Phân tích chức danh trưởng phòng tổ chức tại Tổng Công ty Cổ phần Tài chính Dầu khí Việt Nam
Trang 1Mục lục
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
Con người là trung tâm của mọi hoạt động và quản trị nhân lực là trung tâm của mọi hoạt động quản trị Quản trị nhân lực hiệu quả là nền tảng của mọi hoạt động quản trị khác.
Quản trị nhân lực giúp cho các nhà quản lý nhận thấy rõ được tầm quan trọng của con người trong quá trình sản xuất Ngồn vốn nhân lực là nguồn vốn lâu bền, nguồn vốn vô hạn Nghiên cứu và thực hiện các hoạt động quản trị nhân lực, người quản lý đã tìm ra cách thấu hiểu con người,nhận dạng những người khác vì mục đích chung, tập hợp và phát huy được công sức, tài năng sáng tạo và lòng nhiệt huyết của tập thể Quản trịnhân lực có hiệu quả là chìa khóa giải phóng sức sáng tạo của con người và của tập thể.
Quản trị nhân sự giúp cho Công ty khai thác được một cách có hiệu quả nhất nguồn vốn con người, phối hợp một cách tôt nhất các nguồn vốnkhác Quản trị nhân lực giúp cho Công ty chủ động đối phó được với những biến động trên thị trường lao động cuãng như sự cạn kiệt các nguồn lực khác Quản trị nhân lực có thể giúp Công ty đạt được lợi thế cạnh tranh đầu vào lao động.
Quản trị nhân lực giúp Công ty thực thi các hệ thống tiêu chuẩn, pháp luật, trách nhiệm xã hội, doanh nghiệp một cách tốt nhất, có hiệu quả nhất.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác Quản trị nhân lực, và qua quá trình đi thực tế tại Tổng Công ty Cổ phần Tài chính Dầu khí Việt Nam, Em đã hoàn thành xong bài thực tế: “Phân tích chức danh trưởng phòng tổ chức tại Tổng Công ty Cổ phần Tài chính Dầu khí Việt Nam” Do đây là lần đầu em làm bài thực tế với những hạn chế về kiến thức và kỹ năng nên bài của em không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy (cô) giáo.
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 3NỘI DUNGI)KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY
1) Giới thiệu chung về công ty
Địa chỉ: 22 Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội.Điện thoại: (84).4.39426800
Fax: (84).4.39426796/97Email: pvfc@pvfc.com.vn
Tổng Công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam (PVFC) là một tổchức tín dụng phi ngân hàng, tiền thân là Công ty Tài chính Dầu khí, thànhlập ngày 19/6/2000 với phương châm hoạt động “Vì sự phát triển vữngmạnh của Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam”.
Qua hơn 10 năm xây dựng và phát triển, đến nay, PVFC đã trở thànhmột định chế tài chính mạnh của Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam(PVN) và là một trong những tổ chức tín dụng có tốc độ phát triển nhanh.Thương hiệu Tài chính Dầu khí Việt Nam được khẳng định trên thị trườngtài chính trong nước và bước đầu vươn ra thế giới.
Năm 2008, PVFC chính thức chuyển thành Tổng công ty Tài chínhCổ phần Dầu khí Việt Nam Đây là bước chuyển mình từ công ty 100% vốnNhà nước lên Tổng Công ty cổ phần Theo mô hình công ty đại chúng,PVFC có vốn điều lệ 5.000 tỷ đồng, trong đó, PVN nắm giữ 78% cổ phần,cổ đông chiến lược nước ngoài là Morgan Stanley (MSIHI) nắm giữ 10% cổphần, còn lại là các cổ đông pháp nhân và thể nhân trong nước Với việctham gia của cổ đông MSIHI, PVFC là tổ chức tín dụng đầu tiên củaViệt Nam sau khi cổ phần hoá đã lựa chọn được cổ đông chiến lược nước
ngoài Đây là một thành công khẳng định sự tín nhiệm của thương hiệu Tài
chính Dầu khí.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu: huy động vốn, hoạt dộng tín dụng,mở tài khoản và dịch vụ ngân quỹ, hoạt động ngoại hối, bao thanh toán, cáchoạt động khác như góp vốn, mua cổ phần, đầu tư dự án, cung cấp dịch vụ tvấn về ngân hàng, tài chính, tiền tệ, dịch vụ kiều thối, kinh doanh vàng,…
Hiện nay, PVFC có 5 công ty thành viên như sau:
Trang 4a) Công ty Cổ phần Quản lý quỹ Đầu tư Tài chính Dầu khí (PVFC Capital) được Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cấp giấy phép thành lập và
hoạt động số 23/UBCK-GP ngày 14 tháng 12 năm 2007. Vốn điều lệ: 100 tỷ đồng PVFC góp 11% vốn điều lệ.
PVFC Capital là một đơn vị thành viên của Tổng Công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam, được thành lập để nắm bắt cơ hội phát triển dựa trên lợi thế ngành, thực hiện chức năng cung cấp dịch vụ quản lý quỹ đầu tư và quản lý danh mục đầu tư PVFC Capital mong muốn cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp và tạo ra các sản phẩm đầutư đem lại lợi nhuận cao và ổn định cho các nhà đầu tư.
b) Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn Tài chính Dầu khí(PVFC Invest)
Vốn điều lệ: 500 tỷ đồng PVFC góp 245 tỷ đồng (tương đương 49% vốn điều lệ; trong đó: Vốn PVFC: 11%; Vốn Ủy thác của cán bộ côngnhân viên: 38%)
Ngành nghề kinh doanh chính: Đầu tư tài chính; Mua bán doanh nghiệp; Tư vấn đầu tư và các giải pháp đầu tư; Tư vấn thành lập, chuyển đổi, tái cơ cấu, mua bán sát nhập và giải thể doanh nghiệp; T vấn tài chính; tư vấn phát hành;…
c) Công ty Cổ phần Bất động sản Tài chính dầu khí (PVFC Land)
Vốn điều lệ: 500 tỷ đồng PVFC góp 245 tỷ đồng (tương đương 49% vốn điều lệ; trong đó: Vốn PVFC: 11%; Vốn Ủy thác của cán bộ côngnhân viên: 38%)
Ngành nghề kinh doanh chính: Kinh doanh bất động sản và dịch vụ bất động sản,…
Số lượng cổ đông của công ty tại thời điểm 29/8/2008 là gần 5000 cổ đông trong đó Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam sở hữu 78%, các cổ đông bên trong PVFC sở hữu 0,5%; còn lại là cổ đông bên ngoài trong đó cổ đông nước ngoài sở hữu 10,89%.
d) Công tyCổ phần Chứng khoán Dầu khí (PSI)
Công ty Cổ phần Chứng khoán Dầu khí (PSI) là thành viên của Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực chứng khoán PSI được Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cấp giấy phép hoạt động kinh doanh từ ngày 19/12/2006 và đang hoạt động với các nghiệp vụ: Môi giới chứng khoán, Tư vấn tài chính và đầu tư chứng
Trang 5khoán, Tự doanh chứng khoán, Lưu ký chứng khoán, Bảo lãnh phát hành chứng khoán.
PSI có vốn điều lên 397,25 tỷ đồng và đang có kế hoạch tăng vốn điềulệ lên 800 tỷ đồng vào năm 2010;
PSI đang đi đầu trong lĩnh vực tư vấn cổ phần hóa, phát hành cổ phiếu, tư vấn niêm yết cho các đơn vị trong Tập đoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam.
e) Công ty Cổ phần Du lich biển Mỹ Khê
Thực hiện chỉ đạo của Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, Tổng Công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam có Văn bản số
5636/TCDKVN-ĐT ngày 29/8/2008 về việc tiếp nhận thực hiện dự ánđầu tư Khu du lịch biển Mỹ Khê, Quảng Ngãi và tiến hành thành lập Công ty Cổ phần Du lịch Biển Mỹ Khê; Tổng vốn điều lệ: 400 tỷ đồng; Với các cổ đông: Tổng Công ty Tài chính cổ phần Dầu khí Việt Nam (chiếm 99,975%% vốn), Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn Tài chính Dầu khí Việt Nam, Công ty cổ phần BĐS Hà Quang (Tại Nghị quyết số 2944/NQ-TCDK-HĐQT ngày 11/5/2010 về việc tăng vốn điều lệ và cơ cấu lại cổ đông Công ty Cổ phần Du lịch Biển Mỹ Khê của Hội đồng Quản trị Tổng Công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam)
Công ty đã tổ chức Lễ khởi công RESORT-Mỹ Khê với suất đầu tư gần 800 tỷ đồng trên diện tích khoảng 25 ha, dự kiến hoàn thành vào cuối năm 2012.
Sản phẩm của dự án: Du lịch nghỉ dưỡng; Nghỉ ngơi chăm sóc sức khỏe toàn diện; Hội nghị hội thảo và mua sắm; Dịch vụ ăn uống giải khát; Nhà vườn kiểu biệt thự và khách sạn cao cấp; Các dịch vụ vui chơi giải trí.
Trang 6Đại hội đồng cổ đông
Ban kiểm soátHội đồng quản trị
Ban đầu tư và TV tài chính
Khối hỗ trợ kinhdoanh
TTđàotạo
Ban thẩmđịnh
Khối quản lý
BanTC KT
Khối các công tythành viên
PVFC InvestPVFC Capital
PVFC LandPSI
My Khe Resort
2) Mô hình tổ chức của PVFC
Văn phòng Đảng ủy vàcác tổ chức đoàn thể
Trang 7II) KHẢO SÁT THỰC TẾ
1)Chuẩn bị phân tích công việc:
1.1) Mục đích và lựa chọn phương pháp phân tích
+ Từ việc PTCV để làm rõ bản chất của công việc được lựa chọn PT, đồng thời xác định được nhiệm vụ, trách nhiệm mà người trưởng phòng Tổ chức phải đảm nhiệm Trách nhiệm của người lao động trong hoạt động và đồng thời làm rõ hoạt động cụ thể của công việc đó lag gì? Yêu cầu đặt ra về mặt kỹ năng mà người đó cần phải có là gì? Tập hợp những thông tin thứ cấp có sẵn từ các văn bản hiện hành về công việc
Phân tích thông tin thứ cấp, lựa chọn và thiết kế phương pháp thu thập thông tin bổ sung: lấy thêm nguồn thông tin từ Internet và báo chí.
Chuẩn bị biểu mẫu, công cụ theo các phương pháp đã chọn. Xác định đối tượng để thu thập thông tin: trưởng phòng tổ chức. Thống nhất kế hoạch, triển khai cách thức thực hiện cụ thể.
1.1.2) Lựa chọn phương pháp phân tích
Từ những mục đích đã đề ra ở trên, em đã lựa chọn phân tích công việc của trưởng phòng tổ chức Đỗ Huy Triệu.
Để quá trình PTCV đạt được hiệu quả cao thì việc xác định các phương pháp thu thập thông tin có ý nghĩa rất quan trọng, điều này càng có ý nghĩa hơn khi đối tượng thu thập thông tin là trưởng phòng tổ chức, là người trực tiếp làm công tác tuyển dụng tuyển mộ nhân sự.
Từ việc phân tích tính chất công việc, điều kiện tiến hành PTCV và mức độ hiểu biếtvề công việc, em đã lựa chon hai phương pháp chính:
+) Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu để thu thập thông tin chuẩn bị thiết lập ba bản phác thảo của quá trình phân tích công việc:
+) Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia để chỉnh sửa và hoàn thiện ba bản phác thảo PTCV
Trang 8Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn sao cho có thể đưa ra đúng các câu hỏi cần thiết.
Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ với đối tượng phỏng vấn đồng thời giải thích rõ cho họ hiểu mục đích của cuộc phỏng vấn
Các câu hỏi đặt ra phải rõ ràng, sao cho đối tượng dễ hiểu khi trả lời các câu hỏi.Kiểm tra lại các thông tin mà đối tượng phỏng vấn cung cấp để không nhầm lẫn các thông tin mang lại.
Bước 2: Thiết lập bộ câu hỏi phỏng vấn phải chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước, các câu hỏi đưa raphải mang tính chính xác cô đọng, đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể trả lời ngắn gọn, không mang tính chủ quan
+) Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: là phương pháp dùng cuối cùng để hoàn thiện các bản phác thảo PTCV sau khi đã sử dụng ph\ưng pháp phỏng vấn, phương pháp này dùng để kiểm chứng những thông tin sau khi đã thu thập ở trên Từ đó giúp làm sáng tỏ và bổ sung thêm những chi tiết mà người nghiên cứu không thu được từ phỏng vấn cá nhân.
Đối tượng lấy ý kiến: trưởng phòng tổ chức1.2) Thu thập và xác minh thông tin PTCV
Tiến hành thu thập thông tin theo các phương pháp đã định.
Lựa chọn các thông tin cần thiết, phù hợp với mục đích công việc, sau đó sắp xếp hợplý, kiểm tra dộ chính xác của thông tin đã được lựa chọn.
1.3) Phác thảo kết quả phân tích công việc
1.4) Kiểm chứng, lấy ý kiến, thu thập thông tin bổ sung.1.5) Hoàn thiện kết quả PTCV
Trang 92) Kết quả Phân tích công việc:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC
+ Hoạch định, tổ chức, giám sát thực hiện các hoạt động của phòng kế hoạch, tổ chức và nhiệm vụ của Công ty;
+ Quản lý các hoạt động của hành chính, văn phòng ở tất cả các bộ phận (bảo vệ, tạp vụ, văn thư,… );+ Xây dựng kế hoạch làm việc hợp lý cho công ty;+ Lập chương trình đào tạo nghiệp vụ, nâng lương, nâng bậc cho nhân viên;
+ Phối hợp công tác chặt chẽ cùng Ban lãnh đạo công ty, và hoạt động cùng các phòng ban khác trongcông ty;
+ Báo cáo định kỳ với Giám đốc, Phó Giám đốc về tình hình thực hiện các nhiệm vụ và thường xuyên báo cáo kịp thời khi cần thiết để đảm bảo hoạt động của công ty không bị đình trệ và thiệt hại;
+ Hướng dẫn, kiểm tra nhân viên lưu trữ hồ sơ;
+ Kiểm tra, giám sát và đánh giá các nhân viên trong phòng tổ chức;
+ Thực hiện những yêu cầu khác theo yêu cầu của giám đốc.
+ Đề xuất với lãnh đạo cấp trên về khen thưởng, kỷ luật chuyên viên của phòng và các phòng ban khác;+ Đề bạt các phương án tuyển dụng, đạo tạo hoặc luân chuyển nhân sự trong Công ty;
+ Thực hiện các quyền hạn khác theo quy định của Tổng Công ty.
Trang 105 Ngạch Lương Theo quy định của Tổng Công ty
+ Báo cáo tới: Phó Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành;
+ Trực tiếp nhận chỉ thị từ Ban Giám đốc;
+ Phối hợp cấp trên, các bộ phận trong công ty để hoàn thành công việc được giao;
+ Mở rộng quan hệ với các cơ quan chức năng.7 Tóm tắt công việc của chứcdanh
Điều hành, quản lý hoạt động của Phòng Tổ chức, thể hiện chức năng nhiệm vụ của phòng và thực hiện theo sự chỉ đạo trực tiếp của cấp trên.
+ Làm việc trong môi trường văn phòng;
+ Sử dụng các loại máy móc: máy photo, máy fax; máy in, …
Trang 11BẢN TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI NGƯỜI ĐẢM NHIỆM CHỨC DANH TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC
2 Yêu cầu về kiến thức
Kiến thức chuyên môn: có kiến thức chuyên sâu về quản lý, điều hành liên quan đến lĩnh vực nguồn nhân lực, tài chính, ngân hàng, kiến thức chung về kinh tế.
Có kiến thức về tổ chức và quản lý nhân lực.
Am hiểu nghiệp vụ tổ chức quan hệ, văn phòng, hội nghị của công ty.
Hiểu và nắm vững các Quy chế, Quy trình, Hướng dẫn liên quan đến mọi mặt hoạt động của Tổng công ty.
3 Yêu cầu về kỹ năng
Sử dụng thành thạo tin học, tiếng anh. Kỹ năng lập kế hoạch và viết báo cáo. Kỹ năng giao tiếp thuyết trình.
Kỹ năng phỏng vấn và đánh giá nhân viên.
Thành thạo tin học van phòng Word, Excel Biết sử dụng các phần mềm quản trị nhân sự.
Sử dụng thành thạo các máy móc thiết bị văn phòng như máy photo, fax, điện thoại,…
Kỹ năng ngoại giao, làm việc độc lập và theo nhóm, tổ.
Kỹ năng tổng hợp; giao việc và đánh giá thực hiện công việc tốt.4 Yêu cầu về kinh nghiệm
Kinh nghiệm chuyên môn: có ít nhất 03 năm làm tốt công việc trong lĩnh vực quản lý trong đó có ít nhất 01 năm giữ vị trí trưởng phòng.
5 Yêu cầu về thể chất
Chịu được áp lực công việc cao.
Đảm bảo sức khỏe để làm việc ở công ty và đi công tác xa.6 Khả năng cần có
Có khả năng xây dựng, hoạch định và triển khai kế hoạch quan hệ giao tế nhóm, phòng.
Có khả năng thuyết phục, giao tiếp, đàm phán giỏi. Khả năng quản lý, giám sát và điều phối nhóm làm việc.
Có khả năng giải quyết mối quan hệ và xử lý các mâu thuẫn xung đột nhóm.
Trang 127 Một số yêu cầu khác
Chu đáo – Tin cậy – Nhanh nhạy – Lich lãm.
Trung thành, khách quan, trung thực, có đạo đức trong nghề nghiệp; chủ độngvà có sáng kiến cải tiến công việc; có sức khỏe tốt, chịu được áp lực trong công việc; biết cách bảo vệ bí mật.
Trang 13BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI CHỨC DANHTRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC
Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát thực hiện nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước Phó Chánh văn phòng về mọi hoạt động của Tổ Pháp chế.
Thực hiện đúng các hoạt động của tổ pháp chế, đúng hoặc trước thời hạn đượccông ty đề ra Nắm vững tiến độ thực hiện công việc, phụ trách trực tiếp về mọi hoạt động của tổ pháp chế trước PhóChánh văn phòng.
Xây dựng kế hoạch làm việc của phòng, kiểm tra kết quả thực hiện công việc của nhân viên được giao nhiệm vụ.
Đảm bảo việc thực hiện các nhiệm vụ được giao cho đúng người đúng việc Từ đó có những đánh giá đúng, khach quan không thiên vị.
Xây dựng kế hoạch làm việc hàng năm cho toàn công ty theo định kỳ.
Tham mưu và chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng các nội quy và quy chế, quy định về các hoạt động công tác trong công ty.
Hoàn thành đúng hạn việc xây dựng các nội quy, quy chế, quy định về các mặt công tác của công ty mà mình chủ trì theo yêu cầu của ban giám đôc.
Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty về vấn đề tiền lương tiền công, định mức sản phẩm,…
Tham mưu đúng, chính xác, mang lại hiệu quả công việc cho công ty.
Trang 14Lập kế hoạch, quy chế tuyển dụng lao động, đồng thời đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng khi tuyển dụng lao động.
Đảm bảo hoàn thành kế hoạch tuyển dụng nhân sự, các nhân viên mới vào phải đáp ứng được nhu cầu của công ty.
Đánh giá đội ngũ cán bộ trong phòng để đề xuất với lãnh đạo về nâng lương, khenthưởng, bổ nhiệm hoặc luân chuyển.
Đảm bảo đánh giá đúng, khách quan, không thiên vị.
Trang 15KẾT LUẬN
Việc phân tích công việc đã cung cấp cho em thấy rõ các thông tin, yêu cầu, đặc điểm của một công việc nhất định, những nhiệm vụ cụ thể nào cần phải thực hiện trong quátrình làm việc và tại sao; các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc Đây là một trải nghiêm thực tế có ý nghĩa rất to lớn với em Là một nhà quản trị, nếu không nắm vững và thực hiện tốt qua trình phân tích công việc thì sẽ không thể tạo ra được sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong một doanh nghiệp, không thể đánh giá chính xác yêu cầu của một công việc để từ đó có thể có những quyết định nhân sự sao cho phù hợp Đặc biệt việc phân tích công việc càng có ý nghĩa hơn trong giai đoạn này khi nền kinh tế Thế giới đã bước qua thời kỳ khủng hoảng cần có những chính sách quản trị đúng đắn và kịp thời đểkhông lãng phí những nguồn lực không cần thiết và có chính sách tuyển dụng phù hợp với yêu cầu của công việc.
Qua bài thực tế phân tích công việc trên, em đã thực sự tiếp xúc với những kỹ năng thực tế đầu tiên của một nhà quản trị Qua đây em càng hiểu rõ hơn vai trò của một nhà quản trị Là một sinh viên ngành quản trị nhân lực, em càng phải cố gắng tìm hiểu, tiếp thuvốn tri thức khổng lồ mà các thày (cô) giáo cũng như học thêm các kỹ năng cần thiết để có thể vững bước khi tốt nghiệp.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thày Lê Trung Hiếu đã hướng dẫn em môn quản trị nhân lực, Ông Đỗ Huy Triệu - trưởng phòng tổ chức Tổng công ty Cổ phần Tài chính Dầu khí Việt Nam đã giúp đỡ em hoàn thành bài thực tế này.
Sinh viên thực hiện: Lê Phương Thảo
