Khái niệm - Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm ch
Trang 1MỤC LỤC
1 PHẦN LÝ THUYẾT 2
1.1 Khái quát chung về phân tích công việc 2
1.1.1 Khái niệm 2
1.1.2 Ý nghĩa 2
1.2 Nội dung của bản mô tả công việc 5
1.2.1 Khái niệm 5
1.2.2 Ý nghĩa 5
1.2.3 Lý do cần mô tả công việc 6
1.2.4 Tiến trình xây dựng bản mô tả công việc 6
2 PHẦN ỨNG DỤNG 7
2.1 Giới thiệu về công việc: Trưởng phòng Marketing 7
2.1.1 Tóm tắt công việc 7
2.1.2 Quyền hạn 7
2.2 Mục đích phân tích bản mô tả công việc 8
2.3 Quy trình mô tả công việc 8
2.3.1 Lập kế hoạch 8
2.3.2 Thu thập thông tin 9
2.3.3 Phát huy bản mô tả công việc 11
2.3.4 Phê chuẩn 15
3 PHẦN KẾT LUẬN 15
4 PHẦN PHỤ LỤC 16
TÀI LIỆU THAM KHẢO 18
1
Trang 21 PHẦN LÝ THUYẾT
1.1 Khái quát chung về phân tích công việc
1.1.1 Khái niệm
- Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc
- Phân tích công việc là quá trình tìm hiểu, nghiên cứu những công việc cụ thể trong
tổ chức, doanh nghiệp để xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
việc và bản tiêu chuẩn công việc:
- Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bản mô tả công việc giúp ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc
- Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc Bản tiêu chuẩn công việc giúp ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất
1.1.2 Ý nghĩa
Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao, các loại máy móc trang bị dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc…
Phân tích công việc là một công cụ quản trị nguồn nhân lực cơ bản nhất, cung cấp đầy đủ thông tin về công việc và người thực hiện công việc Khi phân tích công việc phải
Trang 3xây dựng hai tài liệu cơ bản là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc Hai bản này là cơ sở thực hiện các công tác quản trị nguồn nhân lực
Sơ đồ: Sơ đồ phân tích công việc, công cụ quản trị nguồn nhân lực cơ bản nhất
(Nguồn: Quản trị nhân sự, TS Nguyễn Hữu Thân, ĐH Mở Bán Công TP.HCM.2006)
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
PHÂN
TÍCH
CÔNG
VIỆC
HOẠCH ĐỊNH CLNNL
TUYỂN MỘ
TUYỂN CHỌN
ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN
ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC
LƯƠNG BỔNG VÀ PHÚC LỢI
AN TOÀN VÀ Y TẾ
GIAO TẾ NHÂN SỰ
& QUAN HỆ LAO ĐỘNG NGHIÊN CỨU NHÂN SỰ
TUYỂN DỤNG BÌNH ĐẲNG
MÔ TẢ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
KIẾN
THỨC
KỸ NĂNG
KHẢ NĂNG
NHIỆM
VỤ
TRÁCH NHIỆM CÔNG TÁC
CỤ THỂ
Trang 4 Đối với nhà quản trị:
- Tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận, cơ cấu trong doanh nghiệp, đánh giá được chính xác yêu cầu của các công việc, tuyển được đúng nhân viên cho đúng việc, đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên
- Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại nhân công cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo
- Bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc tạo cơ sở cho các chức năng quản trị nguồn nhân lực Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn đúng người cho các công việc ở điểm hiện tại và trong tương lai dài hạn Lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí nhân viên Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo, lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên
- Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lương và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc
- Qua mô tả công việc có thể chỉ ra những yếu tố có hại cho sức khoẻ và an toàn của người lao động Nếu những yếu tố có hại này không thể khắc phục được thì cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng
- Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển, thăng chức và thưởng phạt nhân viên
- Loại bỏ nhiều bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc
- Tạo kích thích lao động nhiều hơn qua việc sắp xếp các mức thưởng
- Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hoá công việc và từ đó giúp cho nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác
- Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ
- Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn
Tóm lại, không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, không thể đánh giá chính xác được các yêu cầu của các công việc, không thể kích thích nhân viên kịp thời, chính xác
Trang 5 Đối với nhân viên:
Bản mô tả công việc giúp cho nhân viên hiểu được nội dung yêu cầu của công việc
và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm của công việc để tạo điều kiện cho nhân viên phấn đấu vào chức danh họ mong muốn
Bản tiêu chuẩn công việc giúp nhân viên hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất
Khi nào cần phân tích công việc?
- Khi tổ chức được thành lập và chương trình phân tích công việc được tiến hành lần đầu tiên, giúp các tổ chức cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu quả
- Khi cần có thêm một số công việc mới
- Khi công việc phải thay đổi do cải tiến công tác quản lý, ứng dụng khoa học kỹ thuật mới
1.2 Nội dung của bản mô tả công việc
1.2.1 Khái niệm
Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các nhiệm vụ, chức năng, mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc
Là bản thông tin có liên quan đến quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa vụ của người thực hiện công việc, các mối quan hệ cần thiết, kết quả công việc khi hoàn thành
1.2.2 Ý nghĩa
Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với nhà quản trị cũng như nhân viên
- Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó
Trang 6- Công việc không bị lặp lại do người khác làm
- Tránh được các tình huống va chạm
- Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì
1.2.3 Lý do cần mô tả công việc
Bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc tạo cơ sở cho các chức năng quản trị nguồn nhân lực Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn đúng người cho các công việc ở điểm hiện tại và trong tương lai dài hạn Lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí nhân viên Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo, lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên
Bản mô tả công việc giúp cho nhân viên hiểu được nội dung yêu cầu của công việc
và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm của công việc để tạo điều kiện cho nhân viên phấn đấu vào chức danh họ mong muốn
1.2.4 Tiến trình xây dựng bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc có thể tiến hành theo bốn bước:
Bước 1: Lập kế hoạch Việc chuẩn bị tốt dẫn đến kết quả tốt Giai đoạn chuẩn bị cần phải
xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra, đánh giá Công việc đó nhằm đạt được cái gì, người đảm đương công việc đó cần nổ lực như thế nào, trách nhiệm Kết quả công việc được đánh giá như thế nào?
Bước 2: Thu thập thông tin Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc
vào hệ thống công việc khác trong cơ cấu tổ chức mối quan hệ có liên quan, vị trí công việc được miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ Phòng nhân sự có thể thu thập cả thông tin thứ cấp (phương pháp tại bàn làm việc) và sơ cấp (phương pháp phỏng vấn, bảng câu hỏi, quan sát tại nơi làm việc,…) để giúp cho bản mô tả công việc chính xác hơn
Trang 7Bước 3: Phát huy bản mô tả công việc nghĩa là chuyển những thông tin đã thu thập thành
bản mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làm công việc đó và người quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau và bao quát được phạm vi công việc, bản mô tả công việc có thể do người làm công việc đó hoặc do người quản lý soạn bản thảo sau khi
đã thảo luận với người đảm đương việc đó
Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc
- Người làm công việc đó và người quản lý giám sát hoặc người quản lý phải cùng thống nhất xem nên giải quyết như thế nào khi công việc đó gặp vấn đề cùng giải quyết
- Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống nhất bản mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có sự chồng chéo lẫn nhau
Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công việc
cụ thể, các nhiệm vụ, trách nhiệm của công việc Như vậy, bản mô tả công việc cho chúng
ta biết chính xác và xúc tích những điều mà nhân viên phải thực hiện, công việc cụ thể là
gì, trách nhiệm ra sao, nhiệm vụ cụ thể là gì và các điều kiện thực thi các nhiệm vụ đó
2 PHẦN ỨNG DỤNG
2.1 Giới thiệu về công việc: Trưởng phòng Marketing
2.1.1 Tóm tắt công việc
- Chịu trách nhiệm đề xuất, lập mục tiêu marketing, lập ngân sách tài chính để thực hiện các hoạt động marketing, phân tích chi phí, đo lường hiệu quả thương mại
- Trực tiếp điều hành hoạt động của bộ phận marketing có hiệu quả
2.1.2 Quyền hạn
- Yêu cầu các bộ phận thực hiện đúng theo các kế hoạch, chương trình marketing được duyệt
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nghỉ phép đối với nhân viên thuộc quyền
Trang 8- Cho nghỉ việc riêng đối với nhân viên thuộc quyền
- Chủ động sắp xếp lịch của nhân viên
2.2 Mục đích phân tích bản mô tả công việc
- Doanh nghiệp khi xây dựng bản mô tả công việc cần xem xét đến mục tiêu chung của công ty cần đạt được trong những năm tới Đó là:
Là thương hiệu dẫn đầu về chất lượng và giữ vị trí đầu tiên trong tâm trí khách hàng
Đạt được các mục tiêu kinh doanh và marketing
Mở rộng kênh phân phối trên cả nước
- Phân tích bản mô tả công việc tốt giúp cho nhân viên nắm rõ được mục tiêu công việc và hướng đi trong tương lai của công ty
- Đưa ra kế hoạch chiến lược để thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu của công ty, thúc đẩy tăng trưởng doanh thu, độ nhận biết thương hiệu của người tiêu dùng
- Giám sát các hoạt động marketing đảm bảo các chiến dịch marketing đem lại hiệu quả, ảnh hưởng đến nhận thức dẫn đến hành vi mua hàng của người tiêu dùng
- Đánh giá hiệu quả làm việc luôn dựa vào mục tiêu cá nhân trong kỳ cùng với trách nhiệm trên bản mô tả công việc của người nhân viên đảm nhận vị trí đó
Bản mô tả công việc cũng giúp tổ chức xác định các thông tin liên quan đến tình trạng an toàn và sức khỏe cho từng vị trí công việc để có những biện pháp ngăn ngừa nhằm giảm thiểu rủi ro trong lao động cho nhân viên Bản mô tả công việc cũng hỗ trợ rất nhiều cho việc thực hành luật lao động trong doanh nghiệp Chính các bản mô tả công việc cũng góp phần vào việc xây dựng các quy trình, chính sách để định hướng các hoạt động mang tính khách quan liên quan đến con người như đề bạt, thuyên chuyển, bãi nhiệm…
2.3 Quy trình mô tả công việc
2.3.1 Lập kế hoạch
Trang 9- Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng
- Đề xuất mục tiêu marketing, lập chiến lược và lên kế hoạch tổ chức thực hiện, giám sát nhằm đạt được mục tiêu đã được đề ra
- Thiết lập và cân đối các khoản ngân sách
- Tham mưu cho Ban Giám đốc công ty về các chiến lược marketing
- Nâng cao doanh số, doanh thu cho công ty
- Làm tăng độ nhận biết của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ của công ty
Kết quả công việc có thể được đánh giá qua:
- So sánh doanh số, doanh thu từng quý, năm
- So sánh với mục tiêu marketing đã đề ra
- Theo khảo sát về mức độ nhận biết của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ hay các hoạt động PR của công ty
- Mức độ hài lòng của khách hàng về dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty
Các chỉ tiêu đánh giá công việc
- Chỉ tiêu tài chính: doanh số/năm; chi phí marketing; lợi nhuận của công ty
- Chỉ tiêu thị phần và phát triển sản phẩm: % tăng trưởng thị phần; doanh số của sản phẩm/dịch vụ mới; % mức độ nhận biết của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ mới
- Khách hàng: lượng khách hàng mới; lượng khách hàng cũ trung thành; các hoạt động PR, hình ảnh công ty trong cộng đồng
- Quản lý và đào tạo: đội ngũ nhân viên được đào tạo với trình độ tốt; nhân viên làm việc có động lực, có hiệu quả; số lượng nhân viên làm việc không hiệu quả, nghỉ việc
2.3.2 Thu thập thông tin
Việc thu thập thông tin thông qua 2 phương pháp:
- Tại bàn: Phòng Nhân sự sẽ nghiên cứu bản mô tả công việc của trưởng phòng Marketing trong lần phỏng vấn trước; đồng thời, nếu có thể thu thập được một số bản mô
Trang 10tả công việc của vị trí trưởng phòng Marketing của các công ty khác, phòng Nhân sự cũng nên so sánh và xem xét để thực hiện việc điều chỉnh cho phù hợp hơn
- Nghiên cứu hiện trường: Trong cách này, ta sẽ thực hiện bằng cách phỏng vấn Giám đốc để hiểu rõ những nhu cầu của giám đốc khi muốn tuyển một trưởng phòng Marketing mới, đồng thời phỏng vấn những nhân viên trong phòng Marketing về các tiêu chuẩn mà họ cần hoặc trưởng phòng Marketing hiện tại chưa có được
Để làm bản mô tả công việc cần phải thu thập đầy đủ được các thông tin sau đây:
- Thông tin về tình hình thực hiện công việc, các việc phải làm
- Các kỹ năng cần có
- Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc
- Môi trường làm việc
a Thông tin về tình hình thực hiện công việc, các việc phải làm
- Công việc mang tính chiến lược: tạo hình ảnh, phát triển thương hiệu; nghiên cứu,
dự báo nhu cầu thị trường, phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường; tham mưu cho Giám đốc công ty về các chiến lược marketing, sản phẩm, khách hàng; thực hiện các chương trình marketing do Ban Giám đốc duyệt
- Công việc quản lý bộ phận Marketing: kiểm tra, giám sát công việc của nhân viên thuộc bộ phận mình, quyết định khen thưởng, kỷ luật nhân viên thuộc bộ phận
- Công việc tác nghiệp với các bộ phận khác: tương tác, hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận trong tổ chức
- Công việc tác nghiệp với bên ngoài công ty: Hoạt động truyền thông nâng cao hình ảnh công ty, giải quyết các tranh chấp
b Các kỹ năng cần có
- Tạo dựng kỹ năng sẵn sàng học hỏi và hoàn thiện bản thân
- Phát triển tư duy phản biện, các kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề kinh doanh
- Tạo dựng kỹ năng tương tác cá nhân