bản mô tả chức danh công việc TRƯỞNG PHÒNG kế HOẠCH tại viettel

VỊ TRÍ CHỨC DANH CÔNG VIỆC: Chức danh: TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH Đơn vị: Phòng Kế hoạch Chức vụ cấp trên quản lý trực tiếp: Phó giám đốc chuyên trách Ngày bắt đầu có hiệu lực: 01/6/2009 Tãm

BÀI TẬP CÁ NHÂN

MÔN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Yêu cầu: Hãy viết một bản mô tả công việc cho chức danh mình đang làm hoặc chức danh trong bộ phận mình phụ trách.

TRẢ LỜI

Tôi viết bản mô tả chức danh công việc TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH, đây là chức danh hiện tôi đang trực tiếp đảm nhiệm tại Công viễn thông Viettel.

Công ty Viễn thông Viettel (Viettel telecom) là một doanh nghiệp mới hoạt động từ năm 2001

về lĩnh vực viễn thông, cung cấp các dịch vụ điện thoại di động, internet, điện thoại cố định có dây, điện thoại cố định không dây trên phạm vi 64 tỉnh thành tại Việt nam Viettel là doanh nghiệp ra đời sau nhưng đang là doanh nghiệp dẫn đầu về cung cấp dịch vụ di động so với các nhà cung cấp tại thị trường Việt nam.

Để có được thành công bước đầu đó, Viettel đã xuất phát từ các chiến lược khác biệt với đối thủ đi trước để chiếm lĩnh và tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh rộng khắp Các hoạt động sản xuất kinh doanh của Viettet Telecom được chia làm 3 mảng chính:

dẫn, các tổng đài, trạm phát sóng di động đây là nền tảng để tạo ra các sản phẩm viễn thông.

 Mảng kinh doanh: Tổ chức kinh doanh các dịch vụ thông qua hệ thống kênh rộng khắp toàn quốc, các gói sản phẩm, các chương trình bán hàng

chính, thực hiện quản lý chức năng, hướng dẫn nghiệp vụ và hỗ trợ đảm bảo vận hành

bộ máy

Trong đó, Phòng Kế hoạch được coi là đơn vị trọng tâm của bộ máy đóng vai trò:

hiện nhiệm vụ của các Đơn vị

 Quản lý hệ thống kho tàng về hàng hoá, vật tư và thiết bị

Với vai trò là Trưởng phòng Kế hoạch, sau khi được học tập môn Quản trị Nguồn nhân lực tôi đã mô tả hoàn thiện thêm chức danh công việc của mình như sau:

Hãy nói theo cách của Bạn

BẢN MÔ TẢ CHỨC DANH CÔNG VIỆC

1 VỊ TRÍ CHỨC DANH CÔNG VIỆC:

Chức danh: TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH Đơn vị: Phòng Kế hoạch

Chức vụ cấp trên quản lý trực tiếp: Phó giám đốc chuyên trách

Ngày bắt đầu có hiệu lực: 01/6/2009

Tãm t¾t chung c«ng viÖc

Quản lý, điều hành, chỉ huy thực hiện các công việc của Phòng Kế hoạch theo chức năng, nhiệm vụ : Lập kế hoạch SXKD, đôn đốc - điều hành – đánh giá – báo cáo kết quả thực hiện của các Phòng ban, đơn vị Quản lý kho tàng và đảm báo cấp phát vật tư, thiết bị, hàng hóa kịp thời phục vụ hoạt động SXKD Công ty

2 NỘI DUNG CÔNG VIỆC PHẢI LÀM - HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC:

HƯỚNG DẪN

I Định kỳ hàng ngày

Văn bản về chuyên môn:

Công tác Kế hoạch tổng hợp

- QT xây xựng - triển khai kiểm tra đánh giá tổng hợp báo cáo công tác kế hoạch ban hành ngày 25/8/2008 (Mã hiệu QT.00.KH.01)

1 Công tác chuyên môn:

 Duyệt và đề xuất giao nhiệm vụ các Kết luận giao ban của TCT,

Công ty

 Rà soát, kiểm tra tổ chức công việc về các nhiệm vụ trọng tâm của

Công ty, Phòng (đối với các Trưởng ban, Phó phòng) trong ngày và

kế hoạch ngày tới

 Trực tiếp điều hành, đôn đốc các Chỉ thị, KLGB nóng của TCT và

Công ty với các Phòng ban

 Đánh giá, báo cáo, xin ý kiến Lãnh đạo các việc trọng tâm Công ty,

TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI

ĐƠN VỊ: VIETTEL TELECOM

I CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH QUY TRÌNH, TÀI LIỆU

HƯỚNG DẪN

Phòng trong ngày

 Trực tiếp điều hành Ban Đảm bảo Hàng hoá, Ban Quản lý kho về

công việc hàng ngày

 Kiểm tra các báo cáo kết quả SXKD hàng ngày của Công ty

 Tham gia các cuộc họp được phân công

- Quy định chế độ nề nếp, thành phần, thời gian giao ban ngày, tuần ban hành theo Quyết định 878/QĐ - TCTVTQĐ ngày 22/06/2007

- Quyết định 331/CTVTVT ngày 20/8/2007 về chế độ báo cáo của các Phòng ban, đơn vị Công ty

- Quy trình đánh giá thi đua định kỳ phòng ban, đơn vị Công ty

- Quy định lập, giao chỉ tiêu kế hoạch tháng, quý

Công tác quản lý kho tàng

và đảm bảo Vật tư, thiết bị, hàng hoá

- Quy trình xuất, nhập và quản

lý hàng hoá cho CNKD Tỉnh,TP (QT.03.PKH.01)

- Quy trình mua sắm, nhập kho thanh toán hàng hoá, VTTB ( QT.03.PKH.02)

- Quy trình xuất nhập và quản

lý vật tư thiết bị và hàng hoá cho chi nhánh KT tỉnh, TP (QT.03.PKH.03)

- Quy trình Đánh giá chất lượng sản phẩm đầu vào (QT.00.KT.03)

- Quy định trách nhiệm về quản

lý sử dụng vật tư hàng hoá TCT

2 Công tác quản lý :

2.1

Công tác quản lý nhân viên, công việc:

 Quản lý quân số, nề nếp kỷ luật lao động, chế độ công tác NV

 Tổ chức thực hiện ( rà soát, giao nhiệm vụ, điều hành, hướng dẫn,

kiểm tra, hỗ trợ) các nhiệm vụ trọng tâm theo kế hoạch hoặc phát

sinh trong ngày Phòng

 Tạo, giao và đóng việc trên phần mềm cho Trưởng ban, NV:

 Thiết lập công việc

 Xác định đầu mối thực hiện/phối hợp và giao việc (mô tả sơ bộ

yêu cầu và hướng dẫn triển khai)

 Phê duyệt công việc (phải có nhận xét và yêu cầu cải tiến; từ chối

duyệt nếu việc chưa có kết quả rõ ràng hoặc không được đánh

giá đầy đủ)

2.2

Công tác đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ:

 Quan sát cách thức thực hiện công việc của Nhân viên

 Thực hiện đào tạo, hướng dẫn nhân viên về nghiệp vụ tại chỗ

II Định kỳ hàng tuần (ngoài công việc của ngày)

1

Công tác chuyên môn :

 Chỉ đạo nội dung báo cáo và duyệt báo cáo giao ban tuần của Công

ty gửi Tổng công ty

 Chỉ đạo nội dung và duyệt báo cáo giao ban tuần của Công ty và trực

tiếp chịu trách nhiệm báo cáo trong cuộc họp Giao ban Công ty

 Chủ trì điều hành xác định các việc trọng tâm, rà soát lại các KLGB

tồn đọng và làm việc với các Phó giám đốc chuyên trách để xử lý

 Kiểm tra các báo cáo tồn kho VTTB, hàng hóa, BTS của các Ban

2 Công tác quản lý:

I CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH QUY TRÌNH, TÀI LIỆU

HƯỚNG DẪN

 Trực tiếp chỉ đạo, đánh giá kết quả công việc của Ban Đảm bảo hàng

hóa và Ban Quản lý kho tỉnh hàng tuần

 Đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ tuần của Phòng và xây dựng Kế

hoạch công tác trọng tâm tuần tới của Phòng

 Định kỳ Hội ý Chỉ huy Phòng 1 tuần/ lần về đánh giá kết quả công

việc của từng Ban và thống nhất nhiệm vụ trọng tâm triển khai tuần

tới

 Giao nhiệm vụ, đánh giá và đóng việc trên PM quản lý công việc

theo tần suất việc tuần

VTQĐ (kèm QĐ: 1946/QĐ/ TCTVTQD

-Văn bản về quản lý:

- Quyết định số

1242/QĐ-VT-KH ngày 4/11/2008 về qui định chức năng nhiệm vụ của PKH

- Chỉ thị số 231/CT-TCT ngày 15/12/2008 về Tăng cường trách nhiệm của người chỉ huy trực tiếp triển khai, kiểm tra, báo cáo kết quả thực hiện các chủ trương, chính sách, chỉ thị, mệnh lệnh của Đảng uỷ - BGĐ TCT

- Hướng dẫn thực hiện những nội dung trên ‘Hệ thống quản

lý công việc và văn bản ‘ có hiệu lực từ 1/1/2009

- Qui định ngày 21/8/08 về tổ chức đào tạo nội bộ ;

- Hướng dẫn thực hiện công tác đào tạo nội bộ tại đơn vị ngày 20/8/2008

III Định kỳ hàng tháng (ngoài công việc của ngày, tuần)

1

Công tác chuyên môn:

 Chịu trách nhiệm xây dựngkế hoạch giao các chỉ tiêu sản xuất kinh

doanh hàng tháng về kỹ thuật ( chỉ tiêu phát triển mạng lưới hạ tầng,

chỉ tiêu chất lượng mạng lưới, chất lượng dịch vụ), về kinh doanh:

phát triển thuê bao, doanh thu

 Trực tiếp đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ tháng của các Phòng

ban Công ty

 Kiểm tra và giám sát thực hiện các qui định về ISO của Phòng Đưa

ra các yêu cầu cải tiến, khắc phục trong tháng

 Duyệt và chỉnh sửa báo cáo tháng của Phòng

 Duyệt và chỉnh sửa báo cáo tháng của Công ty gửi TCT

 Rà soát, duy trì thực hiện Phầm mềm Quản lý công việc và văn bản,

Thư viện nghiệp vụ (phối hợp với Ban ISO Cty)

 Đánh giá, phân tích các số liệu SXKD từ hệ thống Datawarehourse,

số liệu quản lý tồn kho PM quản lý kho Đan Phong của Công ty và

một số Chi nhánh

 Tổ chức họp định kỳ giao ban từng chuyên ngành kỹ thuật 1 tháng/ 1

lần

2 Công tác quản lý:

 Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của Phòng và kế hoạch tháng

tới

 Chủ trì lập kế hoạch đào tạo tháng và đánh giá kết quả đào tạo nhân

viên tháng

I CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH QUY TRÌNH, TÀI LIỆU

HƯỚNG DẪN

 Tổ chức đánh giá kết quả thực hiện công việc tháng của CBCNV

Ban

 Định kỳ Chủ trì giao ban với từng Ban 1 tháng/ lần

 Đưa ra các yêu cầu cải tiến sau khi đánh giá Ki hàng tháng

- Quyết định ban hành quy định

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong Tcty VTQĐ 1463/QĐ – TCT- VP

(QĐ.00.VP.01)

IV Định kỳ hàng quý (ngoài công việc của ngày, tuần, tháng)

1

Công tác chuyên môn:

 Xem xét thông qua nội dung báo cáo định kỳ hàng quý gửi TCT

 Tổ chức sơ kết công ty và lập báo cáo sơ kết 6 tháng phục vụ Sơ kết

6 tháng của công ty

 Rà soát lại hệ thống chấm điểm CNKT, CNKD và các Phòng ban

Công ty 1 quí/lần

 Chủ trì và tổ chức giao ban nghiệp vụ với NV kế hoạch, thủ kho các

CNKT T, tp

 Đánh giá thi đua Quí của Công ty với Tổng công ty

 Định kỳ rà soát hệ thống văn bản tuân thủ về nghiệp vụ kế hoạch và

kho tàng

 Chủ trì đề xuất thanh lý hàng hỏng, tồn lâu không sử dụng tại các

kho công ty và Chi nhánh

 Chủ trì điều hành xử lý các số liệu kho toàn quốc

 Tham gia xây dựng các Kế hoạch kiểm tra toàn diện Tỉnh hàng Quí

 Kiểm tra công tác kho tàng, kế hoạch tác nghiệp của các CNKT Tỉnh,

Tp ít nhất 3 tỉnh/ quí

2

Công tác quản lý:

 Rà soát điều chỉnh phân công nghiệm vụ, mô tả lại công việc

 Đánh giá kết quả thực hiện công việc quí của CBCNV Phòng

 Rà soát các Văn bản tuân thủ về nghiệp vụ công tác kế hoạch

V Định kỳ hàng năm (ngoài công việc của ngày, tuần, tháng,quý)

1 Công tác chuyên môn:

 Chủ trì, phối hợp với các đơn vị lập, báo cáo kế hoạch SXKD năm

của Công ty

 Chủ trì thẩm định, đánh giá báo cáo KH SXKD của các CNKT tỉnh

I CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH QUY TRÌNH, TÀI LIỆU

HƯỚNG DẪN

 Tổ chức hội nghị quân chính năm và lập báo cáo Hội nghị tổng kết

năm của Công ty

2

Công tác quản lý:

 Báo cáo, tổng kết công tác của Phòng

 Xây dựng Kế hoạch công tác năm

 Đánh giá kết quả thực hiện công việc năm của CBCNV Phòng

 Chủ trì xây dựng chức năng nhiệm vụ, mô hình tổ chức, biên chế

nhân sự của Phòng

VI Công việc phát sinh khác (dự kiến):

1

Thực hiện các công việc phát sinh khác trong quá trình hoạt động của

phòng do Lãnh đạo Công ty giao

Tham gia xây dựng các qui định vận hành bộ máy của Công ty, các nội

dung uỷ quyền phân cấp

II TRÁCH NHIỆM:

1 Chịu trách nhiệm về đôn đốc, điều hành, tổng hợp, đánh giá và báo cáo toàn bộ hoạt động SXKD của Công ty kịp thời, chính xác

2 Chịu trách nhiệm về công tác đảm bảo hàng hóa cho kinh doanh, quản lý kho tàng và tổ chức xuất nhập vật tư, hàng hóa, thiết bị kịp thời đúng qui định

3 Chịu trách nhiệm về tính chính xác, công bằng và hiệu quả trong đánh giá các Đơn vị

III QUYỀN HẠN:

1 Tham mưu đề xuất các mặt điều hành hoạt động SXKD của Công ty với BGD

2 Được quyền đánh giá, kiểm tra kết quả thực hiện nhiệm vụ của các Cơ quan, Đơn vị theo hoạt động SXKD do Công ty triển khai quản lý

3 Đôn đốc, kiểm tra các cá nhân, đơn vị trong đơn vị trong việc chấp hành các chế độ nề nếp và bảo quản, sử dụng các trang thiết bị VP

IV MỐI QUAN HỆ :

1 Chỉ huy/lãnh đạoPhòng/Ban: Chịu sự chỉ huy trực tiếp của Trưởng phòng, PGD chuyên trách

2 Trong nội bộ Phòng/ban: điều hành các thành viên trong Ban và phối hợp với các đơn vị trong phòng thực hiện nhiệm vụ

3 Các cơ quan/đơn vị trong TCT: Phối hợp, hiệp đồng với các phòng, ban, bộ phận trong Cty, TCT thực hiện nhiệm vụ

4 Các đơn vị ngoài TCT: Phối hợp với các cơ quan, đơn vị ngoài TCT để thực hiện nhiệm vụ được giao

V CHẾ ĐỘ BÁO CÁO:

GIAN NƠI NHẬN HÌNH THỨC

I Hàng ngày:

1 Báo cáo kết quả SXKD của Công ty 19h hàng

ngày

Trực ban TCT BGD Công ty Chỉ huy một số đầu mối

Văn bản/ Mail/ đưa báo cáo trên PM Quản

lý CV và Văn bản

2 Báo cáo Nhật ký xuất, nhập, tồn kho VT, TB, HH

trong ngày

8h30 sáng hàng ngày

PKH TCT

P Điều hành BH

P PTHT, Ban ĐH 3 khu vực, P Đtư

Mail

II Hàng tuần:

1 Báo cáo Giao ban tuần gửi TCT

11h30 thứ năm hàng tuần

Phòng Kế hoạch TCT BGD Công ty Văn bản

2 Báo cáo Giao ban tuần Công ty

11h30 ngày thứ Sáu hàng tuần

BGD công ty + Chỉ huy các Đơn vị Văn bản/ mail

3 Báo cáo Xuất, nhập, tồn kho các loại VT, TB, HH

17h thứ năm hàng tuần

PKH TCT

P PTHT, P ĐH bán hàng, P Đtư, TT ĐH 3 khu vực

Mail

III Hàng tháng:

1 Báo cáo công tác tháng của Công ty

Ngày 25 hàng tháng

Phòng KH TCT BGD Công ty Chỉ huy các Đvị

Văn bản + Mail

2 Báo cáo công tác của Phòng

Ngày 25 hàng tháng

PGD chuyên trách

P CT Cty

Văn bản + Mail

3 Báo cáo Xuất, nhập, tồn kho các loại VT, TB, HH 3 hàng

tháng

PGD chuyên trách Văn bản +

mail

NỘI DUNG BÁO CÁO THỜI

GIAN NƠI NHẬN HÌNH THỨC

PKH TCT

P PTHT, P ĐH bán hàng, P Đtư, TT ĐH 3 khu vực

4 Báo cáo Kết quả Ki tháng của Phòng 5 hàng

tháng P TCLĐ Mail + văn bản

IV Hàng quí:

1 Báo cáo đề xuất thanh lý VT, TB, HH Mừng 5

hàng Quí

PKH TCT Hội đồng thanh lý Công ty

Văn bản

2 Báo cáo công tác Quí của Công ty/ các báo cáo sơ

kết

Ngày 3-5 hàng tháng đầu của Quí

Phòng KH TCT BGD Công ty Chỉ huy các Đvị

Văn bản + Mail

3 Báo cáo công tác Quí của Phòng

Ngày 3-5 hàng tháng đầu của Quí

PGD chuyên trách

P CT Cty

Văn bản + Mail

4 Báo cáo kết quả Ki quí

Ngày 5 tháng đầu quý

P TCLD Văn bản +

Mail

V Hàng năm:

1 Báo cáo Kế hoạch SXKD năm Tháng 12 BGD Công ty + P ban

2 Báo cáo công tác Năm của Phòng Tháng 12

PGD chuyên trách

P CT Cty

P TCLD Công ty

Văn bản + Mail

đầu năm

PGD Chuyên trách + P

VI TIÊU CHUẨN NHÂN SỰ:

1 Trình độ học vấn :

Trên đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp Bằng nghề PTTH

Ngành học: Kinh tế Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp/ QT KD

X

2 Yêu cầu về giới tính, địa phương:

Giới tính: Nam Nữ Người địa phương: Có Không

3 Yêu cầu về kinh nghiệm:

1 Năm kinh nghiệm trong lĩnh vực có liên quan: 3 năm

2 Năm kinh nghiệm quản lý: 2 năm

4 Yêu cầu về kỹ năng:

1 Giao tiếp: ứng xử khéo léo, mềm dẻo và cần tính quyết liệt, khả năng thuyết phục

2 Tổng hợp, phân tích: viết văn bản tốt, nhạy bén với biến động/số liệu, tư duy logic, khả năng về đào tạo (viết tài liệu) và trình bày

3 Ngoại ngữ: tiếng Anh tương đương bằng C quốc gia

4 Tin học: Văn phòng thành thạo

5 Yêu cầu về thể chất:

Tuổi đời: trên 30 tuổi Sức khoẻ: tốt

Ngoại hình: bt Chiều cao: bt

Ngày……tháng……năm 2009

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ