Mô tả công việc của trưởng phòng nhân sự công ty cổ phần PERFECT NDT.doc

Mô tả công việc của trưởng phòng nhân sự công ty cổ phần PERFECT NDT.

CHƯƠNG MỞ DẦU1 Lý do chọn đề tài.

Đối với một tổ chức hay doanh nghiệp, mỗi bộ phận, phòng ban có những chức năng và nhiệm vụ riêng, tương quan và hỗ trợ lẫn nhau vì sự phát triển chung của cả tổ chức Tuy nhiên, chúng ta có thể khẳng định một điều rằng: nhân sự là phần trung tâm, có vai trò liên kết và hỗ trợ đắc lực cho tất cả các bộ phận còn lại trong tổ chức, doanh nghiệp Không một hoạt động nào trong doanh nghiệp có thể tiến hành nếu không có con người Từ đó, vai trò của những nhân viên nhân sự là rất quan trọng, đặc biệt là trưởng phòng nhân sự (TPNS) TPNS có trọng trách là quản trị tốt, hiệu quả nguồn lực nòng cốt trong doanh nghiệp – nguồn nhân lực Do đó, công việc TPNS cần được quan tâm, xem xét Đó cũng chính là những nguyên

nhân khiến chúng tôi quyết định nghiên cứu đề tài “Mô tả công việc của trưởngphòng nhân sự công ty cổ phần PERFECT NDT ”.

2 Mục đích nghiên cứu.

- Cung cấp những mô tả về công việc của một TPNS về mặt lý thuyết - Hiểu biết thêm về công việc TPNS tại một công ty thực tế.

3 Nhiệm vụ nghiên cứu.

- Tìm hiểu trên lý thuyết và mô tả về công việc TPNS.

- Liên hệ thực tế công việc TPNS tại một công ty cụ thể để bổ sung phần lý thuyết.

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

- Đối tượng: mô tả công việc của TPNS - Phạm vi: tại công ty cổ phần Perfect NDT.

5 Phương pháp nghiên cứu.

- Phương pháp đối chiếu và so sánh: Tham khảo thông tin trên các nguồn thứ cấp làm nền tảng cho việc nghiên cứu và so sánh với thực tiễn.

- Phương pháp chuyên gia: lấy ý kiến trực tiếp TPNS tại công ty cổ phần Perfect NDT.

CHƯƠNG 1

LÝ THUYẾT VỀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC 1.1 Định nghĩa

Mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó

1.2 Ý nghĩa của việc mô tả công việc

Mô tả công việc giúp DN tìm được những nhân viên thích hợp cho công việc Bên cạnh đó, bản mô tả công việc còn giúp nhân viên biết rõ họ cần làm gì, những công việc nào thuộc thẩm quyền và không thuộc thẩm quyền của họ

Mô tả công việc còn giúp nhân viên định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho công việc của mình từ đó quá trình thực hiện công việc sẽ diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ hơn Khi mô tả công việc một cách cụ thể công việc sẽ không bị lặp đi lặp lại và tránh được các tình huống va chạm giữa các nhân viên.

1.3 Nội dung của bản mô tả công việc

- Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì

- Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó

- Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần và những kĩ năng về thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc.

- Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: mối quan hệ giữa những người khác trong và ngoài doanh nghiệp.

- Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt công việc đó ở mức nào - Quyền hành thực hiện công việc: Xác định rõ giới hạn trong các quyết định về mặt tài chính và nhân sự.

- Điều kiện làm việc: máy móc hỗ trợ, làm thêm giờ…

1.4 Lý thuyết về chức năng, nhiệm vụ của trưởng phòng nhân sự

Nhân sự là một trong những nguồn lực chính của doanh nghiệp Vai trò của giám đốc nhân sự nên được nhìn nhận như thế nào? Trong công ty, vai trò của trưởng

phòng nhân sự thường bị lu mờ bởi những vị trí khác như: kinh doanh, tài chính, marketing Nhiều người cho rằng trưởng phòng nhân sự chỉ là người thừa hành mệnh lệnh của ban giám đốc Nhiều người khác lại cho rằng đám đốc nhân sự gây phiền toái cho các bộ phận Nhưng sự thực thì công việc trưởng phòng nhân sự có vai trò như một huyết mạch đối với sự tồn tại và phát triển của công ty Để làm rõ vai trò huyết mạch này nhóm chúng tôi đưa ra 4 nhiệm vụ chính mà những người quản trị nhân sự thực hiện trong một công ty.

Thứ nhất là nhiệm vụ lập kế hoạch và tuyển dụng Đây là một trong những

chức năng chính của công tác quản trị nguồn nhân lực tại một tổ chức Nó đòi hỏi những người làm công tác nhân sự phải thường xuyên phân tích nhu cầu sử dụng lao động của doanh nghiệp Từ đó xác định những vấn đề cụ thể như: DN cần có những người lao động như thế nào? Thời điểm nào cần họ? Những kiến thức, kỹ năng nào người lao động cần có? DN đã có sẵn nguồn nhân lực thích hợp chưa? Những lao động hiện tại của DN có đáp ứng được yêu cầu công việc hiện tại hay chưa? Nên lựa chọn giữa việc tuyển dụng mới người lao động từ bên ngoài hay lựa chọn từ cán bộ, nhân viên đã có sẵn tại doanh nghiệp? Việc phân tích này đòi hỏi cả một quá trình theo dõi thường xuyên, kỹ lưỡng và có sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban trong tổ chức.

Thứ hai là nhiệm vụ đào tạo và phát triển Đây là một quá trình rèn luyện tạo

điều kiện cho nhân viên tiếp thu các kiến thức, học tập các kỹ năng mới Quá trình này yêu cầu TPNS phải thường xuyên rà soát và đánh giá các yêu cầu về phát triển kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên, của người lao động đảm bảo đáp ứng cho yêu cầu hiện tại và tương lai của DN.

Thứ ba là nhiệm vụ duy trì và quản lý Nguồn nhân lực mạnh không những tạo

cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh mà còn là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Thu hút nhân tài là một việc khó, song giữ được nhân tài là công việc nhiều thử thách hơn đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp Để làm tốt nhiệm vụ này TPNS cần quan tâm đến 3 vấn đề chính là đánh giá nhân viên, trả công nhân viên và mối quan hệ giữa các nhân viên.

Thứ tư là nhiệm vụ cập nhật thông tin và dịch vụ về nhân sự Hệ thống thông

tin và dịch vụ trong quản trị nhân lực bao gồm cả một quá trình thu thập, tổng hợp có hệ thống các thông tin và dịch vụ liên quan đến quản trị nguồn nhân lực.Do đó TPNS phải là một người truyền tin hiệu quả Làm sao để tất cả những thông điệp của lãnh đạo công ty phải chuyển đến nhân viên một cách rõ ràng nhất Từ đó sẽ có sự thống nhất và sẻ chia giữa ban lãnh đạo và nhân viên.

1.5 Khái quát công việc của trưởng phòng nhân sự

Từ những lý thuyết trên, công việc của một TPNS có thể được khái quát như sau:  Công việc chính:

- Hỗ trợ cho cấp trên (Giám đốc/ Ban giám đốc - BGD) giải quyết những vấn đề thuộc lĩnh vực nhân sự trong công ty.

- Điều hành các hoạt động trong phòng của mình.

- Tương tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn đề nhân sự.

 Các mối quan hệ của Trưởng phòng nhân sự:

- Đối với bên ngoài: TPNS cần xây dựng quan hệ tốt với các tổ chức bên ngoài liên quan đến công việc nhân sự như: các cơ quan chính quyền, Sở Lao động, Công đoàn, các nhà cung ứng lao động.

- Đối với bên trong công ty: TPNS ngoài giữ mối quan hệ tốt với cấp quản lý mình, các nhân viên trong phòng nhân sự, họ còn xây dựng quan hệ thường xuyên với các phòng, ban khác trong công ty.

 Chức năng, nhiệm vụ chính:

Trưởng phòng nhân sự có nhiệm vụ chính là quản trị nguồn nhân lực trong công ty Theo đó, họ cần đảm nhận 4 nhiệm vụ sau: Lập kế hoạch và tuyển dụng, đào tạo và phát triển, duy trì và quản lý, cung cấp, truyền thông tin và dịch vụ nhân sự.

Về mặt lập kế hoạch và tuyển dụng, TPNS cần thực hiện các công việc:

- Phối hợp với các phòng khác lập kế hoạch nguồn nhân lực: theo dõi thông tin nhân lực trên toàn công ty, đưa ra bảng mô tả và tiêu chuẩn công việc cho từng vị trí, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự.

- Tham vấn, giám sát quá trình tuyển dụng.

- Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho công ty.

- Cùng các phòng khác tổ chức tuyển dụng nhân sự cho công ty.

Về mặt đào tạo và phát triển nhân lực, TPNS giữ vai trò quan trọng trong các

công tác:

- Tổ chức hướng dẫn các nhân viên mới hội nhập với công việc.

- Xác định nhu cầu đào tạo và lựa chọn hướng đào tạo, phát triển theo yêu cầu công ty.

- Xây dựng, quyết định chương trình đào tạo cho người lao động tại doanh nghiệp phát triển nghề nghiệp của họ.

Về mặt duy trì và quản lý nguồn lực, TPNS là người chỉ đạo việc đánh giá kết

quả công việc của nhân viên, khen thưởng, trả công cho họ Ngoài ra, TPNS cùng các phòng khác bố trí, thuyên chuyển, đề bạt, quản lý quá trình thôi việc….Họ còn hướng dẫn, tư vấn cho các bộ phận khác về chính sách nhân sự của công ty và giữ nhiệm vụ đôn đốc các bộ phận khác thực hiện.

Thông tin, dịch vụ nhân sự, người Trưởng phòng cần nắm bắt thông tin nhân sự

trong công ty một cách nhanh chóng, truyền tin hiệu quả Họ sẽ chủ trì, đưa ra hướng giải quyết cho mâu thuẫn nhân sự bên trong công ty và công ty với bên ngoài.

 Quyền hạn của Trưởng phòng nhân sự:

Người Trưởng phòng nhân sự sẽ có quyền giải quyết công việc trong bộ phận của mình, các vấn đề liên quan đến nhân sự công ty Tuy nhiên, quyền của họ phải nằm trong sự kiểm soát của BGĐ.

(Tham khảo: TSKH Phạm Đức Chính, Chương 3: Phân tích công việc (trang 17-24), Bài giảng mônQuản trị nguồn nhân lực – Đại học Kinh Tế Luật; TS Trần Kim Dung, Chương 3: Phân tích công việc(trang 68-96), Quản trị nguồn nhân lực – tái bản năm 2009, Nhà xuất bản Thống Kê)

CHƯƠNG 2

MÔ TẢ CÔNG VIỆC THỰC TẾ CỦA TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰCÔNG TY CỔ PHẦN PERFECT NDT

2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần PERFECT NDT

Công ty Cổ phần Hoàn Mỹ NDT có tên giao dịch là: PERFECT NDT JOINT STOCK COMPANY, tên viết tắt: Perfect NDT Co.LDT Công ty có trụ sở chính tại 150 Bis, Lê Thị Hồng Gấm, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.

Công ty được thành lập từ 05/03/2001 Nhưng mãi đến 03/07/2007, Công ty mới chính thức lấy tên là Công ty Cổ phần Hoàn Mỹ NDT Công ty kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, bao gồm: mua bán dụng cụ thể dục thể thao, máy massage, dụng cụ y tế, mua bán gạch đá xây dựng, trang trí nội thất Ngoài ra, Công ty còn mua bán máy móc, công cụ phục vụ nuôi trồng thủy sản, bán đồ dùng gia đình, đèn sạc, radio, quạt, bàn ghế Hoàn Mỹ NDT còn đầu tư xây dựng một số chung cư, cao ốc Tuy nhiên, lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty là mua bán dụng cụ thể dục thể thao và máy massage thuộc dòng sản phẩm độc quyền của PERFECT USA (PERFECT USA là thành viên Tập đoàn NDT, Westminter, California)

Khách hàng mục tiêu của Công ty là những người dùng thuộc tầng lớp trung lưu trở lên (như các sản phẩm: giường massage, ghế massage, các sản phẩm thể dục thể thao cao cấp) Nhằm phục vụ đối tượng trên, Công ty đã xây dựng mạng lưới kinh doanh rộng khắp, bao gồm các showroom ở Hà Nội, các showroom tại Tp HCM, kho hàng lưu trữ tại Bình Dương.

Trong tương lai, Công ty Perfect NDT sẽ mở rộng thêm đại lý ở các tỉnh miền Đông và Tây Nam Bộ Về mặt kinh doanh, Công ty hướng tới việc mở rộng các loại sản phẩm mới với chất lượng tốt, giá cả phù hợp nhằm mang đến cho khách hàng nhiều lợi ích hơn nữa; đồng thời, việc mở rộng kinh doanh còn nhằm mục đích phát triển vững mạnh.

Sơ đồ tổ chức của Công ty:

( Tham khảo: Báo cáo thực tập cuối khóa “Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị nhân sự tạiCông ty Cổ phần Hoàn Mỹ NDT”, Nguyễn Thị Kim Tuyền – sinh viên trường Cao đẳng bán côngCông Nghiệp và Quản Trị Kinh Doanh)

2.2 Tóm lược về vị trí của trưởng phòng nhân sự

Công ty cổ phần Perfect là 1 công ty đã được thành lập và phát triển tại Việt Nam trong gần 10 năm Hiện nay số lượng nhân viên của toàn thể công ty đã lên gần đến 168 nhân viên.

Trưởng phòng nhân sự ở công ty này giữ 1 vị trí chủ chốt vì ông làm việc ở đây ngay từ những ngày đầu công ty mới thành lập, phụ trách các công việc liên quan đến nhân sự và hành chính Trưởng phòng nhân sự công ty Perfect NDT – ông Nguyễn Văn Nhạn đã định nghĩa TPNS là người cần có các phẩm chất sau:

- Trung thực, biểu mẫu và không tai tiếng

- Am hiểu các quyết định, chủ trương của Nhà nước và Hội đồng quản trị, tiếp thu nhanh chóng và phổ biến lại cho toàn thể công ty

- Nhạy bén, nhanh nhẹn, khả năng giao tiếp tốt

- Thấu hiểu từng tâm tư nguyện vọng của từng nhân viên - Làm cho nhân viên “hiểu mình, thương mình và theo mình”

2.3 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của trưởng phòng nhân sự

Về cơ bản, chức năng và nhiệm vụ của TPNS xoay quanh 4 vấn đề như chúng ta đã đề cập ở phần lý thuyết.

- Lập kế hoạch và tuyển dụng - Đào tạo và phát triển.

- Duy trì và quản lý.

- Cập nhật thông tin và các quy định, chủ trương Nhà nước cho nhân sự toàn công ty

Tuy nhiên ở cấp trưởng phòng, TPNS làm các công việc liên quan đến nhân sự dưới cấp độ chiến lược.

Một số nhiệm vụ cơ bản được nhóm tóm tắt trong bảng sau: Lập kế hoạch nhân

-Dựa vào chủ trương và kế hoạch công ty đề ra, ví dụ như quý 3 và quý 4 công ty mở hệ thống kinh doanh mới, TPNS sẽ tính toán 1 chi nhánh cần bao nhiêu nhân sự, tổng các chi nhánh cần bao nhiêu nhân sự?

-Phân bổ nhân viên vào công việc và về các địa điểm thích hợp

với họ.

-Phân chia chức danh và tính lương cho các nhân viên.

-Đệ trình bản thảo lập kế hoạch cho Hội đồng cổ đông xét duyệt trước khi đưa vào thực hiện.

Đào tạo và phát triển

-Thường công ty chỉ đào tạo ngắn hạn (khoảng 1 tháng trở xuống) cho nhân viên các kỹ năng và kiến thức cần thiết phục vụ cho công ty.

-Với những khóa học dài hạn trên 3 tháng, TPNS sẽ xem xét nguyện vọng và quyết định có hỗ trợ học phí cho nhân viên không Thường công ty sẽ yêu cầu nhân viên đó đem bằng cấp về và cam kết làm việc cho công ty trong khoảng thời gian bao nhiêu lâu.

Tuyển dụng nhân sự -Nếu các phòng ban cần thêm nhân sự sẽ đề xuất với phòng nhân sự Phòng nhân sự sẽ đăng tuyển trên web, báo và tổ chức giới thiệu việc làm để tìm kiếm.

-Trưởng phòng nhân sự không trực tiếp phỏng vấn ở các vị trí thấp Thường TPNS phân cho nhân viên nhân sự và nhân viên chuyên môn ở phòng đó trực tiếp tuyển dụng.

-Chỉ 1 số vị trí quan trọng như: tổ trưởng chuyên môn, phó phòng, trưởng phòng thì trưởng phòng nhân sự mới trực tiếp tuyển dụng.

Duy trì và quản lý -Trưởng phòng nhân sự là cầu nối giữa người lao động và người sử dụng lao động, mang trong mình tính cách vừa răn đe, vừa phục vụ.

-Răn đe để không cho nhân viên tham nhũng, thiếu kỷ luật làm ảnh hưởng xấu đến công ty, để tổ chức kết cấu công ty cho vững mạnh.

-Phục vụ nhằm thúc đẩy phòng ban làm việc hiệu quả, đoàn kết nội bộ để toàn công ty đạt được doanh thu Hội đồng cổ đông đề ra.

-Trưởng phòng nhân sự cũng là người ký các quyết định thuyên chuyển vị trí, sa thải, tăng lương…cho nhân viên.

Cập nhật thông tư, nghị định Nhà nước

-Trưởng phòng nhân sự sẽ ký các quyết định ban hành luật, văn bản bổ sung cho nhân lực cũng như các vấn đề khác liên quan để đảm bảo công ty làm việc đúng theo pháp luật Nhà nước -Quan hệ tốt với các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước như Sở kế hoạch đầu tư, cảnh sát khu vực, cơ quan phòng cháy

-Bao gồm các loại: bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, trợ cấp thất nghiệp và chi phí công đoàn.

1 nhân viên phụ trách việc chấm công và lương thưởng

-Nhân viên này tổng hợp bảng chấm công từ 2 khu vực: của phòng nhân sự và của phòng chuyên môn để tính lương thưởng cho nhân sự trong công ty

-Đánh giá chấm công dựa trên tiêu chuẩn sau:

*ngày giờ công: công ty có hệ thống quét dấu vân tay nhân viên, 1 tháng chuẩn là làm 26 ngày công.

-Thưởng và phạt dựa trên tiêu chuẩn *đi làm đúng giờ quy định

*không quá hạn nghỉ phép

*đánh giá cả mặt vệ sinh và an toàn ở nơi làm việc (sổ sách có ngăn nắp không, nước uống có để đúng nơi quy định…) 1 nhân viên phụ trách cập nhật thông tin -Nhân viên này sẽ liên tục cập nhật, tiếp

nhận các thông tư, nghị định, luật…Nhà nước ban hành

-Lưu thành văn bản và đưa cho trưởng phòng nhân sự quyết định xem có cần