Nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại công ty SanoFi - Synthelabo Việt Nam

Giới thiệu về Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam

• Chức năng – nhiệm vụ – quyền hạn và phương hướng phát triển
• Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
• Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty và tình hình hoạt động của Công ty trong những năm gần đây

Mặt khác, công ty đạt được chứng chỉ ISO 9002, do đó công ty giữ vững nguyên tắc đảm bảo chất lượng trong quá trình sản xuất, cụ thể là sản xuất các loại sản phẩm đạt chất lượng cao theo tiêu chuẩn GMP 3 để phục vụ cho nhu cầu về dược phẩm tại thị trường Việt Nam và mở rộng ra cả thị trường quốc tế. Điều này thể hiện qua thành tích đạt được ở năm 2005, cụ thể là lực lượng nhân viên trình dược đã tăng lên, nhóm tiếp thị đã đẩy mạnh việc giới thiệu thương hiệu của cỏc sản phẩm, nhúm nghiờn cứu thị trường đó làm việc cật lực để theo dừi tiến trình lưu thông của sản phẩm cũng như các bộ phận khác trong công ty đã phát huy hết khả năng và đam mê của mình để làm cho Công ty ngày càng đứng vững hơn trên thị trường trong và ngoài nước.

Các yếu tố tác động đến công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại Sanofi-Synthelabo Việt Nam

Xuất xứ nguyên liệu khác nhau dẫn đến sự khác biệt rất lớn về tiêu chuẩn chất lượng, độ đồng nhất của nguyên liệu cũng như giá thành, Ví dụ giá CIF tại cảng thành phố Hồ Chí Minh của Magnesium Lactate nguồn gốc Tây Ban Nha là 8USD/kg thì cũng với nguyên liệu này nhưng xuất xứ từ Trung Quốc chỉ có giá 4USD/kg. Cụ thể là mẫu nhỏ của 3 lô sản xuất khác nhau (khoảng 100g mỗi mẫu) của nguyên liệu mới cần thay thế phải đạt tiêu chuẩn giống như nguyên liệu công ty đang sử dụng và sau đó đặt hàng cho 3 lô công nghiệp để thẩm định nguyên liệu khi đưa vào sử dụng trên dây chuyền hiện tại để sản xuất mặt hàng này cũng phải cho ra thành phẩm đạt yêu cầu. Việc quản lý theo lô giúp các biện pháp khắc phục của công ty được tiến hành toàn diện và triệt để, đảm bảo không có sản phẩm kém phẩm chất còn lưu hành trên thị trường, trường hợp này ngoài việc tiêu hủy hai lô thành phẩm 0610001 và 0611002 ta còn tiến hành hủy toàn bộ nguyên liệu Sodium Flouride của lô 06001.

Phân tích tình hình thực hiện công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại Sanofi-Synthelabo Việt Nam

• Tổ chức quản lý hàng tồn kho tại công ty
• Phân tích tình hình xác lập và kiểm soát các mức tồn kho

Ví dụ, thông qua báo cáo này Công ty phát hiện hai mặt hàng Allerlene và Antidol viên thường bán nhiều hơn so với dự toán tiêu thụ, trong khi việc sản xuất Allerlene cần nhiều thiết bị bảo hộ lao động đặc biệt cho nên công ty đã có kế hoạch mua và trữ nhiều hơn các thiết bị này cho công nhân sử dụng đồng thời công ty còn đầu tư thêm một máy hút bụi công nghiệp để giảm thiểu tác dụng phụ gây ra cho công nhân trong quá trình sản xuất và tăng năng suất sản xuất mặt hàng này. Tuy nhiên, do đặc điểm của nguyên liệu phục vụ công nghiệp dược nên việc xác định lượng đặt hàng tối ưu lại phụ thuộc vào nhiều yếu tố như là phương thức đóng gói của nhà sản xuất, chu kỳ đặt hàng thay đổi, số lượng đặt hàng tối thiểu quy định bởi nhà sản xuất, chu kỳ nghỉ đông của nhà sản xuất châu Âu cho nên số lượng đặt hàng tối tư thường căn cứ vào các đặc điểm này và theo kinh nghiệm của nhân viên phòng kế hoạch. Để thuận tiện cho việc theo dừi mức tồn kho, cụng ty cũn sử dụng màu sắc thể hiện trên bảng để phân biệt, màu đỏ tương ứng với mức tồn kho thành phẩm xuống rất thấp dưới một tháng bán, màu xanh tương ứng với mức tồn kho thành phẩm dưới 2 tháng bán, gặp trường hợp này phòng Kế hoạch Nhà máy cần tiến hành sản xuất gấp các mặt hàng có tín hiệu báo động này đồng thời tiến hành đặt nguyên liệu, bao bì về để bù vào số lượng vừa sử dụng, màu vàng tương ứng với mức tồn kho thành phẩm dưới hoặc bằng 3.5 tháng bán, màu cam tương ứng với mức tồn kho thành phẩm trên 3.5 tháng bán.

L (SPAIN)

Một nguyên tắc nữa đối với dự trữ bảo hiểm nguyên liệu, các nguyên liệu sử dụng cho thành phẩm loại A có nguồn gốc châu Âu (EU) và chỉ có một nhà sản xuất duy nhất đáp ứng được yêu cầu của công ty (monosourcing) thì yêu cầu tồn trữ nâng lên đến 6 tháng bán. Danh sách các nguyên liệu loại này được thể hiện qua bảng 2.10 Bảng 2.10.: Tiêu chuẩn và nguồn gốc (xuất xứ) của các nguyên liệu chỉ có một nhà sản xuất đáp ứng được yêu cầu của Công ty. Theo công thức nghiên cứu cung cấp từ phòng nghiên cứu công nghệ dược thì.

L (SPAIN) 9 ORANGE FLAVOUR

• Công tác quản lý dự trữ hàng tồn kho

Do đầu vào của bao bì dùng trong sản xuất dược phẩm chủ yếu là các sản phẩm mà trong nước sản xuất được như: hộp, toa, nhãn, giấy nhôm, màng PVC… nên lượng tồn kho cho bao bì của tất cả các sản phẩm thuộc các loại khác nhau là đủ để sản xuất được thành phẩm cho 01 tháng bán. Nhận xét: Công ty cũng phân loại nguyên vật liệu theo ABC để tính dự trữ bảo hiểm tuy nhiên việc phân loại này chỉ đơn thuần dựa vào mức bán hàng tháng của thành phẩm mà chưa quan tâm đến các yếu tố khác ảnh hưởng rất lớn đến hàng tồn kho như là khả năng cung ứng của nhà cung cấp, thời gian vận chuyển, đặc điểm, tính chất thương phẩm, hạn dùng của hàng hóa, điều kiện về dự trữ của doanh nghiệp23…. Các loại hàng hóa mà Công ty mua phục vụ cho sản xuất có tầm quan trọng khác nhau chứ không phải đều như nhau: có một số loại hàng hóa mà sự thiếu hay thừa của chúng không gây ảnh hưởng nhiều đến hoạt động doanh nghiệp nhưng một số khác thì ngược lại; một số hàng hóa có giá đắt, số khác lại rẻ hơn… Chính vì thế trong công tác quản lý hàng tồn kho, Công ty có sự phân loại phù hợp để đạt hiệu quả quản trị cao nhất.

Nguyên liệu

• Công tác luân chuyển hàng tồn kho
• Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho
• Đánh giá chung về hệ thống quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại Sanofi-Synthelabo Việt Nam

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều trang bị cho công tác quản lý tồn kho của mình các công cụ tiên tiến, hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy fax,… Việc ứng dụng vi tính vào công tác ghi chép, tính toán đã đem lại hiệu quả khỏ rừ rệt: số liệu được xử lý và cung cấp nhanh chúng hơn, chớnh xỏc hơn; việc trỡnh bày sổ sỏch, bỏo cỏo cũng rừ ràng, sạch đẹp và thống nhất hơn, việc lưu trữ cũng được nhẹ nhàng và đầy đủ hơn. Do tính đặc thù của nguyên liệu dược nên việc kiểm kê thường xuyên là rất quan trọng giá trị tồn kho rất lớn trong tổng giá trị tài sản công ty, kiểm tra được thời hạn sử dụng của nguyên liệu tồn (có quá hạn hay không), nếu như không kiểm kê (hoặc chỉ kiểm về mặt số lượng) thì đánh giá không đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho dẫn đến làm sai lệch giá trị tài sản công ty. Đồng thời, sự hợp tỏc giữa cỏc phũng ban cũng nhịp nhàng và trên tinh thần hỗ trợ lẫn nhau; Phòng Kế toán hỗ trợ trong việc kiểm kê hàng tháng và cuối quý, cuối năm; Kênh Phân phối phối hợp nhịp nhàng trong việc giao nhận thành phẩm, cung cấp Dự toán hàng tháng đúng hạn để Dự toán Mua hàng được lên đúng lúc; phòng Mua hàng cung cấp các hợp đồng nguyên tắc cả năm để dựa vào đó Phòng Kế hoạch uyển chuyển trong việc lên kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu đúng lúc.

Hoàn thiện kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho Đối với bao bì

Trường hợp nhà máy này đã nghiên cứu và sử dụng một nguyên liệu A của nhà sản xuất B cho cùng một loại thành phẩm C thì kết quả nghiên cứu đó sẽ được áp dụng cho các nhà máy khác sản xuất thành phẩm C, do đó công ty có thể giảm được thời gian cho việc nghiên cứu khi muốn thay đổi nguyên liệu bằng việc tham khảo danh sách này luôn sẵn có trên mạng nội bộ của tập đoàn. Với mô hình hiện tại, tất cả các nhà sản xuất, nhà cung cấp nguyên vật liệu đều được công ty thanh tra hàng năm, quan hệ của công ty và nhà cung cấp rất tốt, rất gần gũi, công ty và nhà cung cấp có hợp đồng nguyên tắc, có cam kết về về cung cấp hàng hóa và hỗ trợ về kỹ thuật, kết hợp sự hỗ trợ về kỹ thuật và thông tin từ công ty mẹ, công ty hoàn toàn có thể áp dụng mô hình JIT cho bao bì và nguyên liệu. Nhìn chung, để giảm bớt trị giá tồn kho dự trữ của nguyên vật liệu, đối với bao bì ta xác định được hai mặt hàng thùng carton chiếm nhiều diện tích kho bãi và chai care vừa chiếm nhiều diện tích kho bãi vừa chiếm nhiều trị giá tồn kho, kết hợp với nhiều yếu tố khác như nhà cung cấp là trong nước, quan hệ giữa công ty và nhà cung cấp tốt đẹp, lâu dài, điều kiện kho bãi của họ tốt, chúng ta đi thanh tra hàng năm và cho họ điểm tốt về chất lượng hàng hóa cũng như dịch vụ, kết hợp những yếu tố đó chúng ta hoàn toàn có thể hướng hai nhà cung cấp này tới mô hình JIT mà các công ty Nhật Bản sử dụng rất thành công.

Giảm kích cỡ lô hàng sản xuất để giảm lượng hàng tồn kho và chi phí tồn kho cho mặt hàng có mức bán hàng tháng thấp

Từ các phân tích trên, chúng tôi đã cập nhật lại danh sách yêu cầu tồn trữ nguyên liệu như sau, xem phụ lục 20. Giảm kích cỡ lô hàng sản xuất để giảm lượng hàng tồn kho và chi phí tồn.