III. Đặc điểm quy trình kế toán của các phần hành kế toán tại Nhà xuất bản Giáo
3. Kế toán tài sản cố định
a. Hệ thống chứng từ sử dụng:
- Biên bản giao nhận TSCĐ: Sử dụng trong trờng hợp giao nhận TSCĐ tăng do mua ngoài, do nhận vốn góp liên doanh, do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, do nhận lại vốn góp liên doanh ..…
- Thẻ TSCĐ: Sử dụng để theo dõi từng TSCĐ.
- Biên bản thanh lý TSCĐ: Sử dụng để ghi các nghiệp vụ thanh lý TSCĐ, kể cả nh- ợng bán.
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành: Sử dụng để theo dõi khối l- ợng sửa chữa lớn hoàn thành, kể cả sửa chữa nâng cấp.
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Theo dõi giá trị của tài sản đợc đánh giá lại. - Bảng tính và phân bổ khấu hao: Theo dõi việc tính và phân bổ khấu hao.
b. Hệ thống sổ sách sử dụng:
- Sổ cái các TK 211, 213, 214, 009. - Sổ chi tiết TSCĐ.
- Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ. - Sổ Nhật ký chung.
- Bảng cân đối số phát sinh.
- Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ tăng giảm và khấu hao TSCĐ. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
c. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện
Chủ sở hữu Hội đồng giao nhận TSCĐ Kế toán TSCĐ
Quyết định tăng (giảm) TSCĐ 1
Lập các chứng từ theo nội dung giao nhận: - Biên bản giao nhận TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Biên bản đánh giá lại TSCĐ
- Lập (huỷ) thẻ TSCĐ - Ghi sổ chi tiết TSCĐ
- Lập bảng tính và phân bổ khấu hao - Ghi sổ kế toán tổng hợp
3
Bảo quản, lu trữ 4
d. Hạch toán chi tiết TSCĐ:
Hiện nay Nhà xuất bản Giáo dục đang sử dụng 2 loại sổ để theo dõi chi tiết TSCĐ: Mẫu số 1: Sổ tài sản cố định
Sổ này đợc mở từng năm, dùng chung cho toàn Nhà xuất bản Giáo dục. Sổ này theo dõi chung về TSCĐ của toàn Nhà xuất bản Giáo dục về: tăng, giảm nguyên giá và khấu hao. Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ tăng, giảm TSCĐ và Bảng tính và phân bổ khấu hao.
Mẫu số 2: Sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sử dụng.
Sổ này đợc mở cho từng bộ phận có sử dụng TSCĐ trong Nhà xuất bản Giáo dục. Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ tăng, giảm TSCĐ và Bảng tính và phân bổ khấu hao.
e. Khấu hao TSCĐ:
Hiện nay, Nhà xuất bản Giáo dục đang áp dụng phơng pháp khấu hao đờng thẳng. Từ ngày 01/01/2004 kế toán TSCĐ đã tính khấu hao TSCĐ theo nguyên tắc cập nhật: TSCĐ tăng từ ngày nào thì tính khấu hao kể từ ngày đó, TSCĐ giảm từ ngày nào thì thôi tính khấu hao từ ngày đó. Còn trớc năm 2004, TSCĐ đợc tính khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng: TSCĐ tăng trong tháng này thì tháng sau mới bắt đầu tính khấu hao, TSCĐ giảm trong tháng này thì tháng sau mới thôi tính khấu hao.
Mức khấu hao đợc tính nh sau:
- Đối với những TSCĐ mới đa vào sử dụng hoặc thôi sử dụng từ tháng 01 năm
2004, mức khấu hao của tháng đa vào sử dụng đợc tính nh sau:
Mức khấu hao phải trích trong tháng Số ngày sử dụng trong tháng Mức khấu hao tháng 30 = X
- Đối với những TSCĐ đã đa vào sử dụng tròn tháng, mức khấu hao đợc tính nh sau:
TSCĐ sử dụng cho phúc lợi sự nghiệp thì Nhà xuất bản Giáo dục không tính khấu hao mà chỉ tính hao mòn.
Công thức tính khấu hao trong tháng nh sau: Mức khấu hao TSCĐ tháng N = Mức khấu hao TSCĐ tháng N-1 + Mức khấu hao TSCĐ tăng trong tháng N - Mức khấu hao TSCĐ giảm trong tháng N f. Quy trình hạch toán tổng hợp:
Sơ đồ quy trình ghi sổ tổng hợp kế toán TSCĐ và KHTSCĐ
Báo cáo thực tập tổng hợp Nguyễn Vũ Hồng Anh – Kế toán 42A Mức khấu hao phải trích
trong năm Nguyên giá tài sản cố định Tỷ lệ khấu hao năm
Mức khấu hao phải trích trong tháng
12
Mức khấu hao phải trích trong năm = = X Chứng từ gốc về tăng, giảm và KHTSCĐ Sổ cái TK 111 Bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ
Sổ Nhật ký chung Thẻ TSCĐ
Bảng cân đối số phát sinh
Căn cứ vào chứng từ gốc về tăng, giảm và khấu hao TSCĐ kế toán vào sổ Nhật ký chung, Thẻ TSCĐ, sau đó số liệu sẽ đợc chuyển vào Sổ cái TK 211, 213, 214. Cuối tháng, kế toán thực hiện lập Bảng cân đối số phát sinh và Các báo cáo tài chính và quản trị. Ngoài ra, kế toán lập Chứng từ ghi sổ riêng cho nghiệp vụ phát sinh tăng, giảm TSCĐ và khấu hao, từ đó để lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Đồng thời kế toán phải đối chiếu số liệu giữa sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ và giữa Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Bảng cân đối số phát sinh vào cuối mỗi kỳ hạch toán.
