Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp tại nhà máy đường Quảng Phú

Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp tại nhà máy đường Quảng Phú

Mở đầu Với sự phát triển nền kinh tế thị trờng và sự đổi mới sâu sắc của cơ chế quản lý Để doanh nghiệp có thể đứng vững trớc quy luật cạnh tranh khốc liệt và

có hớng đi đúng Thì doanh nghiệp phải tìm tòi hớng đi phù hợp cho mình nhằm

đạt hiệu quả kinh tế cao nhất,lợi nhuận lớn nhất Do đó đòi hỏi các nhà quản lý phải sử dụng nhiều công cụ quản lý và cung cấp thông tin cần thiết khác nhau Trong đó ,kế toán là một công cụ rất quan trọng không thể thiếu ,giúp Ban giám đốc điều hành ,quản lý doanh nghiệp một cách hiêu quả hơn, phù hợp với

xu thế hiện nay

Muốn đạt đơc Lợi nhuân tối đa, thì doanh nghiệp luôn luôn tìm mọi cách giảm chi phí sản xuất, trong đó có chi phí nhân công trực tiếp đợc đặt ra hàng

đầu Vì Vậy việc phản ánh đầy đủ,chính xác, trung thực và khách quan chi phí nhân công trực tiếp có ý nghĩa rất quan trọng, không chỉ phản ánh chính xác chi phí sản xuất, mà còn đợc coi nh một đòn bẩy khuyến khích ngời lao động làm việc nhiệt tình hăng hái và có trách nhiệm hơn, để tăng năng suất lao động Mà còn nhận thức đợc vai trò hết sức quan trọng đó Công tác tổ chức kế toán nói chung và tổ chức kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp nói riêng của doanh nghiệp luôn luôn đợc quan tâm nhất, thích đáng nhất

Hiện nay, ở nớc ta có nhiều loại hình doanh nghiệp mới ra đời cùng với các hiện tợng kinh tế mới phát sinh đòi hỏi công tác hạch toán kế toán chi phí nhân công trực tiếp phải có những sự đổi mới và hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng với những thay đổi hàng ngày hàng giờ

Do đó, sau một thời gian học tập tại trung tâm, nghiên cứu tài liệu và đợc

sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hớng dẫn viết chuyên đề nay Em đã mạnh dạn

đi sâu tìm hiểu và chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí nhân công trực tiếp tại nhà máy đờng Quảng Phú - công ty đờng Quảng Ngãi” làm

để tài cho chuyên đề của mình

Kết cấu chuyên đề gồm:

Chơng 1: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán chi phí nhân công trực tiếp Chơng 2: Thực trạng của công tác hạch toán chi phí nhân công trực tiếp tại nhà

máy đờng Quảng Phú - công ty đờng Quảng Ngãi

Chơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán chi phí nhân

công trực tiếp tại nhà máy đờng Quảng Phú - công ty đờng Quảng Ngãi

1

Chơng 1: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán chi phí nhân

công trực tiếp

I Khái niệm chi phí nhân công trực tiếp

1 Khái niệm

Để có thể tiến hành sản xuất ra hàng hoá, thì nhà sản xuất phải bỏ chi phí

về thù lao lao động, t liệu lao động và đối tợng lao động.Đó là Sự hình thành nên các chi phí sản xuất để tạo ra giá trị sản phẩm sản xuất là tất yếu khách quan, không phụ thuộc vào ý chí chủ quan của ngời sản xuất

Vấn đề về Chi phí nhân công trực tiếp là một trong những yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất, bên cạnh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí nhân công trực tiếp là khoản thù lao lao động phải trả cho ngời lao

động trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ nh tiền lơng chính, lơng phụ và các khoản phụ cấp có tính chất lơng (phụ cấp khu vực,

đắt đỏ, độc hại, phụ cấp làm đêm, thêm giờ) Ngoài ra, chi phí nhân công trực tiếp còn bao gồm các khoản đóng góp cho các quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y

tế, Kinh phí công đoàn do chủ sử dụng lao động chịu và đợc tính vào chi phí kinh doanh theo một tỷ lệ nhất định với tiền lơng phát sinh của công nhân sản xuất

Do đó, chi phí nhân công trực tiếp bao gồm:

- Chi phí về tiền lơng phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất: lơng chính, lơng phụ, phụ cấp

- Các khoản trích theo lơng của công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm: BHXH (15%), BHYT (2%), KPCĐ (2%)

2 Nguyên tắc của hạch toán chi phí nhân công trực tiếp

ở các doanh nghiệp sản xuất, hạch toán chi phí nhân công trực tiếp là một

bộ phận công việc phức tạp trong việc hạch toán chi phí sản xuất Việc hạch toán chính xác chi phí nhân công trực tiếp có vị trí quan trọng, nó là cơ sở để xác định chi phí sản xuất, từ đó tính giá thành và giá bán sản phẩm ra thị trờng Đồng thời

nó còn là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho ngân sách, cho các cơ quan phúc lợi xã hội Do đó, hạch toán chi phí công nhân sản xuất trực tiếp phải quán triệt các nguyên tắc sau:

Xác định đợc đối tợng và phơng pháp tập hợp chi phí nhân công trực tiếp sản xuất phù hợp

Tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trinh độ quản lý của doanh nghiệp mà có thể xác định chi phí nhân công trực tiếp sản xuất theo hình thức phù hợp: theo thời gian, theo sản phẩm, tiền lơng khoán

2

Phải thờng xuyên kiểm tra đối chiếu, định kỳ phân tích tình hình thực hiện

định mức chi phí đối với các khoản tiền lơng phải trả và các khoản trích theo

l-ơng, để từ đó đề xuất các biện pháp tăng cờng quản lý và tiết kiệm chi phí, phục vụ yêu cầu của quản lý

Quy Định rõ thời gian lập các báo cáo chi phí công nhân trực tiếp sản xuất theo đúng chế độ và thời hạn để tổng hợp chi phí sản xuất

II Đối tợng và phơng pháp kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp

1 Đối tợng kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp

Muốn hạch toán chi phí nhân công trực tiếp đợc chính xác, đòi hỏi công việc đầu tiên mà nhà quản lý phải làm là xác định đợc đối tợng hạch toán chi phí nhân công trực tiếp Tức là xác định giới hạn tập hợp chi phí nhất định mà các chi phí này phát sinh trong pham vi giới hạn đó nhằm phục vụ cho việc kiểm tra, phân tích để hạch toán vào chi phí sản xuất Thực chất là xác định nơi phát sinh chi phí và nơi chịu chi phí, làm cơ sở cho việc tập hợp chi phí sản xuất Tuỳ theo doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lơng theo sản phẩm, theo thời gian hoặc tiền lơng khoán mà xác định cho mình đối tợng tập hợp chi phí nhân công trực tiếp

Nếu trả lơng theo thời gian:Thì Chứng từ sử dụng để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công Bảng chấm công đợc lập riêng cho từng bộ phận,

tổ, đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi ngời lao động Bảng chấm công do tổ trởng phân xởng sản xuất trực tiếp ghi và để nơi công khai để mọi ngời giám sát thời gian lao động của mình Cuối tháng, bảng chấm công đợc dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lơng cho từng bộ phận, tổ, đội sản xuất, từ đó tính chi phí nhân công trực tiếp

Nếu trả lơng theo sản phẩm: Kế toán sử dụng nhiều loại chứng từ khác nhau - chính là các báo cáo về kết quả nh: “Phiếu giao nhận sản phẩm”, “Phiếu khoán”, “Hợp đồng giao khoán”, “Phiếu báo làm thêm giờ”, “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”, “Bảng kê năng suất tổ”, “Bảng kê khối lợng công việc hoàn thành”, “Bảng kê sản lợng từng ngời” “ Nhng các chứng từ này

đều có các nội dung cần thiết nh tên công nhân, tên công việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động, số lợng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu, kỳ hạn và chất l-ợng công việc hoàn thành”

2 Phơng pháp hạch toán chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp đợc tính vào giá thành của sản phẩm bằng

ph-ơng pháp trực tiếp

Kế toán sử dụng Tài khoản là: 622 -Chi phí nhân công trực tiếp

* Bên Nợ: Phản ánh Chi phí nhân công trực tiếp gồm tiền công lao động và các khoản trích theo lơng theo quy định

Tính lơng của nhân viên trực tiếp kinh doanh kế toán ghi:

3

Nợ TK 622

Có TK 334,338

* Bên Có: Phản ánh Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào tài khoản

154 trong Kiểm Kê Thờng Xuyên hoặc 631 trong Kiểm Kê Định Kỳ để tính giá thành sản phẩm

Kế toán ghi:

Nợ TK 154

Có TK 622

* Tài khoản 622 không có số d cuối kỳ

Các doanh nghiệp khi vận dụng TK 622 phải mở chi tiết cho từng đối tợng tập hợp chi phí

Quy trình hạch toán nh sau:

- Tính tổng số tiền công, tiền lơng và phụ cấp phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm hay thực hiện lao vụ, dịch vụ trong kỳ:

Nợ TK 622 <Chi tiết theo đối tợng>

Có TK 334 <Phải trả Tiền lơng và phụ cấp trả cho Công Nhân sản xuất>

-Tạm ứng chi phí nhân công trực tiếp thực hiện giá trị khoán xây lắp nội bộ:

Nợ TK 622 <Chi phí nhân công trực tiếp>

Có TK 141 <Tạm ứng>

- Tính ra các khoản phải trích theo lơng : kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế theo tỷ lệ quy định:

Nợ TK 622 19% lơng

Có TK 338 19% lơng

3382 2% lơng < BHYT >

3383 15% lơng < BHXH >

3384 2% lơng < KPCĐ >

- Đối với doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ, để tránh sự biến động

đột biến của chi phí , ngời ta thờng trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất (hoặc đối với các khoản tiền lơng trích trớc khác do ngừng sản xuất theo kế hoạch):

Nợ TK 622 <Trích trớc tiền lơng >

Có TK 335 <Trích trớc tiền lơng >

+ Nếu số trích trớc < số thực tế phải trả : trích bổ sung vào chi phí

Nợ TK 622 <số còn thiếu >

Có TK 335 < số còn thiếu >

4

+ Nếu số trích trớc >số thực tế phải trả : hoàn lại và ghi tăng thu nhập bất thờng

Nợ TK 335 < số chênh lệch thừa >

Có TK 721 < số chênh lệch thừa >

- Cuối kỳ kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp sang TK 154 (đối với KKTX) hoặc TK 632 (đối với KKĐK) để tính giá thành sản phẩm:

Nợ TK 154 (631) < Chi phí nhân công trực tiếp>

Có TK 622 < Chi phí nhân công trực tiếp>

Trình tự kế toán đợc khái quát bằng sơ đồ sau:

Chơng 2: Tình hình thực tế công tác kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp tại nhà máy đờng Quảng Phú - công ty đờng

Quảng Ngãi.

I Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quản lý sản xuất tại nhà máy đờng Quảng Phú - công ty đờng Quảng Ngãi.

1 Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy

Là một tỉnh duyên hải miền Trung nhỏ, kinh tế Quảng Ngãi là chủ yếu dựa trên sản xuất nông nghiệp, song lại có một thuận lợi lớn là điều kiện thổ nhỡng, khí hậu ở đây rất phù hợp với cây mía, một giống cây công nghiệp ngắn ngày có giá trị kinh tế không nhỏ Với lợi thế đó, nhà máy đờng Quảng Ngãi đã đợc khởi

5

Tiền lương phải trả cho cụng nhõn trực tiếp sản xuất trong kỳ

Kết chuyển (hoặc phõn bố) chi phớ nhõn cụng trực

tiếp cuối kỳ

Cỏc khoản trớch BHXH, BHYT, KPCĐ

Tiền lương nghỉ phộp được trớch trước của cụng nhõn sản xuất (nếu cú)

TK 622

TK 338

TK 335

công xây dựng vào năm 1965 tại thị xã Quảng Ngãi, trung tâm của tỉnh, với tổng diện tích ban đầu là 256963 m2, công suất 1500 tấn mía/ngày Sau năm 1975, khi đất nớc đợc hoàn toàn giải phóng, nhà máy chịu sự quản lý của Liên hiệp mía đờng II Bộ nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm

Năm 1994, nhà máy đợc nâng cấp thành công ty Đờng Quảng Ngãi theo quyết định số 932/NN/TCCT-QD của Bộ nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm (nay là Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn) Hiện nay, Công ty là một doanh nghiệp lớn nhất tỉnh, gồm nhiều nhà máy trực thuộc nh nhà máy đờng Quảng Phú, nhà máy sữa Trờng Xuân, nhà máy bánh kẹo, nhà máy rợu cồn, nhà máy bia Dung Quất

Nhà máy đờng Quảng Ngãi là một đơn vị trực thuộc của Công ty đờng Quảng Ngãi, hoạt động sản xuất sản phẩm chính là đờng RS, sử dụng nguyên liệu đầu vào là mía cây đợc trồng tại địa phơng và một số tỉnh lân cận Trong năm 2002, nhà máy đã đạt sản lợng thu mua 31 triệu tấn mía, sản xuất đợc 42 ngàn tấn đờng Nhà máy đã không ngừng đầu t mở rộng diện tích trồng mía để

mở rộng sản xuất, phấn đấu trong năm 2003 sẽ đạt đợc 35 triệu tấn mía, sản xuất

đạt 45 ngàn tấn đờng

2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh

2.1 Cơ cấu tổ chức sản xuất

Nhà máy đờng Quảng Phú chuyên sản xuất ra một loại sản phẩm duy nhất

là đờng RS trên dây chuyền công nghệ hiện đại của Nhật Bản Từ đặc điểm quy trình công nghệ này, nhà máy đã sắp xếp tổ chức sản xuất phù hợp nh sau:

6

Phõn xưởng đường

Ca sản xuất

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất

Bộ phận của sản xuất chính đợc bố trí theo các tổ chức sản xuất, mỗi tổ

đảm nhận một khâu của dây chuyền công nghệ; sản xuất phân ra làm ba ca, hoạt

động liên tục

2.2 Quy trình công nghệ sản xuất

7

Mật rỉ

Mớa nguyờn liệu

Khoan lấy mẫu

Cõn mớa

Bàn lựa

Băng chuyền

Dao băm

Bỳa đập

Băng chuyền mớa

sợi

ẫp mớa

Nước mớa hỗn

hợp

Gia vụi sơ bộ

Gia nhiệt lần 1

Nhập kho

Đúng bao

Đường RS

Ly tõm

Trợ tinh

Nấu đường

Xụng hơi lần 2

Gia nhiệt lần 3

Nước lắng trong

Lắng trong

Tản hơi

Gia nhiệt lần 2

Bó mớa

Đốt lũ

Xụng hơi lần 1

Sơ đồ dõy chuyền cụng nghệ

3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh

Nhà máy đờng Quảng Phú trực thuộc công ty đờng Quảng Ngãi, chịu sự quản lý chung của Công ty Bộ máy tổ chức của nhà máy đợc tổ chức theo cơ chế trực tuyến chức năng, trong đó giám đốc là ngời trực tiếp quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh với sự tham mu hỗ trợ đắc lực của các phòng ban nhằm đem lại hiệu quả hoạt động cao Với mô hình này, việc điều hành, quản lý các bộ phận không bị chồng chéo, bảo đảm sự phối hợp giữa các phòng ban

Tại nhà máy chỉ thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh đến khâu nhập kho thành phẩm, đảm bảo chất lợng thành phẩm sản xuất, tính giá thành sản xuất cho sản phẩm, quản lý nhân lực của nhà máy, còn các khâu tiêu thụ sản phẩm, xác định kết quả sản xuất, thực hiện nghĩa vụ thuế với nhà nớc do các phòng ban trên công ty đảm nhận

8

Giỏm đốc

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

Sơ đồ tổ chức quản lý kinh doanh

4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.

4.1 Tổ chức bộ máy kế toán.

Bộ máy kế toán tại nhà máy đợc tổ chức phù hợp với đặc điểm tình hình thực tế của doanh nghiệp theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, cụ thể nh sau:

Chức năng nhiệm vụ của từng phần hành kế toán:

* Trởng phòng: là ngời phụ trách chung công tác kế toán tài chính và chỉ

đạo các nghiệp vụ, lập kế hoạch tài chính, phân tích tài chính, tham mu cho GĐ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy

* Phó phòng kiêm KT tổng hợp và KT giá thành: tổng hợp các số liệu của các phần hành kế toán để tính giá thành sản phẩm nhập kho, lên sổ cái và lập các bảng biểu kế toán

* Kế toán vật t đờng: theo dõi tình hình nhập xuất nguyên liệu cho phân x-ởng sản xuất

* Kế toán vật t xe-máy: theo dõi tình hình nhập xuất vật t, công cụ dụng cụ phục vụ cho đội xe, máy móc thiết bị

* Kế toán thanh toán: theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, gửi tiền ngân hàng, các khoản nợ ngân hàng, tạm ứng và thanh toán tạm ứng

9

Sơ đồ tổ chức bộ mày kế toỏn ở nhà mỏy đường Quảng Phỳ

Trưởng phũng

kế toỏn

Phú phũng kiờm KT tổng hợp và KT

giỏ thành

Kế

toỏn

vật

tư

đườ

ng

Kế toỏn vật

tư, xe-mỏy

Kế toỏn thanh toỏn

Kế toỏn TSCĐ

và cụng

nợ khỏc

Kế toỏn cụng

nợ đầu tư mớa

Thủ quỹ

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

* Kế toán TSCĐ và các công nợ khác: theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ trích khấu hao TSCĐ, theo dõi công nợ với khách hàng

* Kế toán công nợ đầu t mía: theo dõi tình hình công nợ đầu t mía

* Thủ quỹ: thu chi tiền mặt hàng ngày, lập báo cáo thu chi và tồn quỹ tiền mặt

4.2 Hình thức kế toán - Hệ thống sổ kế toán:

4.2.1 Hình thức kế toán.

Xuất phát từ đặc điểm, quy mô sản xuất của nhà máy cũng nh từ nhu cầu quản lý, công tác kế toán trong nhà máy đờng Quảng Phú sử dụng hình thức sổ

kế toán “Nhật ký chứng từ”

Trình tự ghi sổ:

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc để kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan

Đối với Nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển

số liệu tổng cộng của Bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ

Đối với các loại chi phí sản xuất nh chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công phát sinh nhiều lần, mang tính chất phân bổ thì các chứng từ gốc trớc hết

đ-ợc tập hợp và phân loại trong bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi và các Bảng kê và Nhật ký chứng từ liên quan.Cuối tháng khóa sổ, công số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu Nhật ký chứng

từ với số liệu kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái Đối với các chứng

từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết nh các chứng từ thu chi tiền mặt, thanh toán tạm ứng, nhập xuất nguyên vật liệu thì đợc trực tiếp ghi vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng cộng sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái

Sử dụng số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chi tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết để ghi Báo cáo tài chính

10

Chứng từ gốc và cỏc bảng phõn bổ

Sổ cỏi

Bỏo cỏo tài chớnh

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi hàng ngày

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ trỡnh tự ghi sổ

Ghi cuối thỏng