDN : Thuế thu nhập doanh nghiệp

4

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Bảng 1: Cơ cấu lao động của Nam Hà

Bảng 2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Nam Hà ( 2010 – 2012)Bảng 3 Kết quả điều tra nhà quản trị:

Bảng 4 Kết quả điều tra nhân viên

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Nam Hà

5 5

PHẦN MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Kiểm soát trong kinh doanh là một trong bốn chức năng quan trọng có tính chất quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, là công cụ hữu hiệu để đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu của doanh nghiệp, là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị doanh nghiệp Kiểm soát thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án, tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản trị, kiểm soát đóng vai trò không nhỏ ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Chính vì vậy, để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao thì ngoài việc tìm cho mình một hướng đi đúng đắn, không ngừng nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên, nghiên cứu và tìm hiểu thị trường, về nhu cầu của khách hàng….Doanh nghiệp cần phải xây dựng được một hệ thống kiểm soát phù hợp và có làm tốt được công tác kiểm soát thì mới đáp ứng được mục tiêu phát triển toàn diện của doanh nghiệp

Công ty cổ phần quốc tế Nam Hà được thành lập vào năm 2008 với lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là phân phối, buôn bán vật liệu xây dựng Với những bước đi ban đầu còn gặp nhiều khó khăn, nhưng cùng với những nỗ lực cố gắng của ban lãnh đạo

và toàn thể nhân viên trong công ty, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

có những bước tiến đáng kể

Trong quá trình quản lý hoạt động kiểm soát của công ty cũng đã được quan tâm, tuy nhiên công ty chưa sử dụng linh hoạt và phối hợp một cách khoa học các phương pháp kiểm soát Do công ty kinh doanh mặt hàng xây dựng nên việc kiểm soát thường xuyên các sản phẩm là rất phức tạp và tốn nhiều thời gian, công ty chi tiến hành kiểm tra định kỳ trong kho Điều này khiến công ty không nắm bắt kịp thời số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kiểm soát trong các doanh nghiệp hiện nay cũng như những vấn đề tồn tại trong hoạt động kiểm soát của công ty cổ

phầng quốc tế Nam Hà, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát tại công

ty cổ phần quốc tế Nam Hà”.

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Đề tài : Hoàn thiện công tác kiểm soát trong công ty TNHH nội thất Thành Phát

do sinh viên Nguyễn Xuân Thái K39A4 khoa Quản trị doanh nghiệp – Trường Đại học Thương Mại, năm 2007

Đề tài này đã đưa ra một số lý luận về kiểm soát, vai trò và nội dung của công tác kiểm soát.Trên cơ sở đi sâu vào phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh và tình hình công tác kiểm soát ở công ty TNHH nội thất Thành Phát Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát

Đề tài: Hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty TNHH Phú Phương do sinh viên Hoàng Thị Liên K42A2 khoa Quản trị doanh nghiệp – Trường Đại học Thương Mại năm 2010

Đề tài này đã đưa ra một số lý luận cơ bản về công tác kiểm soát, thể hiện được vai trò, các nguyên tắc của kiểm soát Trên cơ sở đó đè tài tiến hành phân tích tình hình công tác kiểm soát tại công ty TNHH Phú Phương, trong đó tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2008-2009, phân tích thực trạng của công tác kiểm soát, nêu ra các thành công và hạn chế mà công ty gặp phải trong quá trình thực hiện Và cuối cùng đưa ra các giải pháp giúp công ty hoàn thiện công tác kiểm soát trong giai đoạn tiếp theo

3 Mục tiêu nghiên cứu

Dựa trên cơ sở lý luận và thông qua việc nghiên cứu, tìm hiểu thực tế về công tác kiểm soát của công ty cổ phần quốc tế Nam Hà, khóa luận có mục tiêu là: Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty cổ phần quốc tế Nam Hà

4 Phạm vi nghiên cứu

+ Về mặt thời gian: Đề tài nghiên cứu công tác kiểm soát của công ty cổ phần quốc tế Nam Hà trong giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2012

+Về mặt không gian: công ty cổ phần quốc tế Nam Hà

Địa chỉ : Ngõ 109 Trường Chinh- Thanh Xuân – Hà Nội

5 Phương pháp nghiên cứu đề tài

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

+ Phương pháp điều tra trắc nghiệm( phương pháp bảng hỏi)

Là phương pháp được sử dụng để thu thập các thông tin cần thiết bằng cách đưa ra

các câu hỏi có sẵn để cho các đối tượng nghiên cứu trả lời hoặc tích vào ô đã có sẵn các phương án trả lời.

Mục đích của phương pháp sử dụng phiếu điều tra: là sử dụng bảng câu hỏi được thiết kế nhằm thu thập các thông tin cần thiết cho quá trình nghiên cứu, đánh giá các vấn đề đã thực hiện tốt và vấn đề còn tồn tại trong hoạt động của công ty hay tình hình thị trường, qua đó lựa chọn các thông tin phục vụ cho việc nghiên cứu thực trạng

và đưa ra các giải pháp thực hiện đề tài nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Trên cơ sở vấn đề nghiên cứu là công ty cổ phần quốc tế Nam Hà em đã thiết kế mẫu phiếu điều tra cho từng đối tượng là nhà quản trị, nhân viên trong các phòng ban

Bảng hỏi được thiết kế gồm 11 câu dành cho nhà quản trị và 7 câu dành cho nhân viên Nội dung câu hỏi trong bảng hỏi tập trung vào các câu hỏi liên quan đến công tác kiểm soát của công ty cổ phần quốc tế Nam Hà

Kết quả đạt được: Đã phát ra 8 phiếu điều tra cho nhà quản trị và 6 phiếu cho nhân viên Tất cả các phiếu đều thu lại và được trả lời đầy đủ

Từ những bảng hỏi này đề tài đã thu thập được các thông tin, tiến hành phân tích và rút ra những kết luận về tình hình kiểm soát tại công ty và các thông tin liên quan.+ Phương pháp phỏng vấn ( phương pháp chuyên gia)

Phương pháp phỏng vấn là việc sử dụng các câu hỏi xoay quanh những vấn đề cần điều tra mà việc sử dụng phiếu điều tra không thể thu thập được những thông tin nay Mục đích của phương pháp: Làm rõ hơn những thông tin về tình hình kiểm soát tại công ty và thu thập những nhận xét, quan điểm của những người có chuyên môn, hiểu biết về công tác soát

Đối tượng phỏng vấn: nhà quản trị của công ty cổ phần quốc tế Nam Hà

+ Phương pháp nghiên cứu dữ liệu thứ cấp

Là việc sử dụng những số liệu thống kê, kế toán như các báo cáo tài chính, những ghi chép trên sổ sách…để phục vụ cho việc phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Mục đích: Phương pháp này rất cần thiết để cho tôi có thể thu thập được các thông tin quan trọng, nó cung cấp cho tôi một lượng thông tin tương đối lớn về công ty như:

về cơ cấu tổ chức, đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm lao động, tình hình hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2010 – 2012, tình hình công tác kiểm soát tại công ty cổ phần quốc tế Nam Hà.

Cách thức thu thập: Các dữ liệu thứ cấp này đã được thu thập từ phòng kế toán, bộ phận quản lý kho, phòng kinh doanh và các phòng ban khác trong công ty

5.2 Phương pháp phân tích và sử lý dữ liệu

+ Đối với dữ liệu sơ cấp

Trên cơ sở thu thập các phiếu điều tra trắc nghiệm và tiến hành tổng hợp, mô tả các thông tin thu được từ đối tượng điều tra, từ đó tiến hành xử lý, đánh giá các thông tin nhằm phần nào hiểu được lý do đưa ra ý kiến của những đối tượng phỏng vấn Để các thông tin được sáng tỏ hơn thì cần thông qua việc phỏng vấn một số đối tượng có liên quan tới công tác kiểm soát

Các dữ liệu thu thập thông qua phỏng vấn nhằm bổ sung cho những vấn đề mà phiếu điếu tra trắc nghiệm chưa thể làm rõ Qua đó đánh gái các thông tin một cách chính xác hơn và đưa ra được các ý kiến mang tính khách quan hơn cho vấn đề nghiên cứu.+ Đối với dữ liệu thứ cấp

Trên cơ sở số liệu thu thập được sử dụng phương pháp thống kê và phương pháp so sánh Lập các bảng so sánh giữa các năm với nhau ( 2011 so với 2010 và 2012 so với 2011) cả về tương đối và tuyệt đối

Trên cơ sở số liệu và bảng so sánh, phân tích sự tăng, giảm của các con số quan các năm.Từ đó, đánh gía được sự tăng giảm này là tốt hay không tốt, và lý giải được nguyên nhân dẫn đến sự biến đổi đó

6 Kết cấu khóa luận:

Nội dung của khóa luận được kết cấu thành ba chương:

Chương 1 : Một số vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát trong doanh nghiệp

Chương 2: Phân tích thực trạng công tác kiểm soát tại công ty cổ phần quốc tế Nam Hà

Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty cổ phần quốc tế Nam Hà

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT TRONG

DOANH NGHIỆP 1.1 Một số định nghĩa, khái niệm về kiểm soát

Khái niệm 1: Kiểm soát là quá trình đo, lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu xác định [1]

Khái niệm 2: Kiểm soát là quá trình xem xét, đo lường, đánh giá và điều chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu, kế hoạch của doanh nghiệp được hoàn thành một cách cố hiệu quả [2]

Từ các khái niệm trên có thể hiểu một cách khái quát kiểm soát là một chức năng quản trị cơ bản trong thực hành tác nghiệp, kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thục hiện, so sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định Kiểm soát còn thâm nhập sâu rộng hơn vào các chức năng khác của quản trị.Kiểm soát giúp cho những nhà quản trị xem xét hiệu quả của các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức và điều hành Kiểm soát có tính chất hai mặt, một mặt, kiểm soát là công cụ quan trọng giúp cho nhà quản trị phát hiện ra những sai sót và có biện pháp điều chỉnh, mặt khác, thông qua kiểm soát, các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt sai sót

1.2 Một số lý thuyết về kiểm soát

1.2.1Theo cách tiếp cận cổ điển

Tiêu biểu cho quan điểm này là Federic W Taylor và Henry Fayol Theo cách tiếp cận này thì một tổ chức tốt phải đặt trên cơ sở các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Phân công lao động hợp lý

Nguyên tắc 2: Mỗi công việc được giao cho một cá nhân hoặc một nhóm đặt trong một cơ cấu từ thấp đến cao

Nguyên tắc 3: Sử dụng hệ thống quyền hành và trách nhiệm cân đối

Đặc điểm chủ yếu của cách tiếp cận này là nó làm cho tổ chức và sự kiểm soát được

rõ ràng tới mức tối đa nhờ sự chia nhỏ công việc kết hợp với hệ thống quyền hành và trách nhiệm trong xu hướng tìm kiếm sự rõ ràng trong tổ chức và kiểm soát Người ta

đặc biệt chú ý đến những sai lầm và việc sửa chữa nhũng sai lầm đó ngay khi nó mới xuất hiện.Trong khuôn khổ đó, kiểm soát còn có một chức năng khác, đó là đảm bảo cho toàn bộ tổ chức, nhất là từng cá nhân, luôn hướng về một mục tiêu nhất định.

Tuy nhiên, kiểm soát theo cách tiếp cận quá trình có hạn chế ở chỗ, quan niệm kiểm soát dẫn đến cái nhìn rất máy móc đối với tổ chức và con người là thành viên trong tổ chức Những khái niệm hợp lý, sự chặt chẽ và rõ rang của tổ chức, tính khách quan của thông tin được đơn giản hóa đi rất nhiều mà từ đó bộc lộ những giới hạn của chính nó trong thực tế

1.2.2 Theo cách tiếp cận “ điều khiển học về kiểm soát”

Ở cực kia của học thuyết về tổ chức là cách tiếp cận “ hệ thống” với lý thuyết điều khiển học, tiêu biểu là các tác giả như Wiener, Beer, Ashby Theo cách tiếp cận này thì vấn đề là xây dựng một tổ chức gồm những đơn vị kiểm soát thông qua những chuỗi thông tin có hiệu lực ngược Những đơn vị tự kiểm soát cho phép phát hiện những vấn đề cần điều chỉnh và tiến hành điều chỉnh một cách tự động, nhanh chóng

và thích hợp cũng trong xu hướng đó, có khái niệm “ kiểm soát phát hiện”nghĩa là sự kiểm soát trong đó được tổ chức xây dựng như thế nào để có thể tìm ra và học cách phát hiện những giải pháp cho những vấn đề mà nó phải đối phó, đây thực chất là sự kiểm soát ngầm Như vậy, cách tiếp cận này đã rất khác so với cách tiếp cận cổ điển, trong đó tổ chức được xem như một tập hợp cứng nhắc, thiết kế hợp lý và chỉ nhằm một mục tiêu duy nhất là đảm bảo sự ổn định và vừa ý Nếu có thể so sánh một cách đơn giản, có hai hệ thống, một hệ thống giống như cái đồng hồ, đó là tổ chức gọi là “

cổ điển”, cái kia giống như một tế bào sống, đó là tổ chức “điều khiển học” theo nghĩa rộng, nghĩa là có sự tăng trưởng và phát triển Tuy nhiên, tổ chức “ kiểm soát phát hiện” mới chỉ dừng lại trên ý tưởng, đó là điều mà các nhà quản trị đang đầu tư suy nghĩ để biến nó thành thực tế

Như vậy tùy thuộc vào hoàn cảnh mà ta chọn kiểu tổ chức kiểm soát này thay

vì kiểu tổ chức kiểm soát khác Tuy nhiên, có một điều chắc chắn đó là sự cần thiết phải kiểm soát, dù là kiểm soát hiển diện trong mỗi giai đoạn được tiến hành một cách

có ý thức hay là sự kiểm soát ngầm, hướng đến chỗ thực hiện gần như tự động, trong bất kỳ trường hợp nào, diễn tiến tốt của một thao tác luôn luôn phải được theo dõi, hướng dẫn và chỉ đạo

1.3 Nội dung vấn đề nghiên cứu

1.3.1 Vai trò của kiểm soát

Có rất nhiều nguyên nhân làm cho kiểm soát trở thành chức năng tất yếu của quản trị kinh doanh Theo H Fayol: “Trong kinh doanh, kiểm soát là việc kiểm chứng xem mọi việc có được thực hiện theo như kế hoạch đã được vạch ra, theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không Kiểm soát có nhiệm vụ tìm ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm” Như vậy:

 Kiểm soát là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị kinh doanh Kiểm soát thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án, tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản trị, tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản trị đã và đang sử dụng để đưa doanh nghiệp tiến tới mục tiêu của mình

 Kiểm soát đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện theo ý muốn Các nhà quản trị cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và kiểm soát cho phép họ chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của doanh nghiệp được tiến hành theo đúng kế hoạch đã vạch ra

 Kiểm soát đảm bảo thực thi quyền lực quản trị của những người lãnh đạo doanh nghiệp Nhờ kiểm soát, các nhà quản trị có thể kiểm soát được các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp Điều này rất quan trọng vì mất quyền kiểm soát có nghĩa là nhà quản trị đã bị vô hiệu hóa, doanh nghiệp có thể bị lái theo hướng không mong muốn

 Ngày nay, với nhu cầu mở rộng dân chủ trong doanh nghiệp, kiểm soát khuyến khích chế độ ủy quyền, hợp tác mà không làm giảm khả năng kiểm soát của nhà lãnh đạo Trong hệ thống quản trị tập trung cũ, nhà quản trị xác định cả những tiêu chuẩn và phương pháp để đạt được những tiêu chuẩn đó Trong hệ thống mới, các nhà quản trị thông báo hệ tiêu chuẩn nhưng họ cho phép nhân viên của mình được vận dụng khả năng sang tạo để quyết định phương pháp giải quyết vấn đề Quá trình kiểm soát ở đây cho phép nhà quản trị giám sat sự tiến bộ của nhân viên chứ không can thiệp vào công việc và phương hại đến quá trình sáng tạo của họ

 Kiểm soát giúp cho doanh nghiệp theo sát và đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường Thay đổi là thuộc tính tất yếu của môi trường, thị trường luôn biến động, các

kế hoạch, chính sách và pháp luật của nhà nước được ban hành hoặc điều chỉnh Chức

năng kiểm soát giúp cho nhà quản trị nắm được bức tranh toàn cảnh về môi trường và

có những phản ứng thích hợp trước những vấn đề và cơ hội thông qua việc phát hiện kịp thời các thay đổi đó

 Kiểm soát tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm soát khẳng định giá trị nào sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hóa để trở thành mục đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong doanh nghiệp

1.3.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát

 Môi trường bên ngoài

Khách hàng: Khách hàng là những người tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ của

doanh nghiệp Họ là yếu tố quyết định đầu ra của doanh nghiệp, không có khách hàng , các doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong tiêu thụ các sản phẩm và dịch vụ của mình Muốn thành công các doanh nghiệp cần phải khảo sát thật kỹ yếu tố này, qua đó thiết lập các chiến lược kinh doanh cho phù hợp Các nhà quản trị cần xác định rõ khách hàng mục tiêu của công ty là ai, nhu cầu và thị hiếu là gì, ý kiến của họ ra sao…

để từ đó có biện pháp kiểm soát phù hợp

Các nhóm áp lực xã hội: Các nhóm áp lực xã hội của doanh nhiệp có thể là các

tổ chức y tế, dư luận xã hội, các tổ chức công đoàn…Các nhóm này có thể gây bất lợi hay tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tùy theo mức độ ủng hộ của họ đối với doanh nghiệp, vì thế các nhà quản trị cần phải thường xuyên mở rộng việc kiểm soát các thông tin đối với các nhóm áp lực trong cộng đồng, nắm bắt kịp thời các ý kiến, dư luận, tranh thủ sự ủng hộ và tạo mối quan hệ chặt chẽ với những nhóm này

 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp

Yếu tố nhân lực: Đây là một yếu tố quan trọng, cần được đánh giá một cách

khách quan và chính xác Khi bắt đầu tiến hành hoạch định công việc, các nhà quản trị cần xác định rõ số nhân lực hiện có, cơ cấu nhân lực, trình độ chuyên môn, trình độ lành nghề của lực lượng nhân lực, tình hình phân bố và sử dụng nhân lực, vấn đề phân phối thu nhập và các chính sách đãi ngộ…Nhân lực là yếu tố không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhưng cũng là yếu tố khó kiểm soát nhất, đồng thời, các tiêu chuẩn xây dựng để đánh giá ngoài những tiêu chuẩn định lượng còn có yếu tố định tính, khó xác định

Khả năng tài chính: Là một yếu tố đặc biệt được các nhà quản trị rất quan tâm

và là yếu tố cơ bản trong việc thực hiện công việc Những yếu kém trong yếu tố này thường dẫn đến những khó khăn lớn đối với việc thực hiện mục tiêu của các doanh nghiệp Trước khi tiến hành thực hiện công việc, cần xác định rõ khả năng nguồn vốn hiện có so với yêu cầu thực hiện các kế hoạch, chiến lược của doanh nghiệp, khả năng huy động vốn từ bên ngoài, tình hình phân bổ và sử dụng các nguồn vốn, kiểm soát các chi phí…

Văn hóa của tổ chức: Văn hóa của tổ chức là một yếu tố bên trong rất quan

trọng nhằm tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện sứ mạng và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

1.3.3 Các loại hình kiểm soát

Có rất nhiều tiêu thức phân loại khác nhau và tùy theoo mục đích nghiên cứu

mà kiểm soát được chia thành các loại sau:

Theo tần suất các cuộc kiểm soát

Kiểm soát liên tục: Là kiểm soát được tiến hành thường xuyên ở mọi thời điểm đối với các đối tượng kiểm soát

Kiểm soát định kỳ: Là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong mỗi thời kỳ nhất định

Kiểm soát đột xuất: Là kiểm soát được tiến hành tại thời điểm bất kỳ, không theo kế hoạch

Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát

Kiểm soát toàn bộ: Là kiểm soát được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, các bộ phận, từng khâu, từng cấp

Kiểm soát bộ phận: Là kiểm soát được thực hiện đối với từng hoạt động, từng

bộ phận, từng khâu, từng cấp

Kiểm soát cá nhân: Là kiểm soát được thục hiện đối với từng con người cụ thể trong tổ chức

Theo đối tượng kiểm soát

Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá

cơ sở vật chất kỹ thuật của tổ chức

Kiểm soát con người: Là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá con người trên các mặt như năng lực, tính cách, kết quả thực hiện công việc, tinh thần trách nhiệm, sự thỏa mãn với công việc…

Kiểm soát thông tin: Là kiểm soát nhằm đánh giá chất lượng thông tin trong hoạt động của tổ chức

Kiểm soát tài chính: Là kiểm soát nhằm đánh giá tình hình tài chính của tổ chức

như đánh giá ngân sách công nợ…

Theo thời gian tiến hành

Kiểm soát trước: Là kiểm soát được tiến hành trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công việc

Kiểm soát trong: Là kiểm soát được thực hiện trong thời gian tiến hành công việc nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc khi chúng xuất hiện

Kiểm soát sau:Là kiểm soát tiến hành sau khi công việc được hình thành nhằm điều chỉnh các vấn đề đã xảy ra

Trong môi trường kinh doanh luôn biến động và phức tạp như hiện nay, các doanh nghiệp cần phải tiến hành kiểm soát trước khi tiến hành thực hiện công việc để đảm bảo các yếu tố đầu vào đáp ứng tiêu chuẩn nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công việc, sau đó phải kiểm soát trong toàn bộ quá trình thực hiện công việc, các sai sót có thể xảy ra và tiến hành điều chỉnh Cuối cùng

là kiểm tra xem kết quả thực hiện công việc có đúng với mục tiêu đề ra hay không Sau đây em xin đi sâu vào phân tích nội dung cụ thể về kiểm soát theo thời gian

 Kiểm soát lường trước

Đây là loại hình kiểm soát được thực hiện trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra cản trở cho việc thực hiện công việc Loại kiểm soát này tập trung vào việc phòng ngừa những sai lệch về chất lượng và số lượng của các nguồn lực được sử dụng trong tổ chức Với loại kiểm soát này, người ta luôn cố gắng dự báo tiến trình để có thể điều chỉnh các nhân tố tác động trước khi quá muộn

Loại hình kiểm soát này thường sử dụng các tiêu chuẩn cơ bản về số lượng và chất lượng có thể chấp nhận được của các yếu tố như tiêu chuẩn về con người, về nguồn vốn, các định mức kinh tế kỹ thuật với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm…nhằm kiểm soát các nguồn lực trước khi thực hiện công việc

Kiểm soát con người: Các tiêu chuẩn kiểm soát con người trong giai đoạn này

bao gồm: tổng nhân lực hiện có, cơ cấu nguồn nhân lực, trình độ chuyên môn, trình độ lành nghề của lực lượng lao động, kế hoạch phân bổ và sử dụng nhân lực…đảm bảo chắc chắn nguồn nhân lực phù hợp vói yêu cầu thực hiện công việc

Kiểm soát cơ sở vật chất: Trước khi thực hiện công việc, cần tiến hành kiểm soát

cơ sở vật chất với các tiêu chuẩn về độ an toàn của nhà xưởng, tình trạng kho bãi, công suất của máy móc, trang thiết bị, nhà xưởng trước khi tiến hành thực hiện công việc

Kiểm soát tài chính: Trước khi tiến hành công việc cần phải xác định rõ nguồn vốn

hiện có so với yêu cầu thực hiện công việc, độ an toàn của nguồn vốn vay( nếu có), kế

hoạch phân bổ và sử dụng vốn.

Kiểm soát thông tin: Trước khi tiến hành thực hiện công việc, cần thông báo cho các

bên có liên quan về kế hoạch thực hiện, nộ dung thực hiên công việc, các yêu cầu…và phải đảm bảo thông tin được cung cấp đúng lúc, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng

 Kiểm soát trong khi thực hiện

Đây là hoạt động kiểm soát được thực hiện bằng cách theo dõi trực tiếp những diễn biến trong quá trình thực hiện những kế hoạch(trong khi hoạt động đang xảy ra) nhằm giảm thiểu những vấn đề có thể cản trở công việc khi chúng xuất hiện, và để đảm bảo chắc chắn rằng mọi việc đang diễn ra theo hướng mục tiêu đã định

Các tiêu chuẩn thường được sử dụng là các tiêu chuẩn về việc thực hiện chương trình, các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm và dịch vụ…đảm bảo cho tiến trình thực hiện công việc

Kiểm soát con người: Kiểm soát theo các tiêu chuẩn về chấp hành chính sách,

quy chế, quy định…để tránh những sai sót và tháo gỡ những khó khăn xảy ra trong quá trình thực hiện để đảm bảo các mục tiêu kế hoạch

Việc kiểm soát con nguời trong công việc được thực hiện chủ yếu bằng hoạt động giám sát của nhà quản trị Thông qua việc quan sát trực tiếp, tại chỗ, nhà quản trị

sẽ xác định được việc làm của những người khác có diễn ra theo đúng những chính sách và thủ tục quy định hay không Trọng tâm của biện pháp điều chỉnh ở đây là điều chỉnh các hoạt động

Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật: Các tiêu chuẩn để kiểm soát trong giai đoạn

này bao gồm các tiêu chuẩn về tiến trình thực hiện công việc, mức độ hoạt động, công suất của các máy móc thiết bị

Kiểm soát tài chính: Các tiêu chuẩn để kiểm soát tài chính trong giai đoạn này là

các tiêu chuẩn về phân bổ và sử dụng nguồn vốn, việc kiểm soát các chi phí, dòng tiền thu và chi, các quan hệ tài chính trong nội bộ và trong quan hệ với các đơn vị khác

Kiểm soát thông tin: Trong giai đoạn này, các thông tin cần đảm bảo được cung

cấp đầy đủ cho các nhà quản trị để có biện pháp điều chỉnh kịp thời nếu có sai lệch Bên cạnh đó những thông tin về tiến độ thực hiện công việc cũng cần phải được cung cấp thường xuyên, liên tục

Kiểm soát trong khi thực hiện được tiến hành để điều chỉnh kịp thời trước khi xảy

ra hậu quả nghiêm trọng Hình thức kiểm tra này chỉ có hiệu quả nếu các nhà quản trị

có được những thông tin chính xác, kịp thời về những thay đổi của môi trường và về hoạt động

 Kiểm soát sau khi thực hiện

Là kiểm soát được tiến hành sau khi công việc được hoàn thành, phát hiện những sai lệch so với tiêu chuẩn, kế hoạch, có giải pháp điều chỉnh các vấn đề đã xảy

ra nếu có thể Với kiểu kiểm soát này, người ta mong muốn xác định rõ thực trạng và rút ra bài học kinh nghiệm cho phép cải tiến hoạt động tương lai (lấy kết quả lịch sử

để chỉ đạo những hoạt động tương lai) Trọng tâm của các biện pháp điều chỉnh ở đây

là các kết quả

Kiểm soát con người: Các tiêu chuẩn kiểm soát trong giai đoạn này bao gồm

các tiêu chuẩn về năng suất, hiệu quả, thái độlàm việc, chấp hành quy chế chính sách, mức độ hoàn thành công việc, vấn đề phân phối thu nhập

Kiểm soát con người ở phía đầu ra được thực hiện bằng cách đo lường kết quả thực

tế và đối chiếu với tiêu chuẩn kế hoạch ban đầu Hình thức kiểm soát này còn được áp dụng để làm cơ sở tiến hành khen thưởng và khuyến khích cán bộ công nhân viên

Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật: Các tiêu chuẩn được sử dụng trong giai đoạn

này bao gồm mức khấu hao máy móc, trang thiết bị và được đo lường bằng các chỉ tiêu thống kê cụ thể

Kiểm soát thông tin: Các thông tin về tình hình thực hiện và kết quả công việc cần

được thông báo một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các đối tượng có liên quan

Kiểm soát tài chính: Đây là giai đoạn tổng hợp các chi phí và so sánh chi phí với

hiệu quả đạt được Các chỉ tiêu tài chính trong giai đoạn này cần phải xác định một cách chính xác, đầy đủ khách quan thông qua các báo cáo tình hình phân bổ và sử dụng vốn, thu hồi công nợ, thang bảng lương và các chính sách đãi ngộ tài chính, bồi thường thiệt hại (nếu có)

Mục đích của kiểm soát sau khi thực hiện là nhằm rút kinh nghiệm về sự thành công hay thất bại trong quá trình thực hiện kế hoạch, thông qua việc tìm hiểu nguyên nhân của sự thành công hay thất bại làm cơ sở cho các chu kỳ kế hoạch kinh doanh tiếp theo đạt hiệu quả cao hơn, tuy nhiên, kiểm soát như trên chỉ có tác dụng ở những lần tiếp sau Như vậy, loại hình kiểm soát có nhược điểm lớn nhất là độ trễ về thời gian

1.3.4 Các nguyên tắc kiểm soát

Kiểm soát là công cụ quan trọng để nhà quản trị phát hiện ra những sai sót và

có biện pháp điều chỉnh kịp thời, mặt khác thông qua kiểm soát mà các hoạt động sẽ được thực hiện một cách tốt hơn và giảm bớt những sai sót có thể nảy sinh, để kiểm soát đạt hiệu quả cần làm tốt các nguyên tắc sau:

 Kiểm soát phải đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả

Cơ sở của kiểm soát là dựa vào chiến lược, kế hoạch hoạt động của tổ chức.

Các thuật và cách tiếp cận kiểm soát có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm năng và thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm soát phải tương xứng với chi phí cho nó, những nhà quản trị thường gặp khó khăn trong việc xác định giá trị cũng như chi phí của một hệ thống kiểm soát nhất định.Để giảm chi phí cho kiểm soát cần biết lựa chọn để kiểm soát các yếu tố thiết yếu trong các lĩnh vực quan trọng đối với họ, việc kiểm soát sẽ hiệu quả nếu được thiết kế phù hợp với công việc

và quy mô của mỗi cơ sở

 Kiểm soát phải đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng

Việc kiểm soát phải thực hiện đúng thời điểm, hoạt động kiểm soát được thực hiện quá muộn hay không đúng lúc sẽ dẫn đến không hiệu quả, thậm chí phản tác dụng

và làm phát sinh chi phí

Kiểm soát tập trung vào đúng đối tượng kiểm soát, tránh kiểm soát tràn lan trên tất cả mọi mặt và không có phạm vi giới hạn nhất định, ngoài ra kiểm soát phải đảm bảo công bằng cho tất cả mọi người, tránh thái độ định kiến, thiên vị

 Kiểm soát phải công khai, chính xác và khách quan

Những người thực thi nhiệm vụ kiểm soát chỉ được phép hành động theo quy chế đã được công bố cho cả hệ thống biết Phải làm cho sự kiểm soát trở thành hoạt động cần thiết vì mục tiêu hướng tới sự hoàn thiện của mỗi con người cũng như toàn

hệ thống chứ không phải là sự phiền hà, đánh đố de dọa người bị kiểm soát

Việc đánh giá con người và hoạt động phải dựa vào những thông tin phản hồi chính xác, đầy đủ, kịp thời và hệ tiêu chuẩn rõ ràng, thích hợp, tránh thái độ định kiến

và đánh gía chỉ bằng cảm tính mà không có những luận cứ vững chắc để minh chứng

 Kiểm soát phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý

Quá trình kiểm soát có thể phải được điều chỉnh linh hoạt cho hợp lý về cả thời gian, phạm vi, nội dung kiểm soát và hành động điều chỉnh, chỉ có như vậy mới đảm bảo tính hiệu quả và phát huy tác dụng của nó trong hoạt động quản trị

1.3.5 Quy trình kiểm soát

Quy trình kiểm soát trong doanh nghiệp bao gồm các bước cơ bản sau:

 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát

Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể đo lường và đánh giá kết quả thực hiện của hoạt động Khi xác định các tiêu chuẩn kiểm soát cần thực hiện các quy tắc sau:

Tiêu chuẩn và mục tiêu: Tiêu chuẩn là yếu tố quy chiếu, dùng làm cơ sở khi so

sánh với kết quả mong muốn Tuy nhiên, kết quả hiếm khi chỉ có một chiều thước đo, các tiêu chuẩn được chọn tùy thuộc kết quả mà ta muốn có, tức là tùy thuộc vào mục tiêu đã định, nhưng vấn đề là ở chỗ không thể chỉ chú trọng một mục tiêu chuyên biệt

mà phải chú trọng đến tất cả những gì có thể góp phần tạo ra mục tiêu đó

Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên: Chúng ta thấy được một trong những đặc

điểm đáng mong muốn của hệ thống kiểm soát tốt là sự định hương của nó về những

sự kiện tương lai Như vậy, tiêu chuẩn phải được chọn như thế nào để giám sát được các giai đoạn của tiến trình thực hiện công việc chứ không phải chỉ chú trọng đến giai đoạn cuối Tiêu chuẩn phải gắn với các dấu hiệu phổ biến xuất hiện thường xuyên trong quá trình triển khai công việc

Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp: Không nên có quá nhiều tiêu chuẩn Vấn đề là

phải chọn những tiêu chuẩn nào liên quan đến yếu tố có hướng biểu thị toàn bộ hoạt động tác nghiệp, cho phép người kiểm soát nắm được tình hình hoạt động công việc

mà không cần quan sát mọi bước của tiến trình

Tiêu chuẩn và trách nhiệm: Nếu người phụ trách tác nghiệp không có phương

diện hành động nào đối với yêu cầu được chọn làm tiêu chuẩn, thì sự đánh giá trên tiêu chuẩn ấy chỉ có giá trị thứ yếu, tức là nó không thể đưa người phụ trách đến chỗ tiến hành sự sửa sai cần thiết

Xác định các mức chuẩn: Sau khi đã chọn được tiêu chuẩn, vấn đề là định mức

cho các tiêu chuẩn này Tuy nhiên một tiêu chuẩn dù cần mềm dẻo để thích nghi với những hoàn cảnh khác nhau, nhưng trong bất kỳ hoàn cảnh nào cũng không được thay đổi nếu không có lý do chính đáng Khả năng thích nghi của tiêu chuẩn không được làm tổn hại đến sự kiểm soát

Sử dụng các tiêu chuẩn định tính: Trong vài trường hợp cũng cần bổ sung việc

theo dõi tiêu chuẩn bằng những yếu tố định tính cho phép cân đối kết quả kiểm soát Cũng như các yếu tố định lượng, các yếu tố định tính cũng có thể được dùng làm tiêu chuẩn Tuy nhiên việc sử dụng chúng tế nhị hơn vì có thể có tranh luận hay có ý kiến trái ngược nhau Hơn nữa, do khó lý giải nên người quản lý có xu hướng chỉ coi trọng các yếu tố định lượng mà xem nhẹ các yếu tố định tính

 Đo lường kết quả hoạt động

Đo lường là căn cứ vào tiêu chuẩn, tiến hành đo( đối với sự việc đang xảy ra hoặc đã xảy ra và kết thúc) hoặc lường trước(đối với sự việc sắp xảy ra) nhằm phát hiện sự sai lệch so với những mục tiêu đã dự kiến Thực tế cho thấy, hiệu quả đo lường

còn phụ thuộc vào phương pháp đo lường và công cụ đo lường, nhiều khi phải tốn kém chi phí và thời gian để đo lường một hoạt động nào đó Sự đo lường hiệu quả phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Hữu ích: Sự đo lường hữu ích nhằm cho phép người quản lý tiến hành đánh giá

kết quả và tổ chức hành động điều chỉnh thích hợp Sự đo lường cần được phân tích một cách đơn giản và phù hợp với người phụ trách có liên quan

Có độ tin cậy cao: Một sự đo lường được thực hiện bằng những biện pháp khác

nhau lại cho các kết quả khác nhau không phải là một sự đo lường tốt Nếu việc đo lường không đảm bảo tin cậy thì không được sử dụng nó trong việc kiểm soát

Không lạc hậu: Một biện pháp được thực hiện sau một thời gian dài, không

những chỉ còn có ý nghĩa thứ yếu mà còn có thể dẫn tới những hậu quả tai hại do hành dộng điều chỉnh không phù hợp vì đặt cơ sở trên những nhận xét lỗi thời Do sự chậm trễ trong đo lường, có thể hoạt động điều chỉnh có thể tiến hành vào lúc nó không còn phù hợp nữa

Tiết kiệm: Đo lường tất cả và đo lường một cách tuyệt hảo, trong hoàn cảnh nào

đó, là hoàn toàn vô ích Cần chú ý đến yếu tố chi phí trong đo lường, tìm ra điểm dừng phù hợp Trong đó tiêu chuẩn cơ bản là lợi ích của tổ chức và chi phí để có nó

 Các phương pháp đo lường kết quả

Phương pháp điều tra: Phương pháp này được xây dựng bằng cách xây dựng các

phiếu điều tra để thăm dò ý kiến của các đối tượng có liên quan

Đo lường bằng việc sử dụng các dấu hiệu báo trước: Phương pháp này được

thực hiện dựa trên những nhận định, phán đoán về những “triệu chứng” báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện công việc

Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân: Phương pháp này được tiến hành thông

qua việc nắm bắt tình hình thực hiện công việc trực tiếp của từng đối tượng kiểm soát

Phương pháp dự báo: Phương pháp này dựa trên những nhận định, phán đoán

về kết quả thực hiện công việc

 So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát

So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát là việc xem xét sự phù hợp giữa kết quả so với tiêu chuẩn, nếu sự thực hiện phù hợp với tiêu chuẩn, nhà quản trị có thể kết luận mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần sự điều chỉnh Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì sự điều chỉnh là cần thiết, lúc này phải tiến hành

phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để đi tới kết luận có cần thiết phải điều chỉnh hay không và nếu cần thì xây dựng một chương trình điều chỉnh phù hợp, hiệu quả.

 Tiến hành thông báo kết quả kiểm soát

Đối tượng thông báo: Theo nguyên tắc, các biên bản ghi nhận kết quả kiểm soát

cần được ưu tiên thông báo cho những người tác động đến kết quả đó, những người phụ trách công việc đang kiểm soát, cấp trên trực tiếp của công ty- người kiểm soát Đây là những người có quyền quyết định đối với các công việc đang kiểm soát và chính họ có quyền quyết định việc tiến hành các hoạt động điều chỉnh một cách nhanh chóng, thích hợp vì họ có sự hiểu biết đầy đủ nhất các vấn đề liên quan Các kết quả kiểm soát cũng cần được thông báo cho các cơ quan chức năng khác, trước hết là cơ quan có nhiệm vụ hoạch định, sau đó là cơ quan tác nghiệp mà hoạt động của nó có liên quan đến kết quả đo lường được

Nội dung thông báo: Thông báo kết quả kiểm soát bao gồm các số liệu, kết quả

phân tích, tình hình thực hiện công việc, chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng, dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn

Yêu cầu thông báo: Việc thông báo kết quả kiểm soát phải kịp thời, đầy đủ,

chính xác và đúng đối tượng

 Tiến hành hoạt động điều chỉnh

Hoạt động điều chỉnh trước hết đó có thể là việc thay đổi các mức chuẩn, sau đó

có thể là tiến hành các hoạt động điều chỉnh nhằm chuyển hướng kết quả dự trù hay có ảnh hưởng đến việc thực hiện sau này

Các loại hoạt động điều chỉnh

Điều chỉnh mục tiêu dự kiến: Nếu quá trình kiểm soát phát hiện ra những vấn đề

cho phép kết luận những mục tiêu đã hoạch định là chưa đầy đủ, cần bổ sung cho hoàn chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế

Điều chỉnh chương trình hành động: Nếu kết quả kiểm soát từng giai đoạn thực

hiện công việc cho thấy một số công việc có thể làm nhanh hơn dự kiến, một số khác lại cần thêm thời gian

Tiến hành những hoạt động dự phòng: Mục đích của hành động điều chỉnh này

nhằm chuyển hướng kết quả tương lai hoặc ảnh hưởng đến giai đoạn sau

Không hành động gì cả: Ở đây không nói đến hành vi vô trách nhiệm mà trong

một số trường hợp, vấn đề xuất hiện rồi tự nó mất đi mà không cần bất cứ một hành động điều chỉnh nào Điều này quan trọng là phải nhận biết chính xác lúc nào, trường

hợp nào thì áp dụng biện pháp này.

Yêu cầu đối với hoạt động điều chỉnh

Điều chỉnh nhanh chóng kịp thời: Sự kiểm soát tốt phải ghi nhận những lệch lạc

giữa tiêu chuẩn và kết quả ngay khi nó xuất hiện và phải sửa ngay lập tức Hành động được tiến hành sau một thời gian có nguy cơ kém hiệu quả hơn hành động diễn ra ngay sau khi phát hiện sai sót

Điều chỉnh với chất lượng nhiều mặt:Thời hạn tiến hành điều chỉnh là yếu tố

quan trọng của tiến trình kiểm soát, song không phải là yếu tố duy nhất, việc tác động lên đúng yếu tố có ảnh hưởng lớn nhất đến thành quả và việc sử dụng một sức mạnh thích hợp để điều chỉnh là những điều quan trọng nhất

Điều chỉnh một cách thích hợp: Sức phản ứng, hay sức mạnh sửa sai, có thể dẫn

đến những kết quả trái ngược Hành động sửa sai quá mạnh không những xóa sai biệt giữa mục tiêu và kết quả mà trong một số trường hợp còn tạo ra sự sai biệt khác theo chiều ngược lại dẫn đến một hành động điều chỉnh khác

Để hoạt động điều chỉnh đạt kết quả cao cần xây dựng một chương trình điều chỉnh phù hợp, trong đó trả lời được các câu hỏi: Mục tiêu điều chỉnh? Sử dụng phương pháp, công cụ nào để điều chỉnh? Như vậy quyết định điều chỉnh cũng là một dạng quyết định thường xuyên trong quản trị, đôi khi, chỉ một quyết định điều chỉnh nhỏ mà kịp thời sẽ đem lại hiệu quả rất cao

Như vậy sự kiểm soát có hiệu quả cần hướng vào tương lai, nhằm loại bỏ những thời hạn khởi động (Việc điều chỉnh nhờ dự báo tốt hơn sự phát triển của hiệu suất công tác) nó cũng cần tác động lên những yếu tố có ảnh hưởng lên hiệu suất và cuối cùng nó phải được giữ trong giới hạn hợp lý, không quá mạnh mà cũng không quá nhẹ

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ NAM HÀ 2.1 Giới thiệu chung về công ty

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần quốc tế Nam Hà được thành lập theo quyết định số

0104509218 , đăng ký lần đầu ngày 13/10/2008

TÊN CÔNG TY : CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ NAM HÀ

TRỤ SỞ: Ngõ 109 – Trường Chinh – Thanh Xuân – Hà Nội

Người đại diện pháp luật : Giám đốc Bùi Việt Hà

+ Quá trình phát triển:

Năm 2008: Công ty được thành lập vào ngày 15/10/2008 với vốn điều lệ 14 tỷ đồng, và đi vào hoạt động từng bước tiếp cận thị trường thép trong nước với loại hình kinh doanh chính là Công ty cổ phần Năm đầu hoạt động công ty gặp không ít khó khăn cả về vốn và cơ sở vật chất

Năm 2009-2010: Sau một năm đi vào hoạt động công ty đã tạo được uy tín trên thị trường buôn bán vật liệu xây dựng, cạnh tranh lành mạnh với các công ty chuyên doanh trong cùng lĩnh vực, Công ty đã không ngừng mở rộng thị phần trên thị tru kinh doanh trong nước, trở thành nhà cung cấp chính của các công ty xây dựng

Năm 2011: Mặc dù năm 2011, chính sách thắt chặt tín dụng của Nhà nước đã ảnh hưởng mạnh đến nhu cầu sử dụng vật liệu xây dựng, nhưng Công ty đã kịp thời có những đối sách phù hợp Thuyết phục những khách hàng quen tiếp tục thực hiện đúng hợp đồng nhưng đồng thời tăng thời hạn tín dụng cho họ Tìm kiếm thêm những khách hàng mới bằng việc tăng tỷ lệ triết khấu,cấp 1 phần tín dụng cho đối tác để giành lấy những hợp đồng cung cấp thép vốn khó khăn trong thị trường hiện tại, duy trì mức doanh thu cao

Năm 2012: Mặc dù vẫn phải đối mặt với nhiều thách thức về chi phí tăng cao, nhu cầu thì thấp nhưng Công ty luôn nỗ lực trên dưới để tìm ra những giải pháp đúng đắn trong hiện tại và hy vọng vào tương lai tương sáng trong dài hạn

2.1.2 Chức Năng và nhiệm vụ của công ty

+ Chức năng:

- Kinh doanh dung ngành nghề đã đăng ký với các cơ quan chức năng của nhà nước

- Thực hiện đúng theo quy định của Bộ Lao Động – Thương Binh và Xã Hội về việc

ký kết các hợp đồng lao động, đồng thời ưu tiên sử dụng lao động của địa phương

- Tìm kiếm ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế với đối tác trong và ngoài nước

- Thực hiện các chế độ báo cáo thống kê định kỳ theo quy định của Nhà nước

+ Nhiêm vụ:

- Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh với phương châm năm sau cao hơn

năm trước, trực tiếp quản lý để khai thác và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả cao nhằm đảm bảo đầu tư mở rộng trang thiết bị, cân đối thu chi và làm tốt nghĩa vụ với nhà nước về việc nộp đầy đủ các khoản tiền cho ngân sách nhà nước dưới hình thức thuế

thu nhập doanh nghiệp.

- Thực hiện tốt chính sách cán bộ, tiền lương, làm tốt công tác quản lý lao động, đảm bảo công bằng trong thu nhập, bồi dưỡng để không ngừng nâng cao nghiệp vụ, tay nghề cho cán bộ công nhân viên của công ty

- Nghiên cứu đưa ra các biện pháp nhằm nâng cao chât lượng sản phẩm, đa dạng mẫu mã

- Thực hiện tốt những cam kết trong hợp đồng kinh tế với các đơn vị nhằm đảm bảo đúng tiến độ sản xuất

- Quan hệ tốt với khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ

- Làm tốt công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường

2.1.3 Bộ máy tổ chức của công ty

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Nam Hà

Phòng kế toán tài vụPhòng quản lý khoPhòng kinh doanhBan Giám đốcPhòng hành chính nhân sự

( Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)

Để phân công trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh ,cơ cấu

tổ của chức bộ máy của công ty được chia thành các bộ phận:

- Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan

có thẩm quyền cao nhất tại công ty Đại hội đồng cổ đông quyết định những vấn đề được pháp luật và điều lệ công ty quy định

- Hội Đồng quản trị : Hội đồng quản trị là tổ chức quản lý cao nhất của Công ty

Cổ phần quốc tế Nam Hà Hội đồng quản trị nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty, HĐQT có trách nhiệm giám sát hoạt

Đại Hội Đồng cổ đông

Hội Đồng Quản Trị

động của Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong Công ty Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do Pháp luật, và điều lệ công ty.

- Ban Giám đốc của Công ty bao gồm hai người: 01 Giám đốc và 01 Phó Giám đốc Giám đốc điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao Các Phó Giám đốc giúp việc Giám đốc trong từng lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nội dung công việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc được Giám đốc ủy quyền theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty

- Phòng kế toán tài vụ : Thực hiện các nghiệp vụ kế toán, thiết lập các sổ sách, chứng từ theo đúng yêu cầu của Bộ tài chính ban hành, thường xuyên thông tin kinh tế giúp giám đốc quyết định mọi hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp về mặt tài chính

- Phòng kinh doanh : Thực hiện chức năng kinh doanh ,bán buôn ,bán lẻ ,đề ra

kế hoạch kinh doanh và thực hiện nó Tìm hiểu thị trường tiêu thụ

- Phòng quản lý kho : Giám sát mọi hoạt động mua bán của công ty, ghi chép đầy đủ số liệu hàng hoá nhập xuất kho, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép sổ sách, chứng từ của phòng kế toán

- Phòng hành chính nhân sự: Thực hiện công tác tiền lương và chính sách cho người lao động ; Chịu trách nhiệm tổ chức, tiếp nhận và lưu chuyển công văn, lưu trữ tài liệu, in ấn, tiếp đãi khách đến giao dịch với công ty; tuyển dụng và phát triển nhân lực, nhận lao động hợp đồng

2.1.4 Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh của công ty

.Công ty cổ phần quốc tế Nam Hà hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực buôn bán vật liệu xây dựng với những ngành nghề kinh doanh sau :

+ Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông thuỷ lợi

+ Buôn bán vật liệu xây dựng, sắt, thép, kim khí, cơ khí, điện máy, đồ dùng cá nhân

và gia đình

+ Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá

+ Vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách

+ Lữ hành nội địa, quốc tế.

Do vậy chức năng chủ yếu của công ty là :

+ Buôn bán vật liệu xây dựng

2.2.1 Môi trường bên ngoài

Khách hàng: Phạm vi phân phối của công ty cổ phần quốc tế Nam Hà chủ yếu ở

địa bàn Hà Nội, khách hàng của công ty chủ yếu là các công ty xây dựng Nhu cầu của khách hàng luôn luôn thay đổi, do vậy công ty phải thực hiện kiểm soát tốt về mặt chất lượng sản phẩm, kiểm soát chi phi để giữ cho giá cả ổn định, tuy nhiên hoạt động chăm sóc khách hàng chưa được quan tâm thích đáng

Nhà cung cấp: Hiện nay, nhà cung cấp chủ yếu của công ty cổ phần quốc tế

Nam Hà gồm nhà cung cấp gạch công ty cổ phần công nghệ vật liệu An Thành Phát, nhà cung cấp thép Hòa Phát, nhà cung cung cấp xi măng công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn Đây là nhà cung cấp sản phẩm chiếm tỷ trọng lớn nhất trong danh mục mặt hàng kinh doanh của công ty cổ phần quốc tế Nam Hà Công ty đã xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp Một số nhà cung cấp còn cử giám sát bán hàng của mình tới công ty nhằm tìm hiểu hoạt động mua bán, dự trữ của công ty để có phương án mua và dự trữ hàng thích hợp, đó cũng là một thuận lợi cho công ty cổ phần quốc tế Nam Hà trong quản lý, tuy nhiên cũng có nhiều yếu tố bất lợi, các giám sát không phải

là nhân viên trong công ty nên không trực tiếp chịu sự quản lý của ban lãnh đạo công

ty cổ phần quốc tế Nam Hà nhưng vẫn tham gia vào quá trình kiểm soát hoạt động mua bán, dự trữ các mặt hàng của nhà cung cấp Như vậy, công ty cần phải có những ứng xử khéo léo đối với họ, để họ thực hiện chức năng, nhiệm vụ tốt hơn mà không để

họ can thiệp quá sâu vào công tác quản lý của công ty