III. Đặc điểm quy trình kế toán của các phần hành kế toán tại Nhà xuất bản Giáo
4.Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Mặc dù tại Nhà xuất bản Giáo dục kế toán nguyên vật liệu và kế toán công cụ dụng cụ do hai ngời khác nhau thực hiện, tuy nhiên quy trình ghi sổ của hai kế toán này là giống nhau nên em xin trình bày chung hai phần hành này.
a. Hệ thống chứng từ sử dụng:
- Phiếu nhập kho: Là chứng từ phản ánh lợng hàng thực nhập qua kho trớc khi xuất dùng hoặc bán.
- Biên bản kiểm nghiệm nhập kho: Là chứng từ chứng minh nghiệp vụ giao nhận hàng tồn kho giữa ngời cung cấp, ngời quản lý tài sản, bộ phận cung ứng về số lợng, chất lợng, chủng loại vật t.
- Phiếu xuất kho: Là chứng từ theo dõi số hàng xuất ra khỏi kho.
- Hợp đồng liên doanh: Là chứng từ chứng minh số vật t xuất để góp vốn liên doanh.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Là chứng từ chứng minh số vật t xuất để chuyển từ kho này sang kho khác.
- Biên bản kiểm kê vật t.
b. Hệ thống sổ sách sử dụng:
- Thẻ kho.
- Sổ kế toán chi tiết vật t.
- Bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn. - Sổ nhật ký chung.
- Sổ cái TK 152, 153.
- Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ tăng, giảm vật t. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
c. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Khi các xởng in hoặc bộ phận có nhu cầu sẽ lập chứng từ xin xuất vật t, sau khi chứng từ đợc duyệt bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho xuất hàng và chứng từ sẽ đợc chuyển cho kế toán vật t. Kế toán vật t ngoài nhiệm vụ ghi sổ còn phải kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ. Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho đợc khái quát nh sau:
Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện
Bộ có nhu cầu Thủ tr-ởng, Kế toán trởng Bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán vật t Lập chứng từ xin xuất vật t 1 Duyệt lệnh xuất 2
Lập phiếu xuất kho 3
Xuất vật t 4
Ghi sổ 5
Cũng nh quy trình luân chuyển phiếu xuất, quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho qua 7 bớc cơ bản. Trong đó kế toán vật t cũng phải có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ và quy trình luân chuyển của nó. Quy trình luân chuyển cụ thể nh sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc Thực hiện Ngời giao hàng Ban kiểm nghiệm Cán bộ cung ứng Phụ trách cung ứng Thủ kho toán Kế vật t Đề nghị đợc nhập 1 Lập biên bản kiểm nghiệm 2 Lập phiếu nhập kho 3 Ký phiếu nhập kho 4 Kiểm nhập hàng 5 Ghi sổ 6 Bảo quản, lu trữ 7
d. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Nhà xuất bản Giáo dục hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.
Theo phơng pháp này, các chứng từ nhập xuất kho sẽ đợc thủ kho theo dõi về mặt số lợng ở thẻ kho và kế toán vật t theo dõi cả về số lợng và giá trị trên sổ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, cuối tháng sẽ đợc tập hợp vào Bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn.
ở kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật t về mặt số l- ợng cho từng lợi nguyên vật liệu (ở mỗi kho mở một thẻ riêng cho từng loại vật t). Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để ghi thẻ kho. Định kỳ tập hợp chuyển chứng từ
Phiếu nhập kho
Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết
Phiếu xuất kho
Kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp
ở phòng kế toán, định kỳ, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kế toán vật t tiến hành định khoản trên các chứng từ, và ghi vào sổ chi tiết vật t (Sổ chi tiết vật t đợc kế toán mở tơng ứng với thẻ kho). Cuối tháng, kế toán vật t tính ra giá xuất nguyên vật liệu, rồi áp giá cho vật liệu đã xuất trong kỳ (trong kỳ vật t xuất chỉ đợc ghi sổ về mặt số lợng). Đồng thời cuối tháng kế toán cộng sổ, đối chiếu số lợng với thẻ kho sau đó lập Bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn. Bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn đợc ghi dựa trên số tổng cộng trên sổ chi tiết vật t cả mặt số lợng và giá trị. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
e. Phơng pháp tính giá nhập, xuất vật liệu:
Hiện nay, Nhà xuất bản Giáo dục hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Đối với giá nhập kho vật t, Nhà xuất bản Giáo dục sử dụng giá thực tế để đánh giá giá trị vật t:
Giá vật t nhập kho = Giá mua thực tế ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Thuế
nhập khẩu (nếu là hàng nhập khẩu).
Đối với giá xuất vật t, Nhà xuất bản Giáo dục xác định giá vật t xuất kho theo ph- ơng pháp giá bình quân gia quyền, kỳ tính giá xuất là tính theo tháng:
= = X f. Quy trình ghi sổ tổng hợp:
Căn cứ vào chứng từ gốc về vật t và công cụ dụng cụ kế toán nhập số liệu vào Nhật ký chung và sổ kế toán chi tiết theo hình thức thẻ song song. Từ đó dữ liệu sẽ đợc vào Sổ cái TK 152, 153 và Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn. Sổ cái tài khoản 152,
Giá thực tế vật
tư xuất kho Số lượng vật tư xuất kho Giá đơn vị bình quân gia quyền Giá đơn vị bình
quân gia quyền
Giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
153 đợc chi tiết thành các tiểu khoản theo loại nguyên vật liệu. Cuối kỳ hạch toán hàng tháng Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo tài chính đợc lập để hạch toán và đối chiếu số liệu với bộ phận kho. Cũng tơng tự các phần hành khác kế toán nguyên vật liệu cũng nhập số liệu vào Chứng từ ghi sổ theo nghiệp vụ nhập và xuất nguyên vật liệu, cụ thể theo từng loại nguyên vật liệu, sau đó số liệu đợc chuyển sang Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để tiện cho việc theo dõi tổng hợp.