III. Đặc điểm quy trình kế toán của các phần hành kế toán tại Nhà xuất bản Giáo
6.Kế toán thanh toán với ngời bán
a. Hệ thống chứng từ sử dụng:
- Hoá đơn mua hàng: Là căn cứ để xác định số tiền phải trả nhà cung cấp cho mỗi lô hàng mua về.
- Hợp đồng cung cấp hàg hoá: Là căn cứ để xác định số tiền phải trả nhà cung cấp cho lô hàng đặt mua, hoặc số mà ngời bán cam kết cung cấp.
- Phiếu chi: Phản ánh số tiền mua hàng Nhà xuất bản Giáo dục đã trả cho nhà cung cấp bằng tiền mặt.
- Giấy báo Nợ của ngân hàng: Phản ánh số tiền mua hàng Nhà xuất bản Giáo dục đã trả cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng.
- Phiếu thanh toán tạm ứng: Phản ánh số tiền mà Nhà xuất bản Giáo dục đã tạm ứng cho cán bộ công nhân viên để mua hàng. Trên chứng từ này có ghi rõ số tiền đã chi để mua hàng.
- Giấy nhận nợ: Là chứng từ phản ánh số tiền mà Nhà xuất bản Giáo dục phải trả cho nhà cung cấp nhng đợc nhà cung cấp cho thanh toán chậm.
b. Hệ thống sổ sách sử dụng:
Chứng từ gốc về lao động, tiền lư ơng BHXH và thanh toán
Sổ cái TK
334, 335, 338 Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với CNV Sổ Nhật ký chung BCTC Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TK 334, 335, 338
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
- Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngời bán. - Sổ nhật ký chung.
- Sổ cái TK 331.
- Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
c. Hạch toán chi tiết thanh toán với ngời bán:
Để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng “Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán”. Với nhà cung cấp có số lợng lớn thì đợc mở một sổ riêng, với nhà cung cấp không thờng xuyên thì mỗi nhà cung cấp đợc ghi ở một trang riêng. Cơ sở để ghi sổ là Hoá đơn mua hàng, phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng . Cuối kỳ cộng… sổ, lấy số tổng cộng của mỗi nhà cung cấp lập “Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngời bán”.
d. Quy trình ghi sổ tổng hợp:
Quy trình ghi sổ tổng hợp kế toán công và thanh toán
Chứng từ gốc về công nợ và thanh toán
Sổ cái TK 331 Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán Sổ Nhật ký chung
BCTC
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Từ các chứng từ gốc về công nợ và thanh toán kế toán nhập vào Sổ nhật ký chung, từ đó dữ liệu đợc chuyển vào Sổ cái TK331 đã đợc chi tiết. Cuối mỗi tháng kế toán cộng sổ và đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết và lên Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính. Định kỳ kế toán phải đối chiếu với bảng tổng hợp do nhà cung cấp gửi đến. Ngoài ra, kế toán thanh toán phải nhập dữ liệu vào Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ ghi nợ và thanh toán. Sau đó số liệu sẽ đợc đa vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dùng để theo dõi tổng hợp và đối chiếu với Bảng cân đối phát sinh và cung cấp cho ban lãnh đạo khi có yêu cầu.