Quy trình mở bảo lãnh dự thầu của phòng kế toán tài chính CÔNG TY XD TRƯỜNG sơn

Quy trình mở Bảo lãnh dự thầu Phòng Kế tốn tài CƠNG TY XD TRƯỜNG SƠN I.Giới thiệu doanh nghiệp : Công Ty xây dựng Công nghệp dân dụng Tân Trường Sơn – 55 Đường Giải Phóng – Hà Nội Quy trình lựa chọn doanh nghiệp để phân tích : “Quy trình mở Bảo lãnh dự thầu Phòng Kế tốn tài chính” Đối với doanh nghiệp xây dựng việc mở thủ tục bảo lãnh dự thầu cho hợp đồng kinh tế phát sinh nghiệp vụ đơn giản quan trọng doanh nghiệp Theo quy định nhiệm vụ Phòng Kế tốn tài ảnh hưởng đến phận khác trình phát sinh thực hợp đồng kinh tế II Giới thiệu quy trình: 1- Mục đích: Quy trình quy định bước thực cơng việc cán tài việc thực mở loại bảo lãnh đồng thời quy định biểu mẫu số sách kế toán cần phải mở, ghi chép lưu trữ thưc nghiệp vụ bảo lãnh Phạm vi áp dụng: Quy trình áp dụng tất đơn vị thành viên Công ty, Ban Quản lý dự án Định nghĩa : Các thuật ngữ  Bảo lãnh dự thầu: BLDT  Bảo lãnh thực hợp đồng: BLTHHĐ  Bảo lãnh bảo hành: BLBH  Bảo lãnh trả trước ( Tạm ứng): BLTT Nội dung: biĨu mÉu, sỉ s¸ch Nhận yêu cầu mở bảo lãnh SBLDT S theo dừi BLTHHĐ Sổ theo dõi BLBH Sổ theo dõi BLTT bíc Kiểm tra lại hồ sơ bíc O k STOP, trả lại người yêu cầu mở BL O k Chọn ngân hàng mở Bảo lãnh bíc Lập Hồ sơ đề nghị bảo lãnh chuyển ngân hàng Theo mẫu ngân hàng bíc Cân đối nguồn tiền thực việc Ký quỹ bíc bíc bíc Nhận kết bảo lãnh, gửi người đề nghị BL báo cáo BL, vào sổ theo dõi BM-KTTV13.01 Theo dõi giải tỏa bảo lãnh BM-KTTV13.01 Lưu trữ, báo cáo Sổ theo dõi, báo cáo Diễn giải nội dung Cán tài người thực tồn công việc liên quan đến việc mở Bảo lãnh Bước 1: Nhiệm vụ kiểm tra yêu cầu mở bảo lãnh Nhận u cầu mở bảo lãnh từ Kế tốn cơng hợ chủ Dự án Tiến hành kiểm tra hợp đồng xem có phải yêu cầu mở bảo lãnh hay khơng Bước 2: Lựa chọn Ngân hàng Vì bảo lãnh thực hợp đồng bảo lãnh trả trước cho hợp đồng dự án thường sử dụng vốn vay để thực Bước 3: Chuyển hồ sơ bảo lãnh sang ngân hàng Tùy theo ngân hàng mà hồ sơ bảo lãnh có yêu cầu khác nhiên hồ sơ bảo lãnh bao gồm:  Đơn đề nghị phát hành bảo lãnh ( Theo mẫu ngân hàng )  Hợp đồng bảo lãnh ( Theo mẫu ngân hàng)  Bản hợp đồng kinh tế  Mẫu bảo lãnh khách hàng ( Nếu yêu cầu phải làm mẫu ) Bước 4: Cân đối nguồn tiền Cân đối nguồn tiền thuộc ngân quỹ để bảo lãnh Thông thường 10 đến 20% giá trị bảo lãnh tùy thuộc vào yêu cầu Ngân hàng Bước 5: Nhận kết Nhận 01 gốc Bảo lãnh tín dụng Ngân hàng, Phô to lưu theo quy định Chuyển bảo gốc cho người yêu cầu mở bảo lãnh, lấy ký giao nhận tài liệu đầy đủ sau vào sổ theo dõi bảo lãnh Cuối tuần, cuối tháng lập báo cáo theo dõi bảo lãnh Bước 6: Theo dõi, giải tỏa bảo lãnh Theo dõi bảo lãnh để làm thủ tục giải tỏa hết hiệu lực Trong số trường hợp làm thủ tục giải tỏa sớm để làm thủ tục bảo lãnh bảo hành Bước 7: Lưu trữ * Phương pháp lưu trữ Hồ sơ bảo lãnh lưu theo file riêng biệt Mỗi file theo dõi cho ngân hàng ghi tên Ngân hàng * Hồ sơ chứng từ lưu trữ:  Hợp đồng bảo lãnh  Bản phô to bảo lãnh Biểu mẫu có liên quan:  BM-KTTV-13.01 báo cáo tình hình Bảo lãnh Ngân hàng  Sổ theo dõi bảo lãnh .Điểm hạn chế quy trình: Việc yêu cầu thực bảo lãnh phát sinh từ phòng Kinh doanh làm thủ tục ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng Việc phát hành bảo lãnh phụ thuộc vào nội dung hợp đồng kinh tế Khi hợp đồng phát sinh quy trình Phòng Kế tốn tài tiếp nhận hợp đồng kinh tế sau 01 đến 02 ngày Thời hạn phát hành bão lãnh thời gian quy định cụ thể nhiên việc cân đối nguồn tiền Phòng kế tốn tài nhằm đáp ứng đủ 10 đến 20% giá trị bảo lãnh phí bảo lãnh (trường hợp phải tốn phí trước) khơng chủ động Việc giải toả bảo lãnh gặp bất cập giải toả bảo lãnh thực hợp đồng số hợp đồng phải thực việc phát hành bảo lãnh bảo hành sản phẩm Dòng tiền khơng thay đổi thủ tục phát sinh thêm lần tương tự Với trường hợp bảo lãnh tạm ứng ( Số tiền bảo lãnh tương đương với số nhận tạm ứng) có nghĩa doanh nghiệp phải để lượng tiền dư ngân hàng toán phí Điểm bất cập thực hợp đồng IV Kiến nghị : Khi Ký kết hợp đồng trước ký kết thức phận Kinh doanh nên tham gia Bộ phận tài để tư vấn tham gia yếu tố tài hợp đồng để giảm thiểu bất cập thủ tục mà đảm bảo giá trị pháp lý tính thực thi hợp đồng Câu 2: Theo mơ hình LEAN lãng phí doanh nghiệp thường diện đa dạng hình thức sau: I Quan sát lãng phí doanh nghiệp: Sản xuất dư thừa (Over-production) – Sản xuất dư thừa tức sản xuất nhiều hay sớm u cầu cách khơng cần thiết Việc làm gia tăng rủi ro lỗi thời sản phẩm, tăng rủi ro sản xuất sai chủng loại sản phẩm có nhiều khả phải bán sản phẩm với giá chiết khấu hay bỏ dạng phế liệu Là doanh nghiệp xây dựng việc sản xuất dư thừa Tân Trường Sơn khơng có Các sản phẩm xây lắp cơng trình xây dựng dựa theo đơn hàng hợp đồng ký kết Khuyết tật (Defects) – Bên cạnh khuyết tật mặt vật lý trực tiếp làm tăng chi phí hàng bán, khuyết tật bao gồm sai sót giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch sản phẩm, giao hàng trễ, sản xuất sai quy cách, sử dụng nhiều nguyên vật liệu hay tạo phế liệu không cần thiết Khuyết tật sản phẩm công trường xây dựng không lớn giá trị mặt kinh tế cao, khuyết tật làm thẩm mỹ cơng trình, giảm giá trị mặt chất lượng, khơng đạt tiêu chí nghiệm thu sản phẩm chiếm tỷ trọng quy định Tồn kho (Inventory) – Lãng phí tồn kho nghĩa dự trữ mức cần thiết nguyên vật liệu, bán thành phẩm thành phẩm Lượng tồn kho phụ trội dẫn đến chi phí tài cao tồn kho, chi phí bảo quản cao tỷ lệ khuyết tật cao Tồn kho doanh nghiệp bao gồm dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất, thi công xi măng sắt thép, giàn giáo xây dựng, công cụ dung cụ, máy thiết bị… Di chuyển (Transportation) - Di chuyển nói đến chuyển động nguyên vật liệu không tạo giá trị tăng thêm cho sản phẩm chẳng hạn việc vận chuyển nguyên vật liệu công đoạn sản xuất Việc di chuyển nguyên vật liệu công đoạn sản xuất nên nhắm tới mơ hình lý tưởng sản phẩm đầu công đoạn sử dụng tức thời công đoạn Việc di chuyển công đoạn xử lý làm kéo dài thời gian chu kỳ sản xuất, dẫn đến việc sử dụng lao động mặt hiệu gây nên đình trệ sản xuất Di chuyển máy thi công thực thi công công trình xa nơi bảo quản thiết bị Cơng ty yếu tố làm tăng chi phí Bên cạnh việc điều phối máy cơng cụ cán điều hành cơng trình khơng khoa học dẫn việc đình trệ sản xuất tạm thời sử dụng lãng phí lực thiết bị Chờ đợi (Waiting) – Chờ đợi thời gian công nhân hay máy móc nhàn rỗi tắc nghẽn hay luồng sản xuất xưởng thiếu hiệu Thời gian trì hỗn đợt gia cơng chế biến sản phẩm tính đến Việc chờ đợi làm tăng thêm chi phí đáng kể chi phí nhân cơng khấu hao đơn vị sản lượng bị tăng lên Thao tác (Motion) – Bất kỳ chuyển động tay chân hay việc lại không cần thiết công nhân không gắn liền với việc gia công sản phẩm Chẳng hạn việc lại khắp xưởng để tìm dụng cụ làm việc hay chí chuyển động thể không cần thiết hay bất tiện quy trình thao tác thiết kế làm chậm tốc độ làm việc công nhân Việc thống kê lãng phí nguyên nhân thao tác thừa Cơng ty khó khăn nhiên điều có nguyên nhân trực tiếp việc sử dụng lao động phổ thông chưa qua đào tạo nhiều nguyên nhân tất yếu doanh nghiêp Việt Nam Sửa sai (Correction) - Sửa sai hay gia công lại, việc phải làm lại khơng làm lần Q trình khơng gây nên việc sử dụng lao động thiết bị hiệu mà làm gián đoạn luồng sản xuất thơng thống dẫn đến ách tắc đình trệ quy trình Ngồi ra, vấn đề liên quan đến sửa chữa thường tiêu tốn khối lượng thời gian đáng kể cấp quản lý làm tăng thêm chi phí quản lý sản xuất chung Việc sửa chữa sản phẩm hỏng Công ty hạn chế chi phí lớn đặc thù cơng trình xây dựng chi phí lớn đơi ảnh hưởng đến toàn việc thực hợp đồng việc xử lý chi phí hạch tốn khó khăn Gia cơng thừa (Over-processing) - Gia công thừa tức tiến hành nhiều công việc gia cơng mức khách hàng u cầu hình thức chất lượng hay cơng sản phẩm – ví dụ đánh bóng hay làm láng thật kỹ điểm sản phẩm mà khách hàng không yêu cầu khơng quan tâm Lãng phí khơng có doanh nghiệp Kiến thức rời rạc (Knowledge Disconnection) – Đây trường hợp thông tin kiến thức khơng có sẵn nơi hay vào lúc cần đến Ở bao gồm thông tin thủ tục quy trình, thơng số kỹ thuật cách thức giải vấn đề, … Thiếu thông tin xác thường gây phế phẩm tắc nghẽn luồng sản xuất II Giải pháp doanh nghiệp Khi doanh nghiệp định bắt tay vào thực Lean, bước phải thực ghi nhận lại hoạt động cụ thể xảy suốt tiến trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ Quá trình lập sơ đồ chuỗi giá trị giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy trạng hoạt động, bao gồm bước thực cơng việc; q trình di chuyển thông tin giấy tờ; thời gian xử lý công đoạn; tổng thời gian thực giao dịch khách hàng Sau có thơng tin để nhận lãng phí nhìn thấy hội cải tiến, doanh nghiệp thiết lập mơ hình hoạt động tương lai để cải thiện theo giai đoạn sáu tháng hay năm Một số công cụ thực loại bỏ lãng phí: Khi bắt đầu thực cải tiến chống lãng phí, nguyên liệu sản phẩm tồn kho phần doanh nghiệp lưu ý đa số cho biện pháp dự phòng cho tình bất khả kháng gây thiếu hụt hàng hóa Tuy nhiên, tồn kho nhiều lại thể yếu quản lý doanh nghiệp tỷ lệ hư hỏng sản phẩm cao, máy móc thiết bị khơng ổn định, nghiệp vụ nhân viên kém, phòng ban làm việc thiếu phối hợp Do đó, doanh nghiệp tổ chức lại khâu này, việc giảm lượng tồn kho cần tiến hành thận trọng Thiết kế luồng cơng việc liên tục bước đệm mang tính đột phá giúp giảm thiểu ứ đọng nguyên vật liệu thời gian sản xuất Việc bố trí sản xuất theo phòng ban hay cụm thiết bị có chức gây chờ đợi khâu, đùn đẩy trách nhiệm phận, chưa kể thơng tin phòng ban khơng trao đổi kịp thời Khi áp dụng cách trên, doanh nghiệp cần lưu ý tổ chức luồng công việc liên tục điều không đơn giản Trước hết phải tiến hành thử nghiệm thận trọng quy mơ nhỏ, sau hồn chỉnh áp dụng đại trà cho tồn cơng ty Ngồi ra, doanh nghiệp cần liên tục tổ chức đào tạo tay nghề đa kỹ để giúp cho việc phân bổ nhân viên linh hoạt, uyển chuyển Có nhiều cơng cụ để sử dụng thực Lean Chẳng hạn cân chuyền phương pháp giúp người quản lý cân đối lại tốc độ xử lý công việc cho nhịp nhàng hơn, chuyển đổi nhanh lại phương pháp giúp gia tăng thời gian hữu dụng thiết bị, sở vật chất doanh nghiệp Cho dù sử dụng công cụ nào, việc ứng dụng Lean khó đem lại kết nhanh chóng doanh nghiệp tận dụng chất xám nhân viên Các cơng cụ khơng tự giải vấn đề doanh nghiệp, nhân viên người đưa giải pháp thực tế khả thi để cải thiện công việc mà họ làm  ... Nhận yêu cầu mở bảo lãnh từ Kế tốn cơng hợ chủ Dự án Tiến hành kiểm tra hợp đồng xem có phải yêu cầu mở bảo lãnh hay không Bước 2: Lựa chọn Ngân hàng Vì bảo lãnh thực hợp đồng bảo lãnh trả trước... yêu cầu mở bảo lãnh, lấy ký giao nhận tài liệu đầy đủ sau vào sổ theo dõi bảo lãnh Cuối tuần, cuối tháng lập báo cáo theo dõi bảo lãnh Bước 6: Theo dõi, giải tỏa bảo lãnh Theo dõi bảo lãnh để... Hợp đồng bảo lãnh  Bản phô to bảo lãnh Biểu mẫu có liên quan:  BM-KTTV-13.01 báo cáo tình hình Bảo lãnh Ngân hàng  Sổ theo dõi bảo lãnh .Điểm hạn chế quy trình: Việc yêu cầu thực bảo lãnh phát