Mô tả công việc trưởng phòng kế toán – tài chính tại tổng công ty pisico.docx

Mô tả công việc trưởng phòng kế toán – tài chính tại tổng công ty pisico

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH 2

1 Tổng quan về mô tả công việc: 2

1.1 Khái niệm về bảng mô tả công việc 2

1.2 Nội dung của bản mô tả công việc: 2

1.3 Công dụng của bản mô tả công việc: 3

2 Tìm hiểu về phòng Kế toán - Tài chính và nhiệm vụ của trưởng phòng Kế toán - Tài chính: 3

2.1 Khái niệm phòng Kế toán - Tài chính: 3

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế toán – Tài chính: 4

2.3 Vai trò, nhiệm vụ của trưởng phòng Kế toán – Tài chính: 4

Chương 2: CƠ SỞ THỰC TIỄN VỀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH TẠI TỔNG CÔNG TY PISICO 6

1 Tổng quan về Tổng Công ty Sản xuất Đầu tư Dịch vụ xuất nhập khẩu Bình Định hay còn gọi là Tổng Công ty Pisico: 6

2 Mô tả công việc của trưởng phòng Kế toán - Tài chính tại Tổng công ty Pisico 7

2.1 Xác định chức danh công việc 7

2.2 Tóm tắt công việc của trưởng phòng Kế toán - Tài chính tại Tổng công ty Pisico 7

2.3 Các mối quan hệ 8

2.4 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của trưởng phòng Kế toán - Tài chính Tổng công ty Pisico 8 2.5 Quyền hạn của trưởng phòng Kế toán - Tài chính Tổng công ty Pisico 11

2.6 Xác định quyền lợi của trưởng phòng Kế toán - Tài chính Tổng công ty Pisico 12

2.7 Điều kiện làm việc 12

2.8 Tiêu chuẩn nhân viên 12

TỔNG KẾT 16

LỜI MỞ ĐẦU

Đối với các doanh nghiệp khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải có các yếu tố cần thiết như tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động, từ đó đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có một lượng tiền tệ nhất định Do vậy, doanh nghiệp phải hình thành và sử dụng các quỹ tiền tệ Quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng chính là quá trình hình thành, phân phối và sử dụng các quỹ tiền tệ đó Muốn quản lý hiệu quả các quỹ tiền tệ này, doanh nghiệp nhất thiết phải xây dựng một bộ phận chuyên biệt để giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan Bộ phận chuyên trách đó trong mỗi doanh nghiệp chính là phòng Kế toán -Tài chính Phòng ban này bao gồm những người có chuyên môn về tài chính, kế toán mà đứng đầu là trưởng phòng Kế toán - Tài chính Người ở cương vị này đóng vai trò quan trọng trong quá trình đưa ra các quyết định tài chính cho doanh nghiệp, đồng thời sẽ là người sẽ chịu trách nhiệm chính cho những quyết định ấy Để có thể tìm hiểu rõ hơn về công việc, trách nhiệm, quyền hạn của trưởng phòng Kế toán -Tài chính cũng như những vấn đề khác liên quan đến vị trí này, nhóm chúng tôi chọn đề tài nghiên cứu “Mô tả công việc của trưởng phòng Kế toán - Tài chínhTổng công ty Pisico”

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH TRONG DOANH NGHIỆP

1 Tổng quan về mô tả công việc:

1.1 Khái niệm về bảng mô tả công việc

Bản mô tả công việc là một văn bản liệt kê có hệ thống các trách nhiệm, bổn phận, nhiệm vụ phải hoàn thành và yêu cầu cũng như quyền lợi khác của một vị trí làm việc cụ thể

Mục tiêu cốt yếu của một bản mô tả công việc là xác định rõ cho người đảm nhận ví trí công tác những gì cần đóng góp cho tổ chức Đây là công cụ cơ bản để người quản lý có thể yên tâm rằng nhân viên của mình hiểu rõ những gì họ cần làm

và các tiêu chí nào được sử dụng để đánh giá kết quả công việc của họ Dựa trên mục tiêu truyền thông này, các bản miêu tả công việc đáp ứng một loạt các nhu cầu khác nhau như: tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá hiệu quả làm việc, quản lý hoạt động và đánh giá lại cơ cấu tổ chức bộ máy

1.2 Nội dung của bản mô tả công việc:

Do đặc thù về quy mô, trình độ và cách thức tổ chức của các doanh nghiệp và

do mục đích của các công việc khác nhau nên trong thực tế không có biểu mẫu thống nhất cho mô tả công việc Tuy nhiên, các bản mô tả công việc thường có các nội dung sau đây:

Nhận diện công việc gồm có: tên công việc; mã số công việc; cấp bậc công việc; nhân viên thực hiện công việc; cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình công việc; người thực hiện và người phê duyệt bản mô tả công việc

Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt vì sao cần có chức danh công việc đó trong công ty Người thực hiện công việc đó cần đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu

gì

Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: nên ghi rõ mối quan hệ của người thực hiện công việc với những người khác trong và ngoài doanh nghiệp Lưu ý sản phẩm kết quả cầm đạt được trong các mối quan hệ này là gì

Chức năng, trách nhiệm trong công việc: nên liệt kê từng chức năng chính, sau

đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong các chức năng đó

Thẩm quyền của người thực hiện công việc: Nên xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hạn trong các quyết định về mặt tài chính, nhân sự, thông tin để người thực hiện công việc có thể hoàn thành nhiệm vụ

Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: nên chỉ rõ người thực hiện công việc cần đạt được tiêu chuẩn gì về số lượng sản phẩm hay khối lượng công việc cần thực hiện trong ngày, doanh số bán hàng, mức tiêu hao nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm

Điều kiện làm việc: liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba, thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong công việc,

1.3 Công dụng của bản mô tả công việc:

Bản mô tả công việc có công dụng với cả người lao động và người sử dụng lao động Qua tìm hiểu bản mô tả công việc, người lao động hiểu rõ tổ chức tuyển dụng yêu cầu gì; bản thân phải chuẩn bị thế nào ( kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm…); quan hệ công việc ra sao (ai phụ trách, tương tác với ai…); có các nghĩa vụ và được hưởng các quyền lợi gì

Với người sử dụng lao động, bản mô tả công việc giúp xác định mức độ cần thiết hay quan trọng của một vị trí công tác, định hướng và các tiêu chí chọn lọc một ứng viên phù hợp với công việc, lên kế hoạch bồi dưỡng và phát triển kỹ năng, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc, chăm sóc đội ngũ nhân sự…

2 Tìm hiểu về phòng Kế toán - Tài chính và chức năng nhiệm vụ của trưởng phòng Kế toán - Tài chính trong doanh nghiệp:

2.1 Khái niệm phòng Kế toán - Tài chính:

Phòng Kế toán - Tài chính là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, là đơn vị trực thuộc Ban giám đốc, chịu trách nhiệm tham mưu giúp Tổng giám đốc, giám đốc và chủ sở hữu quản lý điều hành công tác kinh tế tài chính và hạch toán kế toán; Xúc tiến huy động tài chính và quản lý công tác đầu tư

tài chính; Thực hiện và theo dõi công tác tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập, chi trả theo chế độ, chính sách đối với người lao động trong Công ty; Thanh quyết toán các chi phí hoạt động, chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh và chi phí đầu tư các dự án theo quy định

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế toán – Tài chính:

2.2.1 Chức năng:

Giúp việc và tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác tổ chức, quản lý

và giám sát hoạt động kinh tế, tài chính, hạch toán và thống kê

Theo dõi, phân tích và phản ảnh tình hình biến động tài sản, nguồn vốn tại Công ty và cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kinh tế cho Giám đốc trong công tác điều hành và hoạch định sản xuất kinh doanh

2.2.2 Nhiệm vụ:

Thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê theo Pháp lệnh kế toán và thống kê, Luật Kế toán và Điều lệ của Công ty

Quản lý tài sản, nguồn vốn và các nguồn lực kinh tế của Công ty theo quy định của Nhà nước

Xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch đầu tư

Xây dựng kế hoạch định kỳ về giá thành sản phẩm, kinh phí hoạt động, chi phí bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa nhỏ của công ty và các kế hoạch tài chính khác Thực hiện chế độ báo cáo tài chính, thống kê theo quy định của Nhà nước và Điều lệ của Công ty

Thực hiện các nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, cổ đông và người lao động theo luật định

Xác định và phản ảnh chính xác, kịp thời kết quả kiểm kê định kỳ tài sản, nguồn vốn

Lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán, bảo mật số liệu kế toán tài chính theo quy định và điều lệ Công ty

Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty phân công

2.3 Vai trò, nhiệm vụ của trưởng phòng Kế toán – Tài chính:

Trong khi các trưởng phòng của các phòng ban khác có các nhiệm vụ và công việc khác nhau, chẳng hạn:

Trưởng phòng nhân sự có công việc chính là quản lý con người của doanh nghiệp, cụ thể là: Cân đối nhu cầu nhân sự để trình Giám đốc phương án điều chỉnh chất lượng, số lượng nhân viên trong công ty; Quản lý hồ sơ nhân viên; Quản lý hồ

sơ và chịu trách nhiệm về xét tuyển nhân viên mới, đào thải nhân viên cũ; Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên

Hay trưởng phòng kinh doanh làm công việc liên quan tới kinh doanh và phát triển mạng lưới kinh doanh cho công ty như: Lập kế hoạch kinh doanh một cách khoa học; Quản lý nhóm kinh doanh thực hiện đúng kế hoạch; Xây dựng, triển khai

và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch doanh số; Phát triển khách hàng mới, duy trì mối quan hệ tốt với các khách hàng, đối tác chiến lược của Công ty; Triển khai và đôn đốc việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh cho các sản phẩm mới và chương trình mới của công ty; Đào tạo, huấn luyện và xây dựng bộ phận kinh doanh

Hoặc trưởng phòng marketing có các nhiệm vụ như: Chỉ đạo thực hiện nghiên cứu sản phẩm kinh doanh của công ty và các đối thủ cạnh tranh phục vụ cho phòng kinh doanh; Nghiên cứu nhu cầu thị trường, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và tâm lý tiêu dùng của khách hàng; Phát triển thị trường cho các sản phẩm mới theo kế hoạch được giao; Triển khai các chương trình marketing quảng bá thương hiệu Thì vai trò nhiệm vụ của trưởng phòng Kế toán - Tài chính bao gồm các công việc như sau: Quản lý chung, trực tiếp theo dõi, đôn đốc các công việc của phòng, lập dự toán chi tiết, giao dự toán cho các đơn vị, kiểm tra việc chấp hành dự toán thu chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính của các đề tài, dự án, các dịch vụ do viện quản lý, trực tiếp báo cáo với Ban giám đốc tình tình tài chính của công ty khi cần thiết

Loại công việc này đòi hỏi tố chất cần có của người trưởng phòng là sự cẩn thận, tỉ mỉ tuyệt đối, bởi đặc thù công việc của họ gần như gắn liền với những con số!

Chương 2: CƠ SỞ THỰC TIỄN VỀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH TẠI TỔNG CÔNG TY PISICO

1 Tổng quan về Tổng Công ty Sản xuất Đầu tư Dịch vụ xuất nhập khẩu Bình Định hay còn gọi là Tổng Công ty Pisico:

Tổng Công ty Sản xuất Đầu tư Dịch vụ xuất nhập khẩu Bình Định có tiền thân là Công ty Hợp Tác Khai Thác Chế Biến Lâm Sản xuất khẩu Bình Định – Ratanakiri – CPC, được thành lập từ năm 1985 Tổng công ty hoạt động trên nhiểu lĩnh vực ngành nghề bao gồm:

Trồng và khai thác rừng, tư vấn thiết kế công trình lâm sinh, kinh doanh nguyên liệu giấy, khai thác, chế biến và mua bán hàng nông, lâm, thủy sản Sản xuất

và mua bán hàng công nghiệp thực phẩm, thức ăn chăn nuôi, may mặc, giày da Thăm dò, khai thác, chế biến mua bán tài nguyên khoáng sản các loại Mua bán máy móc, thiết bị, vật tư, nguyên phụ liệu cho ngành nông, lâm, thủy sản và vật liệu xây dựng Mua bán máy móc, phương tiện vận tải, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, xăng dầu Kinh doanh truyền hình cáp và vật tư, thiết bị viễn thông Kinh doanh dịch vụ cảng biển Kinh doanh khách sạn và dịch vụ ăn uống Dịch vụ cho thuê kho, bãi, giao nhận và bảo quản hàng hóa; Sản xuất các loại bao bì, sản phẩm tiêu dùng

từ chất dẻo Đầu tư hạ tầng, xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, cơ sở hạ tầng và kinh doanh bất động sản Đầu tư tài chính vào các Doanh nghiệp

Trụ sở chính của công ty tọa lạc tại 198 Trần Hưng Đạo, Tp Quy Nhơn, tỉnh Bình Định

Chi nhánh Pisico tại Tp.HCM: 104 Nguyễn Chí Thanh, Phường 3, Quận 10,

Mô hình tổ chức của tổng công ty:

2 Mô tả công việc của trưởng phòng Kế toán - Tài chính tại Tổng công ty Pisico

2.1 Xác định chức danh công việc.

Chức danh trưởng phòng Kế toán - Tài chính được xác định trong bản mô tả công việc sau:

Chức danh: Trưởng phòng Tài chính – Kế toán kiêm nhiệm Kế toán trưởng Phòng ban: Phòng Tài chính – Kế toán

Báo cáo đến: Tổng giám đốc và hội đồng quản trị

Người thay thế: Phó phòng hoặc nhân sự mới

2.2 Tóm tắt công việc của trưởng phòng Kế toán - Tài chính tại Tổng công ty Pisico.

Công việc của trưởng phòng Kế toán - Tài chính Tổng công ty Pisico được tóm tắt như sau: “Tham mưu và giúp Tổng giám đốc tổ chức, hướng dẫn thực hiện công tác tài chính kế toán ở Tổng công ty theo cơ chế mới, đồng thời giúp Tổng giám đốc trong công tác xây dựng và quản lí chiến lược đầu tư tài chính, đảm bảo bảo toàn, ổn định và phát triển vốn; phát huy cao nhất hiệu quả nguồn vốn và tài sản hiện có của Tổng công ty”

2.3 Các mối quan hệ

Hội đồng quản trị

Ban kiểm soát Ban điều hành

tổng công ty

Phòng kế hoạch tổng hợp

Phòng kế toán tài chính

Phòng tổ chức hành chính Các đơn vị

trực thuộc

công ty mẹ

Các công ty con

Các đơn vị liên doanh, liên kết

Các mối quan hệ của trưởng phòng Kế toán tài chính bao gồm mối quan hệ với bên trong và bên ngoài Tổng công ty

Xét về bên trong, trưởng phòng kế toán – tài chính chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Tổng giám đốc công ty Định kỳ hàng tháng hàng quý báo cáo và chịu trách

nhiệm với Tổng giám đốc về tình hình tài chính của công ty Phụ trách: Phòng Kế

toán - Tài chính tại Tổng công ty, điều hành quản lí và chịu trách nhiệm về toàn bộ

công việc của phòng Đồng thời trưởng phòng phối hợp với các trưởng phòng tại

Tổng công ty như phòng kế hoạch tổng hợp, phòng tổ chức hành chính trong việc hoạt động quản lí tài chính của công ty: quản lí thu, quản lí chi tại các phòng ban trong công ty, lập chiến lược kinh doanh dựa trên vốn và năng lực của các phòng ban

Đối với bên ngoài, trưởng phòng Kế toán – tài chính liên hệ với các công ty khác, với ngân hàng nhằm huy động vốn phát triển sản xuất, đầu tư vào các dự án tại Tổng công ty Với các cơ quan thuế, tài chính địa phương, trưởng phòng chịu trách nhiệm kiểm tra kế toán, kiểm tra thu nộp ngân sách theo chế độ hiện hành, thực hiện việc trích nộp các khoản thu ngân sách theo chế độ kịp thời, đúng kỳ hạn Đồng thời trưởng phòng cũng xây dựng quan mối quan hệ với các ngành chức năng như Sở Kế hoạch & Đầu tư, Hải quan, Ngân hàng, Cục Quản lý tài chánh doanh nghiệp, các cấp chính quyền địa phương vv

2.4 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của trưởng phòng Kế toán - Tài chính tại Tổng công ty Pisico.

Qua quá trình liên hệ thực tế tại Tổng công ty Pisico, Chúng tôi tìm hiểu được

vị trí trưởng phòng Kế toán – Tài chính tại công ty kiêm nhiệm kế toán trưởng nên cùng lúc đảm nhiệm hai vai trò quan trọng và đây chính là điểm khác biệt tại Tổng công ty so với các đơn vị kinh doanh khác Điểm khác biệt ở đây được biểu hiện ở chỗ tại các đơn vị kinh doanh khác vị trí trưởng phòng Kế toán – Tài chính và vị trí

kế toán trưởng được giao cho người khác nhau vì chức năng và nhiệm vụ cụ thể của hai vị trí này là khác nhau Đối với vị trí trưởng phòng Kế toán – Tài chính thì nhiệm vụ chính là tham mưu cho cấp lãnh đạo về tình hình hoạt động của dòng vốn tại các dự án cũng như các đơn vị liên doanh liên kết với công ty làm sao cho dòng

vốn sinh lời và hoạt động một cách hiệu quả Đối với vị trí kế toán trưởng thì nhiệm

vụ chính là phản ánh một cách trung thực các phát sinh tại công ty trên các báo cáo

kế toán để nộp cho các cơ quan chức năng Qua việc tìm hiểu thực tế tại Tổng công

ty Pisico thì đây là một công ty lớn hoạt động trên nhiều lĩnh vực từ sản xuất dăm

gỗ, khoáng sản cho đến kinh doanh lĩnh vực dịch vụ nhà hàng khách sạn và trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình công ty có các đơn vị liên doanh liên kết, các công ty con, các đơn vị trực thuộc công ty mẹ cho nên vị trí trưởng phòng Kế toán - Tài chính kiêm nhiệm kế toán trưởng tại Tổng công ty đóng một vai trò hết sức quan trọng trưởng phòng không chỉ quản lí công tác tại văn phòng Tổng công ty

mà còn quản lí công tác kế toán tại các đơn vị trực thuộc, các công ty liên doanh liên kết với mình Như vậy chức năng, nhiệm vụ của trưởng phòng Kế toán – Tài chính kiêm Kế toán trưởng không chỉ quản lí về tài chính mà còn quản lí về kế toán tại Tổng công ty nhưng quản lí tài chính là nhiệm vụ chính yếu

Về mặt quản lí tài chính: Chức năng quan trọng là chỉ đạo thực hiện phân tích tài chính của Tổng công ty thông qua việc phân tích tài chính nhận diện điểm mạnh, điểm yếu qua đó tham mưu đến ban lãnh đạo trong việc ra quyết định tăng giảm vốn đầu tư một cách hợp lí Chỉ đạo công tác xây dựng kế hoạch tài chính của Tổng công ty, xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, năm năm và dài hạn theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty, trình Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tổng Công ty phê duyệt; Lập kế hoạch nguồn vốn và sử dụng nguồn vốn( tìm vốn

và sử dụng nguồn vốn như thế nào để có hiệu quả nhất) Làm các thủ tục huy động các nguồn vốn, vay tín dụng, vay ngân hàng, các tổ chức tài chính khác… Chuẩn bị đầy đủ vốn đầu tư theo kế hoạch, tiến độ đầu tư cho các dự án của Tổng Công ty; Phối hợp với các trưởng phòng ban trong việc kiểm tra nguồn thu chi trong Tổng công ty Các nguồn thu như: thu theo kí kết hợp đồng, thu theo thanh lí tài sản và thu khác Các nguồn chi như: chi công trình, chi cho sản xuất, chi cho quản lí và chi khác Phối hợp với ban lãnh đạo đánh giá các chương trình hoạt động của Tổng công ty cũng như các công ty con, đơn vị liên doanh liên kết trên phương diện tài chính Quản lý vốn của Tổng công ty đầu tư vào các đơn vị liên doanh liên kết, các công ty con Song song với đó, trưởng phòng chịu trách nhiệm lập kế hoạch dự phòng ngân quỹ theo những hình thức phù hợp nhằm đáp ứng những nhu cầu ngân quỹ đột xuất cũng như giám sát và hướng dẫn các phòng ban trong hoạt động chi