385 Nâng cao hiệu quả công tác quản lí tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty SANOFI – SYNTHELABO Việt Nam

385 Nâng cao hiệu quả công tác quản lí tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty SANOFI – SYNTHELABO Việt Nam

ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA SAU ĐẠI HỌC

-0O0 -

CHƯƠNG MŨI LỸ

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ

TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY SANOFI – SYNTHELABO VIỆT NAM

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NGUYỄN THỊ BÍCH CHÂM

TP HCM, NĂM 2007

Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn số liệu của luận văn

Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Kết cấu của luận văn

PHẦN NỘI DUNG:

Trang

1 Chương I: Cơ sở lý luận 1.1 Tổng quan về tồn kho

1.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho

1.1.2 Chức năng, vai trò, các nhân tổ ảnh hưởng đến tồn kho

1.1.3 Sử dụng kỹ thuật phân tích A, B, C để phân loại hàng tồn kho

1.1.4 Các loại chi phí tồn kho

1.2 Các phương pháp hoạch định nhu cầu hàng tồn kho

1.2.1 Các mô hình tồn kho

1.2.2 Hệ thống tồn kho kịp thời JIT

1.3 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả tồn kho

1.3.1 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng

1.3.2 Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho

1.3.3 Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác báo cáo tồn kho

Kết luận chương I

112581010141616161718

2 Chương II: Thực trạng công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty SSV

2.1 Giới thiệu về Công ty SSV

2.1.1 Lịch sử hình thành

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phương hướng phát triển

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty và tình hình hoạt

động của Công ty trong những năm gần đây

2.2 Các yếu tố tác động đến quản lý tồn kho nguyên vật liệu

tại SSV

2.3 Phân tích tình hình thực hiện công tác quản lý tồn kho

nguyên vật liệu tại SSV

2.3.1 Cơ cấu tổ chức quản lý hàng tồn kho

2.3.2 Phân tích tình hình xác lập và kiểm soát các mức tồn kho

2.3.2.1 Xác định thời gian đặt hàng lại (ROP)

2.3.2.2 Kiểm soát mức tồn kho

2.3.2.3 Khối lượng đặt hàng

2.3.2.4 Dự trữ bảo hiểm

2.3.3 Công tác quản lý dự trữ hàng tồn kho

2.3.3.1 Mã hóa, phân loại hàng tồn kho

2.3.5 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho

2.3.5.1 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng

2.3.5.2 Chỉ tiêu về giá trị tồn kho, bao bì, nguyên liệu

2.3.5.3 Chỉ tiêu về khả năng đáp ứng thành phẩm

2.4 Đánh giá chung về hệ thống quản lý tồn kho nguyên vật

1919202125

29

353540404546475454555859606162626364

liệu tại SSV

2.4.1 Ưu điểm

2.4.2 Hạn chế

Kết luận chương II

3 Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản

lý tồn kho nguyên vật liệu tại Synthelabo Việt Nam

Sanofi-3.1 Hoàn thiện kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn

kho

3.2 Giảm kích cỡ lô hàng sản xuất để giảm lượng hàng tồn kho

và chi phí tồn kho cho mặt hàng có mức bán hàng tháng

thấp

Kết luận chương III

Kết luận

656565676868

747677

PHẦN PHỤ LỤC:

1 Sơ đồ tổ chức của Sanofi-Synthelabo Việt Nam

2 Sơ đồ tổ chức của nhà máy Sanofi-Synthelabo Thủ Đức

3 Hoá đơn nguyên vật liệu của ANTIDOL viên

4 Toa Fluor Corbiere

5 Mẫu Quota Nhập Khẩu

6 Bảng dự báo tiêu thụ của Công ty năm 2006

7 Bảng dự báo tiêu thụ của Công ty tháng 10/2006

8 Dự toán mua Nguyên liệu cho năm 2006

9 Dự toán mua Bao Bì cho năm 2006

10 Dự toán mua Nguyên liệu cho tháng 10/2006

11 Dự toán mua Bao Bì cho tháng 10/2006

12 Danh sách yêu cầu tồn trữ nguyên liệu cho tất cả các mặt hàng của Công ty

13 Danh sách yêu cầu tồn trữ bao bì cho tất cả các mặt hàng của Công ty

14 Danh sách thanh lý nguyên liệu

15 Danh sách thanh lý bao bì

16 Thống kê các đơn đặt hàng cho bao bì từ 1/1/2003 đến 31/12/2005

17 Thống kê các đơn đặt hàng cho nguyên liệu từ 1/1/2003 đến 31/12/2005

18 Mẫu hợp đồng mua nguyên liệu

19 Mẫu quản lý nguyên liệu áp dụng trong chương trình Scala

20 Danh sách yêu cầu tồn trữ nguyên liệu cho tất cả các mặt hàng của Công ty đề nghị

TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG:

Trang

2.3 Bảng kết quả kinh doanh qua các năm 27

2.5 Hóa đơn nguyên vật liệu của mặt hàng Fluor Corbiere 33

2.7 Bảng báo cáo tồn kho (Global Stock) ngày 15/8/2006 48

2.9 Yêu cầu tồn trữ nguyên liệu cho mặt hàng Allerlene 502.10 Tiêu chuẩn và nguồn gốc (xuất xứ) của các nguyên liệu chỉ có

một nhà sản xuất đáp ứng được yêu cầu của công ty

51

2.11 Thông tin về dự trữ bảo hiểm nguyên liệu 52

3.1 Danh sách các nguyên liệu được vận chuyển bằng đường hàng

không

70

DANH MỤC SƠ ĐỒ:

Trang

Sơ đồ 1.2: Những nhân tố tác động đến nhu cầu 6

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ Kênh phân phối 26

Sơ đồ 2.3: Sự phối hợp giữa các bộ phận trong công tác quản trị tồn kho

nguyên vật liệu

39

Sơ đồ 2.4: Sự phối hợp giữa các bộ phận trong việc lập các dự toán 42

Mở Đầu

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Trong xu thế hiện nay, Việt Nam đã gia nhập vào Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) thì môi trường cạnh tranh của các doanh nghiệp diễn ra hết sức sôi động

Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp buộc phải thay đổi phương thức quản lý

để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, bảo đảm tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình

Đối với doanh nghiệp sản xuất thì công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu là một vấn đề hết sức quan trọng và có ý nghĩa đặc biệt vì công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí cho việc tồn trữ nguyên vật liệu, tránh được việc chiếm dụng nhiều vốn cho tồn kho, giảm chi phí cho việc thuê mướn mặt bằng, thuê kho để chứa nguyên vật liệu, đồng thời đảm bảo việc cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh thiếu hụt nguyên vật liệu dẫn đến đình trệ dây chuyền sản xuất, thiếu hụt thành phẩm cung ứng cho thị trường dẫn đến giảm lợi nhuận hay mất khách hàng, mất thị trường

Hiện nay, công tác quản lý tồn kho tuy rất quan trọng nhưng chưa thực sự được quan tâm đúng mức tại các doanh nghiệp Việt Nam nói chung cũng như các doanh nghiệp dược Việt Nam nói riêng Do đó, tác giả chọn “Nâng cao hiệu quả công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam

” làm đề tài để viết luận văn thạc sĩ kinh tế

Xuất phát từ yêu cầu khách quan nêu trên, việc nghiên cứu đề tài của luận văn có

ý nghĩa khoa học, mang tính thực tiễn và rất cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam; đồng thời đây cũng là tài liệu góp phần nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu của các công ty dược Việt Nam

2 Mục đích nghiên cứu

Hiện nay chúng ta không có nhiều công trình nghiên cứu về công tác quản lý tồn kho nói chung và trong ngành dược nói riêng Với đặc điểm là một công ty con của tập đoàn mẹ Sanofi-Synthelabo Pháp và là một doanh nghiệp hàng đầu về sản xuất dược phẩm tại Việt Nam, trong luận văn này chúng tôi sẽ trình bày cách thức quản lý tồn kho nguyên vật liệu vừa mang đặc điểm chung của ngành dược Việt Nam, vừa mang những yếu tố riêng của công ty mẹ Qua đó, chúng tôi sẽ mô tả một mô hình tồn kho của một công ty dược làm chuẩn mực mà hiện nay hầu như chưa ai nói rõ, đồng thời chúng tôi chỉ rõ những hạn chế của công tác này và đưa

ra được các giải pháp để khắc phục những hạn chế đó, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tồn kho nguyên vật liệu cũng như hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

3 Đối tương, phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam Phạm vi nghiên cứu của luận văn là các vấn đề liên quan đến công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam

4 Phương pháp nghiên cứu:

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp hệ thống và phương pháp tổng hợp để nghiên cứu đầy đủ các đối tượng khác nhau, có mối quan hệ với nhau cùng tác động đến thực thể doanh nghiệp

- Phương pháp thống kê, phân tích, so sánh và suy luận logic để tổng hợp các số liệu, dữ kiện nhằm xác định những phương án, giải pháp được lựa chọn

5 Nguồn số liệu của luận văn:

Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả sử dụng nguồn số liệu thứ cấp từ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam, độ tin cậy của số liệu cao

6 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

- Về phía Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam: việc quản lý tồn kho hiệu quả

sẽ góp phần rất lớn trong việc tránh lãng phí vốn đồng thời đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu một cách kịp thời đối với quá trình sản xuất của công ty Mục đích của đề tài là nhằm đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu của Công ty

- Về phía bản thân: đây là cơ hội rất tốt để tác giả có thể vận dụng những lý thuyết mà mình đã học vào thực tế công việc nhằm mục đích cải tiến hoặc khắc phục những vấn đề còn tồn tại, đồng thời còn là dịp để tác giả kiểm nghiệm lại kiến thức của mình Ngoài ra, quá trình nghiên cứu sẽ giúp tác giả hiểu rõ hơn, sâu hơn quy trình sản xuất và cung ứng nguyên vật liệu tại công

ty Những kinh nghiệm rút ra từ quá trình nghiên cứu sẽ rất hữu ích với tác giả trong công việc Bên cạnh đó, kết quả nghiên cứu hy vọng sẽ làm cho các nhà quản trị cao cấp tại công ty sẽ có cái nhìn đúng đắn hơn về tầm quan trọng của công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu Từ đó, họ sẽ có kế hoạch khắc phục những điểm yếu còn tồn tại trong quá trình xây dựng chiến lược phát triển lâu dài của công ty

7 Kết cấu của luận văn:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục và tài liệu tham khảo, luận văn gồm có 3 chương:

Chương I: Cơ sở lý luận

Chương II: Thực trạng công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại Synthelabo Việt Nam

Sanofi-Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại Sanofi-Synthelabo Việt Nam

1 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 Tổng quan về tồn kho

1.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS số 2, hàng tồn kho là những tài sản:

- Được giữ để đem bán trong kỳ sản xuất kinh doanh thông thường

- Đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán

- Dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật dụng mà chúng được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ

Trong trường hợp cung cấp dịch vụ, hàng tồn kho gồm những chi phí dịch vụ mà khoản doanh thu tương ứng với nó chưa được công nhận (Ví dụ như các công việc đang tiến hành của kiểm toán viên hay luật sư)

Khái niệm về hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán Việt Nam có nội dung khá tương đồng với chuẩn mực kế toán quốc tế Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2

về hàng tồn kho được ban hành theo quyết định số 194/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chánh thì hàng tồn kho là những tài sản:

- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường

- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp các dịch vụ

Hàng tồn kho thường xuất hiện ở dạng sau:

- Hàng hoá mua về để bán: hàng mua để nhập kho, hàng mua đang đi đường

- Hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia công chế biến

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

- Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường

- Chi phí dịch vụ dở dang

1.1.2 Chức năng, vai trò, các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho

1.1.2.1 Chức năng của hàng tồn kho

- Chức năng liên kết: Chức năng chủ yếu nhất của quản trị tồn kho là liên kết giữa

quá trình sản xuất và cung ứng Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất

- Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát: Nếu doanh nghiệp biết trước

được tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí Như vậy, tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt

- Chức năng khấu trừ theo số lượng: Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa

đến việc giảm phí tổn sản xuất do nhà cung ứng sẽ chiết khấu cho đơn hàng với số lượng lớn Tuy nhiên, điều này lại dẫn đến chi phí tồn trữ cao do đó trong quản trị tồn kho người ta cần xác định một lượng đặt hàng tối ưu để hưởng được giá khấu trừ mà chi phí tồn trữ tăng không đáng kể

1.1.2.2 Vai trò của hàng tồn kho

- Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường theo đúng kế hoạch dự kiến: quá trình phân công lao động xã hội đã dẫn đến chuyên môn hoá sản xuất Kết quả của chuyên môn hoá sản xuất là hình thành nên các ngành, các doanh nghiệp, các đơn vị kinh tế tương đối tách biệt nhau Mặt khác, do đặc điểm của sản xuất nên tiến độ và thời gian sản xuất sản phẩm không ăn khớp và đồng nhất với tiến độ và thời gian tiêu dùng sản phẩm Vì thế phải có quá trình dự trữ hay tồn kho hàng hoá

- Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục khi có biến cố ngẫu nhiên ngoài dự kiến: do sự vận động khách quan của tự nhiên và của sản xuất mà

có nhiều vấn đề doanh nghiệp không thể dự báo được từ trước như thiên tai, địch họa, rủi ro….Chính vì thế mà trong mỗi trường hợp, để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh liên tục phải có dự trữ cho an toàn, hạn chế rối loạn sản xuất kinh doanh và đời sống dân cư

- Góp phần giảm chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh và ổn định thị trường hàng hoá

- Việc quy định đúng đắn mức tồn kho có ý nghĩa vô cùng to lớn Nó cho phép bảo quản hàng hoá, giảm hao hụt mất mát, bảo đảm cho các doanh nghiệp có đủ những vật tư, hàng hoá cần thiết trong sản xuất kinh doanh để thực hiện nhiệm vụ

đề ra Dự trữ vừa đủ để cho quá trình sản xuất kinh doanh liên tục, vừa hợp lý để nâng cao hiệu quả khâu dự trữ và tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Dự trữ còn nhằm đề phòng các bất trắc xảy ra, việc tồn kho một lượng hàng hoá nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh thương mại diễn ra liên tục và có hiệu quả, góp phần vào việc ổn định thị trường hàng hoá

1.1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho

• Nhu cầu thị trường

Mục đích tồn kho nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là để đảm bảo cung ứng bình thường, liên tục đáp ứng nhu cầu sản xuất Do vậy nhu cầu của sản xuất của thị trường có ảnh hưởng rất lớn đến số lượng, chủng loại của hàng tồn Cụ thể:

- Vào các ngày lễ, tết, nhu cầu hàng tiêu dùng tăng lên đáng kể vì thế số lượng, chủng loại của hàng tồn cũng tăng lên

- Nhu cầu thị trường đối với hàng vật liệu xây dựng vào mùa khô và mùa mưa rất khác nhau nên mức tồn cũng phải tăng lên

• Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp

Nhà cung cấp là người cung ứng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp Nếu trên thị trường có nhiều nhà cung cấp, các nhà cung cấp có khả năng cung ứng điều đặn, kịp thời theo yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp thì không cần đến tồn kho nhiều và ngược lại

• Hệ thống và chu kỳ vận chuyển

Đây cũng là nhân tố cần tính đến khi xác định nhu cầu tồn kho nguyên vật liệu Bởi lẽ nếu một doanh nghiệp nằm trong khu vực có điều kiện vận chuyển khó khăn hiểm trở thì phải tính toán lượng hàng tồn kho như thế nào đó để hạn chế việc đi lại, không thể vận chuyển mua bán thường xuyên như các doanh nghiệp khác được Nếu không doanh nghiệp sẽ rất bị động trong hoạt động kinh doanh

của mình Tuy nhiên, với sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải nói chung

và các phương tiện vận chuyển nói riêng như hiện nay đã tạo điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều cho công tác vận chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ,

từ kho của công ty đến các cửa hàng, các đơn vị trực thuộc…, giảm bớt trở ngại trong giao nhận, vận chuyển, rút ngắn thời gian hàng hoá nằm trong lĩnh vực lưu thông, góp phần đảm bảo chất lượng hàng hoá lưu thông, tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

• Đặc điểm, tính chất thương phẩm của hàng hoá

Mỗi loại hàng có đặc điểm, tính chất thương phẩm khác nhau, yêu cầu về việc bảo quản khác nhau, do đó ảnh hưởng đến số lượng hàng tồn và thời gian tồn kho

- Đối với hàng thực phẩm tươi sống: có đặc điểm, tính chất thương phẩm phức tạp: dễ hư hỏng, là mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, khách mua thường xuyên nên mức tồn kho thường đủ để bán trong 1- 2 ngày, thời gian tồn kho 1-2 ngày

- Đối với hàng thực phẩm đóng hộp: từng loại có thời hạn sử dụng khác nhau nhưng với điều kiện bảo quản dễ dàng hơn hàng tươi sống nên thời gian tồn kho lâu hơn

- Đối với ngành dược, ngành công nghiệp hóa chất của Việt Nam chưa phát triển, nguyên liệu sử dụng trong sản xuất gần như là 100% nhập khẩu cho nên thời gian vận chuyển dài cho nên tồn kho thường được dự trữ tương đối cao

• Quy mô kinh doanh, khả năng về vốn, điều kiện dự trữ của doanh nghiệp:

Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh rộng hay hẹp, khả năng bán ra thị trường nhiều hay ít, khả năng về vốn mạnh hay hạn chế, điều kiện về diện tích kho cũng như trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tốt hay không tốt…tất cả đều ảnh hưởng đến hàng tồn kho Ví dụ như một doanh nghiệp với khả năng vốn hạn chế thì không thể tồn trữ quá nhiều hàng hoá trong kho, vì điều đó cũng có nghĩa rằng họ đang chôn vốn của mình, điều kiện để xoay trở vốn dưới dạng hàng hoá sẽ khó khăn hơn so với vốn dưới dạng tiền tệ Hay như một doanh nghiệp có điều kiện về kho dự trữ hàng hoá không tốt, không

đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật trong bảo quản hàng sẽ làm tăng thiệt hại do hàng tồn

bị hư hỏng…

1.1.3 Sử dụng kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho

™ Khái niệm về kỹ thuật phân tích ABC, tiêu chuẩn phân loại:

Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Pareto 1 Kỹ thuật này phân tổng số loại hàng hóa tồn kho thành 3 nhóm: A, B, C dựa vào giá trị hàng năm của chúng Các giá trị hàng năm này được xác định bằng công thức sau:

Giá trị hàng năm = Nhu cầu hàng năm * Giá mua mỗi đơn vị

Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau:

- Nhóm A: bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất, chúng

có giá trị từ 70-80% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về mặt số lượng chúng chỉ chiếm 15% tổng số hàng tồn kho

- Nhóm B: bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chúng có giá trị 15-25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về sản lượng chúng chiếm khoảng 30% tổng số hàng tồn kho

- Nhóm C: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng tồn kho, tuy nhiên số lượng chúng chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho

Sơ đồ 1.1: Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC

204060

% tổng số hàng tồn kho

Trong điều kiện quản lý hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực hiện thông qua hệ thống quản lý tồn kho tự động hóa bằng máy tính Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hóa quản trị tồn kho việc phân tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất thêm thời gian nhưng nó đem lại những lợi ích nhất định Trước hết, việc áp dụng đúng đắn phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống quản lý tồn kho của mình, mặt hàng nào quan trọng cần tồn trữ nhiều sẽ trữ nhiều, cần ít sẽ trữ ít tránh việc tồn trữ quá mức không cần thiết, áp lực cho việc xây dựng kho bãi, tiết kiệm chi phí vốn lưu động cho doanh nghiệp

™ Các tiêu chuẩn phân loại khác:

Ngoài việc dựa vào giá trị hàng năm của chúng để phân nhóm người ta còn xét đến các tiêu chuẩn khác như:

- Những thay đổi về kỹ thuật dự đoán

Các nhân tố ảnh hưởng đến dự đoán là luật pháp, thực trạng nền kinh tế, chu kỳ kinh doanh, sự cạnh tranh, quy mô dân cư,… có thể xem xét qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: những nhân tố tác động đến nhu cầu

Để dự báo nhu cầu ta có các phương pháp định tính hoặc định lượng Đối với phương pháp định tính ta có thể lấy ý kiến ban điều hành, lấy ý kiến của người bán hàng, người tiêu dùng hay sử dụng phương pháp chuyên gia Đối với phương pháp định

Nhân tố ngẫu nhiên

Sự cạnh tranh Quy mô dân cư

Cảm giác của người tiêu dùngNhân tố

trường

kinh tế

Giá cả Chất lượng

Phục vụ khách hàngNhân tố

lượng ta có thể dự báo theo dãy số thời gian, phương pháp bình quân di động, phương pháp san bằng số mũ có điều chỉnh xu hướng, dự báo theo đường khuynh hướng hay

dự báo theo các mối liên hệ tương quan Tùy thuộc vào tình hình cụ thể mà doanh nghiệp chọn lựa phương pháp và kỹ thuật dự báo cho mình

• Thiết kế công nghệ, kỹ thuật, sản phẩm không chính xác

• Các bộ phận sản xuất thực hiện hoạt động chế tạo trước khi có bản vẽ kỹ thuật hay thiết kế chi tiết hoàn thiện

• Không nắm chắc yêu cầu của khách hàng

- Chất lượng hàng tồn kho

Chất lượng hàng tồn kho có giảm sút qua thời gian lưu trữ không cũng là một trong nhân tố quan trọng mà doanh nghiệp phải lưu ý đến trong việc phân nhóm hàng tồn kho theo ABC

- Giá cả của các loại hàng tồn kho

Giá cả hàng hóa tồn kho cao dẫn đến chi phí dự trữ cao Ngoài ra, giá hàng hóa cao, tồn kho lớn dẫn đến rủi ro cao trong nền kinh tế có lạm phát Đây cũng là yếu

tố quan trọng khi phân loại hàng tồn kho

Như vậy, những tiêu chuẩn này có thể làm thay đổi vị trí xếp loại các hàng tồn kho Việc phân nhóm hàng tồn kho là cơ sở để đề ra các chính sách hoạt động kiểm soát riêng biệt những loại hàng tồn kho

™ Tác dụng của kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản lý tồn kho:

Kỹ thuật phân tích ABC có những tác dụng trong công tác quản lý tồn kho như sau:

- Các nguồn tiềm lực dùng mua hàng nhóm A cần phải cao hơn nhiều so với nhóm

C, do đó cần đầu tư thích đáng

- Các loại hàng thuộc nhóm A cần có một kiểm soát tồn kho chặt chẽ về hiện vật, việc thiết lập những báo cáo chính xác về hàng tồn kho thuộc nhóm A phải thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất

- Trong dự báo nhu cầu vật tư chúng ta có thể áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau Nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn các nhóm khác

- Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho sẽ không ngừng được nâng lên, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm toán của từng nhóm hàng

Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát hiện vật nhằm tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóa lượng dự trữ hàng tồn kho

1.1.4 Các loại chi phí tồn kho

Khi thực hiện tồn kho người ta phải tính 3 loại chi phí sau:

™ Chi phí tồn trữ

Là những loại chi phí có liên quan đến việc tồn trữ hay hoạt động thực hiện tồn kho, những chi phí này có thể thống kê theo bản dưới đây:

Bảng 1.1 Các loại chi phí tồn kho:

Nhóm chi phí Tỷ lệ với giá trị tồn kho

1 Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng:

- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa

- Chi phí hoạt động vận chuyển hàng

- Thuế nhà đất

- Bảo hiểm nhà cửa, kho hàng

Chiếm 3 – 10%

2 Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện

- Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị dụng cụ

4 Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho:

- Phí tổn hàng việc vay mượn

- Thuế đánh vào hàng tồn kho

- Bảo hiểm cho hàng tồn kho

Chiếm 6 – 24%

5 Thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát hư

Tỷ lệ từng loại chi phí chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng lệ thuộc vào từng loại doanh nghiệp, địa điểm phân bố, tỷ lệ lãi hiện tại Thông thường một tỷ lệ phí tổn tồn trữ hàng năm xấp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho

™ Chi phí đặt hàng

Bao gồm những phí tổn trong việc tìm kiếm các nguồn hàng, các nhà cung ứng, hình thức đặt hàng, thực hiện quy trình đặt hàng, hỗ trợ cho các hoạt động văn phòng… Khi đơn hàng được thực hiện phí tổn đặt hàng vẫn còn tồn tại, những lúc đó chúng được hiểu như phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng

Phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng là những chi phí cho việc chuẩn bị máy móc hay công nghệ để thực hiện đơn hàng Do đó chúng ta cần xác định thời điểm và

số lượng cho mỗi lần đặt hàng thật chi tiết để cố gắng tìm những biện pháp giảm bớt chi phí chuẩn bị cũng như phí tổn đặt hàng

Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng Nếu chúng ta giảm được thời gian này là một giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng suất

™ Chi phí mua hàng

Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn hàng Thông thường, chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng

1.2 Các phương pháp hoạch định nhu cầu hàng tồn kho:

1.2.1 Các mô hình tồn kho:

Thực tế có khá nhiều mô hình tồn kho như mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ), mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM), mô hình lượng tồn kho để lại (BOQ), mô hình đặt hàng theo sản xuất (POQ), mô hình xác suất với thời gian không đổi

Tuy nhiên, trong phạm vi đề tài này chúng tôi xin trình bày mô hình EOQ và mô hình POQ

1.2.1.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (The Basic Economic Order

Quantity Model – EOQ)

Mô hình được xây dựng dựa trên 6 giả thiết cơ bản là:

- Nhu cầu cả năm phải biết trước và không thay đổi

- Phải biết trước chu kỳ đặt hàng, chu kỳ đặt hàng ngắn và không thay đổi

- Lượng hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng ở một thời điểm đã định trước

- Sự thiếu hụt trong tồn kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng thực hiện đúng thời gian

- Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng

- Duy nhất chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng (bao gồm các chi phí như tìm nguồn cung ứng, chuẩn bị sản xuất thử… và các định phí khác) và chi phí tồn trữ (chi phí kho bãi, lãi trả ngân hàng… và các biến phí khác)

Với 6 giả thiết trên, mô hình này đưa ra công thức tính toán sản lượng đơn hàng tối ưu của mỗi đơn hàng (ký hiệu Q*) theo công thức (1) và tổng chi phí tồn kho tối thiểu (ký hiệu C*) theo công thức (2) sau đây:

Q*=

H

SD

2 (1) C* = S

D: nhu cầu nguyên vật liệu cả năm

S: chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng

H: chi phí tồn trữ tính cho một đơn vị sản phẩm

Mô hình này còn có những đại lượng sau:

- Số đơn hàng trong năm (ĐH): là tỷ số giữa nhu cầu cả năm (D) với lượng đặt hàng tối ưu (Q*)

- Chu kỳ đặt hàng (T): là khoảng cách thời gian giữa 2 lần đặt hàng liên tiếp nhau, được tính bằng cách lấy tổng số ngày làm việc bình quân trong năm (N) chia cho

ROP = d.L

Trong đó, L là thời gian phân phối, là khoảng cách từ thời điểm đặt hàng đến thời điểm nhận hàng

Trên đồ thị ROP được biểu diễn như sau:

1.2.1.2 Mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ – Production Order

Quantity Model)

Mô hình này được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục, hàng được tích lũy dần trong một thời kỳ sau khi đơn đặt hàng được ký kết; khi những sản phẩm vừa được sản xuất vừa được bán ra một cách đồng thời Trong những trường hợp như thế chúng ta phải quan tâm đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất và nhà cung ứng

Vì mô hình này đặc biệt thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của người đặt hàng nên nó được gọi là mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất

Trong mô hình này được xây dựng trên các giả thiết sau:

- Nhu cầu cả năm phải biết trước và không thay đổi

- Phải biết trước chu kỳ đặt hàng, chu kỳ đặt hàng ngắn và không thay đổi

- Lượng hàng của một đơn hàng có thể được thực hiện trong nhiều chuyến hàng ở những thời điểm đã định trước

- Sự thiếu hụt trong tồn kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng thực hiện đúng thời gian

- Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng

Q*

ROP

- Duy nhất chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng (bao gồm các chi phí như tìm nguồn cung ứng, chuẩn bị sản xuất thử… và các định phí khác) và chi phí tồn trữ (chi phí kho bãi, lãi trả ngân hàng… và các biến phí khác)

Nếu ta gọi:

Q: sản lượng của đơn hàng

H: chi phí tồn trữ cho 1 đơn vị tồn kho mỗi năm

P: mức độ sản xuất (cũng là mức độ cung ứng hàng ngày)

d: nhu cầu sử dụng hàng ngày

t: độ dài của thời kỳ sản xuất để tạo đủ số lượng cho đơn hàng (thời gian cung cấp đủ

Mức tồn kho tối đa = tổng số đơn vị hàng được cung ứng trong thời gian t - tổng số đơn vị hàng được sử dụng trong thời gian t

Vậy:

Mức tồn kho tối đa = P.t – d.t

Mặt khác chúng ta có: Q = P.t (sản lượng một đơn hàng bằng tích số của số ngày cung ứng với lượng cung ứng trong mỗi ngày)

Từ đó chúng ta suy ra:

t =

P

Q

Chúng ta thế vào biểu thức tính mức tồn kho tối đa:

Mức tồn kho tối đa = P

Để tìm được sản lượng tối ưu chúng ta cho:

Chi phí tồn trữ hàng năm = chi phí đặt hàng hàng năm

(

.

2

P

d H

S D

Q −

H

1.2.2 Hệ thống tồn kho kịp thời (Just In Time inventory system – J.I.T)

Một doanh nghiệp tiến hành thực hiện hệ thống tồn kho J.I.T chỉ phải mua mỗi ngày một lượng hàng đủ dùng trong ngày Mọi hàng hoá mua trong ngày sẽ được giao lập tức cho khách hàng, do vậy sẽ không có gì cần phải để trong kho hàng hoá Vậy “kịp thời”có nghĩa nguyên vật liệu được nhận đúng lúc để sử dụng cho sản xuất và được giao bán đúng lúc cho khách hàng Để tránh tồn đọng hàng mà vẫn đảm bảo sự vận chuyển nhẹ nhàng của hàng hoá trong doanh nghiệp sản xuất khi áp dụng hệ thống J.I.T thì bộ phận bán sẽ đưa ra tín hiệu để xác định hàng hoá cần bán trong thời gian

tới, tín hiệu sẽ được truyền đến bộ phận phụ trách việc cung ứng hàng để đáp ứng yêu cầu Và như vậy các bộ phận sẽ đáp ứng được “sự kéo” của bộ phận bán-bộ phận cuối cùng của hoạt động thương mại

Có 3 yếu tố chủ yếu để thực hiện thành công hệ thống J.I.T:

- Một là, doanh nghiệp phải biết gắn liền với nhà cung cấp có quan hệ với doanh nghiệp bằng các hợp đồng dài hạn Bởi lẽ có 1 hệ thống J.I.T, một doanh nghiệp

sẽ bị tổn hại nặng nề nếu sự cung cấp dừng đột ngột Các nhà cung cấp thiếu trách nhiệm cũng phải bị loại trừ

- Hai là, những nhà cung cấp được chọn phải sẵn sàng thực hiện việc cung cấp thường xuyên nhu cầu của doanh nghiệp dù là lượng hàng lớn hoặc nhỏ Người cung cấp phải sẵn sàng thực hiện việc cung cấp nhiều lần trong một ngày với số lượng chính xác như yêu cầu của người mua thay cho việc cung cấp hàng tuần hay hàng tháng

- Ba là, doanh nghiệp phải triển khai hệ thống kiểm tra chất lượng hàng hoá Do hàng hoá được tiêu thụ ngay nên chất lượng phải được đảm bảo ngay từ khâu mua Bên cạnh việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời, chính xác thì chất lượng nguyên vật liệu cũng phải đáp ứng yêu cầu

Bản chất của hệ thống J.I.T là một dòng sản phẩm đi qua hệ thống với lượng tồn kho nhỏ nhất và có xu hướng tiến sát mức đơn vị, tối ưu nhất là lượng tồn kho bằng 0 Do

đó, nhược điểm của phương pháp này là doanh nghiệp có lịch tiếp nhận nguyên vật liệu và phân phối thành phẩm rất phức tạp, hệ thống kiểm soát, điều hành hoạt động rất khó khăn và đòi hỏi rất cao với nhiều điều kiện Mặc dù đòi hỏi của hệ thống J.I.T

có vẻ quá mức nghiêm ngặt nhưng việc áp dụng đã đem lại một số lợi ích cho các doanh nghiệp như:

- Tồn kho của nhiều loại nguyên vật liệu và thành phẩm giảm đáng kể, tiết kiệm chi phí do không phải ứ đọng vốn, số tiền đầu tư hàng tồn kho cũng giảm do đó có thể được sử dụng cho mục đích khác của doanh nghiệp

- Giảm nhu cầu về mặt bằng, kho bãi dùng để chứa hàng tồn nay có thể dùng vào việc khác

- Có tính linh động cao trong phối hợp mua bán

- Tạo áp lực để xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp

1.3 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả tồn kho

Để đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho, ta sử dụng các chỉ tiêu sau:

1.3.1 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng:

Tỷ lệ càng cao chứng tỏ khả năng đáp ứng nhu cầu về hàng hoá cho khách hàng càng tốt, lượng hàng tồn kho đủ cung cấp cho khách khi cần thiết, không để tình trạng thiếu hàng dẫn đến không cung cấp được theo nhu cầu, hạn chế khả năng kinh doanh

và đánh mất cơ hội kiếm lời của doanh nghiệp, giảm uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường

1.3.2 Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho:

Chỉ tiêu này giúp nhà quản trị xác định trị giá hàng tồn kho chiếm tỷ trọng bao nhiêu phần trăm trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, từ đó biết được mức độ doanh nghiệp đầu tư cho hàng tồn kho là cao hay thấp, có phù hợp với tình hình kinh doanh hay không… Doanh nghiệp cũng cần tiến hành so sánh chỉ tiêu này giữa các kỳ kế toán để đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho thay đổi như thế nào Từ chỉ tiêu này, doanh nghiệp có thể lập và so sánh tỷ trọng của từng khoản mục hàng tồn kho (hàng đang lưu kho, hàng gửi đi bán, hàng mua đi đường) giữa các kỳ để tìm hiểu sự biến động bất thường của từng khoản mục chi tiết này sau khi loại trừ ảnh hưởng cua biến động giá cả

Tỷ trọng giá trị hàng tồn

kho trong tài sản lưu động

Giá trị hàng tồn kho Tổng giá trị tài sản lưu động

Số lượng các đơn hàng không hoàn thành

Trong các chỉ tiêu tài sản lưu động thì hàng tồn kho là chỉ tiêu có khả năng thanh khoản thấp nhất Nếu chỉ tiêu này quá lớn sẽ gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp khi có nhu cầu chuyển đổi lượng hàng thành tiền Ngược lại nếu chỉ tiêu quá nhỏ thì liệu rằng doanh nghiệp có mất đi những cơ hội kinh doanh hay không khi lượng hàng tồn kho không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng

1.3.3 Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho:

Chỉ tiêu này sử dụng đối với các doanh nghiệp có lập các báo cáo liên quan đến tồn kho nhằm đánh giá trình độ của người chịu trách nhiệm lập Đồng thời chỉ tiêu này cũng sẽ đánh giá mức độ cung cấp thông tin trong doanh nghiệp để có thể lập báo cáo Nếu thông tin được cung cấp là không đầy đủ hay chưa chính xác sẽ dẫn đến các báo cáo cũng kém chính xác hơn Hệ quả kéo theo sẽ làm cho các nhà quản trị rất khó, thậm chí không thể đưa ra những quyết định thích hợp cho các hoạt động của doanh nghiệp

Mức độ chính xác của

các báo cáo tồn kho = 100 - Số lượng các báo cáo không chính xác Số lượng các báo cáo trong năm x 100%

để cung cấp cho sản xuất và nhu cầu của thị trường, điều này thể hiện qua các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của công tác quản lý hàng tồn kho cung cấp ở chương này

Để quản lý tốt hàng tồn kho chúng ta cần quan tâm đến các yếu tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho, chúng được tóm lược qua sơ đồ sau:

Hệ thống và chu kỳ vận chuyển

Đặc điểm tính chất

thương phẩm của

hàng hóa

Nhu cầu thị trường

Khả năng cung ứng của nhà cung cấp

Quy mô kinh doanh, khả năng vốn, điều kiện dự trữ của doanh nghiệp

Hàng tồn kho

2 Chương 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI SANOFI-SYNTHELABO VIỆT NAM

2.1 Giới thiệu về Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam

Công ty liên doanh dược phẩm SANOFI ~ SYNTHELABO VIỆT NAM, tên giao dịch là SANOFI ~ SYNTHELABO VIỆT NAM, viết tắt là SSV

- Trụ sở điều hành mọi hoạt động và giao dịch của công ty đặt tại số:

440 - Nguyễn Thị Minh Khai- Quận 3 - TPHCM

Công ty Sanofi~Synthelabo Việt Nam là công ty liên doanh được thành lập giữa công

ty Sanofi Pharma Investment (thuộc tập đoàn Sanofi - Pháp) và xí nghiệp dược phẩm

TW 23 (thuộc liên hiệp các xí nghiệp Dược Việt Nam - Bộ Y Tế) theo giấy phép đầu

tư số 519/GP ngày 28/01/93 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư

- Thành lập ngày 28/01/1993 với tổng số vốn ban đầu 4,23 triệu USD, trong đó mỗi bên góp 50% vốn

- Ngày 14/04/1995 Bộ Kế hoạch và Đầu tư ra quyết định số 519/GPDT cho phép nâng tổng số vốn đầu tư lên 9,082 triệu USD, trong đó phía đối tác nước ngoài là 70% và phía Việt Nam là 30% nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tại Việt Nam

- Tháng 7/1997 công ty nhận được chứng chỉ ISO 9001:2000 trong ngành tại Việt Nam do tổ chức BVQI của Anh cấp Chứng chỉ này giúp cho uy tín của công ty ngày càng lớn hơn đối với các nhà phân phối và khách hàng, là tiền đề để công ty hội nhập với thị trường khu vực và thế giới

2.1.2 Chức năng – nhiệm vụ – quyền hạn và phương hướng phát triển:

- Đối với các bên đối tác: Công ty có trách nhiệm tuân thủ các thoả thuận giữa hai

bên trong liên doanh Ngoài ra, Công ty còn chịu sự quản lý, chỉ đạo của tập đoàn đối tác Pháp về mặt chuyên môn, kỹ thuật, các thủ tục và gửi các báo cáo hợp nhất

về tập đoàn

- Đối với nhà nước: Công ty có trách nhiệm tuân thủ các quy định thông qua việc

thực hiện các thông tư, chỉ thị, công văn hướng dẫn của các cơ quan quản lý Nhà Nước của Việt Nam như: Bộ Thương mại, Bộ Tài chính, Bộ Y tế, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Ngân hàng Nhà nước

2.1.2.3 Quyền hạn

- Công ty có quyền chủ động tổ chức bộ máy quản lý theo đúng các quy định luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam và các thoả thuận giữa các bên đối tác trong liên doanh theo hợp đồng liên doanh và giấy phép đầu tư

- Công ty có quyền xuất nhập khẩu trực tiếp các loại nguyên liệu, phụ tùng, tài sản

cố định liên quan đến sản xuất kinh doanh theo các quy định của Nhà nước Việt Nam

- Công ty có quyền hưởng ưu đãi về thuế, đầu tư và các ưu đãi khác theo Luật Đầu

tư Nước ngoài tại Việt Nam

2.1.2.4 Phương hướng phát triển:

Hiện nay Công ty Sanofi~Synthelabo Việt Nam đang thuộc “top five” 2 những doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại thị trường Việt Nam Mặt khác, công ty đạt được chứng chỉ ISO 9002, do đó công ty giữ vững nguyên tắc đảm bảo chất lượng trong quá trình sản xuất, cụ thể là sản xuất các loại sản phẩm đạt chất lượng cao theo tiêu chuẩn GMP 3 để phục vụ cho nhu cầu về dược phẩm tại thị trường Việt Nam và mở rộng ra cả thị trường quốc tế

Khi Việt Nam gia nhập vào AFTA 4, Công ty Sanofi~Synthelabo Việt Nam sẽ có môi trường sản xuất kinh doanh thuận lợi hơn do nhu cầu thuốc ở Việt Nam tăng cao, đây

là điều kiện rất tốt để công ty mở rộng thị trường Hiện nay, công ty đã mua cổ phần của tập đoàn Aventis và hợp nhất thành Sanofi ~ Aventis

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

2.1.3.1 Nguyên tắc tổ chức quản lý và cơ cấu bộ máy quản lý:

Công ty tổ chức quản lý theo cơ cấu trực tuyến 5, đảm bảo theo tiêu chuẩn ISO

9001-2000

Trong luận văn này chúng tôi trình bày sơ đồ tổ chức chung của Công ty Synthelabo Việt Nam và sơ đồ tổ chức của Nhà máy sản xuất tại Thủ Đức Điều này phục vụ tốt hơn cho việc thông hiểu hệ thống tổ chức quản lý tồn kho tại Công ty vì công tác này liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau, từ bộ phận Kế hoạch sản xuất thuộc Nhà máy Thủ Đức đến bộ phận Marketing và Kênh phân phối ở văn phòng 440 Nguyễn Thị Minh Khai

Sanofi-2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

- Phòng quản lý kinh doanh:

o Soạn thảo các hợp đồng mua bán hàng đối với đại lý, tuyến điều trị, nhà thuốc vàng

o Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

2 là một trong 5 đơn vị dẫn đầu

3 GMP: Good Manufacturing Practice : Thực hành sản xuất thuốc tốt

4 AFTA: The Asean Free Trade Area : Khu vực tự do thương mại Đông Nam Á

5 Xin tham khảo Sơ đồ tổ chức tại phụ lục 1 và 2

o Theo dõi và đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn

o Theo dõi và đôn đốc việc giao hàng nhanh và đúng cho khách hàng

o Lập và gởi các bảng doanh số Đại lý, Nhà thuốc vàng thực hiện hàng tháng/quý cho khách hàng

o Kiểm tra hóa đơn chi chiết khấu cho tuyến điều trị và khuyến thưởng cho Nhà thuốc vàng mua qua Đại lý SSV theo điều kiện bán hàng của Công ty

o Tiếp nhận và giải quyết mọi khiếu nại của khách hàng

- Phòng mua hàng:

o Lập danh sách nhà cung cấp được chấp thuận bởi phụ trách đơn vị và người có trách nhiệm

o Tiến hành việc mua hàng theo đúng quy trình mua hàng

o Trưởng phòng mua hàng Khối kênh phân phối có quyền duyệt giá trị của việc mua hàng tuỳ thuộc vào việc ủy quyền

o Nếu người sử dụng gặp khó khăn, trục trặc trong quá trình sử dụng sản phẩm mua vào, phòng mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp để giải quyết nếu còn trong thời hạn bảo hành, hoặc hỗ trợ người sử dụng trong việc tìm mua phụ tùng thay thế

o Hàng tháng kiểm tra chéo với phòng Kế toán về việc chi trả tiền và phân loại

- Phòng kế toán

o Là bộ phận quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế - tài chính Thông tin của bộ phận kế toán không những cần thiết cho bộ máy quản lý của công ty mà còn giúp cho người bên ngoài có cơ sở nhận xét, đánh giá một cách đầy đủ, toàn diện về công ty

o Kiểm tra, kiểm soát đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng và bảo

vệ tài sản trong công ty, đảm bảo cho các hoạt động của công ty có hiệu quả, thiết thực, đúng hướng, đúng pháp luật

o Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình lưu chuyển và sử dụng tài sản, nguồn vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công

ty

o Kiểm tra, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành vi lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế - tài chính của Nhà nước

- Phòng kế hoạch sản xuất

o Đảm bảo nguyên liệu, bao bì cho sản xuất theo kế hoạch cũng như các nhu cầu khác của phòng ban và phân xưởng theo kế hoạch

o Thiết kế mẫu bao bì cho sản xuất

o Chuẩn bị lệnh sản xuất, lệnh đóng gói, phiếu xuất nguyên liệu, bao bì cho các phân xưởng theo kế hoạch sản xuất của Giám Đốc Công nghệ

o Theo dõi tồn kho nguyên liệu, bao bì, thành phẩm tại kho thuộc nhà máy

o Có trách nhiệm nhập, bảo quản, cấp phát tất cả các mặt hàng phục vụ trực tiếp cho sản xuất thuốc như: các loại nguyên liệu, bao bì đóng gói theo đúng quy chế dược

o Chịu trách nhiệm quản lý theo kế hoạch các chi phí hoá chất dùng cho xử lý nước, hoá chất dùng trong vệ sinh công nghiệp và các loại văn phòng phẩm

- Phòng phát triển công nghệ dược

o Xây dựng công thức, phương pháp sản xuất, phương pháp phân tích, chỉ tiêu chất lượng phù hợp

o Sản xuất các lô thử nghiệm, thẩm định quy trình sản xuất, phương pháp phân tích, đánh giá chất lượng và ổn định sản phẩm qua các giai đoạn nghiên cứu và chuyển giao cho đơn vị sản xuất

o Lập hồ sơ về quy trình sản xuất, kiểm tra nguyên liệu bao bì, kiểm tra thành phẩm, kiểm tra độ ổn định của các mặt hàng trong và ngoài nước

o Thay đổi công thức và quy trình sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng yêu cầu thị trường, giảm giá thành sản phẩm

o Trợ lý kỹ thuật pha chế cho các phân xưởng

o Xét duyệt và ban hành hệ thống quy định có liên quan đến hoạt động sản xuất, quản lý, kiểm tra, thử nghiệm, đánh giá chất lượng nội bộ trên nguyên tắc thực hành tốt sản xuất thuốc và tiêu chuẩn ISO 9002

o Phát hành giấy chứng nhận xuất xưởng cho từng lô sản phẩm được nhập vào kho của Trung tâm phân phối

- Phòng kiểm tra chất lượng

o Kiểm tra chất lượng nguyên liệu, bao bì, thành phẩm theo các tiêu chuẩn đã duyệt

o Kiểm tra các thông số kỹ thuật sản phẩm trên các công đoạn sản xuất

- Phòng kỹ thuật

o Nghiên cứu kỹ thuật, bảo trì và lập dự án kỹ thuật

o Theo dõi tình trạng nhà xưởng, bảo trì và sửa chữa máy móc

o Dự trù và cung cấp phụ tùng, vật tư kỹ thuật, kết hợp với phòng kế hoạch, phòng mua hàng trong việc mua sắm, lựa chọn thiết bị cho Công ty

o Quản lý kho vật tư, thiết bị máy móc

- Phân xưởng thuốc viên

o Sản xuất các mặt hàng thuốc viên theo lệnh sản xuất của phòng kế hoạch

o Lập kế hoạch sản xuất chi tiết hàng tuần cho phân xưởng khác có yêu cầu

- Phân xưởng thuốc nước:

o Pha chế và đóng gói cấp 1 các mặt hàng thuốc nước theo lệnh sản xuất

o Hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho các phân xưởng khác khi có yêu cầu

- Phân xưởng thuốc đóng gói

o Đóng gói tất cả các bán thành phẩm do các phân xưởng pha chế chuyển giao

o Phối hợp với phòng kế toán trong việc thực hiện kế hoạch tiền lương, thưởng

và quyết toán thuế thu nhập cá nhân

o Xây dựng chiến lược nhân sự cho Công ty

2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty và tình hình hoạt động của

Công ty trong những năm gần đây

2.1.4.1 Nguồn nhân lực:

Bảng 2.1: CƠ CẤU NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY NĂM 2006

Từ bảng 2.1 cho thấy Công ty hiện có 430 lao động, trong đó lao động có trình độ

phổ thông là 300 người (chiếm đến 70% tổng số lao động của Công ty) và tỉ lệ lao

động nữ chiếm đa số Nguyên nhân của việc sử dụng nhiều lao động phổ thông là

do thiết bị của Công ty còn lạc hậu, chưa được đầu tư thỏa đáng, đặc biệt là thiết

bị đóng gói Công đoạn đóng gói chủ yếu được thực hiện thủ công nên số lao

động sử dụng cho công đoạn này nhiều Ngoài ra, lao động nữ thường có tính cẩn

thận, tỉ mỉ hơn lao động nam cho nên lao động nữ được sử dụng nhiều cho công

đoạn đóng gói Trong tương lai, công ty chuẩn bị đầu tư cho thiết bị để công đoạn

đóng gói chạy trên dây chuyền thiết bị tự động và theo dây chuyền đó thì số lượng

lao động phổ thông sẽ ít hơn

2.1.4.2 Mạng lưới phân phối

Mạng lưới phân phối là khâu quan trọng của việc đưa sản phẩm của công ty đến người tiêu dùng Mạng lưới phân phối của Công ty hiện nay được tổ chức theo các kênh như sau:

SƠ ĐỒ KÊNH PHÂN PHỐI

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ Kênh phân phối

2.1.4.3 Cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh:

Hoạt động sản xuất và kinh doanh trong ngành dược đòi hỏi đảm bảo yêu cầu cao về chất lượng Do đó, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác sản xuất đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động của Công ty Để đảm bảo yêu cầu này, giá trị tài sản

cố định của công ty, mà cụ thể là máy móc thiết bị và nhà xưởng đều được tăng cường trang bị qua thời gian hoạt động

Bảng thống kê sau đây sẽ thể hiện tình hình cụ thể về cơ sở vật chất của Công ty

Kênh Phân Phối

Trung Tâm Phân Phối TP.HCM và Hà Nội

Hệ thống các đại lý

Hệ thống các bệnh viện Các chương trình quốc gia về y tếCác chương trình đấu thầu cung cấp

thuốc

Bảng 2.2: BẢNG THỐNG KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Đơn vị tính: Triệu VNĐ

Từ bảng 2.2 chúng tôi nhận thấy tổng trị giá tài sản cố định của Công ty tăng đều qua

các năm Điều này chứng tỏ tốc độ tăng trưởng của Công ty tương đối tốt, thể hiện ở

giá trị đầu tư tăng đều hàng năm Ngoài ra, việc đầu tư cho máy móc thiết bị nhiều

hơn đầu tư cho nhà xưởng là hoàn toàn hợp lý trong đặc thù ngành dược Để được

phép sản xuất dược phẩm, hạ tầng cơ sở của doanh nghiệp phải đáp ứng các nguyên

tắc khắt khe của GMP, đặc biệt là máy móc thiết bị

2.1.4.4 Tình hình hoạt động của Công ty trong những năm gần đây:

Tình hình hoạt động của Công ty trong những năm gần đây thể hiện qua bảng kết quả

hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty giai đoạn 2002 – 2004 sau đây

Bảng 2.3 BẢNG KẾT QUẢ KINH DOANH QUA CÁC NĂM

Đơn vị tính: Triệu VNĐ

Từ kết quả của bảng 2.3 chúng tôi thấy doanh thu và lãi gộp của Công ty tăng qua các

năm Tuy nhiên, tỷ lệ tăng của năm sau so với năm trước lại giảm, điều này cho thấy

sức ép về cạnh tranh trong ngành dược ngày càng nặng, đòi hỏi Công ty phải có các

chiến lược tốt hơn để giảm chi phí sản xuất và tăng mức tăng trưởng lãi gộp Và, quản trị tốt hàng tồn kho là một trong những công cụ quan trọng để giảm chi phí sản xuất

2.1.4.5 Những thành tích Công ty đã đạt được trong những năm qua:

Cùng với những sự thay đổi của thị trường, Công ty đã chủ động phát huy hiệu quả hoạt động của mình, đạt đến sự chuyên môn hoá cao, giữ vững vị thế cạnh tranh trên thị trường Điều này thể hiện qua thành tích đạt được ở năm 2005, cụ thể là lực lượng nhân viên trình dược đã tăng lên, nhóm tiếp thị đã đẩy mạnh việc giới thiệu thương hiệu của các sản phẩm, nhóm nghiên cứu thị trường đã làm việc cật lực để theo dõi tiến trình lưu thông của sản phẩm cũng như các bộ phận khác trong công ty đã phát huy hết khả năng và đam mê của mình để làm cho Công ty ngày càng đứng vững hơn trên thị trường trong và ngoài nước

Tại Việt Nam, Sanofi – Synthelabo là Công ty liên doanh duy nhất với Bộ Y tế và đồng thời là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài quyết định đầu tư xây dựng một nhà máy có khả năng sản xuất những mặt hàng thiết yếu phục vụ cho con người để khẳng định sự có mặt của Công ty trên thị trường này

- Tình hình biến động tỉ giá của các nguyên liệu và bao bì nhập từ nước ngoài dẫn đến sai biệt khá lớn giữa chênh lệch giá thành định mức và giá thành thực tế

- Nguyên liệu đầu vào phải nhập từ nước ngoài nên phải dự trữ với số lượng lớn, tại Công ty thường xuyên tồn tại một lượng nguyên liệu rất lớn, dẫn đến chi phí tồn trữ và bảo quản rất lớn Điều này làm cho chi phí sản xuất sản phẩm tăng lên một cách đáng kể, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của Công ty

- Hệ thống máy tính được trang bị rất hiện đại nhưng hiện nay hệ thống này vẫn chưa được trang bị những phần mềm cho phép tính được giá thành thực tế của từng mặt hàng Đây là một khó khăn, hạn chế cần được giải quyết và hoàn thiện

2.2 Các yếu tố tác động đến công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại

Sanofi-Synthelabo Việt Nam

Trong ngành sản xuất dược phẩm, các doanh nghiệp bị chi phối bởi các quy định khắt khe nhằm đảm bảo an toàn sức khỏe con người Các quy định này cũng ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty Cụ thể những ảnh hưởng này như sau:

2.2.1 Quy định về hạn dùng của nguyên liệu:

Trong công nghệ dược, hạn dùng (shelf-life) của nguyên liệu đặc biệt quan trọng Hạn dùng là thời gian tính từ lúc nguyên liệu được sản xuất ra cho đến khi nguyên liệu đó bị biến chất không thể tiếp tục được sử dụng trong dược phẩm dùng cho người Thông thường, hạn dùng của nguyên liệu là 4 năm kể từ ngày xuất xưởng Tuy nhiên, đối với các loại hương liệu thì hạn dùng ngắn hơn, chúng chỉ được phép sử dụng trong vòng 1 năm kể từ ngày xuất xưởng

Tất cả các mặt hàng sau khi hết hạn dùng, công ty phải hủy bằng cách thuê các doanh nghiệp chuyên về môi trường đốt

Do đó, tồn kho của nguyên liệu dược đặc biệt là hương liệu không nên quá cao do những quy định nghiêm ngặt về hạn dùng

2.2.2 Quy định về điều kiện tồn trữ nguyên liệu dược

Bên cạnh hạn dùng của nguyên liệu thì điều kiện tồn trữ nguyên liệu dược cũng được quy định hết sức nghiêm ngặt Toàn bộ nguyên liệu phải được tồn trữ trong điều kiện nhiệt độ từ 20-24oC Cá biệt, nguyên liệu crushed chymotrypsine sử dụng cho sản xuất thành phẩm Allerlene phải được tồn trữ trong điều kiện nhiệt độ từ 2-8oC Để đáp ứng yêu cầu này, công ty đã phải đầu tư cho tồn kho nguyên liệu một tủ đông riêng và phải hết sức chú ý đến việc đáp ứng điện năng cho tủ hoạt động, đảm bảo chất lượng nguyên liệu vì nguyên liệu này có trị giá rất cao

Do đó, đối với nguyên liệu có điều kiện tồn trữ khắt khe thì không nên tồn kho quá cao do những rủi ro trong điều kiện tồn trữ, sai sót có thể xảy ra dẫn đến hủy hàng, chi phí để đảm bảo điều kiện tồn trữ lớn

2.2.3 Xuất xứ nguyên liệu dược phải được đảm bảo trong công thức sản phẩm

Yếu tố xuất xứ của nguyên liệu cũng là điểm cần phải lưu ý trong ngành dược Xuất

xứ nguyên liệu phải được đảm bảo không sai lệch so với công thức đã được Phòng Phát Triển Công Nghiệp Dược ban hành Chẳng hạn như, tham chiếu đến công thức sản xuất Antidol 6, ta thấy trong công thức này thành phần nguyên liệu chính (active ingredient) có Magnesium Lactacte, xuất xứ từ Moehs Iberica (Tây Ban Nha) Theo

đó, bộ phận Mua hàng và Kế hoạch chỉ được phép đặt hàng nguồn này mà không được sử dụng nguồn hàng tương đương khác

Xuất xứ nguyên liệu khác nhau dẫn đến sự khác biệt rất lớn về tiêu chuẩn chất lượng,

độ đồng nhất của nguyên liệu cũng như giá thành, Ví dụ giá CIF tại cảng thành phố

Hồ Chí Minh của Magnesium Lactate nguồn gốc Tây Ban Nha là 8USD/kg thì cũng với nguyên liệu này nhưng xuất xứ từ Trung Quốc chỉ có giá 4USD/kg Trường hợp muốn thay đổi xuất xứ của nguyên liệu chính thì thủ tục khá phức tạp, quá trình chuyển đổi cũng mất khá nhiều thời gian Cụ thể là mẫu nhỏ của 3 lô sản xuất khác nhau (khoảng 100g mỗi mẫu) của nguyên liệu mới cần thay thế phải đạt tiêu chuẩn giống như nguyên liệu công ty đang sử dụng và sau đó đặt hàng cho 3 lô công nghiệp

để thẩm định nguyên liệu khi đưa vào sử dụng trên dây chuyền hiện tại để sản xuất mặt hàng này cũng phải cho ra thành phẩm đạt yêu cầu

Điều này buộc chúng ta phải chấp nhận mức tồn kho tương đối cao đối với nguyên liệu chính cho các mặt hàng thành phẩm chủ lực của Công ty để phòng ngừa trường hợp nhà sản xuất này gặp vấn đề về chất lượng thì Công ty vẫn có đủ nguyên liệu sản xuất trong khi thẩm định nguồn mới

6 Xin tham khảo phụ lục 3